Ordem de Serviço. Ordem de Serviço - Máquinas e Equipamentos. Ordem de Serviço - Mecânica. Ordem de Serviço - Petshop. Máquinas e Equipamentos

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1 Ordem de Serviço Ordem de Serviço - Máquinas e Equipamentos Ordem de Serviço - Mecânica Ordem de Serviço - Petshop Máquinas e Equipamentos Máquinas e Equipamentos Cadastrar os equipamentos do parceiro Cadastrar um Tipo de Equipamento Mecânica Dados do Veículo Cadastrar Tipo de Combustível Petshop Associar um animal a um parceiro Espécies Dados do Animal Raças Cadastro de Raça Emissão de Atestado Geral

2 Cadastrar um Serviço Alocando Produtos na OS Alocando Serviços na OS Consulta de OS

3 Ordem de Serviço Máquinas e Equipamentos Para gerar uma Ordem de Serviço para Máquinas e Equipamentos, existem alguns prérequisitos necessários. Por exemplo, quando você receber um equipamento para conserto, é necessário que você tenha cadastrado os produtos e serviços que serão utilizados, assim como qual e de quem é o equipamento em questão. Os passos necessários para gerar uma OS são: selecionar o tipo de equipamento; associar um equipamento ao parceiro; alocar produtos; alocar serviços. Para cadastrar uma Ordem de Serviço: 1. Clique na aba Ordem de Serviço, e no menu que abrir selecione a opção Ordem de Serviço - Máquinas e Equipamentos 2. Selecione a Filial 3. Selecione o Operador 4. Selecione a Operação ORDEM DE SERVIÇO 5. Selecione o Parceiro, para cadastrar um novo parceiro, clique aqui

4 O preenchimento do item 6 é opcional, variando conforme o seu desejo de controle e de informações sobre os itens que recebe 6. Preencha as informações sobre as Máquinas e Equipamentos O preenchimento dos produtos é obrigatório caso deseje emitir uma NFe com esta ordem de serviço 7. Preencha as informações sobre Produtos Alocados O preenchimento dos serviços alocados é obrigatório para a emissão da NFSe 8. Preencha as informações sobre Serviços Alocados 9. Gravar Ordem de Serviço

5 Ordem de Serviço Mecânica Para emitir uma Ordem de Serviço em uma Mecânica, existem alguns pré-requisitos necessários. Por exemplo, se você recebe um carro para conserto, você precisa ter cadastrado em seus sistema todos os produtos e serviços que irá utilizar neste veículo, assim como saber de quem é, e quais as principais características dele. Ou seja, para conseguir utilizar o nosso sistema e manter o máximo de controle sobre os seus serviços é necessário: cadastrar os produtos que utilizará; cadastrar os serviços que fornece; as Fabricantes/Marcas dos veículos de seus clientes; e os tipos de combustível utilizados pelos veículos. Para emitir uma Ordem de Serviço: 1. Clique na aba Ordem de Serviço, e no menu que abrir selecione a opção Ordem de Serviço - Mecânica 2. Selecione a filial 3. Selecione o operador 4. Selecione a operação ORDEM DE SERVIÇO

6 5. Preencha a placa do veículo, sem espaços (exemplo: ABC1234). O sistema irá informar caso exista outra OS ativa com esta placa. 6. Caso a placa ainda não esteja vinculada à nenhum Parceiro, selecione o parceiro Você já pode gravar essa Ordem de Serviço clicando no botão 7. Se quiser, preencha: o telefone do Parceiro; Ano Fabricado e o Ano Modelo O preenchimento do item 8 é opcional, variando conforme o seu desejo de controle e de informações sobre os veículos que recebe 8. Preencha as informações sobre os Dados do Veículo O preenchimento dos produtos é obrigatório caso deseje emitir uma NFe com esta ordem de serviço 9. Preencha as informações sobre Produtos Alocados O preenchimento dos serviços alocados é obrigatório para a emissão da NFSe 10. Preencha as informações sobre Serviços Alocados 11. Gravar Ordem de Serviço

