PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

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1 MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO COORDENADORIA DE PLANEJAMENTO E AVALIAÇÃO PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL, INDICADORES E GERENCIAMENTO DE PLANOS DE AÇÃO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO 13 de outubro de Adm.Juarez Ventura

2 I N T E R A Ç Ã O Estrutura Ambiente Tarefas IFES Tecnologia Pessoas I N T E R D E P E N D Ê N C I A 2

3 O ambiente de uma Instituição pode ser visualizado como: IFES ADAPTAÇÃO 3

4 Pressões que atuam sobre a Instituição Aumento da Concorrência Mundial Aumento das Regulamentações Governamentais Maior Diversidade da Força de Trabalho Mudanças das Normas Culturais Aumento das Pressões Empresariais, Governamentais Limitação de Recursos Aumento da Incerteza Ambiental 4

5 - Pode dizer-me que caminho devo tomar? - Isto depende do lugar para onde você quer ir. (Respondeu com muito propósito o gato) - Não tenho destino certo. - Neste caso qualquer caminho serve. ( Alice no País da Maravilhas - Lewis Carrol) 5

6 Planejamento Estratégico? Pensar antes de agir 6

7 O Planejamento Estratégico é um processo que consiste no estabelecimento da Visão de Futuro, Missão, na análise sistemática das oportunidades e ameaças do ambiente externo e dos pontos fortes e fracos da Instituição, com o intuito de estabelecer objetivos e ações que contribuam para a realização da respectiva Visão de Futuro. 7

8 PRINCÍPIOS ESPECÍFICOS: Participativo Coordenado Integrado Permanente 8

9 POR QUE USAR PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO? Preparar a Organização para adaptá-la aos novos contextos ambientais. Repensar o que está sendo feito. Definir novas Políticas para o futuro. Traçar novos programas ou eliminar linhas de ação superadas. 9

10 ASPECTOS IMPORTANTES: Envolve todos os membros das relações no processo decisório; Cria oportunidades para as pessoas das relações expressem seu contentamento, ansiedades e descontentamentos; Gera condições para melhorar o ambiente de convívio; Promove a integração entre as pessoas do relacionamento; Aumenta o nível de satisfação das pessoas; 10

11 ASPECTOS IMPORTANTES: Resulta em um documento que vai nortear as atividades da Instituição a curto, médio e longo prazos; Valoriza as pessoas; Melhora a qualidade dos serviços que desenvolvemos; e Situa as pessoas e a Instituição no contexto atual, preparando-as para futuras mudanças sociais. 11

12 PREPARAÇÃO PARA O PLANEJAMENTO Decisão de planejar: COMPROMISSO Equipe de planejamento: COMPROMETIMENTO PARTICIPAÇÃO Modelo de planejamento: ADEQUAÇÃO Comunicação: INFORMAR E ENVOLVER 12

13 PROCESSO VISAO DE FUTURO ANÁLISE 3. LINHAS AMBIENTAL ESTRATÉGICAS MISSÃO VALORES 4. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Indicadores/Metas (Resultado e Acompanhamento) Estratégias 5. PLANO DE AÇÃO 6. AVALIAÇÃO 13

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15 GRUPOS DE RELAÇÃO (STAKEHOLDERS) 1. CLIENTES 4. CONCORRENTES 6. MERCADO CONSUMIDOR 2. COLABORADORES IFES 7. ORGÃOS FINANCIADORES 3. PARCEIROS 5. GOVERNO 8. SOCIEDADE 15

16 VISÃO DE FUTURO A IFES sabe onde quer chegar? 16

17 VISÃO DE FUTURO CONCEITO A VISÃO é um quadro inspirador de um futuro preferido. A visão tem a intenção de propiciar o direcionamento dos rumos da Instituição - estado que a organização deseja atingir no futuro. Uma VISÃO representa propósitos globais e serve de base para o planejamento estratégico. 17

