PODER JUDICIÁRIO JUSTIÇA DO TRABALHO CONSELHO SUPERIOR DA JUSTIÇA DO TRABALHO

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1 PODER JUDICIÁRIO JUSTIÇA DO TRABALHO CONSELHO SUPERIOR DA JUSTIÇA DO TRABALHO

2 Sumário 1. Apresentação Introdução Ferramenta Características da ferramenta Perfil de acesso Como acessar a ferramenta Requisitos de ambiente Configurações de ambiente Utilizando a ferramenta Tela inicial e atalhos para o PJe-JT Gerenciar prazos Gerenciar comentários Relatório de prazos Relatório de comentários Como desativar o plugin do GIGS... 19

3 Gestão Interna de Gabinete e Secretaria - GIGS 1. Apresentação O presente documento tem como objetivo auxiliar e orientar a atuação dos usuários internos do Processo Judicial Eletrônico da Justiça do Trabalho PJe-JT, no uso do sistema satélite Gestão Interna de Gabinete e Secretaria - GIGS. Constitui-se em importante instrumento para atingir os mais elevados padrões de qualidade e aprimoramento no gerenciamento das atividades internas das unidades judiciárias. Os usuários internos do PJe-JT, magistrados e servidores do Poder Judiciário da União, são os maiores interessados neste conteúdo, que também está disponível online através do seguinte link: Interna de Gabinete e Secretaria - GIGS. 3

4 Gestão Interna de Gabinete e Secretaria - GIGS 2. Introdução Gestão Interna de Gabinete e Secretaria GIGS é um sistema satélite do PJe- JT desenvolvido pelo Tribunal Regional do Trabalho da 12ª Região - TRT/SC em parceria com o CSJT. A ferramenta permite que as secretarias (de varas e de gabinetes) façam a gestão dos procedimentos internos, a gestão de prazos internos e o controle de distribuição de tarefas entre servidores e assessores. À medida que o PJe-JT é implantado em novas Varas do Trabalho, o volume dos processos eletrônicos aumenta na mesma proporção. Dessa forma, torna-se premente a necessidade de gerenciar os procedimentos internos das secretarias (de varas e de gabinetes). Em face dessas demandas, muitas unidades judiciárias passaram a implementar seus próprios controles, seja por meio de ferramentas externas, como planilhas eletrônicas e documentos em texto, seja no próprio PJe-JT, por meio da criação de subcaixas para cada tarefa do sistema. Em um levantamento das estratégias de gestão dos procedimentos internos nas secretarias de Varas do Trabalho do TRT/SC e nos Gabinetes dos Desembargadores, foi possível observar o emprego inadequado do sistema PJe-JT, bem como a falta de padronização das informações que são controladas. Em muitos casos, verificou-se que a estratégia utilizada pelos usuários era a criação de subcaixas para cada tarefa, impactando diretamente na performance do sistema. Diante desse cenário de dificuldades tanto técnicas quanto de negócio, o TRT/SC desenvolveu uma ferramenta de apoio à gestão dos processos do PJe-JT (1º e 2º Grau). Trata-se do software Gestão Interna de Gabinete e Secretaria - GIGS, que já está implantado no TRT/SC e sendo utilizado pelas Varas do Trabalho e gabinetes com muito sucesso. A ferramenta trouxe grande visibilidade e controle dos procedimentos internos das secretarias. O GIGS foi desenvolvido em dois módulos principais: Plugin GIGS no Firefox: plugin desenvolvido em javascript para o navegador Firefox, que garante o acionamento do GIGS junto ao PJe-JT. Sistema Web GIGS: o Sistema Web, desenvolvido em Java e localizado em um servidor central, representa a maior parte da ferramenta, onde estão implementadas as lógicas de negócio do sistema, armazenadas em banco de dados. 4

