Elaboração de Apresentações

Transcrição

1 Elaboração de Apresentações Luis M. Correia 1

2 Comunicar para uma Audiência É normal na actividade de Engenharia que se tenha que partilhar conhecimento com colegas, clientes, gestores, equipas sob a nossa liderança, etc. Fazer uma apresentação perante uma audiência é portanto uma componente essencial da actividade de Engenharia. 2 Muitos dos princípios de elaboração de documentos são aplicáveis às apresentações. [Fonte: niririchmond, 2011]

3 Componentes de uma Apresentação 3 Uma apresentação deve basear-se em: Ligação estabelecer ligação com a audiência, em que o esforço para o efeito não pode estar do lado da audiência. Fluxo a informação deve ser apresentada sem dificuldade, de modo gradual, sem desconforto para a audiência. Reforço o suporte e o ambiente para a comunicação deve ser bom, convencendo a audiência. [Fonte: saschina, 2011]

4 A Dificuldade da Escolha 4 A escolha da informação para a apresentação é uma dos factores essenciais para o seu sucesso. D i f i c u l d a d e Recursos

5 Estabelecer a Ligação É necessário criar o interesse da audiência na apresentação. Esse esforço tem que ser feito pelo apresentador. [Fonte: csulbcompstudio, 2011] 5

6 Preparando a Audiência (1) Há que perceber a audiência: Quem são? O que desejamos que façam? O que desejamos que percebam? Quais são os seus interesses? Quais são as suas necessidades? [Fonte: fi-bled, 2009] 6

7 Preparando a Audiência (2) 7 Questões Que se deseja comunicar? Que se deseja que aconteça no imediato? Que se deseja que aconteça no futuro? Quais os objectivos realistas? O nosso objectivo Acções Mensagem principal. Acções para a audiência. Tópicos a recordar. Cópia da apresentação para levar.

8 Preparando a Audiência (3) As necessidades da audiência Questões Acções Quem são? Lista de pessoas. O que querem saber? Lista de perguntas potenciais. O que não aceitam? Lista de objecções. O que desejam? Lista de necessidades. O que não é familiar? Lista de conceitos a explicar. O que sabem? Lista de exemplos para comparação. 8

9 Fluxo 9 As etapas na estruturação da apresentação devem ser: estabelecer o problema, estabelecer os objectivos, descrever a abordagem, apresentar os resultados. [Fonte: Hirsch, 2003]

10 Estrutura Geral 10 A estrutura geral é: Introdução: Estabelecer relação Chamar a atenção Apresentar a mensagem Dar o plano da apresentação Corpo Escolher 3 a 5 tópicos Dar evidência e exemplos da cada tópico Conclusões Reforçar a mensagem Acção ou conclusão. [Fonte: bibliocad, 2011]

11 A Atenção da Audiência Em geral, a atenção da audiência é: 11 [Fonte: Reimold, 2003]

12 Sumário O Sumário deve identificar os pontos principais da apresentação. O Sumário é a primeira oportunidade para chamar a atenção para a mensagem. 12 Há que aproveitar o início da apresentação, em que a audiência está a prestar mais atenção. [Fonte: webseoanalytics, 2011]

13 Passar a Mensagem A mensagem principal tem que ser passada no início. 13 [Fonte: Reimold, 2003]

14 Manter a Atenção (1) Deve tentar manter-se a atenção durante a apresentação. 14 [Fonte: Reimold, 2003]

15 Manter a Atenção (2) Para se manter a atenção durante a apresentação, pode-se: ilustrar com um exemplo; contar uma piada; citar alguém conhecido; estabelecer uma analogia; colocar uma questão; [Fonte: richardtmothy, 2003] introduzir um elemento visual; introduzir uma demonstração. 15

16 A introdução de elementos gráficos pode contribuir para aumentar o interesse e aliviar a carga do processo de compreensão. Elementos Gráficos 16

17 As cores do texto, o contraste, e os outros elementos devem ser escolhidas de modo a possibilitar uma compreensão fácil, ser sóbrios, e sem grande variedade. Cores e Contrastes [Fonte: goa, 2011] 17

