Profa. Dra. Maria Tercília Vilela de Azeredo Oliveira - Diretora -

Transcrição

1 São José do Rio Preto, 08 de junho de OFÍCIO Nº 063/2017-GD Prezado(a) Senhor (a): Através do presente, encaminho a todas as s a INSTRUÇÃO STDARH/DTAd Nº 01 DE 09 DE JUNHO DE 2017, que dispõe sobre os procedimentos relativos ao preenchimento das Folhas de Frequência, prestação de serviço extraordinário, regime de compensação de horas dos servidores técnicos e administrativos, além de outras providências, tendo em vista a necessidade de atendimento ao disposto na Portaria UNESP nº 129 de 17 de abril de 2017 e Portaria Unesp nº 144 de 28 de abril de Atenciosamente, Profa. Dra. Maria Tercília Vilela de Azeredo Oliveira - Diretora - Ilmo(a) Sr(a) Chefes de Departamento de Ensino Diretores de Divisão e de Serviço Supervisores de Seção e de Setor

2 INSTRUÇÃO STDARH/DTAd Nº 01 DE 09 DE JUNHO DE 2017 Dispõe sobre os procedimentos relativos ao preenchimento das Folhas de Frequência, prestação de serviço extraordinário, o regime de compensação de horas dos servidores técnicos e administrativos e dá outras providências. A presente instrução visa atualizar os procedimentos devido à publicação da Portaria Unesp nº 129 de 17 de abril de 2017, que dispõe sobre a prestação de serviço extraordinário, o regime de compensação de horas dos servidores técnicos e administrativos e dá outras providências, e Portaria Unesp nº 144 de 28 de abril de 2017, que dispõe sobre a jornada de trabalho, o tempo de direção e o regime de compensação de horas dos motoristas. Continua vigente o Comunicado CRH de 23/05/2014, que estabeleceu, para controle de frequência dos servidores Técnicos Administrativos, o modelo de Folha de Frequência com 04 (quatro) assinaturas diárias, disponível no Sistema RH OnLine, bem como, para o controle de frequência docente, deve ser utilizado o Atestado de Frequência, também emitido pelo sistema RH OnLine. Foi acordado com a direção do IBILCE que, devido atraso no recebimento de instruções da CRH/Reitoria, bem como necessidade de esclarecimento a comunidade interna, os procedimentos descritos nas Portarias Unesp nº 129 e 144/2017 serão implementados no IBILCE/CSJRP a partir de 01 de junho de IMPRESSÃO DA FOLHA FREQUÊNCIA As Folhas de Frequência emitidas via Sistema RH OnLine serão impressas mensalmente pela STDARH e, até o primeiro dia útil do mês, distribuídas para todas Unidades Administrativas do IBILCE que possuam servidores Técnicos Administrativos em seu quadro de pessoal. No decorrer do mês, caso seja necessário a impressão de novas Folhas de Frequência, as mesmas deverão ser impressas pela ou pelo próprio servidor via Sistema RH OnLine. ENTREGA DA FOLHA DE FREQUÊNCIA NA STDARH Após término do mês, até o 1º dia útil do mês subseqüente, as Folhas de Frequência devem ser encaminhadas para STDARH, devidamente protocoladas.

