Volpe Enterprise Resource Planning

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2 Volpe Enterprise Resource Planning Este manual não pode, em parte ou no seu todo, ser copiado, fotocopiado, reproduzido, traduzido ou reduzido a qualquer mídia eletrônica ou máquina de leitura, sem a expressa autorização da: Password Interativa Sistemas Ltda. Rua Professor Carlos Reis, 39 Pinheiros São Paulo, SP CEP: Tel.: (11) Fax: (11)

3 Índice 1. Introdução 5 2. Iniciando o sistema 5 3. Desktop Guias (módulos do sistema) Telas Arquivo Reexibir desktop Ferramentas administrativas Gerenciar desktop Simular outro usuário Trocar senha Configurar conexão (Quantidade padrão de registros exibidos na tela) Filtrar Empresas Minimizar sistema (especial) Minimizar na bandeja Bloquear na bandeja Sair Refresh Filtro avançado e limpar filtro Ctrl+F e Ctrl+Y Filtrar pelo identificador (ID) Ordenar Ctrl+O Impressão Ctrl+P Salvar Como Envio de relatórios por Ações possíveis Salvar como (Exportar registros) Ctrl+L para localizar palavra Propriedades (Estatística, exportação de registros e geração de gráficos) _ Estatísticas (total de registros, somatória, média, máximo e mínimo) Transportar dados para CRM Dados da grade 24 3

4 Gráfico Criação de gráficos Impressão dos dados trabalhados com gráfico Calculadora Relativo ao... (atalho) Auditoria de ações realizadas no sistema Anexo (Clipe) F Múltipla seleção Campo obrigatório Calendário

5 1. Introdução O ERP Volpe é um sistema de gestão empresarial da PWI desenvolvido sobre uma poderosa plataforma baseada em ferramentas da Microsoft. O sistema busca automatizar processos, reduzir custos e uniformizar informações, eliminando o fluxo de documentos e o re-trabalho, melhorando assim a produtividade dos departamentos e a geração consistente de relatórios gerenciais. Este manual de Características e Recursos Básicos tem como obejtivo apresentar as principais funcionalidades do sistema, para que o usuário consiga navegar de forma rápida e eficiente e aproveite além das principais funcionalidade também os recursos opcionais como calculadoras, filtros avançados, datas de fechamento, etc. 2. Iniciando o sistema No Desktop do Windows selecione o ícone do VOLPE com um dupro clique. Antes de iniciar, o sistema irá comparar todos os arquivos e atualizar os necessários. Após a comparação será exibida a tela de login, onde deve ser informado o login e senha do usuário que estiver se conectando. Para as empresas que possuem mais de uma conexão é possível ainda definir a conexão onde será feito o login. 5

6 Importante: Os módulos e telas serão exibidos conforme as permissões de acesso do grupo do usuário Informações de LOGIN e SENHA não devem ser compartilhados pois todas as ações realizadas no sistema geram um registro de log que poderão ser auditados posteriormente. 3. Desktop O Volpe possui um desktop intuitivo e de simples navegação, composto por um menu principal, guias e ícones, que estão dispostos de forma à tornar o acesso as telas rápido e fácil Guias (módulos do sistema) As guias ficam dispostas na parte superior da área de trabalho. Cada guia refere-se a um módulo do sistema e dentro de cada uma destas guias estão as telas onde serão realizadas as operações no módulos. (Ex: Guia: Vendas; Telas: Orçamento de Vendas, Pedido de Vendas, etc). Menu Principal Guias (Módulos do sistema) 6 Telas 6

7 As setas direcionais do teclado facilitam a navegação entre as guias do sistema Telas Note que no sistema Volpe as telas estão organizadas em colunas e cada coluna se refere a um assunto. Por exemplo no módulo de cadastros a primeira coluna estão as telas referente ao cadastro central, onde é possivel cadastrar cliente, fornecedores,transportadoras, etc. Já a segunda coluna refere-se ao cadastro de produtos. 7

8 É possível trabalhar simultâneamente com telas de consulta e relatórios do sistema. Não é possível acessar outras telas quando uma tela de digitação estiver aberta, esta trava existe para que informações não seja perdidas durante a digitação. Para acessar uma tela, basta clicar sobre o icone da tela que quer acessar. 8 8

