ANEXO I - TERMO DE REFERÊNCIA

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1 ANEXO I - TERMO DE REFERÊNCIA 1. OBJETO JUSTIFICATIVA OBJETIVO GERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS DOCUMENTAÇÃO DE REFERÊNCIA PRODUTOS E SERVIÇOS RELATÓRIO DE SITUAÇÃO INICIAL PLANO DE TRABALHO DESENVOLVIMENTO DA UNIDADE ORGANIZACIONAL E DA METODOLOGIA PLANO DE GESTÃO DE MUDANÇAS DO PROJETO IMPLANTAÇÃO DA UNIDADE ORGANIZACIONAL E DA METODOLOGIA EXECUÇÃO DO PLANO DE GESTÃO DE MUDANÇAS PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS POR DEMANDA CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO PROPOSTO QUALIFICAÇÕES DA PROPONENTE PERFIL DA EMPRESA EQUIPE TÉCNICA CONTEÚDO DAS PROPOSTAS TÉCNICAS EXPERIÊNCIA DA EMPRESA DESCRITIVO TÉCNICO E METODOLOGIA EQUIPE TÉCNICA CRONOGRAMA FÍSICO INFORMAÇÕES DISPONÍVEIS AVALIAÇÃO, JULGAMENTO E CLASSIFICAÇÃO ÍNDICE DE QUALIFICAÇÃO TÉCNICA (IT) FATOR EXPERIÊNCIA DA EMPRESA FATOR QUALIFICAÇÃO DA EQUIPE FORMAÇÃO DO ÍNDICE DE QUALIFICAÇÃO TÉCNICA (IT) ÍNDICE DE PREÇO (IP) FORMAÇÃO DO ÍNDICE DE PREÇO (IP) NOTA DE CLASSIFICAÇAO FINAL (NCF)

2 1. OBJETO O presente Termo de Referência visa à contratação de empresa especializada em serviços de consultoria para desenvolver, implantar e assistir o Escritório de Modernização da Gestão da SEPLAG. 2. JUSTIFICATIVA Desde sua criação em 2008, a Subsecretaria-Adjunta de Modernização da Gestão (SUMOG) contribui para o fortalecimento institucional da SEPLAG por meio do apoio às iniciativas de melhoria da gestão nas suas áreas de atuação, promovendo a descentralização de processos e prospectando dados e informações para subsidiar o desenvolvimento de soluções para os problemas e desafios de gestão enfrentados pelas áreas de atuação. A evolução e o desdobramento das atividades inicialmente incluídas no escopo de trabalho da SUMOG levaram à necessidade de uma revisão da modelagem institucional e das suas formas de atuação a partir de O resultado deste trabalho de análise interna e conjuntural começa na identificação dos novos desafios, passa pelo desenvolvimento da estratégia para superá-los e culmina na definição de eixos temáticos essenciais para o processo de modernização institucional, ao redor dos quais a SUMOG passa a organizar suas atividades. A elaboração do Planejamento Estratégico possibilitou a definição dos princípios e parâmetros norteadores da atuação da SUMOG e possibilitou o desenvolvimento do Plano Diretor: um planejamento trienal ( ) que define a carteira de projetos da SUMOG e que inclui o Plano de Metas e o Plano Anual de Projetos. O Plano de Metas contém todas as metas e projetos identificados para o triênio, com seus objetivos e o tempo estimado de execução. O Plano de Projetos Anual, por sua vez, refere-se aos projetos que deverão ser realizados no ano corrente, atribuindo prazos e recursos necessários à execução de cada um deles. O ciclo de Planejamento Estratégico da SUMOG é organizado nas seguintes fases: 2

3 Finalização do Planejamento estratégico Planejamento Estratégico Aprovação do Plano Diretor pela Alta Administração Implantação do Plano de Metas Implantação do Plano de Projetos Anual Revisão/Avaliação do Plano de Projetos Anual FASE ATUAL Início do Plano de Projetos Anual Implantação do Escritório de Modernização Institucional da SEPLAG Para garantir a execução, os resultados e a manutenção das ações em longo prazo, faz-se necessária a implantação de um escritório com uma metodologia única e pessoal qualificado para que sejam atingidos os objetivos estratégicos propostos pela SUMOG. 3. OBJETIVO GERAL Desenvolver, Implantar e Assistir o Escritório de Modernização da Gestão da SEPLAG. 4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Desenvolver e implantar a unidade organizacional do Escritório de Modernização da Gestão; Desenvolver e institucionalizar a metodologia de gestão do escritório; Desenvolver e institucionalizar a metodologia de gestão por processos; Desenvolver e executar o plano de gestão de mudanças; Elaborar e executar a carteira de processos; Prestar serviços de suporte e execução por demanda. 3

4 5 DOCUMENTAÇÃO DE REFERÊNCIA A contratada deverá, para a execução dos produtos, analisar e considerar o conteúdo apresentado pelos seguintes documentos: Planejamento Estratégico do Governo do Estado do Rio de Janeiro ; Plano Diretor da SUMOG; Resolução SEPLAG n 203 de 13 de abril de 2009 (Regimento Interno); Manuais de Processos das áreas de atuação da SEPLAG; Legislação pertinente ao funcionamento dos sistemas de TI; Estrutura Administrativa Estadual. 6 PRODUTOS E SERVIÇOS 6.1 RELATÓRIO DE SITUAÇÃO INICIAL O Relatório de Situação Inicial é um produto que deverá ser entregue pela CONTRATADA ao final do primeiro mês de execução do projeto e que tem como objetivo principal a identificação dos contextos legal e administrativo em que serão realizadas a execução do projeto e a implantação do Escritório de Modernização da Gestão da SEPLAG. Além da definição dos parâmetros legais e administrativos, este relatório deverá refletir a situação inicial em que se encontra a Subsecretaria-Adjunta de Modernização da Gestão no que diz respeito a cada um dos objetivos principal e secundários expostos no presente Termo de Referência. O produto concluído servirá inicialmente como base para a elaboração do Plano de Trabalho e, posteriormente, como marco de referência para a análise e comparação dos resultados alcançados. Para a elaboração do Relatório de Situação Inicial a Contratada deverá consultar e analisar os documentos listados no item 05 deste Termo de Referência, além de outros documentos que considerar relevantes. Para a análise do atual modelo de gestão e comparação com os objetivos deste Termo poderão ser realizadas, a critério da contratada e mediante autorização da SEPLAG, entrevistas com os servidores públicos 4

