Prestacao de Contas para Convenios COORDENADORIA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO COPLAG NÚCLEO DE CONTROLADORIA NUCON

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1 Prestacao de Contas para Convenios COORDENADORIA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO COPLAG NÚCLEO DE CONTROLADORIA NUCON

2 SECRETARIO ADJUNTO DO DESENVOLVIMENTO AGRÁRIO Antônio Rodrigues de Amorim SECRETARIO EXECUTIVO DO DESENVOLVIMENTO AGRÁRIO Wilson Vasconcelos Brandão Junior NUCON Guido Colares Jackson Dias Terezinha Tavares Ricardo Abdala Umberto Pinheiro

3 Sumário Prestação de Contas Como proceder quando efetuar os pagamentos das compras e dos serviços Pagamento de serviço Guia de Imposto de Renda Despesas com processos licitatórios O que deve ser apresentado na prestação de contas Como preencher os formulários

4 Apresentação Prezado Convenente, A Secretaria do Desenvolvimento Agrário SDA, tem a grata satisfação de levar ao seu conhecimento, esta Cartilha de Prestação de Contas. Elaborada com linguagem simples, clara e objetiva, a Cartilha proporcionará ao seu leitor ou leitora, informações que lhes permitirão elaborar a prestação de contas de recursos conveniados de forma correta, segundo os formulários e a fundamentação legal, que rege os Convênios firmados com esta secretaria. Embora seja acessível a todos os leitores, esta cartilha dirige-se notadamente as chamadas Entidades sem Fins Lucrativos, Convenentes da SDA. Boa Leitura!

5 Prestacao de Contas para Convenios 07 Prestação de Contas Para que uma entidade tenha sua prestação de contas aprovada, é necessária que a mesma seja elaborada de acordo com a IN Nº 01/2005 SECON/SEFAZ/SEPLAN e a Lei 8.666/93 (Lei das licitações), que representam a fundamentação legal do próprio convênio. Quando a Prestação de Contas é aprovada? a) Formulários adequados; b) Documentos fiscais hábeis; c) Procedimentos de compras legais, respeitando prazos e datas; d) Fundamentação legal; Quando for estruturada por: e) Cláusulas conveniadas e plano de trabalho.

6 08 Prestacao de Contas para Convenios Quando a Prestação de Contas NÃO é aprovada? Quando a entidade gastar indevidamente, fazendo compras, sem respeitar as normas, com certeza sua prestação de contas será reprovada e não terá mais conserto, por mais que o objetivo do convênio seja atingido. Então, fazer prestação de contas é: Provar com documentos como e onde foi gasto o dinheiro do Convênio. Por isso, é muito importante ficar atento desde o recebimento dos recursos até que a prestação de contas seja entregue e aprovada.. Convênio É o instrumento que discipline a transferência de recursos públicos, tendo como partícipe órgão ou entidade da Administração Pública Estadual que esteja recebendo ou transferindo recursos públicos objetivando a execução de programa de trabalho, projeto, atividade ou evento de duração certa, de interesse recíproco e regime de mútua cooperação.?

7 Prestacao de Contas para Convenios 09 Concedente Quem repassa Convenente Quem recebe Vigência do Convênio: Especifica a data da celebração do convênio a partir da publicação do Diário Oficial, até a data final, obedecendo a execução do objeto, de acordo com o Plano de Trabalho. ImPortAntE! TODA PRESTAÇÃO DE CONTAS DEVE SER ESCRITURADA NA CONTABILIDADE DA ENTIDADE, ATRAVÉS DE SERVIÇOS CONTÁBEIS. In Receita Federal Termo Aditivo: A vigência do convênio pode ser prorrogada, mediante termo aditivo, por solicitação do CONVENENTE, fundamentada em razões concretas que a justifique, formulada, no mínimo, 30 (trinta ) dias antes do término de sua vigência, desde que aceita pelo CONCEDENTE.

