Manual do Instar Mail Sumário

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1 Manual do Instar Mail Sumário 1 - Apresentação do sistema Menu cliente Menu Importação Menu Campanhas Menu banco de arquivos Menu agendamento Menu ranking Menu integração Menu relatório geral Menu configurações Menu sair Informações adicionais

2 1 - Apresentação do sistema 1º Passo: Acesse o endereço de seu servidor enviado em seu por nossa equipe. 2º Passo: Será apresentada uma tela solicitando o seu login e senha. Inclua seu login e senha, também enviado em seu por nossa equipe e clique em acessar. Página de login e senha do Instar Mail Obs: Após logado no sistema, o mesmo irá disponibilizar as seguintes ferramentas para manuseio: Principal, Clientes, Importação, Campanhas, Banco de Arquiv os, Agendamento, Ranking, Integração, Relatório geral, Configurações e a opção de sair. Veja abaixo como utilizar as principais funções do sistema. Ferramentas do Instar Mail 2 - Menu cliente Clientes: Menu que irá possibilitar a criação de categorias, a visualização da quantidade de s nas categorias ou selecionar uma categoria em especifico para visualizar os s da mesma e também irá possibilitar a exclusão de s por determinada expressão ou pelo . Nesta opção poderá ser incluso s manualmente, fazer alterações em cadastros existentes, visualizar s e também efetuar remoções de cadastros de acordo com suas necessidades. 2.1 CATEGORIAS As categorias servem para separar e organizar os contatos e uma campanha só pode ser enviada selecionando uma categoria. 2

3 Página clientes (categorias) do Instar Mail Toda categoria criada no sistema Instar Mail irá apresentar as seguintes ferramentas mostrada na figura abaixo. Estas ferramentas irão permitir a visualização dos s, edição do nome da categoria, exclusão da categoria e exportação dos s. Ferramentas das categorias do Instar Mail Ferramenta visualizar: Basta clicar nesta ferramenta e o sistema irá apresentar todos os e- mails da categoria especifica. Ferramenta editar: editado. Ferramenta que permitirá que o nome de uma categoria já criada possa ser Ferramenta excluir: Ferramenta que permitirá a exclusão de uma categoria. Obs: Caso esta categoria tenha sido utilizada para envio de alguma campanha os relatórios serão prejudicados. Ferramenta exportar: Ferramenta que permitirá a exportação da lista de s já filtrada. 1º Passo: Acesse o menu clientes e clique no sub-menu Categorias, após acessar o item categorias, basta clicar em Cadastrar e informar o nome desejado para a sua Categoria, após a inclusão do nome a mesma poderá ser editada ou excluída de acordo com suas necessidades. 3

4 Página categorias (cadastro) do Instar Mail 2.2 CLIENTES 1º Passo: Acesse o menu clientes e clique no sub-menu Clientes, após acessar o item clientes, basta selecionar o nome da categoria que deseja buscar os s, ou incluir um em específico e desta forma o sistema irá filtrar suas buscas. Esta ferramenta também irá permitir o cadastro dos s de forma unitária, para cadastrar os s de forma unitária, basta clicar em cadastrar e inserir o e as informações desejadas. Página de busca de clientes do Instar Mail 2.3 DELETAR CLIENTES 1º Passo: Acesse o menu clientes e clique no sub-menu deletar clientes, após acessar esta opção o sistema irá permitir que s cadastrados nas categorias possam ser removidos. Os s poderão ser excluídos atraves da importação de uma lista que contenha os s ou incluir determinadas expressões e selecionar de qual categoria os mesmos serão retirados. Obs: Para incluir listas de s a serem removidas, as listas deverão estar nos seguintes formatos: (txt. (bloco de notas) ou em csv. (extensão do Excel)). Na página 6 irá ser especificada a maneira correta de transformar um arquivo do Excel no formato de xlsx. para o formato aceito pelo sistema (csv.). 4

5 Página de deletar de clientes do Instar Mail 3 - Menu Importação Importação: Menu que irá possibilitar a importação das listas de s no sistema de envios e também irá permitir o acompanhamento das quantidades importadas, data e hora da importação, nome do arquivo, categoria, linhas, linhas em branco, s com sintaxe invalida e duplicados. Além de permitir a visualização dos itens acima no menu de importação é possível deletar listas enviadas e verificar os s que não foram importados. 1º Passo: Acesse o menu importação, após acessar o menu basta clicar em escolher arquivo e clicar em enviar arquivo. Página de importação de listas de s do Instar Mail 5

