ATRIBUIÇÕES UNIDADES ORGANIZACIONAS RESUMO

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1 ATRIBUIÇÕES UNIDADES ORGANIZACIONAS RESUMO Na medida em que uma organização cresce se torna cada vez mais complexa, é necessário lançar mão de ferramentas que simplifiquem o trabalho realizado para o alcance dos objetivos. Sendo assim se faz necessário delinear as atribuições das unidades organizacionais, que representam um a forma de consolidar e representar todas as responsabilidades da organização. Para que essas atribuições sejam realizadas com sucesso é importante que a organização esteja em perfeito equilíbrio de especialização, para que não haja problemas de motivação dos funcionários e de coordenação das atividades da empresa. Podemos afirmar que para haver uma especialização do trabalho é mais interessante começar dos níveis hierárquicos mais baixos pois isso pode levar a maior rapidez e qualidade na realização dos trabalhos. Quando há um aumento na complexidade e especialização no desenvolvimento das tarefas dentro da organização é indispensável um planejamento simples e prático para que o mesmo se torne eficiente, para tanto pode se fazer uso de um manual de organização. Se faz necessário a atuação de um comitê ou comissões multidisciplinares, para que por meio de discussão organizada cheguem a uma opinião a respeito do assunto estabelecido que através dos debates seja a mais adequada para a realidade da empresa. Já na distribuição de tarefas analisa-se a repartição entre os membros da unidade. Essa análise é de grande responsabilidade para que haja eficiência e eficácia na execução das atividades ou tarefas. Para obter esta eficiência aplica-se uma listagem das tarefas individuais que consiste em descrever todas as tarefas que cada funcionário executa indicando assim o volume e tempo que elas levam para ser executadas. Após esta listagem individual aplica-se a das atividades de cada unidade organizacional, com a identificação das tarefas de cada funcionário, realizase o processo para agrupamento das atividades nas quais serão relacionadas em uma lista mediante sua ordem de importância para a unidade organizacional. Concluído os estudos das listagens a organização tem uma visão global de todas as tarefas executadas em cada unidade e pode assim verificar a capacitação profissional dos funcionários esta sendo eficientemente utilizada, verificar também se há equilíbrio no volume de trabalho executado pelos funcionários entre outros. Com um manual de organização bem elaborado e um estudo aprofundado da distribuição das tarefas entre as unidades; um comitê bem estruturado terá condições de atingir suas metas e objetivos de maneira eficiente, eficaz e efetiva.

2 QUADROS MODELO DE FICHA DE FUNÇÕES... 8 MODELO DE QUADRO DE COMPETÊNCIAS QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DE TAREFAS QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DE TAREFAS QUADRO DE DIDTRIBUIÇÃO DE TAREFAS QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DE TAREFAS - DEFINITIVO... 20

3 SUMÁRIO INTRODUÇÃO ESPECIALIZAÇÃO VANTAGENS DESVANTAGENS FIQUE ATENTO MANUAL DE ORGANIZAÇÃO VANTAGENS DESVANTAGENS CONSTITUIÇÃO DO MANUAL FICHA DE FUNÇÕES QUADRO DE COMPETÊNCIA COMITÊS/ COMISSÕES VANTAGENS DESVANTAGENS FAVORÁVEIS DESFAVORÁVEIS SUGESTÕES PARA O USO EFICAZ DAS COMISSÕES CLASSIFICAÇÃO DO COMITÊ ESTRUTURAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DOS TRABALHOS QDT (Quadro de distribuição do trabalho) CONCLUSÃO BIBLIOGRAFIA... 22

4 INTRODUÇÃO As atribuições das unidades organizacionais representam uma forma de consolidar e representar formalmente todas as responsabilidades da unidade considerada. Pelo principio da maior predominância, ( autoridade, comunicações e decisões) em menor escala é válido para todos os outros componentes de estrutura organizacional As atribuições das unidades organizacionais têm como base a especialização do trabalho. A especialização refere-se ao maior conhecimento dos diversos e diferentes aspectos que determinado trabalho exige para ser executado. Deve-se buscar o equilíbrio de especialização do trabalho na estrutura organizacional para evitar problemas de motivação dos funcionários e de coordenação das atividades da empresa. 4

