METODOLOGIA DE ANÁLISE DE CANDIDATURAS A UNIDADES DE SAÚDE FAMILIAR

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1 MINISTÉRIO DA SAÚDE MISSÃO PARA OS CUIDADOS DE SAÚDE PRIMÁRIOS METODOLOGIA DE ANÁLISE DE CANDIDATURAS A UNIDADES DE SAÚDE FAMILIAR PREÂMBULO MENSAGENS CHAVE A EQUIPA DE ANÁLISE DE CANDIDATURAS ETO COMPETÊNCIAS RESIDENTES (OU A INSTALAR) NA ETO FASES DE CANDIDATURA A USF ANEXO Lista de Critérios de Análise das Candidaturas a USF 22 de Maio de 2006

2 METODOLOGIA DE ANÁLISE DE CANDIDATURAS A UNIDADES DE SAÚDE FAMILIAR PREÂMBULO As estratégias, as metodologias e os instrumentos propostos neste documento só terão sentido se explorados de forma crítica, como ajudas à reflexão e com utilidade pedagógica, isto é, que sejam portadores de valor para as ETO Equipa Técnica Operacional; de facto, os recursos aqui propostos visam, no plano imediato, apoiar a ETO na sinalização de equipas com projectos de USF efectivamente viáveis que forneçam garantias de prestação de cuidados de saúde com qualidade superior aos que são actualmente prestados às populações-alvo que prometem servir; por outro lado, os elementos de apoio discutidos neste documento devem permitir às equipas avaliadoras a produção de sugestões e recomendações que permitam às equipas proponentes de USF a introdução de melhorias que garantam sustentabilidade efectiva e viabilidade às USF a instalar. Cabe ainda destacar os benefícios que podem ser incorporados nos projectos candidatos à instalação de USF, caso as equipas proponentes decidam utilizar os instrumentos propostos neste documento; destaca-se a lista de critérios de análise de candidaturas (em Anexo), constituindo-se como argumentário de questões a colocar, permitindo verificar a presença/resposta aos requisitos, assim como reflectir sobre a consistência da própria candidatura, nomeadamente, o Plano de Acção, a organização e o funcionamento da futura USF e as competências da equipa multiprofissional que a vai concretizar. MENSAGENS CHAVE A instalação de USF, a reconfiguração dos CS e a reforma dos CSP O processo de construção de candidaturas a USF por parte das equipas multiprofissionais constitui, de facto, uma oportunidade especial de reflexão e balanço sobre a qualidade dos cuidados prestados e também sobre as práticas organizacionais que têm moldado o funcionamento dos CS Centros de Saúde. Por isso, este momento da Reforma dos CSP Cuidados de Saúde Primários cria uma oportunidade ímpar para as equipas serem desafiadas a incluírem no enquadramento geral do seu projecto respostas às seguintes questões: Como é que a equipa multiprofissional da USF se vê a participar no processo global de reconfiguração do CS? MCSP Metodologia de Avaliação de Candidaturas a USF 2

3 Quais os contributos do Plano de Acção da USF para a reorganização e a optimização do funcionamento do CS? Olhando para o desempenho actual, em termos de cuidados prestados, quais as maisvalias e o valor acrescentado que a USF se propõe alcançar e que integrarão o seu Plano de Acção? A ERA simultaneamente provedora das USF e interlocutora da ARS A ERA Equipa Regional de Apoio deverá ser simultaneamente provedora dos projectos de USF viáveis e sustentáveis e interlocutora da gestão da ARS para os processos de Reforma dos CSP. Entre os vários desafios que se lhe colocam destacam-se: A assumpção de um papel eminentemente pedagógico e de apoio às equipas multiprofissionais que se encontram a construir projectos organizacionais as USF que visam a prestação de cuidados de saúde de qualidade. Apurar o foco estratégico dos projectos, validar a qualidade da informação que proporcionou opções e decisões estratégicas, questionar a sustentação e as mais-valias apresentadas e estimular a reflexão crítica no seio das equipas, poderão constituir elementos de orientação para o relacionamento das ERA com as candidaturas e os projectos de USF; A dinamização e a participação no observatório nacional de acompanhamento dos impactos da Reforma na saúde das populações, na (re)organização do edifício gestionário dos CSP, designadamente o acompanhamento dos processos de reconfiguração dos CS ao nível regional. Cabe às ERA responsabilidades de negociação e disseminação vertical junto dos CA das ARS das mudanças e reorganizações decorrentes da (re)definição da Rede de Prestação de Cuidados Primários, onde as USF e os CS reconfigurados assumirão papel determinante; A monitorização e o acompanhamento dos processos de selecção, instalação e consolidação das USF, processos que podem ser fortemente valorizados através do estabelecimento de redes e parcerias de partilha de práticas em progresso e soluções organizacionais de prestação de cuidados e serviços entre USF e interregiões, com destaque para a disponibilização e harmonização de soluções e instrumentos aos níveis da concretização das orientações em termos de: contratualização, gestão de incentivos e remunerações, mobilidade dos recursos humanos, progressões e carreiras e desenvolvimento das competências da equipa multiprofissional que integra a USF; A convocação e a mobilização das vontades e do pensamento construtivo, nomeadamente a cadeia de comando regional, corporizada pelas lideranças intermédias, para as actividades estratégicas de orientação, facilitação e monitorização das redes e das equipas regionais comprometidas com a (re)construção MCSP Metodologia de Avaliação de Candidaturas a USF 3

