PROCEDIMENTO GERAL. Gestão de Anomalia

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1 PÁG. 1/12 1. OBJETIVO Estabelecer a sistemática para gestão de anomalias na BAHIAGÁS, determinando os critérios para seu registro, comunicação, investigação e a metodologia para definição e implantação das ações corretivas e preventivas aplicáveis. 2. ÁREA DE ABRANGÊNCIA Este procedimento aplica-se a todas as áreas/processos da BAHIAGÁS. 3. DEFINIÇÕES 3.1. Anomalia: Toda e qualquer situação e/ou ocorrência anormal. Neste contexto, a definição de anomalia engloba: Não Conformidade: Não atendimento a um requisito especificado pelo cliente, pela legislação aplicável e/ou pelo próprio Sistema de Gestão Integrada; Incidente: Todo e qualquer evento não planejado no qual um dano ou lesão ocorreu ou poderia ter ocorrido a Força de Trabalho, comunidade, meio ambiente e/ou patrimônio. Um incidente no qual não ocorre lesão, doença ou fatalidade pode também ser denominado um "quase-acidente"; Nota: um Incidente pode ou não estar combinado a um Dano ao Patrimônio (Dano Material) Acidente: Todo e qualquer evento não planejado que resultou em dano ou lesão a Força de Trabalho, comunidade, ao meio ambiente e/ou patrimônio. Todo acidente é um incidente que resultou em dano ou lesão Acidente de Trabalho: Aquele que ocorre pelo exercício do trabalho, a serviço da empresa, provocando lesão corporal, perturbação funcional ou doença que cause a morte, a perda ou redução permanente ou temporária da capacidade para o trabalho. O acidente de trabalho pode ser: a) Acidente com Afastamento: É aquele que impede o acidentado de voltar ao trabalho no dia seguinte da sua ocorrência. O acidente com afastamento também pode ser chamado de acidente com dias perdidos. O acidente com afastamento pode ou não tornar-se Acidente com Óbito ou incapacidade parcial ou total, temporária ou permanente. b) Acidente sem Afastamento: É aquele em que o acidentado continua no pleno exercício de suas funções no dia do acidente ou

2 PÁG. 2/12 retorna normalmente para o trabalho no próximo expediente. O acidente sem afastamento pode demandar a restrição da execução de alguma (s) atividade (s) específica (s), exigindo que o acidentado mude de posto de trabalho ou perfil de tarefas temporariamente enquanto se recupera. A restrição de atividade é determinada pelo médico que prestou atendimento ao acidentado Acidente Típico: Acidente decorrente dos riscos inerentes à atividade desempenhada pelo acidentado Acidente de Trajeto: Acidente ocorrido no trajeto da residência ou do local de refeição para o trabalho ou deste para aqueles, independentemente do meio de locomoção, sem alteração ou interrupção por motivo pessoal, do percurso habitualmente realizado pelo colaborador Doença Ocupacional ou do Trabalho: Doença decorrente do exercício continuado ou intermitente de atividade laborativa capaz de provocar lesão por ação mediata Doença Profissional: Doença do trabalho causada pelo exercício de atividade específica, constante de relação oficial Lesão ocupacional: É um dano físico ao corpo, causado por um acidente na área doe trabalho ou decorrente dos fatores ergonômicos da atividade Desvio: Toda e qualquer situação potencial que poderia converter-se em não conformidades, incidentes ou acidentes caso não fossem resolvidos a partir de ação preventiva Ação Imediata (correção/mitigação): Ação tomada sobre o efeito de uma não conformidade, acidente ou incidente Ação Corretiva: Ação tomada sobre a causa (s) geradora (s) de uma não conformidade, acidente ou incidente de modo a não permitir a sua reincidência Ação Preventiva: Ação tomada sobre a causa (s) geradora (s) de um desvio de modo a não permitir a ocorrência de uma não conformidade, incidente ou acidente Força de Trabalho: Constituída pelos colaboradores da BAHIAGÁS, incluindo os empregados e terceiros CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho: Formulário padronizado pelo INSS - Instituto Nacional de Seguro Social para o registro de acidentes do trabalho;