18 VISÃO DA UFSM Ser reconhecida como uma instituição de excelência na construção e difusão do conhecimento, comprometida com o desenvolvimento da sociedade, de modo inovador e sustentável. 18

19 MISSÃO CONCEITO A MISSÃO define a razão de ser da Instituição e a justificativa social de sua existência; Deve refletir as motivações das pessoas para executar suas atividades; A MISSÃO deve prevalecer por longos anos, não deve ser confundida com metas específicas ou estratégias, que mudarão muitas vezes ao longo desses anos; e Ela responde a questão por que a organização realiza ou pretende realizar aquele negócio? 19

20 MISSÃO O que faz a IFES? Como ela faz? Para quem ela faz? Onde ela faz? Com qual responsabilidade social? 20

21 MISSÃO DICAS Deve ser a carteira de identidade da IFES; Deve explicitar a área(s) de atuação) da Instituição; Deve ser concisa e objetiva; Depois de ser explicitada deve ser detalhada; Não basta explicitar, é preciso divulgar. 21

22 MISSÃO DA UFSM Construir e difundir conhecimento, comprometida com a formação de pessoas capazes de inovar e contribuir com o desenvolvimento da sociedade, de modo sustentável. 22

23 PRINCÍPIOS/VALORES São os preceitos essenciais e permanentes de uma pessoa ou instituição. São formados por um conjunto de princípios que orientam as atividades da Instituição. Os valores devem resistir ao teste do tempo. 23

24 VALORES DA UFSM Comprometer-se com a educação e o conhecimento, pautada nos seguintes valores: Liberdade, Democracia; Ética, Justiça; Respeito à identidade e à diversidade; Compromisso social; Inovação; e Responsabilidade. 24

25 ANÁLISE AMBIENTAL Ambiente Externo Fatores Econômicos, Tecnológicos, Políticos, Sociais, Ecológicos, Demográficos, Culturais, Legais. Ambiente Interno - Pessoas - Aspectos Organizacionais - Imagem da Organização - Produtos e Serviços - Recursos Tecnológicos - Recursos Financeiros - Recursos Materiais - Comunidade - Usuários - Clientes - Fornecedores - Instituições Congêneres - Relações Internacionais - Disponibilidade de mão-de-obra - Outras Entidades 25

26 O RELACIONAMENTO DA INSTITUIÇÃO COM O SEU AMBIENTE AMBIENTE: Econômico Legal Tecnológico Sócio-cultural Político Governamental... MERCADO: Consumidores Intermediários Concorrentes Fornecedores... Ambiente Externo INSTITUIÇÃO: (funções) Produção Finanças Comercial Gente Marketing Direção Donos ou acionistas Ambiente Interno 26

27 ANÁLISE DO AMBIENTE EXTERNO OPORTUNIDADES São situações ou eventos externos à instituição que, se bem aproveitados, podem facilitar o cumprimento da sua VISÃO DE FUTURO. AMEAÇAS São situações ou eventos externos à instituição que podem dificultar o cumprimento da sua VISÃO DE FUTURO

28 Uma OPORTUNIDADE pode ser: Um novo mercado, uma nova forma de distribuição, como através da internet ou um novo nicho no seu atual mercado; Mudanças de perfil do consumidor, riscos comuns ou alianças estratégicas; Mover-se nos segmentos de mercado novo que oferecem melhores lucros; Um mercado internacional novo; e Um mercado a ser explorado por um concorrente ineficaz. Uma AMEAÇA pode ser: Um concorrente novo em seu mercado principal; Guerras de preço com os concorrentes; Um concorrente tem um produto ou um serviço novo ou inovador; Os concorrentes têm o acesso superior às cadeias de distribuição; e Taxação em seu produto ou serviço. 28