3 PREENCHIMENTO DAS FOLHAS DE FREQUENCIA Diariamente o servidor registrará os horários de entrada e saída dos dois períodos (manhã/tarde, por exemplo), com quatro assinaturas, anotando as ocorrências no campo. O registro efetuado pelo servidor deverá ser vistado diariamente pela imediata, responsável pelo controle da folha de frequência. Devem ser observadas as instruções disponíveis no site do IBILCE página da STDARH item Frequencia/Ponto. Importante destacar que em todos os dias úteis deve haver registros na Folha de Frequência, seja através do preenchimento do horário e assinatura de presença do servidor e/ou através de legenda que indique o motivo de sua ausência. Nos dias em que o servidor estiver usufruindo férias, licença, falta abonada, afastamento, viagem a serviço ou qualquer outra ocasião que não esteja presente, somente seu chefe deve vistar a folha de frequência, anotando a respectiva legenda. Nos dias em que o servidor permanecer por mais tempo em trabalho, ou seja, realizar serviço extraordinário, deverá anotar a respectiva legenda, observando os procedimentos da presente instrução. CONFERÊNCIA DA FREQUÊNCIA PELA STDARH Na conferência realizada mensalmente pela STDARH serão observados o correto preenchimento da Folha de Frequência, especialmente: - Se não há rasuras que comprometam o entendimento/veracidade das informações, sendo terminantemente proibida a utilização de líquidos corretivos; - Se constam assinaturas do servidor e carimbo/assinatura da chefia; - Se estão corretamente registradas as 8 (oito) horas diárias e 40 (quarenta) horas semanais de trabalho do servidor (ou seis horas diárias e trinta semanais aos sujeitos a esse regime de trabalho); - Se os horários anotados estão em conformidade com o horário de trabalho do servidor e dentro dos limites de tolerância estabelecidos para servidores Autárquicos - Art. 36 do ESUNESP (até 5 vezes por mês, será permitido ao servidor entrar em serviço com atraso nunca superior a 15 minutos, desde que haja reposição no mesmo dia) OU servidores CLT - Art. 58 1º da CLT (variações de horário no registro de ponto que não ultrapassem 5 minutos, respeitado o limite diário de 10 minutos exceto nos casos de desídia do empregado); - Nos casos de não haver registro de horário ou presença do servidor, se existe anotação da correspondente legenda; - Se as anotações da legenda condizem com as respectivas formalizações, ou seja, o devido registro da solicitação via Sistema RH OnLine ou mediante protocolo de documento.

4 Importante lembrar que Folhas de Frequência preenchidas incorretamente ou com ausência de preenchimento podem gerar descontos de salário/vencimentos e/ou benefícios (vales alimentação e/ou transporte). A STDARH poderá realizar os respectivos descontos de salário/vencimentos e benefícios legais mediante Folha de Frequência cujo preenchimento demonstre que o servidor não cumpriu sua jornada diária/semanal de trabalho. A STDARH poderá recusar Folhas de Frequência preenchidas de maneira incorreta, com falta de preenchimento ou não entregues dentro do prazo estabelecido, sem prejuízo de apuração das responsabilidades. DA PRESTAÇÃO DO SERVIÇO EXTRAORDINÁRIO A partir de 01/06/2017 deve ser observado o disposto na Portaria Unesp nº 129/2017, bem como as competências delegadas através da Portaria da Diretora de 31 de maio de A convocação para prestação de serviço extraordinário deve ser formalizada através do formulário Solicitação de para Prestação de Extras mediante compensação, disponível no site do IBILCE página STDARH item Frequência/Ponto. O preenchimento, assinaturas e guarda/arquivo deste formulário é de responsabilidade da Imediata do servidor convocado. Quando realizada a Hora Extra, cabe à imediata o respectivo registro na Planilha de Controle de Serviço Extraordinário e Compensação (Planilha SE-CSE) fornecida pela STDARH mediante link do Google Drive, através de enviado para s em 09/06/2017. Na Folha de Frequência deve ser registrado pelo servidor o respectivo horário de Serviço Extraordinário e anotada a legenda SE Serviço Extraordinário e o total de horas realizadas. Exemplos de legenda: SE 1h00 ou SE 1h30 ou SE 2h00 A STDARH fará conferência destas anotações na Folha de Frequência com as respectivas anotações na Planilha SE-CSE disponibilizada. COMPENSAÇÃO DE HORAS EXTRAS SERVIÇO EXTRAORDINÁRIO A compensação das horas extras devido Serviço Extraordinário realizado a partir de 01/06/2017 devem observar os prazos estabelecidos nas Portarias Unesp 129/2017 e, para os motoristas, Portaria Unesp 144/2017. Cabe a organizar o trabalho de forma que o servidor consiga compensar as horas dentro do prazo previsto nas Portarias Unesp. O controle dessas compensações deve ser registrado pela Imediata na Planilha SE-CSE disponibilizada pela STDARH via Google Drive, através de enviado para s em 09/06/2017. O servidor deve anotar na Folha de Frequência a legenda CSE Compensação Serviço Extraordinário e o total de horas compensadas no dia. Exemplo de legenda: CSE 1h00 ou CSE 4h00 ou CSE 8h00

