CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS

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1 CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS

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3 Professora Elaine Moreno Mendonça Graduada em Letras - licenciatura plena inglês/português Graduada em Relações Internacionais - Bacharel Curso técnico de Hotelaria Professora de inglês, português, espanhol Caros alunos, o material a seguir compreende todos os tópicos descritos no edital, são eles: 1. REDAÇÃO OFICIAL 1.1. CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTAIS EMPREGO E CONCORDÂNCIA DOS PRONOMES DE TRATAMENTO OFÍCIO MEMORANDO DECLARAÇÃO ESTRUTURAÇÃO DO CARACTERÍSTICAS DO PRO- FISSIONAL GRAUS DE FORMALIDA- DE E FORMAS DE TRATAMENTOS MAIS ADEQUADOS POLIDEZ. Redação de correspondências oficiais. O que é Redação Oficial Em uma frase, pode-se dizer que redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações. Interessa-nos tratá-la do ponto de vista do Poder Executivo. A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. Fundamentalmente esses atributos decorrem da Constituição, que dispõe, no artigo 37: A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (...). Sendo a publicidade e a impessoalidade princípios fundamentais de toda administração pública, claro está que devem igualmente nortear a elaboração dos atos e comunicações oficiais. Não se concebe que um ato normativo de qualquer natureza seja redigido de forma obscura, que dificulte ou impossibilite sua compreensão. A transparência do sentido dos atos normativos, bem como sua inteligibilidade, são requisitos do próprio Estado de Direito: é inaceitável que um texto legal não seja entendido pelos cidadãos. A publicidade implica, pois, necessariamente, clareza e concisão. Além de atender à disposição constitucional, a forma dos atos normativos obedece a certa tradição. Há normas para sua elaboração que remontam ao período de nossa história imperial, como, por exemplo, a obrigatoriedade estabelecida por decreto imperial de 10 de dezembro de 1822 de que se aponha, ao final desses atos, o número de anos transcorridos desde a Independência. Essa prática foi mantida no período republicano. Esses mesmos princípios (impessoalidade, clareza, uniformidade, concisão e uso de linguagem formal) aplicam-se às comunicações oficiais: elas devem sempre permitir uma única interpretação e ser estritamente impessoais e uniformes, o que exige o uso de certo nível de linguagem. Nesse quadro, fica claro também que as comunicações oficiais são necessariamente uniformes, pois há sempre um único comunicador (o Serviço Público) e o receptor dessas comunicações ou é o próprio Serviço Público (no caso de expedientes dirigidos por um órgão a outro) ou o conjunto dos cidadãos ou instituições tratados de forma homogênea (o público). Outros procedimentos rotineiros na redação de comunicações oficiais foram incorporados ao longo do tempo, como as formas de tratamento e de cortesia, certos clichês de redação, a estrutura dos expedientes, etc. Mencione-se, por exemplo, a fixação dos fechos para comunicações oficiais, regulados pela Portaria n o 1 do Ministro de Estado da Justiça, de 8 de julho de 1937, que, após mais de meio século de vigência, foi revogado pelo Decreto que aprovou a primeira edição deste Manual. Acrescente-se, por fim, que a identificação que se buscou fazer das características específicas da forma oficial de redigir não deve ensejar o entendimento de que se proponha a criação ou se aceite a existência de uma forma específica de linguagem administrativa, o que coloquialmente e pejorativamente se chama burocratês. Este é antes uma distorção do que deve ser a redação oficial, e se caracteriza pelo abuso de expressões e clichês do jargão burocrático e de formas arcaicas de construção de frases. A redação oficial não é, portanto, necessariamente árida e infensa à evolução da língua. É que sua finalidade básica comunicar com impessoalidade e máxima clareza impõe certos parâmetros ao uso que se faz da língua, de maneira diversa daquele da literatura, do texto jornalístico, da correspondência particular, etc. Apresentadas essas características fundamentais da redação oficial, passemos à análise pormenorizada de cada uma delas. A Impessoalidade A finalidade da língua é comunicar, quer pela fala, quer pela escrita. Para que haja comunicação, são necessários: a) alguém que comunique, b) algo a ser comunicado, e c) alguém que receba essa comunicação. No caso da redação oficial, quem comunica é sempre o Serviço Público (este ou aquele Ministério, Secretaria, Departamento, Divisão, Serviço, Seção); o que se comunica é sempre algum assunto relativo às atribuições do órgão que comunica; o destinatário dessa comunicação ou é o público, o conjunto dos cidadãos, ou outro órgão público, do Executivo ou dos outros Poderes da União. Percebe-se, assim, que o tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais decorre: a) da ausência de impressões individuais de quem comunica: embora se trate, por exemplo, de um expediente assinado por Chefe de determinada Seção, é sempre em nome do Serviço Público que é feita a comunicação. Obtém-se, assim, uma desejável padronização, que permite que comunicações elaboradas em diferentes setores da Administração guardem entre si certa uniformidade; b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação, com duas possibilidades: ela pode ser dirigida a um cidadão, sempre concebido como público, ou a outro órgão público. Nos dois casos, temos um destinatário concebido de forma homogênea e impessoal; 1

