A importância do gerenciamento de software: como a racionalização dos ativos gera benefícios reais de negócios

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1 A importância do gerenciamento de software: como a racionalização dos ativos gera benefícios reais de negócios

2 A TI como uma direcionadora de negócios estratégicos À medida que o mundo se tornou mais conectado e as demandas de funcionários e clientes aumentaram, as empresas tiveram que confiar, cada vez mais, em seus departamentos de TI para reagir à economia dos aplicativos com a agilidade, a eficiência e a inovação necessárias para satisfazer e envolver os consumidores corporativos e enfrentar a concorrência. Na tentativa de cumprir seu papel como direcionadora de negócios, contudo, a TI tem enfrentado uma série de desafios, incluindo: Análise mais detalhada dos custos e do valor: "Com orçamentos congelados ou em queda, precisamos de transparência para saber se os investimentos que estamos fazendo oferecem um valor real." Expectativas crescentes na forma como os serviços são entregues: "Além de entregar novos serviços com rapidez e agilidade, temos que ter certeza de que eles são compatíveis com os SLAs e contratos internos e externos." Maior complexidade da infraestrutura: "Devemos incorporar tecnologias disruptivas de nuvem, software como serviço (SaaS), mobilidade, entre outras e fazer tudo isso de forma rentável." Um fator que prejudica a superação desses desafios é o fato de que a maioria dos esforços da TI está concentrada na tarefa de "manter os processos rotineiros" e não nas inovações. Como resultado, grande parte de seus recursos financeiros e físicos estão amarrados a atividades puramente operacionais, como o gerenciamento da ampla gama de licenças de software necessárias para executar os negócios. A questão passa, então, a ser: como a TI pode redirecionar recursos para iniciativas mais estratégicas e, ao mesmo tempo, gerenciar os negócios e as demandas dos clientes por serviços mais acessíveis, flexíveis e modernos? Uma estratégia de SAM (Software Asset Management - Gerenciamento de Ativos de Software) pode ajudar as organizações a atingir esses objetivos estratégicos. 02

3 O que é SAM? O SAM consiste no gerenciamento e na reconciliação dos atributos de ciclo de vida físicos, financeiros e contratuais dos ativos de software. O SAM possibilita a entrega de conhecimento de negócios oportuna e econômica para permitir um melhor gerenciamento e controle dos aspectos comerciais e operacionais da TI. Ele inclui recursos de gerenciamento e otimização da aquisição, implantação, manutenção, utilização e eliminação dos aplicativos de software de uma organização. Os ativos de software têm características únicas dentro das infraestruturas de TI, por isso devem ser gerenciados de maneira diferente dos ativos de hardware e de outros componentes. Por exemplo, quando se trata de software, muitas organizações se esforçam para entender e gerenciar alguns dos elementos mais intangíveis desses ativos, incluindo: Relacionamentos e ciclos de vida dos ativos Experiência dos fornecedores Elementos contratuais Alocações de licenças Custos Além dessas preocupações, a popularidade crescente das plataformas de virtualização e nuvem significa que muitos dos ativos de software gerenciados pela TI hoje talvez nem mesmo existam fisicamente dentro das infraestruturas locais. Dito isto, os potenciais benefícios que uma estratégia de SAM pode trazer para uma organização fazem valer a pena enfrentar esses desafios. 03

4 O que o SAM pode fazer por seus negócios? A estratégia de SAM correta ajudará os departamentos de TI a simplificar a equação de custos, complexidade e conformidade relacionada ao gerenciamento de ativos de software, para que eles possam se concentrar menos nas operações diárias e muito mais em trazer valor aos negócios. Por exemplo, com o SAM, eles podem: Reduzir ou eliminar gastos desnecessários identificando os produtos parados "na prateleira" e evitando compras de software desnecessárias Reduzir os custos de licenciamento através da coleta e redistribuição dos ativos de software existentes Evitar os riscos e custos da não conformidade (por exemplo, multas, interrupções nos negócios, realocação de recursos e danos à marca), que podem resultar em uma auditoria de software pelo fornecedor Aumentar a visibilidade da utilização dos ativos para entender melhor como o software está sendo aproveitado e evitar o uso indiscriminado dos ativos e a compra excessiva ou insuficiente de licenças Agilizar a eficiência e a capacidade de resposta automatizando os processos de revisão, aprovação e atendimento dos ativos de software Cerca de 88% das organizações europeias esperam que seus ativos de TI passem por uma auditoria pelo menos uma vez nos próximos 12 meses e 77% delas enfrentariam complicações para realizar o relatório/a pesquisa para a auditoria.1 1 Fonte: "Protect Your Assets, Control Your Spending", uma pesquisa conduzida pela CA Technologies durante o 2012 European Gartner IT Procurement, Financial and Asset Management Summit, realizado em Londres, no Reino Unido. 04

