Prestação de contas Terceiro Setor e Cultura. Profª. Msc Sandra Helena Pedroso Fevereiro/2012

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1 Prestação de contas Terceiro Setor e Cultura Profª. Msc Sandra Helena Pedroso Fevereiro/2012

2 Résumé Mestre em Sistema de Gestão de Projetos com foco em Responsabilidade Social pela UFF e bacharel em Ciências Contábeis. Diretora do Ateliê de Cultura e do Instituto Pro3. Coordenadora de Certificação da Lei de Incentivo à Cultura do Estado do Rio de Janeiro. Nos últimos 30 anos exerceu diversas funções na área cultural e no cinema. Atualmente atua como professora de Gestão Financeira na pós-graduação de Produção Cultural da UCAM. E como consultora em Gestão de Projetos em diversas empresas. É do grupo de trabalho da ABCR-Rio.

3 Tópicos Terceiro Setor Projeto Programa/Portfólio Ciclo de projeto Elaboração de projeto Aspectos trabalhistas Formas de contratação Plano de trabalho Contabilidade Prestação de contas Documentos fiscais Procedimentos

4 União rejeita convênios por falta de qualidade técnica O Globo 23/02/12 pág. 3 O prefeito de Patos, Sílvio Joséda Silva (PMDB), de 46 anos, éum agricultor também com ensino médio e não tem engenheiros, administradores ou arquitetos entre seus assessores e funcionários. -Quando quero um projeto para captar recursos, contrato um contador, e enviamos para Brasília. Mas tem muita burocracia para liberar a verba -conta Sílvio José.

5 O que éo Terceiro Setor? ELEMENTOS DEFINIDORES DESCRIÇÃO Foco Bem-estar público - Interesse comum Questões centrais Entidades participantes Nível de atuação Tipos de ações Pobreza, desigualdade e exclusão social Empresas privadas, Estado, ONG s e sociedade civil Comunitário e de base Ações de caráter público e privado, associativas e voluntaristas.

6 Estado Setor Privado Fundações, Institutos Empresariais Sindicato Terceiro Setor Associações, Fundações, Clubes Recreativos, Instituições Filantrópicas, Organizações Comunitárias, ONGs, etc. Organizações Paraestatais Ex. Sistema S Fonte: Albuquerque (2006, p.40)

7 Terminologia do Terceiro Setor: a) Sociedades b) Associações c) Fundações d) Partidos Políticos e) Organizações Religiosas

8 ENTIDADES DO TERCEIRO SETOR Organizações privadas sem fins lucrativos, voluntárias, organizadas em cooperativas, associações, fundações, institutos, instituições filantrópicas, entidades de assistência social, ONGs e OSCIPs, que têm em comum:»sem finalidade lucrativa;»atendimento a fins públicos e sociais;»principais fontes de receitas: doações, subvenções e contribuições

9 Diferenças entre as associações e as fundações Associações Fundações fins próprios (dos associados) fins alteráveis patrimônio:»vai se formando»só instrumento deliberações livres órgãos dominantes fins alheios (do instituidor) fins imutáveis patrimônio:»fornecido pelo instituidor»essencial deliberações delimitadas pelo instituidor e fiscalizadas pelo Ministério Público órgãos servientes

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11 Definições

12 Projeto? O que é?» Éa materialização de uma idéia ou sonho com início e fim determinado.» Éum conjunto de atividades ou medidas planejadas para serem executadas dentro de uma área de atuação pré-definida, com recursos específicos, em um prazo de tempo limitado e com a finalidade de alcançar determinados resultados e objetivos.