3 PÁG. 3/ CIPA - Comissão Interna de Prevenção de Acidentes: Comissão constituída por representantes indicados pelo empregador e membros eleitos pelos trabalhadores, com a finalidade de prevenir acidentes e doenças decorrentes do trabalho de modo a compatibilizar o exercício das atividades laborais com a preservação da vida e a promoção da saúde do trabalhador Emergência: É toda ocorrência anormal que possa resultar em danos às pessoas, ao meio ambiente, aos equipamentos e/ou ao patrimônio, exigindo para a eliminação de suas causas e o controle de seus efeitos a interrupção imediata das rotinas de trabalho e a adoção de procedimentos especiais Primeiros Socorros: São os atendimentos prestados ao acidentado ou doente, antes da chegada do atendimento médico especializado. 4. EQUIPAMENTOS/SOFTWARE/SISTEMAS Sistema SoftExpert. 5. DESCRIÇÃO 5.1. Identificação e Registro de Anomalias As anomalias podem ser identificadas e registradas por qualquer colaborador que constate situação ou evento indesejável que resulte ou possa resultar em danos ou falhas, que afetem as pessoas, o meio ambiente, os clientes, a imagem, os produtos e/ou os processos da Companhia. A identificação e registro das anomalias possibilita o seu efetivo tratamento além de contribuir para a melhoria contínua dos processos da BAHIAGÁS. O registro e tratamento das anomalias identificadas é feito através do Módulo Problema do sistema SoftExpert, conforme orientações do Anexo I deste procedimento Incidentes/Acidentes de SST Todos os incidentes/acidentes de SST devem ser comunicados imediatamente e registrados através do Sistema SoftExpert, pelo próprio acidentado (quando possível) ou por qualquer pessoa que presencie ou tome conhecimento da sua ocorrência. O Gestor da área/processo onde o incidente/acidente de SST ocorreu é responsável por assegurar a pronta comunicação e o registro em até 24h da sua ocorrência em virtude dos prazos legalmente estabelecidos. Para as anomalias tipo incidente/acidente de SST envolvendo terceiros, cabe ao Fiscal do Contrato correspondente:

4 PÁG. 4/12 Exigir da empresa contratada a comunicação e registro da ocorrência em formulário padrão da BAHIAGÁS (FO ); Comunicar e registrar a ocorrência no Sistema SoftExpert, com base nas informações constantes nos formulários; Monitorar, quando aplicável, a emissão da CAT pela empresa contratada e solicitar cópia da mesma para anexar ao registro correspondente no Softexpert (cópia digital) e à pasta do respectivo contrato (cópia física); Garantir que toda documentação relativa às anomalias tipo incidentes/acidentes de SST envolvendo empresas contratadas esteja disponível na pasta do respectivo contrato, com o objetivo de atender a legislação em vigor e responder as eventuais solicitações de fiscalizações e/ou auditorias; Todos os acidentes de SST caracterizados como emergência médica devem, além do seu registro e comunicação através do Módulo Problema do sistema SoftExpert, ser respondidos conforme determina o Plano de Resposta a Emergências Médicas. Notas: 1. A Comunicação de Acidente de Trabalho - CAT dos empregados da BAHIAGÁS é de responsabilidade da Gerência de Recursos Humanos, que é notificada automaticamente sobre a necessidade da mesma, através de mensagem emitida pelo Sistema Softexpert. Também compete a Gerência de Recursos Humanos manter os colaboradores informados de quaisquer mudanças de ordem trabalhista e previdenciária relacionadas a acidentes e doenças do trabalho (profissionais e ocupacionais); Sempre que, durante a emissão da Comunicação de Acidente de Trabalho - CAT, houver dúvida quanto a Classificação Internacional de Doenças - CID, a Gerência de Recursos humanos deve consultar e confirmar o código a ser informado com a Médica do Trabalho Tipos de Anomalia Não Conformidade Consiste no não atendimento a um requisito especificado para o produto/serviço, pela legislação aplicável e/ou pelo próprio Sistema de Gestão Integrada. As não conformidades podem ser: Produto/Serviço Não Conforme O produto/serviço não conforme pode ocorrer no processo de Distribuição do Gás Natural quando do monitoramento e/ou medição dos requisitos estabelecidos para este serviço. Nestes casos, cabe à Gerência de Operação e Manutenção o tratamento do produto/serviço não conforme através de ação imediata, incluindo reclassificação, concessão e/ou reverificação, conforme apropriado. A Gerência de Operação e Manutenção é responsável por definir quando deve ser

