AhgoraPontoWEB Manual de configuração e uso

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1 AhgoraPontoWEB Manual de configuração e uso

2 Sumário Configurando sua empresa... 3 Bem-vindo ao Ahgora PontoWEB... 4 Dashboard Interativo... 5 Administra Empresa... 6 Usuários do PontoWEB DSR Exportação Horários Horas adicionais Jornadas Escala Funcionários Como cadastrar funcionários Afastamentos/Feriados Batidas Documentos REPs Relatórios Folha de Pagamento Gerais Utilização Registros... 27

3 Configurando sua empresa Acesse o site Ahgora: No topo do site você encontrará o menu Geral, clique em Login, localizado no canto direito para acessar seu Ahgora PontoWEB. Tela Login Insira seu e senha cadastrados previamente através do de confirmação encaminhado a você. Se ainda não recebeu, solicite por [email protected] Senha Continuar conectado Esqueceu sua senha? Entrar Manual de Configuração Ahgora PontoWEB 2.0 pág. 3

4 Bem-vindo ao Ahgora PontoWEB No topo da página você encontrará o Menu Geral, que contém atalho para as principais funcionalidades do sistema, e abaixo o Painel com Dashboard interativo: Afastamentos Acompanhe em tempo real os Funcionários afastados do dia. Alertas de dispositivos Acompanhe em tempo real os equipamentos que estão desconectados. Assiduidade Acompanhe em tempo real os Funcionários que bateram o ponto do dia. Ajuda da Ahgora Aqui você encontra os principais Manuais e Tutoriais que vão ajudar a aumentar sua experiência com o sistema. Clique em Ahgora Helpdesk para solicitar nosso suporte. Novidades da Ahgora Acompanhe assuntos atuais do mercado e as novas funcionalidades do sistema através do Blog Ahgora. Links rápidos Acesse rapidamente as funcionalidades que você preferir através dos atalhos. Você pode escolher diferentes atalhos. Manual de Configuração Ahgora PontoWEB 2.0 pág. 4

5 Dashboard Interativo O Dashboard do seu Ahgora PontoWEB pode ser facilmente personalizado pela função Configurar Painel, localizada no canto superior direito do Sistema. Configurar Painel Através das configurações você consegue editar o número de colunas, posição dos widgets, cores e ocultação de funcionalidades. Menu superior a direita No ícone Perfil você pode: Perfil - Alterar usuário, idioma e vinculação com suas redes sociais; Ajuda - Ver os vídeos de cada funcionalidade do sistema; Helpdesk - Entrar em contato com nosso Suporte Técnico; Fale com a Ahgora - Compartilhar suas Dúvidas, Sugestões e Elogios; Downloads - Conteúdos relevantes para otimizar sua gestão; Ícone Busca no menu - Buscar termos no menu do sistema; Use o ícone Sair para desconectar-se do sistema. Manual de Configuração Ahgora PontoWEB 2.0 pág. 5

6 Administra Empresa Para acessar este menu, basta clicar em PontoWEB e selecionar a opção Administra Empresa. Aba Gerais Na Aba Gerais, é necessário informar o nome da empresa e o CNPJ, lembrando de adicionar também as informações de endereço para que estes dados sejam visualizados ao gerar a folha de ponto dos funcionários. Dica É possível incluir mais de um CNPJ dentro do mesmo PontoWEB, lembrando que, obrigatoriamente, este CNPJ deve pertencer ao mesmo grupo econômico da empresa e poderá ser atribuído um outro endereço e Razão Social. Esta opção costuma ser utilizada para empresas que possuem mais de uma filial, a fim de separar os funcionários que estão na matriz ou filial, por exemplo. Você sabia? Na opção Logotipo você pode personalizar o sistema com a cara da sua empresa. É simples, escolha o arquivo nas medidas de 100px de largura por 20px de altura no formato png, ou jpg, e clique salvar. Aba Operacionais É possível configurar o funcionamento do sistema de acordo com o cenário da sua empresa. Como por exemplo: início do mês, banco de horas, horário noturno, visualização de batidas pelo próprio funcionário, entre outros. Manual de Configuração Ahgora PontoWEB 2.0 pág. 6