13 A NATUREZA DE UM PROJETO PROJETO ROTINAS CONTÍNUAS» Duração fixa» Perspectiva limitada» Objetivos precisos» Controle dominante» Resultados de planejamento previsíveis e precisos» Planejamento de longo prazo dominante» Flexibilidade de estratégias, táticas e utilizações de recursos» Decisões estruturadas, perspectiva ampla

14 14 O que é um Programa? Conjunto de projetos inter-relacionados que são gerenciados de forma coordenada, de modo a atingir objetivos ou resultados comuns. Exemplo: Programa de Vacinação Programa de Aceleração do Crescimento (PAC)

15 15 O que é Portfólio? Conjunto de programas e/ou projetos agrupados para facilitar o gerenciamento e o atendimento dos objetivos estratégicos do negócio. Exemplo: Programa Desenvolvimento e Cidadania, que pertence ao Portfólio de Projetos da Petrobras

16 16 Programa, Projeto e Subprojeto Programa Projeto 1 Projeto 2 Interesse Estratégico Objetivos Comuns Subprojeto A Subprojeto B Subprojeto C Subprojeto D Subdivisão Tática Subprojetos subdivisão do projeto em partes menores ou fases de modo a facilitar a execução, o monitoramento e o controle.

17 17 Portfólio, Programas e Projetos Subprojeto: geralmente utilizado em projetos muito grandes subconjunto de um projeto técnica de gerenciamento de projetos Exemplo: Projeto: Implantação de Oficina de Arte Subprojeto: Feirinha de Arte

18 A NATU REZA DE UM PROJE TO Conceito Objetivos e plano mestre Fase conceitual Proposta inicial Estudo de viabilidade e risco Fase de planejamento Plano de Exame dos atividade e contratos de de recursos recursos Aceitação Seqüência típica de eventos durante o ciclo de vida do projeto Monitoração e controle da implementação Fase de conclusão Entrega Fase de implementação Avaliação e acompanha mento Análise e revisão do projeto Conclusão

19 Fonte: CICLO DE VIDA DE PROJETOS SOCIAIS - Eduardo Marino

20 Elaboração de Projeto

21 IDÉIA FORMA A forma global do produto ou serviço PROPÓSITO A necessidade que o produto ou serviço deve satisfazer FUNÇÃO A maneira como o produto ou serviço funciona BENEFÍCIOS As vantagens que o produto ou serviço trará aos consumidores PRODUÇÃO CUSTOS CONCEITO

22 » Apresentação éonde devemos fazer um breve resumo do projeto, com no máximo cinco linhas;» Histórico-uma breve informação de quem está propondo o projeto, que deve ter no máximo 20 linhas;» Objeto produto final;

23 Objetivo Devem ser expostos de maneira clara e sucinta e expressar o(s) resultado(s) que se pretende atingir, o(s) produto(s) final(is) a ser(em) alcançado(s), período e local da realização.

24 » Objetivo Específico são as ações que serão executadas para alcançarmos o objetivo;» Público alvo para quem e quantas pessoas farão uso ou se beneficiarão deste projeto, tanto diretamente quanto indiretamente;

25 » Justificativa razão pelo qual se propõe a ação, o porquê e qual o benefício que este projeto causará para o público alvo. Devemos informar e qualificar por que razão e em função de que o projeto deve ser realizado/patrocinado;» Acessibilidade como as pessoas com deficiências, idosos e estudantes serão atendidos;

26 » Democratização de acesso -medidas que promovam o acesso e fruição dos produtos gerados pelo projeto;» Impacto Ambiental de que forma o projeto vai minimizar o impacto causado, seja de lixo ou poluição sonora, visual e/ou etc;» Local de Realização onde o projeto serárealizado;

27 » Estratégias com base na idéia, efetue uma pesquisa prévia com os beneficiários para avaliar a pertinência do projeto. Feito isso, desenvolva a concepção e o planejamento. A concepção éa viabilidade técnica e financeira, os riscos e os resultados. Planejamento é como seráa estrutura organizacional, os resultados esperados e as atividades necessárias para atingir o objetivo proposto;

28 » Metodologia-de que forma, método e maneiras o projeto será utilizado para atingir o objetivo;» Recursos humanos quantos e quem são os profissionais envolvidos;» Recursos materiais quais os materiais são necessários para realizar as atividades e com isso atingir o objetivo;» Equipamentos quais serão necessários para atingir o objetivo;

29 » Cronograma como as atividades serão realizadas, em que ordem essas ações irão acontecer e quanto tempo énecessário para desenvolver cada uma delas;» Orçamento qual o custo de cada atividade, recurso humano envolvido, materiais a serem utilizados, espaço físico, equipamentos e etc.

