INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 001/2008

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1 INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 001/2008 Estabelece procedimentos para solicitação de equipamentos, materiais e serviços. O Pró-Reitor de Administração e Finanças, no uso de suas atribuições, considerando o que dispõe a legislação sobre o planejamento e execução orçamentária na administração pública e visando alinhar procedimentos internos relativos a gestão orçamentária e a aquisição e gestão de materiais, equipamentos e serviços no âmbito institucional resolve expedir a seguinte INSTRUÇÃO: 1) Do planejamento das demandas por materiais, equipamentos e serviços para o ano de A partir de 01 de março 2008, todas as demandas de materiais, equipamentos e contratação de serviços que resultem na realização de despesas orçamentárias a serem realizadas por esta Pró-Reitoria, deverão ser solicitadas através do Sistema de Planejamento Orçamentário (SPO 1 ). A Assessoria Técnica de Desenvolvimento Organizacional (ASPLAN) e a Assessoria Especial de Informática (AEI) tomarão as medidas necessárias para garantir a elaboração e o lançamento das demandas das unidades para o ano de Todas as solicitações de aquisição de materiais e contratação de serviços devem ser avalizadas (ratificadas) pelo ordenador da despesa de cada unidade. São ordenadores de despesas: a) nos departamentos os diretores de departamentos; b) nos colegiados os coordenadores de colegiados; c) nas unidades administrativas os pró-reitores, chefes de unidades e gerentes. A PROAD atenderá as demandas do ano 2008 a partir do planejamento de cada unidade, constante no SPO. 1 Sistema desenvolvido pela Assessoria Técnica de Desenvolvimento Organizacional (ASPLAN) e Assessoria Especial de Informática (AEI) para auxiliar no planejamento e gestão orçamentária da UEFS disponível na rede da UEFS..

2 A gestão da execução orçamentária, com o auxilio deste sistema, visa garantir uma maior eficiência e satisfação no atendimento das demandas através da melhoria de critérios dos seguintes critérios de desempenho: Qualidade Alinhamento do pedido na fase de catalogação e especificação do material para garantir que a unidade receba o item com a qualidade e confiabilidade requeridas no pedido. Rapidez - agilidade no processo decisório e nos trâmites burocráticos para efetivação das contratações. Custos redução de despesas com contratos e compras através de licitação ou dispensa, além de economia de escala em decorrência do melhor planejamento e das compras. 2) Da Gestão dos Materiais O processo de gestão dos materiais deve ser compreendido desde recebimento das solicitações até o atendimento pleno da demanda através da PROAD ou da Unidade responsável pelo atendimento. São unidades responsáveis pelo atendimento e distribuição de materiais e serviços adquiridos pela PROAD: i) a Gerência Administrativa (GERAD), através de suas subgerências: Materiais e Compras que adequa o pedido aos padrões de compra (catalogação e verificação das especificações do item solicitado no SIMPAS 2, coleta de preços, encaminhamento dos pedidos para licitação, efetivação das compras); Almoxarifado que recebe, armazena e distribui o material de consumo; Patrimônio que recebe, registra o tombamento e distribui os móveis, equipamentos e demais bens classificados como permanentes. ii) Outras unidades: Assessoria Especial de Informática (AEI) responsável pelo recebimento e distribuição de materiais e equipamentos de informática, Unidade de Infra-estrutura e Serviços (UNINFRA) responsável pelo recebimento e distribuição de materiais e serviços ligados à manutenção da infra-estrutura da UEFS. 2 Sistema Integrado de Materiais e Serviços do Estado da Bahia

3 3) Do processo de aquisição de materiais, equipamentos e serviços. Ao receber as demandas das diversas unidades constantes no SPO a Gerência Administrativa consultará as unidades acima referidas para verificar a possibilidade do pronto atendimento 3. Se constatada a necessidade da aquisição, os pedidos serão destinados a Subgerência de Materiais e Compras para processamento, organizados por grupos ou famílias, conforme quadro 1. As solicitações de Itens do Grupo de informática (equipamentos, softwares, hardwares, serviços) serão submetidas pela PROAD a avaliação da Assessoria Especial de Informática que analisará o pedido e emitirá parecer técnico sobre compra. As solicitações que requerem projeto ou parecer técnico, a exemplo de móveis sob encomenda, compra de equipamentos que precisam de serviços de infraestrutura para instalação (hidráulica, elétrica, etc.) como exaustores, condicionadores de ar, bombas hidráulicas, geradores, dentre outros, serão submetidas pela PROAD a avaliação da UNINFRA que analisará o e emitirá parecer técnico sobre compra. Quadro 1 Grupos Famílias de Materiais e Serviços MATERIAIS DE CONSUMO a. Papelaria e escritório b. Informática c. Alimentos d. Limpeza e. Materiais Odontológico e hospitalares f. Reagentes g. Vidraria h. Elétricos i. Hidráulicos j. Tintas k. Peças de reposição de equipamentos. MATERIAL PERMANENTE a. Equipamentos de Informática b. Equipamentos de Laboratório c. Móveis e equipamentos de escritório. d. Eletro-eletrônicos e. Veículos MATERIAL/SERVIÇOS PARA EVENTOS* e OUTROS a. Faixas b. Carimbos c. Banner s d. Aluguel de Toldos, cadeiras, mesas e. Confecções de Pastas, formulários sob encomenda f. Serviços: Buffet e água mineral * São imprescindíveis nas solicitações de materiais ou serviços para eventos específicos, informações sobre o local e data onde o material ou serviço deve ser entregue, instalado ou prestado e a data da realização do evento. 3 Recomenda-se a consulta previa a essas unidades para verificar a possibilidade de atendimento antes da colocação do pedido de compra.

