1 PATRIMÔNIO PÚBLICO 1.1 PATRIMÔNIO PÚBLICO

Transcrição

1 1 PATRIMÔNIO PÚBLICO O patrimônio público, composto pelos bens, direitos e obrigações, tem seu registro no sistema de contabilidade do ente público de forma que possa ser mensurado não só qualitativamente, mas também quantitativamente evidenciando o resultado patrimonial da entidade pública. 1.1 PATRIMÔNIO PÚBLICO O patrimônio é um conjunto de bens, direitos a receber e obrigações a pagar pertencentes a uma entidade (pessoa física ou jurídica). A parte positiva do patrimônio (ativo) é representada pelos bens e direitos a receber, enquanto a parte negativa do patrimônio (passivo) é formada pelas obrigações a pagar. Segundo Kohama (2003), "o patrimônio público compreende o conjunto de bens, direitos e obrigações avaliáveis em moeda corrente das entidades que compõem a Administração Pública". De acordo com o Manual da Receita da STN: O Patrimônio Público pode ser definido como sendo o conjunto de bens e direitos, tangíveis ou intangíveis, onerados ou não, adquiridos, formados ou mantidos com recursos públicos, integrantes do patrimônio de qualquer entidade pública ou de uso comum, que seja portador ou represente um fluxo de benefícios futuros inerentes à prestação de serviços públicos. São bens públicos os meios físicos ou não, utilizados pelo Estado no desenvolvimento de suas atividades, tais como veículos, terrenos, material de consumo, entre outros. Os direitos a receber compreendem os créditos decorrentes de atividades do Estado como sujeito de direito contra terceiros, entre os quais estão a dívida ativa, os empréstimos a receber, os fornecimentos a receber etc. As obrigações a pagar compreendem os compromissos do Estado para com terceiros, dando origem à chamada dívida passiva. Exemplo: fornecedores, restos a pagar não processados, dívida fundada etc. Para efeito da Contabilidade Pública, é considerado patrimônio contábil apenas os itens objeto de escrituração, ou seja, os que podem ser incorporados ao patrimônio da entidade por se enquadrarem nas características de ativo ou de passivo, de conformidade com os melhores preceitos da Ciência Contábil. De acordo com a boa técnica contábil, um item patrimonial é considerado ativo se atender a essas características simultaneamente: Representar um bem ou direito a receber; Apresentar benefícios no presente ou no futuro; Ser de propriedade da entidade; Que possa ser mensurado monetariamente. Isso explica muitos procedimentos contábeis. Uma garantia recebida sob a forma de fiança bancária não deve ser evidenciada no ativo real porque não se trata de bem ou de direito a receber. Bens de propriedade de terceiros recebidos em comodato ou por cessão temporária não devem ser evidenciados no ativo permanente em função de que não pertencem à entidade. Um bem inservível (computador danificado e sem condições de reparo) não deve permanecer no ativo permanente da entidade em função de que não traz mais benefícios presentes e não trará no futuro, devendo ser baixado do ativo. No caso do passivo, o item deve atender, concomitantemente, a essas características: representar um compromisso a pagar referente a transações passadas, de responsabilidade da entidade e que possa ser mensurado monetariamente. Esses fatores justificam o fato de que os contratos assinados com terceiros para aquisição de bens ou serviços não devem figurar no passivo real da entidade enquanto o objeto não se concretizar, porque não representa um compromisso a pagar. Além disso, a responsabilidade da União, como avalista numa operação de crédito no exterior efetuada por um Estado, não pode ser evidenciada no passivo real da União, em função de a dívida ser originariamente de responsabilidade do outro ente público, devendo ser evidenciada no passivo real do Estado. Passivos contingentes, como os decorrentes de ações judiciais contra a União, somente devem ser evidenciados no passivo da União caso possam ser mensurados monetariamente com razoável precisão e desde que possam ser caracterizados como pagamento "provável" ou "possível". Aqueles que se enquadrarem na categoria de pagamento "remoto ou improvável" nem devem ser mensurados e, portanto, também não devem ser evidenciados. Por fim, se um compromisso a pagar se refere a fatos futuros, tais como os salários a pagar a servidores cujo fato gerador não tenha ocorrido não devem ser evidenciados no passivo da entidade. No balanço patrimonial do mês de junho devem constar os salários devidos (ainda não pagos) aos servidores referentes a período passado (maio, abril etc). Os salários a pagar referentes a julho, agosto etc. se referem a fatos futuros e por esse motivo não devem fazer parte do passivo real. Todavia, no âmbito dos regimes de previdência, há necessidade de se evidenciar o passivo atuarial. Mas isso é uma particularidade tratada pelos fundos de previdência. 