TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL ASSESSORIA DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL- ASPLAN. Planejamento Estratégico

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3 TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL ASSESSORIA DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL- ASPLAN Planejamento Estratégico

4 Apresentação O Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Sul tem procurado, como Instituição integrada à comunidade, cumprir sua missão institucional com eficiência, eficácia e efetividade, mantendo o foco no cidadão e na sociedade e visando à prestação de serviços com a qualidade que o usuário exige. Aliado a um conceito de destaque no gerenciamento de eleições, na celeridade de suas decisões judiciais e na administração do cadastro de eleitores, o TRE/RS tem procurado embasar seus processos de trabalho nas técnicas e práticas de gestão que podem ser consideradas o estado da arte da moderna administração. O ano de 2007 foi um marco no histórico da qualidade da Instituição, com a ocorrência da primeira avaliação institucional baseada no Modelo de Excelência em Gestão Pública e a edição do primeiro Planejamento Estratégico da Justiça Eleitoral do Rio Grande do Sul. Embora ensejando alguns reparos, por ser o primeiro planejamento estratégico da instituição, o documento rendeu frutos, pois a partir dele se instituiu: o gerenciamento de projetos - metodologia que atualmente rege todo o desenvolvimento das eleições; a gestão por competências, que propugna prover a Instituição das competências indispensáveis para a execução da sua estratégia; as pesquisas de clima organizacional; o mapeamento de processos etc. A grande contribuição do primeiro plano foi iniciar o ciclo do pensamento estratégico na Instituição, permitindo que as diversas manifestações da gestão estratégica surgissem e entrassem em produção, gerando benefícios para os processos, os projetos, as pessoas e, principalmente, agregando maior valor aos resultados.

5 Com a aprovação do Planejamento Estratégico do Poder Judiciário, a normatização estabelecida pelo Conselho Nacional de Justiça e considerando a instituição do Planejamento Estratégico da Justiça Eleitoral (PEJE) para o período , o Planejamento Estratégico do TRE/RS passou por revisão, visando ao alinhamento com as diretrizes maiores da estratégia nacional. Pela revisão foram equalizadas as vigências de todos os planejamentos dos tribunais brasileiros, que passaram a ser de cinco anos. Com a consolidação das diretrizes do planejamento anterior, a grande inovação da revisão do planejamento foi a introdução da Gestão do Conhecimento. No final de 2011 a Justiça Eleitoral brasileira aprovou o seu planejamento estratégico corporativo, estabelecendo missão e visão únicas para todos os tribunais desta Justiça especializada. Foram incluídos objetivos estratégicos obrigatórios, garantindo um alinhamento de todos os Tribunais Eleitorais, e objetivos opcionais, abrindo espaço para que cada Instituição estabeleça objetivos que lhes sejam mais próximos e condizentes com a sua realidade. A presente revisão representa a adesão da Justiça Eleitoral do Rio Grande do Sul ao planejamento maior, à missão e visão unificadas, aos objetivos corporativos, garantindo o alinhamento indispensável, mas resguardando a peculiaridade local do nosso pensamento estratégico, assegurado por meio de objetivos estratégicos específicos, que traduzem nossas diretrizes e políticas de gerenciamento da coisa pública, de relacionamento com o cidadão e de diálogo com a sociedade. Tendo em vista a adequação deste TRE/RS, como o Planejamento Estratégico da Justiça Eleitoral (TSE), a vigência do presente Planejamento Estratégico será para o período de 2013 a Por final, cabe observar que a área de tecnologia da informação optou pela exclusão de seus objetivos estratégicos deste planejamento, os quais constarão de documento específico recentemente criado, denominado no Plano Estratégico de Tecnologia da Informação (PETI).

6 Metodologia A metodologia usada na construção da presente revisão, em consonância com o procedimento adotado pelo planejamento estratégico corporativo, foi o Balanced Scorecard. Tal método distribui os objetivos estratégicos em perspectivas, promovendo uma relação de causalidade entre as diretrizes e alinhando iniciativas, metas e indicadores, buscando a realização da missão e o alcance da visão estabelecida. Adaptando o mapa estratégico a partir das perspectivas clássicas do BSC - financeira, clientes, processos internos e aprendizado e crescimento e respeitando o Planejamento Estratégico nacional da Justiça Eleitoral, o TRE/RS utiliza três perspectivas: recursos, processos internos e sociedade. Na construção do Mapa Estratégico, a perspectiva sociedade é colocada no topo, em primeiro lugar, eis que se trata do cliente lato sensu da Instituição e sua própria razão de existir. A seguir, os objetivos dos processos internos potencializam que se atinjam os melhores resultados para a sociedade. Na base da estratégia estão os recursos, englobando as diretrizes que tratam do conhecimento, das pessoas, dos sistemas de informação e dos recursos físicos e financeiros. Diagnóstico Resultado de pesquisas na legislação, de entrevistas com servidores por meio da rede interna e de outras formas de coleta de informações, foi elaborado o diagnóstico da instituição arrolando os principais elementos que serviram como insumo para a construção da estratégia do Tribunal. Do levantamento realizado, o grupo encarregado da construção da estratégia elegeu, dentre as diversas opções apresentadas, os cinco pontos fortes e fracos, ameaças e oportunidades mais representativas e de maior repercussão para a organização.

7 Os pontos fortes da organização destacados foram os seguintes: Competência e eficácia no processo eleitoral Eficiência no atendimento aos clientes externos Agilidade e confiabilidade do processo eleitoral Dedicação e convergência de esforços em momentos-chave Credibilidade perante à sociedade Das fraquezas detectadas, foram priorizadas: Integração da organização Comunicação com a sociedade Comunicação interna Política de capacitação Dependência de instituições públicas No cenário externo, as principais oportunidades mencionadas foram: Credibilidade junto à população Implantação do Processo Judicial Eletrônico Agregar tecnologia ao documento eleitoral Eventos sociais de prestação de serviços ao cidadão Inovação e tecnologia como fator de mobilidade no atendimento

8 Em contrapartida, as ameaças identificadas podem ser relacionadas como: Imagem negativa do serviço público Confusão entre a atuação da classe política e a da Justiça Eleitoral Cortes orçamentários Sazonalidade da demanda Dependência de diretrizes externas

9 Planejamento Estratégico TRE-RS Missão Garantir a legitimidade do processo eleitoral. Visão Consolidar a credibilidade da Justiça Eleitoral, especialmente quanto à efetividade, transparência e segurança. Valores Acessibilidade: Facilidade na aproximação e na obtenção dos serviços institucionais. Ética: Consciência individual e prática institucional dos princípios que fundamentam a conduta íntegra. Inovação: Apoio aos estudos e às ações voltadas à melhoria do exercício da função pública por meio da adoção de novas técnicas de gestão e/ou tecnologias. Respeito Humano: Tratamento com urbanidade, disponibilidade, atenção e igualdade, sem distinção de qualquer natureza. Segurança: Garantia e confiança nos serviços oferecidos. Transparência: Clareza e publicidade dos atos e das informações institucionais.