4 c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado: se o universo temático das comunicações oficiais se restringe a questões que dizem respeito ao interesse público, é natural que não cabe qualquer tom particular ou pessoal. Desta forma, não há lugar na redação oficial para impressões pessoais, como as que, por exemplo, constam de uma carta a um amigo, ou de um artigo assinado de jornal, ou mesmo de um texto literário. A redação oficial deve ser isenta da interferência da individualidade que a elabora. A concisão, a clareza, a objetividade e a formalidade de que nos valemos para elaborar os expedientes oficiais contribuem, ainda, para que seja alcançada a necessária impessoalidade. A Linguagem dos Atos e Comunicações Oficiais A necessidade de empregar determinado nível de linguagem nos atos e expedientes oficiais decorre, de um lado, do próprio caráter público desses atos e comunicações; de outro, de sua finalidade. Os atos oficiais, aqui entendidos como atos de caráter normativo, ou estabelecem regras para a conduta dos cidadãos, ou regulam o funcionamento dos órgãos públicos, o que só é alcançado se em sua elaboração for empregada a linguagem adequada. O mesmo se dá com os expedientes oficiais, cuja finalidade precípua é a de informar com clareza e objetividade. As comunicações que partem dos órgãos públicos federais devem ser compreendidas por todo e qualquer cidadão brasileiro. Para atingir esse objetivo, há que evitar o uso de uma linguagem restrita a determinados grupos. Não há dúvida que um texto marcado por expressões de circulação restrita, como a gíria, os regionalismos vocabulares ou o jargão técnico, tem sua compreensão dificultada. Ressalte-se que há necessariamente uma distância entre a língua falada e a escrita. Aquela é extremamente dinâmica, reflete de forma imediata qualquer alteração de costumes, e pode eventualmente contar com outros elementos que auxiliem a sua compreensão, como os gestos, a entoação, etc., para mencionar apenas alguns dos fatores responsáveis por essa distância. Já a língua escrita incorpora mais lentamente as transformações, tem maior vocação para a permanência, e vale-se apenas de si mesma para comunicar. A língua escrita, como a falada, compreende diferentes níveis, de acordo com o uso que dela se faça. Por exemplo, em uma carta a um amigo, podemos nos valer de determinado padrão de linguagem que incorpore expressões extremamente pessoais ou coloquiais; em um parecer jurídico, não se há de estranhar a presença do vocabulário técnico correspondente. Nos dois casos, há um padrão de linguagem que atende ao uso que se faz da língua, a finalidade com que a empregamos. O mesmo ocorre com os textos oficiais: por seu caráter impessoal, por sua finalidade de informar com o máximo de clareza e concisão, eles requerem o uso do padrão culto da língua. Há consenso de que o padrão culto é aquele em que a) se observam as regras da gramática formal, e b) se emprega um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma. É importante ressaltar que a obrigatoriedade do uso do padrão culto na redação oficial decorre do fato de que ele está acima das diferenças lexicais, morfológicas ou sintáticas regionais, dos modismos vocabulares, das idiossincrasias linguísticas, permitindo, por essa razão, que se atinja a pretendida compreensão por todos os cidadãos. Lembre-se que o padrão culto nada tem contra a simplicidade de expressão, desde que não seja confundida com pobreza de expressão. De nenhuma forma o uso do padrão culto implica emprego de linguagem rebuscada, nem dos contorcionismos sintáticos e figuras de linguagem próprios da língua literária. Pode-se concluir, então, que não existe propriamente um «padrão oficial de linguagem ; o que há é o uso do padrão culto nos atos e comunicações oficiais. É claro que haverá preferência pelo uso de determinadas expressões, ou será obedecida certa tradição no emprego das formas sintáticas, mas isso não implica, necessariamente, que se consagre a utilização de uma forma de linguagem burocrática. O jargão burocrático, como todo jargão, deve ser evitado, pois terá sempre sua compreensão limitada. A linguagem técnica deve ser empregada apenas em situações que a exijam, sendo de evitar o seu uso indiscriminado. Certos rebuscamentos acadêmicos, e mesmo o vocabulário próprio a determinada área, são de difícil entendimento por quem não esteja com eles familiarizado. Deve-se ter o cuidado, portanto, de explicitá-los em comunicações encaminhadas a outros órgãos da administração e em expedientes dirigidos aos cidadãos. Formalidade e Padronização As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é, obedecem a certas regras de forma: além das já mencionadas exigências de impessoalidade e uso do padrão culto de linguagem, é imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento. Não se trata somente da eterna dúvida quanto ao correto emprego deste ou daquele pronome de tratamento para uma autoridade de certo nível (v. a esse respeito Emprego dos Pronomes de Tratamento); mais do que isso, a formalidade diz respeito à polidez, à civilidade no próprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação. A formalidade de tratamento vincula-se, também, à necessária uniformidade das comunicações. Ora, se a administração federal é una, é natural que as comunicações que expede sigam um mesmo padrão. O estabelecimento desse padrão, uma das metas deste Manual, exige que se atente para todas as características da redação oficial e que se cuide, ainda, da apresentação dos textos. A clareza datilográfica, o uso de papéis uniformes para o texto definitivo e a correta diagramação do texto são indispensáveis para a padronização. Concisão e Clareza A concisão é antes uma qualidade do que uma característica do texto oficial. Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras. Para que se redija com essa qualidade, é fundamental que se tenha, além de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o necessário tempo para revisar o texto depois de pronto. É nessa releitura que muitas vezes se percebem eventuais redundâncias ou repetições desnecessárias de ideias. O esforço de sermos concisos atende, basicamente ao princípio de economia linguística, à mencionada fórmula de empregar o mínimo de palavras para informar o máximo. Não se deve de forma alguma entendê-la como economia de pensamento, isto é, não se devem eliminar passagens substanciais do texto no afã de reduzi-lo em tamanho. Trata-se exclusivamente de cortar palavras inúteis, redundâncias, passagens que nada acrescentem ao que já foi dito. 2

5 Procure perceber certa hierarquia de ideias que existe em todo texto de alguma complexidade: ideias fundamentais e ideias secundárias. Estas últimas podem esclarecer o sentido daquelas, detalhá-las, exemplificá-las; mas existem também ideias secundárias que não acrescentam informação alguma ao texto, nem têm maior relação com as fundamentais, podendo, por isso, ser dispensadas. A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial, conforme já sublinhado na introdução deste capítulo. Pode-se definir como claro aquele texto que possibilita imediata compreensão pelo leitor. No entanto a clareza não é algo que se atinja por si só: ela depende estritamente das demais características da redação oficial. Para ela concorrem: a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto; b) o uso do padrão culto de linguagem, em princípio, de entendimento geral e por definição avesso a vocábulos de circulação restrita, como a gíria e o jargão; c) a formalidade e a padronização, que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos; d) a concisão, que faz desaparecer do texto os excessos linguísticos que nada lhe acrescentam. É pela correta observação dessas características que se redige com clareza. Contribuirá, ainda, a indispensável releitura de todo texto redigido. A ocorrência, em textos oficiais, de trechos obscuros e de erros gramaticais provém principalmente da falta da releitura que torna possível sua correção. Na revisão de um expediente, deve-se avaliar, ainda, se ele será de fácil compreensão por seu destinatário. O que nos parece óbvio pode ser desconhecido por terceiros. O domínio que adquirimos sobre certos assuntos em decorrência de nossa experiência profissional muitas vezes faz com que os tomemos como de conhecimento geral, o que nem sempre é verdade. Explicite, desenvolva, esclareça, precise os termos técnicos, o significado das siglas e abreviações e os conceitos específicos que não possam ser dispensados. A revisão atenta exige, necessariamente, tempo. A pressa com que são elaboradas certas comunicações quase sempre compromete sua clareza. Não se deve proceder à redação de um texto que não seja seguida por sua revisão. «Não há assuntos urgentes, há assuntos atrasados, diz a máxima. Evite-se, pois, o atraso, com sua indesejável repercussão no redigir. Tipos de documentos oficiais: 1. REQUERIMENTO É o instrumento utilizado para os mais diferentes tipos de solicitações às autoridades ou órgãos públicos. Estrutura Nome e qualificação do requerente. Exposição e solicitação. Pedido de deferimento. Local e data. Assinatura. 3