6 Obs: As listas deverão ser importadas nos seguintes formatos: (txt. (bloco de notas) ou em csv. (extensão do Excel). Os s contidos em arquivos txt. deverão ser listados com um por linha e caso a lista tenha informações além do , as mesmas deverão ser separadas por algum separador (;,. ) dentre outros. Já em arquivos no formato de csv. os campos deverão ser separado através das células. O aconselhável é que o nome do arquivo da lista de , não seja muito extenso. Veja os exemplos abaixo: Lista de s no formato de txt. (bloco de notas) Lista de s no formato de csv. (extensão do excel) Transformando um arquivo no Excel no formato xlsx., para o formato csv. aceito pelo sistema. Para transformar um arquivo no formato padrão do Excel para o formato aceito pelo sistema, csv., basta abrir a lista de s e clicar no botão salvar do Excel, após clicar nesta opção, o mesmo irá exibir uma caixa de dialogo, conforme a exibida abaixo, onde irá ser incluído o nome de seu arquivo e também irá fornecer a opção de selecionar o formato desejado deste arquivo, basta selecionar a opção CSV (separado por vírgulas) (*.csv), com esta opção selecionada, basta clicar em salvar e o seu arquivo já estará no formato aceito pelo nosso sistema de envios. 6

7 Tela do Excel para salvar o arquivo em csv. 2º Passo: Após a seleção e o envio do arquivo através da ferramenta de importação do sistema, o mesmo irá apresentar uma tela, igual a da figura abaixo, onde deverão ser selecionadas as informações existentes em sua lista e a categoria a qual esta lista será importada. Ex: Caso a lista possua somente e nome, basta selecionar o primeiro nome e o primeiro de sua lista que será fornecido pelo sistema automaticamente e nos demais campos, caso não tenha as informações em sua lista, basta deixar a seleção no campo como --nada--, assim informando para o sistema que a lista em questão não possui determinada informação. 7

8 Página de importação do Instar Mail 3º Passo: Com a conclusão do preenchimento das informações para a importação de suas listas de s o sistema irá apresentar o tempo restante para a conclusão do processo que pode demorar até 10 (dez) minutos. Obs: Não se faz necessário aguardar a finalização do processo na mesma tela, caso deseje navegar em outras telas do sistema o processo irá continuar sem intervenções. Tela de espera do processo de importação do Instar Mail 8

9 4º Passo: Após a finalização da importação o sistema irá exibir a quantidade importada, bem como data e hora da importação, nome do arquivo, categoria, linhas, linhas em branco, quantidade importada e quantidade de s com sintaxe invalida. E irá permitir também a visualização dos e- mails duplicados e dos que não foram importados, bem como excluir a importação da lista. Dados do processo de importação do Instar Mail Sistema True List: É uma ferramenta exclusiva do sistema que valoriza o seu tempo e seu dinheiro. Através de um banco de dados de s inexistentes gerados pelos diversos servidores torna-se possível a eliminação de s inexistentes no ato da importação. Isso não é encontrado em nenhum outro sistema. 4 - Menu Campanhas Campanhas: Menu que irá possibilitar a criação e acompanhamento de todos os relatórios das campanhas enviadas. As campanhas poderão ser criadas, editadas e excluídas através deste menu. 1º Passo: Acesse o menu campanhas, após acessar o menu basta clicar em cadastrar. Página de cadastro de campanhas do Instar Mail 2º Passo: Após clicar em cadastrar o sistema irá apresentar algumas informações a qual deverão ser preenchidas conforme informado abaixo: No item Conta Smtp são exibidos dados de sua conta que não deverão ser alterados. No item Categoria a Enviar é necessário selecionar o publico alvo de sua campanha sendo assim selecione a categoria desejada. 9