5 responsáveis pelas áreas relevantes aos serviços que serão prestados pelo futuro Escritório de Modernização da Gestão. 6.2 PLANO DE TRABALHO O Plano de Trabalho é um produto que deverá ser entregue pela CONTRATADA ao final do primeiro mês de execução do projeto e que deve contemplar, de forma detalhada, as fases, atividades, prazos e produtos do projeto; a metodologia utilizada; os recursos físicos necessários; o cronograma físico e financeiro; o plano base de comunicação; os riscos associados; as partes interessadas; e a força de trabalho necessária a ser alocada pela CONTRATADA em cada fase do projeto, discriminando o quantitativo por perfil profissional. Para a elaboração do Plano de Trabalho, a CONTRATADA deverá: Participar de Reunião de Alinhamento a ser realizada em até 05 (cinco) dias depois da assinatura do contrato; Tomar conhecimento dos documentos e referências disponíveis sobre o objeto a ser contratado pela SEPLAG; Considerar o Relatório de Situação Inicial e o atual modelo de gestão a ser identificado através de reuniões preparatórias e entrevistas com a alta gestão e equipe de coordenação da SUMOG e da SEPLAG; Incorporar as recomendações e observações decorrentes das referidas reuniões. 6.3 DESENVOLVIMENTO DA UNIDADE ORGANIZACIONAL E DA METODOLOGIA O Modelo da Unidade Organizacional, a Metodologia de Gestão do Escritório e a Metodologia de Gestão por Processos são produtos que deverão ser desenvolvidos, validados e entregues pela CONTRATADA até o final do quarto mês de execução do contrato e têm como objetivo propor o desenho da estrutura organizacional, a definição da metodologia, fluxos, manuais e ferramentas de gestão para o Escritório de 5

6 Modernização da SEPLAG, além de planejar a estratégia de manutenção e expansão da produção dentro e fora da Secretaria de Planejamento e Gestão. Para o desenvolvimento do Modelo da Unidade Organizacional a contratada deverá contemplar ao menos os seguintes requisitos: Propósitos, objetivos, atribuições e requisitos do Escritório da Modernização da Gestão; Modelo da estrutura organizacional, incluindo as áreas, suas relações hierárquicas e atribuições; Cadeia de valor; Papéis, responsabilidades, competências e perfis profissionais necessários ao funcionamento do Escritório; Portfólio detalhado dos serviços e produtos que o Escritório de Modernização da Gestão proverá à SEPLAG; Desenho da estrutura de governança com as relações entre o Escritório e as demais áreas da SEPLAG; Proposta de acordo sobre o nível de serviço que será mantido com as demais áreas da SEPLAG; Definição da estratégia de apresentação do Escritório da Modernização da Gestão para as demais áreas da SEPLAG. Para o desenvolvimento da Metodologia de Gestão do Escritório a contratada deverá contemplar ao menos os seguintes requisitos: Método que oriente o planejamento e a operação do escritório de forma integrada e contínua; Avaliação da necessidade de constituição de comitês executivos; Conexão dos processos com a estratégia do Governo do Estado e da SEPLAG; Priorização e planejamento de projetos de melhoria de processos; Elaboração do Plano Diretor de Processos; 6

7 Planejamento orçamentário dos projetos de melhoria de processos; Processos gerenciais do escritório compreendendo o escopo de atuação, os níveis de serviços, o plano de ação, a gestão do escritório (definição de cargas de trabalho, priorização de serviços, demandas, etc.) e da gestão do relacionamento com a alta administração da SEPLAG e das áreas afins; Processos de gestão dos projetos de melhoria dos processos; Processos de suporte aos gestores e líderes na gestão dos processos; Gestão de indicadores de processos; Gestão de indicadores de desempenho gerencial e de produção; Acompanhamento dos processos pós-institucionalização; Avaliação da maturidade na gestão por processos; Gestão de mudanças; Ferramentas padronizadas para a gestão do escritório e monitoramento da carteira de processos; Difusão das melhores práticas entre as áreas; Disseminação dos processos para a organização e seu impacto na estrutura e cultura organizacionais. Para o desenvolvimento da Metodologia de Gestão do Escritório a contratada deverá contemplar ao menos os seguintes requisitos: Método interativo de gestão por processos baseado no conceito de melhoria contínua; Método de condução de um projeto de melhoria de processos contemplado as etapas de definição de diretrizes, entendimento e desenho do processo, análise e redesenho, abrangendo a análise de impacto nas demais áreas envolvidas, e implantação do processo redesenhado com a elaboração de planos de ação para cada mudança, inclusive ações de treinamento e sensibilização, indicando prazos e responsáveis e plano de comunicação das mudanças; 7