8 10 Prestacao de Contas para Convenios PODE SER DE PRAZO E / OU VALOR ATENÇÃO: 30 (trinta) dias antes do término de sua vigência Objeto: Produto final do convênio, observados o Plano de Trabalho, apresentando uma descrição detalhada, objetiva, clara e precisa do que se pretenda realizar ou obter, em consonância com o plano de trabalho, que integrará o convênio independentemente de transcrição. Tipos de Prestação de Contas Parcial: É aquela pertinente a cada uma das parcelas liberadas anteriormente à parcela final. Final: Até 60 dias após o encerramento do prazo de vigência do convênio.

9 Prestacao de Contas para Convenios 11 Como proceder quando efetuar os pagamentos das compras ou dos serviços Ao comprar ou pagar qualquer serviço é necessário seguir as seguintes orientações:

10 12 Prestacao de Contas para Convenios A Entidade deve exigir Nota Fiscal de qualquer material comprado ou serviço executado. A Nota Fiscal não pode conter erros nem rasuras e deve ser observado o seguinte: a) O número da Inscrição Estadual e o número do CNPJ da Empresa que vendeu o material; b) Natureza da Operação (venda a consumidor); c) O preenchimento da Nota tem que ser na 1ª via, essa via depois será da Entidade; d) A série e o modelo da Nota; e) O número da Nota fiscal; f) A data da compra ou do serviço; g) O nome completo da Entidade / Convênio; h) O endereço completo da Entidade; i) A quantidade do material, ou do serviço; j) O tipo de material comprado pela entidade ou do serviço, conforme o caso; l) O preço unitário de cada material ou serviço; m) O preço total de cada material comprado ou serviço realizado; n) A soma total da compra ou do serviço.

11 Prestacao de Contas para Convenios 13 CUIDADO Observar o destaque dos impostos: IPI, ICMS, ISS, conforme o caso. a) A Nota Fiscal tem de ter a mesma data do dia da compra; Observar o prazo de validade de uso do talão que está sendo emitida a nota, pois este tem que ter validade da data da nota para frente. Nota fiscal emitida em talão vencido, não tem validade; b) A entidade deve atestar na Nota Fiscal com carimbo ou escrevendo, o recebimento do material colocando a data e assinando. c) O pagamento deve ser feito através de cheque nominal ao beneficiário final. d) Quando o material comprado não for industrializado e tiver sido adquirido fora de um estabelecimento comercial, (como areia, pedra para construção ou outro) a entidade deve exigir do vendedor uma Nota Fiscal avulsa, que ele adquire na Secretaria da Receita Estadual/Prefeituras Municipais. e) Todos os documentos fiscais (notas fiscais, faturas e recibos de pagamentos) deverão ser conferidos quanto ao destaque devido dos impostos (IPI, ICMS, ISSQN), e devem ser emitidos sempre em nome da Entidade / Convênio.

12 14 Prestacao de Contas para Convenios Pagamento de Serviço Quando a Entidade pagar qualquer serviço, devem ser recolhidos os impostos ou contribuições previstos em Lei, da seguinte forma: 1. ISS Imposto Sobre Serviços: O Contribuinte do Imposto é o prestador do serviço. A Entidade deve descontar o ISS sobre qualquer valor que pagar a uma empresa ou profissional autônomo com ou sem estabelecimento fixo, que lhe prestar serviços. Antes de calcular o ISS, consulte o Código Tributário do Município onde for executado o serviço, para verificar a Alíquota. 1.1 Calculado o valor, o Prestador do serviço deverá: Se for Empresa, emitir a Nota Fiscal com o valor total do serviço, para posterior recolhimento do imposto. Se for profissional autônomo, dirigirse à Prefeitura e solicitar a Nota fiscal avulsa, já fazendo o recolhimento do valor do imposto devido. 2. INSS Do valor contratado é descontado o percentual de 11% do prestador de serviços vide tabela da Previdência A Entidade, recolhe ao INSS 20% do valor do serviço. Na Prestação de Contas anexar planilha, demonstrando os cálculos do INSS. 3. Imposto de Renda (IR) Só se paga o IR quando o valor do serviço contratado for maior do que o valor mínimo que é dispensado pela lei. Por isso, quando a Entidade for pagar algum serviço, deve consultar a tabela atualizada do Imposto de Renda, que é divulgada diariamente. Se a mesma pessoa realizar determinado serviço várias vezes no mesmo mês, é preciso verificar se a soma dos recibos de cada serviço é maior do que o valor que dispensa o desconto do Imposto de Renda. Se for maior, a Entidade deve fazer o desconto, consultando a tabela do Imposto de Renda.