30 Conceitos Gerais Empregador / Empregador equiparado Aspectos trabalhistas Relação de Emprego: a) pessoalidade b) habitualidade c) subordinação hierárquica d) remuneração Equiparação: trabalho igual = salário igual Prescrição dos créditos trabalhistas: 5 anos, atéo limite de 2 anos após a extinção do contrato Jornada de Trabalho: a) máximo de 08 horas diárias b) máximo de 44 horas semanais c) tolerância de atraso de 15 minutos d) exclui o deslocamento casa-trabalho

31 Conceitos Gerais Horas-Extras: a) máximo de duas horas por dia b) acrescidas de 50% sobre a hora normal Períodos de descanso: a) mínimo de 11 horas entre jornadas b) 24 horas semanais c) 1h de almoço em jornadas maiores 6 h d) 15 minutos em jornadas entre 4 e 6 h. e) 10 minutos, a cada 90 minutos de trabalho, para pessoal de digitação etc. Trabalho Noturno: a) éo que ocorre entre 22:00 e 5:00 b) a hora noturna tem duração de c) a hora noturna éacrescida de 20% ao valor da hora diurna

32 Conceitos Gerais Férias: a) período aquisitivo = 12 meses; b) período de gozo = 12 meses subseqüentes; c) quem determina o período de gozo éo empregador; d) férias de 30 dias (até5 faltas), 24 dias (6 a 14 faltas), 18 dias (15 a 23 faltas) e 12 dias (24 a 32 faltas); e) não são consideradas faltas: 2 dias por falecimento de cônjuge, ascendente, descendente e irmão; 3 dias por casamento; 5 dias por nascimento de filho; 1 dia por ano para doação de sangue; 2 dias para alistamento eleitoral; durante o serviço militar; durante provas de vestibular; quando for intimado à audiências judiciais; na licença maternidade ou na licença aborto; acidente de trabalho; prisão preventiva f) durante as férias a remuneração seráacrescida de abono de 1/3 sobre o salário base; g) o empregado pode vender 1/3 das férias.

33 As diversas formas de contratação:» Prazo Indeterminado com vínculo empregatício (CLT artigo 442 e seguintes);» Prazo Determinado com vínculo empregatício (CLT 443)» Contrato de Experiência (CLT 443);» Novo Contrato de Prazo Determinado (Lei 9.601/98 e Decreto 2.490/98);» Contrato de Aprendizagem (CLT 428);» Contrato a Tempo Parcial (Medida Provisória / CLT 58-A);» Trabalho Temporário (Lei 6.019/74 + Decreto /74);» Estagiários (Lei 6.494/77 + Decreto /82);» Autônomos / Prestador de Serviços (Código Civil);» Trabalho Voluntário (Lei 9.608/98);» Lei dos Artistas e técnicos (Lei 6533/78).

34 Possibilidade de Remuneração de Dirigentes» Estatutários» Reembolso de Despesas» Diárias de Viagem» Ajuda de Custo

35 Recursos Descrição % 1 Atividades propostas 60 a 70% 2 Administrativa, jurídico e contábil 10 a 15% 3 Divulgação 20 a 30% 4 Captação e elaboração 5 a 10%

36 Exemplos de unidades»combustível litros»serviço eventual serviço»alimentação refeição»serviço fixo mês/hora/semana»serviço único projeto/serviço»material unidade

37 » Parcerias quem serão as empresas ou pessoas que jáestão envolvidas ou comprometidas com o processo ou projeto, que de alguma maneira irão colaborar financeiramente ou com o fornecimento de material ou serviço;

38 » Divulgação quais as ações, os materiais publicitários e as mídias que serão utilizadas para que o público alvo conheça o projeto. Lembre-se de informar quais as ações a serem executadas ou que ações a serem realizadas possibilitarão obter mídia espontânea;» Contrapartida -recursos próprios do convenente a serem alocados no projeto. Ou ainda visibilidade à marca entre outras vantagens oferecidas ao patrocinador.