10 No item Nome da Campanha é necessário informar o nome de sua campanha. No item Nome do Remetente é necessário informar o nome do remetente que seus clientes irão visualizar ao receber a campanha. No item Assunto é necessário cadastrar o assunto que seguira junto aos s enviados. O item Senha da Campanha é útil para profissionais que trabalham com marketing e divulgação e precisam passar os relatórios das campanhas aos seus clientes, porém não podem passar a senha principal do Instar Mail para que o mesmo tenha acesso ao sistema em sua totalidade. Após inserir a senha na parte de campanhas o sistema irá apresentar o seguinte item (Relatório Externo) do lado da campanha, basta clicar sobre ele para fornecer o link e a senha para que o cliente possa visualizar os relatórios de uma determinada campanha. No item Gostou? Indique a um amigo permite que sua lista de contatos aumente, pois ao enviar a campanha para um cliente, caso o mesmo ache interessante pode enviar sua campanha para um amigo e assim o mesmo será incluso na categoria informada. Neste item você selecionará a categoria a qual deseja que o indicado seja cadastrado. Para que esse recurso funcione é necessário colocar o link de indicação de amigo em sua mensagem, para fazer isso basta clicar em [indicacao] em personalize sua mensagem que será demonstrado abaixo. No item Carregar Mensagem de Site Web? permite inserir o link de destino de sua arte de newsletter. Lembrando que só é possível utilizar esta opção se sua peça estiver postada em algum endereço da internet. No item Utilizar Template Pronto? permite a utilização de alguns modelos de templates fornecidos pela empresa, para usar esta ferramenta basta escolher o modelo que mais lhe agrada, carregá-lo e logo após fazer as alterações necessárias, como em imagens e textos. Nesta Página é exibido também um editor de texto onde será possível digitar a mensagem que deseja enviar ou se preferir uma imagem com link para a Página (site) de uma empresa desejada. Veremos agora como enviar uma imagem ao servidor e assim permitir o envio de banners ao invés de textos. Entre as ferramentas do sistema para o auxilio da criação de sua campanha existe a opção de enviar imagens para utilizá-las em suas mensagens, conforme é demonstrado na figura abaixo. 3º Passo: Para utilizar esta ferramenta basta clicar em escolher arquivo, selecionar a imagem desejada, fazer o Upload e logo após clicar em adicionar na mensagem, assim a imagem será inserida no corpo de sua campanha. Na opção imagens enviadas é possível utilizar imagens já carregadas sem precisar fazer o upload do arquivo novamente. Página de importação de imagem para a campanha do Instar Mail 10

11 4º Passo: Personalização da campanha: Estes itens irão lhe auxiliar no ato da montagem de suas campanhas para que seus clientes recebam mensagens personalizadas proporcionando uma melhor experiência. Para utilizar essas opções, basta clicar sobre elas que as mesmas serão inseridas no corpo de sua campanha. Veja abaixo uma descrição de suas devidas funções. [nome] para listas completas que possuem o campo nome basta clicar sobre essa opção que cada cliente recebera sua campanha personalizada com seu devido nome. [telefonefixo] essa opção permite a inserção do telefone fixo de seu cliente em sua campanha. [senha] essa opção permite a inserção da senha do cliente em sua campanha. [visualizacao] adiciona um link que leva o cliente para a Página de visualização da mensagem no navegador caso o cliente não esteja conseguindo visualizar em seu . [primeironome] adiciona o primeiro nome de seu cliente na mensagem. [celular] adiciona o celular de seu cliente na mensagem. [data] adiciona a data de envio de sua campanha. [remocao] adiciona um link para que seus clientes se retirem de sua lista de s. Este link de remoção também é inserido pela ferramenta automaticamente e obrigatoriamente em todos os e- mails enviados. [sobrenome] adiciona o sobrenome de seu cliente na mensagem. [endereco] adiciona o endereço de seu cliente na mensagem. [hora] adiciona a hora de envio de sua mensagem. [indicacao] adiciona um link que leva ao formulário de indicação de newsletter para amigos. [ ] adiciona o de seu cliente na mensagem. [cidade] adiciona a cidade de seu cliente na mensagem. [cofirmacao] adiciona um link para confirmar o interesse do cliente indicado em receber suas mensagens. [ atearroba] adiciona somente os dados do que esta antes (arroba) nos s. Ex. usuário@empresa.com.br. O sistema irá adicionar o termo usuário. [estado] adiciona o estado de seu cliente na mensagem. [atualizacao] adiciona um link onde os usuários poderão atualizar os seus dados. [datadenascimento] adiciona data de nascimento de seu cliente na mensagem. [mensagem] adiciona as observações de seu cliente na mensagem. [personalizado1] [personalizado2] [personalizado3] adiciona em sua mensagem um campo criado por você. Ex: campo sexo, idade, nacionalidade, dentre outros. Esses campos personalizados podem ser definidos no menu configurações/ configurações de mailing. Sistema de personalização de campos da campanha do Instar Mail 11