1.2 BENS PÚBLICOS Os bens públicos são tratados nos art. 98 a 103 do Código Civil Brasileiro, aprovado pela Lei n /2002, conforme segue: Art. 98. São públicos os bens do domínio nacional pertencentes às pessoas jurídicas de direito público interno; todos os outros são particulares, seja qual for a pessoa a que pertencerem. Art. 99. São bens públicos: I - os de uso comum do povo, tais como rios, mares, estradas, ruas e praças; II - os de uso especial, tais como edifícios ou terrenos destinados a serviço ou estabelecimento da administração federal, estadual, territorial ou municipal, inclusive os de suas autarquias; III - os dominicais, que constituem o patrimônio das pessoas jurídicas de direito público, como objeto de direito pessoal, ou real, de cada uma dessas entidades. Parágrafo único. Não dispondo a lei em contrário, consideram-se dominicais os bens pertencentes às pessoas jurídicas de direito público a que se tenha dado estrutura de direito privado. Art Os bens públicos de uso comum do povo e os de uso especial são inalienáveis, enquanto conservarem a sua qualificação, na forma que a lei determinar. Art Os bens públicos dominicais podem ser alienados, observadas as exigências da lei. Art Os bens públicos não estão sujeitos a usucapião. Art O uso comum dos bens públicos pode ser gratuito ou retribuído, conforme for estabelecido legalmente pela entidade a cuja administração pertencerem. Então, de acordo com o novo Código Civil, os bens públicos são divididos em três categorias: Bens de uso comum do povo: os quais são conhecidos como bens de domínio público, tais como os mares, os rios, estradas, rodovias, ruas, praças etc; Os bens de uso comum do povo somente devem se incorporar ao patrimônio público no caso de absorverem recursos públicos, conforme estabelece a Resolução CFC n 1.137/2008. Na construção de uma rodovia são consumidos recursos públicos e o patrimônio que surge

2 ao final das obras pode passar a fazer parte do ativo do ente responsável pela obra, mesmo que se trate de um bem de uso generalizado. Para isso, é necessário fazer um levantamento dos gastos efetuados e, com base no custo de construção, incorporar o item patrimonial no ativo. Segundo Kohama (2003, p. 195), o uso desses bens por parte da população pode ser gratuito ou remunerado, porém é de uso direto e imediato. No entender de Kohama, o uso direto "é aquele que se faz pessoalmente; e o uso imediato, é aquele que se faz sem intermediário." Esse é o caso das praças, ruas, rodovias etc. Bens de uso especial: que compõem o patrimônio público, tais como os edifícios, prédios ou terrenos utilizados na prestação de serviços públicos no âmbito federal, estadual ou municipal, e suas autarquias; Os bens de uso especial fazem parte do patrimônio público e são evidenciados pela Contabilidade Pública. São empregados pelas entidades públicas para a prestação de serviços públicos. Este é o caso do prédio de uma escola ou hospital público. Diferencia-se da categoria anterior, porque o seu uso por parte da população requer professores, médicos, pessoal administrativo entre outros profissionais que intermediam a prestação de serviços. Esses bens conservam essa classificação enquanto estiverem nessa condição. Esse bens são também denominados de bens patrimoniais indisponíveis. Bens dominicais: que são aqueles que também constituem o patrimônio das entidades públicas, mas não são empregados na execução de suas atividades, representando bens que, normalmente, são destinados à venda. Os bens dominicais, também chamados de bens dominiais, são bens não destinados a uso generalizado ou a uso especial. Por esse motivo e por serem bens patrimoniais disponíveis, podem ser alienados. Estes bens representam itens do patrimônio objeto de registro e evidenciação pela Contabilidade Pública. Os bens dominicais podem ser incorporados ao patrimônio público em razão de recebimento por dação em pagamento. Alguns devedores da Previdência Social negociam a entrega de bens de sua propriedade como forma de quitação de divida fiscal. No entender de Hely Lopes Meirelles, "os bens públicos, em sentido amplo, são todas as coisas, corpóreas ou incorpóreas, imóveis, móveis e semoventes, créditos, direitos e ações, que pertençam, a qualquer título, às entidades estatais, autárquicas, fundacionais ou paraestatais." Esse conceito, logicamente, concentra-se no aspecto jurídico do patrimônio, envolvendo também direitos a receber. Sob o aspecto contábil os bens públicos restringem-se ao conjunto de bens de estoque, bens móveis e bens imóveis de propriedade dos entes públicos. Destaque-se que a alienação de bens imóveis depende de autorização legislativa, conforme prevê a Lei n 8.666/93. Direitos e Obrigações das Entidades Públicas Os créditos a receber das entidades públicas complementam, juntamente com os bens públicos, a parte positiva do patrimônio público. Enquadram-se neste grupo: Os depósitos bancários; As aplicações financeiras; As poupanças; Os empréstimos a receber; Os financiamentos a receber; A dívida ativa; Os devedores diversos por serviços prestados e fornecimentos realizados. As obrigações a pagar das entidades públicas compõem a parte negativa do patrimônio público. Enquadram-se neste grupo as chamadas dívidas flutuante e fundada. A dívida flutuante está prevista no art. 92 da Lei n 4.320/64, enquanto a dívida fundada está contemplada no seu art. 98 e ainda no art. 29 da Lei de Responsabilidade Fiscal (Lei Complementar n 101/2000). A dívida flutuante é representada por restos a pagar, serviços da dívida a pagar, depósitos de terceiros e débitos de tesouraria. A dívida fundada é representada pelas operações de crédito oriundas de empréstimos e financiamentos tomados pelos entes públicos, bem como as provenientes da captação de recursos mediante a emissão de títulos públicos visando o financiamento de obras e serviços públicos ou o atendimento de desequilíbrios orçamentários. 