8 Método de acompanhamento e monitoramento dos processos em execução considerando a futura designação de líderes como responsáveis pelos processos e indicadores de desempenho (pontos focais); Metodologia para realização de entrevistas; Elaboração fluxogramas e manuais de procedimento com indicação detalhada das atividades, descrições, responsáveis, duração, insumos, produtos e modelos utilizados para as atividades da metodologia a ser implantada; Monitoramento dos processos institucionalizados; Designação de líderes (pontos focais) responsáveis pelos processos nas áreas; Definição de ferramentas para modelagem; Definição dos artefatos da gestão de processos; Registro das lições aprendidas. Em nenhuma hipótese a CONTRATADA poderá reter conhecimento e/ou informações que impeçam ou dificulte de alguma maneira o uso da metodologia e ferramentas, que ficará a cargo da equipe da SEPLAG. 6.4 PLANO DE GESTÃO DE MUDANÇAS DO PROJETO O Plano de Gestão de Mudanças do Projeto é um produto que deverá ser desenvolvido, validado e entregue pela CONTRATADA até o final do quinto mês de execução do contrato e que tem o objetivo de (i) sensibilizar os servidores direta e indiretamente envolvidos com o projeto e com as atividades do Escritório de Modernização da Gestão; (ii) capacitar a equipe de analistas, líderes e técnicos; (iii) divulgar as ações e resultados do projeto e do Escritório; e (iv) gerenciar as mudanças, impactos e riscos decorrentes das ações do Escritório. O Plano de Gestão de Mudanças deverá contemplar ao menos os seguintes itens: Plano de comunicação; Planejamento das atividades de sensibilização por meio de palestras e oficinas; 8

9 Planejamento das atividades de capacitação de analistas, líderes e técnicos; Gestão de impacto e de risco das ações do Escritório. 6.5 IMPLANTAÇÃO DA UNIDADE ORGANIZACIONAL E DA METODOLOGIA A Implantação da Unidade Organizacional e da Metodologia é um serviço que deverá ser prestado pela CONTRATADA do sexto ao décimo segundo mês de execução do projeto, com o objetivo de implantar a unidade organizacional e as metodologias do Escritório de Modernização de acordo com o conteúdo homologado pela SEPLAG nos produtos Modelo da Unidade Organizacional, Metodologia de Gestão do Escritório e Metodologia de Gestão por Processos. Para a Implantação da Unidade Organizacional a CONTRATADA deverá contemplar ao menos os seguintes requisitos: Adequação legal e administrativa do Escritório; Composição da estrutura de governança; Composição das equipes de trabalho; Suporte à implantação da infraestrutura pela SEPLAG; Viabilização da execução da cadeia de valor, objetivos e atribuições do Escritório; Execução do mapa de integração entre o escritório e as demais áreas da SEPLAG. Observação: A estrutura física necessária à implantação e funcionamento do Escritório de Modernização da Gestão será provida pela SEPLAG a partir dos requisitos definidos no Plano de Implantação da Unidade Organizacional, observados os limites da sua capacidade operacional. Para a Implantação da Metodologia de Gestão do Escritório e da Metodologia de Gestão por Processos a CONTRATADA deverá viabilizar a operação de todos os itens relacionados nos produtos Manual da Metodologia de Gestão do Escritório e Manual da Metodologia de Gestão por Processos, incluindo destacadamente os seguintes itens: 9

10 Elaboração da Carteira de Processos: A Elaboração da Carteira de Processos é um serviço que deverá ser prestado pela CONTRATADA, com o objetivo de construir a carteira de processos que será executada pelo Escritório de Modernização da Gestão. O produto deste serviço deverá contemplar processos críticos de pelo menos duas das quatro áreas de atuação da SEPLAG, a saber, Planejamento, Orçamento, Recursos Humanos, Recursos Logísticos e Patrimônio Imobiliário, de acordo com os interesses e necessidades da CONTRATANTE, que deverá homologar o produto no momento da entrega. Para elaborar a Carteira de Processos a contratada deverá executar a metodologia desenvolvida e homologada pela SEPLAG, nos termos do item 6.3 do presente Termo de Referência. A Execução da Carteira de Processos: A Execução da Carteira de Processos é um serviço que deverá ser prestado pela CONTRATADA no período compreendido entre o 10º (décimo) e o 12º (décimo segundo) mês de execução do projeto, com o objetivo de analisar, propor melhorias, redesenhar, analisar impactos, gerenciar mudanças, institucionalizar e homologar ao menos 10 (dez) dos processos críticos integrantes da carteira, valendo-se da metodologia desenvolvida especificamente para o Escritório, nos termos do disposto no item 6.3 do presente Termo de Referência. 6.6 EXECUÇÃO DO PLANO DE GESTÃO DE MUDANÇAS A Execução do Plano de Gestão de Mudanças é um serviço que deverá ser prestado pela CONTRATADA em paralelo às atividades de implantação, desde o sexto até o último mês de execução do contrato, com o objetivo de cumprir as ações previstas no Plano de Gestão de Mudanças, monitorando o impacto, minimizando os riscos e promovendo a integração. Para as palestras e oficinas de sensibilização a CONTRATADA, respeitando o calendário pactuado entre as partes, deverá atender ao menos aos seguintes requisitos: Formatar e ministrar (i) palestras de sensibilização e (ii) oficinas de disseminação do papel do Escritório da Modernização da SEPLAG; A carga-horária das oficinas deverá ser de 4 horas-aula e as turmas serão limitadas a 10 participantes. Já a carga horária e o número total de participantes para a 10

