Sanofi reduz despesas e moderniza processo de reembolso de colaboradores com solução SAP Concur

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1 Sanofi reduz despesas e moderniza processo de reembolso de colaboradores com solução SAP Concur A Sanofi implementou a solução SAP Concur como parte de um programa de modernização, simplificação e padronização dos serviços de finanças das cinco unidades de negócio em quatro entidades legais do grupo. Com a nova solução, o processamento manual de prestações de contas, feito em planilhas Excel, deu lugar a um sistema automatizado. A companhia também reviu processos e políticas e conseguiu eliminar reembolsos indevidos, além de acelerar pagamentos e devolver ao próprio caixa cerca de R$ 1,5 milhão em adiantamentos concedidos aos colaboradores.

2 Nome da empresa Sanofi Localização Brasil Indústria Farmacêutica Produtos e serviços Pesquisa, desenvolvimento, fabricação e comercialização de produtos para cuidados de saúde. Colaboradores (Brasil) Web Site Objetivos Suportar programa de modernização, simplificação e padronização de serviços financeiros nas empresas do grupo Acelerar processos de reembolso a colaboradores Eliminar processos manuais de prestação de contas Aumentar controle sobre gastos de colaboradores Reduzir índice de despesas indevidas Implementação da solução SAP Concur Revisão da política de reembolsos Benefícios Mais agilidade no processo de reembolso Eliminação de inconsistências em dados de reembolso Maior consciência dos colaboradores em relação às despesas Redução expressiva de gastos 85% Das despesas são reembolsadas via cartão de crédito 5% Menos despesas em decorrência do monitoramento de usuários 80% Mais velocidade no processo de reembolso O SAP Concur tem uma excelente relação custo-benefício. A solução permite a automatização eficiente de processos sem a necessidade de mobilizar uma equipe de projeto, nem de investimentos em infraestrutura, já que roda em cloud. Rafael Martins, gerente de projetos, Sanofi 2 / SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.

3 Automatização de regras e processos de reembolso A Sanofi, um dos maiores laboratórios farmacêuticos do mundo, tem no Brasil um quadro de mais de colaboradores, dos quais cerca de exercem funções que demandam a solicitação frequente de reembolsos de despesas. Até 2014, todos os gastos eram processados e gerenciados via Excel e nota fiscal física. O funcionário preenchia a planilha, coletava assinaturas e enviava as notas fiscais pelo correio, diz Rafael Martins, gerente de projetos da Sanofi. Eram em torno de relatórios por mês, sendo que cada um deles tinha uma média de 40 notas fiscais. Não conseguíamos ter controle sobre quase 100 mil notas mensais, afirma. Além dessa dificuldade de controle, a Sanofi concedia adiantamentos para que os colaboradores não precisassem usar o próprio dinheiro para cobrir despesas corporativas. Em um dado momento, a empresa tinha quase R$ 1,5 milhão circulando. Foi feita uma análise e identificou-se que apenas 60% desse montante era de fato utilizado. Então começamos a estudar a possibilidade de substituir os adiantamentos por cartões de crédito, diz Martins. Para completar o cenário, também em 2014, a Sanofi criou um programa chamado Finance Transformation, através do qual modernizaria, simplificaria e padronizaria os serviços de finanças do grupo. O grupo é formado por cinco unidades de negócio dentro de quatro entidades legais e cada uma delas utilizava uma forma distinta de processar serviços financeiros, afirma Martins, acrescentando que a política de reembolsos também precisava ser revista, já que ela tinha regras diferentes para cada nível de colaborador e por unidade de negócio. Precisávamos de uma solução que nos ajudasse a automatizar processos, colocar novas políticas em prática e garantir que fossem cumpridas. 100 mil Notas/mês processadas via Excel 3 / SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.