4 de soluções para a reforma dos CSP, particularmente os processos de reconfiguração dos CS e de funcionamento das USF. A participação na definição de orientações nacionais para os CSP, a partir dos balanços das práticas regionais e da análise dos impactos dos desempenhos das USF nos CSP (aos níveis social, organizacional e pessoal), permitindo às ERA a produção de propostas de medidas políticas para os CSP. A pilotagem dos Programas de Mudança Organizacional, com destaque para os programas de formação e desenvolvimento de competências em liderança (Coordenadores das USF e Gestores dos CS Reconfigurados), em trabalho em equipa (das equipas multiprofissionais das USF e inter USF) e em comunicação com os cidadãos e utentes (orientação, aconselhamento e fidelização dos utentes). A EQUIPA DE ANÁLISE DE CANDIDATURAS ETO Em cada ARS será instalada uma equipa dedicada à análise e acompanhamento das candidaturas a USF, denominada ETO Equipa Técnica Operacional constituída por 5 elementos (3 oriundos da ERA Equipa Regional de Apoio e Acompanhamento e 2 elementos oriundos da ACSS - Agência de Contratualização dos Serviços de Saúde) cumprindo-se assim, a Norma III, ponto nº 2 do Despacho Normativo nº 9/2006. A participação de olhares diversificados (MCSP e ACSS) e com finalidades diferentes no processo de análise das candidaturas não só enriquece e aprofunda a própria análise, consolida a convergência do trabalho de equipas regionais com missões diferentes mas complementares, como facilita e antecipa o desenvolvimento de competências, assim como a afinação das metodologias e dos instrumentos de contratualização e monitorização de projectos, missão principal dos elementos das ACSS. COMPETÊNCIAS RESIDENTES NA ETO Recomendavelmente cada ETO deve integrar profissionais de saúde, nomeadamente médicos especialistas em Medicina Geral e Familiar, enfermeiros e outros profissionais que, no seu conjunto, integrem e consolidem os seguintes saberes, experiências e competências: Profundo conhecimento dos CSP, nomeadamente da Rede de Cuidados da ARS, das necessidades das populações servidas e das principais características e tendências de desenvolvimento dos territórios e da geografia humana da ARS; Conhecimentos sobre práticas em progresso e experiências positivas no domínio dos CSP, designadamente sobre as unidades RRE; MCSP Metodologia de Avaliação de Candidaturas a USF 4