7 Informações Gerais Início do Mês Define qual será o primeiro dia do seu mês de trabalho. Geralmente seleciona-se um dia após o dia do fechamento da folha. Tolerância da Batida duplicada Desativar a opção expediente em batidas dos funcionários Não considerar o dia atual na apuração do mês corrente Frase padrão para espelho de ponto Caso um par de batidas possua uma diferença entre elas menor que a tolerância configurada acima, será descartada a primeira ou a segunda batida do par (conforme configuração). Por exemplo, se um funcionário bater o ponto às 08:00h e fizer uma nova batida às 08:03h e estiver configurado 5 minutos de tolerância, ou a primeira batida será descartada ou a segunda, de acordo com a configuração escolhida. Esta opção desativa a visualização do período trabalhado dentro do horário contratual configurado do funcionário em Horários. Se selecionada, os espelhos de ponto e relatórios, como o de banco de horas passam a não considerar o dia atual, apurando as faltas apenas até o dia anterior. Vale para todos os locais no sistema em que é feito algum cálculo de falta ou banco de horas. Frase que aparece no rodapé do espelho de ponto. O arquivo gerado para o funcionário assinar e confirmar as batidas registradas no documento. Horário Noturno: Esta empresa utiliza horário noturno Mostra o horário noturno nos detalhes da página de batidas. Vale lembrar que legalmente o serviço noturno deve receber sete minutos e meio a mais por hora de trabalho noturno, proporcionalmente. Estender horário noturno até o fim da jornada Para funcionários que têm jornadas noturnas, esta opção permite que o funcionário receba adicional noturno até o final da jornada. Estender horário noturno até a última batida Para funcionários que têm jornadas noturnas, esta opção permite que o funcionário receba adicional noturno até sua última batida. Agrupar horas noturnas Desativar fator noturno Agrupa na visualização de batidas dos funcionários as horas noturnas convertendo em horas normais Marcando esta opção o sistema calculará as horas noturnas do funcionário dentro dos padrões da (Lei nº 5.889/73). Manual de Configuração Ahgora PontoWEB 2.0 pág. 7

8 Banco de Horas / Espelho Estendido: Ocultar coluna de resultados dos espelhos estendidos Permite que a coluna de resumo diário das horas trabalhadas pelos funcionários não saia no espelho de ponto impresso. Mostrar mensagem para o aniversariante do mês no Espelho Exibe a mensagem que será visualizada pelo funcionário no mês do seu aniversário em seu espelho ponto Ocultar totalizadores de banco de horas dos Espelhos Estendidos Esta opção vai ocultar as informações de saldo de banco de horas nos totais de horas ao final do Espelho Estendido. Ao utilizar esta configuração, será apresentada a mensagem: "TOTALIZAÇÃO DE BANCO DE HORAS SUPRIMIDA MANUALMENTE PELO USUÁRIO". Início do banco de horas Configura qual será o primeiro mês dos bancos de horas da empresa. Esta informação deve ser verificada com o sindicato. Período do banco de horas Define quantos meses deverão durar os bancos de horas. Espelho Estendido com informações comprimidas Gera o espelho estendido com uma fonte menor e com algumas informações comprimidas. Mostrar espaço para assinatura do gestor no Espelho Estendido Esta opção possibilita adicionar mais um espaço para assinatura do gestor junto à assinatura do funcionário no final do Espelho Estendido. Visualização pelo Funcionário Liberar acesso à página com informações do próprio funcionário Liberar visualização de batidas pelo próprio funcionário Liberar mensagem de justificativa do horário Essa opção habilita um link externo para os funcionários visualizarem suas informações. Essa opção habilita a visualização do Espelho de Ponto pelo próprio funcionário. Essa opção habilita a inclusão de justificativa em casos de faltas, atrasos, esquecimento de batida, entre outros. Manual de Configuração Ahgora PontoWEB 2.0 pág. 8