4 As unidades poderão (caso queiram) anexar orçamentos e cotações aos pedidos de compra e contratação de serviços, o que poderá ajudar no processo de aquisição ou contratação. No entanto a contratação só poderá ser efetivada através da PROAD-GERAD unidade responsável pela execução orçamentária da UEFS. 4) Da tramitação dos processos de compras Com base no planejamento das solicitações de materiais e serviços das unidades da UEFS, a Gerência Administrativa escalonará um calendário de compras para realizar todas as aquisições e contratações necessárias ao atendimento das demandas de todas as unidades, considerando a complexidade, viabilidade e custo da contratação em relação à disponibilidade do recurso orçamentário. O quadro 2, apresenta informações sobre os prazos médios de contratação de algumas aquisições e serviços, considerando todo o processo de tramitação de compra compreendido do inicio da compra, pela GERAD, até a entrega do material pelo fornecedor. Quadro 2 - Prazos Médios Para Atendimento Das Solicitações de Aquisições e Serviços. Material consumo Material permanente Outros serviços de ITENS Compra direta * Compra por licitação * Papelaria e escritório, Informática, Alimentos e Limpeza, Materiais de Saúde e odontologia, Reagentes, Vidraria, Elétricos, Hidráulicos, Tintas, 40 dias 60 dias Peças de reposição de equipamentos. Moveis e equipamentos para escritório; Equipamentos de informática; Equipamentos de laboratório; Eletro-Eletrônicos. 60 dias 90 dias Veículos 180 dias 180 dias Confecção de faixas, colocação de moldura, confecção de banner. Recarga de cartuchos 20 dias Confecção de carimbo Conserto e manutenção de 30 dias equipamentos. * Prazos médios passiveis de variação em razão da complexidade do item a ser comprado, disponibilidade de recursos ou falta de cumprimento dos prazos de entrega pelo fornecedor.

5 5) Do acompanhamento dos processos de compras A partir do mês de março de 2008, as unidades receberão, mensalmente, relatório de requisição de materiais e serviços gerados pela Gerência Administrativa para acompanhamento das aquisições efetivadas, bem como informações sobre processos licitatórios em tramitação e outras informações sobre a execução orçamentária. 6) Do Pós-Compra Uma vez recebido o produto/serviço, a unidade deve verificar imediatamente se o item está de acordo com o que foi solicitado. Caso seja constatado defeito ou verificada a ineficiência ou ineficácia do produto/serviço, a unidade deverá entrar em contato com a subgerência de materiais, do almoxarifado, de patrimônio, a Assessoria Especial de Informática ou a UNINFRA, para que seja providenciada, com a maior brevidade possível, a troca, conserto ou devolução do produto/serviço. Até a implantação definitiva do SPO (prevista para 1º de março de 2008) a PROAD receberá e atenderá apenas as demandas consideradas urgentes 4. As demais solicitações deverão constar no SPO para serem atendidas por esta Pró-Reitoria. A GERAD orienta a todas as unidades a acessar o catalogo de materiais no site oficial de compras do Estado da Bahia 5 para especificação dos pedidos e a observar as informações que devem constar nos pedidos, conforme modelo de solicitação compras (anexo I). Esta Instrução entra em vigor na data de sua publicação, ficando revogadas as disposições em contrário. Feira de Santana (BA), 20 de fevereiro de Profº Dr. Rossine Cerqueira da Cruz Pró-Reitor de Administração e Finanças 4 Solicitações cuja ausência de atendimento imediato possa resultar na interrupção das atividades. 5 Outras informações: consultem a GERAD no ramal 8034 ou a Subgerência de Materiais no ramal 8152.

6 ANEXO I Origem: colocar a unidade ou departamento nº / Data: / / Destino: Pró-Reitoria de Administração e Finanças Justificativa do Pedido: Expor as razões da solicitação. Em caso de solicitação materiais ou serviços para eventos informar local e data o material deverá ser entregue ou o serviço deverá ser prestado. Nº Item (1) CODIGO COMPRASNET - Consultar catálogo de compras do estado através do endereço: para ver se já existe compra efetuada do item desejado. (2) NOME BASE DO ITEM NOME PADRÃO. Exemplo ilustrativo abaixo: MARRETA (5) QUA NT (3) DESCRIÇÃO DO ITEM (4) UM Fazer descrição do item atentando para as características e especificações, como: tipo de material, capacidade, modelo, dimensões, freqüência, voltagem, potência. Etc. Se o item for Unidad muito específico e de natureza complexa sugerimos anexar e de uma descrição com base num modelo conhecido, extraído da Medida internet ou tirado de um catálogo. OBS: É vedada a escolha de marca. MARRETA, em aço carbono forjado, com cabo, de 3 kg. Embalagem com dados de identificação do produto e marca do fabricante. UND 1 (6) UNIDADE/SETOR Unidade e local de alocação do item. Depto de Tecnologia Labotec I (7) CONTATO e tel e nome do contato responsável pelo acompanhament o da solicitação. xxxx@uefs.br Assinatura e carimbo do Chefe da Unidade. Indicar a fonte de recurso para pagamento no caso de recursos próprios ou de convênios: Colocar e telefone do responsável pela solicitação para esclarecimento de possíveis dúvidas. Em caso de dúvidas consulte a Subgerência de Materiais nos ramais 8152.