5 Os desafios de um SAM eficiente Quando as organizações passam a considerar a implementação de uma estratégia de SAM com base em melhores práticas, elas devem primeiro fazer um balanço de seus ambientes de TI atuais e avaliar como estão gerenciando desafios comuns, incluindo a identificação de software e suas características, a prevenção da disseminação de ativos e o gerenciamento de direitos de usuários. Perguntas comuns que devem ser feitas são: Identificação "Podemos criar um inventário de maneira rápida e fácil dos ativos de software atuais para que seja possível saber quantas versões e quantos pacotes estamos executando?" Disseminação "Temos uma maneira de ver nossos ativos de software e seu uso em toda a nossa infraestrutura física e virtual?" Direitos "Podemos nos aprofundar em nossos ativos de software para obter dados sobre elementos como picos de uso, direitos de distribuição, licenças de acesso de clientes, usuários nomeados, etc.?" Impacto financeiro "Podemos determinar com eficiência e rapidez os custos dos ativos de software para comparar com os orçamentos?" 05

6 Fluxo de trabalho de SAM com base em melhores práticas Solicitações de software Provisionamento de software Coletar inventários Identificar o software Identificar o software Reportar a conformidade Otimizar o uso de licenças Suporte à decisão Este diagrama representa um fluxo de trabalho com base em melhores práticas para implementar uma estratégia de SAM eficaz. A parte do meio mostra as principais atividades que os departamentos de TI devem desempenhar de forma programada (por exemplo, anualmente ou a cada dois anos). Embora essas tarefas sejam simples, a natureza complexa e intangível do software as torna incrivelmente desafiadoras para serem realizadas manualmente. Portanto, uma solução que automatize essas tarefas é recomendada. A parte de cima mostra a necessidade contínua de gerenciar as solicitações e provisionar o software para atender às demandas dos usuários. Essas atividades devem ser alinhadas com os dados detectados nas quatro etapas principais (por exemplo, há licenças não utilizadas que podem ser recuperadas e redistribuídas?). Por fim, quando as partes de cima e do meio estiverem alinhadas, será essencial que a TI otimize o uso das licenças para agilizar o ambiente e reduzir custos. Se parecer que licenças adicionais são necessárias ou que um ativo de software deva ser descontinuado com base nos dados coletados, a TI deverá buscar o apoio dos tomadores de decisões para fechar o ciclo. 06

7 Dicas para implementar uma estratégia bem-sucedida de SAM A implementação de uma estratégia de SAM com base em melhores práticas pode parecer uma tarefa difícil, especialmente quando as organizações estão acostumadas com abordagens manuais que as expõem a custos excessivos e riscos de conformidade. A seguir, estão algumas dicas que ajudarão os departamentos de TI a lançar e executar um projeto de SAM bem-sucedido. 1. Faça muitas perguntas: pense nos desafios de gerenciamento de software das perspectivas comerciais e operacionais e faça perguntas como: "Quais são os nossos direcionadores de negócios?"; "As licenças estão sob controle?"; e "Será que temos software desnecessário?". 2. Comece pequeno e cresça com o sucesso: comece um inventário simples de ativos de software antes de assumir um projeto maior, como a racionalização completa de licenças. 3. Selecione as ferramentas certas para o trabalho: o SAM manual é praticamente impossível, por isso escolha uma solução que utilize a automação para aumentar a visibilidade da utilização dos ativos. Além disso, certifique-se de que ela fornecerá as respostas para as perguntas feitas na primeira dica. 07