9 Pressionando a tecla espaço do teclado será exibido uma listagem com todas as telas disponíveis no módulo selecionado. Caso deseje utilizar apenas o teclado para navegar entre as guias e telas do sistema, utilize a tecla ALT e o menu principal ficará ativo. Utilizando as teclas direcionais do teclado, você pode chegar até a opção MÓDULOS e através desta navegar entre as guias do sistema e sua respectivas telas. 9

10 4. Menu principal 4.1. Arquivo A opção arquivo do menu principal possibilita o acesso a algumas ferramentas como trocar senha, configurações da conexão, reexibir o desktop entre outras Reexibir desktop A opção Reexibir Desktop faz a atualização da estrutura do desktop, posicionamento de colunas e telas. Deve ser utilizado quando houver uma alteração na nomenclatura da tela, quando um direito for delegado ou tirado de um usuário, quando o desktop for minimizado, etc. Esta opção pode ser ativada utilizando a combinação das telas CTRL+E Ferramentas administrativas A opção Ferramentas administrativas, da acesso a duas outras opções que são o Gerenciar desktop e o Simular usuário. Estas são opções que permitem mudar a estrutura do desktop e simular os acessos de outros usuários e só usuário que sejam Supervisores do sistema terão acesso a estas funcionalidades

11 Gerenciar desktop O gerenciar desktop permite cadastrar novas telas, módulos e colunas do sistema, ativar ou desativar os que já exitem, mudar o posionamento e as descrições das telas e colunas no desktop. A grade de Guias permite alterar, incluir, excluir, ativar/desativar e alterar as ordens das guias (modulo) do sistema A grade de Colunas alterar, incluir, excluir, ativar/desativar as colunas das guias (módulos) do sistema. A grade de Rotinas alterar, incluir, excluir, ativar/desativar as rotinas (telas) do sistemas 11

12 Simular outro usuário Para os supervisores do sistema é possível Simular outro usuário, visualizando assim todas as guias, ícones e ações permitidas disponíveis para o usuário selecionado. Selecione o usuário que deseja simular o aceso e clique no botão Simular as configurações deste usuário. Para restaurar o seu perfil acesse novamente a tela de Simular outro usuário e clique no botão Restaurar meu perfil

13 Trocar senha Esta opção pode ser utilizada por qualquer usuário do sistema para alterar a senha do seu próprio login. Para que seja cadastrada uma nova senha será necessário informar a senha atual Configurar conexão (Quantidade padrão de registros exibidos na tela) Para melhor desempenho do sistema, como padrão as telas de consulta (exceto relatórios) exibem no máximo 500 registros. O usuário pode alterar as opções de conexão para todas as telas do sistema para a sessão do sistema aberta. É possível ainda alterar a configuração da conexão na própria tela de consulta. 13

14 No canto superior direito das telas é exibida a quantidade de registros. Sabemos que a pesquisa ultrapassa o limite máximo quando o texto estiver em vermelho. Para alterar o limite de registros exibidos na tela, dê duplo clique no link Registros: 500 e altere as opções de conexão Filtrar Empresas O Volpe permite o cadastro de diversas empresas. E a visualização das movimentações destas empresas pode ser feita individualmente ou em conjunto

15 Apenas as empresas que estiverem na coluna da direita serão visualizadas nas consultas do sistema. Caso não tenha nenhuma empresa na coluna da direta, todas as empresas serão visualizadas Minimizar sistema (especial) Além do minimizar convencional, no menu principal existem duas opções para minimizar o sistema: Minimizar na bandeja O sistema é minimizado e o ícone exibido na bandeja do relógio. Para abrir o sistema novamente, basta clicar no ícone. É possível acessar esta opção pressionando simultâneamente as teclas CTRL+M. 15

16 Bloquear na bandeja Assim como na opção Minimizar na bandeja, o sistema será minimizado e o ícone será exibido na bandeja. Porém ao clicar no ícone para abrir o sistema, será solicitado o usuário e senha do sistema. É possível acessar esta opção pressionando simultâneamente as teclas CTRL+B Sair Para finalizar a sessão do sistema Volpe, utilize a opção Sair do menu principal. É possível acessar esta opção pressionando simultâneamente as teclas CTRL+Q