13 Prestacao de Contas para Convenios 15 Guia de Imposto de Renda Para cada desconto de IMPOSTO DE RENDA que a Entidade fizer a um trabalhador, deve preencher a Guia de Recolhimento do Imposto de Renda e pagar no Banco. O pagamento deve ser feito na data certa, para evitar multas, juros e correção. NÃO ESQUEÇA JAMAIS O Pagamento das Multas, Juros e Correção, será de responsabilidade do convenente.

14 16 Prestacao de Contas para Convenios ImPortAntE! Despesas com processos licitatórios (De acordo com a Lei 8.666/93) Antes de comprar materiais, máquinas e equipamentos ou contratar algum serviço, faça a pesquisa de preço ou COLETA DE PREÇOS. Isto quer dizer que se deve pesquisar o preço mais barato de tudo que for necessário para executar o projeto (seja qualquer tipo de material, equipamentos ou custo da mão-de-obra para realizar os serviços). Ou, se for o caso de contratar uma empresa, pesquisar o preço mais barato entre as empresas que fazem aquele tipo de serviço. Fazer Coleta de Preços é pesquisar o preço mais barato de um produto ou de um serviço de qualidade garantida. A coleta de preço deve ser colocada na prestação de contas.

15 Prestacao de Contas para Convenios 17 ImPortAntE! Despesas até R$ 8.000,00, acompanhadas de no mínimo, 03 propostas de preços. Despesas superiores a R$ 8.000,00, serão obrigatoriamente precedidos de Processo Licitatório, através de no mínimo: 03 orçamentos Mapa comparativo Edital (publicado no DOU (Diário Oficial da União) ou DOE (DiárioOficial do Estado) ou ainda em Jornal Diário de grande circulação ou Cartas Convites devidamente assinadas Chamadas de divulgação em Emissoras de Rádios, locais de Acesso Público e no Site da Entidade Atos Relatórios e Contrato. Para Compras e Serviços: a) Convite de R$ 8.000,00 até R$ ,00 b) Tomada de Preço até R$ ,00 c) Concorrência acima de R$ ,00 Para Obras e Serviços de Engenharia: a) Convite até R$ ,00 b) Tomada de Preços até R$ ,00 c) Concorrência acima de R$ ,00

16 18 Prestacao de Contas para Convenios OBS: Seguir SEMPRE o Edital e a Lei 8.666/93, pois nele constam os documentos necessários que as empresas precisam apresentar para estarem aptas a participar do Processo Licitatório. Os Processos Licitatórios, devem ter separações distintas, quando apresentado na Prestação de Contas: ORGANIZAR POR OBJETO, BEM DEFINIDO 1 - Licitar material de consumo / escritório / didático 2 - Material de construção de cisternas 3 - Mão de Obra Terceirizada 4 - Equipamentos de informática 5 - Serviços de Aluguel de carro

17 Prestacao de Contas para Convenios 19 O Processo Licitatório deve conter: 1 - Ampla pesquisa de mercado (Mapa Comparativo de Preços); 2 - Edital e respectivos anexos, ou Carta Convite, quando for o caso; 3 - Comprovante das publicações do edital resumido, ou da entrega do convite (devidamente assinada pelo representante da empresa); 4 - Ato de designação da Comissão de Licitação, do leiloeiro administrativo ou Oficial, ou do Responsável pelo convite; 5 - O Original das Propostas e dos documentos que as instruírem; 6 - Atas, Relatórios e deliberações da Comissão Julgadora; 7 - Pareceres Técnicos ou Jurídicos emitidos sobre a licitação, dispensa ou inexigibilidade; 8 - Atos de Adjudicação do Objeto da Licitação e da sua Homologação; 9 - Recursos eventualmente apresentados pelos licitantes e respectivas manifestações e decisões; 10 - Despacho de anulação ou de revogação da licitação, quando for o caso, fundamentado circunstanciadamente; 11 - Termo de Contrato ou instrumento equivalente, conforme o caso; 12 - Outros comprovantes de publicações; 13 - Cópias das Notas Fiscais, Recibos e cópias dos seus devidos pagamentos.

