Profa. Msc Sandra Helena Pedroso SESCON Outubro/2011

Transcrição

1 Profa. Msc Sandra Helena Pedroso SESCON Outubro/2011

2 Résumé Mestre em Sistema de Gestão de Projetos com foco em Responsabilidade Social pela UFF e bacharel em Ciências Contábeis. Diretora do Ateliê de Cultura e do Instituto Pro3. Coordenadora de Certificação da Lei de Incentivo à Cultura do Estado. Nos últimos 29 anos exerceu diversas funções na área cultural e cinematográfica. Foi Coordenadora Técnica da ANCINE, professora de produção na Faculdade de Cinema da Universidade Estácio de Sá e da Faculdade de Produção Cultural da Candido Mendes. Atualmente atua como professora de Gestão Financeira na pós-graduação e no MBA de Produção Cultural da UCAM. E como consultora em Gestão de Projetos em diversas empresas. É do grupo de trabalho da ABCR-Rio.

3 Projeto Desafio Documentos fiscais Tópicos

4 A NATUREZA DE UM PROJETO SEQÜÊNCIA TÍPICA DE EVENTOS DURANTE O CICLO DE VIDA DO PROJETO Conceito Objetivos e plano mestre Proposta inicial Monitoração e controle da implementação Fase de conclusão Entrega Fase conceitual Estudo de viabilidade e risco Aceitação Fase de planejamento Plano de Exame dos atividade e contratos de de recursos recursos Fase de implementação Avaliação e acompanha mento Análise e revisão do projeto Conclusão

5 Desafio do projeto: guardar estreita vinculação entre o proposto e o executado.

6 Desafio Eficácia resultado; Eficiência gestão, cumprir os objetivos; Efetividade atender as expectativas.

7 Desafio Eficácia fazer as coisas certas; Eficiência fazer certo as coisas; Efetividade gerar impacto positivo.

8 Desempenho Eficaz e eficiente Avaliação Objetivos propostos atingidos com os recursos disponíveis Eficaz, mas ineficiente Objetivos alcançados com maior consumo de recursos Eficiente, mas ineficaz Recursos de acordo com o estabelecido e os objetivos não foram alcançados Ineficaz e ineficiente Os objetivos não foram alcançados e consumo de recursos maior do que o previsto

9 Prestação de Contas

10 Legislação Instrução Normativa nº 01/1997 STN Lei 8.666/1993 Acórdão do TCU Súmulas do TCU Orientações do órgão ordenador da despesa

11 Execução Registra na contabilidade LICITAÇÃO CONTRATOS DOCUMENTOS E PAGAMENTOS RELATÓRIO DA EXECUÇÃO ENVIA A PRESTAÇÃO DE CONTAS ACOMPANHAMENTO Recebe os recursos ANÁLISE DOS REGISTROS ANÁLISE DOS RELATÓRIOS ANÁLISE DA PC

12 Definição Demonstrativo organizado pelo recebedor do recurso, acompanhado de documentos comprobatórios das operações de receita e despesa, os quais deverão ser aprovados por quem autorizou dar os recursos.

13 Física = Realizado Financeira = Recursos Física e Financeira = Realizado e Recursos

14 Documentos Necessários Conferência dos documentos Termo de compromisso Carta de aprovação Publicação do diário oficial Extratos bancários Cópia completa do projeto Fases de execução Cronograma Orçamento Recibo de Mecenato/Patrocínio Contratos Documentos fiscais

15 ITENS QUE PODEM SER PAGOS COM OS RECURSOS RECEBIDOS Todas as despesas previstas no orçamento; Despesas com telefones de terceiros podem ser ressarcido mediante recibo junto com a conta paga; Reembolsos devem ser pagos mediante recibo com os dados da organização e da pessoa juntando os documentos fiscais válidos; Tíquete de estacionamento: não vale o documento de saída e sim um cupom fiscal; Recibo de táxi sem rasura, com destino e dados do carro; Passagens aéreas devem estar acompanhadas do cartão de embarque.

16 Ordenação dos Documentos Despesas feitas antes da obtenção dos recursos não são válidas para alguns patrocinadores ou ógãos públicos Observe o prazo final do contrato de patrocínio Observe o prazo final de execução e captação Documentos fiscais : de acordo com cada tipo de pagamento

17 Documentos Fiscais Sempre observe em uma Nota Fiscal os seguintes itens: A data de emissão tem que ser anterior a data do cheque e nunca posterior a data de compensação do cheque no banco; Verifique a data limite da emissão e/ou prazo de validade da Nota Fiscal; Ausência de rasuras; Nome do projeto e contrato ou identificação do patrocínio.

18 Documentos Fiscais Pagamento aos índios Pagamento aos analfabetos e menores Pagamento dos sócios - também exerça função Equipamentos e materiais da proponente ou responsável Idoneidade do fornecedor Captação de recursos - pela proponente Captação de recursos - terceiros Taxa de administração

19 Documentos Fiscais Nota fiscal com observação de impostos devem ser retidos; DARF S de retenção de impostos devem ser pagos com os recursos do patrocínio; FGTS, INSS e rescisão de contrato de trabalho, podem desde que estejam previsto no orçamento e os profissionais tenham trabalhado no projeto; Recibo de prestação de serviço, aluguel e afins, verifique a retenção de IR e INSS.

20 Documentos Fiscais A discriminação do serviço tem que ser clara e compatível com o orçamento; Tem que constar na descrição o projeto; nome do Tem que constar o nome da empresa, cnpj e endereço completo igual ao que está no contrato. IDEAL TER UM CARIMBO OU INFORMAÇÃO RECEBEMOS ou PAGO.

