RECORRA Informação Essencial (set a dez de 2014)

Transcrição

1 RECORRA Informação Essencial (set a dez de 2014) 1 Orientações sobre Refeitórios Adjudicados caderno de encargos e circular da Direção Geral de Educação Acompanhamento do serviço prestado Limpezas, desinfeções e desinfestações Rácio de pessoal Ementas e fichas técnicas Composição da refeição Formação 2 Aplicação RECORRA - Registo Eletrónico de Controlo de Refeições em Refeitórios Adjudicados Intervenientes Comunicação de Suspensão do Fornecimento do Serviço de Refeições (ANEXO B) Inventário do Equipamento Fixo e Móvel (ANEXO C) Registos Diários do Funcionamento do Refeitório Escolar (ANEXO D) Mapa de Controlo Diário das Refeições (ANEXO E) Fichas de Reclamação (ANEXO G) Pedido de Alteração de Ementa (ANEXO H) Correção de valores errados e validados 3 Procedimento em casos de Alunos que faltam às refeições encomendadas - Medidas contra o desperdício de refeições 4 - Procedimentos em caso de não funcionamento do refeitório por motivos de greve 5 - Informação sobre Preço da Refeição - Valor que as escolas com refeitório adjudicado têm que cobrar ao POPH e acertos com as autarquias Refeições das crianças do pré-escolar e alunos do 1º Ciclo Refeições dos alunos financiados pelo POPH 6 Registo Mensal de refeições encomendadas 1

2 1 Orientações sobre Refeitórios Adjudicados caderno de encargos e circular da Direção Geral de Educação. As orientações relativas ao funcionamento do refeitório escolar, constam desta informação, do Caderno de Encargos (CE) disponibilizado, que respeita á contratação referente a refeitórios que se encontram adjudicados no primeiro período escolar do ano letivo 2014/2015 e da Circular nº 3/DSEEAS/DGE/ Orientações sobre ementas e refeitórios escolares 2013/2014. O Caderno de Encargos destina-se à contratação da(s) empresa(s) de fornecimento de refeições, regulando a relação estabelecida entre a entidade adjudicante e o(s) adjudicatário(s). Considerando a necessidade de assegurar o estipulado no caderno de encargos e tendo em conta as alterações verificadas em ambos os documentos, recomenda-se a leitura atenta dos mesmos. Dá-se especial relevo às cláusulas técnicas (do 30.º até ao 45.º) do caderno de encargos e salientam-se os seguintes temas que se seguem Acompanhamento do serviço prestado Compete à escola proceder à avaliação das refeições e efetuar os registos constantes nos anexos do caderno de encargos, tendo em conta que: - A comunicação de toda a informação deve ser efetuada através da aplicação RECORRA; - Diariamente, terá que se proceder à avaliação do serviço prestado pela empresa. - É de todo o interesse que a avaliação das refeições se efetue de modo justo e equilibrado, pelo que foi estabelecido, no novo caderno de encargos, a existência de duas refeições diárias gratuitas, para consumo dos avaliadores que efetuem esta tarefa; - Os avaliadores, a definir pela direção da UO, podem incluir encarregados de educação, pessoal docente e não docente que devem conhecer as orientações sobre ementas e refeitórios escolares estipuladas na Circular nº 3/DSEEAS/DGE/ 2013 e o Caderno de Encargos, de modo a procederem a uma avaliação esclarecida e isenta Limpezas, desinfeções e desinfestações O adjudicatário é responsável pelas operações de limpeza e de desinfeção das instalações, (cláusulas 33º e 36º). As desinfestações são da responsabilidade do Agrupamento/Escola Rácio de pessoal O número e as categorias dos trabalhadores em serviço em cada refeitório é estipulado em função do número de refeições de acordo com a tabela que determina esta relação (cláusula 35º). Tendo em conta a média de refeições diárias, calculada pelo RECORRA, será feito o ajustamento do número de trabalhadores em cada refeitório. 2