5 3. Ferramenta 3.1. Características da ferramenta Gestão Interna de Gabinete e Secretaria - GIGS O GIGS possibilita ao usuário definir e personalizar prazos e comentários para cada processo no PJe-JT, viabilizando uma melhor gestão das atividades internas dos gabinetes e secretarias. A ferramenta também permite visualizar e filtrar relatórios contendo todas as informações inseridas para todos os processos do gabinete e secretaria Perfil de acesso Todos os magistrados e servidores cadastrados e habilitados no PJe-JT poderão acessar o GIGS. Usuários do PJe-JT que não são servidores da Justiça do Trabalho não terão acesso ao GIGS. Da mesma forma, servidores da Justiça do Trabalho que não forem cadastrados no PJe-JT também não terão acesso. Usuários do primeiro grau têm um único perfil: Usuário Comum. O GIGS possui dois perfis de acesso no segundo grau: 1. Usuário Comum: Todos os usuários do GIGS podem cadastrar e visualizar prazos/comentários de todos os processos cadastrados no Regional. Além de a ferramenta permitir a visualização dos prazos/comentários cadastrados em qualquer Órgão Julgador do Regional, ela realiza o registro de edições e exclusões feitas pelo usuário. Também irá filtrar as informações apresentadas nos relatórios para que apenas os processos do Órgão Julgador de lotação do servidor sejam listados. Por exemplo, se o usuário estiver lotado na 1ª Câmara / Gabinete Des. XXX, os relatórios de prazos e comentários serão filtrados para processos na 1ª Câmara / Gabinete Des. XXX. 2. Usuário Diretor de Secretaria em 2º grau: Usuários que possuem o perfil Diretor de Secretaria no PJe-JT, em 2º grau, terão uma funcionalidade adicional que permite filtrar informações relativas a todo o Órgão Julgador Colegiado. Por exemplo, se o usuário estiver lotado na 1ª Câmara / Secretaria de OJC, ele poderá filtrar relatórios de prazos e comentários relativos a toda 1ª Câmara. 5

6 3.3. Como acessar a ferramenta Gestão Interna de Gabinete e Secretaria - GIGS A ferramenta será exibida automaticamente toda vez que o usuário acessar os detalhes de um processo, desde que o plugin esteja instalado no navegador Requisitos de ambiente O GIGS possui os mesmos requisitos de ambiente do PJe-JT, conforme abaixo: Certificado Digital: para acesso ao PJe-JT é necessário possuir um certificado digital, seja ele um cartão com chip, seja um Token USB; Sistema Operacional: Windows XP ou superior; Navegador de Internet: Firefox 6.0 ou superior; Java Runtime Enviroment (JRE): JRE versão 7 ou 8; Leitora de Cartão ou Token USB: caso seu certificado digital esteja armazenado em um cartão inteligente (cartão com chip), será necessária uma leitora de cartão compatível para fazer a autenticação do usuário; Gerenciador do Certificado Digital: o SafeSign é o programa responsável pela administração do seu certificado digital. Mais informações podem ser obtidas no manual do PJe-JT: Preparação do Ambiente Configurações de ambiente Para acessar o sistema GIGS, é necessário que o usuário tenha o plugin instalado em seu navegador Firefox. A forma de disponibilização desse plugin será definida por cada Regional. De posse do arquivo, o procedimento para a instalação é o seguinte: 1) Pressione a tecla Alt para abrir o menu do Firefox. Em seguida, selecione Ferramentas Complementos. 6

7 Gestão Interna de Gabinete e Secretaria - GIGS Figura 1: Firefox - Complementos 2) Selecione Instalar de um arquivo. Figura 2: Firefox - Instalar arquivo 7

8 Gestão Interna de Gabinete e Secretaria - GIGS 3) Abra o diretório onde foi salvo o arquivo do plugin. Selecione-o (o nome do arquivo segue o formato: plugin-gigspje-x.x.x.x.xpi) e clique em Abrir. Figura 3: Firefox - Selecionar arquivo do plugin 4) Clique em Instalar Agora e depois reinicie o Firefox. Figura 4: Firefox - Instalar e reiniciar 8

9 Gestão Interna de Gabinete e Secretaria - GIGS 5) Depois de reiniciar o navegador, basta acessar o PJe-JT. O plugin abrirá automaticamente o GIGS quando for detectado um clique no link Ver Detalhes que se encontra na tela Painel do Usuário. No primeiro acesso, o usuário será questionado se deseja abrir o GIGS no monitor secundário da máquina, clique OK para concordar ou Cancelar para abrir o GIGS no monitor atual (esta opção poderá ser refeita limpando os cookies do navegador Firefox pressionando Ctrl+Shift+Delete). Figura 5: Painel do usuário no PJe-JT Figura 6: Detalhes do processo e GIGS lado a lado 9