11 realização das palestras de sensibilização estará condicionada a infraestrutura disponibilizada pela SEPLAG; Todo o material didático necessário para a realização das palestras e oficinas será de responsabilidade da CONTRATADA, que deverá expedir certificado de participação para os colaboradores que atinjam a freqüência de, no mínimo, 75% (setenta e cinco por cento) da oficina e para a totalidade dos servidores que participarem das palestras de sensibilização; As instalações físicas e recursos tecnológicos necessários para a realização das palestras e oficinas serão providos e disponibilizados pela SEPLAG; O conteúdo das ações de sensibilização e disseminação será definido pela CONTRATADA dentro dos parâmetros estabelecidos neste Termo de Referência; As entregas dos produtos de sensibilização consistirão em documentos técnicos nos quais deverão constar o controle de freqüência e o comprovante de entrega dos certificados de participação devidamente assinados pelos participantes do evento; Os eventos de sensibilização deverão ser executados nas instalações da SEPLAG ou outro local compatível que não represente ônus para a CONTRATADA, de acordo com a quantidade de horas e com o escopo dos produtos e serviços detalhados em cada Ordem de Serviço (OS), limitados às seguintes quantidades: Tabela 01: Eventos de Sensibilização Quantidade de horas Evento Serviços de execução e suporte por evento (A) Total de eventos (B) Total de horas (A x B) Oficinas e Palestras 04 h h Total 80 h Para capacitação na metodologia de gestão do escritório a CONTRATADA deverá Transferir Competências em Gestão do Escritório, respeitado o calendário pactuado entre as partes e compreendendo ao menos os seguintes requisitos: A capacitação deverá ser conduzida na forma de treinamentos presenciais elaborados e ministrados pela CONTRATADA para fins de transferência de 11

12 conhecimento acerca dos conceitos e práticas da metodologia de gestão implantada, das ferramentas e de outros conteúdos relacionados; A carga horária de treinamento deverá ser de 20 (vinte) horas-aula, em turmas limitadas a 5 (cinco) participantes; Todo o material didático necessário para a realização dos treinamentos será de responsabilidade da CONTRATADA, que deverá expedir um certificado de participação para todos os capacitados que atinjam a freqüência de, no mínimo, 75% (setenta e cinco por cento) da carga horária; As instalações físicas e recursos tecnológicos necessários aos treinamentos serão providos e disponibilizados pela SEPLAG; O conteúdo das capacitações será definido pela CONTRATADA dentro dos parâmetros estabelecidos neste Termo de Referência; A entrega dos produtos da Capacitação consistirá em documentos técnicos nos quais deverão constar o controle de freqüência e o comprovante de entrega dos certificados de participação devidamente assinados pelos participantes do evento; Os eventos de capacitação deverão ser executados nas instalações da SEPLAG ou outro local compatível que não represente ônus para a CONTRATADA, de acordo com a quantidade de horas e com o escopo dos serviços e produtos detalhado em cada Ordem de Serviço (OS), limitados às seguintes quantidades: Tabela 2: Eventos de Capacitação Quantidade de horas Evento Serviços de execução e suporte por evento (A) Total de eventos (B) Total de horas (A x B) Treinamento em gestão do escritório 04 h h Total 20 h Para capacitação na metodologia de gestão do escritório a CONTRATADA deverá Transferir Competências em Gestão por Processos para os analistas, líderes e técnicos, respeitado o calendário pactuado entre as partes e compreendendo ao menos os seguintes requisitos: 12

13 A capacitação deverá ser conduzida na forma de treinamentos presenciais elaborados e ministrados pela CONTRATADA para fins de transferência de conhecimento acerca dos conceitos e práticas de gestão de processos, da metodologia de gestão implantada, das ferramentas e de outros conteúdos relacionados; Para a realização dos treinamentos os colaboradores serão divididos em três categorias: ANALISTAS (servidores do escritório de modernização da gestão responsáveis pela gestão do projeto); LÍDERES (servidores das subsecretarias da SEPLAG encarregados de disseminar e intercambiar informações entre as subsecretarias e o escritório de modernização da gestão); e TÉCNICOS (servidores conhecedores das funcionalidades das áreas); A carga horária de treinamento dos ANALISTAS dos processos deverá ser de 80 (oitenta) horas-aula, em turmas limitadas a 10 (dez) participantes. Para os LÍDERES dos processos a carga horária deverá ser de 40 (quarenta) horas-aula, em turmas limitadas a 12 (doze) participantes. Já para os TÉCNICOS a carga horária também deverá ser de 40 (quarenta) horas-aula, mas em turmas limitadas a até 20 (vinte) participantes; Todo o material didático necessário para a realização dos treinamentos será de responsabilidade da CONTRATADA, que deverá expedir um certificado de participação para todos os capacitados que atinjam a freqüência de, no mínimo, 75% (setenta e cinco por cento) da carga horária; As instalações físicas e recursos tecnológicos necessários aos treinamentos serão providos e disponibilizados pela SEPLAG; O conteúdo das capacitações será definido pela CONTRATADA dentro dos parâmetros estabelecidos neste Termo de Referência; A entrega dos produtos da Capacitação consistirá em documentos técnicos nos quais deverão constar o controle de freqüência e o comprovante de entrega dos certificados de participação devidamente assinados pelos participantes do evento; Os eventos de capacitação deverão ser executados nas instalações da SEPLAG ou outro local compatível que não represente ônus para a CONTRATADA, de acordo com a quantidade de horas e com o escopo dos serviços e produtos detalhado em cada Ordem de Serviço (OS), limitados às seguintes quantidades: 13

14 Tabela 3: Eventos de Capacitação Quantidade de horas Evento Serviços de execução e suporte por evento (A) Total de eventos (B) Total de horas (A x B) Treinamento para Analistas Treinamento para Líderes Treinamento para Técnicos 80 h h 80 h h 08 h h Total 360 h 6.7 PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS POR DEMANDA A Prestação de Serviços por Demanda deverá ser realizada pela CONTRATADA, mediante solicitação expressa da SEPLAG via Ordem de Serviço, a partir do 13º mês de execução do projeto, por um período de até horas que deverão ser solicitadas e remuneradas tendo como referência a unidade mínima de 01 (uma) hora de trabalho. Os serviços previstos neste item do Termo de Referência incluem toda a assistência necessária à operação do Escritório de Modernização da Gestão, incluindo serviços de mentoria e atividades de execução da carteira de processos (análise, melhoria, redesenho, análise de impacto, gestão de mudanças, homologação e institucionalização), nos moldes do conteúdo disposto no item 6.5 do presente Termo de Referência. A CONTRATADA deverá, ainda, disponibilizar profissionais com competência para apoiar o desenvolvimento e a execução de ao menos os seguintes produtos e serviços: Desenvolver, implementar e manter padrões de Projetos de Melhoria; Propor indicadores de desempenho e de resultados para os Projetos de Melhoria; Prover suporte e mentoria na gestão e acompanhamento dos Projetos de Melhoria; Monitorar e controlar indicadores de desempenho e de resultados dos Projetos de Melhoria; 14