9 Contato: financeiro Cadastre o contato financeiro da sua empresa. técnico Cadastre o contato técnico da sua empresa. Alteração em Massa: Definir Senha Teclado Redefine todas as senhas de batida via teclado dos funcionários. Definir Código de Barra Redefine os valores de todos os códigos de barra. Ao clicar em qualquer um dos botões de alteração em massa, abrirá uma janela pedindo o novo código. Se a empresa desejar, é possível cadastrar os Centros de Custo de acordo com os códigos contábeis utilizados pela contabilidade da empresa para vincular ao cadastro dos funcionários e, assim, facilitar o gerenciamento através de nossos relatórios. É opcional e pode ser deixado em branco, se desejado. Aba Web Service O PontoWEB permite a troca de informações com aplicações de terceiros através de um Web Service que utiliza o padrão SOAP/1.1. O SOAP (sigla para Simple Object Access Protocol) é um protocolo para troca de dados entre sistemas heterogêneos. Ele faz uso das tecnologias XML e HTTP, sendo independente de plataforma ou linguagem de programação. A empresa usuária do PontoWEB é responsável pelo desenvolvimento de um software (ou pela implementação deste recurso em seu sistema legado), denominado cliente Web Service, que se conectará ao Web Service da Ahgora, executando os serviços disponíveis pela interface. Este desenvolvimento pode ser realizado em qualquer plataforma, com qualquer linguagem de programação. Para mais informações sobre o Web Service entre em contato com o Suporte. Manual de Configuração Ahgora PontoWEB 2.0 pág. 9

10 Usuários do PontoWEB No topo da página, a aba Usuários permite gerenciar permissões de acesso dos usuários. Você sabia? Você pode remover, adicionar e gerenciar usuários com diferentes tipos de permissões e perfis, inclusive os locais que o usuário poderá ter acesso. * É possível filtrar usuários através da localização que for atribuída aos funcionários, para que desta forma os gestores possam visualizar somente os funcionários com a mesma localização. Manual de Configuração Ahgora PontoWEB 2.0 pág. 10

11 DSR Na aba DSR podem ser encontradas as configurações do desconto semanal do funcionário. Essa é a configuração base e todas as outras a sobrepõem. De acordo com a legalidade, todo funcionário que tem uma carga horária semanal tem direito a um desconto semanal remunerado, preferencialmente aos domingos. Desta forma, se ele atingir o limite de falta estabelecido nesta configuração, ele terá o desconto do valor em horas que foi definido em Desconto DSR. Por exemplo, supondo uma carga horária de 40 horas semanais, o funcionário terá uma carga diária de 8 horas. Se houver falta ou a soma dos atrasos durante a semana atingir o limite de falta, o funcionário sofrerá o desconto DSR definido (geralmente o mesmo valor do dia - 8 horas) Desconto DSR Tempo descontado no dia de DSR do funcionário quando ele atinge o Limite de falta. Limite de falta Tempo máximo que um funcionário pode faltar sem perder a DSR em uma semana. Semanal/Mensal Se a DSR será apresentada de forma semanal ou mensal. Exportação Preencha os campos de acordo com os Códigos Contábeis da sua empresa. Lembrando que as informações devem ser alinhadas com sua contabilidade. A exportação serve para facilitar a integração do PontoWEB com o sistema de folha de pagamento usado pela contabilidade da empresa. Antes de inserir os códigos, verifique no menu Documentos > Folha de pagamento, se o sistema utilizado para pagamento da folha dos funcionários está em nossa lista para exportação. Estes códigos contábeis são os mesmos que são utilizados para efetuar o pagamento de horas no sistema de folha da contabilidade da empresa e, por isso, precisam ser os mesmos para quando gerar o arquivo de exportação. Manual de Configuração Ahgora PontoWEB 2.0 pág. 11

12 Horários Um gerenciador de horários, essencial para o monitoramento, encontra-se no menu superior da tela. Nesse local, existem abas que sintetizam as configurações dos horários dos funcionários: Horas Adicionais Definição das horas adicionais realizadas pelo funcionário. Jornadas Grupo de horas onde cada intervalo será necessariamente representado por uma hora adicional. Para criar uma nova jornada você precisa primeiro ter horas adicionais cadastradas. Escalas Conjunto de dias onde cada dia será necessariamente representado por uma jornada. Para criar uma nova escala você precisa primeiro ter jornadas cadastradas. Para cadastrar uma Escala é necessário primeiro cadastrar uma Jornada, que por sua vez, depende de uma hora adicional cadastrada, que são as Horas Extras e Banco de Horas de sua empresa. Horas adicionais Na aba Horas Adicionais, as ferramentas de configuração dos intervalos de serviço do funcionários são apresentadas ao clicar em Horários - Horas Adicionais - Nova hora adicional. Nome Código Contábil Tipo Percentual/Fator Multiplicador Facilita a identificação no momento da criação da jornada. Nomes mais comuns: Expediente, Hora extra 100%, Hora extra 50%, Banco de horas. Alinhar com a sua contabilidade os eventos (códigos contábeis) utilizados por eles ou pelo software de Folha de Pagamento. Deve-se escolher qual será o tipo de hora adicional que será associado a uma jornada: Hora extra, Banco de horas e Expediente. Percentagem relacionada à hora extra. Fator multiplicador relacionado ao banco de horas. Manual de Configuração Ahgora PontoWEB 2.0 pág. 12