5 1. ESPECIALIZAÇÃO As atribuições das unidades organizacionais têm como base a especialização do trabalho. A especialização refere-se ao maior conhecimento dos diversos e diferentes aspectos que determinado trabalho exige para ser executado. Deve-se buscar o equilíbrio de especialização do trabalho na estrutura organizacional para evitar problemas de motivação dos funcionários e de coordenação das atividades da empresa. 1.1 VANTAGENS Maior qualidade de trabalho. Maior eficiência (o indivíduo faz mais vezes o trabalho). Maior facilidade de treinar os funcionários. Mais barato operacionalizar as atividades. 1.2 DESVANTAGENS Funcionário perde a visão do conjunto. Pode provocar desmotivação para os vários funcionários da empresa. Maior dependência entre as várias unidades organizacionais. Na falta de um funcionário pode provocar problemas nas etapas posteriores. Menor flexibilidade pela maior rigidez de alocação das atividades. 1.3 FIQUE ATENTO Nas tarefas de rotinas, as vantagens de divisão do trabalho assumem peso maior. Nas tarefas de inovação, as desvantagens da divisão de trabalho assumem peso maior. 5

6 2. MANUAL DE ORGANIZAÇÃO As informações sobre a estrutura organizacional, contemplando suas atividades, as funções a serem desempenhadas, as atribuições de cada unidade organizacional e dos respectivos gerentes destas unidades, bem como o organograma da estrutura com a posição de cada unidade organizacional, são organizados em um documento intitulado Manual de Organização. Apesar de ser um documento escrito e formal da empresa o Manual de Organização deve ser entendido como um documento dinâmico, sendo alterado sempre que alguma modificação ocorrer na estrutura ou nas atribuições das unidades organizacionais, garantindo assim fidelidade com o que está de fato acontecendo no dia a dia da empresa. Este manual demonstra o plano organizacional da empresa, ou seja como ela está organizada para alcançar seus objetivos empresariais. 2.1 VANTAGENS durante a sua elaboração, fornecem oportunidade de considerar de um ponto de vista objetivo e crítico, os esquemas organizacionais; são úteis como recursos para treinamento; e servem de ponto de vista oficial e decisivo sobre quaisquer problemas de organização da empresa 2.2 DESVANTAGENS são, geralmente, difíceis de alterar; podem provocar atritos e disputas; são limitados quanto a determinadas informações. 6

7 3. CONSTITUIÇÃO DO MANUAL a) considerações gerais sobre a empresa em questão; b) Fichas de funções contendo posição hierárquica de cada unidade organizacional, sua finalidade e suas atribuições específicas (da unidade como um todo e do gerente em particular); c) Quadro de competência indicando os níveis de autoridade e responsabilidade dos titulares das diversas unidades organizacionais; d) Comitês que se constituirão na empresa, com suas finalidades, membros e freqüência de reuniões; e) Relação dos titulares dos órgãos, centros de custos e siglas de cada unidade organizacional. f) Organograma que, representando graficamente a estrutura organizacional, indica as diversas unidades, suas posições na estrutura e suas ligações com as demais unidades. 7

8 4. FICHA DE FUNÇÕES São apresentadas todas as funções conjuntamente, na elaboração de um manual de organização, julga-se que esta é a melhor forma de apresentação. Representado na figura abaixo: MODELO DE FICHA DE FUNÇÕES Planos Ficha de funções Vigência / / Revisão / / N.º Folha Unidade Organizacional: Sigla: Centro de Custos Cargo: Superior imediato: Subordinados diretos: Ligações funcionais: Responsabilidade Básica: Funções: Relativas a planejamento: Relativas a organização: Relativas a direção: Relativas a pessoal: Relativas a controle: 8