5 Domínio e conhecimento dos mecanismos e redes de articulação entre CSP, Cuidados Secundários e Cuidados Continuados nos espaços de influência da ARS; Visão detalhada dos documentos orientadores para os CSP, nomeadamente, Linhas de Acção Prioritária para o Desenvolvimento dos CSP, legislação de suporte e enquadramento e outros documentos de referência (vide recursos disponíveis no site da MCSP, em Conhecimentos profundos sobre as carteiras de serviços (básica e adicional) a contratualizar pelas USF, os painéis de indicadores para as USF e os modelos organizacionais previstos para as USF; Domínio sólido sobre as principais características dos Planos de Acção das USF que corporizarão o respectivo Contrato Assistencial; Conhecimentos fundamentais sobre a construção e as dinâmicas das equipas de trabalho, o estabelecimento de compromissos, a negociação de objectivos individuais e de equipa e a implementação de mecanismos de monitorização e de avaliação de resultados; Capacidade de trabalho em equipa, de negociação e de funcionamento em situações de stress; Experiência e conhecimento dos processos de contratualização, assim como das metodologias de avaliação e acompanhamento de projectos nos CSP. FASES DE CANDIDATURA A USF Cronograma para a análise das candidaturas a USF Análise Preliminar Elaborar Documentos Avaliação da Candidatura Decisão da ARS Instalação e Início de Funcionamento da USF 5 Dias 15 Dias 30 Dias 15 Dias 60 Dias (Prazos máximos) Fase 1 Análise Preliminar do Formulário de Candidatura Verificação do preenchimento completo e correcto do formulário de candidatura electrónico, pelo Coordenador da ERA ou a quem ele delegar no seio da ETO. Fase 2 Elaboração de Documentos Anexos Após a análise do formulário de candidatura o Coordenador da ERA responde ao coordenador da USF, num prazo máximo de 5 dias úteis. Três tipos possíveis de resposta podem ser dadas: MCSP Metodologia de Avaliação de Candidaturas a USF 5

6 1. O formulário electrónico não está todo preenchido. Solicita, via electrónica, os elementos em falta, que a equipa proponente deverá enviar no prazo máximo de 5 dias úteis. Caso não responda nesse prazo, a candidatura será alvo de arquivamento e exclusão e consequente notificação do coordenador proponente. 2. O formulário electrónico não está preenchido de forma coerente. Solicita o correcto preenchimento ou marca uma reunião para esclarecer as dúvidas (exemplo: USF com mais de oito médicos, etc.). O prazo máximo para a correcção do preenchimento ou para a marcação de reunião é de 5 dias úteis. Caso não haja resposta nesse prazo, a candidatura será alvo de arquivamento e exclusão e consequente notificação do coordenador preponente. 3. O formulário electrónico está completamente preenchido e não suscita dúvidas. Solicita, via electrónica, no prazo máximo de 15 dias úteis, o envio dos documentos da candidatura segundo o Guião de Candidatura (ver em Caso haja dúvidas, a equipa preponente pode pedir a marcação de uma reunião de trabalho com a ERA, que deverá ocorrer num prazo máximo de 15 dias úteis. Após a realização da mesma, a equipa preponente terá no máximo 10 dias úteis para enviar os documentos solicitados. Fase 3 Avaliação das Candidaturas Após a entrada dos documentos anexos, segundo o Guião de Candidatura, inicia-se a fase de avaliação das candidaturas pela ETO, que decorrerá no prazo máximo de 30 dias úteis. Os diferentes elementos da ETO farão a sua avaliação baseados nos Critérios de Análise das Candidaturas, onde se discriminam as dimensões a usar para uma análise quantitativa e qualitativa (listagem em Anexo) dos projectos. Fase 4 Elaboração de Parecer Técnico No final da avaliação a ETO elabora um Parecer Técnico, que a MCSP submeterá ao CA da ARS para decisão, e que poderá ser de três tipos: 1. Proposta de aprovação. Candidaturas que reúnem todas as condições para avançarem. 2. Proposta de aprovação condicional. Candidaturas que apesar de serem consideradas viáveis, necessitam de proceder a alterações imediatas que a ETO considera imprescindíveis à sustentabilidade do Plano de Acção e à execução com qualidade do Contrato Assistencial. 3. Proposta de não aprovação (exclusão). Candidaturas que não reúnem condições mínimas de êxito ou de sustentabilidade aceitável do Plano de Acção e, por consequência, o respectivo Contrato Assistencial apresenta severas limitações. MCSP Metodologia de Avaliação de Candidaturas a USF 6