29 OPORTUNIDADES DA UFSM Ampliação de parcerias e linhas de financiamento público/privado nas diferentes áreas de atuação da UFSM; Parques tecnológicos (Santa Maria e região); Valorização do empreendedorismo e da inovação; Valorização do desenvolvimento sustentável e utilização sustentável da biodiversidade regional; Valorização do planejamento urbano e rural sustentável; Políticas de expansão do ensino; Internacionalização das relações acadêmicas da UFSM; Possibilidade de mobilidade acadêmica, territorialidade; 29

30 OPORTUNIDADES DA UFSM Expansão nas políticas de assistência estudantil (permanência); Tecnologia de Informação e Comunicação (TICs); Educação a distância; Fomento das ações de pesquisa e extensão; Dinamização das redes existentes e criação de novas; Possibilidade de fomento das ações inovadoras e das áreas tecnológicas; Formação continuada; e Cientifização e regulamento dos processos produtivos. 30

31 AMEAÇAS DA UFSM Diminuição ou descontinuidade de recursos do REUNI; Instabilidade nas políticas públicas de fomento ao ensino superior e insuficiência de recursos; Rapidez das transformações tecnológicas e do ambiente de aprendizagem; Custo do avanço tecnológico; Falta de cultura empreendedora/acomodação; Fechamento de cursos por falta de procura; Afastamento das decisões políticas e administrativas; e Carência de oportunidades de absorção de egressos na região. 31

32 ANÁLISE DO AMBIENTE INTERNO PONTOS FORTES São condições internas à instituição que contribuem para o cumprimento da sua VISÃO e facilitam a consecução dos objetivos. PONTOS FRACOS São condições internas à instituição, que reduzem a probabilidade de cumprimento da sua VISÃO, dificultam a consecução dos objetivos e que podem ser melhoradas pela Organização

33 Uma FORÇA (Pontos Fortes) pode ser: A estratégia de marketing; Produto ou um serviço novo, inovador; Posição do seu negócio frente aos concorrentes; Processos e procedimentos da qualidade; e Algum outro aspecto de seu negócio que adicione valor ao seu produto ou serviço. Uma FRAQUEZA (Pontos Fracos) pode ser: Pouca habilidade de marketing; Produtos e serviços sem diferenciais (com relação a seus concorrentes); Posição do seu negócio; Bens ou serviços com pouca qualidade; e Reputação ou imagem deteriorada. 33

34 PONTOS FORTES DA UFSM Grande demanda no processo seletivo da UFSM Sistema de ingresso; Qualidade do egresso; Qualidade do ingressante em relação a outras Instituições de Ensino Superior; Competência técnica e gerencial dos servidores; Qualidade na pesquisa, no ensino e na extensão, na graduação e pós-graduação; Política de assistência estudantil; Mobilidade acadêmica; Marca UFSM; 34

35 PONTOS FORTES DA UFSM Possibilidade de novas modalidades de ensino diversificação do ensino; Criação de novos cursos; Ampliação dos espaços físicos; Construção do Centro de Eventos da UFSM; Reconhecimento nacional e internacional no âmbito do MERCOSUL; Qualidade e eficiência administrativa no cenário nacional; Importância social, política e econômica na região; Programa de ações afirmativas; e Núcleo de acessibilidade. 35

36 PONTOS FRACOS DA UFSM Planejamento de qualificação e capacitação de pessoas de acordo com as necessidades da Instituição; Reconhecimento internacional da Instituição; Baixa valorização interna da pesquisa, pós-graduação e extensão; Visão distorcida da prestação de serviço e ações de extensão (regras claras para a prestação de serviços após o diagnóstico das competências institucionais); Poucas oportunidades para qualificação do Técnico-administrativo em Educação; Estrutura administrativa; Segurança patrimonial, pessoal e ambiental deficitária; 36