1.3 PATRIMÔNIO SOB O ASPECTO QUALITATIVO E QUANTITATIVO O patrimônio pode ser estudado sob o aspecto qualitativo ou sob o aspecto quantitativo. No aspecto qualitativo, segundo Silva (2004), o patrimônio é entendido como um complexo de bens e meios econômicos, heterogêneos, coordenados, que, em um determinado momento, encontra-se à disposição de uma entidade, para que esta realize seus fins, sendo evidenciado quanto às suas origens e quanto à forma pela qual estão aplicados os recursos, considerando seus atributos funcionais. Não foca o valor, mas a qualidade funcional, ou seja, formas e composições do patrimônio. Permite estabelecer a composição que melhor concorra para alcançar seus fins com a máxima economicidade e produtividade Sob o aspecto quantitativo, o patrimônio é conceituado como um fundo de valores à disposição de uma entidade, em determinado momento. Os bens que formam o patrimônio devem ser avaliados com a mesma unidade de medida, a fim de que possam ser reduzidos a uma única expressão numérica. O patrimônio aparece expresso por meio de um valor monetário sintético. Observe no quadro a seguir uma representação da aplicação do estudo do patrimônio sob os aspectos qualitativo e quantitativo. APLICAÇÕES ASPECTO QUALITATIVO (de acordo com as características físicas, finalidade, vencimento etc) ASPECTO QUANTITATIVO (de acordo com a moeda nacional - R$) ORIGENS ASPECTO QUALITATIVO (de acordo com as características físicas, finalidade, vencimento etc) ASPECTO QUANTITATIVO (de acordo com a moeda nacional - R$) BENS OBRIGAÇÕES Bens móveis 1.000,00- Curto prazo I. 700,00 - Veículos 300,00- Restos a pagar 700,00 - Máquinas 700,00- Depósitos de terceiros 1.000,00 - Bens imóveis 3.000,00- Longo prazo 4.300,00 - Terrenos 500,00- Dív. fundada interna 4.000,00 - Edifícios 2.500,00- Dív. fundada externa 300,00 DIREITOS Curto prazo 2.000,00 - Fornecimentos a rec ,00 - Diversos responsáveis 400,00 SITUAÇÃO LÍQUIDA Longo prazo 7.000,00- Patrimônio líquido 7.000,00 - Dívida ativa 5.100,00 - Emprést. a receber 1.900,00 SOMA ,00 SOMA ,00 Fonte: Adaptado de Silva (2004) 1.4 INVENTÁRIO NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA Inventário é a relação de todos os elementos do ativo, do passivo e do patrimônio líquido

3 que compõe o patrimônio qualitativo e quantitativo de uma entidade. A relação, lista, rol ou arrolamento de todos os elementos ativos e passivos componentes do patrimônio com a indicação do valor desses elementos é o que denominamos de inventário. O inventário, assim definido, permite conhecer a composição qualitativa do patrimônio em determinado instante, bem como fornecer informações para que se estabeleça sua expressão quantitativa. Inventário de material de consumo e permanente Pelo menos ao final de cada ano, deve ser elaborado um inventário dos bens de consumo estocados em almoxarifado, dos bens permanentes em uso e, também, dos estocados no almoxarifado de material permanente e, ainda, deve ser realizado levantamento dos valores em espécie existentes em tesouraria, com a finalidade de garantir maior controle sobre o patrimônio público. Esses inventários deverão ser realizados ou supervisionados por funcionários dos serviços de contabilidade, conforme estabelece o art. 84 da Lei n 4.320/64: Ressalvada a competência do Tribunal de Contas ou órgão equivalente, a tomada de contas dos agentes responsáveis por bens ou dinheiros públicos será realizada ou superintendida pelos serviços de contabilidade. Todos os materiais permanentes deverão ser entregues sob a responsabilidade dos encarregados de serviço, chefe de seção ou setor, conforme o art. 87 do Decreto-Lei n 200/67: "Os bens móveis, materiais e equipamentos em uso, ficarão sob a responsabilidade dos chefes de serviço, procedendo-se, periodicamente, à verificação pelos competentes órgãos de controle". O inventário tem a finalidade de subsidiar o levantamento dos demonstrativos contábeis, especialmente do balanço patrimonial, ao final de cada exercício financeiro. O levantamento de inventários tem também a finalidade de confirmar a responsabilidade dos encarregados de serviços e de almoxarifado pelas existências físicas de bens e valores sob a sua guarda e conservação. Dependendo do órgão, poderão ser adotados os inventários permanente, periódico e ainda serem utilizados os critérios de contagem por amostragem, que é o mais comum. O inventário é um procedimento que tem por objetivo possibilitar o acompanhamento por meio do serviço de contabilidade da movimentação de entrada e saída de material de consumo e permanente, devendo ser mantida, de forma permanente ou periódica, a compatibilidade dos dados contábeis com os dos sistemas de controle adotados pelo setor de patrimônio. O inventário requer um procedimento de levantamento físico, periódico ou eventual, cujo objetivo é verificar as existências de bens permanentes em almoxarifado e em uso e de bens de consumo em almoxarifado, a partir dos relatórios emitidos pelo setor de patrimônio. Tem por finalidade principal confirmar as responsabilidades dos encarregados de serviços e de almoxarifado pela guarda e conservação de bens e valores e, além disso, possibilita: Análise do desempenho das atividades do encarregado do almoxarifado; Ajuste dos dados escriturais de saldos e movimentações dos estoques com o saldo físico; Levantamento da situação dos materiais estocados e dos equipamentos e materiais permanentes em uso e das necessidades de reparos; Constatação de que o bem móvel não é necessário na unidade. O inventário deve ser analítico e para isso deve conter a caracterização do material, de modo que se possa identificar qualquer bem, demonstrando a situação e o local em que o mesmo se encontra em uso ou em reserva técnica, propiciando, assim, um eficaz controle exercido sobre os mesmos, devendo conter a descrição padronizada, número de registro, valor (preço de aquisição, custo de produção, valor arbitrado ou preço de avaliação), estado de conservação (bom, ocioso, recuperável, antieconômico ou irrecuperável) e local de uso. Nos inventários para atender o órgão de controle interno, o material de consumo, os