10 Sustentabilidade: Compromisso em incorporar a responsabilidade social e ambiental, considerando seus impactos na sociedade e no meio ambiente. Objetivos 1. Prestar serviços de excelência Promover o aperfeiçoamento contínuo dos serviços prestados, buscando a plena satisfação do cidadão e da sociedade. 2. Aprimorar o processo eleitoral Promover a melhoria contínua do processo eleitoral, observadas as premissas de segurança, transparência, qualidade e foco no cidadão. 3. Garantir agilidade nos processos judiciais e administrativos Garantir a agilidade na tramitação dos processos judiciais e administrativos a fim de assegurar a razoável duração do processo. 4. Buscar a excelência na Gestão Promover a melhoria contínua na Gestão Pública, visando à obtenção de resultados de qualidade e de valor. 5. Facilitar o acesso à Justiça Eleitoral Aprimorar o acesso aos serviços da Justiça Eleitoral. 6. Aprimorar a interação com a sociedade Aproximar a Justiça Eleitoral dos meios de comunicação social, das entidades representativas e da sociedade. 7. Aprimorar a comunicação interna Promover melhorias no fluxo e na qualidade das informações e na divulgação das políticas organizacionais.

11 8. Promover ações sociais e ambientais Desenvolver uma política socioambiental. 9. Desenvolver competências necessárias às atividades institucionais Promover o desenvolvimento de conhecimentos, habilidades e atitudes necessários às atividades institucionais, por meio da aferição do grau de adequação entre as competências organizacionais essenciais a cada área e as competências apresentadas pelos respectivos servidores, com vistas ao alcance dos objetivos estratégicos. 10. Garantir a infraestrutura apropriada às atividades institucionais Prover e gerir os recursos físicos (mobiliário e imobiliário) e tecnológicos (equipamentos, redes, sistemas e comunicações) a fim de garantir a prestação de serviços de qualidade e condições de trabalho, com saúde e segurança. 11. Aprimorar a segurança da informação Promover ações para adequar a segurança da informação da Instituição às normas vigentes. 12. Assegurar recursos orçamentários necessários à execução da estratégia Planejar o orçamento de forma integrada, visando assegurar e gerir recursos que viabilizem as ações necessárias à execução da estratégia.

12 PERSPECTIVA: SOCIEDADE Objetivo Estratégico - Prestar serviços de excelência 1. Índice de respostas a contatos dirigidos à Ouvidoria O que mede: o percentual de contatos dirigidos à Ouvidoria que receberam resposta. Para que medir: avaliar o grau de prontidão da Ouvidoria. Quem mede: Ouvidoria Quando medir: trimestralmente. Onde medir: registros de comunicações recebidas e expedidas pela Ouvidoria. Como medir: Total de Contatos que Receberam Resposta no período base (TCRR) dividido pelo Total de Contatos Recebidos no período base (TCR), acrescido do total de respostas pendentes (TCP), multiplicado por 100 (cem). (TCRR/TCR+TCP)x100 Obs: devem ser excluídos do indicador os contatos definidos, em norma ou instrução aplicável às atividades da Ouvidoria, como inadmissíveis, isentos de necessidade de resposta ou excluídos da competência do Órgão. Situação inicial: não mensurado. Meta: Responder a 100% dos contatos recebidos pela Ouvidoria Iniciativas e projetos vinculados: adoção de um padrão de atendimento ao cidadão na Justiça Eleitoral 2. Tempo médio de resposta a contatos dirigidos à Ouvidoria O que mede: o tempo médio, em dias úteis, entre o recebimento de cada solicitação dirigida à Ouvidoria e o envio de sua resposta. Para que medir: avaliar o grau de eficiência da Ouvidoria. Quem mede: Ouvidoria. Quando medir: trimestralmente. Onde medir: registros de comunicações recebidas e expedidas pela Ouvidoria.

13 Como medir: Somatório das quantidades de dias úteis decorridos entre o recebimento da demanda e o envio da resposta a cada contato (Σdias) dividido pelo Número de Contatos Respondidos no Período analisado (NCRP). (Σdias)/NCRP Obs.: para o cálculo do indicador devem ser consideradas apenas as respostas finais ou definitivas a cada contato, excluindo-se do cômputo, por exemplo, as confirmações de recebimento e respostas intermediárias. Situação inicial: não mensurado. Meta: responder aos contatos recebidos pela Ouvidoria em tempo médio inferior a 5 dias úteis. Iniciativas e projetos vinculados: adoção de um padrão de atendimento ao cidadão na Justiça Eleitoral 3. Índice de acesso à Justiça Eleitoral O que mede: o percentual de municípios atendidos pela Justiça Eleitoral (seja por meio de estrutura física, justiça itinerante ou peticionamento eletrônico). Para que medir: avaliar o percentual de municípios atendidos pela Justiça Eleitoral. Quem mede: SCRE Quando medir: anualmente, em janeiro, relativo ao ano anterior. Onde medir: cadastro eleitoral e registros do JEP. Como medir: Quantitativo de municípios atendidos (QMA) - aonde a justiça eleitoral chega de alguma forma, seja ela por justiça itinerante, peticionamento eletrônico ou estrutura física-, dividido pelo total de municípios (TM), multiplicado por cem. (QMA/TM)x100 Situação inicial: não mensurado. Meta: aumentar para 100% os municípios atendidos até Iniciativas e projetos vinculados: A elaboração de projeto envolvendo um plano de atendimento da Justiça Eleitoral Presente