3 1.4 - Ementas e fichas técnicas As ementas estão definidas para o primeiro período escolar Consta do mesmo ficheiro as respetivas fichas técnicas de cada ementa, contendo o modo de confeção e as capitações (de acordo com a circular nº 3/DSEEAS/DGE/ 2013). Na monitorização das capitações deverá ser considerada, uma margem de mais 10% a 30%, nos produtos congelados (dependente do vidrado e da quantidade de gelo que os mesmos contêm) e as capitações de duas refeições diárias gratuitas. As capitações do pré-escolar e do 1º ciclo correspondem a 75% da capitação do prato principal Composição da refeição Além da sopa e do prato principal, que devem cumprir as ementas e as capitações estabelecidas. Fazem ainda parte da refeição: - Saladas - três variedades diárias, preferencialmente disponibilizadas de modo a que os utentes se possam servir e temperar a gosto. Devem ser disponibilizados todos os temperos previstos no CADERNO DE ENCARGOS. Salienta-se que o sal, pelos graves prejuízos que pode causar à saúde, não faz parte deste conjunto de condimentos (ver cláusula 31º). - Fruta - cada utente deve poder escolher, diariamente, entre três variedades de fruta. Em simultâneo deve ser servida fruta cozida ou assada, uma vez por semana, e uma sobremesa doce, também uma vez por semana. - Pão fresco (não congelado) de mistura, de 45gr Formação Face à necessidade de efetuar a formação, conforme estabelecido na cláusula 34º do caderno de encargos, poderá ser necessário flexibilizar o acesso às instalações para que possam decorrer aos sábados. As datas serão informadas logo que possível. 2 Aplicação RECORRA - Registo Eletrónico de Controlo de Refeições em Refeitórios Adjudicados A aplicação informática RECORRA permite o registo e comunicação da informação necessária ao bom funcionamento do refeitório, pretendendo agilizar os contactos entre a Escola, as Empresas e os serviços da DGEstE através do preenchimento dos anexos do Caderno de Encargos (B, C, D, E, G, H). O RECORRA permite efetuar as comunicações necessárias ao funcionamento do refeitório, nomeadamente as previstas nos anexos do Caderno de Encargos (B, C, D, E, G, H), tais como: Comunicação de Suspensão do Fornecimento do Serviço de Refeições (ANEXO B) Inventário do Equipamento Fixo e Móvel (ANEXO C) 3

4 Registos Diários do Funcionamento do Refeitório Escolar (ANEXO D) Mapa de Controlo Diário das Refeições (ANEXO E) Fichas de Reclamação (ANEXO G) Pedido de Alteração de Ementa (ANEXO H) Intervenientes Têm acesso ao RECORRA os serviços regionais e nacionais da DGEstE, a empresa e a escola. Todas estas entidades entram na aplicação através de uma palavra-chave (PCh). Intervenientes Palavras-chave (PCh) Obs: Escola Diretor da UO Um responsável de cada escola que tenha refeitório escolar adjudicado Empresa Responsáveis da empresa Coordenadores de zona Responsável em cada refeitório Acesso através da PCh de acesso à área privada UO. Acesso através de um código de utilizador e uma PCh comunicada pelo Diretor (constam na aplicação) O código de utilizador e a PCh dos coordenadores de zona é dada pelos responsáveis da empresa O código de utilizador e a PCh do responsável do refeitório é dada pelos Coordenadores de Zona A PCh do responsável do refeitório pode ser alterada pelo Diretor na própria aplicação A alteração das PCh pode efetuar-se na aplicação por quem as comunica. Ex: O coordenador de cada zona pode modificar as palavras passe dos responsáveis dos refeitórios da sua zona. Cada interveniente tem acesso à informação das suas escolas e dos contactos que necessita. A direção da Unidade Orgânica deve colocar no RECORRA a identificação e o contato do responsável de cada refeitório (disponível no menu Dados Gerais), bem como, promover o correto preenchimento dos registos acima discriminados (separador Registos), sempre que se verifiquem necessários. O responsável do refeitório é nomeado pelo Diretor da UO tendo a atribuição de acompanhar o seu funcionamento. Deve tomar conhecimento dos documentos que a aplicação disponibiliza, ficando encarregue de inserir informação respeitante ao funcionamento do refeitório através dos registos disponíveis na aplicação (Anexos B, C e D do Caderno de Encargos). Deve também estabelecer os contactos necessários com os funcionários e com o responsável de zona da empresa. Desta forma, contribuirá para que o bom funcionamento do refeitório permita a satisfação dos utentes, que podem ser alunos do pré-escolar, 1º, 2º e 3º ciclos do ensino básico e ensino secundário, bem como, pessoal docente e não docente que trabalha na escola. 4

