CARTILHA DE INSTRUÇÕES

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1 CARTILHA DE INSTRUÇÕES NÚCLEO DE EXECUÇÃO E CONTROLE ORÇAMENTÁRIO (NUECO) DO CEFD/UFSM 1ª versão

2 CARTILHA DE INSTRUÇÕES NÚCLEO DE EXECUÇÃO E CONTROLE ORÇAMENTÁRIO (NUECO) DO CEFD/UFSM A presente cartilha surgiu da necessidade verificada por este Núcleo de padronizar procedimentos relativos às solicitações que demandem recursos financeiros quando do encaminhamento à Direção do Centro pelos servidores, sob a justificativa de termos vários modelos/formas de documentos de solicitações para a mesma finalidade, ocasionado, às vezes, interpretação dúbia, face à clareza apresentada e/ou a falta de dados essenciais ao bom andamento do trabalho. Com esta medida buscamos dar maior agilidade na realização dos processos vinculados ao setor, criando uma rotina balizadora das atividades, capaz de uniformizar as solicitações recebidas. Solicitamos que a partir do momento de divulgação desta, todas as solicitações que demandem recursos financeiros sejam elaboradas conforme modelos estabelecidos aqui, para a melhoria dos processos em utilização. DIÁRIAS Os pedidos de diárias, quer sejam para capacitação e/ou outra atividade, devem ser solicitados no NUECO através do Formulário nº 01, com antecedência mínima de 15 dias do evento, havendo assim, tempo hábil para aquisição de passagens e inclusão no SCDP (Sistema de Concessão de Diárias e Passagens) quando for o caso, conforme instruções pertinentes. Cabe ressaltar, que segundo o Memorando Circular 02/2016 junto ao formulário de solicitação, já deve vir anexado ou nele próprio (atrás) o parecer do chefe imediato, justificando o pedido. PRESTAÇÃO DE CONTAS Observar os prazos de 05 e 30 dias para prestação de contas para viagens nacionais e internacionais, respectivamente. Os documentos abaixo relacionados devem ser entregues no NUECO: Original ou segunda via dos canhotos dos cartões de embarque ou recibo do passageiro obtido quando da realização do check in via internet, ou declaração fornecida pela empresa de transporte (Portaria 505/2009). (Quando receber passagens áreas pelo CEFD)*; Comprovantes de despesas com hospedagem/alimentação (pelo menos 1, se possível); Relatório circunstanciado das atividades exercidas no evento (Formulário nº 07)*.

3 Comprovante de participação no evento (ata de reunião, certificado, atestado, etc.)* * Obrigatórios DIÁRIA EM PERÍODO DE FÉRIAS Não há como justificar no sistema SCDP a diária ocorrida em período de férias. Aqueles que, por necessidade da instituição, necessitarem de passagens e diárias, devem solicitar junto à PROGEP a suspensão de suas férias no período do deslocamento. AFASTAMENTO Observamos que o servidor deve ficar atento quanto a emissão da portaria de afastamento (no sistema online) que tão logo emitida, deve ser entregue ao setor competente para inclusão dos dados no sistema SCDP. Para viagens internacionais o prazo é de 30 dias, vez que o afastamento depende de autorização ministerial com portaria publicada no Diário Oficial da União. OBSERVAÇÃO IMPORTANTE: O sistema de afastamento online não se comunica com o NUECO, logo os pedidos de diárias, passagens e taxas de inscrição devem ser feitos em ambos os locais. PASSAGEM RODOVIÁRIA Quando houver necessidade de passagens rodoviárias, preencher o Formulário nº 01 para anuência/liberação das requisições. Para a prestação de contas, neste caso, basta a apresentação do(s) bilhete(s) da passagem (via do passageiro). TRANSPORTE Sempre que qualquer servidor solicitar ao Núcleo de Transporte da UFSM ônibus ou carro oficial, o memorando de solicitação deve ter a assinatura ou o "de acordo" do Diretor do Centro. Caso contrário, quando vier o relatório para pagamento do combustível e os 150% de manutenção, não será pago. Saliento a importância de fazer um levantamento prévio de preços com a empresa Argenta (pois há registro de preço) e com o transporte da UFSM, para verificar qual será menos dispendioso ao CEFD. Se for constatada a necessidade de contratação da empresa Argenta, encaminhar memorando a Direção do CEFD, para análise do pedido e posterior emissão de empenho.

