GESTÃO INTEGRADA DE PROJECTO

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1 Manual Prático GESTÃO INTEGRADA DE PROJECTO Pavilhões Multidesportivos Luanda Namibe Malange

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3 Onde há construção, há desafios: negociação de contratos, gestão de prazos, orçamentação, controlo de custos, controlo de qualidade da construção, ou seja, a garantia da qualidade final da obra. A nossa missão consiste em ajudar os nossos Clientes a gerir esses desafios e garantir o sucesso integral dos seus empreendimentos. A nossa experiência acumulada e uma equipa multidisciplinar de engenheiros, arquitectos e gestores de projectos permite-nos participar em todas as fases dos projectos dos nossos Clientes e em cada uma acrescentar valor. Gestão integrada de projecto passo a passo O Manual Prático - Gestão Integrada de Projecto pretende ilustrar, através do caso de sucesso que foi a construção dos Pavilhões Multidesportivos de Luanda, Malanje e Namibe, a importância da gestão integrada de projecto, assim como, clarificar as suas componentes-chave, apresentando a seguinte organização: 1. Conceito 2. Intervenientes 3. Metodologia 4. Fases de Projecto - Antes, Durante e Depois

4 1. Conceito A Gestão Integrada de Projecto assegura a coordenação optimizada de todos os meios humanos e técnicos alocados em cada fase de desenvolvimento de um empreendimento para atingir objectivos pré determinados e idealmente o melhor compromisso entre custo, tempo e qualidade. Tempo/ Prazo: Respeito por um conjunto de datas-chave em que parte ou a totalidade das actividades devem estar executadas Tempo Qualidade Custo Custo: Cumprimento de critérios económicos quanto à execução do projecto ou à operação do seu resultado final. Qualidade: Respeito pelo conjunto de especificações de natureza técnica ou legal, que o empreendimento tem que cumprir na sua execução e no seu resultado final. Trata-se de um processo de actividades ou tarefas inter-relacionadas cuja concretização é necessária para se assegurar os resultados pretendidos ou seja, o sucesso do empreendimento., incorporando de forma unificada e complementar a gestão da informação, produção, qualidade, segurança, etc., nas diversas fases de vida do empreendimento: Termos de Referência Projecto Construção Gestão Técnica >Entendimento claro dos Termos de Referência do cliente >Visão Integral e Entendimento Geral do Projecto >Centralização da gestão numa única entidade especializada >Controlo das interacções de todos os intervenientes >Representação do Dono de Obra ao longo de todo o processo 4

5 2. Intervenientes As partes intervenientes num empreendimento são diversas na sua natureza, actuação e motivação, cabendo à Gestão Integrada de Projecto promover as ligações quotidianas entre estes, focando e limitando os contactos nos actores e objectivos relevantes. Dono de Obra Entidade Licenciadora Gestão Integrada de Projecto Coordenação e fiscalização Consultores Especializados Projectistas Subempreiteiros Fornecedores Directos Empreiteiros Especializados Empreiteiro Geral Fornecedores Antes: Durante: Depois: Instaladores 5

6 3. Metodologia As principais definições e decisões sobre o empreendimento devem ser realizadas nas fases precoces do processo. É durante as fases iniciais do projecto que a capacidade de influência sobre o resultado final é maior, com baixos custos de alteração. Alterações em fases mais avançadas do processo, implicam alterações exponencialmente mais onerosas, com resultados tipicamente menos optimizados. Antes Termos de referência Requisitos gerais Condicionamentos Estimativa de custo Estratégia de Projecto Estudos de viabilidade Planeamento preliminar Orçamento preliminar Gestão de contratos Durante Concepção Gestão de projecto Coordenação de projecto Gestão de contratos Revisão e comunicação Construção Estudos de viabilidade Planeamento preliminar Orçamento preliminar Gestão de contratos Durante Recepção Licenças de utilização Eliminação de anomalias Exploração Gestão técnica Manutenção 6