4 SAP Concur redesenho de políticas e automação de reembolsos A Sanofi decidiu em 2014 que implementaria a solução SAP Concur como parte do programa de modernização de serviços financeiros do grupo. Entre agosto e novembro daquele ano, a companhia realizou um trabalho forte de revisão de políticas, que envolveu a fusão das boas práticas utilizadas em cada empresa do grupo, além de acordos para mudanças e equiparação de regras entre os diferentes níveis de colaboradores. Com a política redesenhada, ainda em novembro a Sanofi iniciou a implementação do SAP Concur. Convidamos uma consultora experiente nesse tipo de implementação. O suporte dessa profissional, somado ao envolvimento da área comercial e ao fato do SAP Concur rodar remotamente, em cloud, permitiu que em apenas dois meses estivéssemos com a solução no ar, afirma Martins. O projeto envolveu, além da implementação do SAP Concur, a adoção do cartão de crédito corporativo para substituir os adiantamentos financeiros a Sanofi escolheu o Citibank por ser um banco já homologado pelo grupo e por já trabalhar com o SAP Concur. Então 60 pessoas foram selecionadas para participar de um projeto-piloto, que testou a viabilidade das conexões 3G/4G e a aceitação do cartão de crédito nos diferentes municípios atendidos pela empresa. Durante os dois meses do piloto, a companhia também realizou treinamentos com os colaboradores. Treinamos todos os colaboradores remotamente. Realizamos cinco sessões de webmeetings para garantir que a nova política, as regras e o uso da solução fossem absorvidos por todos, afirma Martins. Em maio de 2015, a Sanofi colocou o SAP Concur em operação definitivamente. A solução traz o SAP Conector, o que permitiu que ela fosse facilmente integrada ao SAP ERP para o controle e pagamento de contas. 4 / SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.

5 Maior controle, satisfação e redução de despesas A Sanofi simplificou e automatizou os processos de reembolso aos seus colaboradores, que agora fazem solicitações de maneira automática, a partir de qualquer dispositivo, móvel ou não, conectado à internet. O funcionário pode ir solicitando os reembolsos à medida que faz as despesas. Pode fazer isso remotamente, no caminho para o cliente, por exemplo. Não precisa mais esperar acumular ou gastar tempo fora do expediente para fazer isso, comenta Martins. Além disso, como agora contam com cartões de crédito, que são aceitos para cobrir 85% das despesas, sobra muito pouco para solicitar reembolso. 5% no total de contas prestadas por ano. Só de o usuário ter conhecimento de que vai estourar o limite, ele já faz a economia. Outro benefício foi a facilidade de controle e auditoria das despesas. Antes, precisávamos auditar 100% dos relatórios. Hoje, o sistema seleciona 10% aleatoriamente. Auditamos 40% do volume de relatórios e 60% dos valores, revela Martins. Além disso, a empresa configurou o sistema de forma que algumas despesas específicas, como é o caso da manutenção de automóveis, sejam analisadas em detalhes. Como parte do projeto, a Sanofi criou controles automáticos que ajudam os funcionários a controlarem suas despesas o sistema alerta sobre limites de reembolso, caso sejam ultrapassados. Esse monitoramento por si só trouxe economias de Martins conta que a empresa ainda ganhou produtividade e controle. Mesmo auditando menos relatórios, temos um controle muito maior sobre o que é reembolsado. Eliminamos solicitações indevidas ou notas fiscais duplicadas. 5% Menos despesas em decorrência do monitoramento de usuários 3 meses Retorno sobre o investimento no Concur R$ 1,5 milhão Devolvidos ao caixa da empresa 5 / SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.

6 Do Brasil para o mundo Os bons resultados trazidos com o SAP Concur no Brasil foram tantos, que a solução se tornou padrão global da Sanofi. A companhia criou um plano global para adoção do SAP Concur e, como parte dele, implementou uma plataforma mundial de SAP Concur. Os próximos passos da Sanofi do Brasil são migrar para essa plataforma global já em Martins explica que com a migração virão alguns benefícios, como solicitação de viagens, que tem self booking em parceria com algumas companhias aéreas. Você seleciona o voo e já tem a aprovação. Isso acelera o reembolso e a prestação de contas. O bilhete já aparece no sistema e basta carregar o recibo, detalha. Lá fora o SAP Concur também conta com integrações interessantes com prestadores de serviços, como Uber e Starbucks. Em breve devemos conseguir usufruir dessas facilidades por aqui também SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 6/6