5 2.2 - Comunicação de Suspensão do Fornecimento do Serviço de Refeições (ANEXO B) O responsável do refeitório deve comunicar, através do anexo B, todas as situações que comprometam o normal e regular funcionamento do refeitório, alheias ao adjudicatário (ver cláusula 41º do CE); Inventário do Equipamento Fixo e Móvel (ANEXO C) O responsável do refeitório deve preencher o anexo C, em vários momentos ao longo do ano letivo, a fim de acompanhar a conservação do equipamento do refeitório (ver cláusula 36º do CE). O registo de novos itens efetua-se sempre na opção registo de Itens e verificação inicial. A validação será efetuada após a introdução da PCh do responsável da empresa, que toma conhecimento do estado do material inventariado. Esclarece-se que o código (password) para efeitos de validação está na posse do funcionário da empresa que seja responsável pelo refeitório, devendo ser colocado na aplicação pelo mesmo. Este ato substitui o procedimento, que se verificava antes do RECORRA, de assinatura dos anexos em papel Registos Diários do Funcionamento do Refeitório Escolar (ANEXO D) O responsável do refeitório deve preencher diariamente o anexo D com os seguintes elementos: o apreciação do serviço prestado com base na apreciação efetuada pelos adultos que consumiram as refeições gratuitas podendo, quando se entender necessário, registar as capitações dos géneros utilizados; o número de refeições encomendadas e servidas; o número e categoria dos funcionários ; Os campos do registo são de preenchimento obrigatório. Assim, se não houver refeições encomendadas e servidas no pré- escolar e no 1º ciclo deve registar 0 (zero) nesses 2 campos. Após o preenchimento, o anexo D terá de ser validado pelo funcionário da empresa. Esclarece-se que o código (password) para efeitos de validação está na posse do funcionário da empresa que seja responsável pelo refeitório, devendo ser colocado na aplicação pelo mesmo. Este ato substitui o procedimento, que se verificava antes do RECORRA, de assinatura dos anexos em papel. Sugere-se a disponibilização diária da apreciação da escola em papel, para que toda a equipa que trabalha no refeitório possa conhecer a avaliação efetuada e, a partir da mesma, contribuir para a melhoria do serviço prestado. Os serviços da DGESTE e da Empresa podem consultar os registos feitos pelas escolas, através do RECORRA (ver cláusula 40º do CE) Mapa de Controlo Diário das Refeições (ANEXO E) Contém o número de refeições encomendadas e consumidas e o registo do número de pessoas que diariamente estão ao serviço, nas respetivas categorias. Este mapa, resulta dos elementos 5

6 introduzidos no Registo Diário do Funcionamento do Refeitório (anexo D) e não necessita de introdução de dados, sendo necessário para que a escola possa conferir os dados que comunica aos serviços da DGESTE através da plataforma MISI. A faturação da empresa será efetuada em conformidade com este registo. (ver cláusula 41º do CE); Fichas de Reclamação (ANEXO G) O preenchimento, pela Direção da UO, de uma ficha de reclamação deve incidir sobre um ou mais registos diários de funcionamento do refeitório escolar (indicando as respetivas datas). Caso respeite a falhas nas capitações estabelecidas, devem juntar-se elementos comprovativos (Inserir Anexos), tais como faturas, notas de encomenda e quantidades de géneros em inventário. Considerando que a Direção e/ou o responsável pelo refeitório devem efetuar as diligências possíveis junto dos responsáveis de zona da empresa para ultrapassar os constrangimentos relativos ao serviço, será oportuno resumir na reclamação as diligências efetuadas. Após conferência da informação colocada, é necessário confirmar o registo para a informação ficar disponível para DGEstE e para a Empresa (ver cláusula 41º do CE); Pedido de Alteração de Ementa (ANEXO H) As ementas definidas não podem ser alterada sem prévio consentimento da DGEstE. Caso haja necessidade de alguma alteração, esta deverá ser solicitada pela Direção da UO, através do preenchimento do anexo H (ver cláusula 31º do CE). Após conferência da informação colocada, é necessário confirmar o registo para a informação ficar disponível para DGEstE e para a Empresa. A comunicação da informação respeitante aos anexos G e H só poderá ser efetuada pela Direção da UO. Quando estes anexos ou o anexo B forem submetidos serão avisados, os serviços da DGESTE e da Empresa Fornecedora, através de um que lhes é enviado automaticamente Correção de valores errados e validados Caso seja necessário alterar algum dos valores registados na aplicação, solicita-se que informem a Direção de Serviços Regional (DSR) por , referindo o concelho, agrupamento, escola e dia(s) que necessita(m) de alteração. Depois de a DSR ter anulado a validação, os valores podem ser editados e alterados, devendo-se proceder a nova validação (com a palavra-chave do funcionário do refeitório que seja a responsável da empresa). Solicita-se que sejam utilizados os s conforme tabela abaixo. DSRN refeitorios.dsrn@dgeste.mec.pt DSRC alimentar.sase@dgeste.mec.pt DSRLVT refeitorios.dsrlvt@dgeste.mec.pt DSRA refeitorios.dsra@dgeste.mec.pt