15 Apoiar a coordenação no uso de recursos compartilhados em Projetos de Melhoria; Implementar e gerenciar a base de lições aprendidas nos Projetos de Melhoria (memória organizacional); Rever o planejamento estratégico incluindo missão, visão, metas, objetivos estratégicos e indicadores; Sustentar o sistema de gestão organizacional oferecendo suporte a manutenções corretivas e evolutivas; Desenvolver, implementar e manter padrões de mapeamento, modelagem e gestão de processos; Propor indicadores de desempenho e de resultados para mapeamento, modelagem e gestão dos processos; Analisar e propor ferramentas e apoio ao mapeamento, modelagem e gestão de processos; Capacitar técnicos e gestores em mapeamento, modelagem e gestão de processos; Prover suporte e mentoria no mapeamento, modelagem e gestão de processos; Monitorar e controlar indicadores de desempenho e de resultados para mapeamento, modelagem e gestão dos processos; Verificar e auditar conformidades em processos, primando pela garantia da qualidade dos trabalhos; Analisar interdependências, riscos e problemas relativos a processos; Mapear e modelar processos; Atualizar procedimentos e manuais; Documentar regras; Prover suporte e mentoria na implantação de mudanças organizacionais. 7 CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO PROPOSTO O prazo total de execução deste projeto é de 18 (dezoito) meses, contados a partir da data de assinatura do contrato, sendo 12 meses de atividades compulsórias e 06 meses 15

16 reservados ao banco de horas, que poderão ser solicitadas nos termos do item 6.13 do presente Termo de Referência. A tabela abaixo mostra os prazos e produtos esperados. Tabela 4 Cronograma de execução proposto Etapa Atividade Produto Mês Prospecção de Informações Relatório de Situação Incial 1 I- Planejamento Construção do Plano de Trabalho Plano de Trabalho 1 Modelo da Unidade Organizacional 2 II- Desenvolvimento Desenvolvimento da Unidade Organizacional e da Metodologia Manual de Metodologia de Gestão do Escritório Manual de Metodologia de Gestão por Processos 3 4 Desenvolvimento do Plano de Gestão de Mudanças Plano de Gestão de Mudanças 5 Implantação da Unidade Organizacional e da Metodologia Unidade Organizacional Implantada Carteira de Processos elaborada Dez processos selecionados institucionalizados a 12 III- Implantação Plano de Gestão de Mudanças executado 6 a 12 Execução do Plano de Gestão de Mudanças (em paralelo) Eventos de Sensibilização realizados Competências de Gestão do Escritório transferidas para os gestores Competências de Gestão por Processos transferidas para Analistas, Líderes, Técnicos 6 a

17 Etapa Atividade Produto Mês IV- Implantação (por demanda) Prestação de serviços (por demanda) Serviços selecionados realizados 13 a 18 Prazo total de execução (incluindo banco de horas) 18 Obs. todos os produtos e documentos deverão ser entregues em língua portuguesa Tabela 5 Prazos e participação percentual de cada produto ID Produtos e Serviços Mês Participação % 01 Relatório de Situação Incial Plano de Trabalho Modelo da Unidade Organizacional Manual de Metodologia de Gestão do Escritório Manual de Metodologia de Gestão por Processos Plano de Gestão de Mudanças Plano de Gestão de Mudanças executado 6 a Eventos de Sensibilização realizados 6 a Unidade Organizacional Implantada Competências de Gestão do Escritório transferidas para os gestores Carteira de Processos elaborada Competências de Gestão por Processos transferidas para Analistas, Líderes, Técnicos Dez processos selecionados institucionalizados 10 a Serviços selecionados realizados (por demanda) 13 a Totais

18 8 QUALIFICAÇÕES DA PROPONENTE 8.1 PERFIL DA EMPRESA Podem participar do processo seletivo, qualificando-se para prestação dos serviços, pessoas jurídicas nacionais que, além de atenderem aos requisitos legais e jurídicos aplicáveis ao processo de seleção, estejam de pleno acordo com os objetivos e critérios deste documento e apresentem um quadro de profissionais com experiência comprovada em planejamento estratégico, gestão e estruturação organizacional, gestão por processos, mapeamento e redesenho de processos, para o fiel desempenho e conclusão dos trabalhos, nos termos e prazos estabelecidos neste Termo de Referência. 8.2 EQUIPE TÉCNICA A CONTRATADA deverá relacionar os integrantes da Equipe Técnica que alocará para a execução do trabalho, indicando formação acadêmica, área de atuação, tempo de experiência profissional, funções que ocuparão, responsabilidades e carga horária de trabalho mensal prevista para cada membro da equipe em cada atividade integrante do Plano de Trabalho. A equipe técnica deverá ser composta de: (i) Gerente Geral; (ii) Equipe Chave; (iii) Equipe Complementar; e pode contar ainda com (iv) Equipe de Apoio. Sendo que, somente serão avaliados os profissionais listados como Gerente-Geral e como integrantes das Equipes Chave. Gerente-Geral: líder que estará à frente da consultoria, respondendo pelo andamento geral do projeto, organizando os trabalhos, orientando a Equipe Chave, definindo metodologias a serem aplicadas, coordenando atividades, avaliando, interpretando e apresentando os resultados obtidos e participando de reuniões gerenciais com a equipe da SEPLAG. Requer-se que seja profissional de nível superior com vasta experiência na área objeto deste edital. Em razão das demandas do escopo do trabalho, deve ter dedicação integral durante toda a duração do projeto. Equipe Chave: Entende-se por Equipe Chave o grupo de profissionais composto de pelo menos 03 (três) pessoas responsáveis por atividades fundamentais do projeto. Coordenados pelo Gerente Geral, executarão atividades profissionais especializadas, planejando e organizando as ações técnicas, interagindo e orientando representantes 18

