MANUAL DE PADRONIZAÇÃO DE DOCUMENTOS E ATOS OFICIAIS

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2 CÂMARA DE VEREADORES DE BALNEÁRIO CAMBORIÚ Avenida das Flores, 675 Bairro dos Estados Balneário Camboriú Santa Catarina (47) MANUAL DE PADRONIZAÇÃO DE DOCUMENTOS E ATOS OFICIAIS PRESIDENTE DA CÂMARA Nilson Frederico Probst SECRETÁRIA DE ADMINISTRAÇÃO Angelita Sorgatto ELABORAÇÃO Felipe Concatto 1ª EDIÇÃO Abril de

3 SUMÁRIO APRESENTAÇÃO FORMATAÇÃO BÁSICA FORMAS DE TRATAMENTO FECHO DA COMUNICAÇÃO NUMERAÇÃO DE CONTROLE IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO TIPOS DE DOCUMENTOS ATA ATESTADO CERTIDÃO CIRCULAR CORREIO ELETRÔNICO ( ) MEMORANDO OFÍCIO PORTARIA REQUERIMENTO ANEXO I MODELOS DE DOCUMENTOS MODELO DE ATA MODELO DE ATESTADO MODELO DE CERTIDÃO MODELO DE CIRCULAR (OFÍCIO) MODELO DE CIRCULAR (MEMORANDO) MODELO DE CORREIO ELETRÔNICO ( ) MODELO DE MEMORANDO MODELO DE OFÍCIO MODELO DE PORTARIA MODELO DE REQUERIMENTO MODELO DE FOLHA DE CONTROLE DE NUMERAÇÃO ANEXO II SIGLAS DOS ÓRGÃOS

4 APRESENTAÇÃO O presente Manual de Padronização foi elaborado com o objetivo de uniformizar e orientar a comunicação e a elaboração dos documentos oficiais da Câmara de Vereadores de Balneário Camboriú, procurando evitar a ocorrência de vícios na transmissão e recepção de informações. Inicialmente são apresentadas as orientações para a elaboração e formatação adequada do texto, visando à sua concisão e clareza. Em seguida, é realizada uma breve descrição dos principais documentos emitidos pela Casa. Por fim, são apresentados modelos de documentos, bem como um rol das siglas dos órgãos que compõem a estrutura administrativa da Casa. Com este manual, os Servidores passam a dispor de uma fonte permanente de consulta de orientações sobre como elaborar, como formatar e qual tipo de documento utilizar ao redigir uma comunicação oficial. Trata-se de uma contribuição inaugural, que obviamente poderá demandar futuras ampliações e reedições visando ao aprimoramento do presente Manual, mas que objetiva, desde logo, a suprir uma necessidade sentida pela organização. Adotar uma padronização comunicacional é parte de um esforço em contribuir para uma Administração Pública mais organizada e eficaz, preocupada em tornar seus Servidores aptos a se expressarem de maneira eficaz e transparente. 4

5 1 FORMATAÇÃO BÁSICA Os documentos oficiais da Câmara de Vereadores de Balneário Camboriú devem seguir a seguinte formatação: Fonte: Arial ou Verdana Tamanho da fonte: 12 pt Espaçamento entre linhas: simples (1,0) Tamanho da folha: A4 (21 cm x 29,7 cm) Margem superior: 3 cm Margem esquerda: 3 cm Margem inferior: 2,5 cm Margem direita: 2 cm Alinhamento do título: centralizado Alinhamento do texto: justificado Recuo da primeira linha do parágrafo: 1,25 cm Observação: o tamanho da fonte e o espaçamento entre linhas podem, excepcionalmente, sofrer variações a fim de melhor adequar o texto ao corpo do documento. 5

6 3cm OF. Nº 01/2015/GAP Balneário Camboriú, DD de MMM de A Sua Excelência o NOME DO DESTINATÁRIO Cargo/Função 1,0 3cm Nome do Destinatário (externo), 2cm 1,25 Em atenção ao requerimento de Excelência, venho por meio deste encaminhar o documento solicitado, que segue anexo. Atenciosamente, NOME DO EMITENTE Cargo 2,5cm 6