21 ITENS QUE NÃO PODEM SER PAGOS PELO PATROCÍNIO Multa de carro, colégio de filhos, cursos e correlatos não podem ser pagos; Multa, juros, IOF, tarifa de devolução de cheques e tarifa cheque superior e inferior devem ser pagos com recursos próprios; Despesas não previstas e não autorizadas.

22 Tipos de Nota Fiscal Serviço Mercadoria Cupom Fiscal Avulsa Outras moedas

23 Nota de Serviço Verifique se a localidade do prestador de serviço não está obrigada a emitir a Nota Fiscal eletrônica.

24 Nota de Serviço

25 Nota de Serviço

26 Documentos Fiscais CORRETO SERVIÇO R$ 100,00 ISS R$ 5,00 INCLUSO TOTAL R$ 100,00 INCORRETO SERVIÇO R$ 100,00 ISS R$ 5,00 TOTAL R$ 105,00 Obs: ISS DEVERÁ ESTAR INCLUSO NO SERVIÇO, NÃO ACRESCIDO

27 Notas de Gasolina

28 Notas de Alimentação

29 Cupom Fiscal

30 Cupom Fiscal

31 Documentos Fiscais Sempre observe em um cupom fiscal: Se consta o nome da empresa, CNPJ e endereço do emitente; Se o serviço, o produto ou mercadoria está especificado corretamente: Exemplo: código 01 R$ 12,00 não vale. Solicite ao emitente um recibo ou NF válida.

32 Nota Fiscal Avulsa transporte de mercadoria ou bem, realizado pelo próprio emitente ou por transportador por ele contratado; na liberação de mercadoria ou bem apreendido pelo Fisco; na saída de mercadoria ou bem decorrente de arrematação em processo de inventário, falência, liquidação ou dissolução de sociedade; na saída de mercadoria ou bem de depósito público; no retorno, ao Estado de origem, de mercadoria transferida para a venda ou demonstração em feira, exposição ou similar; na arrematação em leilão ou na aquisição em concorrência promovida pelo poder público, no caso de mercadoria ou bem importado e apreendido ou abandonado; de móveis e utensílios pertencentes a não-contribuinte, realizado em decorrência de mudança. Artigo 36 e 37, do Livro VI, alterada pelo Decreto Estadual n.º /2001, vigente a partir de RJ

33 Nota Fiscal Avulsa

34 Nota em outra moeda Utilize o câmbio oficial para a conversão ou a da compra de moeda estrangeira; As despesas podem ser pagas com cartão da empresa ou do sócio, desde que a Nota/Invoice esteja no nome da proponente; A despesa tem que estar prevista no orçamento; Verifique a legislação específica do projeto.

35 Nota em outra moeda

36 Modelo NF Procedimento de emissão de Nota Fiscal

37 Procedimento de emissão de Nota Fiscal Modelo NF

38 Modelo NF Procedimento de emissão de Nota Fiscal

39 Documentos não aceitos Nota; Nota de Venda; Nota de Balcão; Orçamento; Pedido; Nota de Compra/Serviços; Ticket de máquina registradora; Outros sem valor fiscal; Depósito não acompanhado de um documento fiscal válido.

40 Peculiaridades Conta bancária: outros recursos não podem ser misturados; Geralmente são duas: captação e movimento; Primordial o extrato inicial estar zerado e o final também; Verifique as inconsistências dos saldos entre um extrato e outro; Crie uma planilha eletrônica de verificação do extrato bancário, para sanar as dúvidas.

41 Peculiaridades O saldo do projeto tem que ser ressarcido ao órgão ou patrocinador, verifique a forma correta; Encerrar a conta bancária após o término do projeto; A contabilidade tem que espelhar a prestação de contas enviada;

42 Procedimentos Internos Cheques diferentes mesma nota fiscal Pagamentos diversos cheque caixa Caixa pequenos valores Evitar cheques caixa altos valores Cheque nota fiscal Filtragem dos documentos Controlar os recebimentos e despesas

43 Procedimentos Internos Confira sempre os extratos bancários; Coerência com a solicitação; Relatórios coerência e objetividade; Manter histórico do projeto; Faça um controle orçamentário; Faça um fluxo de caixa.

44 Procedimentos Internos NÃO MISTURAR DINHEIROS INCENTIVO COLOCAR CARIMBO DE RECEBIMENTO TER DOCUMENTO DE QUITAÇÃO IDEAL TER NAS NOTAS FISCAIS CARIMBO: PROJETO: XXXXXX NÚMERO: RECURSOS: XXXX ITEM DO ORÇAMENTO: XXX

45 Recomendações Guardar os documentos de forma organizada por ordem de data ou emissão de cheque ou ordem bancária; Colar em uma folha de rascunho ou branca as pequenas notas fiscais e os cupons fiscais; Guardar com cuidado e em ordem os extratos bancários; Recursos podem ser aplicados em poupança; Os rendimentos financeiros devem ser utilizados no projeto, mediante autorização ou nos itens já previstos no orçamento. O relatório de execução financeira deverá ser feito no modelo fornecido pela patrocinador ou da lei de incentivo.

46 Contabilidade Escrituração dos documentos fiscais Programas contábeis prestação de contas Conhecer o projeto Legislação Montagem da prestação de contas

47 Exemplo de PC 2011\PC_Modelo.xls

48 Nos tempos de hoje, em arte, o que aparece tem mais importância do que o que não aparece; a superfície vale mais do que o fundo. Joaquim Nabuco

49 Obrigada!!!! Sandra Helena Pedroso (21)