18 Conclusões As Conclusões devem reforçar os pontos principais da apresentação. As Conclusões são a última oportunidade para chamar a atenção para a mensagem. 18 Há que aproveitar o fim da apresentação, pois a audiência tende a lembrar-se das últimas coisas. [Fonte: saladeprensa, 2011]

19 Preparando a Apresentação Deve fazer-se notas do que se pretende dizer, para cada página. Não se deve ler nem o texto da apresentação nem as notas, mas antes ter um discurso fluido. 19 A apresentação deve ser ensaiada antes do momento efectivo de a fazer perante a audiência. [Fonte: kenholings, 2011]

20 Preparando o Local A preparação do local para a apresentação é uma componente essencial. 20 Deve chegar-se com a devida antecedência, e: analisar a disposição do local, testar os equipamentos, ter soluções de recurso. [Fonte: cgcc, 2011]

21 Durante a Apresentação Deve falar-se alto, de modo claro, expressivo, com pausas, e variando o tom. Há que olhar para as pessoas, de modo amigável, não prolongadamente, alternando o contacto. 21 Abordar a audiência de frente, ao lado do ecrã, com algum movimento. [Fonte: fotolia, 2011]

22 Depois da Apresentação Depois da apresentação, há que estar para responder a perguntas. Deve estar-se preparado para mostrar resultados adicionais. Dar respostas sucintas. 22 Pormenores devem ser tratados no intervalo com as pessoas efectivamente interessadas. [Fonte: superstock, 2011]

23 Contributos para uma Boa Apresentação Luis M. Correia Instituto de Telecomunicações / Instituto Superior Técnico Universidade Técnica de Lisboa, Portugal 23

24 Sumário Princípios básicos. Estrutura. Tamanhos e contrastes. Estilo. Exemplos. Conclusões. 24

25 Princípios Básicos (1) A apresentação de um trabalho destina-se a mostrar os seus aspectos principais e não todo este. Deve procurar-se escolher para a apresentação os resultados mais importantes. A apresentação deve ser estruturada da mesma maneira que o trabalho. O número de páginas deve ser tal que corresponda a 1 página por minuto disponível. 25

26 Princípios Básicos (2) Deve entregar-se uma cópia em papel da apresentação à audiência no início desta, nomeadamente no formato de 3 páginas de apresentação por página A4, com linhas de comentário ao lado. 26

27 Estrutura A estrutura deve ser a seguinte: Capa Sumário Introdução/Motivação/Objectivos Desenvolvimento Conclusões 27

28 Capa A capa deve conter (em geral): título do trabalho; nomes dos autores; instituições a que pertencem ao autores. 28

29 Desenvolvimento (1) O desenvolvimento deve conter (em geral): explicação dos modelos/algoritmos; descrição da implementação dos modelos/ algoritmos; aferição dos modelos/algoritmos; análise de resultados; identificação dos principais resultados. 29

30 Desenvolvimento (2) Antes de se fazer a apresentação, deve-se estruturála, identificando os vários tópicos a serem abordados, e o conteúdo genérico de cada página. 30

31 Tamanhos e Contrates Cada página deve conter poucas frases e curtas. Os cabeçalhos devem ser feitos em tamanho de Times New Roman 44 pt (ou equivalente). O texto deve ser feito em tamanho de Times New Roman 32 pt (ou equivalente), ou pouco menor. A cor do texto deve possuir um bom contraste com o fundo, de maneira a facilitar a leitura. O texto de equações, tabelas e figuras deve ter um tamanho similar ao das outras páginas. 31

32 Estilo (1) O estilo da apresentação deve ser coerente e uniforme. Deve escrever-se frases completas, com ideias bem definidas. Deve evitar-se usar siglas com significado pouco conhecido. Em geral, não se apresenta as referências do trabalho. Não apresentar equações muito complexas, de difícil descrição. 32