14 4. Grau de satisfação de clientes O que mede: a satisfação dos clientes quanto ao atendimento prestado pela Justiça Eleitoral nos pontos de atendimento ao público (Secretarias Judiciárias, Cartórios Eleitorais e postos descentralizados de atendimento). Para que medir: avaliar a satisfação dos clientes da Justiça Eleitoral quanto ao atendimento recebido. Quem mede: ASPLAN Quando medir: trimestralmente. Onde medir: pesquisa de satisfação. Como medir: número de votos auferidos nas categorias bom e ótimo (VBO), dividido pelo número total de votantes (TV), multiplicado por cem. (VBO/TV)x100 Obs.: serão utilizadas cédulas de votação onde constarão as opções, péssimo, ruim, bom e ótimo. Situação inicial: 90,27% Meta: índice mínimo de 91% em 2013 e 92% em 2014 de avaliações com conceito bom e "ótimo. Iniciativas e Projetos Vinculados: Plano de ação da pesquisa de satisfação Pesquisa de Satisfação Plano de Melhoria decorrente da análise da pesquisa 5. Seções eleitorais mesários voluntários O que medir: Percentual de mesários voluntários sobre o total de convocados. Para que medir: acompanhar a evolução do voluntariado a fim de buscar, em última análise, maior eficácia no processo de convocação e um atendimento melhor ao eleitor. Quem mede: Cartórios Eleitorais e CODEL. Quando medir: bienalmente, ao final de cada eleição. Onde medir: na pesquisa aos mesários no dia da eleição e/ou ELIGIS. Como medir: quantidade de mesários voluntários na eleição (QMV) dividido pela quantidade de mesários convocados (QM), multiplicado por cem. (QMV/QM) x 100 Situação inicial: 44%

15 Meta: média estadual de 60% de mesários voluntários até 2014 Inciativas e Projetos Vinculados: Promover campanhas de conscientização para voluntários potenciais.

16 PERSPECTIVA: PROCESSOS INTERNOS Tema: Eficiência Operacional Objetivo Estratégico 1 Aprimorar o processo eleitoral EO 1.1. Percentual de implementação de planos de ação/projetos resultantes das avaliações das eleições. O que mede: a realização de melhorias no processo eleitoral brasileiro Para que medir: garantir que as oportunidades de melhorias observadas nas avaliações de cada eleição sejam efetivamente alcançadas. Quem mede: Gerente do Programa Eleições Quando medir: bienalmente, após as eleições, levando em consideração os plano/projetos desenvolvidos na eleição anterior. Onde medir: Programa de Eleições. Como medir: Total de planos de ação/projetos implementados (TPAI) dividido pelo total de planos de ação/projetos elaborados a partir da avaliação da eleição anterior (TPAE), multiplicado por cem. (TPAI/TPAE)x100 Situação inicial: não mensurado. Meta: executar 80% dos plano de ação definidos Iniciativas e projetos vinculados: Promover eventos de avaliação das eleições. Promover as ações necessárias que atendam as demandas oriundas das avaliações das eleições. EO 1.2. Percentual de eleitores com cadastro biométrico O que mede: a relação entre os eleitores com cadastro biométrico e o eleitorado total. Para que medir: melhorar a qualidade dos procedimentos de cadastro e reconhecimento do eleitor, de modo a evitar fraudes de identificação. Quem mede: Corregedorias Eleitorais (Geral e Regionais)/Secretarias de Tecnologia da Informação.

17 Quando medir: anualmente, em janeiro, em relação ao ano anterior. Este percentual não deverá ser medido em relação ao exercício de 2012, tendo em vista a realização das eleições municipais e a consequente suspensão do programa de recadastramento biométrico no período. Observação: Para o período 2013/2014, o TRE-RS deverá estipular como meta o percentual de recadastramento fixado no planejamento nacional do Programa Biometria. Onde medir Sistema de Cadastro Nacional ELO Como medir Total acumulado de Eleitores com Cadastramento Biométrico (TECB), dividido pelo Total de Eleitores, multiplicado por cem. (TECB/TE)x100 Situação inicial: 2,7472% Meta: alcançar 3% de eleitores com cadastro biométrico até Iniciativas e projetos vinculados: Promover o recadastramento biométrico. EO 1.3. Horário de término da totalização da eleição O que mede: o horário do término da totalização de todas as seções eleitorais do estado, no dia da eleição. Para que medir: verificar a efetividade da logística do processo eleitoral. Quem mede: STI Quando medir: a cada eleição oficial. Onde medir: sistema de gerenciamento. Como medir: verificar no sistema de gerenciamento o horário da última seção eleitoral a ser totalizada no estado, no dia da eleição. Situação inicial: h53min h39min Meta: Receber todas as seções eleitorais do estado até às 21 horas em 2014 Iniciativas e projetos vinculados: Disponibilizar infraestrutura para transmissão de BUs dos locais de difícil acesso.

18 PERSPECTIVA: PROCESSOS INTERNOS Tema: Eficiência Operacional Objetivo Estratégico 2 Garantir a agilidade nos trâmites judiciais e administrativos EO 2.1. Índice de agilidade na tramitação dos processos de aquisição de bens e serviços O que mede: o percentual de processos de aquisição de bens e serviços finalizados no tempo padrão, considerado o tempo decorrido entre a protocolização do pedido e o empenho da despesa correspondente. Para que medir: garantir o tempo razoável de tramitação dos processos de aquisição de bens e serviços. Quem mede: GABDG Quando medir: anualmente, em janeiro, em relação ao ano anterior. Onde medir: PAE Como medir: Total de Processos de Aquisição de Bens e Serviços Finalizados no Prazo Padrão (TPAFPP) dividido pelo Total de Processos de Aquisição de Bens e Serviços Finalizados no Período Base (TPAFPB), multiplicado por cem. (TPAFPP/TPAFPB)x100 Observações: - Prazo padrão: 120 dias úteis para concurso e concorrências dos tipos empreitada, integral, técnicas ou técnica e preço; 105 dias úteis para demais concorrências e tomadas de preço dos tipos técnica e técnica e preço; 60 dias úteis para demais tomadas de preço; 60 dias úteis para convite e pregão; e 15 dias úteis para dispensa, inclusive pelo valor, e inexigibilidade. - No decorrer do procedimento licitatório, sempre que for impetrado pedido de esclarecimento, recurso, impugnação ou outro ato de natureza similar, acrescer à contagem dos prazos: 20 dias úteis para concorrência e concurso; 15 dias úteis para tomada de preço; 10 dias úteis para carta convite e pregão; e 05 dias úteis para dispensa e inexigibilidade. Situação inicial: não mensurado. Meta: obter 40% dos processos de aquisição de bens e serviços finalizados no prazo