39 Nomenclaturas» Plano de Trabalho: Éum instrumento programático e integrante do termo de convênio a ser celebrado;» Termo de Convênio: instrumento pelo qual se dáa formalização e a consecução de um determinado objeto;» Termo de Parceria: instrumento destinado àformação de vinculo de cooperação entre o Poder público e as OSCIPs;» SICONV: Sistema de Gestão de Convênios e Contratos de Repasse;» Convenente/Proponente: é aquele que propõe o projeto;» Concedente: éo órgão responsável pela transferência dos recursos.

40 Modelo de Plano de Trabalho» F:\Beckup_Aulas\Sindicato\plano de trabalho preenchido.doc» F:\Beckup_Aulas\Sindicato\planotrabalho.doc» F:\Beckup_Aulas\Sindicato\modelo plano de trabalho mda.xls

41 Contabilidade

42 Reflexão Max Bialystock(NathanLane) éum produtor teatral astuto, que tem Leo Bloom (Matthew Broderick) como contador. Um dia Leo surge com o plano perfeito para conseguir muito dinheiro: arrecadar muito mais do que o necessário para produzir um show para a Broadway, que seja de antemão um fracasso garantido. A idéia éque, por ser um fracasso, ninguém espere receber algo, o que permitiria que Max e Leo embolsassem a diferença. A dupla segue o plano, iniciando a busca pela pior peça teatral jáescrita. A escolhida éo musical "Primavera para Hitler", escrito por Franz Liebkind(Will Ferrell), que éproduzida. Mas, para a surpresa de Max e Leo, a peça se torna um estrondoso sucesso.

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44 » Gasto: são todas as ocorrências de pagamentos ou recebimentos.» Custo: são os gastos que não dizem respeito a investimentos. São os gastos efetuados para nascer os produtos.

45 » Investimento: são os gastos efetuados em ativos ou despesas e custos que serão patrimônio.» Pagamento: são os atos financeiros de pagar um serviço ou mercadoria.» Insumo: é a combinação de fatores de produção necessários para produzir um serviço ou um bem.

46 » Perdas: são fatos que fogem a normalidade.» Déficit: é o resultado negativo de uma transação. É o resultado negativo da receita menos a despesa.» Superávit: é o resultado positivo de uma transação. É o resultado positivo da receita menos a despesa.

47 Despesas» Capital: adquirir ativos reais, executar obras, comprar instalações, equipamentos e material permanente;» Custeio: prestação de serviços e àmanutenção da administração.» Corrente: manutenção de equipamentos e funcionamento da entidade.

48 Contrapartidas»Parcela financeira ou não do projeto;»despesas mensuráveis;» Especifique;»Avalie o valor;»entra na prestação de contas.

49 » Escrituração dos documentos fiscais» Programas contábeis prestação de contas» Conhecer o projeto» Legislação» Montagem da prestação de contas

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51 Artigo 70 da Constituição Federal A fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial da União e das entidades da administração direta e indireta, quanto à legalidade, legitimidade, economicidade, aplicação das subvenções e renúncia de receitas, será exercida pelo Congresso Nacional, mediante controle externo, e pelo sistema de controle interno de cada Poder. Base Legal Parágrafo único. Prestará contas qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária.

52 Legislação» Instrução Normativa nº 01/1997 STN» Lei 8.666/1993» Acórdão do TCU» Súmulas do TCU» Orientações do órgão ordenador da despesa

53 IN nº01/1997 Art. 21 Obrigatoriedade da prestação de contas:» 2ºConvênio com 3 parcelas, obrigatoriedade de prestação de contas parcial;» 3ºConvênio com 2 parcelas, obrigatoriedade de prestação de contas no final;» 6ºOs recursos não utilizados deverão ser devolvidos.