6 1. CERTIDÃO Trata-se de documento revestido de formalidades legais, fornecido por autoridade competente a pedido do interessado, solicitado ou requisitado por autoridade administrativa ou judicial e destinado a fazer certa existência de registro em livro, processo ou documento qualquer em poder do expedidor, referente a determinado ato ou fato, ou dar forma à inexistência de tal registro. A Constituição Federal de 1988 estabelece, no Capítulo I Dos Direitos e Deveres Individuais e Coletivos, que é assegurada a todos, independentemente do pagamento da taxa, a obtenção de certidões em repartições públicas, para defesa de direitos e esclarecimento de situação de interesse pessoal (Art. 5º, XXXIV, b). Como um documento público, a certidão pode servir de prova de ato jurídico. As certidões negativas da Fazenda Nacional, Estadual ou Municipal, em casos de escritura de transferência de imóveis, exoneram o imóvel e isentam o adquirente de qualquer responsabilidade. Quaisquer espaços em branco devem ser preenchidos com pontos ou outros sinais convencionais. Partes: a) título: nome do documento, muitas vezes já impresso em papel próprio; b) preâmbulo: alusão ao ato que determinou a expedição do documento. Também, quando for o caso, será mencionado o documento, ou livro, de onde a certidão está sendo extraída; c) texto: teor de encerramento e assinatura dos servidores que intervieram no ato (quem lavrou e quem conferiu); d) local e data (da expedição do ato); e) visto: da autoridade que autorizou a lavratura da certidão. Representa o ato de aprovação e reconhecimento da autoridade, a fim de que a certidão produza os efeitos legais desejados. 1. ATESTADO É o documento firmado por uma pessoa a favor de outra, atestando a verdade a respeito de determinado fato. Estrutura Título, ou seja, a palavra atestado em maiúsculas. Nome e identificação da pessoa que emite (que pode ser escrito no final, após a assinatura) e o nome de identificação da pessoa que a solicitou. Texto, sempre resumido, claro e preciso, contendo o que se está confirmando ou negando. Assinatura, nome e cargo ou função de quem atesta. 1. DECLARAÇÃO É um documento que se assemelha ao atestado, mas que não deve ser expedido por órgãos públicos. É um documento em que se manifesta uma opinião, conceito, resolução ou observação. Estrutura Título: DECLARAÇÃO. Texto: nome do declarante identificação pessoal ou profissional (ou ambas), 4

7 residência, domicílio, finalidade e exposição de assunto Local e data. Assinatura (e identificação do signatário). CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/Auxiliar em Administração 1. ATA É o resumo escrito dos fatos e decisões de uma assembleia, sessão ou reunião para um determinado fim. Normas, estrutura e valor documental Geralmente, as atas são transcritas à mão pelo secretário, em livro próprio, que deve conter um termo de abertura e um termo de encerramento, assinados pela autoridade máxima da entidade ou por quem receber daquela autoridade delegação de poderes para tanto; esta também deverá numerar e rubricar todas as folhas do livro. Como a ata é um documento de valor jurídico, deve ser lavrada de tal forma que nada lhe poderá ser acrescentado ou modificado. Se houver engano, o secretário escreverá a expressão digo, retificando o pensamento. Se o engano for notado no final da ata, escrever-se-á a expressão Em tempo: Onde se lê..., leia-se.... Nas atas, os números devem ser escritos por extenso, evitando-se também as abreviações. As atas são redigidas sem se deixarem espaços ou parágrafos, a fim de se evitarem acréscimos. O tempo verbal preferencialmente utilizado na ata é o pretérito perfeito do indicativo. Quanto à assinatura, deverão fazê-lo todas as pessoas presentes ou,quando deliberado, apenas o presidente e o secretário. Permite-se também a transcrição da ata em folhas digitadas, desde que as mesmas sejam convenientemente arquivadas, impossibilitando fraude. Em casos muito especiais, usam-se formulários já impressos, como os das seções eleitorais. 5

8 1. OFÍCIO É um documento expedido por e para autoridades com a finalidade do tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e também com particulares. Além de seguir o modelo do padrão ofício descrito anteriormente, o ofício se apresenta com acréscimo de vocativo que invoca o destinatário seguido de vírgula. Exemplos: Excelentíssimo Senhor presidente do Congresso Nacional, Senhor senador, Senhor deputado, No ofício, além das partes constitutivas do padrão ofício, há também, em sua composição, o cabeçalho ou rodapé, a depender de sua posição, se na parte superior ou na parte inferior da folha. Devem constar do cabeçalho as seguintes informações do remetente: nome do órgão ou setor; endereço postal; telefone e endereço de correio eletrônico. 6

9 1. MEMORANDO Segundo o Manual de redação da Presidência da República (2002), é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou não. Forma e estrutura Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. 7

10 Exemplos: Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração, Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos 1. EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS DE CARÁTER INFORMATIVO É o expediente dirigido ao presidente da República ou ao vice-presidente para: 1. Informá-lo de algo; 2. Propor alguma medida; 3. Submeter a sua consideração, projeto de ato normativo. Forma e estrutura Formalmente, a exposição de motivos tem a apresentação do padrão ofício. O anexo que acompanha a exposição de motivos que proponha alguma medida ou apresente projeto de ato normativo, segue o modelo descrito adiante. A exposição de motivos, de acordo com sua finalidade, apresenta duas formas básicas de estrutura: uma para aquela que tenha caráter exclusivamente informativo e outra para a que proponha alguma medida ou submeta projeto de ato normativo. No primeiro caso, o da exposição de motivos que simplesmente leva algum assunto ao conhecimento do Presidente da República, sua estrutura segue o modelo antes referido para o padrão ofício. 8

11 1. RELATÓRIO É a modalidade de comunicação pela qual se faz a narração ou descrição, ordenada, mais ou menos minuciosa, daquilo que se viu, ouviu ou observou. Estrutura: Local e data. Vocativo. Introdução apresentação do observador e do fato observado. Texto exposição cronológica do fato observado. Fecho. Assinatura (e identificação do signatário). 9

12 1. CARTA Documento semi-oficial que serve para se responder a uma cortesia, fazer uma solicitação, convite, agradecimento. Tem caráter impessoal (quem assina responde pela firma ou órgão). Correspondência externa. Linguagem formal usada entre Empresas privadas ou de Órgãos públicos para empresas Privadas. 1. ORDEM DE SERVIÇO Comunicação para a transmissão de ordens de chefe ou subchefe dirigida a seus funcionários sobre procedimentos, ordens, proibições, caracterização de atividades competentes ao órgão etc. Correspondência interna, por meio da qual um superior hierárquico estabelece normas e revoga ordens. 10