18 20 Prestacao de Contas para Convenios OBS: As minutas de editais de Licitação, bem como as dos Contratos, Acordos, Convênios ou Ajustes devem ser previamente examinadas e aprovadas por Assessoria Jurídica da Administração. Muita atenção!!! OBSERVAR A Vigência do Convênio Inicio e Término Data do Cheque Ordem bancária, nunca antes da emissão da Nota Fiscal / Recibos. Relatório de Viagem Identificando o objeto e o seu itinerário, placa do veículo, condutor, km rodado/dia; Identificar e apresentar documentos relativo as despesa com viagem. Folha de Pagamento Ver retenções conforme legislação brasileira, repasse e comprovar os atos praticados.

19 Prestacao de Contas para Convenios 21 Informação Indicar nos recibos os repasses dos recursos, municípios e local do beneficiário; Capacitação Recibo de pagamento ou depósito bancário em favor da instituição organizadora do evento, juntamente com o certificado de participação, e lista de presença, bem como fotos Contendo assinatura/cpf/ci com registro fotográfico; Despesa com Telefone Cobrir somente despesa relativa ao projeto juros e mora a parte; Recolhimento Recolhimento de saldo de recursos à conta do concedente através de DAE, relativo ao recolhimento ao Tesouro Estadual ao término do convênio.

20 22 Prestacao de Contas para Convenios Não cometa esses erros: Saque total dos recursos do convênio sem levar em conta o cronograma físico-financeiro de execução do objeto; Realização de despesas fora da vigência do convênio; Saque dos recursos para pagamento em espécie de despesas; Utilização de recursos para finalidade diferente daquela prevista no objeto do convênio; Utilização de recursos em pagamento de despesas outras do convenente; Pagamento antecipado a fornecedores de bens e serviços; Transferência de recursos da conta corrente específica para outras contas; Retirada de recursos para outras finalidades com posterior ressarcimento; Não aplicação ou não comprovação da contrapartida; Ausência de aplicação de recursos do convênio no mercado financeiro, quando o prazo previsto de utilização for superior a 30 dias;

21 Prestacao de Contas para Convenios 23 Aceitação de documentação inidônea para comprovação de despesas (notas fiscais falsas, por exemplo); Falta de conciliação entre débitos em conta e os pagamentos efetuados; Uso dos rendimentos de aplicação financeira para finalidade diferente da prevista no convênio; Realizar despesas com taxas bancárias, multas, juros ou correção monetária, inclusive referentes a pagamentos ou recolhimentos fora do prazo; Utilizar os recursos em desacordo com o plano de trabalho; Incluir no convênio despesas realizadas antes ou após o prazo de vigência; Efetuar pagamento de gratificação, consultoria, assistência técnica ou qualquer espécie de remuneração adicional a servidor pertencente aos quadros de órgãos da administração pública, lotado ou em exercício em qualquer dos entes partícipes; Incorrer em atraso não justificado no cumprimento de etapas ou fases programadas; Gastos realizados com publicidade que caracterizem promoção pessoal de servidores públicos ou de autoridades.