54 IN nº01/1997» Art. 28 5ºdeveráser entregue até60 dias após o término do convênio.» Art. 30 -As despesas serão comprovadas mediante documentos originais fiscais e quaisquer outros documentos comprobatórios emitidos em nome do convenente devidamente identificados com referência ao título e número do convênio.» Art anos para verificação da prestação de contas;

55 Prestação de contas, éum relatório de avaliação de um projeto, ou seja, éum demonstrativo financeiro que demonstra e compara o previsto e o realizado de um projeto

56 Reflexão: Lazer na Periferia: Um olhar a partir das margens... a sociedade civil se organiza em redes para a troca de informações, articulação institucional e política e para a implementação de projetos comuns.... Mas sim em direcionar a elaboração, o monitoramento e a avaliação, que compreendam tais processos como etapas subsequentesdestinadas àdefinição de metas, acompanhamento do cronograma, do fluxo de caixa e checagem dos resultados. Não apenas com vistas àcaptação de recursos e posterior prestação de contas junto aos financiadores, mas como práticas adequadas ao aperfeiçoamento do modelo de tomada de decisão na gestão dos insumos que compreende o projeto.

57 A prestação de contas faz parte da transparência e do accountabilityde uma gestão. Nakagawa define o termo "accountability" como sendo a obrigação de se prestar contas dos resultados obtidos, em função das responsabilidades que decorrem de uma delegação de poderes.

58 Tipos (a) funcional relativas a relatórios financeiros, uso de recursos, eficiência, lisura; (b) estratégicas, relacionadas com seu impacto e sua performance, a médio prazo. É a accountability de desempenho. Leilah Landim (2006/2007) apud (a) Koslisnski(2007) (b) Edwards, M. & Hulme, D BeyondtheMagic Bullet: NGO performance and accountability in the post-cold war world. Hartford, Conn.: Kumarian Press.

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60 Itens que podem ser pagos com os Recursos recebidos Todas as despesas previstas no orçamento; Reembolsos devem ser pagos mediante recibo com os dados da organização e da pessoa juntando os documentos fiscais válidos; Tíquete de estacionamento: não vale o documento de saída e sim um cupom fiscal; Recibo de táxi sem rasura, com destino e dados do carro; Passagens aéreas devem estar acompanhadas do cartão de embarque.

61 Ordenação dos Documentos Despesas feitas antes da obtenção dos recursos não são válidas para alguns patrocinadores ou órgãos públicos; Observe o prazo final do contrato; Observe o prazo final de execução e captação; Documentos fiscais : de acordo com cada tipo de pagamento.

62 Sempre observe em uma Nota Fiscal os seguintes itens:»a data de emissão tem que ser anterior a data do cheque e nunca posterior a data de compensação do cheque no banco;»verifique a data limite da emissão e/ou prazo de validade da Nota Fiscal;»Ausência de rasuras; Documentos Fiscais»Nome do projeto e contrato ou identificação do patrocínio.

63 Documentos Fiscais» A discriminação do serviço tem que ser clara e compatível com o orçamento;» Tem que constar na descrição o nome do projeto;» Tem que constar o nome da empresa, CNPJ e endereço completo identico ao que está no contrato. IDEAL TER UM CARIMBO OU INFORMAÇÃO RECEBEMOS ou PAGO.

64 Tipos de Nota Fiscal» Serviço» Mercadoria» Cupom Fiscal» Avulsa» Outras moedas

65 Nota de Serviço Verifique se a localidade do prestador de serviço não está obrigada a emitir a Nota Fiscal eletrônica.

66 Nota de Serviço

67 CORRETO SERVIÇO R$ 100,00 ISS R$ 5,00 INCLUSO TOTAL R$ 100,00 INCORRETO SERVIÇO R$ 100,00 ISS R$ 5,00 TOTAL R$ 105,00 Obs: ISS deveráestar incluso no serviço, não acrescido

68 Notas de Gasolina

69 Notas de Alimentação

70 Estes cupons não são válidos

71 Cupom Fiscal

72 Sempre observe em um cupom fiscal: Documentos Fiscais»Se consta o nome da empresa, CNPJ e endereço do emitente;»se o serviço, o produto ou mercadoria está especificado corretamente: Exemplo: código 01 - R$ 12,00 não vale. Solicite ao emitente uma NF válida.