5 PÁG. 5/12 registrada uma não conformidade desta natureza no Sistema SoftExpert, em função da frequência e/ou complexidade do produto/serviço não conforme frente aos requisitos estabelecidos; Processo A não conformidade de processo pode ocorrer em qualquer área/processo desenvolvido pela BAHIAGÁS e está relacionada com o não atendimento a requisitos do próprio Sistema de Gestão Integrada. Exemplo: Não cumprimento das determinações dos procedimentos e instruções de trabalho do SGI; Auditoria A não conformidade de auditoria é toda aquela detectada e registrada durante um processo de auditoria do Sistema de Gestão Integrada; Reclamação de Cliente A não conformidade proveniente de reclamação de cliente é detectada a partir dos canais de comunicação disponibilizados ao cliente e tratada através de ação imediata pelos processos de Comercialização de Gás Natural e/ou Ouvidoria. Cabe a estes, a definição sobre quando deve ser registrada uma não conformidade desta natureza no Sistema Softexpert em função da frequência e/ou complexidade da reclamação frente ao atendimento dos requisitos do cliente; Fornecedor A não conformidade de fornecedor está relacionada com o não atendimento aos requisitos estabelecidos para os produtos/serviços críticos conforme o PG Procedimento de Seleção e Avaliação de Fornecedores Críticos para o SGI, detectadas durante a inspeção de recebimento (para materiais críticos) ou durante a fiscalização/medição (para serviços críticos); Requisito Legal A não conformidade por requisito legal relaciona-se com o não atendimento a um requisito legal e/ou outro requisito de meio ambiente, saúde e segurança do trabalho aplicável à BAHIAGÁS Incidente/Acidente de SST Corresponde aos eventos que poderiam ter causado (incidente de SST) ou causaram um acidente de trabalho (acidentes de SST).

6 PÁG. 6/ Incidente/Acidente Ambiental Corresponde aos eventos que poderiam ter causado impacto ambiental adverso e/ou danos à saúde da comunidade (incidente ambiental) ou que o causaram (acidente ambiental) Desvio Corresponde aos eventos que poderiam converter-se em não conformidades, incidentes ou acidentes caso não fossem resolvidos a partir de ação preventiva. Os desvios que podem provocar não conformidades estão relacionados com: Observações e oportunidades de melhoria identificadas durante auditorias que devem, obrigatoriamente, ser registradas através do Sistema Softexpert no momento da sua identificação; Análises de dados coletados a partir do monitoramento e medição dos processos. Nestes casos, cabe a cada uma das áreas onde ocorrem desvios desta natureza, a definição do momento adequado para o seu registro no sistema Softexpert em função da sua frequência e complexidade frente ao requisito do Sistema de Gestão Integrada que pode deixar de ser atendido; Os desvios que podem provocar incidentes/acidentes ambientais e/ou de SST podem ser identificados e tratados diretamente no Sistema SoftExpert ou a partir das Auditorias Comportamentais - Programa Auditgás conforme determina o Procedimento de Auditorias de Saúde Segurança e Meio Ambiente. Nestes casos, cabe à Gerência de Saúde, Segurança do Trabalho e Meio Ambiente a definição do momento adequado para registro do desvio no sistema Softexpert em função da sua frequência e dos potenciais danos associados Tratamento de Anomalia As anomalias identificadas e registradas através do Módulo Problema do Sistema Softexpert são tratadas a partir das seguintes etapas: Proposição e execução de ação imediata (correção/mitigação); Análise de causa; Proposição de plano de ação corretiva/preventiva e Verificação da eficácia.