9 5. QUADRO DE COMPETÊNCIA O quadro de competência tem por objetivo ilustrar o nível de autoridade e responsabilidade dos titulares dos cargos que compõem a estrutura organizacional da empresa, com vistas a obter agilidade, uniformidade e segurança no processo de tomada de decisões. O quadro de competência é o resultado da identificação de algumas decisões relevantes que devem ser tomadas no processo operacional da empresa e dos respectivos níveis de autoridade de cada chefe de unidade organizacional. No quadro de competência é considerado aspectos comerciais de uma empresa de transporte aéreo. Um quadro de competência pode ter as seguintes características: A Uma listagem de atividades, agrupadas segundo os assuntos ou áreas afins, tais como: atividades de recursos humanos, financeiras, administrativas, administração de materiais, comerciais, técnicas/ operacionais e gerais. Símbolos que identificam a vinculação de cada decisão a determinada espécie de autoridade, tais como: o Competência simples, relacionada a determinada pessoa ou área; o Competência comum a determinado nível hierárquico; e o Competência conjunta. Os níveis de autoridade previstos no quadro de competências devem ser definidos com base no critério de subordinação hierárquica estabelecida na estrutura organizacional da empresa. É importante esclarecer que as competências estabelecidas no quadro de competências tratam de níveis de autoridade mínimos exigidos para a tomada de decisões. Portanto, o funcionário da mesma estrutura linear, hierarquicamente superior aquele indicado no quadro, é igualmente competente para decidir pelo subordinado. Por outro lado, as competências poderão ser exigidas por autoridades da mesma área, hierarquicamente inferiores, desde que expressamente delegadas. Cabe ressaltar, contudo, que a delegação se refere exclusivamente a autoridade para a tomada de decisão, pois a responsabilidade, sendo inerente às funções, não será em nenhuma hipótese transferível ou delegável. 9

10 Dir. Folha Dir. de Mkt Ger. de Mkt Ger. de Tráfego Ger. de Base MODELO DE QUADRO DE COMPETÊNCIAS Competência comum a um determinado nível hierárquico Competência simples Competência conjunta Vigência _/_/_ Previsão _/_/_ COMERCIAIS 1. Estabelecer metas de vendas de passagens e carga por bases 2. Aprovar as diretrizes a serem adotadas na propaganda da empresa 3. Executar o programa anual de propaganda e promoções da empresa de acordo com as diretrizes aprovadas 4. Aprovar medidas para otimização do aproveitamento das linhas regulares da empresa 5. Aprovar alterações nas linhas regulares da empresa 6. Propor, para aprovação da Diretoria, serviço diferenciado de bordo 7. Representar a empresa em eventos inerentes a assuntos comerciais 8. Aprovar convênios comerciais, através de contratos, com outras empresas aéreas 9. Propor a celebração de contratos de agenciação de serviços de cargas e passagens 10. Aprovar contratos de agenciação de serviços de cargas e passagens 10

11 6. COMITÊS/ COMISSÕES Uma vez se disse que quem pode manda, quem sabe faz, quem não quer e/ou sabe mandar ou fazer forma grupo de trabalho. Não queremos neste trabalho nos preocuparmos com esta situação, mas apenas apresentar os aspectos básicos dos comitês ou comissões nas empresas. Comissão é um grupo de pessoas especificamente designadas para desempenhar determinado ato administrativo. Em outras palavras, é a reunião de várias pessoas para emitir, por meio de discussão organizada, uma opinião a respeito de um assunto previamente fixado, que, nascida dos debates seja mais acertada à conjuntura. Sobre a classificação dos comitês, há muita divergência de opiniões dos diversos autores. Apenas para fixar idéias, apresentam-se a seguir os três tipos mais difundidos: Coordenadores, a fim de reunir indivíduos representantes de determinadas funções, ou parte deles, com o propósito de assegurar o trabalho de cada função, conduzindo-as sobre bases condizentes e em harmonia com o trabalho das demais funções; Conselheiros, a fim de reunir determinados indivíduos que possam oferecer orientação especializada a um chefe que dela necessite; Educativos, a fim de constituir um meio de que se valha um chefe para manter sua equipe regularmente informada sobre acontecimentos e diretrizes que possam afetar os mesmos e ainda sobre as atividades de outros órgãos. Evidentemente, enquadrar um comitê em determinada classificação não é o que mais interessa; o essencial, qualquer que seja seu tipo, é que sejam definidas e claramente entendidas suas responsabilidades e atribuições, bem como haja, por parte de seus membros, o Maximo de colaboração e de boa vontade. Eles devem compreender sua finalidade de um comitê não é endossar essa ou aquela opinião individual, mas atingir um resultado que seja a soma dos pontos de vista individuais apresentados. Um resultado próprio é desenvolvido a partir do pensamento conjunto do comitê. A criação de um comitê e suas atribuições devem levar em consideração as vantagens e desvantagens decorrentes de seu uso. 11