13 Jornadas Uma vez criadas as Horas Adicionais, podemos começar a cadastrar jornadas. Nome e Descrição servem para identificação. Você pode colocar o horário contratual como nome e informações de uso nas descrições, exemplo: Nomes: 08:00~18:00 Descrição: J. Normal com 1h de almoço. Definir outra hora para início do dia permite que faça com que o dia do funcionário inicie outra hora. Ao usar essa ferramenta, o sistema é informado que o dia do funcionário parou de começar à meia noite para começar uma outra hora. Recomendamos que a Virada do dia seja definida com uma margem de segurança para que o Horário de saída do expediente não ultrapasse o que foi estipulado na virada e anterior ao horário de entrada para que não hajam conflitos na ordem das marcações. Observação importante: Esta funcionalidade deve ser utilizada apenas para cadastrar jornadas noturnas ou para funcionários que trabalhem após a virada do dia, ou seja, à meia-noite. O Horário contratual permite configurar os detalhes das horas de trabalho dos funcionários. O Horário contratual permite configurar os detalhes das horas de trabalho dos funcionários. Esta jornada é uma DSR permite trabalhar com sistema de DSR que deve ser configurado em um dos blocos da edição de escalas. Não existe expediente para esta jornada torna a jornada em uma jornada de folga que pode ser usada por exemplo para um domingo ou para um funcionário que trabalha dia sim, dia não. Funcionários que utilizam essa Jornada recebem vale refeição registra em um relatório separadamente a quantidade de funcionários que de acordo com a jornada recebem vale-refeição. Essa opção é valida somente para contar almoços já realizados e não serve para pagamentos de refeições futuras. Manual de Configuração Ahgora PontoWEB 2.0 pág. 13

14 Compensar horas automaticamente - Permite ao funcionário maior flexibilidade de horário de trabalho, ou seja, caso ele chegue meia hora mais tarde, mas também saia meia hora mais tarde, o sistema entenderá que ele trabalhou dentro do horário dele, mas não dentro do Horário Contratual. Entretanto, ele não recebe nem falta (pelo atraso na chegada) nem hora extra (pelo excedente depois). Intervalos da jornada flexíveis - Deixa a entrada e a saída rígidas, porém o intervalo fica flexível deixando que o funcionário possa realizar o tempo de intervalo dentro do horário contratual. Aplicar fatores de banco de horas após compensação automática Esta ferramenta tem a função de não aplicar os fatores de banco diferenciados caso o colaborador não tenha cumprido a carga horária diária, estes, se existirem, serão aplicados sobre o saldo, exemplo: Banco de Horas com fator multiplicador 1 e Banco de Horas com o fator multiplicador 1.5. Só deve ser utilizado quando há essa necessidade descrita no exemplo acima. Converter horas a menos em e Converter excedente em - Permite selecionar em qual horário adicional o funcionário creditará caso trabalhe mais ou menos tempo que o total descrito no horário contratual. Em Batida pré-assinalada você configura uma batida automática para o almoço dos funcionários para que possam fazer o intervalo sem precisar bater o ponto Manual de Configuração Ahgora PontoWEB 2.0 pág. 14

15 As horas adicionais definem qual tipo de hora adicional o funcionário receberá em cada período do dia. Compensar horas automaticamente anula essa opção. A área de limites diários para horas adicionais permite modificar o tipo de hora adicional que o funcionário receberá a partir de tantos minutos trabalhados. Por exemplo: se for necessário que um funcionário, depois de fazer uma hora de hora extra 75%, passe a fazer hora extra 100%. Isso será configurável neste campo da seguinte forma: Tipo de hora Hora extra 75% Limite diário 0:01:00 Excedente será convertido em: Hora extra 100% A tolerância da batida permite configurar detalhadamente qual o tempo máximo que o funcionário poderá se atrasar/adiantar para que o sistema não marque falta/extra. Tolerância diária máxima sobrepõe as outras tolerâncias e simboliza o tempo máximo, no dia todo, que um funcionário pode faltar/exceder sem receber falta/extra. Consolidação das Leis do Trabalho - Artigo 58 1º Não serão descontadas nem computadas como jornada extraordinária as variações de horário no registro de ponto não excedentes de cinco minutos, observado o limite máximo de dez minutos diários. Horas In Intinere - É o tempo despendido pelo empregado até o local de trabalho e para o seu retorno, tratando-se de local de difícil acesso ou não servido por transporte público, em condução fornecida pelo empregador. Clique em Salvar para ativar suas configurações. Manual de Configuração Ahgora PontoWEB 2.0 pág. 15