7 PÁG. 7/12 Para as anomalias tipo Desvio é dada a possibilidade de tratamento somente a partir da proposição e execução de ação imediata, sempre que o Comitê de Gerenciamento (GPLAN/GESEM) aprove o referido tratamento Proposição e execução de ação imediata (correção/mitigação) A etapa de proposição e execução de ação imediata (correção/mitigação) é de responsabilidade da área/processo onde a anomalia ocorreu e deve ser obrigatoriamente descrita no campo correspondente do Formulário de Registro de Anomalia dentro do Módulo Problema do sistema SoftExpert Aprovação da Anomalia Todas as anomalias identificadas e registradas no sistema Softexpert são verificadas e aprovadas pelo Comitê de Gerenciamento. Esta aprovação é condicionante para a realização da análise de causa. As anomalias somente são reprovadas quando os dados registrados não a caracterizam como situação e/ou ocorrência anormal. Nestes casos, o sistema encerra o registro como improcedente. Quando as informações prestadas no registro da anomalia forem insuficientes e/ou incorretas, o Comitê de Gerenciamento pode ainda retorná-lo para correção por parte do usuário que a registrou. Nesta etapa, também cabe ao Comitê de Gerenciamento a complementação do registro da anomalia a partir do preenchimento dos campos abaixo relacionados: Detalhamento da Forma de Identificação da Anomalia: Escolha de uma ou mais formas de identificação constantes nas listas de valores disponíveis no sistema Softexpert; Determinação do Sistema de gestão afetado: Escolha de um ou mais sistemas de gestão constantes na lista de valores disponível no sistema Softexpert; Referência Documental: Escolha do tipo de documento que contém o requisito que não foi atendido; Tratamento: Determinar se a anomalia é Inicial (não existe registro anterior) ou Reincidente (anomalia já foi registrada anteriormente); Determinação sobre se houve danos ao patrimônio: Sempre que ficar caracterizado um prejuízo ao patrimônio da Companhia, causando dano e perda de material às instalações (equipamentos fixos e móveis, veículos da frota própria), edificações, materiais/insumos, perda de produção e etc.; Determinação se houve comprometimento da segurança do processo;

8 PÁG. 8/12 Determinação da necessidade de comunicação ao COFIC conforme localização geográfica da ocorrência; Determinação da necessidade de comunicação ao órgão ambiental conforme estabelecido na legislação em vigor; Gravidade: Determinar a gravidade da anomalia o Maior: Quando a anomalia está relacionada com falhas sistêmicas do Sistema de Gestão Integrada. Exemplos: um requisito inteiro da norma não é atendido; se trata de anomalia relacionada com entrega de produto não conforme ao cliente; a anomalia coloca em risco a vida de pessoas ou tem alto potencial de causar ou causa impacto ambiental. o Menor: Quando a anomalia está relacionada com falhas pontuais. Normalmente se apresentam pela ausência de registros específicos. Determinação da Classe da Anomalia: Conforme critérios estabelecidos no Anexo II deste procedimento (Tabela de Classificação da Anomalia). A classe da anomalia está associada ao tempo máximo para realização da análise de causas e proposição do plano de ação corretiva/preventiva, que deve ser observado e cumprido por todos. PRAZO PARA ANÁLISE DE CAUSA/ CLASSE PROPOSIÇÃO PLANO DE AÇÃO 0 10 dias 1 7 dias C 2 5 dias o 3 3 dias m 4 2 dias Nota: Cabe ao Comitê de Gerenciamento monitorar, através do Sistema SoftExpert, o cumprimento dos prazos estabelecidos para Análise de Causa e proposição do Plano de Ação Análise de causa A etapa de análise, ou ainda investigação, de causa consiste na coleta e análise de dados com o objetivo de identificar a (s) causa (s) gerador (as) da anomalia. São dados passiveis de análise durante um processo de investigação de causa: Verificação das Condições Ambientais; Depoimentos/Entrevistas do acidentado, ou testemunha, ou qualquer pessoa que presenciou ou tomou conhecimento da anomalia, quando aplicável; Histórico; Evidências: Registros de Ocorrências, Relatórios de monitoramento, Habilitação/ Capacitação do Empregado, cópia da Permissão de Trabalho

