Due Diligence de Integridade. Ética e integridade nos negócios

Transcrição

1 Due Diligence de Integridade Ética e integridade nos negócios

2 O que é Due Diligence de Integridade (DDI)?

3 O QUE É DUE DILIGENCE DE INTEGRIDADE (DDI)? É um procedimento que visa conhecer e avaliar os riscos de integridade aos quais a Petrobras pode estar exposta, nos seus relacionamentos comerciais, com base na avaliação do perfil, do histórico, da reputação e das práticas de combate à corrupção dos nossos fornecedores. A DDI é um dos elementos que compõe o Programa Petrobras de Prevenção da Corrupção (PPPC), que tem ações contínuas de prevenção, detecção e correção de atos não condizentes com os valores da companhia. FCPA GUIDE UKBA GUIDANCE Lei /13 Decreto 8.420/15

4 DUE DILIGENCE DE INTEGRIDADE (DDI) NA PETROBRAS Em agosto 2015 adicionamos o Critério Integridade ao nosso processo cadastral. Todas as empresas que iniciarem processos de inscrição, renovação ou reclassificação no nosso Cadastro Corporativo ou no Registro Simplificado são orientadas a preencher o Questionário de Integridade. O resultado da avaliação do Critério Integridade é expresso pelo Grau de Risco de Integridade ou GRI, que pode variar entre alto, médio ou baixo. Importante: O não preenchimento do Questionário de DDI por parte do fornecedor implica a descontinuidade do processo de inscrição, renovação ou reclassificação no nosso Cadastro Corporativo e Registro Simplificado.

5 CRITÉRIO INTEGRIDADE

6 PROCESSO DE DUE DILIGENCE DE INTEGRIDADE Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Etapa 4 Preenchimento do questionário pelo fornecedor na Petronect Screening pesquisas em fontes abertas e em nossas bases Análise e avaliação das informações obtidas nas etapas 1 e 2 Classificação do GRI entre alto, médio e baixo e registro na Petronect As etapas 2, 3 e 4 são realizadas pela nossa área de Conformidade. A extensão de cada etapa da DDI é definida de acordo com os riscos identificados.

7 Grau de Risco de Integridade

8 GRAU DE RISCO DE INTEGRIDADE (GRI) Ao fim do processo de avaliação do Critério Integridade, o fornecedor receberá uma notificação informando que o seu GRI está disponível para consulta no Relatório de Notas e no Painel de Monitoramento no ambiente Petronect, seguindo o caminho: Login > Cadastro na Petrobras > Resultados da Avaliação > Notas ou Painel de Monitoramento O GRI é representado por bandeiras. A bandeira verde representa o GRI baixo. A amarela, o GRI médio. A vermelha, o GRI alto.

9 GRAU DE RISCO DE INTEGRIDADE (GRI) O GRI é calculado tendo em vista a ponderação dos fatores de risco de integridade avaliados pela Petrobras durante o procedimento de DDI. O resultado da avaliação do Critério Integridade não impede a obtenção de inscrição, renovação ou reclassificação em nosso Cadastro Corporativo e Registro Simplificado. O fornecedor com classificação de GRI alto somente poderá ser convidado a participar dos nossos processos licitatórios nos casos de ausência de três fornecedores habilitados que não possuam classificação de GRI alto. A classificação do GRI é reavaliada anualmente, no âmbito do nosso processo cadastral, por ocasião da renovação do registro do fornecedor no Cadastro Corporativo e Registro Simplificado da Petrobras.

10 FATORES DE RISCO DE INTEGRIDADE E GRI Os fatores de risco de integridade avaliados durante o procedimento de DDI estão relacionados aos seguintes critérios: Perfil do fornecedor: porte da empresa, segmentos de bens e serviços prestados/fornecidos, países em que atua ou possui sedes, número de empregados, dentre outros itens. Setor público: existência de influência do setor público nos negócios da empresa, assim como nível de relacionamento do fornecedor e das demais sociedades do seu grupo empresarial incluindo membros da sua alta administração e sócios com agentes públicos. Histórico e reputação: identificação de envolvimento da empresa e das demais sociedades do seu grupo empresarial incluindo os membros da sua alta administração em casos de desvios éticos, fraude e corrupção. Programa de Integridade: existência e aplicação de mecanismos de prevenção contra e detecção de irregularidades e atos de corrupção, inclusive destinados ao relacionamento do fornecedor com terceiros.