7 Ordem de Serviço Petshop Para emitir uma Ordem de Serviço em um PetShop, existem alguns requisitos. Por exemplo, se um cachorro precisa de uma vacina, é necessário que você saiba quem é aquele cachorro, de quem é aquele cachorro, e qual vacina, dentre as que eu tenho em minha loja, será utilizada. Assim, os primeiros passos para poder gerar uma Ordem de Serviço são: verificar quais espécies sua empresa irá atender; verificar quais as raças das espécies que serão atendidas; cadastrar todos os produtos que serão utilizados (inclusive vacinas); cadastrar os serviços que serão prestados (ex. banho, tosa, consulta); e cadastrar o Parceiro e seu animal. Para emitir uma Ordem de Serviço: 1. Clique na aba Ordem de Serviço, e no menu que abrir selecione a opção Ordem de Serviço - Petshop 2. Selecione a Filial 3. Selecione o Operador 4. Selecione a operação ORDEM DE SERVIÇO 5. Se desejar, selecione o Representante

8 6. Selecione o Parceiro e informe o telefone do mesmo no campo seguinte O preenchimento do item 7 é opcional, variando conforme o seu desejo de controle e de informações sobre os animais que atende 7. Preencha os Dados do Animal O preenchimento dos itens de produtos são obrigatórios caso deseje emitir uma NFe com esta ordem de serviço 8. Informações sobre Produtos Alocados O preenchimento dos itens de serviços alocados são obrigatórios para a emissão da NFSe 9. Informações sobre Serviços Alocados 10. Gravar Ordem de Serviço

9 Máquinas e Equipamentos

10 Máquinas e Equipamentos Máquinas e Equipamentos Esta é a tela da emissão da OS de Máquinas e Equipamentos: 1. Para adicionar as máquinas do parceiro, pressione F7 no seu teclado, ou clique em Adicionar Equipamento do Parceiro 2. Selecione o equipamento do parceiro 3. Para adicionar informações sobre o motor clique em Para cadastro do campo "motor" na aba Máquinas e Equipamentos é necessário

11 preencher essas informações no cadastro do parceiro. Para saber como cadastrar ou consultar um parceiro, clique aqui. Já na tela de cadastro ou consulta de parceiros, vá até a aba "4-motores" e preencha os dados, após clique em Se por algum motivo precisa excluir, selecione o motor cadastrado e clique em Realizado estes passos, clique em ou pressione a tecla F5 de seu teclado Observação: Caso cadastre um equipamento não será obrigatório cadastrar um motor para relacionar ao mesmo, no entanto se cadastrar um motor o mesmo deve obrigatoriamente ser vinculado a um equipamento para emitir a Ordem de Serviço. 4. Preencha quantos deste equipamento o cliente trouxe 5. Preencha a quantidade de horas que serão trabalhadas 6. Os campos de Observações, Problemas Apresentados / Instruções e Acessórios aparecerão na consulta da ordem de serviço, então o preenchimento ajuda para relembrar os detalhes do serviço 7. Após finalizar o preenchimento dos dados, clique no botão de adição equipamento será adicionado na Retorne à emissão da OS ordem de serviço, este

12 Máquinas e Equipamentos Cadastrar os equipamentos do parceiro Para adicionar um equipamento de um parceiro em uma OS, é necessário que este equipamento esteja relacionado com o parceiro. Ou seja, se vou arrumar a máquina de lavar roupas de João, é necessário que o sistema saiba que João tem uma máquina de lavar roupas. Para associar os equipamentos aos parceiros: 1. Vá até a tela de edição de parceiros 2. Clique na opção Cadastros, no menu que abrir selecione Gerenciar Cadastros 3. Na lista que está na parte esquerda da tela, selecione a opção Consultar Parceiros 4. Todos os parceiros cadastrados serão listados, pesquise o nome do parceiro que está procurando e clique duas vezes sobre ele, a tela com as informações do parceiro irá abrir

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14 5. Nas abas que aparecem na parte de cima desta tela do parceiro, você estará na aba 1 - Dados Principais, clique na aba 3 - Equipamentos 6. No campo Tipo, clique na lupa e selecione o equipamento pertencente à este parceiro. Caso o tipo de equipamento ainda não esteja cadastrado no sistema, clique no botão de adição, informe o nome do equipamento e salve o cadastro clicando em Gravar 7. Preencha: a quantidade; a voltagem; a marca; série; e modelo. Fora a quantidade, todos os campos são opcionais. 8. Clique no botão de adição

15 9. Para salvar as modificações, pressione F5 no seu teclado, ou clique no botão de Gravar

16 Máquinas e Equipamentos Cadastrar um Tipo de Equipamento Para cadastrar um tipo de equipamento: 1. Acesse o menu Cadastros > Ordem de Serviço > Gerenciar Cadastros