19 padrão, até Iniciativa/projeto vinculado: Mapeamento de processos EO 2.2.Taxa de congestionamento O que mede: A relação entre os processos judiciais baixados, os casos novos e os pendentes de julgamento. Para que medir: Verificar a capacidade da Justiça Eleitoral em atender à demanda de processos judiciais. Quem mede: 1º Grau SCRE 2º Grau - SJ Quando medir: Semestralmente. Onde medir: SADP Como medir - 1º grau: Total de processos baixados no 1º grau no período base (TBaix 1º ) dividido pelo total de casos novos (CN 1º ) acrescido ao total de casos pendentes de julgamento (CP 1º ), subtraído de um. TC 1º = 1 [TBaix 1º /(CN 1º + CP 1º )] Observações: Consideram-se baixados: Processos remetidos para outros órgãos judiciais competentes, desde que vinculados a tribunais diferentes; Processos remetidos para instância superior; Processos arquivados definitivamente; Processos suspensos/sobrestados; e Processos apensados, desde que não continuem tramitando. Os processos suspensos/sobrestados quando voltarem a tramitar passarão a ser computados como casos novos; Não se constituem por baixas as remessas para cumprimento de diligências e as entregas para carga/vista; Havendo mais de um movimento de baixa no mesmo processo, apenas o primeiro deve ser considerado; Havendo a remessa de um processo de um Juízo Eleitoral de 1º grau para outro, tal processo não será considerado baixado para o Juízo que o remeter, nem como caso novo para o Juízo que o receber. Nessa circunstância, ele só será considerado como baixado no Juízo que o recebeu quando se enquadrar numa das hipóteses da observação acima; Com relação aos processos de prestação de contas, deve-se observar o aumento da taxa de congestionamento nos anos eleitorais; Não são contabilizados os recursos internos (embargos de declaração e pedidos de reconsideração) e os recursos externos (recurso eleitoral); e

20 Para todas as variáveis, devem ser consideradas as seguintes classes processuais: Ação Cautelar; Ação de Impugnação de Mandato Eletivo; Ação de Investigação Judicial Eleitoral; Ação Penal; Apuração de Eleição; Embargos à Execução; Exceção; Habeas Corpus; Habeas Data; Mandado de Segurança; Petição de natureza judicial; Prestação de Contas; Registro de Candidaturas; e Representação. Como medir - 2º grau: Total de processos baixados no 2º grau no período base (Tbaix 2º ) dividido pelo total de casos novos (CN 2º ) acrescido ao total de casos pendentes de julgamento (CP 2º ), subtraído de um. TC 2º = 1 [TBaix 2º / ( CN 2º + CP 2º )] Observações: Consideram-se baixados: Processos remetidos para outros órgãos judiciais competentes, desde que vinculados a tribunais diferentes; Processos remetidos para instância superior; Processos arquivados definitivamente; Processos suspensos/sobrestados; e Processos apensados, desde que não continuem tramitando. Os processos suspensos/sobrestados quando voltarem a tramitar passarão a ser computados como casos novos; Não se constituem por baixas as remessas para cumprimento de diligências e as entregas para carga/vista; Havendo mais de um movimento de baixa no mesmo processo, apenas o primeiro deverá ser considerado; Averiguar Com relação aos processos de prestação de contas, deve-se observar o aumento da taxa de congestionamento nos anos eleitorais; Não são contabilizados os recursos internos (embargos de declaração, agravos regimentais, pedidos de reconsideração, os recursos contra decisão monocrática de juiz substituto e as correições parciais) e os recursos externos (recursos ordinários, recursos especiais eleitorais e agravo de instrumento); e Para todas as variáveis, devem ser consideradas as seguintes classes processuais: Ação cautelar; Ação de Impugnação de Mandato Eletivo; Ação de Investigação Judicial Eleitoral; Ação Penal Eleitoral;

21 Ação Rescisória; Apuração de Eleição; Conflito de Competência; Embargos à Execução; Exceções; Habeas Corpus; Habeas Data; Mandado de Injunção; Mandado de Segurança; Pedido de Desaforamento; Petição; Prestação de Contas; Reclamação; Recurso contra Expedição de Diploma; Recurso Eleitoral; Recurso Criminal; Recurso em Habeas Corpus; Recurso em Habeas Data; Recurso em Mandado de Injunção; Recurso em Mandado de Segurança; Registro de Candidatura; Representação; Revisão Criminal; e Suspensão de Segurança/Liminar. Situação inicial: 1º grau, em ,91% 2º grau, em ,82% * 2º grau, em ,27% ** Meta: reduzir a taxa de congestionamento para 1º grau, em % 1º grau, em % 2º grau, em ,00% * 2º grau, em ,00% ** Iniciativas e projetos vinculados do 1º grau: - auditoria mensal dos processos paralisados há mais de 30 dias; - determinações regulares e/ou periódicas da Corregedora para que os juízes promovam a movimentação dos processos paralisados; - melhorias no SADP para otimizar o controle e a fiscalização processual fidedignos (já implementada); - CNJE, instrumento de padronização de práticas cartorárias; - Processo judicial eletrônico na Justiça Eleitoral de primeiro grau. * Ano não eleitoral ** Ano eleitoral

22 PERSPECTIVA: PROCESSOS INTERNOS Tema: Eficiência Operacional Objetivo Estratégico 3 Buscar a excelência na gestão EO 3.1. Pontuação no GesPública O que mede: pontuação da autoavaliação do GesPública Para que medir: para aferir a evolução da maturidade da gestão da organização Quem mede: ASPLAN Quando medir: anualmente, preferencialmente no primeiro semestre Onde medir: nas diversas unidades da Justiça Eleitoral Como medir: realizando o processo de autoavaliação do Gespública, mediante o preenchimento da planilha respectiva e validando externamente a pontuação atribuída. Situação inicial: 335,5 Meta: atingir 350 pontos em 2013 e 370 pontos em 2014 Iniciativas e projetos vinculados: o Autoavaliação o o o Planejamento Estratégico Plano de Melhoria da Gestão (PMG) Banco de Práticas EO 3.2. Metas do Planejamento Estratégico O que mede: o número de metas do Planejamento Estratégico cumpridas. Para que medir: para verificar se o plano estratégico e seus prazos estão sendo cumpridos, de forma a permitir a adoção das medidas corretivas e adaptações. Quem mede: ASPLAN Quando medir: anualmente Onde medir: planilha do planejamento estratégico Como medir: número de metas atingidas dividido pelo número total de metas, multiplicado por cem. (nº metas atingidas/ nº metas propostas) x 100