equipamentos, materiais permanentes e semoventes são agrupados segundo o Plano de Contas da Administração Federal. Por esse motivo, na contabilidade o registro dos bens inventariados é realizado de modo sintético: veículos, equipamentos gráficos, móveis e utensílios etc. Esse procedimento segue determinação do art. 95 da Lei n 4.320/64: Art. 95 A contabilidade manterá registros sintéticos dos bens móveis e imóveis." Todavia, a própria Lei n 4.320/64, no seu artigo 94, estabelece a necessidade de registros analíticos de todos os bens, conforme de observa a seguir: Art. 94. Haverá registros analíticos de todos os bens de caráter permanente, com indicação dos elementos necessários para a perfeita caracterização de cada um deles e dos agentes responsáveis pela sua guarda e administração. A regra de registros analíticos envolve o uso de sistemas de informática de controle patrimonial, representando uma atribuição da área de controle de material e patrimônio dos entes públicos e não necessariamente do setor de contabilidade. Esse entendimento fica mais claro com a leitura do art. 96 da Lei n 4.320/64: Art. 96. O levantamento geral dos bens móveis e imóveis terá por base o inventário analítico de cada unidade administrativa e os elementos da escrituração sintética na contabilidade. Dessa forma, cabe à contabilidade manter registros sintéticos representados por contas cujos títulos caracterizam de modo genérico o item patrimonial: veículos, móveis e utensílios, equipamentos de informática etc, enquanto o sistema informatizado de controle patrimonial deve contemplar todos os atributos que caracterizem perfeitamente cada um dos itens que compõem o patrimônio. O bem móvel cujo valor de aquisição ou custo de produção for desconhecido será avaliado tomando como referência o valor de outro, semelhante ou sucedâneo, no mesmo estado de conservação e a preço de mercado. Tipos de inventário Conforme a situação, adota-se o inventário adequado que pode ser um dos seguintes tipos, segundo a Instrução Normativa n 205/88 da Secretaria de Administração Pública da Presidência da República - SEDAP/PR: Anual; Inicial; De transferência de responsabilidade; De extinção ou transformação; Eventual. O inventário anual deve ser realizado ao final de cada exercício financeiro, que coincide com o dia 31 de dezembro. Esse é o principal inventário levantado periodicamente pelo órgão porque o mesmo deve fazer parte das Tomadas de Contas Anuais a serem enviadas aos Tribunais de Contas. Ele é elaborado a partir dos saldos anteriores das existências físicas, sendo alterado pelas movimentações de entrada e de saída de itens patrimoniais, com a finalidade de se determinar o saldo atual. O levantamento desse inventário implica (requer) contagens físicas e conferências de valores. Os valores devem ser confirmados junto ao sistema de controle de material para, em seguida, se comparar com os saldos da contabilidade. Eventuais diferenças detectadas devem ser objeto de ajustes. Esse inventário é realizado por comissão de servidores designada especialmente para esse fim pelo ordenador de despesas do órgão, quando se tratar de material de consumo ou permanente estocado em almoxarifado. O inventário anual pode ser realizado pelo próprio

4 responsável pela guarda, permitindo conferir se estão atualizados os Termos de Responsabilidade assinados quando da saída dos materiais para uso, de forma a manter atualizado o controle dos bens patrimoniais entregues aos agentes responsáveis. O inventário inicial deverá ser realizado sempre que for criada uma nova unidade administrativa ou orçamentária, ou mesmo um órgão, com o objetivo de relacionar os bens que ficarão sob a responsabilidade dos seus administradores. O inventário de transferência de responsabilidade será efetuado quando ocorrer mudança (substituição) definitiva dos titulares de serviços públicos. Os encarregados de serviço (chefes de seção, setor etc.) deverão ter suas responsabilidades por bens patrimoniais sempre atualizadas por intermédio de Termo de Responsabilidade. Esse inventário provoca a baixa da "carga" do servidor que está sendo substituído e o registro da "carga" do servidor que assume a função. O inventário de extinção ou transformação será realizado sempre que determinado órgão for extinto ou transformado em outro. No caso de extinção, esse inventário provocará o armazenamento dos bens patrimoniais em local específico a fim de poder ser reutilizado, através de distribuição, por outros órgãos. O inventário eventual poderá ser levantado a qualquer momento durante todo o exercício financeiro, sempre que se verificar indícios de prejuízo ao órgão, decorrentes de desaparecimentos, mau uso, ou outros fatos danosos, como, por exemplo, os causados por negligência etc. O levantamento dos bens móveis será realizado por comissão designada, composta de, no mínimo, três membros conhecedores de bens patrimoniais. Além dessa segregação, existem outras formas de se classificar os inventários: Permanente; Periódico; Rotativo; Por amostragem. O Inventário permanente possibilita o contínuo controle dos bens objeto de inventário. A cada movimentação, os registros contábeis são atualizados (entradas e saídas). No Inventário periódico, os controles são atualizados normalmente ao final de cada mês, quando são feitos os ajustes contábeis respectivos com base nos relatórios emitidos pelo setor de patrimônio. O inventário rotativo consiste no levantamento contínuo e seletivo dos materiais existentes em estoque ou daqueles permanentes distribuídos para uso, sendo efetuado de acordo com uma programação em forma de rodízio, de modo que todos os