17 5. Barra de Ferramentas Localizada no canto esquerdo superior de todas as telas de consulta, a barra de ferramentas contém ícones como filtros, busca, ordenação, impressão, exportação e outras ações possíveis Refresh A função desta tecla é atualizar os dados exibidos na grade de consulta, garantindo que os registros inseridos após a última consulta sejam exibídos no resultado desta. Esta função pode ser acessada pressionando a tecla F Filtro avançado e limpar filtro Ctrl+F e Ctrl+Y As opções de filtros avançados devem ser utilizadas quando houver a necessidade de Filtra dados da grade para melhor localização do registro a procurar; Desfaz o filtro e retorna todos os dados anteriores. 1-Tipos de pesquisa 2-Procurar por Adicione todos os critérios da pesquisa Clique em Aplicar para realizar o filtro 17

18 1- Tipos de Pesquisa: o usuário seleciona o tipo específico de seu filtro, como por exemplo, filtrar os dados por nome, cidade ou CEP. 2- Procurar por: para um resultado mais preciso no filtro, o usuário pode determinar se o registro será igual, diferente, vazio, entre outros, a palavra digitada. 3- Consultas avançadas: essa opção permite um filtro ainda mais preciso, onde se acumula diversos filtros para a mesma pesquisa Filtrar pelo identificador (ID) Permite filtrar um registro através de seu ID (identificador único da tabela em que o registro é gravado) Ordenar Ctrl+O Determina a ordem da consulta dos registros (ordem por descrição, nome, endereço, etc.). 1- Itens disponíveis: são as opções para ordenar os registros, normalmente apresenta todos os campos da grade principal da tela que se quer ordenar. 2- Botões de seleção: usado para escolher as opções dos itens disponíveis. Pode ser apenas um, dois ou até todos de uma vez. 3- Itens selecionados: onde serão exibidos os itens escolhidos para serem ordenados. 4- Ordem geral dos registros: para determinar se os registros serão exibidos em ordem crescente ou decrescente. Dica: Outra maneira de alterar a ordem dos dados da grade é com um duplo clique na coluna desejada. Note que a ordem pode ser crescente ou decrescente

19 5.5. Impressão Ctrl+P Para gerar relatório dos dados consultados. Todas as telas de consulta e/ou relatórios permitem que os registros consultados sejam impressos em relatórios gerais ou específicos. 1- Visualizar: exibe o modo que o relatório será impresso (visualização); 2- Imprimir: Gera a versão de impressão do relatorio e permite que a impressora padrão seja escolhida Salvar Como O relatório pode ser salvo em outros formatos: (doc para Word, xls para Excel, HTML para página de Internet, entre outros). 19

20 Envio de relatórios por O usuário pode também enviar por o formato de arquivo que foi selecionado, na opção Enviar por Ações possíveis Possui um menu padrão onde se encontram as ações básicas do sistema, como alterar, incluir um registro, excluir um registro, zoom e propriedades, podendo ter mais ações. Alterar: altera dados de um registro já cadastrado. Incluir: adiciona um novo registro. Excluir: apaga um registro cadastrado. Zoom: exibe dados cadastrados de um registro selecionado na grade (modo de consulta)

21 5.7. Salvar como (Exportar registros) Possui opções para salvar os registros em outros formatos, como por exemplo: xls do Excel, txt do bloco de notas, e HTML para internet. 21

22 6. Outras ações possíveis na grade 6.1. Ctrl+L para localizar palavra Caso deseje localizar uma palavra na grade do sistema utilize a tecla de atalho Ctrl+L. Dica: Outra maneira de ativar o recurso LOCALIZAR DADOS é clicando com o botão direito sobre uma das colunas da grade Propriedades (Estatística, exportação de registros e geração de gráficos) Em qualquer tela do sistema Volpe é possível acessar a opção PROPRIEDADES clicando com o botão direito na grade. Esta opção permite visualizar estatísticas da tela, exportar os dados visualizados, trabalhar e agrupar apenas as colunas desejadas, além de criar gráficos e imprimir o resultado

23 Estatísticas (total de registros, somatória, média, máximo e mínimo) Apresenta o total de registros da pesquisa, somatória, média, valor máximo e mínimo de todas as colunas numéricas. Possibilita o transporte de dados da grade para outra tela do sistema Transportar dados para CRM É possível gerar ocorrências no CRM (para as versões que possuem o módulo de CRM) a partir da lista exibida em propriedades. Exemplo de aplicação: O gerente de vendas visualiza um ranking dos clientes que mais compram determinado produto e em propriedades > transportar dados > cadastro central > guia CRM > preencher os campos assunto Comercial e complemento Proposta Comercial e clicar no botão Gerar Assuntos. 23