11 Dicas úteis

12 DICAS ÚTEIS O preenchimento do Questionário de Integridade pode requerer o envolvimento das áreas responsáveis pelas funções de compliance, ou de profissionais que tenham conhecimento sobre a estrutura de controles internos e governança da sua empresa. O Questionário de Integridade em arquivo pdf pode ser acessado no site do canal fornecedor. Faça o download do arquivo e verifique o seu conteúdo antes de iniciar o preenchimento no ambiente Petronect. A suficiência e a organização das evidências documentais fornecidas em atendimento ao Questionário de Integridade contribuem para a corroboração da existência dos mecanismos de integridade da sua empresa.

13 Perguntas frequentes

14 PERGUNTAS FREQUENTES 1 Preciso preencher o questionário do Critério Integridade para a matriz e todas as filiais que fizerem parte do cadastro? Não. No caso de entidades e respectivas filiais ou sucursais que possuam o mesmo radical de CNPJ, o questionário válido será o preenchido pela primeira respondente. 2 A minha empresa é impedida de contratar com a Petrobras por estar classificada com GRI alto? Não. O GRI corresponde a um dos critérios de seleção de fornecedores a serem convidados para participação em licitações na Petrobras, porém não representa sanção de impedimento de contratação ou declaração de inidoneidade do fornecedor.

15 PERGUNTAS FREQUENTES 3 4 A minha empresa pode deixar de ser convidada a participar de licitações por estar classificada com GRI alto? Sim. O fornecedor com classificação GRI alto somente poderá ser convidado a participar de processos licitatórios na Petrobras nos casos de ausência de três fornecedores habilitados que não possuam classificação GRI alto. Posso solicitar a reavaliação do Critério Integridade a qualquer momento? Não. Após a submissão do Questionário de Integridade e, caso requerido, do Questionário Complementar, somente será possível realizar nova solicitação de análise após transcorrido o prazo de seis meses contados a partir da atribuição do GRI pela Petrobras.

16 PERGUNTAS FREQUENTES Quais foram os fatores de riscos responsáveis pela classificação de GRI alto a minha empresa? 5 6 O GRI é calculado tendo em vista a ponderação dos fatores de risco de integridade avaliados pela Petrobras durante o procedimento de DDI. Dessa forma, não há como atribuir o resultado da classificação do GRI a um único fator de risco. No entanto, quanto mais robustas e completas forem as evidências de existência e aplicação de procedimentos de integridade por parte da sua empresa, melhor será a avaliação do GRI. O que posso fazer para melhorar a classificação do GRI da minha empresa? Implementar e/ou aprimorar o programa de integridade da sua empresa, documentando adequadamente os resultados alcançados.

17 PERGUNTAS FREQUENTES Por que o prazo mínimo de seis meses deve ser observado para reavaliação do GRI? 7 O prazo de seis meses corresponde ao período de tempo considerado pela Petrobras como razoável para que o fornecedor classificado com GRI alto possa implementar e/ou aprimorar o seu programa de integridade, garantindo isonomia no relacionamento com os nossos fornecedores quanto à avaliação do Critério Integridade.

18 Nossos contatos

19 CONTATOS Central de relacionamento: para dúvidas operacionais sobre o sistema, de segunda a sexta, das 8h às 18h (horário de Brasília), fazer contato pelos seguintes telefones: (em capitais e regiões metropolitanas) (nas demais regiões) Fale Conosco: para esclarecimento de dúvidas, sugestões, comentários, críticas e elogios sobre o processo de cadastramento. O acesso é dentro do cadastro da empresa, após realizar o acesso com login e senha.

20 COMPROMETIMENTO COM ÉTICA E CONFORMIDADE Estamos comprometidos em fazer negócios com ética e integridade Nossa meta é alcançarmos excelência em todos os nossos processos para sermos referência internacional Nos esforçamos para manter um alto padrão para demonstrar: (1) que ter ações constantes de compliance, ética e integridade é o meio estabelecido para realizarmos negócios; e (2) transparência na forma como nos reportamos aos nossos stakeholders.

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