CARTILHA DA ASSOCIAÇÃO

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1 INSTRUÇÕES A SEREM SEGUIDAS APÓS ASSINATURA DO CONVÊNIO IMPLANTAÇÃO DOS PROJETOS Lembre-se: você não está sozinho! O mais importante no Projeto São José é a troca de experiência entre moradores de comunidades diferentes, membros do CMDS e técnicos. Com isto, exercita-se cidadania, com a comunidade pensando no seu futuro e construindo na prática o seu destino. Durante e após a implantação dos Projetos, os técnicos do São José na SDLR, da EMATERCE, CAGECE, SOHIDRA e demais Órgãos Estaduais coparticipantes, acompanham a sua implantação do Projeto. Orientam sempre que necessário e melhoram seus métodos a partir de experiências bem sucedidas. Na verdade, quem mais se beneficia são aquelas comunidades cujos beneficiários nunca se cansam de trocar experiências. Procuram aprender com a finalidade de melhorar o funcionamento de seus próprios Projetos. APÓS A ASSINATURA DO CONVÊNIO QUAIS OS PASSOS A SEREM SEGUIDOS? CARTILHA DA ASSOCIAÇÃO Novembro/2003

2 2 1º PASSO: ABERTURA DE CONTA: De posse do Convênio assinado, Estatuto da Associação, CNPJ e Ata da Eleição da Diretoria, abrir conta em nome do Convênio SDLR/Associação, em um Banco Oficial (BB, BN, BEC ou C.E.F.).

3 3 2º PASSO: LICITAÇÃO Vocês sabem o que é Licitação? É a escolha da melhor proposta de preços. Como se faz uma Licitação? 1. Eleger uma Comissão em Assembléia Geral com 03 (três) membros efetivos e 03 (três) suplentes. Depois de eleita, esta Comissão indica um dos membros efetivos para ser Presidente. Como vocês sabem, o Presidente da Associação não pode fazer parte da Comissão de Licitação. 2. Fazer Edital, Carta Convite às Empresas, convite ao Representante do Ministério Público e ao órgão co-participante, com ajuda de um técnico do Governo do Estado. Que é Edital? É o resumo do Pedido de Cotação de Preços para ser colocado nas Associações Comunitárias e Repartições Públicas (EMATERCE, Prefeitura, Centro Social, Fórum, Colégios, Sindicatos, etc). EDITAL Quantos dias antes da licitação o Edital deve ser divulgado? No mínimo em 05 (cinco) dias úteis (fora sábado, domingo e feriado). Vocês já ouviram falar em Pedido de Cotação de Preços? Pedido de Cotação de Preços: É o Convite para as empresas participarem da licitação. Quantas empresas devem receber a Pedido de Cotação de Preços? Várias, desde que no dia da licitação compareçam no mínimo 03 (três).

4 4 No Pedido de Cotação de Preços, devem constar os seguintes pontos: a) A quantidade do material que vai ser adquirido e/ou as obras que vão ser construídas; b) O município, local, data e hora para as empresas entregarem as propostas de preços; c) As propostas de preços e a documentação devem ser entregues até a hora da licitação, em envelopes fechados. Como é feito o julgamento das Propostas? Será em reunião pública com o recebimento e divulgação dos valores das propostas de preços, que seguirá os seguintes passos: a) Recebimento dos envelopes das empresas; b) Abertura dos envelopes e divulgação dos valores apresentados; c) Escrever os valores das propostas no Mapa Comparativo de Preços; d) Divulgar para os participantes o valor da menor proposta de preço; e) Em seguida a Comissão realiza reunião reservada. Participam o representante do Órgão Estadual Co-participante (EMATERCE, CAGECE ou SOHIDRA) e do Ministério Público (se estiver presente). Tem por objetivo analisar e avaliar a proposta de menor preço e a documentação da Empresa; f) Conhecido o resultado da licitação, a Comissão faz a ata que será assinada pelos concorrentes e demais participantes; g) Divulgado o resultado da licitação, a concorrente que se sentir prejudicada poderá requerer por escrito esclarecimentos à Comissão de Licitação; h) Por último, o Presidente da Associação homologa a licitação e faz o contrato com a Empresa vencedora.

5 5 3º PASSO LIBERAÇÃO DOS RECURSOS Que quer dizer isso? O Projeto São José autoriza ao Banco liberar o dinheiro. Com os recursos depositados na conta da Associação, o Presidente e o Tesoureiro pagam obras, máquinas e equipamentos, com a participação do Comitê de Acompanhamento do Projeto. É importante que a Associação apresente as prestações de contas das compras e pagamentos dos serviços nas reuniões. Quanto mais transparente as contas, mais a confiança na Associação é fortalecida. Como é feita a liberação? Após a conclusão do processo licitatório e início da obra, a liberação será feita em três parcelas: LIBERAÇÃO DAS PARCELAS PRIMEIRA SEGUNDA TERCEIRA ÉPOCA DA LIBERAÇÃO Quando executar 20% da obra. Quando executar o correspondente a 50% da obra. `50% restante quando a Empresa concluir a obra e esta encontrar-se em pleno funcionamento OBS.: Os dois primeiros pagamentos serão efetuados mediante envio de Laudo assinado pelo Presidente da Associação e pelo Técnico. Para o último pagamento deverá ser enviado o Termo de Recebimento de Obra e os respectivos recibos e Notas Fiscais. Notas: No caso de Projetos de Abastecimento d Água que dependam de perfuração ou recuperação de poço, a 1ª parcela (20%) só será paga quando a CAGECE ou SOHIDRA mandar um laudo do valor gasto com os serviços do Poço. Se o Projeto for aquisição de trator, o dinheiro só será liberado quando o Galpão (Garagem) estiver pronto. Como vocês sabem, este Galpão entra como contrapartida da Comunidade (10% do valor do Projeto). Como o Projeto é acompanhado pela EMATERCE, esta envia laudo ao Projeto São José atestando conclusão da obra.