24 A equipe de vendas por sua vez visualizará novas ocorrências no CRM com o assunto Comercial-Proposta Comercial e saberá para quais clientes deve ligar e oferecer uma nova proposta comercial do produto em questão. Se a intenção do gerente de vendas for apenas enviar um informativo a estes clientes, então em propriedades > transportar dados > cadastro central > guia > basta selecionar uma mensagem padrão (assunto e corpo do ) e clicar no botão Enviar s Dados da grade Nesta guia é possível selecionar e arrastar as colunas desejadas. Além das opções exportar dados e imprimir dados. Clique e arraste as colunas desejadas É possível limitar a quantidade de linhas para exibição de resultado no gráfico

25 Após selecionar as colunas desejadas é possível agrupar as colunas e somar valores e quantidades. Dica: A maneira como as colunas serão agrupadas afetará os resultados do gráfico Gráfico Criação de gráficos Após a seleção das colunas e agrupamento realizados na guia Dados da grade, o gráfico estará disponível na guia Gráfico. 25

26 Impressão dos dados trabalhados com gráfico Note que é possível salvar o gráfico criado (formato jpg), imprimir os dados trabalhados ou imprimir os dados trabalhados com o gráfico Calculadora Para auxiliar no dia-a-dia de utilização do sistema, o Volpe possui uma calculadora. A visualização da calculadora estará disponível ao clicar na tecla F8 do teclado

27 Relativo ao... (atalho) "Relativo ao" é um atalho que permite acesso rápido a outras telas com informações pertinentes ao registro. Por exemplo: Na tela de consulta das contas a pagar é possível consultar o cadastro único, visualizando informações do cadastro e histórico do fornecedor. Importante: O acesso aos atalhos exibidos no menu da opção Relativo ao... respeita as restrições/permissões de acesso do usuário. 27

28 7. Características e Recursos das telas 7.1. Auditoria de ações realizadas no sistema No canto esquerdo inferior de todas as telas de digitação é exibido o número do registro. Ao clicar sobre o número é possível visualizar todas as alterações realizadas no registro, inclusive nome, data e hora da alteração. Além de saber quando e por quem o registro foi modificado é possível também visualizar o histórico dos dados alterados desde o primeiro dado incluído até a informação atual através do Log detalhado. Importante: O Log detalhado só fica ativo em algumas telas do sistema conforme a importância do cadastro. Apenas o SUPERVISOR do sistema pode ativar esta opção em novas telas (Consultar manual do Módulo de Ferramentas)

29 7.2. Anexo (Clipe) Em todas as telas de digitação podemos observar o clip no canto direito inferior da tela. Este clip permite preencher uma observação ou anexar documentos ao registro. Registros com observação ou anexo exibem a seguinte imagem. Espaço para digitar observações referente registro Permite anexar documentos em diversos formatos (xls, doc, pdf, gif e etc.) 29

30 7.3. F4 Ao pressionar o F4 nos campos que possuem este símbolo, é exibida uma listagem de consulta rápida. 1- Procura por: o usuário digita a expressão a ser procurada entre os registros já cadastrados. 2- Opções para pesquisa: determina por qual campo será procurado à expressão digitada na opção 1. No exemplo acima há duas opções de pesquisa: descrição ou pelo código do registro. 3- Menu de contexto: aciona-se clicando com o botão direito do mouse sobre a grade dos registros. Possui as funções básicas de quase todos os menus de grades do sistema: Zoom : para consultar os dados do registro cadastrado; Alterar: para fazer alterações no registro; Incluir : adicionar um novo registro

31 7.4. Múltipla seleção A caixa abaixo se trata de um filtro de múltipla seleção permitindo ao usuário que refine a sua consulta. Clique no botão com três pontos. Aparecerá a tela com múltipla seleção; Utilize os botões de mover para escolher um ou mais opções; Para confirmar esta seleção clique em selecionar. 31

32 7.5. Campo obrigatório Os campos obrigatórios são diferenciados pela cor de caixa amarela. A alteração ou inclusão de registros só será permitida caso estes campos sejam preenchidos Calendário Pressionando a tecla F4 em qualquer campo data e será exibido um calendário. Dica: Domingos e feriados serão exibidos em vermelho