4 TAXA DE INSCRIÇÃO Os interessados devem solicitar, com antecedência mínima de 30 dias, ao NUECO através do Formulário nº 02. Assim, será enviado memorando à PROGEP solicitando. Informamos que está sendo pago apenas uma taxa de inscrição por servidor/ano. Para isso há necessidade de abertura de processo capa verde para o devido crédito à conta do servidor, tal solicitação deve conter todos as informações possíveis sobre o evento tais como folders, ficha de inscrição/valor, entidade organizadora, data e cidade do evento, aceite de trabalho, etc. Importante salientar que quando houver solicitação de diárias e /ou passagens para o mesmo evento, as prestações de contas são distintas, uma para o SCDP (diárias e passagens) - a ser efetuada no NUECO e outra para a PROGEP - esta, deve conter o recibo emitido pela organização do evento, contendo o CNPJ e assinatura (o DCF não aceita recibo de depósito bancário). ALIMENTAÇÃO Há convênios entre restaurantes e a UFSM em dois estabelecimentos, sendo eles: Etnias e Ranggo. Portanto, somente poderá ser solicitada alimentação nestes conveniados. Salientamos que este serviço será apenas para convidados do CEFD, sem a modalidade acompanhante. A requisição pode ser feita através dos Formulário nº 03 e 04. HOSPEDAGEM O convênio de hospedagem da UFSM compreende os hotéis Morotin Centro e Morotin Park. A solicitação deve ser feita através do Formulário nº 05 / 06, com no mínimo 72 horas de antecedência e dependerá da disponibilidade do hotel, ficando a cargo do solicitante o contato prévio para agendamento da reserva. O Hotel Morotin Park dispõem de janta para hóspedes, devendo ser solicitada no ato da requisição quando, se fizer necessário. AQUISIÇÃO DE PERMANENTE ( COM PREGÃO SRP JÁ REALIZADO) As solicitações de material permanente devem vir acompanhadas do relatório " do SIE onde consta a descrição do produto a ser adquirido. É fundamental que conste o Nº DO REGISTRO DE PREÇO E Nº DO EXTRATO, dados estes necessários para a realização do empenho. Importante também, verificar a data fim do registro além do saldo existente, que às vezes está zerado.

5 O registro de preço pode ser acessado com os seguintes passos: Acessar o SIE; após clicar em: 5. - Serviços Gerais 5.5. Licitação e Compras Relatórios Processo de Compras (Clicar duas vezes) Extratos de Contrato ou Registros de Uma Unidade Administrativa. Feito isso, abrirá uma janela solicitando o Ano do Orçamento incluir ano anterior ou vigente neste campo. Após, Unidade Administrativa clicar em CENTRAL DE AQUISIÇÃO DEMAPA ou na sua própria unidade (CEFD 09). Clicar em visualizar. Escolhido o produto, é só imprimir a página com a descrição e anexá-la ao pedido de compra a ser encaminhado para a Direção do Centro. Informando quando não estiverem na página impressa o número de registro e extrato, dados imprescindíveis para o empenho de aquisição. Para produtos não contemplados por registro de preço, entrar em contato com DEMAPA/LICITAÇÕES para orientações necessárias, pelos ramais 8670/8972. O que não há registro de preço, não será adquirido, portanto o mesmo deve ser feito com antecedência. AQUISIÇÃO DE MATERIAL DO ALMOXARIFADO As solicitações devem ser efetuadas até a quarta-feira para que os produtos sejam entregues na segunda-feira. Salienta-se que cada unidade deve fazer seus próprios pedidos. Os itens que nunca existiram em estoque no Almoxarifado Central devem ser listados, com a devida especificação; pesquisa de mercado, com no mínimo três preços e valor unitário estimado pela média. Estes itens serão encaminhados ao Almoxarifado Central para que sejam incluídos no Pregão Eletrônico. Os itens que geralmente se encontram no Almoxarifado Central, e que não estejam disponíveis, podem ser solicitados via memorando à Direção, para que sejam encaminhados ao referido almoxarifado, o qual irá priorizar e providenciar o estoque.

6 SOLICITAÇÕES DO DIRETÓRIO ACADÊMICO As solicitações de Material Permanente devem ser via Memorando, e somente se houver registro de preço. Já o Material de Consumo, deve ser solicitado uma única vez por semestre, através de lista impressa, entregue ao NUECO. SOLICITAÇÃO DE IMPRESSOS Trazer ao NUECO o formulário de solicitação de impressos para ser assinado. Este deve ser assinado somente pelo Diretor do Centro, Vice, ou Chefe do NUECO. Para solicitações acima de R$ 100,00, orçar previamente com a Imprensa Universitária, antes de ser solicitada a assinatura. OBSERVAÇÃO: Todos os formulários que forem trazidos ao NUECO, só serão recebidos se já contiverem todas as assinaturas, com exceção da assinatura do Diretor do Centro. Santa Maria, 22 de julho de Joice Gaspary Alves Chefe do

