PROCEDIMENTOS PARA RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS VIA MALOTE

Transcrição

1 PROCEDIMENTOS PARA RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS VIA MALOTE Abrir os envelopes e conferir o conteúdo; Caso esteja sendo enviados documentos a mais do que está relacionado na guia, anote nas duas vias da mesma, o que está sendo recebido. Quando o envelope de envio não conter todos os documentos relacionados na guia de manifesto de malote, este deve ser separado com a guia, para fazer contato com a Inspetoria tão logo, termine o procedimento de recebimento. *** Caso haja informação de que por algum motivo, não foram enviados os documentos citados, deverá ser informado nas duas vias da guia, sobre o contato mantido, e a informação dos itens que não chegaram à sede. **** Para a hipótese de confirmação de envio dos documentos, o que leva ao indício de extravio, deve ser mantido contato com o Supervisor das Inspetorias (Departamento de Coordenadoria das Inspetorias) para que auxilie na busca dos documentos faltantes. Dias de Fechamento do Malote para saída da Sede no dia seguinte: Segunda- feira e Quarta -feira. Entregar os Envelopes na Coordenadoria das Inspetorias até ás 17h. Dias de Chegada do Malote no Departamento: Terça feira e Quinta feira.

2 Instruções para distribuição dos documentos recebidos e formas de registro 1. Recebimento de CERTIDÃO DE DÍVIDA ATIVA - CDA: 1.1 Confere o registro de recebimento no documento (tipo autenticação); 1.2 Lança no Caderno de Protocolo de Correspondências

3 2. Recebimento de Diligências Geradas pelo Departamento de Registro REG04241 Exemplos de texto de diligências que se considera conclusivo para devolução ao departamento gerador como resposta: Empresa anotou responsável técnico conforme solicitado; Notificação atendida através da geração de protocolos n xxxxxxxxxx e xxxxxxxxx; Gerou processo de Auto de Infração n xxxxxxx ; Empresa informa ter encerrado as atividades, conforme documentos anexos ; Conforme informações o profissional encontra-se fora do pais; Em visita ao local não existe indícios de empresa estabelecida. Na busca de informação com a vizinhança os mesmos desconhecem o assunto; Anexo manifestação do interessado.

4 Devem ser lidas as respostas das diligências. Caso sejam conclusivas conforme os exemplos acima, cabe o envio ao departamento de Registro tendo os seguintes cuidados: Não deverão conter em anexo os Relatórios, Notificações ou TRDP originais, neste caso devem ser destacados estes documentos das diligências e enviados pelo sistema de malote a Inspetoria a que pertence o agente fiscal que gerou o documento. Estes tipos de documentos só devem fazer parte de processos da Fiscalização do tipo Relatório de Fiscalização, Consulta, Relatórios Específicos das Câmaras Especializadas e Autuações, não devendo fazer parte de processos de registro ou outros.

5 2.1 Lança no caderno de Protocolo de correspondência para entrega no destino. 2.2 As respostas de diligência (meio físico) que estejam expressando dúvidas quanto ao cumprimento adequado pelo Agente Fiscal, deverão ser direcionadas ao Supervisor de Fiscalização da Regional. Caso o entendimento do Supervisor seja de que a SD deva ser complementada, o mesmo tomará as providências mantendo contato com o AGF. 2.3 Aquelas diligências que devam ser enviadas para esclarecimentos, pareceres ou outro, fora do departamento, deverá constar a informação sobre o destino a ser dado, e apostas no local destinado a documentos para montagem de processo.

6 3. Recebimento de Diligências Geradas pelo Departamento de ART e Acervo Técnico ATA/ART00575 Em visita no dia xx xx foi encontrado terreno baldio sem obra iniciada; Conforme visita in-loco a reforma já foi realizada; Obs.: A baixa da ART solicitada pelo profissional, objeto da diligência, informava que : Só não foi concluída a pintura na platibanda e limpeza do terreno. Em vista no local foi informada que a ART n xxxx substitui a anterior. Não existe Obra no local e a informação de terceiros é de que devido a não conseguir financiamento não haverá obra no local. A solicitação foi atendida. Gerou notificação n xxxxxx ao proprietário. Deve ser lida a resposta da diligência. Caso seja conclusiva conforme exemplo acima, deve ser enviada a diligência com as respostas ao Departamento de Acervo Técnico e ART.

7

8 Cuidados a serem observados no envio das respostas das SD s: Não deverá estar anexo Relatórios, Notificações ou TRDP originais, neste caso devem ser destacados estes documentos das diligências e devolvidos pelo sistema de malote a Inspetoria a que pertence o Agente Fiscal que lavrou tais documentos. Estes tipos de documentos só devem fazer parte de processos da Fiscalização ou gerados nas Inspetorias, Relatório de Fiscalização Consulta, Relatórios Específicos das Câmaras Especializadas e Autuações, Consulta Comissão etc..., não podem constar em processos de registro ou outros. Em hipótese alguma poderá ser enviado ao departamento respostas de SD do tipo: Não foi localizado o endereço; Não havia ninguém no local; Foi anotada nova ART de responsabilidade técnica; Estas informações não são passíveis de envio como resposta definitiva ao departamento que gerou a diligência. Deverá ser realizada pesquisa quanto ao endereço no sistema INFOBUSCA, via Internet, e em outros canais como Receita Federal se for P. Jurídica, além de informação sobre tentativa de contato em horários diferentes, e a informação do número da ART anotada ou cópia. No caso de ART deverá ser consultado no sistema se esta está registrada.