7 4. Fases de Projecto - Antes Termos de referência Requisitos gerais O cliente deve ter o conhecimento claro do que pretende. Condicionamentos O cliente com apoio de especialistas deve conhecer quais as condicionantes. Estimativa de custo Importante fazer-se uma primeira análise de custos com o apoio de especialistas. Na base do sucesso de qualquer empreendimento encontra-se a definição do conjunto de elementos necessários e suficientes capazes de definir com o nível de precisão os objectivos e características gerais que deve satisfazer. Destes destacam-se os dados sobre a localização, elementos topográficos e cartográficos, assim como dados básicos relativos às exigências de comportamento, funcionamento e exploração da obra. Estratégia de Projecto Estudos de viabilidade Executar uma Viabilidade Simples do Empreendimento -VAL e TIR Planeamento preliminar Ideias arquitectónicas, volumetria, localização, Programa base, origem de fundos, prazos, etc. Orçamento Preliminar Estimativa de custos com base no Programa Base e Estudo Preliminar Gestão de contratos Modelos de contratos, tipo de concurso para projecto, empretitada e fiscalização, selecção de empresas - Lei 20/10 A estratégia de projecto é elaborada tendo em conta indicações dos estudos técnicos preliminares, permitindo avaliar a viabilidade técnica, limites de custo e indicações relativas ao financiamento, assim como indicação geral dos prazos para a elaboração do projecto e para a execução da obra. Define-se ainda o tipo de empreitada (Por preço global; Por série de preços; Por percentagem) e do procedimento concursal a realizar (Público; Limitado por prévia qualificação; Limitado sem apresentação de candidaturas; Procedimento de negociação). 7

8 4. Fases de Projecto - Antes Caso Práctico Termos de referência Estratégia de Projecto Construção de equipamentos multidesportivos de última geração em 3 províncias Localização previamente definida Orçamento previamente definido Respeitar a regulamentação das federações internacionais Consulta a todas as entidades Concepçãp de construção para os pavilhões Projectista para as infra-estruturas Modelo e valor de contrato definido Equipas do empreiteiro, projectista e fiscalização seleccionadas Programa de trabalhos definido Apoio total do Governo Central No caso prático dos Pavilhões Multidesportivos, elementos como a localização e consequente integração urbana dos equipamentos e infra-estruturas a edificar como elementos estruturantes e potenciadores de novas urbanidades e acessibilidades. Também as exigentes regras e regulamentos internacionais tiveram de ser precocemente incorporados no processo, com a colaboração fundamental das federações nacionais e internacionais das modalidades, em particular de hóquei em patins. A opção recaiu sobre uma empreitada do tipo concepção construção para os pavilhões, sendo o projecto de infra-estruturas integradas e arranjos exteriores realizado em paralelo, obedecendo e integrando um grande número de entidades com relevância na gestão do território. Dados os prazos apertados e inadiáveis, a selecção da melhor proposta, empreiteiro, projectista e fiscalização foi criteriosa e célere, apenas possível com o total apoio e empenho do Executivo Governamental. 8

9 4. Fases de Projecto - Durante Concepção Gestão de Projecto O projecto deve seguir os objectivos do cliente. Coordenação de projecto Deve existir sempre um coordenador e interlocutor de todas as especialidades na equipa de projecto. Gestão de contratos O representante do Dono de Obra ou Project Management gere o contrato e representa sempre o cliente em todas as vertentes incluindo a ligação com todas as entidades envolvidas Revisão e Comunicação Após conclusão do projecto deve-se fazer a revisão de projecto considerando a compatibilidade de todas as especialidades. A importância que o Projecto tem ao longo de todo o processo de construção, manutenção e utilização dos empreendimentos, justifica em pleno o investimento em tempo e meios financeiros realizado, resultando num elevado retorno em termos globais de qualidade global e controlo dos custos da obra. Construção Qualidade Garantia de qualidade em todas as especialidades Custos Cumprimento rigoroso do orçamento Prazos Cumprimento rigoroso do PT Gestão de contratos Fazer com que todas as partes cumpram o preceituado em contrato Qualidade Fiscalização presente com informação sempre actualizada ao cliente Um Projecto de qualidade assume-se como um vector fundamental para a obtenção de ganhos de Qualidade, Controlo de Custos e Rigoroso Cumprimento de Prazos. Permite a verificação do cumprimento exacto das especificações técnicas, nomeadamente pela Fiscalização, responsável igualmente por controlar o cumprimento do contrato, caderno de encargos e plano de trabalhos em vigor. Estas últimas atribuições podem ser desempenhadas pela figura do Project Management, particularmente no que diz respeito à representação do Dono de Obra junto de todas as entidade relevantes. 9