10 3.6. Utilizando a ferramenta Gestão Interna de Gabinete e Secretaria - GIGS Conforme citado no item 3.5 passo 5, o plugin instalado acionará automaticamente o sistema GIGS ao detectar um clique no link Ver Detalhes, localizado na tela Painel do Usuário no PJe-JT (Figura 5) O painel do GIGS abrirá em uma nova janela posicionada de acordo com a preferência do usuário. Nesse momento o sistema poderá requisitar que o usuário realize sua identificação através do certificado digital. Figura 7: PJe-JT e GIGS 10

11 3.7. Tela inicial e atalhos para o PJe-JT Gestão Interna de Gabinete e Secretaria - GIGS A tela inicial do GIGS lista os prazos e comentários do processo aberto no PJe- JT. Essa e outras funcionalidades estão representadas na figura abaixo. Figura 8: Tela inicial do GIGS 11

12 Gestão Interna de Gabinete e Secretaria - GIGS 3.8. Gerenciar prazos Adicionar novo prazo Para adicionar um novo prazo, basta seguir o passo a passo disposto na figura 9: Figura 9: Adicionar novo prazo 12

13 Editar e remover prazo Gestão Interna de Gabinete e Secretaria - GIGS Os prazos cadastrados do processo são listados na página inicial do GIGS. Aqueles que tiverem a Data do Prazo menor que a data atual, apresentarão a cor vermelha. Prazos podem ser editados ou excluídos a qualquer momento, e o GIGS efetuará o registro do autor dessas ações. Figura 10: Listagem de prazos 13

14 3.9. Gerenciar comentários Adicionar novo comentário Gestão Interna de Gabinete e Secretaria - GIGS Os comentários podem ajudar o gabinete/secretaria em diversas atividades. Para adicionar um novo comentário, siga as instruções da figura abaixo: Figura 11: Novo comentário 14

15 Editar e remover comentário Gestão Interna de Gabinete e Secretaria - GIGS Assim como os prazos, comentários também são listados na página inicial do GIGS e podem ser editados ou excluídos a qualquer momento, sendo registrado o autor dessas ações. Figura 12: Lista de comentários 15

16 Gestão Interna de Gabinete e Secretaria - GIGS Relatório de prazos O relatório de prazos contém todos os prazos cadastrados em todos os processos do Órgão Julgador. O usuário poderá filtrar ou buscar prazos digitando no campo Filtrar qualquer informação que esteja presente na listagem, tais como: número do processo, prazo ou observação. Figura13: Relatório de prazos Usuários da segunda instância e com o perfil de Diretor de Secretaria (definido no PJe-JT) poderão visualizar todos os prazos do Órgão Julgador Colegiado, conforme abaixo: 16

17 Gestão Interna de Gabinete e Secretaria - GIGS Figura 14: Relatório de prazos para Órgão Julgador Colegiado 17

18 3.11. Relatório de comentários Gestão Interna de Gabinete e Secretaria - GIGS O relatório de comentários, assim como o relatório de prazos, contém todos os comentários cadastrados em todos os processos do Órgão Julgador. O usuário poderá filtrar ou buscar comentários digitando no campo Filtrar qualquer informação que esteja presente na listagem, tais como: número do processo, prazo ou observação. Figura 15: Relatório de comentários Usuários da segunda instância e com o perfil de Diretor de Secretaria (definido no PJe-JT) poderão também visualizar todos os comentários do Órgão Julgador Colegiado. 18

19 Gestão Interna de Gabinete e Secretaria - GIGS Como desativar o plugin do GIGS Caso necessite desativar o plugin GIGS do Firefox, siga as instruções a seguir: 1) Posicione o cursor sobre o botão Abrir Menu, como mostra a figura 16. Figura 16: Abrir Menu 2) Logo após a abertura do Menu, clique no botão Complementos. Figura 17: Complementos 19

20 Gestão Interna de Gabinete e Secretaria - GIGS 3) Em seguida, na aba Complementos, localize o plugin do GIGS e clique no botão Desativar, como exibido na figura 18. Figura 18: Desativando o plugin 4) Feche o navegador para efetivar a desativação do plugin. 20