7 SOLICITAÇÃO DE DIÁRIAS E/OU PASSAGENS VIAGENS DEVEM SER PROGRAMADAS COM ANTECEDÊNCIA MÍNIMA DE 10 DIAS Formulário 01 NOME: DATA : / /. CPF: DATA DE NASC.:. CIDADE DESTINO:. MOTIVO: ( ) Congresso ( ) Seminário/Encontro ( ) Trabalho de Campo ( ) A serviço ( ) Treinamento ( ) Convocação ( ) Participação em banca ( ) Visita Técnica FORMA DE PARTICIPAÇÃO: ( )Ouvinte ( )Apresentar trabalho ( )Participar de reunião/mesa ( ) Outro.. JUSTIFICATIVA:. DIÁRIAS: ( ) Sim ( ) Não PASSAGENS: ( ) Sim ( ) Não ( ) Aérea ( ) Rodoviária ( ) Veículo Próprio ( ) Veículo Oficial ( ) Outro. PERIODO DA VIAGEM: Saída: / /_16_. Retorno: / /_16_. DATA DO EVENTO: de / /_16_ a / /_16_. HORA DE INÍCIO/ TERMINO DO EVENTO: : / :. OBS: Anexar parecer da chefia imediata. Requerente Chefe Imediato PARECER DA DIREÇÃO: ( ) Deferido ( ) Indeferido Direção OBSERVAÇÕES COMPLEMENTARES: 1) Viagens solicitadas com menos de 10 dias de antecedência devem apresentar justificativa. 2) Anexar comprovantes do evento conforme o caso (carta de aceite de apresentação de trabalho, , folder, panfleto, etc.).

8 SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO DE TAXA DE INSCRIÇÃO Formulário 02 BENEFICIÁRIO:. UNIDADE DE LOTAÇÃO:. CARGO/FUNÇÃO: SIAPE:. NOME DO EVENTO:. MOTIVO DE PARTICIPAÇÃO NO EVENTO:. VALOR DA INSCRIÇÃO:. LOCAL DO EVENTO:. DATA DO EVENTO: / / a / /. Local, Data Assinatura do Beneficiário OBSERVAÇÃO: Anexar comprovantes do evento conforme o caso (carta de aceite de apresentação de trabalho; ; folder ou panfleto que apareça o local, a data do evento e valor da inscrição, etc.).

9 AUTORIZAÇÃO PARA REFEIÇÕES ETNIAS Formulário 03 1ª VIA EMPENHO nº: DATA: / / Nº/TIPO DE REFEIÇÃO:... RESTAURANTE: Silvana Silveira de Oliveira & Cia. Ltda. (Rest. Etnias) SUBUNIDADE:... MOTIVO/EVENTO:... CONVIDADOS: OBS: 2ª VIA DEVE VOLTAR ASSINADA E/OU CARIMBADA PELO RESTAURANTE. AUTORIZADO EM: / / Diretor

10 AUTORIZAÇÃO PARA REFEIÇÕES ETNIAS 2ª VIA EMPENHO nº: DATA: / / Nº/TIPO DE REFEIÇÃO:... RESTAURANTE: Silvana Silveira de Oliveira & Cia. Ltda. (Rest. Etnias) SUBUNIDADE:... MOTIVO/EVENTO:... CONVIDADOS: OBS: 2ª VIA DEVE VOLTAR ASSINADA E/OU CARIMBADA PELO RESTAURANTE. AUTORIZADO EM: / / Diretor

11 AUTORIZAÇÃO PARA REFEIÇÕES RANGGO Formulário 04 1ª VIA EMPENHO nº: DATA: / / Nº/TIPO DE REFEIÇÃO:... RESTAURANTE: RANGGO SERVIÇOS DE ALIMENTAÇÃO LTDA ME SUBUNIDADE:... MOTIVO/EVENTO:... CONVIDADOS: OBS: 2ª VIA DEVE VOLTAR ASSINADA E/OU CARIMBADA PELO RESTAURANTE. AUTORIZADO EM: / / Diretor

12 AUTORIZAÇÃO PARA REFEIÇÕES RANGGO 2ª VIA EMPENHO nº: DATA: / / Nº/TIPO DE REFEIÇÃO:... RESTAURANTE: RANGGO SERVIÇOS DE ALIMENTAÇÃO LTDA ME SUBUNIDADE:... MOTIVO/EVENTO:... CONVIDADOS: OBS: 2ª VIA DEVE VOLTAR ASSINADA E/OU CARIMBADA PELO RESTAURANTE. AUTORIZADO EM: / / Diretor

13 Formulário 05 AUTORIZAÇÃO PARA HOSPEDAGEM NO HOTEL MOROTIN CENTRO EMPENHO: Período:... /... /... a... /... /... Subunidade:... Motivo/evento:... Convidados: Solicitante assinatura e carimbo Em: / / Direção assinatura e carimbo Em: / /

14 AUTORIZAÇÃO DE HOSPEDAGEM NO HOTEL MOROTIN PARK Formulário 06 Empenho: Período:... /... /... a... /... /... Refeição: ( ) sim ( ) não Subunidade:... Motivo/evento:... Convidados: Solicitante assinatura e carimbo Em: / / Direção assinatura e carimbo Em: / /

15 RELATÓRIO DE VIAGEM Formulário Identificação do servidor/usuário. NOME:. UNIDADE:. CARGO/FUNÇÃO:. RAMAL:. 2. Período de afastamento. DATA DE SAÍDA: / /. DATA DE RETORNO: / /. LOCAL DO EVENTO (cidade/estado):. 3. Objetivo da viagem / Nome do evento.. 4. Atividades/ Fatos transcorridos. Local, data Assinatura