13 Exercícios Questão 1 Assinale V ou F para as afirmativas abaixo. 1. Os possessivos seu, sua e as variações pronominais o e lhe não devem ser empregados quando se usa as formas de tratamento altamente cerimoniosas de Excelência e Eminência. 2. Pode-se abreviar os tratamentos Vossa Excelência e Sua Excelência, quando aplicados ao Presidente da República. 11

14 3. Os possessivos vosso(s) e vossa(s) são incompatíveis com as formas de reverência Vossa Excelência e Vossa Senhoria. 4. O tratamento Vossa é dado somente a funcionário ou funcionários de categoria não inferior à de quem assina o ato administrativo. Questão 2 Observe as expressões abaixo a marque V ou F de acordo com a obediência às exigências da norma culta da escrita somos obrigado a enfatizar este ponto de vista, no presente parecer pedido já encaminhado ao Sr. Itamar Augusto Cautiero Franco, Embaixador do Brasil em Portugal e segundo determinou a Sua Excelência, o Presidente da República enviamos para exame de V. Exa., Sr. Diretor... Questão 3 Considerando o tratamento e o vocativo que se lhe segue, assinale o incorreto. 1. Excelência Excelentíssimo Senhor 2. Magnificência Magnífico Reitor 3. Reverendíssima Reverendíssimo Monsenhor 4. Reverência Reverendo Padre 5. Senhoria Ilustríssimo Senhor 6. Meritíssimo Meritíssimo Juiz 7. Santidade Santíssimo Padre 8. Eminência Eminentíssimo Senhor Cardeal Questão 4 Julgue as seguintes afirmações em V ou F. 1. As expressões senhor e senhores devem ser escritas por extenso no corpo da redação oficial, acompanhados ou não por cargo ou nome. 2. O título doutor é pessoal e não pode referir-se a um cargo ou função. 3. Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a arcebispos e bispos. 4. Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a cardeais. 5. Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo. Questão 5 Assinale a(s) opção(ões) correta(s). 1. Usam-se as abreviaturas Sr., Srs. quando seguidas de nome ou cargo exercido pelo destinatário. 2. Não há qualificativos específicos antes de vocativos, nas expressões de tratamento. 3. Os pronomes de tratamento, em correspondência dirigida aos Chefes de Poder, devem ser abreviados. 4. O tratamento nobre deve ser dado a funcionários de alto escalão. Questão 6 Na redação de atos e comunicações oficiais é correto: 1. repetir as mesmas palavras. 2. utilizar palavras cognatas. 3. usar a expressão Vossa Excelência para Secretário Nacional de Ministério. 4. utilizar expressões locais ou regionais. Questão 7 Julgue as afirmativas em V ou F: 1. Expressam-se os numerais por extenso quando constituírem uma única palavra. 2. Escrevem-se os valores monetários em algarismos, seguidos da indicação, por extenso, entre parênteses. 3. Escrevem-se as datas por extenso, com indicação do ano sem ponto ou espaço entre a casa do milhar e da centena. 4. Expressam-se os valores monetários por extenso, seguidos dos algarismos entre parênteses. Questão 8 O vocativo Excelentíssimo Senhor é empregado para todas as autoridades abaixo, exceto: 1. Chefe do Poder Executivo 2. Chefe do Poder Judiciário 3. Chefe do Poder Legislativo 4. Ministros de Estado Questão 9 Julgue os itens abaixo. 1. O tratamento digníssimo foi abolido da redação oficial. 2. O vocativo para Vossa Senhoria é Senhor. 3. O superlativo ilustríssimo não é dado a quem recebe o tratamento Vossa Senhoria. 4. Doutor é uma forma de tratamento usual. 5. As formas de cortesia utilizadas no fecho de uma correspondência oficial são Respeitosamente ou Atenciosamente. 6. Expressão de tratamento é o pronome ou locução de que se serve uma pessoa para falar ou escrever a outra. 7. Quando se escreve, pela primeira vez, a uma autoridade deve-se encerrar a correspondência com a expressão: Apresento a V. Sª., na oportunidade, os meus protestos de consideração e estima. 8. As abreviaturas Sr. e Srs. são usadas quando seguidas do nome ou cargo do destinatário. 12