12 6.1 VANTAGENS Julgamento colegiado Coordenação Cooperação na execução dos planos Treinamento dos membros 6.2 DESVANTAGENS Ação lenta e dispendiosa Responsabilidade dividida Perigo de solução de compromisso Com referência a suas vantagens e desvantagens e aspectos operacionais, foi apresentado uma serie de considerações que, mediante uma consolidação; 6.3 FAVORÁVEIS necessidade de grande variedade de informações para uma conclusão justa necessidade de vários julgamentos pessoais devido à importância do assunto necessidade de perfeita e completa compreensão para o êxito no cumprimento das decisões necessidade da coordenação de atividades de áreas que necessitam ser ajustadas freqüentemente 12

13 6.4 DESFAVORÁVEIS a rapidez é fator essencial a decisão não é de grande importância não se dispõe de pessoal qualificado o problema é mais de desempenho do que de decisão Funcionando como órgãos consultivos, deliberativos, de treinamento e de planejamento, os comitês são muito úteis; tanto maior é sua utilidade, quanto mais complexos são os problemas da empresa.nessas circunstancias, o comitê pode estar atuando como assessoria do organismo a que pertence SUGESTÕES PARA O USO EFICAZ DAS COMISSÕES definir com clareza os deveres e responsabilidades da comissão selecionar os membros, levando-se em consideração os deveres da comissão dar à comissão o necessário assessoramento estabelecer normas de ação rápida e eficiente designar um presidente adequado Normalmente, as empresas bastante descentralizadas ou com ramos de atividades muito diversificados e amplos sentem a necessidade de um setor que coordene a aplicação de suas diretrizes gerais; um órgão constantemente atento que concilie as variações do meio com as normas e políticas emanadas de alta administração. São assim criados os comitês que completam, harmonicamente, os serviços de direção e coordenação. 13

14 7. CLASSIFICAÇÃO DO COMITÊ Geralmente o comitê é constituído por um presidente, alguns membros e um secretário. Não existe regra fixa para a determinação do número de membros. coordenadores. no sentido de reunir representantes de determinadas funções. conselheiros. no sentido de reunir indivíduos que possam oferecer orientação especializada a um chefe que dela necessite. educativos. no sentido de constituir um meio para manter uma equipe regularmente informada sobre fatos e diretrizes. Para o uso eficaz das comissões é necessário definir com clareza os deveres e responsabilidades da comissão, selecionar os membros, levando-se em consideração os deveres da comissão, dar à comissão o necessário assessoramento, estabelecer normas de ação rápida e eficiente e designar um presidente adequado. As atribuições organizacionais tratam da especialização como uma forma de facilitar e tornar eficaz o trabalho rotineiro. 14

15 8. ESTRUTURAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DOS TRABALHOS A estruturação organizacional indica as atividades necessárias para o alcance dos objetivos da organização. Estas atividades são atribuídas a unidades organizacionais com autoridade e responsabilidade para executá-las de forma eficiente. O grau de formalismo dos padrões e condições de execução das atividades depende das políticas da empresa, da complexidade do assunto, da unidade organizacional em que é realizada e do nível hierárquico do seu executor. A estrutura formal engloba, as unidades organizacionais e suas relações, as pessoas que executam as atividades e o trabalho a ser executado, o qual sofre um processo de divisão que gera a especialização das atividades e dos profissionais envolvidos. As atividades e tarefas realizadas são distribuídas mediante critérios de natureza, similaridade e complementaridade. No estudo e distribuição dos trabalhos nas empresas são utilizadas a seguintes definições: Carga de trabalho: Volume de trabalho atribuído a uma unidade organizacional, durante uma unidade de tempo predisposta; Função: Conjunto de atividades convergentes e afins, que caracterizam as atribuições das unidades organizacionais e dos cargos, servindo, inclusive, como critério para departamentalização da empresa; Atividade: conjunto de tarefas necessárias à realização do trabalho atribuído às unidades organizacionais e aos cargos; Tarefa: agrupamento de operações interligadas mediante determinada ordem seqüencial, levando-se em consideração a subdivisão do trabalho entre os funcionários alocados em uma unidade; Operação: parte indivisível da execução de uma tarefa, podendo ser executada manualmente ou por intermédio de instrumentos, ferramentas, máquinas etc; Natureza da atividade: para alcance de seus objetivos, as empresas executam inúmeras atividades, necessárias ao atendimento de aspectos legais, de produção, financeiros, contábeis etc. Desse modo, 15