12 Sistema de cadastro de cliente do Instar Mail Sistema de visualização de campanha do Instar Mail 12

13 Recebimento de campanha do Instar Mail no Outlook 5º Passo: Confira se sua mensagem esta visualmente correta através do editor: Editor de campanhas do Instar Mail 13

14 Caso seja conhecedor da linguagem HTML, através do editor também é possível editar o código fonte de sua newsletter basta clicar sobre o botão Código-Fonte como é demonstrado na imagem abaixo, após edite o código HTML da campanha da maneira desejada. Pressione novamente o botão Código-Fonte para voltar ao modo visual. Sistema de inserção de código fonte das campanhas do Instar Mail 6º Passo: Esta página exibe todas as campanhas cadastradas no sistema bem como as enviadas e as não enviadas, vejamos primeiramente as ferramentas das campanhas não enviadas, estas campanhas possuem 6 (seis) ferramentas e são elas Relatório Externo, Editar, Testar, Enviar, Copiar e Excluir vejamos abaixo o funcionamento de cada uma delas. Funções das campanhas do Instar Mail Relatório Externo: Esta função permite que os clientes visualizem os relatórios das campanhas sem a necessidade de saber o login e senha do servidor em sua totalidade. Esta função é útil para clientes que prestam serviços de envios de s e desejam passar aos seus clientes somente relatórios de campanhas especificas. Se não for o seu caso simplesmente ignore esta opção. Editar: Esta função permite a edição de campanhas criadas e ainda não enviadas no sistema. Testar: Esta função irá permitir que testes das campanhas sejam realizados para os s de login e o secundário cadastrado no item Configurações/Dados cadastrais. Este teste serve para ter uma previa do envio antes de enviar para suas listas. Enviar: Esta função irá permitir os envios das campanhas criadas no sistema. Copiar: Esta função irá permitir que cópias das campanhas já criadas sejam efetuadas. Através das copias é possível aproveitar todo o conteúdo de uma campanha já efetuada, mudar detalhes desejados e reenvia-la para outras categorias. Excluir: Esta função permite a exclusão das campanhas, tanto as em andamento, as não enviadas e as finalizadas. 7º Passo: Após iniciar o envio de uma campana o sistema irá apresentar mais uma função, onde a mesma irá permitir o acompanhamento em tempo real dos resultados de seus envios, veja abaixo esta função. 14

15 Relatório do Instar Mail Relatório completo do Instar Mail Dados que podem ser acompanhados em seus relatórios: Total de s contidos na lista enviada. Total de s enviados com sucesso. Total de s inexistentes e excluídos. Total de s não enviados por apresentar algum tipo de erro. Total de s a serem enviados. Projeção de envio da campanha em % (porcentagem) Total de s abertos pelo destinatário Total de s que sofrerão cliques e foram direcionados para o site indicado no hiperlink. + Informações = Nos relatórios também é possível visualizar todas as informações de aberturas e cliques, como data, hora, geolocalização, informações dos links mais clicados e o IP do assinante. Também é possível saber quem solicitou a exclusão de sua lista, motivos e comentários. 8º Passo: Após iniciar o envio da campanha, a mesma poderá ser pausada e reiniciada de acordo com suas necessidades. Para pausar ou inicia-la novamente, basta clicar no símbolo do relógio conforme indicado abaixo. 15

16 Status da campanha do Instar Mail 5 - Menu banco de arquivos Banco de arquivos: Neste menu será possível visualizar todos os arquivos carregados em nosso servidor inclusos em suas campanhas. Nesta opção poderá ser carregado mais arquivos ou deletar arquivos já existentes. 6 - Menu agendamento Agendamento: Neste menu será possível agendar os disparos de suas campanhas já criadas, bem como irá permitir agendar o seu termino ou pausa-la na data e hora estipulada. Para utilizar este recurso, basta deixar uma campanha previamente cadastrada e com o status enviando e logo após clicar em cadastrar no menu agendamento, ao clicar em cadastrar os seguintes campos deverão se preenchidos: (seleção da campanha, nome, data, hora e ação (enviar, pausa e finalizar)). O cadastro poderá ser editado ou excluído de acordo com suas necessidades. Após efetuar o agendamento da campanha, a mesma deverá ser pausada para que ela possa ser iniciada no tempo determinado nesta função. Status da campanha do Instar Mail Cadastro de agendamento de campanhas do Instar Mail 16