7 2 FORMAS DE TRATAMENTO Na comunicação oficial, deve-se adotar a forma de tratamento adequado à autoridade a quem está se endereçando, conforme quadro demonstrativo a seguir: Destinatário Tratamento Abreviatura Vocativo Endereçamento interno Presidente da República; Presidente do Congresso Nacional; Presidente do Supremo Tribunal Federal. Excelência Não se usa Excelentíssimo Presidente, A Sua Excelência o (nome) Presidente da República Federativa do Brasil CEP Brasília/DF Vice-Presidente da República, Presidente do Senado Federal, Presidente da Câmara dos Deputados, Presidentes dos demais tribunais federais Excelência V. Exa. Presidente, Vice- Presidente, A Sua Excelência o Senador (nome) Presidente do Senado Federal CEP Brasília/DF Governadores de Estado, Presidentes de Assembleias Legislativas, Presidentes de Tribunal de Justiça Excelência V. Exa. Governador, Presidente, A Sua Excelência o (nome) Governador do Estado de Santa Catarina CEP Florianópolis/SC A Sua Excelência o Desembargador (nome) Presidente do Tribunal de Justiça do Estado de Santa Catarina CEP Florianópolis/SC Vice-Governadores de Estado, Presidentes dos demais tribunais estaduais Excelência V. Exa. Vice- Governador, Presidente, A Sua Excelência o Conselheiro (nome) Presidente do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina CEP - Florianópolis/SC Membros do Congresso Nacional (Senadores e Deputados Federais) Excelência V. Exa. Senador, Deputado, A Sua Excelência o Deputado Federal (nome) Câmara dos Deputados CEP Brasília/DF Ministros de Estado, Secretário-Geral da Presidência da República, Consultor-Geral da República Chefe do Estado-Maior das Forças Armadas, Secretários da Presidência da República, Procurador-Geral da República, Chefes dos Estados-Maiores das três Armas, Oficiais-Generais das Forças Armadas, Embaixadores, Secretários Executivos de Ministérios, Secretários Nacionais de Ministérios Excelência V. Exa. Ministro, Secretário-Geral, Consultor-Geral, Chefe do Estado Maior das Forças Armadas, Secretário, (...) A Sua Excelência o (nome) Ministro de Estado dos Transportes CEP Brasília/DF A Sua Excelência o Gen. (nome) Ministro-Chefe do Gabinete Militar da Presidência da República CEP Brasília/DF Membros de Assembleias Legislativas e Câmaras Municipais (Deputados e Vereadores) Excelência V. Exa. Deputado, Vereador A Sua Excelência o Deputado (nome) Assembleia Legislativa do Estado do Paraná CEP Curitiba/PR 7

8 Prefeitos Municipais, Secretários de Estado e de Municípios, Comandante-Geral de Corpo de Bombeiros Militar do Estado Excelência V. Exa. Prefeito, Secretário, Comandante- Geral, A Sua Excelência o (nome) Prefeito Municipal de Balneário Camboriú CEP Bal. Camboriú/SC Ministros do Supremo Tribunal Federal, Ministros do Superior Tribunal de Justiça, Ministros do Superior Tribunal Eleitoral, Ministros do Superior Tribunal do Trabalho, Ministros do Tribunal de Contas da União, Desembargadores de Tribunais de Justiça, Juízes de Tribunais Regionais Eleitorais, Juízes de Tribunais Regionais do Trabalho, Juízes de Direito, Auditores da Justiça Militar, Membros do Ministério Público (Promotores e Procuradores) Excelência V. Exa. Ministro, Desembargador, Juiz, Promotor, Procurador, Procurador- Geral, Auditor A Sua Excelência o Desembargador (nome) Tribunal de Justiça do Estado de Santa Catarina CEP Florianópolis/SC A Sua Excelência o Juiz (nome) Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina CEP Florianópolis/SC A Sua Excelência o (nome) Juiz de Direito da 1ª Vara de Família CEP Florianópolis/SC Demais autoridades (Diretores, chefes de seção, militares até Coronel) ia V. Sa. Diretor, Chefe de Seção, Coronel, A Sua ia o (nome) Diretor-Geral CEP Florianópolis/SC Reitor de Universidade Magnificência V.Maga. Magnífico Reitor, A Sua Magnificência o Prof. (nome) Reitor da UFSC CEP Florianópolis/SC Papa Santidade Não se usa Santíssimo Padre, A Sua Santidade o Papa (nome) CEP VATICANO Cardeais Eminência V. Ema. Eminentíssimo Cardeal, A Sua Eminência o Dom (nome) CEP Brasília/DF Arcebispos e bispos Excelência Reverendíssima V. Exa. Revma. Arcebispo, Bispo, A Sua Excelência Reverendíssima o D. (nome) Arcebispo de Santa Catarina CEP Florianópolis/SC Monsenhores, Cônegos, Padres, Madres e outras autoridades religiosas Reverendíssima V. Revma. Monsenhor, a Madre, A Sua Reverência o Pe. (nome) CEP Florianópolis/SC Observação: não se usa mais Digníssimo (DD), visto que a dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público. Também se dispensa o superlativo Ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de ia e para particulares. 8