15 Questão 10 Assinale a afirmação incorreta. 1. O aviso é a correspondência dos Ministros de Estado com seus iguais ou subalternos. 2. Os três tipos de expedientes do chamado Padrão Ofício são: ofício, aviso e memorando. 3. A finalidade do edital é anunciar ou tornar público fato que deve ser conhecido. 4. Enquanto o memorando é uma modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, o ofício pode ser entre órgãos diferentes. 5. Num ofício, o destinatário nunca pode ser um cidadão particular, mas somente um órgão público. Questão 11 Declaração Respostas: 1) F, F, V, F 2) F, F, V, F 3) 5 4) F, V, V, F, V 5) 1 e 2 6) 3 7) V, V, V,F 8) 4 9) V, V, V, F, V, V, F, V 10) 5 Segue mais um resumo sobre a Redação Oficial: Correspondência Oficial é a comunicação que se estabelece oficialmente entre expedidor e receptor que representem, ou pelo menos um deles, algum órgão da Administração Pública. A correspondência oficial obedece a normas regedoras das comunicações escritas, internas ou externas, das repartições públicas; sua redação é portanto, padronizada, alterando-se apenas, natural-mente, o conteúdo específico de cada comunicação. Quanto ao seu trânsito, a correspondência oficial pode ser interna - a que mantêm, entre si, diversas autoridades, bem como seus respectivos subordinados no âmbito de determinado órgão administrativo, sobre qualquer assunto de serviço e externa, ou seja, a correspondência que se efetua entre a autoridade geral e outra autoridade da administração local e as demais autoridades, fora do âmbito de sua atuação, bem como a particular. Enquanto a correspondência interna faz-se por meio de ofício, carta oficial, memorando, indicação, consulta, requerimento, relatório, circular, ordem de serviço, etc., a correspondência externa é feita por meio de ofício, carta oficial, telegrama, radiograma, requerimento, relatório, proposta e outras. PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS DA CORRESPON- DÊNCIA OFICIAL Na correspondência oficial não se leva em consideração o estilo, isto é, a maneira própria, individual de expressar e pensar do redator, mas se obedece a regras que, norteando a comunicação oficial, a tornam correta, coerente, clara, concisa, simples, objetiva. A CORREÇÃO A correção, portanto, consiste em falar e escrever bem uma língua. Os vícios de linguagem contrariam a índole da correção. Para evitá-los torna-se necessário o uso de formas adequadas quanto à gramática normativa. Deve-se observar, principal-mente, a sintaxe de concordância, de regência e de colocação. É necessário, pois que se evite, além dos vícios de linguagem, o emprego de palavras que, ao se encontrarem, dêem lugar a uma dupla interpretação, deselegância ou ridículo. Vícios de linguagem são palavras ou construções que desvirtuam ou dificultam a manifestação do pensamento. COERÊNCIA As idéias apresentadas devem ser pertinentes ao tema proposto. Sua elaboração deve seguir critérios que possibilitem um perfeito entendimento entre remetente e destinatário. Logo, não se pode fugir ao tema e, muito menos, incluir o que não esteja de acordo com o desenvolvimento do assunto que está em pauta. A CLAREZA É resultante da coerência. Qualidade imprescindível na redação oficial, consiste em apresentar-se o texto de modo facilmente inteligível, refletindo bem o que se pretende e o que se quer dizer. Frases ambíguas, mal construídas, distorcem o sentido e afetam a clareza. A correção oficial dispensa as figuras as figuras literárias ou tropos que são recursos de embelezamento da expressão em busca da originalidade, mas exige a simplicidade, ou seja, a forma espontânea, sem ornatos, a maneira natural de dizer e de escrever. A CONCISÃO Consiste em expor-se um assunto de maneira breve, precisa e exata. É dizer o máximo com o mínimo de palavras, utilizando apenas o necessário, para o que se deve eliminar: O uso excessivo dos indefinidos um e uma: É uma cópia de um despacho adjucatório da licitações realizadas ou de uma justificativa para uma dispensa ou uma inexigibilidade com um respectivo embasamento legal. O redundante, o supérfluo: Ao contrário disso, pensamos diferente. Venho por estas mal traçadas linhas... Ao ensejo, quero apresentar-lhe os votos de consideração, estima e apreço... A pormenorização de dados e elementos em excesso num único período: O processo que agora se encontra nesta Seção para ser relatado e que trata da demissão do servidor que entrou no Serviço Público há 16 anos, tendo servido no setor de Contrato, depois no Almoxarifado, onde foi um comprador excelente e, por último, na Seção de Custas, que fica em nosso edifício anexo, ao seguir seus trâmites deve ser encaminhado à Diretoria de Recursos Humanos. (sublinhamos o essencial, o restante é excesso). A concisão não admite, também, a abundância de adjetivação e as repetições desproporcionais (circunlóquios e sobrecarga de palavras cuja condensação será o aconselhável). NORMAS DA CORRESPONDÊNCIA OFICIAL (FOR- MAS DE CORTESIA) São expressões utilizadas para o encerramento de uma correspondência dirigida a uma autoridade. Sua finalidade é a de saudar o destinatário e marcar o fim do texto. As formas de cortesia atualmente em vigor foram reguladas pela Instrução Normativa nº. 4, de 6 de março de 1992, da Secretaria da Administração Federal. 13

16 FORMAS DE CORTESIA UTILIZADAS NO FECHO DA CORRESPONDÊNCIA OFICIAL De acordo com a Instrução Normativa nº. 4/92 da Secretaria de Administração Federal, atualmente em vigor, há dois tipos de fecho para todas as modalidades de comunicação oficial: Respeitosamente, para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República. Atenciosamente, para autoridades da mesma hierarquia ou hierarquia inferior. Observação importante: Conforme o Manual de Redação da Presidência da República de 1991 e de acordo com o decreto nº 468/92 e com a Instrução Normativa nº 4/92 da Secretaria de Administração Federal: Fica abolido o uso dos tratamentos: Digníssimo (DD.), Mui Digno (MD.) e Ilustríssimo (ILMO.), sendo desnecessária a sua evocação. Doutor e Professor não são formas de tratamento e sim títulos acadêmicos, não devendo ser utilizados indiscriminadamente. Assim, não se poderá dizer ou escrever: Doutor Superintendente Fulano de Tal ou Magnífico Professor Reitor Beltrano. O correto é: Senhor Superintendente Fulano de Tal ou Magnífico Reitor Professor Beltrano. OBS.: A Lei Orgânica da Magistratura adota para o cargo de Juiz o título Doutor. Deste modo, deve-se dizer: Doutor Juiz. EXPRESSÕES DE TRATAMENTO Expressão de tratamento é o pronome ou a locução de que se serve uma pessoa para falar ou escrever a outra. As expressões de tratamento são, teoricamente, da segunda pessoa gramatical a pessoa com quem se fala desde que uma tradição milenar estabeleceu que às autoridades supremas não se poderia falar diretamente, senão por meio de seus elevados atributos. Daí terem surgido expressões como Vossa Majestade, Vossa Excelência, Vossa Santidade e outras, nas quais ao possessivo vosso juntou-se um substantivo abstrato (Majestade, Excelência, Santidade, Senhoria, Alteza). Com o correr do tempo, no entanto, a concordância do verbo deixou de ser feita com o pronome vossa, passando a acompanhar o substantivo abstrato (Majestade, Excelência, Senhoria) e, deste modo ficando na terceira pessoa, o que aparentemente, veio a configurar uma anomalia, ou seja, uma segunda pessoa gramatical em concordância formal com a terceira. Daí que as expressões de tratamento são, teoricamente, da Segunda pessoa gramatical - a pessoa com quem se fala porém a concordância do verbo será sempre feita na terceira pessoa: Vossa Excelência conhece o processo... Vossa Senhoria pertence ao grupo dos bons advogados... Vossa Santidade é bem-vinda ao Brasil... Pronome de tratamento é, pois, a palavra ou expressão usada para se referir à segunda pessoa, em lugar dos pronomes pessoais tu e vós, como você, vocês, o senhor, os senhores, a senhora, as senhoras, Vossa Excelência, Vossa Senhoria, etc. Pode-se usar, também para a terceira pessoa, em lugar de ele, ela, eles, elas como Sua Excelência, Suas Excelências, Sua Senhoria, Suas Senhorias, Sua Majestade, etc. Em ambos os casos, o verbo fica na terceira pessoa. FORMAS DE TRATAMENTO As formas de tratamento mais usuais são: Você (v.) Vocês (vv.) usa-se para pessoas familiares ou com quem se tem intimidade. Senhor (Sr.) Senhora (Srª. Ou Sra.) - Senhores (Srs.) Senhoras (Sr.ª s ou Sras.) para pessoas com quem se tem um certo distanciamento respeitoso. Vossa Senhoria (V. S.ª ou V. Sa.) Vossas Senhorias (V. S.ª s ou V. Sas.) para pessoas de cerimônia, em correspondências comerciais e oficiais. Vossa Excelência (V. ou V. Exa.) Vossas Excelências (V. Ex.ª s ou V. Exas.) para altas autoridades. Vossa Eminência (V. Em.ª ou V. Ema.) Vossas Eminências (V. Em.ª s ou V. Emas.) para cardeais. Vossa Alteza (V. A..) Vossas Altezas (VV. AA.) para príncipes e duques. Vossa Santidade ( V. S.) para o Papa. Vossa Excelência Reverendíssima (V. Ex.ª Rev. ma ou V. Exa. Revma.) para arcebispos e bispos. Vossa Reverendíssima (V. Rev. ma ou V. Revma.) Vossas Reverendíssimas (V. Rev. mas ou V. Revma.) para monsenhores, cônegos e superiores religiosos. Vossa Reverência (V. Rev.ª ou V. Rev.) para sacerdotes, pastores e religiosos em geral. Vossa Paternidade (V. P.) Vossas Paternidades (VV.PP.) - para superiores de ordens religiosas. Vossa Magnificência (V. Mag.ª ou V. Maga.) Vossas Magnificências (V. Mag. ª s ou V. Magas.) para reitores de universidades. Vossa Majestade (V.M.) ou Vossas Majestade (VV.MM.) para reis e rainhas. Vossa Excelência - Sua Excelência é a forma de tratamento mais elevada. Aplica-se aos três Chefes de Poder (Presidente da República, Presiden-te do Congresso Nacional e Presidente do Supremo Tribunal Federal) para os quais não se deve usar as correspondentes abreviaturas (V. Exª e S. Exa.ª). OBS.: Alguns redatores estendem esta deferência a altos dignitários e aos membros do clero. Dizem: Sua Excelência, o Senhor Governador..., Senhor Embaixador, tenho a honra de submeter a vossa Excelência..., Sua Excelência o Senhor Bispo de... O tratamento Excelência se aplica, ainda, e normalmente abreviado, aos altos representantes dos poderes Públicos: ministros, senadores, deputados, oficiais-generais, governadores, desembargadores, juízes, prefeitos e, também, a presidentes de associações. Postos que não seja imposição gramatical, não se devem empregar,, relativamente às formas altamente cerimoniosas de Excelência e de Eminência, os possessivos seu, sua nem as variações pronominais o e lhe. Assim, dir-se-á: Remetemos, em anexo, para exame de V. Ex.ª... (e não: para seu exame). Aproveitamos o ensejo para informar a V. Ex.ª... (e não: para informá-lo). Vossa Senhoria na troca de correspondência entre chefes de idêntica hierarquia, é comum esse tratamento cujo emprego, na maioria das vezes, se faz abreviadamente (V. S.ª). 14