17 7 - Menu ranking Ranking: Neste menu será exibido os 300 (trezentos) melhores assinantes, ou seja, os que mais abrem suas campanhas e também irá exibir os clientes que mais indicam amigos para receberem suas campanhas. Para visualizar os mesmos, basta clicar no menu ranking e optar pelos seguintes sub-menus (os que mais abriram e os que mais indicaram). 8 - Menu integração Integração: Obs: É necessário conhecimentos de HTML para utilizar esta opção. Caso não possua conhecimentos em HTML contrate alguém que possa auxiliá-lo ou ignore esta opção. Neste menu é possível integrar um formulário em seu site onde os clientes poderão preencher um formulário de cadastro que após o preenchimento do mesmo, o do cliente será simultaneamente armazenado em seu sistema na categoria especificada no formulário. Nesta ferramenta também é possível configurar os s de boas vindas que é a mensagem que o novo cliente irá receber em seu após ter realizado o cadastro e caso opte pela ferramenta de integração em seu site poderá configurar um comentando sobre sua newsletter. Para gerar o código de integração para a inclusão no seu web site, basta preencher os seguintes campos: (incluir link da pagina de cadastro, incluir link para pagina de agradecimento, selecionar os campos que deseja solicitar para os clientes no cadastro, ex: (nome, data de nascimento, telefone fixo, etc...) e selecionar a categoria que irá armazenar os s cadastros através do formulário. Após o código ser gerado, basta copiar o mesmo e incluir na pagina desejada em seu web site. Formulário de integração do Instar Mail 17

18 9 - Menu relatório geral Relatório Geral: Neste menu será fornecido os relatórios de todas as campanhas já enviadas no servidor. Para visualizar os dados, os seguintes filtros de busca poderão ser utilizados: (nome, seleção da categoria e seleção do período). Após efetuar os filtros de busca o sistema irá apresentar as seguintes informações: (nome, categoria, assunto, data, total de s, enviados com sucesso, inexistentes e excluídos, erros, aberturas e clientes). As pesquisas poderão ser realizadas a qualquer momento Menu configurações Configurações: Neste menu é possível efetuar alterações nos dados cadastrais de sua conta, bem como alterar algumas configurações do sistema de envios. Este menu apresenta 2 (dois) sub-menus, onde um é o Configurações de Mailing que permitirá que os seguintes ajustes sejam realizados na sua conta: ( inclusão de logomarca, incluir campo personalizado 1,2 e 3, inserir endereço de resposta de suas campanhas e incluir uma breve mensagem para tentar fazer com que os clientes não optem em se retirar das listas de s). Obs: Para alterar o de resposta de sua campanha, é necessário colocar uma entrada SPF no DNS de seu domínio que permite que o nosso servidor envie s com seu domínio. Sem esta configuração não altere o endereço de resposta, pois muito dos s enviados serão considerados como uma tentativa de fraude. Tela de configurações de mailing do Instar Mail 18

19 Veja abaixo onde as informações incluídas nesta função poderão ser visualizadas: Tela de remoção do Instar Mail Tela de indicação do Instar Mail Já o outro sub-menu, Dados cadastrais, irá permitir efetuar alterações nos dados cadastrais e também modificar a senha, login e secundário para teste do sistema. Vale lembrar que o campo caso seja alterado, o ali inserido se tornará o seu novo login Menu sair Sair: Este menu faz com que o usuário do sistema de envios saia do sistema e seja direcionado novamente para a Página de Login e senha. 19

20 12- Informações adicionais Abaixo segue alguns sites que trabalham com a venda de listas de s, vale lembrar que nem sempre as listas mais baratas são as piores ou as mais caras as melhores, apenas indicamos estas empresas, mas não garantimos sua qualidade ou procedência, a responsabilidade de compra é em sua totalidade do cliente, recomendamos que entre em contato por telefone com essas empresas antes de comprar as listas