17 2. Na tela que abrir, existe uma lista na coluna da esquerda, na barra de pesquisa desta coluna, digite Tipo, e vá em Cadastrar Tipos de Equipamentos 3. Aqui você irá digitar a Descrição do equipamento que está sendo cadastrado 4. Pressione F5 no seu teclado, ou clique em Gravar 5. Para todos os equipamentos que você irá trabalhar, repita o processo 6. Você pode consultar os equipamentos cadastrados na tela de Consultar Tipos de Equipamentos

18 Mecânica

19 Mecânica Dados do Veículo O objetivo é descrever as principais características do veículo do cliente, para que nenhuma informação se perca durante a execução da ordem de serviço. É possível indicar detalhes e observações que podem ser consultadas a qualquer momento. 1. Informe: ano de fabricação; o ano do modelo; e a cor do veículo

20 2. Selecione a Fabricante/Marca do carro 3. No campo Combustível, clique na lupa e selecione o Tipo de Combustível do veículo 4. Para selecionar o nível de combustível, o sistema disponibiliza uma função para facilitar essa operação. No campo Combustível, clique no número do lado de Nível do Combustível. Ao clicar neste número, a tela que abrir será a seguinte: Note que na parte de baixo existe um indicador que pode ser movido para a direita, e assim a quantidade de combustível é alterada. 5. Caso queira, preencha o número do Chassis, e a quilometragem 6. Preencha a Descrição/Nome/Modelo para facilitar a identificação 7. Se for o caso, preencha a Frota 8. As três caixas em branco são para: Condições/Estado do veículo; Instruções do Problema/Outras Observações

21 9. Esses três campos servem para que você anote as informações sobre o veículo, e instruções sobre como proceder. O preenchimento destes campos é importante para o registro, e para que nada passe em branco antes de devolver o veículo ao cliente

22 Mecânica Cadastrar Tipo de Combustível Cadastro de combustível 1. Para cadastrar um combustível no sistema, abra o menu Cadastros > Ordens de Serviço > Gerenciar Cadastros; 2. Clique na opção a ser cadastrado; 3. e digite na descrição o tipo combustível

23 Petshop

24 Petshop Associar um animal a um parceiro Para informar qual animal será tratado na ordem de serviço, é necessário que se saiba as informações sobre o animal e sobre de quem é o animal. Por exemplo, se darei banho em Totó, o cachorro de João, é necessário que o sistema saiba que João tem um cachorro chamado Totó. 1. Clique na opção Cadastros, no menu que abrir selecione Gerenciar Cadastros 2. Na lista que está na parte esquerda da tela, selecione a opção Consultar Parceiros 3. Todos os parceiros cadastrados serão listados, pesquise o nome do parceiro que está procurando e clique duas vezes sobre ele, a tela com as informações do parceiro irá abrira

25 4. Nas abas que aparecem na parte de cima desta tela do parceiro, você estará na aba 1 - Dados Principais, clique na aba 6 - Animais 5. Clique no botão de Adicionar 6. Preencha o Nome do animal 7. Selecione a Espécie e a Raça

26 8. Preencha a Pelagem 9. Selecione a Data de Nascimento 10. Selecione o Sexo do animal 11. Caso queira, preencha o Número Pedigree, a idade e as Informações Adicionais 12. Você pode selecionar as Opções de Procedimento, os horários de busca e entrega do animal na casa do parceiro 13. Selecione a Opção de Cadastrado 14. Para salvar as modificações, pressione F5 no seu teclado, ou clique no botão de Gravar

27 Petshop Espécies Para facilitar seu serviço nosso sistema já possui inúmeras espécies cadastradas, este passo a passo demonstra como consultar e cadastrar novas espécies. 1. Acesse o menu Cadastros > Ordem de Serviço > Gerenciar Cadastros 2. Na tela que abrir, existe uma lista na coluna da esquerda, na barra de pesquisa desta coluna, digite Espécies, e vá em Consultar Espécie

28 3. Todas as espécies cadastradas no sistema serão listadas 4. Caso queira incluir uma nova espécie, clique no botão Incluir e digite o nome da nova espécie 5. Caso queira editar o nome de uma espécie, selecione a espécie a ser editada, e clique no botão Editar, na tela que abrir, você pode alterar a descrição

29 Petshop Dados do Animal Para inserir os dados do animal que está sendo cadastrado na OS: Caso tenha sido definido o Parceiro no campo anterior, o sistema irá listar apenas os animais cadastrados daquele tutor. 1. Selecione o animal, caso seja necessário realize o cadastro Caso queira, é possível abrir a ficha do animal para verificar os últimos procedimentos realizados