19 da SEPLAG e realizando estudos, análises e recomendações para atingir os objetivos definidos e de acordo com o escopo do trabalho. É constituída por profissionais de nível superior e experiência na área objeto deste edital. Em razão das demandas e da natureza dos serviços, devem ter dedicação integral nas etapas sob sua responsabilidade. Equipe Complementar: Constituída por profissionais que poderão ter dedicação apenas durante o cumprimento das atividades de sua especialidade. A Equipe Complementar deve ser composta por profissionais de nível superior. Equipe de Apoio: Correspondem a profissionais de nível superior ou técnicos de nível médio, necessários para apoiar o trabalho da Equipe Chave e da Equipe Complementar, sendo sua composição e organização definida pela CONTRATADA. 9 CONTEÚDO DAS PROPOSTAS TÉCNICAS As propostas técnicas deverão descrever ao menos os seguintes componentes: (i) Experiência da Empresa; (ii) Descritivo Técnico e Metodologia; (iii) Equipe Técnica; e (iv) Cronograma Físico. 9.1 EXPERIÊNCIA DA EMPRESA A CONTRATADA deve apresentar a comprovação de experiência em serviços de planejamento organizacional, estruturação organizacional e mapeamento e redesenho de processos, por meio de atestados de referência de pessoa jurídica de direito público ou privado, relativos a contratos já realizados, com trabalhos e atividades relevantes e semelhantes, conforme especificado na seção intitulada de Fator Experiência da Empresa. 9.2 DESCRITIVO TÉCNICO E METODOLOGIA A CONTRATADA deverá apresentar o seu plano de estruturação da equipe de trabalho, dos fluxos de produção e da informação, bem como de suas relações com a equipe da SEPLAG. Deverá apresentar também a(s) metodologia(s) e padrões, além de outras atividades que considerar relevante. 19

20 Devem ser informados os métodos consolidados que pretende utilizar no desenvolvimento dos trabalhos, objeto deste Projeto Básico, detalhando-os por produto, além de listá-los na proposta de trabalho. Os Relatórios devem estar sustentados por gráficos, tabelas, estatísticas e dados, além de indicar a bibliografia utilizada, quando necessário. Os documentos listados no item 05, que se referem aos procedimentos de trabalho, deverão ser considerados no desenvolvimento dos produtos previstos, bem como o mapeamento dos procedimentos e processos já realizados pela SEPLAG. Após a fase de desenvolvimento e entrega da proposta pela licitante, todas as etapas do trabalho serão discutidas em reunião com o responsável pelo projeto no âmbito da SEPLAG. Os resultados deverão ser devidamente registrados na ata de reunião. 9.3 EQUIPE TÉCNICA A CONTRATADA deverá relacionar os integrantes da Equipe Técnica que alocará para a execução do trabalho, indicando formação acadêmica, área de atuação, tempo de experiência profissional, funções que ocuparão, responsabilidades e carga horária de trabalho mensal prevista para cada membro da equipe em cada atividade integrante do Plano de Trabalho. Para melhor entendimento da estruturação e relações da Equipe Técnica, a CONTRATADA deverá apresentar um organograma. Deverão ser apresentados na Proposta somente os currículos do Gerente-Geral e da Equipe Chave. 9.4 CRONOGRAMA FÍSICO A CONTRATADA deverá apresentar um cronograma físico que exprima a duração e o encadeamento das atividades previstas no Descritivo Técnico. 20

21 10 INFORMAÇÕES DISPONÍVEIS Para auxílio e embasamento das proponentes os documentos relacionados na tabela abaixo estarão disponíveis para consulta em formato digital e poderão ser adquiridos através de solicitação ao endereço eletrônico modernizacao@planejamento.rj.gov.br Tabela 6 Documentos disponíveis para consulta N Documento 1 Planejamento Estratégico do Governo do Estado do Rio de Janeiro 2 Plano Diretor da SUMOG 3 Resolução SEPLAG n 203 de 13 de abril de Manuais de Processos das áreas de negócio da SEPLAG 5 Legislação pertinente ao funcionamento da SEPLAG 6 Orientações dos Órgãos de Controle 7 Estrutura Administrativa Estadual 11 AVALIAÇÃO, JULGAMENTO E CLASSIFICAÇÃO As propostas serão avaliadas e julgadas de acordo com os critérios de Qualificação Técnica (Índice de Qualificação Técnica - IT) e de Preço (Índice de Preço - IP), cujo resultado irá estabelecer a Classificação Final (Nota de Classificação Final - NCF) do certame. 21