23 Situação inicial: 64,86% Meta: cumprir 70% das metas em 2013 e 75% em 2014 Iniciativas e Projetos Vinculados: o Monitoramento de indicadores do planejamento estratégico o o Reuniões de avaliação estratégica Plano de Melhoria da Gestão (PMG) EO 3.3. Satisfação dos Servidores O que mede: o percentual geral de satisfação dos servidores nas pesquisas de clima organizacional Para que medir: a pesquisa de clima organizacional identifica e aponta inúmeros fatores que podem ser trabalhados visando à melhoria do clima organizacional em diversos aspectos. Quem mede: SGP Quando medir: Bienal, em ano não eleitoral Onde medir: Dados da Pesquisa de Clima. Como medir: (Nº de respostas a partir da escala 4 x 100) / Nº total de respostas* (escalas referentes à satisfação). Situação inicial: 76,77% Meta: Incrementar em 3 % o nível de satisfação médio dos servidores em relação à pesquisa anterior até dezembro de Iniciativas: Avaliação, acompanhamento e divulgação das ações decorrentes das pesquisas de Clima anteriores. Definir e executar ações decorrentes da atual pesquisa de Clima. Criar grupo de trabalho para revisar a metodologia da pesquisa (considerando modelo do TSE) e planejar sensibilização. Desenvolvimento do Estágio nas Unidades (normativa). Projetos Vinculados: Gestão do Clima Organizacional. Estágio nas Unidades. EO 3.4. Perdas Orçamentárias O que mede: as perdas orçamentárias do exercício. Para que medir: obter dados que permitam melhorar o desempenho da organização no que se refere às perdas.

24 Quem mede: SOF Quando medir: anualmente. Onde medir: SIAFI Como medir: PO = RNEE x 100 DF PO Perda Orçamentária RNEE Recurso não executado no exercício DF Dotação Final Situação inicial: 1,30% Meta: manter em 2013 e 2014, 1,30% Inciativas e projetos vinculados: Revisões mensais com as Unidades envolvidas

25 PERSPECTIVA: PROCESSOS INTERNOS Tema: Acesso à Justiça Objetivo Estratégico 1 Facilitar o Acesso à Justiça Eleitoral AJ 1.1 Índice de instalações físicas adequadas a pessoas com deficiência O que mede: mede a quantidade de imóveis da Justiça Eleitoral adequados para pessoas com deficiência, para garantir o acesso às instalações físicas da Justiça Eleitoral. Para que medir: garantir e estimular a plena participação das pessoas com deficiência aos serviços e às informações prestados pela Justiça Eleitoral. Quem mede: SA Quando medir: anualmente. Onde medir: relatórios de averiguação. Como medir: Quantidade de prédios adaptados para pessoas com deficiência (QPA), dividida pela quantidade de prédios ocupada pela Justiça Eleitoral (QPO) e multiplicada por cem. QPA / QPO x 100 Situação inicial: 80% Meta: Atingir o percentual de 85% adaptados até Iniciativas e Projetos vinculados: Ações periódicas e continuadas com ênfase na acessibilidade e na adequação dos imóveis da Justiça Eleitoral às necessidades de serviço. Identificação periódica e continuada de imóveis inadequados. Ações corretivas. AJ 1.2. Índice de locais de votação adequados para pessoas com deficiência O que mede: mede a quantidade de locais de votação adequados para pessoas com deficiência, para garantir o acesso no dia da eleição. Para que medir: Garantir e estimular a plena participação das pessoas com deficiência aos serviços e às informações prestados pela Justiça Eleitoral. Quem mede: STI

26 Quando medir: em anos eleitorais, no final de maio. Onde medir: Sistema SALVO Como medir: quantidade de locais de votação adaptados para pessoas com deficiência (QLA), dividida pela quantidade de locais de votação utilizados na eleição anterior (QLU) e multiplicada por 100. QLA / QLU x 100 Situação inicial: 53% Meta: 64% de locais com acessibilidade até 2014 Iniciativas e Projetos vinculados: Ações periódicas e continuadas com ênfase na acessibilidade e na adequação dos imóveis da Justiça Eleitoral às necessidades de serviço. Identificação periódica e continuada de imóveis inadequados. Ações corretivas. AJ 1.3. Justiça Eleitoral Presente - Atendimento O que mede: mede o percentual de atendimentos por meio do programa Justiça Eleitoral Presente em relação ao total de atendimentos realizados pela Zona Eleitoral Para que medir: para avaliar a evolução do atendimento descentralizado. Quem mede: STI Quando medir: mensalmente. Onde medir: STI Como medir: (atendimento JEP / total de atendimentos) x 100 Situação inicial: o total de atendimentos foi = 6,99% do total de atendimentos Meta:Atingir a média anual de 15% dos atendimentos em 2013 e 20% dos atendimentos em Iniciativas e projetos vinculados: Promover a utilização do atendimento via JEP em todas as ZEs do estado. Promover atendimento externo aos cartórios

27 PERSPECTIVA: PROCESSOS INTERNOS Tema: Atuação Institucional Objetivo Estratégico 1 Aprimorar a interação com a Sociedade AI 1.1 Notícias produzidas pelo TRE-RS O que mede: a quantidade de notícias veiculadas na imprensa produzidas a partir de releases da ASCOM ou notícias postadas no site do TRE-RS. Para que medir: visa medir o atendimento dos preceitos de uma comunicação direta e abrangente, indicando quantitativamente a participação direta da Instituição nas notícias a ela vinculadas Quem mede: ASCOM Quando medir: mensalmente Onde medir: ASCOM Como medir: Nº de notícias publicadas na imprensa/nº de releases produzidos pela ASCOM Situação inicial: 2,57 Meta: manter, no mínimo, 2,57 até 2014 Iniciativa: Aumentar o número de matérias produzidas pela ASCOM AI 1.2. Confiança no Processo Eleitoral O que mede: o grau de confiança da população gaúcha em relação ao processo eleitoral executado pela Justiça Eleitoral do Rio Grande do Sul. Para que medir: a Justiça Eleitoral tem como sustentáculo principal sua credibilidade junto à sociedade. Medir o grau de confiança do cidadão no principal negócio da instituição é estratégico para o processo, para a organização e para a própria estabilidade institucional. Quem mede: ASPLAN Quando medir: no dia de realização do pleito Onde medir: locais de votação do Estado