30 2. Informe o peso 3. Adicione as observações, para que nenhuma informação se perca entre o inicio e o final do atendimento 4. Clique para adicionar 5. Repita o processo para todos os animais que desejar atender na mesma ordem de serviço

31 Petshop Raças 1. Acesse o menu Cadastros > Ordem de Serviço > Gerenciar Cadastros 2. Na tela que abrir, existe uma lista na coluna da esquerda, na barra de pesquisa desta coluna, digite Raça, e vá em Consultar Raça

32 3. Todas as raças cadastradas no sistema serão listadas 4. Caso queira incluir uma nova raça, clique no botão Incluir e siga o passo a passo descrito em Cadastro de Raça 5. Caso queira editar uma raça, selecione a raça a ser editada, e clique no botão Editar, na tela que abrir, é possível alterar todos os campos do cadastro

33 Petshop Cadastro de Raça O sistema já possui inúmeras raças cadastradas para facilitar o uso, mas se a raça desejada não estiver listada na consulta, o cadastro é simples. 1. Insira a descrição da raça que está sendo cadastrada 2. Selecione a espécie do animal 3. Caso queira, você pode associar vacinas àquela raça, para futuramente o acesso às vacinas corretas estarem disponíveis mais facilmente

34 O cadastro de vacinas é feito como o cadastro de um produto normal, só é necessário selecionar a opção "Produto é uma vacina" 4. Adicione a quantidade de doses necessárias da vacina 5. Selecione o Tipo Periodicidade, que descreve o intervalo de tempo entre as doses, por exemplo: dias, meses ou anos 6. Pressione F5 no seu teclado, ou clique em Gravar

35 Petshop Emissão de Atestado Para realizar a emissão do atestado, devemos primeiro verificar o cadastro do parceiro que é dono do pet e para isso existem dois caminhos. Consultando o parceiro, dono do pet, e verificando a aba "Animais" Consultando a OS editando o parceiro e verificando a aba "Animais"

36 Agora selecionamos o botão "Atestado/Autorização"

37 Irá abrir uma janela de assistente para abrir um arquivo (.doc,.docx) que servirá de base para o atestado/autorização, os campos que devem ser puxados do sistema deverão vir entre "%" com o nome da sua referencia sendo o mesmo do nome do campo no banco de dados. Na lateral esquerda superior desta página é possível encontrar um atestado de exemplo anexado. Você pode estar utilizando ele como base para o seu estabelecimento. Abaixo segue uma tabela com a lista de tags disponíveis para serem informadas no documento.

38 Informações do cliente Nome da tag Descrição id Código do cliente razaosocial Razão Social do cliente(nome completo em caso de pessoa física) fantasia Nome Fantasia do cliente tipopessoa Tipo de pessoa(física ou Jurídica) cpfcnpj CPF ou CNPJ inscricaoestadual Inscrição estadual (caso seja Pessoa Jurídica) inscricaomunicipal Inscrição municipal do cliente inscricaosuframa SUFRAMA logradouro Rua/Avenida onde o Cliente mora numero Número do endereço do cliente complemento Complemento de endereço do cliente bairro Bairro do cliente cep CEP do cliente dsccidade Cidade do cliente dscdistrito Nome do distrito do cliente

39 Informações do cliente Nome da tag Descrição dscgrupo Descrição do grupo que o cliente pertence dscregiao Nome da região que o cliente está dscuf Estado que o cliente se localiza dscpais País que o cliente se localiza telefone Telefone para contato celular Celular do cliente para contato operadoracelular Operadora do celular fax FAX do cliente rg RG do cliente datanascimento Data de nascimento do cliente empresatrab Empresa onde o cliente trabalha enderecolocalizacao Localização do endereço nomeconjugue Nome do cônjuge nascimentoconjugue Data de nascimento do cônjuge telefoneconjuge Telefone do cônjuge

40 Informações do cliente Nome da tag Descrição crc CRC do Contador cnpjcontabilidade CNPJ do escritório contábil responsavel Responsável nomepai Nome do pai nomemae Nome da mãe informacoesadicionais Informações adicionais dataultimaalteracao Data da última alteração do cadastro datacadastro Data do cadastro Informações do Animal Nome da tag Descrição nomeanimal Nome do animal dscespecie Descrição da espécie do animal dscraca Descrição da raça do animal