10 4. Fases de Projecto - Durante Caso Práctico Concepção Envolvimento directo da equipa de coordenação da fiscalização Selecção e decisão do local com exaustiva análise Geológica e Geotécnica feita pelos melhores especialistas. Auscultação de todas as entidades intervenientes e recolha de requisitos técnicos específicos e exigidos - MINJUD, MINCONS, MININT, MINREX, MINFIN, MINSA, MINTRANS, MINHOTUR, MCS, MINUHA, Polícia Nacional, INEMA, GPL, GPM, GPN, etc. Concepçãp de construção para os pavilhões Projectista para as infra-estruturas Modelo e valor de contrato definido Equipas do empreiteiro, projectista e fiscalização seleccionadas Programa de trabalhos definido Apoio total do Governo Central Construção Coordenação das diferentes equipas do Consórcio de Fiscalização - Acompanhamento diário, planeamento das acções de fiscalização e dos elementos produzidos -Resolução dos problemas técnicos e mediação com Empreiteiros e Fornecedores -Pareceres técnicos relativos a soluções alternativas ao projecto -Reuniões de Obra semanais e extraordinárias, reunião com consultores especializados Emissão de relatórios periódicos com o objectivo de reportar o desenvolvimento dos trabalhos ao Dono de Obra -Relatório Mensal para o Dono de Obra, Relatórios de segurança, Notas técnicas e pareceres -Representação do Dono de Obra na Gestão de Contratos e tomada de decisões junto de todas as entidades intervenientes -Reuniões de Coordenação e Reuniões Interministeriais. Informação permanente ao Dono de Obra e Comissão Interministerial Coordenação com o Empreiteiro Geral e Fornecedores Directos com vista à optimização de Qualidade, Custos e Prazos - Acompanhamento diário do andamento dos trabalhos de fornecimento, produção e construção, garantido por uma equipa multidisciplinar - Reuniões de Obra semanais e extraordinárias, reunião com consultores especializados 10

11 4. Fases de Projecto - Depois Recepção A equipa que representa o Dono da Obra na coordenação do empreendimento deve tratar de todas as licenças necessárias ao bom funcionamento e legalização A coordenação e fiscalização devem ter o conhecimento claro da legislação municipal e nacional. Efectuar as vistorias necessárias, realizar testes e depois de concluído chamar as autoridades para a vistoria final e respectivo licenciamento do equipamento ou imóvel. De acordo com a lei 20/10 devem ser cumpridas as regras para a Recepção e Recepção Definitiva Exploração Definição das normas e regulamento de utilização Articulação entre as diferentes actividades previstas Definição do plano de higiene e limpeza Definição do plano de segurança e emergência Definição da metodologia de gestão técnica e manutenção do equipamento nas suas diversas vertentes Elaboração da estratégia de comunicação e imagem Definição de critérios e metas de avaliação e controlo de qualidade Com a conclusão das empreitadas, segue-se a fase de testes e vistorias técnicas e consequente recepção provisória, com o registo das anomalias identificadas. Nesta fase a Fiscalização tem um papel fundamental, trabalhando em conjunto com o Empreiteiro, Instaladores e Fornecedores, na resolução dos problemas técnicos. Segue-se a compilação de telas finais e fichas técnicas; garantias e manuais de utilização, conducentes à correcta exploração da infra-estrutura. Processualmente, é igualmente nesta fase que se realiza o fecho de contas e autos de Recepção Provisória, seguindo-se a entrega da obra. A Fiscalização e/ou o Project Management tem igualmente um papel relevante no desejável apoio na formação para a correcta utilização e manutenção do empreendimento, processo iterativo com a triagem e tratamento de reclamações até Recepção Definitiva da obra. 11