9 3 FECHO DA COMUNICAÇÃO Existem dois fechos distintos para as modalidades de comunicação oficial. Para as autoridades superiores, deve-se usar Respeitosamente. Já para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior, usa-se Atenciosamente. Fechos como Sem mais para o momento..., Limitando-se ao exposto..., Sendo o que tínhamos para o momento..., entre outros, devem ser evitados. 4 NUMERAÇÃO DE CONTROLE O controle da numeração dos documentos oficiais deve ser feito pelo órgão responsável. Os documentos devem ser numerados em ordem cronológica crescente. A cada ano, inicia-se uma nova contagem, a partir do número 001. O formato da numeração deve ser o tipo de documento (ofício, memorando), abreviado e em caixa alta, o número de controle, seguido do ano e da sigla da secretaria/departamento que emitiu o documento, conforme exemplo: OF. Nº 007/2015/SAD ou MEM. Nº 025/2015/DGP 5 IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO Nas comunicações oficiais devem constar o nome e o cargo da autoridade que as expede. Deve-se colocar o nome completo do signatário em caixa alta, negrito e alinhamento centralizado. Não se usa linha para assinatura. Em seguida, coloca-se o cargo ou função ocupada pelo signatário, conforme exemplo a seguir. (espaço para assinatura) NOME DO SIGNATÁRIO Secretário de Administração 9

10 6 TIPOS DE DOCUMENTOS 6.1 ATA Documento onde são registradas, de forma sucinta e metódica, as ocorrências, deliberações, resoluções, encaminhamentos que ocorreram em uma sessão, assembleia e reuniões em geral. Possui valor jurídico, devendo ser redigida de forma que não possa ser posteriormente modificada. Não há parágrafos ou espaços em branco, sendo que o texto deve ser escrito seguidamente, sem rasuras, abreviaturas ou entrelinhas. 6.2 ATESTADO Documento caracterizado como um ato enunciativo, escrito, firmado por servidor público em razão do cargo que ocupa, ou de função que exerce, declarando um fato existente, do qual tem conhecimento a favor de pessoas, ainda que não haja registro formal. Os órgãos públicos, pela sua natureza, fornecem atestados (e não declarações). A declaração é própria das instituições particulares. 6.3 CERTIDÃO Documento escrito que visa comprovar ato ou assentamento constante de processo, livro ou documento que se encontre em repartições públicas. Pode ser de inteiro teor (transcrição integral) ou resumida, desde que sintetize fielmente o conteúdo do original. A Certidão se distingue do atestado e da declaração por comprovar fatos ou atos permanentes, enquanto os dois últimos se referem a fatos e atos transitórios. 6.4 CIRCULAR Comunicação endereçada a diferentes pessoas, órgãos ou entidades, mas com conteúdo idêntico. Entre unidades da mesma entidade, utiliza-se Memorando-Circular. Se a comunicação for remetida para destinatários fora da entidade, usa-se Ofício-Circular. Ambos seguem o mesmo número de controle dos ofícios e memorandos. 10