33 Estilo (2) Cada página deve ter um título específico do seu conteúdo. Não repetir os títulos das páginas. Caso isso seja necessário, incluir uma numeração a seguir ao título, para os diferenciar. Incluir referência à fonte quando se usa figuras de outros autores. Esta apresentação deve ser usada como formato genérico, não devendo ser alterados tamanhos, dimensões, etc. 33

34 Um Mau Exemplo de Texto (1) Data transmission is mostly done in indoor environments. Outdoor to indoor penetration has a major influence in the data rate available to the user. A model for performance evaluation of UMTS is required in order to accurately predict this extra attenuation. A good model would provide an interesting tool for radio network designers. The goal is to study the influence of an indoor environment in the UMTS/HSPA+ data transmission rate, according to different aspects such as: building characterisation; floor characterisation; urban path loss scenario; building coverage. 34

35 Um Mau Exemplo de Texto (2) Data transmission is mostly done in indoor environments. Outdoor to indoor penetration has a major influence in the data rate available to the user. A model for performance evaluation of UMTS is required in order to accurately predict this extra attenuation. A good model would provide an interesting tool for radio network designers. 35

36 36 Um Bom Exemplo de Equações The problem can be expressed by a Markov chain: where p(n) is the probability of the system being in state n and = U n k B n k k k b n p n p n P k ) ( ) ( ) ( λ λ k k k k k n n β α λ + = ) (

37 37 Um Mau Exemplo de Equações The loss can be calculated via one of the following equations ( ) ( ) ( )!, I! = = = = = p p p p p N n n n n n n p p n n n p N N N N n n N p p p p p p e C Q β α σ ( ) Φ Φ + Δ = π λ π b h b d b Q base [ ] = = 0 1, 2! 1 q q N q c I j g q N Q π , < < + = p p p p g g g g Q

38 Um Bom Exemplo de Tabelas 38 System Launch Country NAMTS 1978 J NMT 1981 N, S, SF AMPS 1983 USA C 1985 D TACS 1985 UK R F RMTS 1985 I GSM 1991 EU PDC 1995 J cdmaone 1996 USA UMTS 2002 EU, J

39 Um Mau Exemplo de Tabelas Application Abbreviation Average Data rate [kb/s] Burstiness duration [min] UP DOWN UP DOWN HD Video-telephony HVT ISDN-Videoconference IVC Mobile Video Surveillance MVS HDTV Outside Broadcast HOB Wireless LAN Interconnect. WLI Data File Transfer (FTP) FTP Professional Images PIM Desktop Multimedia DMM Mobile Emergency Serv. MES Mobile Repair Assistance MRA Mobile Tele-working MTW Freight & Fleet Managemt. FFM Electronic Mailbox Service EMB 1 for Multimedia E-commerce ECO Multimedia Library MML Tourist Information TIN Remote Procedure Call RPC Urban Guidance UGD Assistance in Travel ATR TV Programme Distribut. TVD E-newspaper E-NP

40 Um Bom Exemplo de Figura (1) 40

41 Um Bom Exemplo de Figura (2) 2x/3-6mo 1M 10 k 1000x 100 2x/18mo Courtesy Greg Papadopoulos, Sun Microsystems

42 Um Mau Exemplo de Figura A comparação entre o modelo teórico e os resultados experimentais não é má, observando-se um erro relativamente baixo, excepto em casos pontuais Pr [ dbm] (theo.) (exp.) d_via [m]

43 Conclusões Esta apresentação descreve alguns princípios básicos para se fazer uma boa apresentação de um trabalho. A estrutura deve ser semelhante à do trabalho. As letras devem ser grandes de modo a se poder ler o texto, gráficos, tabelas, etc. As frases devem ser curtas, completas e com ideias bem definidas. Deve fazer-se 1 página por minuto. 43

44 Bibliografia Cheryl Reimold and Peter Reimold, The Short Road to Great Presentations, IEEE/JohnWiley, New York, NY, USA, Herbert Hirsch, Essential Communication Strategies: For Scientists, Engineers, and Technology Professionals, IEEE / John Wiley, New York, NY, USA,