37 PONTOS FRACOS DA UFSM Descompasso entre a construção do conhecimento na UFSM e a rapidez nas transformações tecnológicas; Falta de interação entre setores; Falta de visibilidade das atividades culturais; Inexistência de estrutura de apoio a eventos; CPD: rede, infraestrutura computacional e serviços; Desconhecimento da gestão de pessoas na expansão da UFSM; Plano de saúde; Processo de comunicação interna e externa; Distância (afastamento) dos centros das decisões político-administrativas; 37

38 PONTOS FRACOS DA UFSM Reposição de equipamentos obsoletos; Distribuição desbalanceada de pessoal administrativo; Urbanização, infraestrutura e manutenção do Campus; Necessidade de avaliação do quantitativo e qualitativo de pessoal; Cursos não consolidados na graduação e pós-graduação; Acessibilidade, deslocamentos internos e segurança no Campus; e Falta de acompanhamento de egressos. 38

39 PROCESSO VISAO DE FUTURO ANÁLISE 3. LINHAS AMBIENTAL ESTRATÉGICAS MISSÃO VALORES 4. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Ações Estratégias Indicadores/Metas (Resultado e Acompanhamento) 5. PLANO DE AÇÃO 6. AVALIAÇÃO 39

40 ÁREAS ESTRATÉGICAS ADMINISTRAÇÃO ASSUNTOS ESTUDANTIS ENSINO MÉDIO, TÉCNICO E TECNOLÓGICO EXTENSÃO GESTÃO DE PESSOAS GRADUAÇÃO INFRAESTRUTURA PLANEJAMENTO PÓS-GRADUAÇÃO E PESQUISA 40

41 EIXOS ESTRATÉGICOS (LINHAS ESTRATÉGICAS) Foco na inovação e na sustentabilidade. Inclusão, acesso e acessibilidade, cooperação e inserção social Qualificação das atividades acadêmicas 41

42 EIXOS ESTRATÉGICOS (LINHAS ESTRATÉGICAS) Valorização das pessoas Expansão acadêmica qualificada da UFSM Otimização da gestão institucional 42

43 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS É a fase do processo de planejamento estratégico necessária para transmitir a Missão e a Visão de Futuro aos níveis da Organização. 43

44 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Aceitáveis Flexíveis Mensuráveis Motivadores Sintonizados (Missão,Diretrizes) Inteligíveis Alcançáveis 44

45 APRENDIZADO ORGANIZACIONAL EXCELÊNCIA ACADÊMICA RELAÇÃO COM A SOCIEDADE INSTITUCIONAL UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA Missão Construir e difundir conhecimento, comprometida com a formação de pessoas capazes de inovar e contribuir com o desenvolvimento da sociedade de modo sustentável. Visão Ser reconhecida como uma instituição de excelência na construção e difusão do conhecimento, comprometida com o desenvolvimento da sociedade de modo inovador e sustentável. Valores Comprometer-se com a educação e o conhecimento, pautado nos seguintes valores: Liberdade Democracia Ética Justiça Respeito à identidade e à diversidade Compromisso social Inovação Responsabilidade Desenvolver ações de ensino, pesquisa, extensão e gestão com foco na inovação e na sustentabilidade Promover a ampliação de ações de inclusão, acesso e acessibilidade, de cooperação e de inserção social AMBIENTE EXTERNO MAPA ESTRATÉGICO Qualificar as atividades acadêmicas Promover a expansão qualificada da UFSM Buscar a valorização das pessoas Otimizar a gestão institucional 45

46 O que é ação estratégica? Ação estratégica representa a operacionalização dos objetivos. É a forma utilizada pela empresa para combinar os recursos e as capacidades internas na criação de proposições de valor sem igual para os usuários. Componentes + ativos tangíveis + capital intelectual = valor para usuário Ingredientes (Insumos) Equipamentos e utensílios (Recursos) Conhecimento do Chef (Pessoas) Prato (Estratégia) 46

47 INDICADORES DE DESEMPENHO São relações que permitem uma avaliação do desempenho global ou parcial da instituição, através da medição de atributos ou de resultados, com o propósito de comparar esta medida com resultados esperados anteriores, ou ainda, com resultados de terceiros. 47