28 Como medir: por meio de pergunta específica na pesquisa de satisfação. Fórmula: (Número de eleitores que consideram o trabalho da Justiça Eleitoral confiável X 100) / (Número total de eleitores que responderam à pesquisa). Situação inicial: 81,90% Meta: 85% até 2014 Iniciativas e projetos vinculados: Plano de ação da pesquisa de satisfação Processo licitatório para contratação da pesquisa Análise dos dados levantados Plano de Melhoria decorrente da análise dos resultados

29 PERSPECTIVA: PROCESSOS INTERNOS Tema: Atuação Institucional Objetivo Estratégico 2 Aprimorar a comunicação interna AI 2.1. Grau de Satisfação dos servidores em relação à comunicação interna O que mede: o percentual de satisfação dos servidores com a comunicação interna revelado nas pesquisas de clima organizacional. Para que medir: aprimorar o fluxo de informações no âmbito da instituição, de forma clara, objetiva e abrangente Quem mede: SGP Quando medir: Bienal, em ano não eleitoral. Onde medir: pesquisa de clima organizacional. Como medir: (Nº de respostas a partir da escala 4 x 100) / Nº total de respostas* (escalas referentes à satisfação). Situação inicial: 74,78% Meta: Incrementar em 3 % o nível de satisfação médio dos servidores em relação à pesquisa anterior até dezembro de Iniciativas: Avaliação, acompanhamento e divulgação das ações decorrentes das pesquisas de Clima anteriores. Definir e executar ações decorrentes da atual pesquisa de Clima e de outras pesquisas aplicadas ao tema. Criar grupo de trabalho para revisar a metodologia da pesquisa (considerando modelo do TSE) e planejar sensibilização. Desenvolvimento do Estágio nas Unidades (normativa). Projetos Vinculados: Gestão do Clima Organizacional. Estágio nas Unidades.

30 AI 2.2. Canais Virtuais de Comunicação Interna Comunicação O que mede: satisfação dos usuários com os canais virtuais de comunicação interna do Tribunal. Para que medir: verificar a eficiência dos canais virtuais de comunicação interna Quem mede: STI Quando medir: bienalmente Onde medir: intranet Como medir: total de notas atribuídas para cada ferramenta / número de respostas. Situação inicial: 7,98 Meta: 8,5 em 2014 Iniciativas e projetos vinculados: Promover a melhoria contínua das ferramentas de comunicação; Promover a gravação e transmissão de eventos.

31 PERSPECTIVA: PROCESSOS INTERNOS Tema: Responsabilidade Social e Ambiental Objetivo Estratégico 1 Promover ações sociais e ambientais RSA 1.1 Ações de responsabilidade socioambiental - ZEs O que mede: o número de Zonas Eleitorais deste Regional que participam de algum projeto socioambiental na sua região Para que medir: aferir a adesão do primeiro grau às ações sociais e ambientais Quem mede: Valor Público Quando medir: anual Onde medir: relatórios de ações socioambientais Como medir: Pze= total de ZEs que executam projetos x ( nº de ZEs do RS) Situação inicial: 73,45% Meta: 100% em 2014 Iniciativas: Estimular a utilização do Projeto Conhecendo a Justiça Eleitoral nas ZEs; Incentivar a participação dos servidores das ZEs em palestras e cursos na área visando a conscientização.

32 RSA 1.2. Atendimento do Plano Anual das ações socioambientais O que mede: o andamento e implementação das ações socioambientais planejadas anualmente. Para que medir: acompanhar o desenvolvimento das ações socioambientais planejadas e aprovadas Quem mede: DG Quando medir: anualmente, a partir da aprovação da Política Socioambiental Onde medir: TRE-RS Como medir: com base no projeto anual, medir percentualmente a conclusão das ações autorizadas pelos TOS. Total de ações concluídas dividido pelo total de ações do Plano Anual, multiplicado por cem. (QAC/QAPA) x 100 Situação inicial:não mensurado Meta: 100% Iniciativas e projetos vinculados: Criar política socioambiental do TRE-RS

33 PERSPECTIVA: RECURSOS Tema: Gestão de Pessoas Objetivo Estratégico 1 Desenvolver competências necessárias às atividades institucionais GP 1.1 Índice de Aderência ao Plano Anual de Capacitação - PAC O que mede: percentual de cursos previstos no Plano Anual de Capacitação - PAC em relação ao total de cursos ministrados. Para que medir: avaliar o grau de priorização do PAC. Quem mede: SGP Quando medir: anualmente, em Janeiro. Onde medir: módulo capacitação do Sistema de Gestão de Pessoas e PAC. Como medir: Total de Treinamentos do PAC Realizados (TTPR) dividido pelo Total de Treinamento Promovidos pelo Tribunal (TPT), multiplicado por cem. (TTPR/TPT)x100 Situação inicial: não mensurado Meta: alcançar 80% de aderência ao PAC aprovado. Iniciativas: Desenvolver melhoria na elaboração e no controle da execução do PAC. Projetos Vinculados: Plano Anual de Capacitação. GP 1.2. Índice de Execução do Plano Anual de Capacitação PAC O que mede: percentual de cursos previstos no Plano Anual de Capacitação PAC efetivamente realizados. Para que medir: avaliar a execução da política estratégica de capacitação do Tribunal. Quem mede: SGP Quando medir: anualmente, em janeiro.