16 Quadro explicativo de hora extra noturna em um regime de faltas e horas extra. 09:00 09:40 18:00 22:00 22:30 06:00 Linha do tempo 1 dia Período Noturno 00:00 12:00 00:00 12:00 Período Contratual: Período Trabalhado: O colaborador com o cenário de batidas de ponto acima contêm as seguintes informações: Horas trabalhadas: 12:50 Expediente: 8:20 Hora Extra: 4:30 Falta: 00:40 Adicional noturno*: 00:34 +4 minutos - De acordo com a CLT o funcionário recebe 8 minutos a cada hora trabalhada durante a noite. *Habilite a opção: Agrupar horas noturnas Manual de Configuração Ahgora PontoWEB 2.0 pág. 16

17 Escala Na criação de uma escala, o Nome serve para identificação na lista de batidas e descrição para maiores informações na lista de Horários cadastrados. Em Duração, é configurada a quantidade de dias que a escala possui. Ao selecionar a opção Semanal, o sistema reconhecerá automaticamente o dia da jornada que será aplicada independentemente do dia que foi iniciado. A aba limites mensais para horas adicionais permite controlar o tipo de hora adicional que o funcionário receberá a partir das horas excedidas dentro do mesmo mês. Por exemplo: se for necessário que um funcionário, depois de fazer 40 horas de hora extra 100%, passe a ganhar hora extra 120%, isso será configurável neste campo da seguinte maneira: Tipo de hora hora extra 100% Limite mensal 40:00:00 Excedente será convertido em: hora extra 120% Tempo de tolerância é usado para definir o tempo determinado para que a soma de atrasos durante o mês não sejam convertidas em falta ou banco negativo. Manual de Configuração Ahgora PontoWEB 2.0 pág. 17

18 Ativar configuração DSR na Escala Utilizar DSR com faltas em dias completos Serve para sobrepor a configuração ativada no aba DSR em Administra empresa para que esta escala obedeça o valor da carga horária cadastrada. Serve para descontar o DSR caso a falta seja aplicada a um dia completo e não somando todos os atrasos. Valor DSR É o valor da carga horária de uma jornada. Limite de falta É a quantidade da soma de atrasos durante a semana para o sistema aplicar o desconto ou não das horas. Semanal - Apresenta o DSR semanalmente Apresenta o DSR semanalmente. Apurar na Semana Seguinte Apurar o DSR na Semana Seguinte. Descontar o valor do dia da falta Descontar o valor do dia da falta. A opção Outros serve para tratar as horas trabalhadas em um afastamento ou feriado para convertê-las em hora extra ou banco de horas. Manual de Configuração Ahgora PontoWEB 2.0 pág. 18

