EDITAIS PROEX ORIENTAÇÕES PARA USO DOS RECURSOS. Departamento de Administração, Finanças e Contratos Pró-Reitoria de Extensão

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1 EDITAIS PROEX ORIENTAÇÕES PARA USO DOS RECURSOS

2 Prezados(as) Coordenadores(as) de Atividades de Extensão Desenvolvemos este material com o intuito de apoiá-los com a execução dos recursos dos Editais ProEx. EDITAIS PROEX Independentemente destas orientações, relembramos que a execução dos recursos deve respeitar as disposições dos Editais ProEx, razão pela qual o mesmo deve ser sempre consultado no link Em caso de duvidas, estamos disponíveis nos seguintes canais: Edital de Eventos: ramal 8116 / caev@ufscar.br Demais Editais: ramal 6547 / deafcproex@ufscar.br

3 ANTES DE COMEÇAR! Solicitamos aos(às) coordenadores(as) de projetos e programas que sempre enviem os documentos para a PROEX com o devido registro no Sistema Trâmite (link). Orientações Gerais Regras de Ouro! Desde 2016, não é mais possível a contratação direta de serviços e produtos. Os(as) coordenadores(as) devem elaborar requisição de compras e entregá-la na ProEx. Notas Fiscais! Após receber o produto/serviço solicitado, o(a) coordenador(a) da atividade de extensão deve informar seu nome completo e o número da atividade de extensão no verso da Nota Fiscal e entregá-la na ProEx. Todos os documentos (solicitações de compra, solicitações de numerário, recibo de pessoa física, etc.) devem ser encaminhados em duas vias assinadas pelo(a) coordenador(a) da atividade de extensão e enviados para a. Qualquer mudança na execução orçamentária da atividade deve ser solicitada previamente através do Link Alterações no Sistema Proexweb, a qual será analisada pelos(as) Coordenadores de Área da ProEx. Os telefones de contato da PROEX para dúvidas são: (edital de eventos) e (demais editais).

4 ANTES DE COMEÇAR! Fundamental! Atente aos prazos definidos no edital: Orientações Gerais Até 04 de outubro de 2018 Prazo para que o(a) coordenador(a) de atividade de extensão apresente à Proex o Formulário de Solicitação de Compras / Termo de Referência para a aquisição de material de consumo, contratação de pessoa jurídica e compra de passagem aérea. As Solicitações devem ser enviadas com antecedência, pois a FAI.UFSCar demanda o mínimo de 15 dias para processar as compras. Até 14 de novembro de 2018 Prazo para que o(a) coordenador(a) de atividade de extensão apresente à Proex o Formulário de Solicitação de Numerário de ressarcimento de despesas de passagens rodoviárias e de refeição para palestrantes, bem como o Recibo de Prestação de Serviços para pagamento de pessoa física (pró-labore). Apenas nos casos em que o cronograma da atividade previu despesas com os itens acima (passagens rodoviárias, refeição e pró-labore) após o prazo de 14 de novembro, será possível enviar os Formulários e Recibos após essa data. Excepcionalmente nesses casos, o(a) coordenador(a) terá até 5 (cinco) dias úteis para enviá-los à ProEx, contados após a realização da despesa. Observações: Os formulários devem ser enviados à ProEx observando o cronograma proposto pelo(a) coordenador(a) na atividade de extensão.

5 EDITAIS PROEX EDITAIS PROEX POSSIBILIDADES DE APOIO Edital Bolsas Recursos Financeiros Atividades de Extensão Artístico-Culturais Eventos Acadêmicos ACIEPES 2º Semestre Apesar dos editais cobrirem despesas financeiras e/ou com bolsas, é necessário verificar primeiramente se a atividade foi contemplada com recursos.

6 SELECIONE O ITEM PARA TER ACESSO ÀS ORIENTAÇÕES BÁSICAS Bolsas EDITAIS PROEX Reserva de Veículo ITENS Material de Consumo e Pessoa Jurídica Passagens Aéreas e de Ônibus Pró-Labore (Pessoa Física)

7 As orientações para a seleção e o pagamento de bolsistas de extensão estão disponíveis para consulta pelo(a) Coordenador da Atividade no Site da ProEx, no link: Bolsas de Extensão No Campo Formulários, clicar em Orientações para a Seleção e o Pagamento de Bolsistas de Extensão.

8 Parte 2 Aquisição de Material de Consumo & Contratação de Serviços de Pessoa Jurídica A aquisição de materiais de consumo e a contratação de serviços de pessoa jurídica é realizada pela FAI. Para tanto, o(a) coordenador(a) deve preencher o Formulário Solicitação de Compras Editais ProEx, disponível no link e enviá-lo para a PROEX. Responsabilidades do(a) Coordenador(a) Preencher a Solicitação de Compra de Material / Prestação de Serviços e enviá-lo para a PROEX. Informar o local de entrega e indicar um contato da equipe da atividade para assessorar o processo (pode ser o(a) próprio(a) coordenador(a)). Conferir os materiais/serviços e receber a Nota Fiscal. Atenção! Após receber os materiais/serviços, é necessário assinar e informar o número do processo da atividade no verso da Nota Fiscal e enviá-la para a PROEX.