16 tais aspectos determinam a natureza das atividades, seja ela jurídica, financeira etc. Atividades complementares: quando as atividades representam uma relação antecedente versus subseqüente, funcionando como um complemento necessário da antecedente, para que o trabalho possa ser realizado. Atividades similares: quando a realização de duas ou mais tarefas obedecem ao mesmo procedimento de execução. O trabalho agora consiste em:dividir a empresa em áreas mediante critérios de departamentalização, determinar as atividades a serem executadas para alcance das metas e objetivos da organização, atribuir as atividades às áreas pertinentes, mediante critérios de natureza, similariadade e complementaridade. Feito isso, seguem três fases de análise de distribuição da carga de trabalho pelas unidades ou áreas da empresa: 1) Listagem das tarefas individuais Descrição mediante entrevistas e questionários de todas a s tarefas que cada funcionário executa, indicando tempo e volume total de trabalho executado. 2) Listagem das atividades de cada unidade organizacional Agrupamento das tarefas executadas por cada funcionário em atividades, obedecendo a sua ordem de importância para a unidade organizacional e, conseqüentemente para a empresa. As atividades que não forem enumeradas individualmente devido a sua pequena importância, podem ser agrupadas no item denominado diversos (no fim da lista). As atividades mais relevantes são as que normalmente qualificam as unidades organizacionais, caracterizando as funções atribuídas às mesmas e definindo a nomenclatura das diversas unidades organizacionais e dos cargos nos quais os funcionários são alocados. 16

17 A lista de atividades da unidade deve conter o tempo de duração de cada atividade, bem como a participação das mesmas no tempo total necessário a execução de todas as atividades. 3) Elaboração do estudo da distribuição dos trabalhos O estudo científico disponibiliza os dados de forma estruturada e possibilita ao analista de sistema, organização e método: Ter uma visão global das tarefas executadas em cada unidade da empresa; Comparar as tarefas executadas pelos diferentes funcionários; Comparar a duração das tarefas; Verificar se a capacitação dos funcionários está sendo eficientemente utilizada; Verificar se há equilíbrio no volume de trabalho executado pelos funcionários; Verificar o grau de especialização das tarefas; Verificar a distribuição dos trabalhos entre os funcionários, ou seja, a natureza, a similaridade ou a complementaridade das tarefas; Verificar se existem tarefas dispersas ou se os funcionários da unidade estão realizando tarefas incoerentes; Analisar de forma global a distribuição dos trabalhos entre os funcionários; Estabelecer a situação ideal, racionalizando a distribuição das tarefas pelas unidades. 17

18 É necessário que se construa um quadro de distribuição dos trabalhos, que contenha fundamentalmente: Todas as tarefas realizadas em cada unidade, agrupadas por funcionário; Homogeneidade no registro de durações das tarefas; Cálculos das durações das tarefas e somatório em atividades Cálculo do tempo empregado por cada funcionário na realização de suas tarefas, evidenciando-se a ociosidade ou o emprego de horas extras; Ordem seqüencial das execuções das tarefas, por funcionário; e Número de vezes que a tarefa é repetida, dentro da unidade de tempo considerada; QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DE TAREFAS Nome: José Antonio da Silva Órgão: Setor de Compras Cargo: Comprador Tempo Base: Dia TAREFAS OPERAÇÕES TEMPO QUANTID. Verifico se o cadastro do está 00:05h 1. Consultar Cadastro de Fornecedores atualizado. Se não estiver, telefono para que este o atualize. Verifico a data do último fornecimento QDT (Quadro de distribuição. Etc. do trabalho) 2. Emitir Pedido de Cotação. Relaciono todos os fornecedores que deverão cotar preço 00:15h 00:02h 00:20h. Remeto essa relação para 00:02h digitação 2. Confiro digitação 00:30h 2. Etc