19 2. Funcionários Pesquisa dinâmica - Use o buscador para encontrar rapidamente o colaborador, número de matrícula ou departamento. Para facilitar a busca, utilize o recurso de auto completar. Novo funcionário - Cadastre novos colaboradores e informações de relação com a empresa como: PIS, Regime de Trabalho, Cargo, Centro de Custo, entre outros. Ações - Acesse atalhos de ações para gerenciamento dos colaboradores. Ações: Demitir, Aplicar e Remover Escala, Editar Departamento e Adicionar e Remover uma localização. 4 Batidas - Acesse atalhos para os relatórios: Batida do dia, Batidas ímpares e Irregularidades de batidas. 5 6 Afastamentos/feriados - Permite adicionar, editar e remover Afastamentos e Feriados durante o mês. Mais - Essa área disponibiliza opções para emissão, exportação e impressão de relatórios: Imprimir, Exportar CSV, Importar, Exportar, Relatórios e Logs. Imprimir - Gera um arquivo em PDF das informações visualizadas em tela. Exportar CSV - Exporta arquivo tabelado no formato CSV Importar - Permite importar funcionários baseados em certos leiautes que devem ser seguidos. Todos os arquivos de importação são no formato CSV e portanto devem obrigatoriamente ter os campos separados por uma única vírgula. Exportar - Mesmo caso que o da Importação acima, os arquivos aqui gerados podem ser usados em quaisquer outros programas. Relatórios - Acesse todos os relatórios disponíveis no PontoWEB. Logs - Mostra todas as modificações executadas organizadas por data e hora e exibe o status antes e depois da modificação do dado funcionário. 7 Avançado - Use filtros avançados para pesquisa: Departamento, Mês de aniversário, PIS, Período de admissão e Período de demissão. 8 Filtro de busca - Acesse apenas colaboradores sem biometria e/ou demitidos. 1º Editar informações do colaborador 2º Editar batidas do colaborador 3º Demitir colaborador Manual de Configuração Ahgora PontoWEB 2.0 pág. 19

20 Como cadastrar funcionários Para cadastrar um novo funcionário no sistema clique em Funcionários > Novo funcionário: Os requisitos obrigatórios para cadastrar um funcionário são: Nome, PIS válido, Número de matricula única e Data de admissão. Os campos para Registros de batidas são: - Senha para ponto via teclado - A senha funciona para realizar batidas através do teclado do Relógio Eletrônico de Ponto via matrícula e senha e para os acessos das batidas pelos colaboradores. - Cartão proximidade Mifare - Para cadastrar o número do cartão Mifare para batida de ponto. - Código de barras do crachá - Para cadastrar o número do código de barras para batida de ponto. Observações: Bloquear funcionários para acessar batidas - Essa opção bloqueia o acesso do funcionário para visualizar suas batidas no Portal do Funcionário. Receber alertas destes funcionários - Ativa o recebimento de alertas por para os gestores cadastrados acompanharem as justificativas realizadas no Portal do Funcionário. Vinculação de CNPJs por Funcionários - Se tiver mais de um CNPJ cadastrado, o campo FILIAL será apresentado na tela de Adicionar Funcionário para vincular funcionários à sua respectiva empresa. Esta opção tem o objetivo de organizar as informações contidas no cabeçalho do relatório de Espelho Estendido. Localização - Para adicionar uma localização clique em Funcionários > Listar Funcionários, marque o funcionário desejado na caixa de seleção ao lado da matrícula e clique em Ação a ser executada no rodapé da pagina e selecione a opção Adicionar localização. Após confirmar a mensagem de aviso você tem a opção de adicionar uma nova localização ou vincular uma já existente. Aplicações: A localização pode ser aplicada em casos de organização de diferentes CNPJs, Filtro de localização por gestor, Controle de funcionários que poderão registrar o ponto em determinado relógio, Relatórios personalizados por diferentes localidades. Manual de Configuração Ahgora PontoWEB 2.0 pág. 20

21 Afastamentos/Feriados Para criar um afastamento ou um período de férias, bem como gerenciar outros já anteriormente criados, clique no botão Afastamento/Feriados na página de Funcionários e depois escolha entre Adicionar afastamento ou "Adicionar Feriado. Cadastre um novo motivo para criar o nome ao afastamento. A janela ao lado apresenta a tela para que seja digitado o código contábil (que deve ser adquirido com o contador da empresa) e nome do motivo do afastamento. Uma categoria deverá ser selecionada para que o cadastro seja efetivado. Clique em Ok para prosseguir. Não esqueça de clicar no motivo depois de criá-lo. Logo ao lado do quadro de motivos, existe uma caixa de seleção Tratar batidas como, que serve para selecionar a forma de tratamento das batidas efetuadas durante o período vigente deste afastamento. Manual de Configuração Ahgora PontoWEB 2.0 pág. 21