9 Aquisição de Material de Consumo & Contratação de Serviços de Pessoa Jurídica Fundamental! O formulário deve ser acompanhado de ao menos um orçamento. As Solicitações de Compra devem ser enviadas à ProEx com antecedência, pois a FAI.UFSCar demanda o mínimo de 15 dias para processar as compras. As Solicitações de Compras de Serviços e de Materiais devem ser apresentadas pelo(a) Coordenador(a) de forma separada. Para que o material/serviço seja efetivamente aquele desejado para a execução do projeto ou programa, recomenda-se ao(à) Coordenador(a) atenção especial para o preenchimento dos campos objeto e especificações.

10 Pró-Labore para Palestrantes Externos O pagamento de pró-labore é cabível apenas no âmbito do Edital de Eventos Acadêmicos, para pagamento de despesas com a vinda de palestrantes externos à UFSCar. Recomendamos que todas as despesas de custeio para palestrantes externos sejam viabilizadas mediante pró-labore. Para tanto, o(a) Coordenador(a) deve preencher e assinar o Recibo de Prestação de Serviços Editais ProEx disponível neste link e enviá-lo para a ProEx. Caso queira, o(a) coordenador(a) pode enviar para caev@ufscar.br, solicitando apoio da PROEX para o cálculo dos valores.

11 A compra de passagens aéreas é realizada pela FAI. Para tanto, o(a) coordenador(a) deve preencher e assinar o Formulário de Solicitação de Compras / Termo de Referência Editais ProEx, disponível neste link e enviá-lo para a ProEx. Passagens Aéreas Considerando que a compra de passagens aéreas respeita as mesmas regras para a Compra de Produtos e Serviços, recomendamos que também sejam visualizadas as informações disponíveis neste link. No campo especificações do Formulário, o(a) coordenador(a) deve informar os seguintes dados: Nome do passageiro Data e horário do voo Número do voo e companhia aérea. Trecho Atenção! Informar estes dados para os voos de ida e de retorno, bem como para todos os trechos da viagem.

12 Passagens de Ônibus Importante! As passagens de ônibus não são compradas diretamente pela FAI. É realizado apenas o ressarcimento de passagens de ônibus compradas no âmbito do projeto. Dessa forma, o passageiro deve sempre se lembrar de guardar a passagem de ônibus, caso contrário não poderá ser ressarcido. Juntamente com a passagem de ônibus, deve ser preenchido e entregue na PROEX o Formulário de Solicitação de Numerário Editais ProEx, disponível neste link. Não se esqueça de enviar junto com o Formulário a passagem de ônibus original.

13 Refeição para Palestrantes Excepcionalmente, poderá ser realizado o ressarcimento de despesas de refeição para palestrantes externos. De toda forma, sugere-se que a cobertura destas despesas seja realizada mediante pagamento de pró-labore ao palestrante. Nesse caso, a cobertura da despesas de refeição ao palestrante deverá ser realizada pelo coordenador da atividade de extensão, tendo em vista que o ressarcimento será realizado somente em nome da própria coordenação. Para tanto, deve-se guardar o comprovante de pagamento da refeição, caso contrário não poderá ser realizado o ressarcimento. Na Nota Fiscal deverá constar o CNPJ da FAI, sem qualquer identificação do(a) palestrante ou coordenação da atividade. Para o ressarcimento, o(a) Coordenador(a) deve preencher e entregar na PROEX o Formulário de Solicitação de Numerário Editais ProEx, disponível neste link. Não se esqueça de enviar junto com o Formulário a Nota Fiscal original.

14 Para realizar a reserva de veículo, o(a) Coordenador(a) da atividade deverá enviar um para deafcproex@ufscar.br ou caev@ufscar.br (para eventos), informando os seguintes dados: Reserva de Veículo Número do Processo da Atividade de Extensão; Data da viagem; Tipo de solicitação (ou seja, se o pedido é para levar ou buscar o passageiro); Destino da viagem; Nome do passageiro; Local de embarque e desembarque; Horário de embarque; Telefone de contato do passageiro.

15 Dados da Fundação FAI.UFSCar: Dados da Fundação FAI.UFSCar Razão Social: Fundação de Apoio Institucional ao Desenvolvimento Científico e Tecnológico FAI UFSCar CNPJ: / Inscrição Estadual: Endereço: Rodovia Washington Luís, km 235 São Carlos / SP