17 Vós é um tratamento comum no serviço público dado, em geral, a servidor ou servidores de categoria não inferior à de quem assina o ato administrativo. Os vocativos constituídos por expressões indicadoras de cargos não alteram o tratamento vós. Assim, é correto dizer: Passo às vossas mãos, senhor Diretor... É bom não esquecer que os possessivos vosso(s) e vossa (s) podem ser usados com o tratamento vós, mas são incompatíveis com as outras formas de tratamento. Redigir-se-á, pois, corretamente: Fica a critério de Vossa Excelência... e nunca: Vossa Excelência tem a vosso critério... CONCORDÂNCIA Embora de 3ª pessoa, as formas de tratamento, chamadas formas de reverência, como possessivo Vossa se aplicam à pessoa a quem falamos e a quem nos dirigimos. A concordância, no entanto, é feita com a forma verbal e com as formas pronominais da 3ª pessoa: Vossa Excelência deve apresentar o Relatório... Vossa Senhoria já pode divulgar a sua Ordem de Serviço.... Nas leis, decretos, resoluções e portarias, a autoridade é indicada na 3ª pessoa: O Presidente da República decreta.... O Diretor resolve.... OBSERVAÇÕES 1 Não se usa artigos diante de pronomes de tratamento, à exceção de senhor, senhora e senhorita: Esperei Sua Excelência por mais de duas horas. Esperei a senhora por mais de duas horas Os pronomes de tratamento são formas rigorosamente femininas. Quando se tratar de homem, é aceitável a concordância com o masculino (concordância ideológica). Sua Excelência estava preocupada ou preocupado com o processo. Se houver aposto faz-se a concordância obrigatória com o aposto: Sua Excelência, o presidente, parece preocupado. Sua Excelência, a desembargadora, parece preocupada. 3 Usa-se Vossa Excelência quando nos dirigimos à pessoa: Convido Vossa Excelência a participar da sessão.... Usa-se Sua Excelência quando falamos a respeito da pessoa: Aguardamos a assinatura de Sua Excelência para dar andamento ao processo. VOCATIVO OU INVOCAÇÃO É a expressão pela qual se chama a atenção da pessoa a quem se escreve ou qualificativo que indica a expressão de tratamento a ser empregada no texto do expediente. Os vocativos mais usuais são: Para Excelência: Excelentíssimo Senhor Para Eminência: Eminentíssimo Senhor Para Senhoria: Senhor Para juiz: Meritíssimo Para os Tribunais: Colendo, Egrégio, Venerado Para Reitor: Magnífico Na correspondência oficial, o título de representante diplomático ou consular não deve preceder o nome pessoal. Assim, dir-se-á: Exmo. Sr. Fulano de Tal, Embaixador do Brasil em.... Senhor Sicrano de Tal, Cônsul do Brasil em.... Não se abrevia o vocativo na correspondência dirigida aos três Chefes de Poder, grafando-se: Excelentíssimo Senhor Presidente da República. Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal. Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional. OBS.: Alguns redatores também não abreviam o vocativo em correspondência para Ministros, Governadores de Estado, Desembargadores, Prefeitos Municipais e autoridades eclesiásticas de maior nível hierárquico. Usa-se o vocativo Senhor seguido do cargo respectivo para as seguintes autoridades: Vice-Presidente da República; Ministro de Estado; Secretário-Geral da Presidência da República; Consultor-Geral da República; Chefe do Gabinete Militar; Chefe do Gabinete Pessoal do Presidente da República; Secretário da Presidência da República; Advogado-Geral da União; Procurador Geral da República; Comandante das Três Armas; Chefe do Estado-Maior das Três Armas; Oficiais Gerais das Forças Armadas; Embaixadores; Secretários Executivos de Ministérios; Secretário-Nacional de Ministérios; Presidente, Vice-Presidente e Membros do Senado Federal, da Câmara dos Deputados, das Assembléias Legislativas dos Estados, da Câmara Distrital do Distrito Federal e dos Tribunais; Governadores e Vice-Governadores de Estados e do Distrito Federal; Secretários de Estado de Governos Estaduais; Presidentes das Câmaras Municipais; Juízes; Desembargadores; Auditores da Justiça Militar. Para essas autoridades, o vocativo na correspondência será: Senhor Vice-Presidente. Senhor Ministro. Senhor Chefe de Gabinete. Senhor Advogado-Geral da União. Senhor General. Senhor Presidente do Senado Federal. Senhor Senador. Senhor Governador. Para as demais autoridades e particulares que recebem o tratamento de Vossa Senhoria, o vocativo será Senhor seguido do cargo respectivo. Grafar-se-á, pois: Senhor Superintendente. Senhor Diretor-Presidente. Senhor Chefe. Para Reitores de universidades o vocativo será: Magnífico Reitor. Para o Papa: Santíssimo Padre. Para Cardeais: Eminentíssimo Senhor Cardeal ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal. 15