22 24 Prestacao de Contas para Convenios O que deve ser apresentado na Prestação de Contas 1 Termo de encaminhamento: É o Ofício da Entidade encaminhando a prestação de contas, endereçado ao Órgão que entregou o dinheiro. Muita atenção para a data, ela é importante para que se saiba se a prestação de contas foi entregue dentro do prazo. (60 dias após o encerramento do convênio) 2 Cópia do Convênio e Aditivos assinados, Diário Oficial; 3 - Comprovante do recebimento dos recursos: Comprova-se com o extrato bancário a data do crédito na conta do Convênio; 4 Relação dos documentos de despesas: Organize os documentos (Notas Fiscais acompanhada de Recibos), considerando a data do pagamento, que por sua vez segue a data da compra. 5 Balancete Financeiro: Demonstra os valores recebidos e os pagos de acordo com os tipos de despesa, separando-se inclusive as despesas bancárias, a contrapartida e o saldo; 6 - Documentos comprobatórios de despesas: Constituídos de notas fiscais, recibos, folha de pagamentos, comprovantes de recolhimentos de encargos e Impostos de despesas bancárias; extratos bancários : conta corrente e de rendimentos de todo o período do convênio; 7 - Relação do Material Permanente adquirido com os recursos recebidos, quando for o caso: Material Permanente é aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos. (Portaria 448 de 13/09/02 Secretaria do Tesouro Nacional) Ex: móveis, equipamentos, computadores. 8 Comprovante de devolução de saldo, inclusive de rendimentos à conta do concedente através de DAE (Documento de Arrecadação Estadual), relativo ao recolhimento ao Tesouro Estadual ao término do convênio; 9 Extratos bancários do período de execução do convênio: É para comprovar se todos os pagamentos foram feitos por via bancária, conferir os valores pagos, o depósito na conta, as despesas bancárias, as aplicações financeiras e o saldo; 10 Conciliação bancária se for o caso: Só é necessário fazer conciliação bancária, se ao finalizar um convênio existir diferenças entre o total pago com os recursos, e o valor que se encontra no banco, ou seja, se algum fornecedor receber o pagamento (cheque) e não sacá-lo;

23 Prestacao de Contas para Convenios 25 (ANEXO IV) 11 Cópia das cotações de preços: Para comprovar se a Entidade fez pesquisa buscando os menores preços e que os serviços são de qualidade; 12 Declaração do órgão concedente comprovando a execução do objeto do convênio: Essa declaração é resultado da avaliação feita pela Equipe Técnica do Órgão repassador dos recursos, comprovando que o convênio atingiu o resultado esperado. É indispensável que no corpo da nota haja um carimbo identificador do convênio como também o relativo ao atesto do recebimento dos bens e serviços relacionados aquela nota. Vincula-se ao Convênio Nome e Assinatura / / Data Se a documentação apresentada na Prestação de Contas, foi feita em cópia xerográfica de boa qualidade, legível, colocar carimbo com os seguintes dizeres: Confere com o Original e Vincula-se ao Convênio Nome e Assinatura / / Data A Entidade deverá manter em arquivo próprio, à disposição dos órgãos de controle, cópias de prestação de contas apresentada, pelo prazo de 5 (cinco) anos, a contar de sua aprovação.

24 26 Prestacao de Contas para Convenios Como preencher os formulários RELATÓRIO FISICO Refere-se ao indicador físico da qualificação e quantificação do produto, etapa ou fase. Retira os dados programados do Plano de Trabalho e o realizado das despesas realizadas, relacionada na Relação de Pagamento.

25 Prestacao de Contas para Convenios 27 RELATÓRIO FINANCEIRO (R$ 1,00) Refere-se à aplicação dos recursos financeiros (concedente + executor) realizada na execução do projeto. Retira os dados das despesas realizadas na Relação de Pagamento.

26 28 Prestacao de Contas para Convenios RELATÓRIO RECEITA E DESPESA Refere-se ao registro das receitas arrecadadas e das despesas realizadas, na execução do projeto.

27 Prestacao de Contas para Convenios 29 RECURSOS CONCEDENTE (Valor Recebido) Indicar os valores (em R$ 1,00) correspondentes à receita e à despesa efetivadas com recursos originários do (concedente). RECURSOS CONTRAPARTIDA Indicar os valores (em R$ 1,00) correspondentes à receita e à despesa efetivadas com recursos originários do convenente. RECURSOS REND. APLIC. FINANCEIRAS Indicar os valores (em R$ 1,00) correspondentes à receita e à despesa efetivadas com recursos de rendimentos auferidos com as aplicações financeiras, realizadas com recursos do convênio firmado com a SDA, em caderneta de poupança, fundo de curto prazo ou operação de mercado aberto. TOTAL Indicar o valor (em R$ 1,00) correspondeste ao somatório das colunas da Receita e da Despesa. SALDO Indicar os valores (em R$ 1,00) correspondestes aos saldos financeiros existentes, obtidos, para cada tipo de receia (concedente, contrapartida e rendimento das aplicações financeiras), pelas diferenças verificadas entre as receitas e as despesas.