7 3 Procedimento em casos de Alunos que faltam às refeições encomendadas - Medidas contra o desperdício de refeições Diariamente existe um elevado número de refeições que são encomendadas e que não são consumidas. Apesar de existirem refeições que não são consumidas por motivos alheios aos utentes, como por exemplo greves, faltas de água e outras situações anómalas, uma grande percentagem é da exclusiva responsabilidade dos utentes do refeitório. Encontram-se nesta situação os alunos que de forma sistemática adquiram a senha de refeição de forma gratuita (escalão A), mediante pagamento de 0,73 (escalão B) ou o pagamento de 1,46 (sem escalão) e que não consumam a refeição encomendada, situação que acarreta desperdício alimentar e despesas extremamente elevadas para o Ministério da Educação e Ciência, e que como é óbvio, prejudica os interesses do Estado e das famílias. Cabe à escola implementar os procedimentos tidos por convenientes para corrigir tais comportamentos, no entanto, a título de exemplo, apresentam-se/sugerem-se algumas medidas que se têm verificado eficazes, privilegiando uma ação pedagógica e prevendo-se também o uso de medidas que visem, primordialmente, corrigir a situação de um modo dissuasor, uma vez que podem estar em causa crianças carenciadas a necessitarem mais de acompanhamento do que de penalização. Assim, sugerem-se as seguintes medidas cuja adequação cabe à Direção da UO: 1. Motivação dos alunos e encarregados de educação para que não existam diferenças entre o número de refeições servidas e encomendadas, dando-lhes a conhecer o prejuízo para o Estado, em termos económicos, e para o aluno, em termos alimentares, sociais e de cidadania, o que pode ser feito em reuniões gerais; 2. Caso se verifiquem situações de alunos reincidentes a direção da escola pode convocar os seus encarregados de educação (EE) para um acompanhamento mais personalizado, devendo esta medida ser formalizada, por exemplo com a redação de uma ata, assinada pelos intervenientes, ou escrever na caderneta que, em caso de reincidência na falta ao consumo da refeição depois desta ter sido encomendada, os EE terão que pagar o valor real da refeição (com o limite de 1,68). 3. Após esta comunicação escrita e depois da reunião com o EE, caso a situação se mantenha, deve cobrar o valor da refeição não servida, podendo mesmo, se o valor não for pago, desencadear, numa situação de último recurso, um procedimento para impedir a aquisição de novas senhas até ser dado cumprimento à medida aplicada. Caso tal situação se verifique 7

8 necessária deve também ser acautelado as reais necessidades do aluno, assegurando-se uma refeição alternativa. 4. Admite-se que possam ser estabelecidos outros contatos, nomeadamente com a Comissão de Proteção a Crianças e Jovens (CPCJ) se for considerado que a situação indicia a possibilidade de negligência dos EE face ao seu educando. A inclusão no regulamento interno da escola de regras sobre o refeitório poderá permitir a aplicação de medidas de acordo com o Estatuto do Aluno e Ética Escolar (Lei n. 51/ 2012 de 5 de setembro). Nota: Informa-se, ainda que as refeições cobradas devem ser exportadas para a MISI no campo outros alunos e não no escalão a que o aluno pertence. Por exemplo um aluno do escalão B que encomendou 20 refeições em outubro mas apenas consumiu 14: se o aluno pagar na íntegra as 6 refeições que faltou deve a escola exportar para a MISI 14 refeições no escalão B e 6 refeições em outros alunos, pois o aluno pagou 14 refeições como escalão B (0,73 ) e 6 pelo preço total da refeição (1,68 ). O preenchimento do RECORRA obriga a colocar uma justificação sempre que a diferença entre refeições encomendadas e consumidas é superior a 5%. 4 - Procedimentos em caso de não funcionamento do refeitório por motivos de greve O direito dos trabalhadores à greve pode acarretar a impossibilidade de serem servidas refeições nos refeitórios escolares, carecendo tal situação de procedimentos apropriados. Caso não seja tomada nenhuma medida, as refeições são encomendadas de véspera, conforme está previsto no caderno de encargos, e é suposto a empresa proceder à preparação de alimentos, nomeadamente a descongelação de géneros que terão de ser consumidos de imediato. Este procedimento, caso se verifique a impossibilidade de serem servidas as refeições previstas, daria origem a desperdício alimentar que de todo se considera indesejável. Assim, importa que se proceda do seguinte modo: Em caso de existir um pré-aviso de greve deve efetuar-se uma alteração de ementa sempre que a ementa prevista implique preparação prévia de alimentos evitando o seu desperdício. Se não for possível promover a alteração da ementa com a devida antecedência, deve ser utilizada a ementa prevista para a refeição de recurso. As encomendas das refeições a efetuar pela escola devem, nestes casos, a título excecional, ser efetuadas apenas no próprio dia e no caso de se verificar que o refeitório vai funcionar. 8