itens sejam recenseados ao longo do exercício. O inventário por amostragem consiste no levantamento em bases mensais de amostras de itens de material de um determinado grupo ou classe, visando inferir os resultados para os demais itens do mesmo grupo ou classe, no caso de um acervo de grande porte. Fases do inventário O inventário do patrimônio compreende as seguintes fases ou operações: Levantamento: compreende a coleta de dados sobre todos os elementos ativos e passivos do patrimônio e é subdividido nas seguintes etapas: a) Identificação: consiste na verificação das características dos bens, direitos e obrigações e procura-se separar os bens, direitos e obrigações por classes segundo a analogia de seus caracteres; b) Grupamento: é a reunião dos elementos que possuem as mesmas características (móveis, imóveis etc); c) Mensuração: resulta da contagem das unidades componentes da massa patrimonial (peso, comprimento, número absoluto etc.). O levantamento pode ser físico e contábil. Físico, material ou de fato é o levantamento efetuado diretamente nela identificação e contagem ou medida dos componentes patrimoniais. Contábil é o levantamento feito pelo apanhado de elementos registrados nos livros e fichas de escrituração. Arrolamento: é o registro das características e quantidades obtidas no levantamento. O arrolamento pode apresentar os componentes patrimoniais de forma resumida e recebe a denominação sintético. Quando tais componentes são relacionados individualmente, o arrolamento é analítico. Avaliação na avaliação é atribuída uma unidade de valor ao elemento patrimonial. Os critérios de avaliação dos componentes patrimoniais devem ter sempre por base o custo. O simples arrolamento não apresenta interesse para a contabilidade se não for completado pela avaliação. Sem a expressão econômica, o arrolamento serve, apenas, para o controle da existência dos componentes patrimoniais. A atribuição do valor aos componentes patrimoniais obedece a critérios que se ajustam: a) A sua natureza; b) A sua função na massa patrimonial; c) A sua finalidade. Princípios do inventário São princípios dos inventários que devem ser observados quando de sua execução: a) Instantaneidade: por instantaneidade devemos entender o princípio do inventário que estabelece que o levantamento refira-se a determinado momento. b) Oportunidade: esse princípio fixa que a execução do levantamento deve ocorrer no menor intervalo de tempo possível e que a escolha do momento para realizar o inventário seja o mais conveniente para a administração. c) Integridade: determina que, uma vez fixados os limites do inventário, todos os elementos patrimoniais nele compreendidos deverão ser objeto do levantamento. d) Especificação: esse princípio estabelece que todos os elementos inventariados devem ser dispostos em classes, de acordo com os atributos comuns. e) Uniformidade: é o princípio que estabelece que os critérios de mensuração e avaliação para todos os elementos do patrimônio devem ser os mesmos ou, quando não for possível, deverá ser mantida a maior afinidade possível com os demais. Inventário público O inventário, conforme já visto, é o arrolamento dos direitos e compromissos da Fazenda Pública feito periodicamente com o objetivo de conhecer a exatidão dos valores que são registrados na contabilidade e que formam o Ativo e o Passivo ou, ainda com o objetivo de apurar a responsabilidade dos agentes sob cuja guarda se encontram determinados bens. Os inventários na administração pública devem ser levantados não apenas por uma questão de rotina ou de disposição legal, mas também por medida de controle, tendo em vista que os bens neles arrolados não pertencem a uma pessoa física, mas ao Estado, e precisam estar resguardados quanto a quaisquer danos. Na administração pública, o inventário é obrigatório, pois a legislação estabelece que o levantamento geral de bens móveis e imóveis terá por base o inventário analítico de cada unidade administrativa e os elementos da escrituração sintética da contabilidade.

5 A fim de manter atualizados os registros dos bens patrimoniais, bem como a responsabilidade dos setores onde se localizam tais bens, a administração pública deve proceder ao inventário mediante verificações física ao menos uma vez por ano, em 31/12, data de encerramento do exercício. Assim, a comprovação do balanço geral será efetuada pelo arrolamento das existências no último dia do exercício. Tal comprovação é formalizada nos seguintes termos: 1. De referência anual; 2. De transferência de responsabilidade, no caso de término da gestão dos responsáveis. Ressalta-se que os inventariantes são designados por ato próprio do titular da unidade orçamentária e o Inventário acompanha o processo de Prestação de Contas ao órgão de controle. Controle dos bens patrimoniais O levantamento geral do patrimônio do Estado terá por base o inventário analítico em cada Unidade Administrativa, com escrituração sintética nos órgãos de contabilidade. Os bens serão inventariados pelos respectivos valores históricos ou de aquisição, quando conhecidos, ou pelos valores constantes de inventários já existentes, com indicação da data de aquisição. Para fins de atualização física e monetária e de controle, a época da inventariação será: a) Anual para todos os bens móveis e imóveis sob a responsabilidade da unidade administrativa em 31 de Dezembro; b) No início e término da gestão, isto é, na substituição dos respectivos responsáveis, no caso de bens móveis. Bens patrimoniais Cabe às Unidades Administrativas o exercício do controle dos bens patrimoniais que tenham sido por elas adquiridos ou em cuja posse se