7 Fase 5 Decisão da ARS e Publicação dos Resultados Após a recepção do parecer técnico o CA da ARS tem 15 dias para decidir sobre o mesmo: autorização ou não da instalação da USF, podendo incluir recomendações ou condicionalismos. Assim, a decisão da ARS poderá ser de três tipos: 1. Candidatura Aprovada. Dá-se início ao processo de contratualização 1 e de eventual mobilização de profissionais ou melhorias das instalações e equipamentos. Num prazo máximo de 60 dias a USF entra em funcionamento. 2. Candidatura Aprovada com Recomendações. Se as recomendações forem aceites pela equipa que se propõe constituir a USF, inicia-se o processo de contratualização e de eventual mobilização de profissionais ou melhorias das instalações e equipamentos. Num prazo máximo de 60 dias a USF entra em funcionamento. 3. Candidatura Não Aprovada. A candidatura é alvo de arquivamento e exclusão. 1 Da responsabilidade da Agência de Contratualização (ACSS) da respectiva ARS, após a aprovação técnica da candidatura e despacho da ARS, será negociado, num prazo máximo de 30 dias úteis, caso exista, o pacote adicional de serviços (recursos humanos valorizados em horas extraordinárias) e o alargamento do horário assistencial da USF. Além disso, o coordenador da USF será também chamado a participar na definição das metas das quatro classes de indicadores (acessibilidade, desempenho assistencial, qualidade percepcionada e desempenho económico) referentes aos incentivos institucionais. Os incentivos institucionais ou não financeiros, representam, não uma transferência financeira directa, mas sim uma delegação, ou seja, uma garantia que as mais valias são incorporadas na USF que as geraram, sendo a própria USF a decidir o modo como quer aplicar o incentivo na USF, numa das seguintes áreas: formação contínua, documentação, reabilitação das infra-estruturas, humanização da USF, programa de melhoria contínua da qualidade em determinada área e equipamento. MCSP Metodologia de Avaliação de Candidaturas a USF 7

8 ANEXO Lista de Critérios de Análise das Candidaturas DIMENSÕES Contrato Assistencial Plano de Acção Caracterização e Sustentabilidade da Equipa Multiprofissional Coesão da Equipa Potencial da Equipa para concretizar com sucesso o projecto Desenvolvimento da Equipa CRITÉRIOS DE ANÁLISE Coerência entre o Contrato Assistencial, a(s) Carteira(s) de Serviços, as características da Equipa e os perfis/necessidades das "listas" de utentes. Coerência, adequação e oportunidade dos cuidados de saúde a prestar: (1) Capacidades de implantar a USF (envolvente externa, recursos técnicos, valências e disponibilidades do CS); (2) Garantias de utilização de outras unidades do CS; (3) Capacidades práticas de executar referenciação. Diferenciação e valor acrescentado dos cuidados a prestar pela USF, face à situação actual. Grau de inovação, qualidade e diversidade dos cuidados a prestar face às práticas e à realidade actual, em termos, p. ex., de cobertura a utentes sem médico de família ou acessibilidade a cuidados específicos, que hoje não estão acessíveis. Adequação das cargas horárias / horários a praticar pela equipa face à(s) carteira(s) de serviços, aos horários de funcionamento da USF e às características sócio-demográficas das populações a servir. Adequação e eficácia do sistema de marcação, atendimento e orientação dos utentes, face às características das listas, às competências da equipa e aos horários da equipa e de funcionamento da USF. Adequação e solidez das competências e experiência dos profissionais que integram a equipa face à(s) carteira(s) de serviços a prestar, às características das listas de utentes e aos compromissos da USF com outras unidades do CS e redes de prestadores de cuidados. Adequação e garantias do sistema de intersubstituição dos profissionais face à(s) carteira(s) de serviços, às características das listas e aos picos e ritmos da procura de cuidados específicos na USF. Adequação, eficácia e racionalidade do sistema de renovação de prescrição, tendo em conta, designadamente, a(s) carteira(s) de serviços e os mecanismos de intersubstituição. Grau de coesão, afiliação e pertença da equipa (visíveis, p. ex., nas experiências de trabalho anterior, nas motivações profissionais comuns, em evidências de reconhecimento recíproco, nos compromissos estabelecidos no regulamento interno). Adequação e mobilização das experiências profissionais anteriores da equipa face aos desafios da USF, em termos de liderança, trabalho em equipa, construção de compromissos comuns, organização e simplificação das rotinas e procedimentos (evidências da carta de qualidade da USF). Disponibilidade e capacidade em incorporar novas práticas e rotinas, constituir-se como organização qualificante, nomeadamente a abertura para acções de melhoria contínua e participação na formação pré e pós graduada e em gerir estágios escolares e profissionais na área dos CSP. Adequação do plano de acção da equipa a um funcionamento centrado na responsabilização e autonomia dos profissionais, acompanhadas de acções de auto-avaliação sistemáticas e valorização da melhoria contínua dos cuidados prestados. MCSP Metodologia de Avaliação de Candidaturas a USF 8

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