6 6 4º PASSO PRESTAÇÃO DE CONTAS O que é Prestação de Contas? Comprovação de gastos dos recursos recebidos. Como é feita a Prestação de Contas? Enviar para o Projeto São José (Setor de Prestação de Contas) os seguintes documentos: Capa do processo de Prestação de Contas devidamente preenchida; Demonstrativo dos recursos recebidos e gastos; Relação de pagamentos efetuados; Extrato bancário constando: o recebimento dos recursos, os pagamentos efetuados; Notas Fiscais, Notas Fiscais avulsas, recibos (todos emitidos em nome do Convênio SDLR/Associação; Anexar comprovante de recolhimento: Referente ao pagamento dos serviços de elaboração do Projeto (pagamento ao Projetista - sendo este pessoa física): Contribuição do projetista: IRRF (sempre que ultrapassar o limite de isenção da tabela progressiva) INSS (20% limitado a R$ 205,63) ISS (sobre qualquer valor - emitidos em nome do prestador do serviço) Contribuição da Associação (patronal): somente INSS (20% limitado a R$ 205,63) Referente ao pagamento dos serviços de execução da obra (pagamento à empresa): Contribuição da empresa: somente INSS (11% sobre o total da mão-de-obra destacado na Nota Fiscal) Declaração de participação dos beneficiários; Declaração de recebimento de materiais, equipamentos e serviços;

7 7 Termo de Conclusão de Obra e Medição Final; Contrato de Prestação de Serviços firmado entre a Associação e o Projetista Contrato de Prestação de Serviços firmado entre a Associação e a Empresa executora a obra Repetimos: No ato do pagamento não esquecer de: - Cobrar INSS do Projetista e da Empresa - Cobrar IRRF e ISS do Projetista (pessoa física) - Cobrar da empresa matrícula da obra no INSS ; Notas - O prazo para a Associação mandar a Prestação de Contas para o Projeto São José é de no máximo 120 dias a partir da 1º parcela liberada; Nos casos de Projetos de máquinas e equipamentos, o prazo para prestação de contas é de 60 dias; - Os recursos retornarão à conta do Projeto, quando: Não foram gastos no tempo certo; Não utilizados totalmente (devolver a sobra).

8 8 5º PASSO: ACOMPANHAMENTO TÉCNICO Depois da aprovação do Projeto e assinatura do Convênio, começa então a implantação e execução sendo assessorado pelos técnicos de acompanhamento. O que é acompanhamento? É a ida de um técnico à comunidade, levando informações que ajudam os beneficiários para que o Projeto dê certo a partir do momento que o dinheiro é liberado até o projeto estar funcionando, com a comunidade satisfeita com o seu crescimento. Este acompanhamento também deve ser feito diariamente pelo Comitê da Comunidade, com os membros escolhidos pelos associados. Também é muito importante, o acompanhamento feito pelos membros ou representação do CMDS. Quem faz o acompanhamento? Técnicos do Governo Estadual, membros do CMDS, membros do Comitê de Acompanhamento do Projeto e os próprios beneficiários. Em qualquer etapa de funcionamento, o Projeto poderá ser visitado pela equipe de acompanhamento. Também, se a comunidade necessitar, poderá solicitar, e um técnico irá verificar o andamento do Projeto, obedecendo um calendário de viagem estabelecido.

9 9 Para que se faz o acompanhamento? Para saber se: 1. Os beneficiários foram suficientemente orientados sobre licitação e prestação de contas do dinheiro recebido; 2. O projeto está sendo feito, do jeito que foi pedido; 3. As pessoas que estão sendo beneficiadas são aquelas listadas no projeto inicial ; 4. A comunidade está participando das decisões sobre o uso do benefício (Projeto); 5. A comunidade recebe Assistência Técnica; 6. O CMDS está acompanhando o Projeto; 7. A comunidade está fazendo a administração do Projeto sozinha, ou se está sendo ajudada e por quem; 8. O Projeto conseguiu beneficiar mais pessoas do que as que estavam listadas; 9. O Comitê de Acompanhamento do Projeto está cumprindo sua função. INFORMAÇÕES Como conseguir informações do Projeto? Caso persista alguma dúvida sobre o Projeto São José, esta poderá ser esclarecida diretamente nos Órgãos do Governo (SDLR, CEAC da EMATERCE, SOHIDRA, CAGECE, etc), CMDS ou através de: Telefone gratuito (Disk São José) Fax OUVIDORIA DA SDLR Telefone FAX [email protected] G:\COPE\COPE\GECON 2003\NORMATIVO\TREINAMENTO\Cartilha da Associação nov 2003.doc

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