9 PÁG. 9/12 referente à data do acidente contemplando o local envolvido (quando aplicável); Registro Fotográfico; Simulações, quando aplicável. Para realização da investigação de causa, também operacionalizada dentro do Módulo Problema do Sistema SoftExpert, são disponibilizadas algumas ferramentas, tais como: teoria dos cinco porquês, árvore de causas (Ishikawa) e árvore de falhas. A responsabilidade pela realização da investigação de causa é do gestor da área/processo onde a anomalia ocorreu, cabendo a ele a disponibilização dos recursos materiais e humanos necessários aos processos. A determinação e convocação da equipe que participará do processo de investigação de causa deve ser feita pelo gestor da área/processo onde a anomalia ocorreu, sendo que, para investigação de causas de anomalias tipo incidentes/acidentes de SST, devem, obrigatoriamente, compor a equipe de investigação: Gestor da área/processo envolvido ou representante por ele designado; Representante da GESEM; Representante da CIPA BAHIAGÁS; Representante da área de segurança da contratada (quando aplicável); Representante da CIPA da contratada (quando aplicável); Responsável pela equipe em que o acidentado trabalhava. O Comitê de Gerenciamento (GPLAN/GESEM) providencia junto à gerência de Recursos Humanos treinamentos específicos nas ferramentas de investigação de causas disponibilizadas pelo sistema SoftExpert, com o objetivo de qualificar os responsáveis pela condução dos processos de investigação. Ainda assim, o gestor da área/processo onde a anomalia ocorreu pode solicitar a participação de membro do Comitê de Gerenciamento durante a realização da investigação para auxiliar na utilização da ferramenta escolhida. Uma vez concluída a investigação de causa, a mesma é submetida, via sistema SoftExpert, à aprovação do Comitê de Gerenciamento (GPLAN/GESEM). O objetivo desta aprovação consiste em avaliar se as causas raízes foram detectadas. Caso a investigação de causa não seja aprovada, o sistema retornará automaticamente uma pendência para o gestor da área/processo onde a anomalia ocorreu para que mesma seja realizada novamente Proposição de plano de ação corretiva/preventiva A etapa de proposição de plano de ação é resultado do processo de investigação de causa e têm por objetivo o efetivo bloqueio da (s) causa (s), a partir da: Execução das ações corretivas definidas, a fim de evitar que as anomalias reais voltem a ocorrer, ou;