22 11.1 ÍNDICE DE QUALIFICAÇÃO TÉCNICA (IT) A determinação da pontuação técnica de cada proposta será feita através da somatória das notas obtidas a partir da apresentação dos atestados comprobatórios das exigências feitas neste Termo de Referência. Os critérios apresentados para a pontuação técnica são utilizados como garantia de que o LICITANTE vencedor detenha o conhecimento e experiência técnicos comprovados para a execução dos serviços solicitados neste Edital e Termo de Referência. As propostas serão avaliadas, julgadas e pontuadas quanto a sua técnica mediante os critérios de Experiência da Empresa e Qualificação da Equipe, conforme estabelecido no quadro abaixo: Observação: Os critérios de pontuação usados neste edital têm a intenção de avaliar as empresas segundo suas competências e não inabilitar aquelas que não possuem tais comprovações, visto que os critérios são de pontuação e não de habilitação. Tabela 7 Critérios e pontos máximos Pontuação e Julgamento a) Fator Experiência da Empresa b) Fator Qualificação da Equipe Pontos Máximos Pontuação Máxima Total FATOR EXPERIÊNCIA DA EMPRESA Sob este enfoque, foram estabelecidos fatores para avaliação da capacidade empresarial das LICITANTES relativas ao objeto do presente Termo de Referência. Para esta avaliação deverão ser apresentados atestados/declarações de capacidade técnica, emitidos por pessoas jurídicas de direito público ou privado, impressos, em papel timbrado do emitente, com firma reconhecida, sem rasuras ou entrelinhas. 22

23 Serão considerados os certificados emitidos por pessoa jurídica de direito público ou privado nos últimos 36 meses, que deverão ser comprovados através de documentação anexada à proposta técnica. Foram estabelecidos os seguintes fatores de avaliação: i) Experiência comprovada através de certificados emitidos por pessoa jurídica de direito público ou privado na prestação dos serviços referentes à implantação de Escritório de Processos compreendendo, no mínimo, o serviço de desenvolvimento do desenho da estrutura organizacional e a implantação da metodologia. Descrição Não apresentou comprovação Pontos 0 (zero) Comprovação de 02 ou mais certificados de pessoa jurídica de direito 100 privado Comprovação de 02 ou mais certificados de pessoa jurídica de direito 200 público Pontuação máxima total deste item 200 ii) Experiência comprovada através de certificados emitidos por pessoa jurídica de direito público ou privado na prestação dos serviços de capacitação e sensibilização. Descrição Não apresentou comprovação Pontos 0 (zero) Comprovação de 02 ou mais certificados de pessoa jurídica de direito 100 privado Comprovação de 02 ou mais certificados de pessoa jurídica de direito 200 público Pontuação máxima total deste item 200 iii) Experiência comprovada através de certificados emitidos por pessoa jurídica de direito público ou privado na prestação de, no mínimo, (duas mil) horas de serviços de acompanhamento, operação assistida ou mentoria. Descrição Não apresentou comprovação Pontos 0 (zero) 23

24 Comprovação de 02 ou mais certificados de pessoa jurídica de direito 100 privado Comprovação de 02 ou mais certificados de pessoa jurídica de direito 200 público Pontuação máxima total deste item 200 iv) Experiência profissional da LICITANTE, comprovada através de certificados emitidos por pessoa jurídica de direito público ou privado, na prestação dos serviços referentes à elaboração e execução de plano de ação para melhorias de processos. Descrição Não apresentou comprovação Pontos 0 (zero) Comprovação de 02 ou mais certificados de pessoa jurídica de direito 100 privado Comprovação de 02 ou mais certificados de pessoa jurídica de direito 200 público Pontuação máxima total deste item 200 v) Experiência profissional da LICITANTE, comprovada através de atestados emitidos por pessoa jurídica de direito público ou privado, na prestação dos serviços de definição de indicadores de desempenho e pontos de controle. Descrição Não apresentou comprovação Pontos 0 (zero) Comprovação de 02 ou mais certificados de pessoa jurídica de direito 100 privado Comprovação de 02 ou mais certificados de pessoa jurídica de direito 200 público Pontuação máxima total deste item 200 O não atendimento a um dos itens acima não eliminará a Licitante, mas ser-lhe-á atribuído ZERO no número de pontos do item. O não atendimento a todos os itens simultaneamente, desclassificará do certame a LICITANTE. 24

25 FATOR QUALIFICAÇÃO DA EQUIPE Sob este enfoque, serão estabelecidos fatores para avaliação da competência e experiência dos profissionais da equipe-chave, relativa aos serviços objeto do edital. Deverá ser designado o Gerente-Geral da equipe, que deve ter vínculo com a LICITANTE, comprovado através de apresentação de cópia da carteira de trabalho, ou do contrato de prestação de serviços, ou do contrato social da empresa, no caso de ser sócio da empresa. O não cumprimento dessa condição implicará a desclassificação da LICITANTE. Todos os profissionais participantes da equipe-chave da LICITANTE deverão possuir experiência e formação superior (3º grau). i) Experiência profissional do Gerente-Geral na prestação de serviços referentes à implantação e operação assistida de Escritório de Processos Descrição Não apresentou comprovação Pontos 0 (zero) Comprovação de até 02 anos de experiência 150 Comprovação de até 05 anos de experiência 200 Comprovação de 06 anos ou mais de experiência 250 Pontuação máxima total deste item 250 ii) Experiência profissional da Equipe-Chave na prestação dos serviços referentes ao mapeamento, redesenho e implantação de processos Descrição Não apresentou experiência Pontos 0 (zero) Comprovação de até 02 anos de experiência 150 Comprovação de até 05 anos de experiência 200 Comprovação de 06 anos ou mais de experiência 250 Pontuação máxima total deste item

26 iii) Formação Acadêmica do Gerente-Geral Descrição Graduação Pontos 0 (zero) Especialização (Pós-graduação latu sensu) 150 Mestrado 200 Doutorado 250 Pontuação máxima total deste item 250 iv) Formação Acadêmica da Equipe-Chave Descrição Graduação Pontos 0 (zero) Pelo menos 2 integrantes com Especialização (Pós-graduação latu sensu) 150 Pelo menos 2 integrantes com Mestrado 200 Pelo menos 2 integrantes com Doutorado 250 Pontuação máxima total deste item 250 A experiência profissional do Gerente-Geral e da Equipe-Chave deverá ser comprovada por meio de contrato de trabalho, contrato de prestação de serviços ou declaração específica dos clientes (i e ii). A Formação Acadêmica do Gerente-Geral e da Equipe-Chave deverá ser comprovada por meio de certificados de comprovação técnica e cópia dos diplomas expeditos por instituições de ensino superior credenciadas pelo MEC (iii e iv). A empresa proponente deverá anexar Curriculum Vitae do Gerente-Geral e dos profissionais da Equipe-Chave do projeto, contendo, no mínimo, os seguintes requisitos: (i) assinatura do profissional; (ii) detalhamento da descrição dos serviços para os quais será efetuada a pontuação técnica; e (iii) referências explícitas do responsável pelo 26