19 QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DE TAREFAS Nome: José Antonio da Silva Órgão: Setor de Compras Tempo Base:Semana Cargo: Comprador 12/03-16/03 Nº TAREFAS FREQ DIA FREQ SEMANA TEMPO DIA TEMPO SEMANA 1. Consultar Cadastro de :24h 02:00h Fornecedores 2. Emitir Pedido de Cotação :00h 05:00h 3. Executar Tomada de Preços :00h 10:00h 4. Elaborar Mapa Comparativo :00h 05:00h de Cotação 5. Verificar Autorização de :24h 02:00h Fornecimento Observações Total 07:24h 37:00h Preparado por: Carlos Ribeiro Conferido por : Henrique Campos Data: 19/04/2002 QUADRO DE DIDTRIBUIÇÃO DE TAREFAS Nº ATIVIDADES TAREFAS Consultar cadastro de fornecedores 1. Fazer Cotação de Preços 2. Fazer Mapa Comparativo de Cotação e Julgar Propostas Emitir pedido de cotação Digitar pedido de cotação Executar tomada de preço Verificar o pedido de cotação Elaborar mapa comparativo de cotação Digitar mapa comparativo de cotação Julgar propostas

20 QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DE TAREFAS - DEFINITIVO ATIVIDADES Nº Denominação Tempo Semana Tarefas Sérgio Chefe Tempo Semana José Antonio Comprador Tarefas Tempo Semana Vilma Secretária Tarefas Tempo Semana Consultar cadastro de fornecedores 2h 1 Verificar o (G) Digitar Fazer Cotação pedido de Emitir pedido 32h 5h pedido de de Preços cotação de cotação 5h cotação (A) (C) (G) Executar 10h tomada de 10h preço (G) 2 Fazer Mapa Elaborar Digitar mapa Comparativo de Julgar mapa comparativo Cotação e 19h Propostas 4h comparativo 5h de cotação Julgar (G) de cotação (A) Propostas (E) 10h TOTAL 147h 43h 37h 37h 20

21 9. CONCLUSÃO As atribuições das unidades organizacionais têm como base a especialização do trabalho; estas se referem ao maior conhecimento dos diversos e diferentes aspectos que determinado trabalho exige para ser executado. Deve-se buscar o equilíbrio de especialização do trabalho na estrutura organizacional para evitar problemas de motivação dos funcionários e de coordenação das atividades da empresa O desenvolvimento de uma empresa, o aumento de sua complexidade e especialização; tornam indispensável o planejamento da sua organização. Essa sistematização deve ser simples e prática. Quando apresentada sob forma de relatório, é denominada Manual de Funções ou Manual de Organização, que pode ser entendido como o relatório formal do plano de atividades e do respectivo organograma da empresa Comitês/comissões são um grupo de pessoas especificamente designadas para desempenhar determinado ato administrativo, ou seja a reunião de várias pessoas para emitir, através de discussão organizada, uma opinião a respeito de um assunto previamente fixado. A criação de um comitê, bem como suas atribuições, deve levar em consideração as vantagens e desvantagens decorrentes de seu uso. Pode ser classificada como coordenadores, conselheiros e educativos. Para o uso eficaz das comissões é necessário definir com clareza os deveres e responsabilidades da comissão, selecionar os membros, levando-se em consideração os deveres da comissão, dar à comissão o necessário assessoramento, estabelecer normas de ação rápida e eficiente e designar um presidente adequado. As atribuições organizacionais tratam da especialização como uma forma de facilitar e tornar eficaz o trabalho rotineiro. 21

22 BIBLIOGRAFIA OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: Uma abordagem gerencial. 12 ed. São Paulo: Atlas, http//pucrs.campus2.br/~annes/unid_5.doc Material de apoio enviado pelo professor 22