22 Depois do motivo e do tratamento, deve-se selecionar o funcionário a ser afastado. Os filtros de localização, departamento e nome facilitam encontrar o funcionário desejado. Deve-se clicar no nome do(s) funcionário(s) que será(ão) afastado(s) no período que serão selecionados abaixo. Neste local nem todos os campos serão obrigatórios, selecione a data inicial e final e clique no atalho para selecionar a data. Logo acima três botões servem de opção para preencher os dias de Ontem, Hoje e Amanhã. Clique em Salvar para guardar as modificações. Criando Feriado A grande diferença entre Afastamentos e feriados é que enquanto os afastamentos podem ser configurados individualmente, os feriados serão sempre globais, ou seja, todos os funcionários da empresa receberão o feriado, independentemente de qualquer parâmetro, além de poder ser ativado ou desativado. O feriado deve receber um nome, um tipo de tratamento de batidas e pode ser ativado e desativado além de dividir a mesma lógica de definição de início e fim que o afastamento. Segue uma imagem da página de cadastro de feriados: Tratar com padrão da escala - Habilite esta opção no caso do tratamento já estar cadastrado dentro das escalas. Sempre lembrando que deve-se clicar no botão Salvar para não perder as alterações. Manual de Configuração Ahgora PontoWEB 2.0 pág. 22

23 Batidas Este será o local mais visitado pelos usuários do PontoWEB pois será o log das batidas de ponto e onde os detalhes dos horários feitos pelos funcionários ficarão. Também nesta página será mais fácil a visualização das férias, afastamentos e resumo da semana e do mês dos funcionários. As batidas vêm em uma tabela contendo a coluna das datas, escala, as batidas feitas em cada dia, os motivos das modificações feitas manualmente e os resultados diários em horas. Para aplicar escala a um funcionário, além do botão aplicar escala em Funcionários, pode ser usado o ícone editar escala. Uma pequena caixa de seleção com as escalas já criadas em Horários aparecerá e permitirá a opção de aplicar somente para este dia que, caso não seja selecionado, aplicará esta escala para este dia e todos os outros abaixo (indefinidamente). Clique em salvar ou cancelar. A escala se tornará um link que poderá ser utilizado para acessar aquela escala (o mesmo que clicar em Horários > Escalas > e clicar no nome da escala selecionada). No topo da página também temos acesso aos menus: Batidas>Batidas do dia Batidas>Batidas irregulares Batidas>Batidas impares Afastamento/férias Mapa de Batidas Ocultar/Mostrar Detalhes Mostra todas as batidas efetuadas hoje (por padrão, mas pode ser reconfigurado) Mostra as batidas efetuadas fora do horário contratual Visualizar quais funcionários não fizeram o número correto de batidas de ponto Acesso ao mesmo painel que fica em Funcionários, entretanto este é focado somente no funcionário atual Disponível para o Ahgora Mobile, controle de batida por geolocalização Detalhes resumidos de Banco de Horas Manual e Total de Horas Logs Permite verificar todas as modificações feitas organizadas pela hora Ao final da página consta um resumo dos horários detalhados feitos pelos funcionários durante o mês. Supondo que um funcionário tenha um horário contratual que começa às 9:00 e termina às 18:00 em uma empresa que tem das 22:00 às 06:00 por período noturno. Manual de Configuração Ahgora PontoWEB 2.0 pág. 23

24 Documentos É, basicamente, a central de relatórios prontos para impressão e onde estão localizados os formatos de exportação das batidas para vários programas de gerenciamento de folha de ponto disponíveis no mercado. Os detalhes sobre os documentos gerados nesta área do PontoWEB podem ser vistos na tabela abaixo: Data de criação Período referente AFDT ACJEF Data em que os arquivos foram gerados. Período a que estes arquivos se referem. Arquivo de Fonte de Dados Tratado. (Inexistente com localização) Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais. (Inexistente com localização). Espelho/Portaria Espelho Estendido Localização Resumo do histórico das batidas de ponto no mês. Resumo detalhado do histórico das batidas de ponto no mês. Caso selecionado, mostra a localização se refere o arquivo. Para gerar estes documentos, basta clicar no botão Gerar documentos no canto superior direito desta página e, caso estejam cadastrados, ainda pode-se gerar documentos separados por localização ou departamento. REPs Na página de REPs, encontra-se a lista de aparelhos associados à empresa em questão bem como os controles com relação ao mesmo. Status: Os REPs podem apresentar 4 estados de conexão: Conectado Indica que a conexão com a internet está funcionando corretamente. Desconectado Desconectado há mais de 5 minutos Compartimento de impressora aberto Depois de cerca de 20 minutos que o estado acima entrou em vigor, este aparece para indicar que o REP perdeu conexão com a internet. Quando o REP fica desconectado por mais de cinco minutos. Serve, não só para quando a tampa da impressora estiver aberta, mas também discrimina quando não tem mais papel. Manual de Configuração Ahgora PontoWEB 2.0 pág. 24