27 recebimento dos serviços prestados, de forma que possa ser confirmada a experiência mencionada através de diligências; O Gerente-Geral e os membros da equipe técnica da licitante cujos atestados forem considerados no somatório das notas, deverão participar efetiva e presencialmente do desenrolar do projeto desde o seu início até o seu encerramento FORMAÇÃO DO ÍNDICE DE QUALIFICAÇÃO TÉCNICA (IT) O Índice Técnico (IT) será calculado a partir da soma dos pontos atribuídos nos critérios Fator Experiência da Empresa e Fator Qualificação da Equipe. O Índice Técnico (IT) será obtido pela aplicação da seguinte fórmula de cálculo: IT = (PT/MPT) X 100 Onde: IT = índice técnico da proposta em exame; PT = pontuação técnica total obtida pela soma dos pontos atribuídos nos critérios Fator Experiência da Empresa e Fator Qualificação da Equipe da proposta em exame; MPT = maior pontuação obtida entre as propostas apresentadas. 27

28 11.2 ÍNDICE DE PREÇO (IP) A Proposta de Preços será claramente formalizada conforme o modelo abaixo sugerido, apresentada em via única, impressa em papel timbrado da licitante, não contendo emendas, rasuras ou entrelinhas. Será, ainda, rubricada em todas as suas folhas e devidamente assinada. ID Produto/serviço Quantidade Valor unitário (R$) Valor do item (R$) 1 Relatório de Situação Incial 1 2 Plano de Trabalho 1 3 Modelo da Unidade Organizacional 1 4 Manual de Metodologia de Gestão do Escritório 1 5 Manual de Metodologia de Gestão por Processos 1 6 Plano de Gestão de Mudanças 1 7 Plano de Gestão de Mudanças executado Qtd de horas (A) Qtd de eventos (B) Varlor da hora (C) (A*B*C) Eventos de Sensibilização realizados Unidade Organizacional Implantada Competências de Gestão do Escritório transferidas para os gestores Qtd de horas (A) Qtd de eventos (B) Varlor da hora (C) (A*B*C) Capacitação de Gerentes

29 ID Produto/serviço Quantidade Valor unitário (R$) Valor do item (R$) Carteira de Processos elaborada Competências de Gestão por Processos transferidas para Analistas, Líderes, Técnicos Qtd de horas (A) Qtd de eventos (B) Varlor da hora (C) (A*B*C) Capacitação de Analistas 80 2 Capacitação de Líderes 80 2 Capacitação de Técnicos Dez processos selecionados institucionalizados Serviços selecionados realizados (por demanda) Horas Nota: os campos em branco, referentes a valores, deverão ser devidamente preenchidos. 29

30 FORMAÇÃO DO ÍNDICE DE PREÇO (IP) O Índice de Preço (IP) será obtido pela aplicação da seguinte fórmula de cálculo: IP = (MPT/PT) X 100 Onde: IP = índice de preço da proposta em exame; MPT = menor preço total proposto por qualquer licitante habilitado; PT = preço total da proposta comercial em exame NOTA DE CLASSIFICAÇAO FINAL (NCF) A Nota de Classificação Final (NCF) será obtida pela aplicação da seguinte fórmula de cálculo: NCF = 0,6 IT + 0,40 IP Onde: NCF = nota de classificação final; IT = índice técnico, calculado a partir da metodologia estabelecida no item IP = índice de preço, calculado a partir da metodologia estabelecida no item 0 30

31 ANEXO I - QUADRO DEMONSTRATIVO DA PONTUAÇÃO TÉCNICA Concorrência Nº XXX/11 Processo Nº XXXX/2011 Licitante: Referência na Número de proposta da Número pontos Descrição Licitante máximo de atingido (numeração da pontos pela página) licitante A) Fator de Experiência da Empresa i) Experiência comprovada através de certificados emitidos por pessoa jurídica de direito público ou privado na prestação dos serviços referentes à implantação de Escritório de Processos compreendendo, no mínimo, o serviço de definição do desenho da estrutura organizacional e implantação da metodologia. ii) Experiência comprovada através de certificados emitidos por pessoa jurídica de direito público ou privado na prestação dos serviços de capacitação e sensibilização. iii) Experiência comprovada através de certificados emitidos por pessoa jurídica de direito público ou privado na prestação de, no mínimo, (duas mil) horas de serviços de acompanhamento, operação assistida ou mentoria. iv) Experiência profissional da LICITANTE, comprovada através de certificados emitidos por pessoa jurídica de direito público ou privado, na prestação dos serviços

32 referentes à elaboração e execução de plano de ação para melhorias de processos. v) Experiência profissional da LICITANTE, comprovada através de atestados emitidos por pessoa jurídica de direito público ou privado, na prestação dos serviços de definição de indicadores de desempenho e pontos de controle. 200 B) Fator Qualificação da Equipe i) Experiência profissional do Gerente-Geral na prestação de serviços referentes à implantação e operação assistida de Escritório de Processos. ii) Experiência profissional da Equipe-Chave na prestação dos serviços referentes ao mapeamento, redesenho e implantação de processos. iii) Formação Acadêmica do Gerente-Geral. iv) Formação Acadêmica da Equipe-Chave Pontuação Técnica (PT)