28 30 Prestacao de Contas para Convenios RELAÇÃO DE PAGAMENTO Refere-se ao registro de pagamento das despesas efetuadas na execução do projeto/programa/evento, à conta de recursos do Executor (1), do Concedente (2),ou de outros(3) devendo ser preenchido um formulário para cada caso, OBEDECENDO SEMPRE O OBJETO DO CONVÊNIO. RECURSOS Indicar se os recursos são originários do Concedente(1), Executor(2), ou de outros(3). CONVÊNIO Nº Número original do convênio.rec. - Identificar a origem dos recursos, de acordo com os códigos dos modelos.

29 Prestacao de Contas para Convenios 31 ITEM Enumerar cada um dos pagamentos efetuados. CREDOR Nome do credor constante do título de crédito. CNPJ/CPF Número do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica ou número do Cadastro de Pessoa Física no Ministério da Fazenda, conforme o caso. NATUREZA DA DESPESA Código do elemento de despesa correspondente ao pagamento efetuado.ch/ob - Número do cheque ou da ordem bancária, precedido das letras CH ou OB, conforme o caso. DATA Data da emissão do cheque ou da ordem bancária. TÍTULO DE CRÉDITO Letras iniciais do título de crédito (NF - Nota Fiscal, FAT - Fatura, REC - Recibo, etc) seguido do respectivo número. DATA Data de emissão do título de crédito VALOR Valor do título de crédito, em Real (R$ 1,00). TOTAL Somatório dos valores dos títulos de crédito relacionados. EM UMA RELAÇÃO DE PAGAMENTO NÃO CONSIDERAR : TARIFAS BANCARIAS, JUROS, MULTAS. ESSAS DESPESAS FICAM POR CONTA DO CONVENENTE.

30 32 Prestacao de Contas para Convenios RELAÇÃO DE BENS Refere-se aos bens adquiridos, produzidos ou construídos com recursos do repasse. DOC. Nº Número do documento que originou a aquisição, produção ou construção do bem. DATA Data de emissão do documento. ESPECIFICAÇÃO Espécie do bem, (quando não existir o bem, informar: Nada a Declarar ). QUANTIDADE Quantidade do item especificado. VALOR UNITÁRIO Valor unitário de cada item. TOTAL Produto da multiplicação do valor unitário do item pela sua quantidade. TOTAL GERAL Somatório das parcelas constantes da coluna total.

31 Prestacao de Contas para Convenios 33 ImPortAntE! CONCILIAÇÃO BANCÁRIA 1. O valor resultante da CONTA CONCILIADA deve coincidir com o saldo constante do Campo 18 do Relatório Finla da Execução Físico- Financeira. 2. Os lançamentos dos itens 03 e 04 deverão ser explicitados detalhamento no verso deste documento.

32 34 Prestacao de Contas para Convenios Todos os relatórios deverão estar devidamente assinados

33 Prestacao de Contas para Convenios 35 ImPortAntE! Implicações da não apresentação da prestação de contas a cada 60 dias, a partir da liberação do recurso: Será solicitada a devolução total dos recursos, incluindo os rendimentos de aplicação, acrescidos de juros e correções; Será registrada a responsabilidade do Convenente no SACC (Sistema de Acompanhamento de Contratos e Convênios) e encaminhado o processo para instauração de Tomada de Contas Especial (Cobrança Judicial); Entidade ficará inadimplente perante o Estado. Apresentação da prestação de contas a cada 60 dias, a partir da liberação do recurso; A realização das despesas do convênio tem que está dentro do período de vigência do convênio, isto é, nem antes, nem tão pouco depois; Os recursos da conta específica não podem ser transferidos para a conta geral da entidade convenente; Todo débito na conta específica deve corresponder a um documento de despesa de mesmo valor, emitido pelo contratado e relacionada de relação de pagamento; A ausência de nexo entre o débito consignado no extrato bancário e o documento de despesa poderá resultar na responsabilização do gestor.

34 Secretaria do Desenvolvimento Agrário - SDA Av. Bezerra de Menezes, 1820 São Gerardo Fone (85) Fortaleza/CE