9 Nos casos em que se verifique a suspensão do serviço de refeições, o número de refeições encomendadas e servidas deve ser registado na aplicação RECORRA com o valor zero (0). Se, por qualquer razão, não forem tomadas estas medidas, e caso se proceda à encomenda das refeições de véspera, e se efetue a preparação de alimentos, os géneros alimentares e não alimentares devem ser recolhidos pela escola. Os géneros alimentares devem ser doados de imediato a instituições sociais que os possam consumir na devida validade ou transferidos para o bufete (fruta e pão). Se a suspensão do funcionamento do refeitório for devida a greve dos trabalhadores da empresa adjudicatária, pode a direção da escola decidir servir refeições ligeiras comparticipadas, nos termos do disposto na legislação em vigor Decreto-Lei n.º 55/2009, de 2 de março e Despacho anual. O valor previsto para as refeições ligeiras, conforme disposto na legislação referida, é de 1,08 (subsidiado a 100% para o escalão A e a 50% para o escalão B). As verbas referentes às refeições ligeiras são registadas na rubrica bufete do mapa de análise financeira. Devem preencher o modelo R2 com o número de refeições servidas e enviar, via , para a respetiva Direção de Serviços Regionais. 9

10 5 - Informação sobre Preço da Refeição - Valor que as escolas com refeitório adjudicado têm que cobrar ao POPH e acertos com as autarquias 5.1- Refeições das crianças do pré-escolar e alunos do 1º Ciclo Verifica-se pontualmente a necessidade das crianças do pré-escolar e alunos do 1º Ciclo, cuja responsabilidade de fornecimento de refeições cabe às autarquias, consumirem refeições em escolas com refeitório adjudicado pela DGEstE. De acordo com o estipulado no ponto 1 da cláusula 43.ª do caderno de encargos, o refeitório não pode ter outros contratos, em simultâneo com o realizado pela DGEstE, uma vez que o pessoal seria o mesmo e os géneros não seriam controláveis. Assim, o fornecimento às crianças do pré-escolar e aos alunos do 1º Ciclo entende-se como uma situação excecionada no ponto 2 da cláusula 43.ª do caderno de encargos que carece de autorização formal da DGEstE mediante a realização de um protocolo entre a DGEstE e a autarquia. No ano letivo 2014/2015, a realização destes protocolos, permitirá efetuar um acerto de contas entre os valores que a autarquia tem de pagar e o valor que tem de receber no âmbito do Programa de Generalização das Refeições do 1º ciclo. Neste sentido, as verbas que eventualmente sejam mensalmente recebidas pela UO referentes a crianças do pré-escolar e aos alunos do 1º Ciclo devem ser entregues à autarquia. O valor mensal em causa é calculado pela aplicação RECORRA, na sequência do registo mensal de refeições encomendadas (consultar ponto 6 deste documento) A informação às autarquias sobre a realização do protocolo e do valor contratual será veiculada através da DSR respetiva Refeições dos alunos financiados pelo POPH Considerando o valor das refeições estabelecido contratualmente com a empresa fornecedora de refeições no âmbito do procedimento realizado pela DGEstE para o período de setembro a dezembro de 2014, para fornecimento de refeições em refeitórios concessionados, informa-se que na despesa a apresentar ao POPH deve considerar-se o valor unitário da refeição que se apresenta. Valor por refeição: 1,40 acrescido de IVA á taxa legal (1,72 - valor arredondado) 10

11 6 - Registo Mensal de Refeições Encomendadas 11