18 Para Arcebispos e Bispos: Excelência Reverendíssima. Para Monsenhores, cônegos, superiores religiosos, sacerdotes clérigos e pastores: Reverendo. EMPREGO DOS PRONOMES DE TRATAMENTO NO CORPO DA CORRESPONDÊNCIA Com exceção dos três Chefes de Poder, os pronomes de tratamento são escritos abreviados no corpo da correspondência (V. Ex.ª, V. Sº, V. Mag.ª) As expressões Senhor, Senhores escrevem-se abreviadas quando seguidas do nome ou cargo exercido pelo destinatário: Sr. Fulano, Srs. Membros da Comissão, Sr. Comandante. Se não estiverem seguidas do cargo ou nome do destinatário, escrevem-se por extenso:...o senhor já deve ter tido ciência o que os senhores reclamam.... Emprega-se Vossa Excelência, no corpo da correspondência, em comunicações dirigidas às seguintes autoridades: Do Poder Executivo: sempre por extenso (Vossa Excelência e Sua Excelência): Presidente da República; sempre abreviado (V. Ex.ª ou S. Ex.ª): Vice-Presidente da República; Ministros do Estado; Consultor-Geral da República; Comandante das Três Armas; Secretário-Geral da Presidência da República; Chefe do Gabinete Militar da Presidência da República; Chefe do Gabinete Civil da Secretários da Presidência da República; Procurador Geral da República; Advogado-Geral da República; Advogado-Geral da União; Chefes de Estado-Maior das Três Armas; Oficiais Generais das Forças Armadas; Embaixadores; Secretário-Executivo e Secretário-Nacional de Ministérios; Governadores e Vice-Governadores dos Estados e do Distrito Federal; Secretários de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais. Do Poder Legislativo: sempre por extenso (Vossa Excelência e Sua Excelência): Presidente do Congresso Nacional. sempre abreviado (V. Ex.ª ou S. Ex.ª): Presidente, Vice-Presidente e Membros do Senado Federal e da Câmara dos Deputados; Presidente e Ministros do Tribunal de Contas da União; Presidente e Conselheiros dos Tribunais de Contas dos Estados e do Distrito Federal; Presidente e Membros das Assembleias Legislativas Estaduais; Presidentes das Câmara Municipais. Do Poder Judiciário: sempre por extenso (Vossa Excelência e Sua Excelência): Presidente do Supremo Tribunal Federal; sempre abreviado (V. Ex.ª ou S. Ex.ª): Vice-Presidente e Ministros do Supremo Tribunal Federal; Presidente e Ministros do Supremo Tribunal de Justiça; Presidente e Ministros do Supremo Tribunal Militar; Presidente e Ministros do Superior Eleitoral; Presidente e Ministros do Superior do Trabalho; Presidente e Desembargadores dos Tribunais de Justiça; Presidente e Membros dos Tribunais Regionais Federais; Presidente e Membros dos Tribunais Regionais Eleitorais; Presidente e Membros dos Tribunais Regionais do Trabalho; Juízes Titulares e Substitutos; Auditores da Justiça Militar. ENDEREÇAMENTO No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades obedece aos seguintes padrões: DESTINATÁRIO Presidente da República, do Congresso Nacional e do Supremo Tribunal Federal Envelope: Excelentíssimo Senhor Presidente da República (nome do Presidente) Palácio do Planalto Praça dos Três Poderes Brasília DF Envelope: Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional (nome do Senador ou Deputado Presidente) Senado Federal Praça dos Três Poderes Brasília DF Envelope: Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal Ministro (nome do Presidente do Supremo) Supremo Tribunal Federal Praça dos Três Poderes Brasília DF Autoridades tratadas por Vossa ou sua Excelência Envelope: Excelentíssimo Senhor (nome da autoridade) Ministro de Estado dos Transportes Esplanada dos Transportes Esplanada dos Ministérios, Bloco R Brasília DF Envelope: Excelentíssimo Senhor Senador (nome do senador) Ministro de Estado dos Transportes Senado Federal Brasília DF Envelope: Excelentíssimo Senhor Governador 16

19 (nome do Governador) Palácio Anchieta Praça J. Clímaco s/n Vitória ES Envelope: Excelentíssimo Senhor Deputado (nome do Deputado) Câmara dos Deputados Praça dos Três Poderes Brasília DF Autoridades tratadas por Vossa ou sua Senhoria Envelope: Ao Senhor (nome do destinatário) Rua xymnz, nº Pampulha Belo Horizonte MG Reitores de Universidades Envelope: Ao Senhor (nome do reitor) Magnífico Reitor da Universidade de Brasília Campos universitário Bloco SN Brasília DF Cardeais Envelope: A Sua Excelência Reverendíssima Dom (nome do cardeal) Cardeal-Arcebispo de São Paulo Catedral Metropolitana Praça da Sé São Paulo SP O PADRÃO OFÍCIO É a modalidade de comunicação oficial comum aos órgãos que compõem a Administração Federal. TIPOS DE EXPEDIENTES Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: a exposição de motivos, o aviso e o ofício. Para uniformizá-los, a Instrução Normativa nº 4, de 6 de março de 1992, da Secretaria da Administração Federal, adotou uma diagramação única denominada padrão ofício, contendo as seguintes partes: TIPO E NÚMERO DO EXPEDIENTE O tipo e número do expediente devem ser seguidos da sigla do órgão que o expede: Exemplo: EM nº 145/MEFP Aviso nº 145/SG Ofício nº 145/DGP LOCAL E DATA O local e a data em que o expediente foi assinado devem ser datilografados ou digitados por extenso, com alinhamento à direita do texto. Exemplo: Rio de Janeiro, 14 de janeiro de ou Brasília, em 28 de agosto de VOCATIVO O vocativo, que invoca o destinatário, deve ser seguido de vírgula: Exemplo: Excelentíssimo Senhor Presidente da República; Senhora Ministra; Senhor Chefe de Gabinete. TEXTO Nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve apresentar em sua escritura: INTRODUÇÃO Confunde-se com o parágrafo de abertura e nela é apresentado o assunto que motiva a comunicação. Deve ser evitado o uso de frases feitas para iniciar o texto. No lugar de Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que, empregue-se a forma direta: Informo a Vossa Excelência que, Submeto à apreciação de Vossa Excelência, Encaminho a V. S.ª. DESENVOLVIMENTO No desenvolvimento o assunto é detalhado. Quando o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto, elas devem ser tratadas cada uma em um parágrafo, o que confere maior clareza à exposição. CONCLUSÃO É na conclusão que se reafirma ou simplesmente se reapresenta a posição recomendada sobre o assunto. NUMERAÇÃO DOS PARÁGRAFOS No texto à exceção do primeiro parágrafo e do fecho, todos os demais parágrafos devem ser numerados, com o número colocado a 2,5cm ou dez toques datilografados da borda esquerda do papel, como maneira de facilitar a remissão. No computador, no programa Microsoft Word, clica-se no menu Arquivo e, no comando Configurar Página, escolhe-se 2,5 na opção Margem Esquerda. Clica-se OK. FECHO O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de marcar o final do texto, a de saudar o destinatário. Os modelos para o fecho foram regulados, pela primeira vez, na portaria nº 1 do Ministério da Justiça, em julho de Essa portaria estabelecida cerca de quinze padrões diferentes de fecho. Hoje, com a desburocratização e de acordo com a Portaria nº 4, de 6 de março de 1992, da Secretaria de Administração Federal, há apenas dois tipos de fecho para todas as modalidades de comunicação oficial: Exemplo: Respeitosamente para o Presidente da República e todas as autoridades do primeiro escalão inclusive dos Estados e Atenciosamente para as demais autoridades e autoridades da mesma hierarquia ou de hierarquia inferior. Ficam excluídas dessas fórmulas as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras que atendem a rito e tradição próprios, de acordo com as normas do Ministério das Relações Exteriores. 17