acharem. Para controle desses bens, as Unidades Administrativas adotarão os seguintes procedimentos: a) Atribuir um número de registro para cada bem incorporado, objetivando sua identificação; b) Emitir fichas individuais de bens patrimoniais; c) Registrar todas as transferências de bens, recolhimento para armazenagem, reparação e baixas; d) Efetuar verificações periódicas dos bens sob a responsabilidade dos encarregados dos setores de localização dos bens; e) Elaborar relações de inventário de bens patrimoniais como comprovantes para o balanço geral. Os formulários e os meios de controle podem variar de acordo com o sistema e padrões adotados pelo ente federal, estadual ou municipal. A incorporação dos bens patrimoniais à conta do Ativo - Bens do Estado ocorrerá em um dos seguintes momentos: a) Na data de seu fornecimento pelo órgão supridor (almoxarifado); b) Na data de sua distribuição pelo órgão gestor do patrimônio. Quando se tratar de bens imóveis, é necessário que o órgão adquirente informe sobre as características do bem adquirido ao órgão responsável pela gestão do patrimônio imobiliário. O órgão de contabilidade deve elaborar, com base no inventário anual, uma relação dos "Setores de Localização" de bens patrimoniais e dos respectivos responsáveis, de acordo com as peculiaridades e a estrutura de cada órgão, para inclusão na relação de responsáveis por dinheiros, valores e bens públicos, sujeitos à tomada de contas. A responsabilidade pelo controle da movimentação física dos bens patrimoniais é do servidor especialmente designado e compreende os seguintes e principais itens: a) Certificar o recebimento dos bens patrimoniais destinados ao setor; b) Providenciar a distribuição dos documentos próprios; c) Manter atualizado o fichário, físico ou eletrônico, dos bens; d) Providenciar para que todos os bens localizados no setor estejam devidamente identificados; e) Providenciar a transferência, o recolhimento e a baixa dos bens localizados no setor. Bens em almoxarifado Para fins de contabilidade e levantamento do balanço anual, a existência e a movimentação dos itens de material permanente e de consumo serão registradas e controladas mediante a observância das normas relativas ao controle de almoxarifado. Entre essas normas, está, necessariamente, a que estabelece o controle físico e financeiro das quantidades por parte dos responsáveis pelo almoxarifado e a contabilização da responsabilidade pelo órgão de contabilidade, pois só assim é possível identificar divergências entre o inventário físico (almoxarifado) e os valores consignados na contabilidade. A movimentação dos materiais envolve incorporações, ou entradas e baixas, ou saídas. São incorporações os acréscimos decorrentes de: a) Aquisições; b) Transferências de outras unidades administrativas; c) Doações. São baixas os decréscimos relativos a: a) Consumo; b) Transferências a outras unidades; c) Extravio, destruição ou perecimento em virtude de razões naturais ou estranhas ao controle ou à vontade dos responsáveis; d) Incidência em obsolescência ou imprestabilidade e desuso; e) Doações; f) Alienações. Para escrituração analítica (física e financeira) da existência e movimentação dos materiais, as unidades que tenham sob sua responsabilidade a guarda dos bens referidos manterão registro nas Fichas de Movimento de Material, que consignarão, por espécie ou natureza do material, as respectivas existências e movimentações, bem como seu valor. A escrituração das fichas de que trata esse artigo será: a) Diária e em ordem cronológica das entradas e saídas; b) Ininterrupta, encerrando-se, porém, ao término de cada exercício financeiro e reabrindo-se no início do exercício seguinte para permitir o conhecimento das movimentações de cada período anual. Na hipótese de descontos obtidos por pagamentos antecipados das faturas e que não se conheçam no empenho da despesa, serão adotados os seguintes procedimentos: a) Contabilizar o desconto como Receita, não revertendo à dotação em que foi efetuado o empenho; b) Registrar nas fichas de movimentação de material o valor constante do empenho. As bonificações em mercadorias serão contabilizadas como superveniências, observando-se, portanto, o seguinte: a) Não haverá, no registro nas fichas, alteração do valor unitário da aquisição; b) Será emitido documento de recebimento de material pelo valor da bonificação.

6 Os órgãos de controle deverão inspecionar, pelo menos uma vez por ano, os almoxarifados das unidades sob sua jurisdição. A contabilização da entrada dos materiais deve obedecer às seguintes normas: a) O almoxarifado remeterá ao órgão de contabilidade documento declaratório do recebimento do material; b) A contabilidade procederá da seguinte forma: - Quando se tratar de material permanente - fará os lançamentos nos sistemas orçamentário, financeiro e patrimonial, com o reflexo nas variações ativas - mutações patrimoniais da despesa; - Quando se tratar de material de consumo - fará os lançamentos nos sistemas orçamentário e financeiro. Considerando que a aquisição de material de consumo é despesa de custeio e, portanto, só devem ser computadas no patrimônio as superveniências ou insubsistências ocorridas, o lançamento no sistema patrimonial somente será realizado quando os materiais forem depositados em almoxarifado, sendo que tal variação será considerada como independente da execução orçamentária. No último dia de cada mês deverá ser levantado pelo responsável pela guarda dos materiais o inventário mensal, que deve ser remetido ao órgão de contabilidade. No último dia útil do exercício financeiro, a Comissão nomeada para levantamento dos bens