41 Informações do Animal Nome da tag Descrição corpelagem Cor da pelagem do animal datanascimento Data de nascimento do animal dscsexo Sexo do animal idnmorto Identificador se o animal está morto/ou não idadeanimal Idade do Animal datacadastro Data de cadastro do Animal numeropedigree Número Pedigree infadicionais Informações adicionais idnperfume Identificador se deve passar perfume idnenfeite Identificador se deve colocar enfeite idnescovardentes Identificador se deve escovar os dentes idnbuscar Identificador se deve buscar horariobuscar Horário para buscar idnentregar Identificador se deve entregar horarioentregar Horário de entrega idncastrado Identificador castrado/ou não

42 Geral

43 Geral Cadastrar um Serviço 1. No cadastro do serviço, é necessário que você preencha: 1. A descrição do serviço 2. Grupo de serviço

44 1. Para adicionar um novo grupo de serviços: no menu de Cadastros > Ordem de Serviço > Gerenciar Cadastro, terá a tela de Cadastrar Grupos de Serviços 2. Cadastre um novo grupo e volte para a tela anterior 3. Valor a vista; 4. Valor a prazo; 5. Valor de custo; 6. Quantidade padrão; 7. Unidade de Medida; 8. Data de baixa; 9. Serviço da NFSe, aqui já existem inúmeros serviços cadastrados, encontre a descrição que mais se encaixa com o serviço em questão e selecione clicando duas vezes sobre o item(consulte seu contador para se certificar que está utilizando o serviço correto); 10. Caso você queira que o cálculo seja feito com base no tempo, existe uma caixinha abaixo da seleção do Serviço da NFSe, clique na caixinha para selecionar; 11. Se este serviço tiver tempo mínimo (por exemplo, é cobrado no mínimo uma hora de serviço), preencha o campo Tempo Mínimo; 12. Caso você queira que na sua NFSe apareça alguma mensagem quando esse serviço for utilizado, preencha no campo Descrição NFSe; 13. Pressione F5 ou clique no botão Gravar

45 Geral Alocando Produtos na OS Para registrar os Produtos que serão utilizados nesta OS: Na tela de emissão de OS, pressione F2 no seu teclado, clique no menu Produtos Alocados (F2) ou clique no botão Adicionar Produto

46 1. 2. Selecione o produto que deseja buscando na lupa ou digite o nome do produto e pressione Enter no seu teclado. Caso não tenha o produto cadastrado ainda, adicione o novo produto clicando no botão de adicionar os passos necessários clique aqui, para conferir

47 3. Preencha as informações sobre o produto selecionado: quantidade; preço; e se desejar adicionar descontos, preencha também este campo 4. A inserção do fornecedor e preenchimento do preço de custo são opcionais 5. A inserção do técnico é opcional 6. Pressione F5 no seu teclado, ou clique no botão de Adicionar/Salvar Os produtos foram adicionados à Ordem de Serviço.

48 Geral Alocando Serviços na OS Para registrar os Serviços que serão fornecidos nesta OS: 1. Pressione duas vezes F3 no seu teclado, ou clique no botão Adicionar Serviço, uma nova tela de Alocando Serviço na OS irá abrir 2. Para selecionar um serviço, clique na lupa, ou digite o nome do serviço e pressione Enter no seu teclado 3. Para cadastrar um novo serviço se necessário, clique no botão de adicionar preencha os dados 4. Os serviços foram adicionados.,e

49 Geral Consulta de OS Para consultar uma OS, siga os seguintes passos: 1. Ordem de Serviço > Monitoramento de Ordem de Serviço ; 2. Indique a filial e se atente aos campos Período e Status da OS; 3. Pesquise; 4. Ao selecionar uma Ordem de Serviço, ela ficará azul claro. Com uma O.S selecionada temos algumas alternativas destacadas na imagem: Caso queira Imprimir o Ticket: clique na opção 1; Para Encerrar uma OS: clique na opção 2; Temos opção de Cancelar a OS, mas somente as abertas: clique na opção 3; Reabrir, caso não tenha sido lançada no caixa: clique na opção 4; O sistema também tem a opção de Enviar OS por 5, clicando aqui uma tela para colocar os a serem enviados se abrirá(já vem preenchida caso o tenha sido inserido no cadastro do cliente); Gerar NFe 6, lembrando que para gerar uma NFe a OS precisa ter produtos alocados. Alocação de serviços é necessário somente em NFSe; Caso queira Excluir uma ordem aberta, clique na opção 7; Para alterar os dados de uma OS que ainda não foi encerrada ou verificar uma OS, clique na opção 8: Ver Alterar.

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