10 PÁG. 10/12 Execução das ações preventivas definidas, a fim de evitar que as anomalias potenciais se transformem em reais. Nota: No sistema Softexpert, a definição de ações corretivas está associada à causa raiz e a definição de ações preventivas está associada à causa potencial. A responsabilidade pela determinação dos planos de ação, incluindo o estabelecimento das ações corretivas e/ou preventivas, dos responsáveis e dos prazos para execução é da equipe que participou do processo de investigação de causas. Entretanto, cabe ao gestor da área/processo onde a anomalia ocorreu: Realizar uma análise da adequação das ações propostas frente à anomalia identificada levando em consideração a magnitude da mesma em relação ao não atendimento dos requisitos do cliente, aos impactos ambientais e riscos de SST associados a sua ocorrência; Avaliar a abrangência das ações propostas em relação às atividades similares; Determinar a necessidade de realização de avaliação de riscos antes da execução das ações corretivas e/ou preventivas propostas, em função da identificação de perigos de SST e/ou aspectos ambientais novos ou modificados; Avaliar se a execução das ações propostas implica em revisão das matrizes de identificação e avaliação dos aspectos e impactos ambientais e perigos e riscos de SST, conforme determinado nos procedimentos PG Identificação e Avaliação de Aspectos e Impactos Ambientais e PG Identificação e Avaliação de Perigos e Riscos de SST; Registrar as ações, os responsáveis e os prazos para execução no Módulo Problema do Sistema SoftExpert; Aprovar o Planejamento do Plano de Ação e informar sobre a sua Execução no Módulo Plano de Ação do Sistema SoftExpert. O monitoramento da execução das ações é feito pelo Comitê de Gerenciamento (GPLAN/GESEM) que, para tal, gera relatórios e utiliza a ferramenta de envio de s, disponível no sistema Softexpert, conforme aplicável Verificação da eficácia O Comitê de Gerenciamento realiza, com base no monitoramento da execução das ações, a verificação da eficácia das ações corretivas e/ou preventivas. Esta verificação pode incluir a avaliação da documentação e/ou acompanhamento da execução de determinado processo/atividade. Recomendase que a verificação da eficácia seja feita, no mínimo, 15 dias após a data de execução da última ação prevista no plano. Para as anomalias tipo não conformidade de auditoria, cuja forma de identificação foi através de auditoria interna, a verificação de eficácia poderá ser

11 PÁG. 11/12 feita em parceria com o auditor interno que identificou e registrou a respectiva anomalia. A partir desta verificação, o Comitê de Gerenciamento determina: O encerramento dos registros correspondentes no sistema Softexpert, sempre que as ações corretivas e/ou preventivas são consideradas eficazes; A necessidade de definição de novas ações, responsáveis e prazos de execução, caso a eficácia não possa ser comprovada. O Comitê de Gerenciamento é responsável por compilar todas as informações relativas aos resultados das anomalias identificadas e registradas; à apuração e quantificação das perdas associadas aos acidentes e ao status das ações corretivas e preventivas propostas, para reuniões de analise crítica do Sistema de Gestão Integrada. A apuração da estimativa de perdas associadas aos acidentes é feita através do cálculo do valor monetário causado pelos acidentes, envolvendo as despesas com o acidentado e os prejuízos causados em decorrência de danos ao patrimônio ou ao meio ambiente, conforme FO Divulgação dos Incidentes/Acidentes 6. REFERÊNCIAS Cabe à Gerência de Segurança, Saúde e Meio Ambiente realizar Comunicação dos incidentes/acidentes de SST e/ou Ambientais ao Órgão Ambiental e ao COFIC conforme apropriado; Envio das estatísticas dos incidentes/acidentes ao COFIC conforme apropriado; Divulgação mensal de relatórios com estatísticas associadas aos incidentes/acidentes para todos os colaboradores da BAHIAGÁS, CIPA (durante as reuniões) e Acionistas; Divulgação, através dos canais de comunicação interna, de resumo do registro de todos os acidentes de SST ocorridos na BAHIAGÁS, para os colaboradores, incluindo Gestores e Diretores da BAHIAGÁS. Para os acidentes de SST caracterizados com gravidade maior, esta divulgação deve ser feita em até 24 horas da sua ocorrência. Lei Federal nº /77. NR 4 - Serviços Especializados em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho. NR 5 - Comissão Interna de prevenção de Acidentes - CIPA. NR 7 - Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional - PCMSO. NR 9 - Programa de Prevenção de Riscos Ambientais.

12 PÁG. 12/12 NR 18 - Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção - PCMAT. NR 24 - Condições Sanitárias e de Conforto nos Locais de Trabalho. NS 05 - Análise e Estatística de Acidentes e Incidentes - COFIC. O 7. ANEXOS ANEXO I - Orientações para registro de anomalias no Sistema Softexpert. ANEXO II - Tabela de classificação da Anomalia.