da entidade, especialmente designados por ato próprio, do titular da Unidade Orçamentária, levantarão, para o encerramento do exercício, o inventário geral das existências físicas do respectivo almoxarifado, o qual constituirá peça fundamental do processo de prestação de contas a ser remetido ao Tribunal de Contas. Nesse aspecto somente deve ser encaminhada prestação de contas do responsável pelo material depositado quando ficar evidenciada a existência de um setor de guarda de material na estrutura orgânica formal ou informal do órgão ou unidade, pois nos casos de estoques cujo valor seja insignificante deve ser efetuada auditoria periódica e a responsabilidade estará inserida na própria prestação de contas anual dos ordenadores primários ou secundários. Dessa forma, o princípio da racionalidade administrativa e da economicidade deve prevalecer sobre o princípio da formalidade legal. O inventário do almoxarifado deverá conter os seguintes elementos: a) Código do material; b) Especificação; c) Unidade de medida; d) Saldo do ano anterior; e) Movimento do exercício: entradas e saídas; f) Quantidade inventariada e valores: unitário e total; g) Ao final, local e data, assinatura e identificação (nome, cargo e matrícula) dos responsáveis pelo levantamento e visto do titular da unidade orçamentária. Material de Consumo e Material Permanente De acordo com o Manual da Despesa editado pela Secretaria do Tesouro Nacional, a segregação conceitual de material de consumo e de material permanente leva em consideração o seu uso corrente, conforme se observa da leitura do trecho a seguir transcrito: Entende-se como material de consumo e material permanente: a) Material de Consumo, aquele que, em razão de seu uso corrente e da definição da Lei n 4.320/64, perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos; b) Material Permanente, aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos. Os materiais de consumo adquiridos devem ser estocados em almoxarifado. São poucos os casos em que os materiais de consumo não dão entrada nos almoxarifados específicos: aquisição através de suprimento de fundos, por exemplo. Todavia, devem ser feitos os lançamentos contábeis respectivos, conforme orientação do art. 88 do Decreto-Lei n 200/67: Os estoques deverão ser obrigatoriamente contabilizados, fazendo-se a tomada anual das contas dos responsáveis. No recebimento do material, o almoxarife ou encarregado de almoxarifado deve conferir as quantidades e qualidades, isto é, conferir se o material recebido está de acordo com a nota de empenho e nota fiscal. É de responsabilidade do encarregado de almoxarifado estocar os materiais de modo que o levantamento de inventários possa ser realizado sem dificuldades. A entrada e saída de material armazenado em almoxarifado pode ser controlada de forma manual (através de fichas de controle) ou, preferencialmente, em meio eletrônico, através do uso de sistema informatizado de controle de material, com base nos documentos que requisitam os materiais, possibilitando efetuar de forma permanente o levantamento do saldo atualizado a qualquer instante. Em regra geral, os bens de duração superior a dois anos são considerados material permanente e como tal devem ser classificados, conforme a Lei n 4.320/64, art. 15, 2 : Para efeito de classificação da despesa, considera-se material permanente o de duração superior a dois anos". Esses materiais são tombados, isto é, devem receber números sequenciais de registro patrimonial para controle individualizado e fins de inventário. Os materiais permanentes devem ser estocados em almoxarifado próprio até sua distribuição para uso, quando deve ser lavrado termo de responsabilidade, que será assinado pelo responsável pela guarda e conservação. Quando se tratar de material de duração superior a dois anos, mas de pequeno valor econômico, é dispensado o tombamento, posto que geralmente o custo de controle é superior ao risco de perda do bem. De acordo com o Manual da Despesa da Secretaria do Tesouro Nacional, devem ser utilizados, na classificação orçamentária da despesa de aquisição de material permanente, seis parâmetros excludentes tomados em conjunto, conforme trecho transcrito a seguir: a) Critério da Durabilidade - Se em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos; b) Critério da Fragilidade - Se sua estrutura for quebradiça, deformável ou danificável, caracterizando sua irrecuperabilidade e perda de sua identidade ou funcionalidade; c) Critério da Perecibilidade - Se está sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou se deteriore ou perca sua característica pelo uso normal; d) Critério da Incorporabilidade - Se está destinado à incorporação a outro bem, e não pode ser retirado sem prejuízo das características do principal. Se com a incorporação houver alterações significativas das funcionalidades do bem principal e/ou do seu valor monetário, será considerado permanente; e) Critério da Transformabilidade - Se foi adquirido para fim de transformação. f) Critério da Finalidade - Se o material foi adquirido para consumo imediato ou para distribuição gratuita. Observa-se que, embora um bem tenha sido adquirido como permanente, o seu controle patrimonial deverá ser feito baseado na relação custo/benefício desse controle. Por conta dessas regras, deve-se classificar orçamentariamente a aquisição de peças de reposição de veículos, a aquisição de chapas de madeira de compensado, a aquisição de material fotográfico, a aquisição de taças de cristal etc como despesa de material de consumo, mesmo que em alguns casos esses materiais tenham prazo de durabilidade superior a dois anos.