73 Nota Fiscal Avulsa transporte de mercadoria ou bem, realizado pelo próprio emitente ou por transportador por ele contratado; na liberação de mercadoria ou bem apreendido pelo Fisco; na saída de mercadoria ou bem decorrente de arrematação em processo de inventário, falência, liquidação ou dissolução de sociedade; na saída de mercadoria ou bem de depósito público; no retorno, ao Estado de origem, de mercadoria transferida para a venda ou demonstração em feira, exposição ou similar; na arrematação em leilão ou na aquisição em concorrência promovida pelo poder público, no caso de mercadoria ou bem importado e apreendido ou abandonado; de móveis e utensílios pertencentes a não-contribuinte, realizado em decorrência de mudança. Artigo 36 e 37, do Livro VI, alterada pelo Decreto Estadual n.º /2001, vigente a partir de RJ

74 Nota Fiscal Avulsa

75 » Utilize o câmbio oficial para a conversão ou a da compra de moeda estrangeira;» As despesas podem ser pagas com cartão da empresa ou do sócio, desde que a Nota/Invoice esteja no nome da proponente;» A despesa tem que estar prevista no orçamento;» Verifique a legislação específica do projeto.

76 Nota em outra moeda

77 Procedimento de emissão de Nota Fiscal Modelo NF

78 Procedimento de emissão de Nota Fiscal Modelo NF

79 Procedimento de emissão de Nota Fiscal Modelo NF

80 » Nota;» Nota de Venda;» Nota de Balcão;» Orçamento;» Pedido;» Nota de Compra/Serviços;» Ticket de máquina registradora;» Outros sem valor fiscal;» Depósito não acompanhado de um documento fiscal válido.

81 Advertência As Notas Fiscais devem vir acompanhadas de: Certidão do INSS; Certidão do FGTS; Certidão da Receita Federal Todos os pagamentos devem ser feitos preferencialmente por DOC ou TED.

82 »Conta bancária: outros recursos não podem ser misturados;» Geralmente são duas: captação e movimento;» Primordial o extrato inicial estar zerado e o final também; m;» Verifique as inconsistências dos saldos entre um extrato e outro;» Crie uma planilha eletrônica de verificação do extrato bancário, para sanar as dúvidas. d

83 » O saldo do projeto tem que ser ressarcido ao órgão ou patrocinador, verifique a forma correta;» Encerrar a conta bancária após o término do projeto;» A contabilidade tem que espelhar a prestação de contas enviada.

84 Procedimentos Internos Cheques diferentes mesma nota fiscal; Pagamentos diversos cheque caixa; Caixa pequenos valores; Evitar cheques caixa altos valores; Cheque nota fiscal; Filtragem dos documentos; Controlar os recebimentos e despesas.

85 Procedimentos Internos» Confira sempre os extratos bancários;» Coerência com a solicitação;» Relatórios coerência e objetividade;» Manter histórico do projeto;» Faça um controle orçamentário;» Faça um fluxo de caixa.

86 » Guardar os documentos de forma organizada por ordem de data ou emissão de cheque ou ordem bancária;» Colar em uma folha de rascunho ou branca as pequenas notas fiscais e os cupons fiscais;» Guardar com cuidado e em ordem os extratos bancários;» Recursos podem ser aplicados em poupança;» Os rendimentos financeiros devem ser utilizados no projeto, mediante autorização ou nos itens já previstos no orçamento.» O relatório de execução financeira deverá ser feito no modelo fornecido pela patrocinador ou da lei de incentivo.

87 Avaliação de Projetos 87

88 88 Desempenho Eficaz e eficiente Eficaz, mas ineficiente Eficiente, mas ineficaz Ineficaz e ineficiente Avaliação Objetivos propostos atingidos com os recursos disponíveis Objetivos alcançados com maior consumo de recursos Recursos de acordo com o estabelecido e os objetivos não foram alcançados Os objetivos não foram alcançados e consumo de recursos maior do que o previsto

89 PC_Modelo.xls formul pc_minc.xls Relatório de despesas1.xls CHEQUE LIST PRESTACAO DE CONTAS.doc

90 Nos tempos de hoje, em arte, o que aparece tem mais importância do que o que não aparece; a superfície vale mais do que o fundo. Joaquim Nabuco

91 91 Obrigada! Dúvidas? (21)