34 Onde medir: módulo capacitação do Sistema de Gestão de Pessoas e PAC. Como medir: Total de Treinamentos do PAC Realizados (TTPR) dividido pelo Total de Treinamentos Previstos no PAC (TTPP), multiplicado por cem. (TTPR/TTPP)x100 Situação inicial: não mensurado Meta: alcançar 80% de execução do PAC Iniciativas: Desenvolver melhoria na elaboração e no controle da execução do PAC. Projetos Vinculados: Plano Anual de Capacitação. GP 1.3. Índice de Adequação às Competências Organizacionais O que mede: a relação entre as competências organizacionais necessárias e as competências apresentadas pelos servidores, de acordo com suas respectivas áreas de trabalho. Para que medir: avaliar a necessidade de desenvolver a capacitação dos servidores nas competências organizacionais necessárias. Quem mede: SGP Quando medir: anualmente, em janeiro. Onde medir: avaliações de competência. Como medir: Total de Competências Apresentadas pelos servidores (TCS) dividido pelo Total de Competências Necessárias (TCN), multiplicado por cem. (TCS/TCN)x100 Situação inicial: não mensurado Meta: atingir 85% de adequação às competências organizacionais necessárias, até Iniciativas: Revisão da metodologia da avaliação de desempenho e da Gestão por Competências. Projetos Vinculados: Gestão por Competências

35 GP 1.4 Horas de Capacitação O que mede: média de horas de capacitação por servidor capacitado. Para que medir: o desenvolvimento de conhecimentos, habilidades e atitudes está intrinsecamente ligado à capacitação do servidor. Quem mede: SGP Quando medir: anualmente (separando anos eleitorais e não eleitorais) Onde medir: dados da capacitação. Como medir: número total de horas de capacitação dividido pelo número de servidores capacitados. Observações: O número total de horas de capacitação é obtido pelo somatório da multiplicação da carga horária de cada curso pelo número de participantes do mesmo. Este indicador terá resultados diferentes no ano eleitoral e no não eleitoral, portanto, as metas devem considerar isto. Situação inicial: ,63 horas por servidor ,98 horas por servidor Meta: Aumentar em 10 % a média de horas de capacitação por servidor em relação ao ano (eleitoral/não eleitoral) anterior. Iniciativas: Elaborar e Implementar Política de Capacitação; Aprimorar normatização para a Instrutoria Interna; Buscar a inclusão de requisitados nas capacitações (EAD). Projetos Vinculados: Plano de capacitação. Instrutoria Interna. GP 1.5. Aplicação do Programa de Líderes I O que mede: percentual de servidores com cargo gerencial que participaram de programa de líderes. Para que medir: a participação de servidores (com cargo gerencial) em programa de líderes comprovadamente contribui para o aprimoramento das lideranças do Tribunal. Quem mede: SGP Quando medir: bienalmente, em ano não eleitoral Onde medir: dados de capacitação

36 Como medir: número de servidores com cargo gerencial que participaram de programa de líderes dividido pelo número total de cargos gerenciais, multiplicado por cem. Situação inicial: não mensurado Meta: Atingir 10% de participação de servidores (com cargo gerencial) em programa de líderes até dezembro de Iniciativas: Consolidar o PDL. Fomentar a participação das chefias (secretários, coordenadores e chefes) no PDL. Projetos Vinculados: PDL Programa de Desenvolvimento de Lideranças GP 1.6 Aplicação do Programa de Líderes II O que mede: o índice de servidores sem cargo gerencial que participaram de programa de líderes. Para que medir: a participação de servidores (sem cargo gerencial) em programa de líderes comprovadamente contribui para uma melhoria no processo de preparação de sucessão gerencial. Quem mede: SGP Quando medir: bienalmente, em ano não eleitoral Onde medir: dados de capacitação. Como medir: número de servidores sem cargo gerencial que participaram de programa de líderes dividido pelo número total de cargos gerenciais. Situação inicial: não mensurado Meta: Alcançar o índice de 0,10 até dezembro de Iniciativas: Consolidar o PDL. Projetos Vinculados: PDL Programa de Desenvolvimento de Lideranças

37 PERSPECTIVA: RECURSOS Tema: Infraestrutura e Tecnologia Objetivo Estratégico 1 - Garantir a infraestrutura apropriada às atividades institucionais IT 1.1. Índice de adequação das instalações físicas O que mede: a qualidade dos imóveis pertencentes ou ocupados pela Justiça Eleitoral. Para que medir: priorizar investimentos em obras/reformas que propiciem a melhoria das condições de trabalho. Quem mede: SA Quando medir: anualmente, em dezembro. Onde medir: questionários aplicados. Como medir: A partir da lista de assertivas a seguir, para cada resposta afirmativa deve-se atribuir a pontuação 1 (um) e para cada resposta negativa deve-se atribuir a pontuação 0 (zero), calculando-se ao final um percentual de respostas afirmativas em relação ao total de assertivas avaliadas: 1. A área do imóvel é suficiente para o desenvolvimento das atividades cartoriais; 2. O imóvel possui ao menos 01(um) sanitário, com vaso e lavatório, em perfeito funcionamento; 3. O imóvel possui como piso uma das opções: cerâmicas; placas vinílicas ou melamínicas (fórmica); cimento liso; mármores, granitos, granilites ou similares; 4. A cobertura do imóvel atende a uma das opções: em laje de concreto, com cobertura; em telha cerâmica ou fibrocimento, com forro; 5. O imóvel possui reservatório de água potável coberto; 6. As instalações elétricas do imóvel são suficientes para o funcionamento do cartório; 7. As instalações de rede (lógica) e telefonia do imóvel são suficientes para o funcionamento do cartório; 8. As esquadrias (portas e janelas) do imóvel são resistentes, vedadas à passagem de águas pluviais e conferem segurança ao cartório; 9. O imóvel possui iluminação e ventilação/condicionamento de ar suficientes; 10. O imóvel é acessível para pessoas com mobilidade reduzida; 11. O imóvel localiza-se em via de fácil acesso ao público; 12. O imóvel está devidamente limpo, livre de mofo, insetos ou quaisquer outros animais; 13. O imóvel está com pintura adequada e em bom estado; 14. O imóvel está livre de infiltrações; e 15. O mobiliário do imóvel é adequado para o desenvolvimento das atividades cartoriais.