20 ASSINATURA E IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO Todas as comunicações oficiais, excluídas as assinadas pelo Presidente da República, devem trazer digitado ou datilografado o nome e o cargo da autoridade que a expede, logo abaixo do local de sua assinatura. Esse procedimento facilita em muito a identificação da origem das comunicações. A forma de identificação deve ser a seguinte: Exemplo: (espaço para assinatura) RUBENS AYALA PROTOCACARREIRO Ministro do Orçamento e Gestão Ou (espaço para assinatura) JOSÉ ADOLFO VIANNA DE OLIVEIRA Diretor do Departamento de Serviços Gerais do Ministério da Fazenda EXEMPLARES CARACTERÍSTICOS DOS ATOS OFI- CIAIS ATA É o registro sucinto de fatos, ocorrências, resoluções e decisões de uma assembleia, sessão ou reunião. Geralmente é lavrada em livro próprio, devidamente autenticado, com suas páginas rubricadas pela autoridade que redigiu os termos de abertura e de encerramento. Estrutura Título Ata, número de ordem da reunião e nome da entidade. Texto escreve-se tudo seguidamente sem rasuras, emendas ou entrelinhas, em linguagem simples, clara e concisa. Devem- -se evitar as abreviaturas, e os números são escritos por extenso. Caso verifique qualquer engano no momento da redação, deverá ser imediatamente retificado empregando-se a palavra digo. Na hipótese de qualquer omissão ou erro depois de lavrada a Ata, far- -se-á uma ressalva com a expressão: em tempo: na linha..., onde se lê..., leia-se.... Exemplo: ATA DA...(nº de ordem e identificação da reunião)... do (a)... (nome da entidade)... Aos... (por extenso)...dias do mês de... (por extenso)...do ano de... (por extenso) no(a)... (local da reunião... com a presença dos srs.... (pessoas presentes, devidamente qualificadas)... e sob a Presidência do sr.... (presidente dos trabalhos)... e com objetivo de... (finalidade da reunião)... realizou-se a presente reunião em que... (o que ocorreu na reunião)... e nada mais havendo a tratar, o... (cargo de quem preside a reunião)... declarou encerrada a reunião, da qual eu,... (nome por extenso do secretário)..... na qualidade de secretário(a), lavrei a presente Ata, que dato, e assino, após ser lida e assinada pelo... (nome e cargo de quem presidiu a reunião)... e pelos demais membros presentes. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx... (assinatura de quem presidiu a reunião e de todos os demais presentes, por último a do secretário).... AVISO Correspondência oficial, com estrutura semelhante à do ofício, assinada por Ministro de Estado e/ou dirigente de órgãos integrantes da Presidência da República para comunicação com outra autoridade de igual nível hierárquico ou com seus subalternos. Estrutura Título AVISO, nº seguida da sigla do órgão que o expede, com alinhamento á direita e a data 1,5cm abaixo, com alinhamento à esquerda. Vocativo Seguido de vírgula. Texto Exposição do assunto. Fecho Atenciosamente. Assinatura Nome e cargo do emitente. Exemplo: Aviso nº 145/MOG Brasília,... de... de... Senhor Ministro, Com o presente encaminho a V. Exa. o considera esta pasta, a Atenciosamente, (espaço para assinatura) (nome em maiúsculas e cargo do emitente) A sua Excelência o Senhor FULANO DE TAL Ministro de Estado do Meio Ambiente Esplanada dos Ministérios Bloco M Brasília DF CARTA Forma de correspondência com personalidade pública ou particular, utilizada para fazer solicitações, convites, externar agradecimentos ou transmitir informações. As cartas, em princípio, não devem ser numera das sequencialmente, à exceção dos órgãos que as utilizam com frequência. Estrutura Local e data Com alinhamento à direita do papel. Destinatário Nome e cargo do destinatário, com alinhamento à esquerda do papel e abaixo da data. Vocativo Poderá ser dispensado (in DASP Nº 133/82). Texto A redação deverá ser simples, clara, objetiva, concisa (in DASP Nº 133/82). Fecho Utilizar as formas usuais de cortesia. Assinatura Nome do emitente e do respectivo cargo. Exemplo: Brasília,... de... de.... Exmo. Sr. Fulano de Tal Prefeito de Caxias do Sul Prefeitura Municipal de Caxias do Sul Caxias do Sul RS Senhor Prefeito, Agradecendo o honroso convite para participar da Festa da Uva a se realizar nessa cidade, informo a V. Exa. que, lamentavelmente, não poderei estar presente a tão relevante acontecimento, tendo em vista compromissos assumidos anteriormente para essa data. Atenciosamente (espaço para assinatura) (nome, em maiúscula, e cargo do emitente) CIRCULAR É correspondência oficial enviada simultaneamente a diversos destinatários, com texto idêntico, transmitindo instruções, ordens, recomendações, determinando a 18