48 INDICADORES DE DESEMPENHO Objetivo Indicador/Meta MELHORAR ATENDIMENTO AO USUÁRIO REDUZIR AS RECLAMAÇÕES DOS USUÁRIOS EM 30%, EM TODOS OS SETORES, NO ANO DE VERBO: INDICA AÇÃO REDUZIR AS RECLAMAÇÕES DOS USUÁRIOS EM 30%, EM TODOS OS SETORES, NO ANO DE ALVO/META/TARGET PERÍODO DE TEMPO 48

49 PLANO DE AÇÃO PLANO DE AÇÃO Indica o rumo para podermos realizar os objetivos estratégicos. É a fase do processo de planejamento estratégico onde se faz o desdobramento dos objetivos: em ações, projetos, responsáveis, prazos, técnicas e custo estimado. 49

50 DADOS GERAIS PLANO DE AÇÃO 1.1 Nome: 1.2 Número do Projeto: 1.3 Resumo: Apresentar o propósito do plano de ação, sua delimitação, finalidade principal, metodologia e resultados a serem alcançados. 1.4 Tipo do Plano de Ação: Indicar a classificação no sistema 1.5 Arquivo do Plano de Ação: Arquivo do Plano de Ação 1.6 Unidade de Supervisão: Unidade responsável pela supervisão 50

51 DADOS GERAIS PLANO DE AÇÃO 1.7 Unidade de Origem: Unidade propositora 1.8 Unidade Executora: Unidade responsável pela execução que poderá ser a mesma de origem. Unidade do Coordenador do Plano de Ação. 1.9 Coordenador: Responsável pela elaboração, execução e acompanhamento do Coordenador: 1.11 Demais unidades envolvidas: (Unidades envolvidas no projeto) 51

52 PLANO DE AÇÃO 2. CLASSIFICAÇÃO ESTRATÉGICA 2.1 Classificações Estratégicas: Linha Estratégica: (linha estratégica no Plano de Gestão) Área Estratégica: (área estratégica no Plano de Gestão) Descrição da Ação: 52

53 PLANO DE AÇÃO 3. METAS 3.1 Metas do Projeto: Objetivo quantificável a ser atingido com o projeto Descrição da Meta: Indicador da Meta: (parâmetro qualificado e/ou quantificado que permite verificar em que medida o objetivo de um projeto foi alcançado, dentro de um prazo de tempo e em uma localidade específica) 53

54 PLANO DE AÇÃO 4. FASES Descrição da fase Início previsto Fim previsto Gestor da fase 5. EQUIPE 5.1 Participantes 54

55 PLANO DE AÇÃO 6. ARQUIVOS RELACIONADOS Inserir todos os demais documentos do projeto, tais como: projeto detalhado, atas, legislações, manuais, relatórios, documentos gerados nas diferentes fases do projeto, mapas, plantas e demais documentos complementares do projeto. 55

56 AVALIAÇÃO COMO FAZER? ETAPAS DO PROCESSO PLANO DE AÇÃO 56

57 Plano de melhoria Sistema de avaliação 57

58 PLANO DE GESTÃO: situação almejada o deve ser conteúdo da proposta TRIÂNGULO DE GOVERNO CAPACIDADE DE GOVERNO: Pessoas Recursos: tecnológicos, cognitivos, materiais, financeiros. GOVERNABILIDADE: Grau de controle sobre circunstâncias externas. 58

59 Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, não há sucesso no que não se gerencia. William Deming 59

60 Todas as flores do futuro estão nas sementes de hoje. Provérbio Chinês 60

61 A pior coisa que pode acontecer na vida de uma pessoa não é quando seu projeto não dar certo, seu plano de ação não funcionar ou quando a viagem termina no lugar errado. O pior é não começar. Esse é o maior naufrágio. Amyr Klink - Mar Sem Fim 61