38 Critérios para classificação: Percentual 80: Ótimo; Percentual 60 e < 80: Bom; Percentual 40 e < 60: Regular; Percentual 20 e < 40: Ruim; e Percentual < 20: Péssimo. Situação inicial: não mensurado. Meta: Ótimo - alcançar 80% de adequação das instalações físicas da Justiça Eleitoral, até Iniciativas e projetos vinculados. Iniciativas e projetos vinculados Ações periódicas e continuadas com ênfase na acessibilidade e adequação dos imóveis da Justiça Eleitoral às necessidades de serviço. Identificação periódica e continuada de imóveis inadequados. Ações corretivas. IT 1.2. Índice de disponibilidade de serviços essenciais de TI O que mede: o percentual do tempo, em um período determinado, em que os serviços de TI, incluindo sistemas informatizados eleitos essenciais, estiveram disponíveis para utilização. Para que medir: minimizar as interrupções e promover melhorias contínuas do desempenho e da capacidade de TI por meio de monitoramento e medição. Quem mede: Secretaria de Tecnologia da Informação do TSE, com exceção do sistema SADP/SADPWEB, o qual será medido pela STI do TRE/RS. Quando medir: trimestralmente. Onde medir: software de monitoramento - NAGIOS Como medir: Tempo de Disponibilidade do conjunto de Sistemas definidos como Essenciais (TDSE) dividido pelo Tempo Total do Período (TTP), multiplicado por cem. (TTD/TTP)x100 Obs.: devem ser considerados essenciais os sistemas: SADP/SADPWEB, DJE, Peticionamento eletrônico, Internet, Titulonet, filiaweb certidão de quitação eleitoral, divulgação de resultados, divulgação de candidatos e divulgação de prestação de contas, Sistema de Gerenciamento e o ELO. Situação inicial:98,5% Meta: Assegurar a disponibilidade anual de 99% até 2013 e de 99,5% até Iniciativas e projetos vinculados: Promover o monitoramento e pronto atendimento de incidentes da rede do tribunal durante as 24 horas do dia.

39 PERSPECTIVA: RECURSOS Tema: Infraestrutura e Tecnologia Objetivo Estratégico 2 Aprimorar a segurança da informação IT 2.1. Segurança da Informação O que mede: o grau de adequação das práticas do TRE-RS em relação aos objetivos de controle definidos nas normas de segurança da informação. Para que medir: controlar o nível de adequação às normas de segurança da informação. Quem mede: STI Quando medir: anualmente Onde medir: Planilha de Autoavaliação da segurança da informação Como medir: soma das pontuações na planilha contendo todos os controles da norma NBR (atribuindo-se 0 para itens não implementados, 5 para itens com implementação parcial e 10 para itens implementados), dividida pelo número de itens da planilha Situação inicial: 5.12 Meta: Atingir 6,42 pontos em 2013 e 7,65 em 2014 Iniciativas e projetos vinculados: Análise de risco Criação do plano anual de implementação de segurança da Informação

40 PERSPECTIVA: RECURSOS Tema: Orçamento Objetivo Estratégico 1 Assegurar recursos orçamentários necessários à execução da estratégia OR 1.1. Execução Orçamentária O que mede: a relação entre o valor executado do orçamento no ano corrente e o valor total do orçamento disponibilizado. Para que medir: verificar a capacidade da Justiça Eleitoral para executar os recursos programados. Quem mede: SOF Quando medir: anualmente, em janeiro. Onde medir: Sistema de Administração Financeira - SIAFI Como medir: Orçamento Executado (OE) dividido pelo Orçamento Disponibilizado (OD), multiplicado por cem. (OE/OD)x100 Para medição do indicador somente serão consideradas as despesas de custeio, de capacitação e de investimento. Situação inicial: 98,70% Meta:manter em 2013 e 2014 o índice de 98,70 Iniciativas e projetos vinculados: Revisões mensais com as Unidades envolvidas OR 1.2. Disponibilização do orçamento estratégico (suspenso durante o exercício 2013) O que mede: o percentual entre os recursos efetivamente disponibilizados e os demandados para a execução das iniciativas previstas no Planejamento Estratégico. Para que medir: avaliar o grau de disponibilidade do orçamento à estratégia da Justiça Eleitoral. Quem mede: SOF Quando medir: anualmente, em janeiro.

41 Onde medir: LOA, Créditos Orçamentários e Planejamento Estratégico Como medir: Recursos orçamentários disponibilizados em iniciativas estratégicas (RODIE) dividido pelo Total Demandado pelas Iniciativas Estratégicas (TDIE), multiplicado por cem. (RODIE/TDIE) x 100 Observações: O total disponibilizado para as iniciativas estratégicas deve ser considerado a partir da aprovação da LOA; e Iniciativas estratégicas são aquelas indicadas no plano estratégico do Tribunal, as quais serão identificadas no Sistema Orçamentário. Situação inicial: não mensurado Meta: disponibilizar 100% dos recursos autorizados pela LOA para iniciativas estratégicas, anualmente. Iniciativas e projetos vinculados: Inclusão das demandas para inciativas estratégicas na proposta orçamentária do órgão OR 1.3. Índice de execução do orçamento estratégico O que mede: o percentual entre o valor executado nas iniciativas estratégicas e o valor disponibilizado para tal. Para que medir: avaliar o índice de orçamento executado nas iniciativas estratégicas em relação ao orçamento estratégico disponibilizado. Quem mede: SOF Quando medir: anualmente, em janeiro. Onde medir: LOA, Créditos Orçamentários e Planejamento Estratégico. Como medir: Valor executado nas iniciativas estratégicas (VEIE) dividido pelo valor disponibilizado para as iniciativas estratégicas (VDE), multiplicado por 100. (VEIE/VDE)x100 Para medição do indicador somente serão consideradas as despesas de custeio, de capacitação e de investimento. Observações: O total disponibilizado para as iniciativas estratégicas deve ser considerado a partir da aprovação da LOA; e Iniciativas estratégicas são aquelas indicadas no Planejamento Estratégico do Tribunal, as quais serão identificadas como tal no Sistema Orçamentário. Situação inicial: 100% Meta: executar, em 2013 e 2014, 100% do valor disponibilizado nas iniciativas estratégicas em Iniciativas e projetos vinculados: Exame mensal da execução do Orçamento Estratégico aprovado

42 Glossário - Locais de votação: Prédios utilizados pela Justiça Eleitoral, em todo ou em parte, para instalação de seções eleitorais. - Locais de votação adaptados: acesso ao prédio e à seção, adaptados para a entrada de cadeirantes (rampas e portas no tamanho adequado). - Nesse indicador, será avaliado se pelo menos uma sala do prédio onde ocorrerá a votação possui a adaptação.