7 Classificação Orçamentária de Material, Serviços e Obras A classificação da despesa de confecção de material por encomenda deve estar orientada pela seguinte regra: será considerado como serviço de terceiros, se o próprio órgão ou entidade fornecer a matéria-prima; em caso contrário, será considerado como material de consumo ou permanente. Segundo o Manual da Despesa da STN, quando a despesa ocasionar a ampliação do imóvel, tal despesa deve ser considerada como obras e instalações, portanto, despesas com investimento. Todavia, são considerados serviços de terceiros as despesas com: Reparos, consertos, revisões, pinturas, reformas e adaptações de bens imóveis sem que ocorra a ampliação do imóvel; Reparos em instalações elétricas e hidráulicas; Reparos, recuperações e adaptações de biombos, carpetes, divisórias e lambris; manutenção de elevadores, limpeza de fossa e afins. Procedimentos Gerais e Específicos A Instrução Normativa n 205/88 da Secretaria de Administração Pública da Presidência da República - SEDAP/PR disciplina muitos dos procedimentos em matéria de controle de patrimônio. Com relação ao pedido de compra, a norma define que o referente a materiais de consumo deve ser processado pelo setor de almoxarifado e destinado diretamente ao setor de compras, enquanto o referente a materiais permanentes, deve ser encaminhado inicialmente ao setor de patrimônio, que fará o processamento em relação ao setor de compras. O recebimento provisório é o ato pelo qual o material encomendado é recebido pelo responsável do órgão público no local previamente designado, não implicando em aceitação. O procedimento transfere a responsabilidade pela guarda e conservação do material, do fornecedor ao responsável no órgão recebedor. No caso de material de uso específico, o almoxarife deve receber e aguardar o setor responsável pelo recebimento definitivo. O pagamento somente pode ocorrer após o aceite, que representa a segunda fase da despesa (liquidação). O recebimento do material ocorrerá nos almoxarifados. Mas qualquer que seja o local de recebimento, o registro de entrada do material será sempre no almoxarifado. O recebimento definitivo (aceite) requer declaração formal de que o material recebido satisfaz às especificações contratadas. Esse procedimento encerra a segunda fase da despesa, que é a liquidação, estando o processo pronto para pagamento. O material que depende apenas de conferência do pedido de compra com a nota fiscal, será recebido e aceito pelo almoxarife. O que depende, também, de exame qualitativo, será avaliado pela área competente, visando o aceite. O exame qualitativo pode ser feito por técnico especializado ou por comissão especial, da qual deve fazer parte o encarregado do almoxarifado, em princípio. O fornecedor deve regularizar o material que não corresponder ao que foi pedido ou apresentar faltas ou defeitos para efeito de aceitação. Uma vez ocorrido o recebimento do material, deve-se registrar a "carga" dele, que consiste na efetiva responsabilidade pela guarda e uso de material pelo seu consignatário. Toda movimentação de entrada e saída de carga deve ser objeto de registro, mesmo no caso de material de consumo ou permanente nos almoxarifados. Neste caso, o material somente assim será considerado, após o recebimento e aceite. A "descarga" se efetiva com a transferência de responsabilidade pela guarda do material. Para tanto, é necessário exame do material, realizado por comissão especial, e basear-se em processo regular, onde constem todos os detalhes do material (descrição, estado de conservação etc). Não deve ser feita descarga de peças ou partes de material que, para efeito de carga tenham sido registradas com "jogo", "conjunto", "coleção". Deve-se recuperar ou substituir, para assegurar a reconstituição da unidade. Na impossibilidade da recuperação ou substituição, deve ser feita observação de que ficou incompleto o "jogo", "conjunto", "coleção". A IN SEDAP-PR n 205/88 trata também da movimentação de material. Nesse tópico, estabelece a norma que a movimentação deverá ser precedida sempre de registro no sistema de controle patrimonial à vista de nota de requisição, guia de remessa, nota de transferência, termo de doação ou de outros documentos de descarga. O departamento de administração deve acompanhar a movimentação de material, registrando os elementos indispensáveis ao respectivo controle físico com a finalidade de constatar as reais necessidades dos usuários e evitar os eventuais desperdícios. A supervisão e o controle da distribuição racional do material cabe ao departamento de administração e deve obedecer os critérios de consumo médio de cada setor da unidade, a fim de evitar desperdício. O material permanente só pode ser movimentado com registro da carga, que se efetiva com o termo de responsabilidade. Bens de pequeno valor econômico são controlados por relação-carga (IN SEDAP-PR n 142/83). Isso não desobriga o departamento de administração de controlar sua localização, recolhimento, manutenção e redistribuição. Na redistribuição de equipamento ou material permanente, o termo de responsabilidade deverá ser atualizado fazendo-se dele constar a nova localização e seu estado de conservação e assinatura do novo consignatário. Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser movimentado internamente (entre os setores do órgão) sem prévia ciência do departamento de administração. O departamento de administração deve promover, periodicamente, o levantamento dos equipamentos e materiais permanentes em uso junto aos seus consignatários, com a finalidade de constatar os aspectos quantitativos e qualitativos. A recuperação do material danificado será sempre precedida de uma verificação da sua viabilidade econômica. Para efeito de identificação e inventário, os equipamentos e materiais permanentes receberão números sequenciais de registro patrimonial. As aquisições de material devem ser centralizadas num único setor, a fim de se obter maior economicidade. Devem ser mantidos estoques mínimos de cada tipo de material para não faltar no almoxarifado. Com isso se pretende evitar suprimento de fundos ou dispensa de licitação (fracionamento de despesa). O procedimento de controle também requer a definição de intervalo de aquisição para cada item e quantidade de ressuprimento, emitindo os pedidos de compra do material rotineiramente adquirido e estocável. Contabilização Para efeito de contabilização, os bens existentes em almoxarifado serão classificados segundo os desdobramentos constantes do Plano de Contas do Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público/STN, VOLUME IV 2ª Edição, Anexo I, disponível no site: a saber: 1 ATIVO 1.1 Ativo Circulante Estoques Almoxarifado 1.2 Ativo Não-Circulante Imobilizado Bens Móveis Bens Imóveis

8 A inventariação e os demonstrativos de bens obedecerão, quanto aos valores apropriados, aos seguintes critérios de apropriação dos valores inventariados: a) Para os materiais permanentes, o preço de aquisição ou construção; b) Para os materiais e consumo, o preço médio ponderado. O preço médio ponderado será apurado após cada registro de entrada na ficha de movimento de material, pela aplicação da seguinte fórmula: Onde: Pm = é o preço médio; V1 = é o valor monetário das existências antes do lançamento; V2 = é o valor monetário da aquisição ou entrada ocorrida; Q1 = é a quantidade física existente antes do lançamento da entrada; Q2 = é a quantidade física adquirida ou incorporada. O preço médio apurado, além de ser empregado para as baixas verificadas, servirá para a elaboração dos inventários de encerramento do exercício.