8 O que procurar em uma solução de SAM Ao avaliar as soluções para promover uma estratégia de SAM com base em melhores práticas, as organizações devem priorizar aquela que fornece os seguintes recursos: Gerenciamento financeiro que mostre quais custos são relevantes para seus negócios, preveja e gerencie agendas de pagamentos e aumente a visibilidade do impacto financeiro da base de ativos Gerenciamento de fornecedores que ajude a esclarecer as interdependências e complexidades das relações com os fornecedores Gerenciamento de contratos para administrar corretamente os termos de um contrato, ajudando a eliminar multas e taxas extras Gerenciamento de licenças que ajude as organizações a evitar compras desnecessárias e gastos excessivos com licenças de software Gerenciamento de ativos de software que permita aumentar a produtividade dos relatórios de licenças e do gerenciamento de auditorias, bem como fornecer suporte a uma estratégia de SAM holística em toda uma infraestrutura física e virtual 08

9 Sobre as soluções da CA Technologies O CA IT Asset Manager faz parte da solução CA Service Management. Essa é uma solução corporativa que permite às organizações gerenciar holisticamente seus ativos de TI. Com a solução, uma empresa pode determinar quais ativos estão disponíveis e em uso, aprimorar a distribuição desses ativos na organização e aumentar a produtividade nas áreas de relatórios de licenças e respostas de auditoria. Ao contrário das abordagens manuais que estão sujeitas a custos excessivos e riscos de conformidade das licenças, o CA IT Asset Manager ajuda as organizações a determinar quais ativos de hardware e software estão sendo usados, monitorar os custos associados em toda a organização e gerenciar o processo de auditoria de licenças com mais eficiência. Isso significa que elas podem minimizar os riscos de conformidade das licenças e otimizar os custos, o gerenciamento e a distribuição dos ativos existentes. Com o CA IT Asset Manager, as organizações podem: Entregar valor comercial: reduzir riscos e custos Maximizar o valor de seus ativos de TI Otimizar a eficiência e a capacidade de resposta Aumentar a conformidade do software 09

10 Obtendo benefícios concretos para os negócios Com base em uma análise realizada pela equipe de análise de ROI (Return on Investment - Retorno sobre o Investimento) e valor comercial da CA, as organizações que implementam o CA IT Asset Manager podem esperar os seguintes benefícios de negócios à medida que executam suas estratégias de SAM: Redução de 50-70% nos custos relacionados a compras excessivas de software Redução de 45-55% nos custos com taxas de conformidade de software Redução de 40-60% nos custos de ativos devidos a erros em faturas Redução de 35-45% na depreciação de dispositivos portáteis Redução de 70-85% em impostos sobre a propriedade avaliados para ativos descontinuados Observação: as taxas de impacto indicadas acima são fornecidas para mostrar as melhorias de processos em potencial e métricas de ROI que podem ser obtidas por meio da implementação e da utilização apropriadas e efetivas do CA IT Asset Manager.2 Fonte: CA. "ROI with CA IT Asset Management". Janeiro de

11 Para obter mais informações, visite: ca.com/br/itam A CA Technologies (NASDAQ: CA) cria software que acelera a transformação das empresas e permite que elas aproveitem as oportunidades da economia dos aplicativos. O software está no cerne de todas as empresas, em todos os setores. Do planejamento ao desenvolvimento e do gerenciamento à segurança, a CA está trabalhando com empresas de todo o mundo para mudar a maneira como vivemos, fazemos negócios e nos comunicamos usando dispositivos móveis, as nuvens privada e pública e os ambientes distribuídos e de mainframe. Obtenha mais informações em ca.com/br. Copyright 2014 CA. Todos os direitos reservados. Todas as marcas comerciais, nomes de marcas, marcas de serviço e logotipos aqui mencionados pertencem às suas respectivas empresas. Este documento é apenas para fins informativos e não cria nenhuma garantia, expressa ou implícita, para nenhum dos produtos aqui mencionados. Os resultados reais e as projeções identificados nesta publicação podem variar com base no uso e no tipo de ambiente de TI no qual os produtos e/ou as soluções são usados. As estatísticas indicadas neste artigo se baseiam em uma pesquisa no mercado europeu sobre as práticas de gerenciamento de ativos de TI, encomendada pela CA Technologies e realizada durante o European Gartner Procurement, Financial and Asset Management Summit, em Londres, no Reino Unido. O documento está hospedado neste link: ca-technologies-research-report-january-2013,aspx CS