11 Sua finalidade é uniformizar procedimentos, transmitir informações, ordens, avisos, recomendações, esclarecimentos de conteúdo de leis, normas e regulamentos. 6.5 CORREIO ELETRÔNICO ( ) Comunicação para transmissão de mensagens e documentos. Por ser uma forma célere e flexível de comunicação, não é interessante definir forma rígida para sua estrutura. Contudo, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com a comunicação oficial. O preenchimento do campo assunto deve ser feito de maneira a facilitar a organização documental e a sua localização. Quando disponível, deve-se utilizar a confirmação de leitura. Caso contrário, deve-se incluir na mensagem um pedido de confirmação de recebimento. Por fim, a assinatura do deve ser completa, a fim de facilitar a resposta do destinatário. 6.6 MEMORANDO Forma de comunicação interna, entre unidades administrativas de uma mesma entidade. Possui caráter eminentemente administrativo, podendo ser utilizado para exposição de projetos, ideias e diretrizes. Caracteriza-se pela celeridade, sendo que sua tramitação deve se dar com rapidez e simplificação de procedimentos burocráticos. Os despachos devem ser feitos no próprio documento e, caso não haja espaço, pode ser feito em um documento separado. 6.7 OFÍCIO Forma de comunicação externa, sendo a correspondência característica dos entes públicos. Tem como objetivo tratar de assuntos oficiais da Administração Pública, endereçada às autoridades de outras instituições, públicas ou privadas, e também aos particulares. 11

12 6.8 PORTARIA Ato administrativo interno, editado pelo Presidente da Casa, que dispõe sobre ordens, instruções acerca da aplicação de leis, designações de tarefas, recomendações de caráter geral, bem como normas sobre a organização e funcionamento de serviços. Visa esclarecer ou informar acerca de atos ou eventos internos, tais como: nomeações, exonerações, concessão de férias, licenças, progressões funcionais, designações para comissões de apoio e assessoramento, ordens disciplinares, entre outros. 6.9 REQUERIMENTO Petição escrita na qual se solicita alguma coisa à autoridade competente para deferir o pedido. Via de regra não possui numeração. O texto inicia com a identificação do requerente (nome e qualificação), seguido do objeto do pedido e da sua justificativa, quando for o caso. Ao final, deve-se pedir o deferimento da solicitação. 12

13 ANEXO I MODELOS DE DOCUMENTOS

14 MODELO DE ATA ATA DA REUNIÃO Aos... dias do mês de... de dois mil e..., às... horas, na sala de reuniões da Câmara de Vereadores de Balneário Camboriú, reuniu-se a Comissão... instaurada pela Portaria nº..., de..., publicada em..., para deliberar o que segue: (por exemplo) a) Oficiar ao Secretário..., solicitando a prorrogação da Portaria Nº.../SAD de..., pelo prazo de 30 (trinta) dias, para a conclusão dos trabalhos; b) Deliberar sobre os documentos protocolados por... E, para constar, eu,...(nome e rubrica do Secretário), na qualidade de Secretário da Comissão, lavrei a presente Ata, que vai assinada por todos. NOME DO PRESIDENTE Presidente NOME DO SECRETÁRIO Secretário NOME DO MEMBRO Membro 14

15 MODELO DE ATESTADO ATESTADO ATESTO para devidos fins que o servidor NOME DO SERVIDOR, matrícula nº..., foi nomeado para o cargo de..., lotado no departamento de... e está em pleno exercício nesta casa. Por ser expressão da verdade, firmo o presente. NOME DO SERVIDOR Cargo 15

16 MODELO DE CERTIDÃO CERTIDÃO CERTIFICO para devidos fins que consta do Processo Administrativo nº..., às fls.... a..., comprovante de publicação do documento... Por ser expressão da verdade, firmo a presente. NOME DO SERVIDOR Cargo 16