12 4. Fases de Projecto - Depois Caso Práctico Recepção Recepção provisória Envolvimento directo da equipa de coordenação da fiscalização - Acompanhamento, supervisão e emissão de fichas de ensaio às redes - Elaboração de lista de faltas e anomalias Elaboração de Autos de Recepção Parciais - Compilação de documentação e formalização do período de correcção de anomalias construtivas e determinadas áreas ou equipamentos específicos Exploração Gestão Técnica Elaboração de Regulamento Interno - Utilização de regras gerais de utilização e de atribuição de responsabilidades Elaboração de Manual de Utilizador - Compilação de todas as peças finais de projecto, manuais e fichas técnicas e garantias de equipamentos com necessidades de manutenção permanente - Definição de regras específicas de utilização e manutenção permanente, periódica e pontual do edifício e de todos os equipamentos Elaboração do Autos de Recepção Provisória - Compilação de documentação e formalização do período de correcção de anomalias construtivas Recepção definitiva Vistorias e ensaios finais Elaboração do Relatório Final de Fecho de Empreitada Elaboração do Relatório Final de Fecho de Contas Recolha junto do Empreiteiro de Telas Finais de projecto, manuais, fichas técnicas e de equipamentos 12

13 Gestão Integrada de Projecto Um procedimento necessário e indispensável para gerir os prazos de execução de uma obra e/ ou qualquer dos seus trabalhos de construção. Um procedimento que incorpora de forma unificada e complementar a gestão da informação, produção, qualidade, segurança, etc. Organização Compreende a análise dos prazos em articulação com os desenvolvimentos do processo construtivo, as quantidades de trabalho, os meios mobilizados e respectivos rendimentos (recursos humanos, materiais e equipamentos) e ainda os custos. Planeamento Execução Permite evitar: Atrasos no início das actividades e tempos mortos Paragens na realização das actividades Prolongamento dos Prazos Custos adicionais e de realização elevados Falta de coordenação de actividades Processo Análise Gestão Integrada de Projecto Timming Controlo Monitorização Estratégia Desenvolvimento 13

14 A Bengineering desenvolve projectos em múltiplas áreas: Planos Urbanos, Vias de Comunicação, Obras de Arte, Aeroportos e Caminhos de Ferro Plano Urbano da Zona Habitacional - ZH1 Eywa, Lubango Estudos de Impacte Ambiental Complexo Matiota Polos Industriais Plano de Desenvolvimento Industrial do Soyo Reabilitação de Edifícios e Áreas Urbanas Complexo Multifuncional Coordenação de Obras Edifício Atrium Independência Avaliação Imobiliária Luanda Projectos de Edifícios Academia BAI Projectos de Infra-estruturas Viárias, Hidráulicas, Eléctricas e de Telecomunicações Infra-estruturas Integradas e Pavilhão Multidesportivo do Namibe Consultoria em Engenharia e Arquitectura Complexo Institucional Fiscalização de Obras Pavilhão Multidesportivo de Luanda Gestão Técnica de Condomínios Condomínio Privado Morro Bento 14

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16 Angola: Rua Amílcar Cabral nº44 - Ingombota, Luanda (+244) (+244) Portugal: Av. Duque de Loulé nº5, 4ºD Lisboa (+351) (+351) gebepa@gebepa.com