25 Nome Último IP Modelo: Nº de Registros Data/Hora Número de série O nome do REP pode ser alterado em seu painel de edição. O último IP discrimina qual o número de IP que o aparelho teve enquanto online. Modelo do aparelho. Inclui todos os tipos de registros previstos pela portaria entretanto este é focado somente no funcionário atual. Indica a data e a hora que o aparelho esteve Online, ou seja, com status OK pela última vez. Exibe o número de série de fábrica do aparelho. Editar Ocultar Permite verificar os detalhes dos aparelhos. Permite ocultar um aparelho. Clique no botão Mostrar REPs ocultos para visualizar os equipamentos ocultos. A página de edição de aparelhos, apresenta três abas que serão explicadas aqui separadamente: Gerais, Utilização e Registros. Antes de verificá-los, note, no canto inferior esquerdo da página, o botão Redefinir senha... que serve para alterar a senha do registrador eletrônico de ponto. Gerais Das informações desta área, somente Nome e Empresa relacionada são editáveis. Nome Empresa Relacionada É o identificador do relógio, e também aparece na batida de ponto do funcionário ao passar o mouse sobre a mesma. Permite selecionar qual das filiais (devidamente cadastradas em Configurações ) utilizará este aparelho. Do lado direito da página, alguns outros controles são apresentados: Ajustar horário automaticamente. Permite selecionar uma zona meridional para o ajuste de horário automático e ainda pode ser ativado horário de verão. Setores é a lista de Localizações cadastradas para os funcionários e são utilizados para filtrar quais funcionários poderão ou não bater ponto nos aparelhos. (Um aparelho sem localização permite que todos os funcionários batam ponto nele). Funcionários já no equipamento informativo que mostra quantos funcionários do PontoWEB serão enviados para o aparelho de acordo com a configuração no campo Setores. Ignorar as seguintes formas de acesso permite bloquear formas específicas de se bater ponto. Utilização Exibe um gráfico das batidas efetuadas nas últimas horas. Registros Baixar AFD Permite baixar o arquivo AFD completo até o presente momento. Baixar registros... Permite fazer download de uma parte do arquivo AFD (por período). Manual de Configuração Ahgora PontoWEB 2.0 pág. 25

26 Relatórios O sistema oferece Relatórios completos com diferentes filtros para refinar suas informações e trazer mais inteligência para sua gestão. Afastamentos Analítico de Horas Extras Batidas por período Mostra funcionários com Afastamento, agrupado por dia. Mostra as horas extras dos funcionários por dia, no decorrer do período solicitado. Mostra as batidas dos funcionários por dia, no decorrer do período solicitado. Controle de frequência Mostra os totais por departamento, de atraso, saída antecipada, falta, afastamento, férias e hora extra (entrada e saída). Faltas e Atrasos Funcionários sem Biometria Horas Extras Horas Trabalhadas Intervalos Previsão de horários Quantidade de Faltas Relatório Sumarizado (Absenteísmo) Saldo Banco de Horas Sem escala Sumarizado Diário por Funcionário Sumarizado Diário por Funcionário Vale-Refeição Agrupado por dia. Mostra os funcionários sem biometria cadastrada. Agrupado por dia. Mostra as horas trabalhadas por funcionário. Mostra os funcionários que não estão cumprindo o intervalo de acordo com a jornada. Mostra os funcionários no período, e suas devidas escalas diárias. Mostra os funcionários com número maior que X faltas. Mostra informações de apuração agrupadas com representação gráfica. Inclui informações de absenteísmo. Saldo do Banco de Horas dos funcionários em um período. Mostra os funcionários que de acordo com a data de admissão estão sem escala em algum período. Mostra faltas, atrasos, extras e batidas dos funcionários no dia. Agrupado por funcionário. Soma todas as horas realizadas por um funcionário. Mostra os funcionarios que de acordo com a jornada, utilizaram Vale Refeição. Folha de Pagamento Escolha o formato da exportação e clique em Gerar arquivo. Exporte as informações de horas dos funcionários para a sua Folha de Pagamento em dois cliques. São mais de 50 formatos para geração de arquivo. Manual de Configuração Ahgora PontoWEB 2.0 pág. 26

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