17 MODELO DE CIRCULAR (OFÍCIO) OF. CIRCULAR Nº 01/2015/CIN Bal. Camboriú, DD de MMM de es Diretores, Venho através deste encaminhar a s ias..., referente a determinação encaminhada por..., a fim de adotar as providências cabíveis em cada Departamento. Atenciosamente, NOME DO EMITENTE Cargo 17

18 MODELO DE CIRCULAR (MEMORANDO) MEM. CIRCULAR Nº 01/2015/SAD Bal. Camboriú, DD de MMM de es Servidores, Venho através deste informar s ias de que serão adotas as medidas..., referente a determinação encaminhada por..., a fim de melhor agilizar os trabalhos de cada departamento. Atenciosamente, NOME DO EMITENTE Cargo 18

19 MODELO DE CORREIO ELETRÔNICO ( ) Para: Nome do Destinatário Cc: Cco: Assunto: Relatório ref. 05/2015 Câmara de Vereadores de Bal. Camboriú Prezado, Segue anexo relatório de..., referente ao mês de..., para verificação de ia. Fico à disposição para esclarecimentos que se fizerem necessários. Por gentileza confirmar recebimento. Atenciosamente, (Nome do Emitente) (cargo lotação) Câmara de Vereadores de Balneário Camboriú (telefone) 19

20 MODELO DE MEMORANDO MEM. Nº 01/2015/DGP A Sua ia o NOME DO DESTINATÁRIO Cargo Balneário Camboriú, DD de MMM de Nome do Destinatário (interno), Venho através deste encaminhar cópia do documento solicitado por ia, em atenção ao Memorando nº... remetido a este departamento. Atenciosamente, NOME DO EMITENTE Cargo 20

21 MODELO DE OFÍCIO OF. Nº 01/2015/GAP Balneário Camboriú, DD de MMM de A Sua Excelência o NOME DO DESTINATÁRIO Cargo/Função Nome do Destinatário (externo), Em atenção ao requerimento de Excelência, venho por meio deste encaminhar o documento solicitado, que segue anexo. Atenciosamente, NOME DO EMITENTE Cargo 21

22 MODELO DE PORTARIA PORTARIA Nº 0000, DE 2015 O Presidente da Câmara de Vereadores de Balneário Camboriú, no uso de suas atribuições legais, conferidas pela Resolução nº 548/2014, em seu artigo 50, 3º, inciso II, R E S O L V E: Art. 1º - NOMEAR (NOME DO SERVIDOR NOMEADO) para o cargo de provimento em comissão de (Nome do Cargo), lotado no Gabinete do Vereador (Nome do Vereador). Art. 2º - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação. Balneário Camboriú, DD de MMM de Vereador (NOME DO VEREADOR) Presidente 22

23 MODELO DE REQUERIMENTO A Sua Excelência o NOME DA AUTORIDADE Cargo REQUERIMENTO NOME DO REQUERENTE, (qualificação), vem respeitosamente perante Excelência REQUERER 30 (trinta) dias de férias, com conversão de 1/3 em pecúnia, relativas ao período aquisitivo de 2014/2015, em conformidade com a Lei Municipal nº 1.069/91, a partir de DD de MMMM de (O pedido se justifica pela necessidade...) Termos em que, Pede deferimento. Balneário Camboriú, DD de MMM de NOME DO REQUERENTE Cargo 23

24 MODELO DE FOLHA DE CONTROLE DE NUMERAÇÃO NUMERAÇÃO DE OFÍCIOS NUMERAÇÃO DE MEMORANDOS

25 ANEXO II SIGLAS DOS ÓRGÃOS ÓRGÃO Consultoria Jurídica de Plenário Controladoria Interna Departamento de Administração e Planejamento Departamento de Câmara Mirim Departamento de Compras Departamento de Comunicação Social e TV Departamento de Gestão de Pessoas Departamento de Patrimônio Departamento de Plenário Departamento de Projetos Departamento de Protocolo Departamento de Tecnologia da Informação Diretoria de Gabinete da Presidência Procuradoria Geral Secretaria de Administração Secretaria de Finanças Secretaria Parlamentar SIGLA CJP CIN DAP DCM DC DCS DGP DPA DPL DPJ DP TI GAP PG SAD SF SP 25

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