5 A STDARH fará conferência destas anotações na Folha de Frequência com as respectivas anotações na Planilha SE-CSE disponibilizada, informando a Direção os casos de não compensação no prazo de 180 dias estabelecidos nas citadas Portarias Unesp nº 129 e 144/2017. SALDO DE HORAS EXTRAS ANTERIORES A 01/06/2017 Eventuais Saldos de existentes antes de 01/06/2017, ou seja, antes da vigência das regras estabelecidas pelas Portarias Unesp nº 129 e 144/2017 no IBILCE/CSJRP, devem ser informados à Diretoria do IBILCE, nos termos do Ofício nº 058/2017-GD de 01 de junho de A compensação dessas horas deve ser registrada nas Folhas de Frequência mediante uso da legenda CHEAC Compensação de Excedentes Autorizadas pela, anotando-se o total de horas compensadas no dia. Exemplo de legenda: CHEAC 1h00 ou CHEAC 4h00 ou CHEAC 8h00 Cabe a o controle dessas compensações conforme o prazo estabelecido pela Direção do IBILCE. A STDARH fará conferência destas anotações na Folha de Frequência, bem como realizará acompanhamento, juntamente com a Imediata do servidor, do eventual saldo existente e cumprimento do prazo estabelecido para compensação. A legenda CHEAC deverá ser utilizada somente nesta situação. A legenda HEAC Excedentes Autorizadas pela NÃO deverá mais ser utilizada a partir de 01/06/2017. SITUAÇÕES ESPECÍFICAS MOTORISTAS A partir de 01/06/2017 deve ser observado o disposto na Portaria Unesp nº 144/2017, bem como as competências delegadas através da Portaria da Diretora de 31 de maio de Quando o Motorista estiver na unidade deverá seguir os mesmos procedimentos descritos para todos os servidores, no que tange o preenchimento da Folha Frequência, convocações para Serviço Extraordinário e respectivas Compensações. Quando o Motorista estiver em viagem a serviço, situação em que não são realizadas anotações de horários nas Folhas de Frequência, fica a cargo da da Seção de Atividades Auxiliares o controle de eventuais Extras dos motoristas, mediante apontamentos via formulário de Controle de Tráfego, que poderá ser utilizado em substituição ao formulário de Solicitação de para Prestação de Extras mediante compensação (Planilha SE-CSE) fornecida pela STDARH. Quando realizada a Hora Extra durante Viagem a Serviço, cabe à imediata o respectivo registro na Planilha de Controle de Serviço Extraordinário e Compensação (Planilha SE-CSE), fornecida pela STDARH mediante link do Google Drive, através de enviado para s em 09/06/2017.

6 Na Folha de Frequência deve ser anotada pelo servidor/chefia a legenda SE Serviço Extraordinário e o total de horas realizadas em cada dia. Exemplos de legenda: SE 1h00 ou SE 1h30 ou SE 2h00 A STDARH fará conferência destas anotações na Folha de Frequência com as respectivas anotações na Planilha SE-CSE disponibilizada. A formalização das compensações dessas horas deve seguir as mesmas orientações estabelecidas para os demais servidores, uma vez que o Motorista somente poderá realizar a compensação estando na Unidade. SITUAÇÕES ESPECÍFICAS VIGIAS E PORTARIA Servidores que trabalham em Escala de Revezamento 12x36, como é o caso dos Agentes de Vigilância e Recepção, devem ter escala de trabalho organizada de forma que não tenham saldo de horas extras a serem compensadas. Servidores que trabalham na Portaria, onde é necessário atendimento aos sábados, devem ter seu horário de trabalho fixado de forma a respeitar o total de 40 (quarenta) horas semanais de trabalho, sem ultrapassar 8 (oito) horas diárias de trabalho. Nos casos em que for necessário convocar servidores para trabalhar aos sábados ou em dias de folga da escala, devem ser observados os procedimentos descritos em Prestação de Serviço Extraordinário. PLANILHA DE CONTROLE SE-CSE A STDARH elaborou Planilha para controle das Extras e respectivas compensações para cada Unidade Administrativa do IBILCE (Planilha SE-CSE), que ficará hospedada no Google Drive de acesso pela STDARH e disponibilizada para s através de link específico enviado via e- mail, em 09/06/2017. É de responsabilidade da chefia a guarda e utilização do link enviado, uma vez que este dará acesso à edição e lançamento de dados na respectiva planilha SE-CSE da Unidade Administrativa da qual é o responsável. Mensalmente a STDARH fará conferência dos lançamentos nesta planilha com os registros em Folha de Frequência, bloqueando a edição dos registros já conferidos. AUSÊNCIA PARCIAL ART. 37 DO ESUNESP Servidor AUTÁRQUICO, conforme disposto no Art. 37 do ESUNESP, pode até 3 (três) vezes por mês, retirar-se temporária ou definitivamente, não excedendo 2 (duas) horas, durante o período de trabalho, por motivo justo, a critério da autoridade competente ( imediata), sem qualquer desconto na remuneração, desde que haja reposição. Art. 37 ESUNESP: 2º O servidor é obrigado a compensar, no mesmo dia ou nos 3 (três) dias úteis subsequentes, o tempo correspondente a ausência temporária ou definitiva:

7 1 - de uma só vez, se a ausência for igual ou inferior a 30 minutos; ou 2 - se a ausência se prolongar por período superior a 30 minutos, a compensação deverá ser dividida por período não inferior a 30 minutos, com exceção do último, que será pela fração necessária à compensação total, podendo o servidor, a critério da autoridade competente, compensar mais de um período por dia. 3º - Poderá a autoridade competente, sempre que entender conveniente, exigir comprovação do motivo alegado pelo servidor. Na legenda da Folha de Frequência anotar AP (Ausência Parcial) e o total de horas/minutos para justificar o período em que o servidor esteve ausente do trabalho. No(s) dia(s) em que o servidor compensar estas horas anotar CAP (Compensação Ausência Parcial) e total de horas/minutos, para justificar as horas a mais que o servidor esteve presente ao trabalho. Modelo de Preenchimento da Folha Frequência até 30 minutos (quando o servidor chega após o início do seu expediente ou ausenta-se durante o expediente) 06/06 08:30 12:00 13:00 17:30 AP/CAP Modelo de Preenchimento da Folha Frequência até 30 minutos (quando servidor ausenta-se ao término do seu expediente) 06/06 08:00 12:00 13:00 16:30 AP 00h30 07/06 07:30 12:00 13:00 17:00 CAP 00h30 Modelo de Preenchimento da Folha Frequência mais de 30 minutos (quando o servidor chega após o início do seu expediente ou ausenta-se durante ou término do expediente) 06/06 08:00 12:00 13:00 14:00 AP 3h00 07/06 08:00 12:00 13:00 18:00 CAP 1h00 08/06 08:00 12:00 13:00 18:00 CAP 1h00 09/06 08:00 12:00 13:00 18:00 CAP 1h00

8 SITUAÇÕES PRÁTICAS DE SE-CSE 1) Servidor convocado para trabalhar ao Sábado. Exemplo: Pessoal da Manutenção realizará poda de árvores. Nesse caso, imediata deve formalizar previamente a convocação dos servidores mediante Formulário Solicitação de para Prestação de Extras mediante compensação, disponível no site do IBILCE página STDARH item Frequência/Ponto. Realizar a devida anotação na Planilha SE-CSE, bem como orientar e verificar anotação do servidor na Folha de Frequência e controlar o saldo e prazo de compensação dessas horas. Limite de horas: devido ocorrer em dia que não há expediente, o servidor poderá realizar até 8 (oito) horas extras. Modelo de Preenchimento da Folha Frequência 10/06 07:00 11:00 12:00 16:00 SE 8h00 Data Matricula Servidor 10/ Fulano 1 07:00 11:00 Trabalhada 4:00 -- Corte árvores 10/ Fulano 1 12:00 16:00 Trabalhada 4:00 -- Corte árvores 10/ Fulano 2 07:00 11:00 Trabalhada 4:00 -- Corte árvores 10/ Fulano 2 12:00 16:00 Trabalhada 4:00 -- Corte árvores 10/ Fulano 3 07:00 11:00 Trabalhada 4:00 -- Corte árvores Anterior 01/2017 Anterior 01/2017 Anterior 01/2017 Anterior 01/2017 Anterior 01/ / Fulano 3 12:00 16:00 Trabalhada 4:00 -- Corte árvores Anterior 01/2017 NOTA: observar que o lançamento deve ser realizado em duas linhas para cada servidor devido o intervalo para refeição NÃO ser computado como Hora Extra.

9 2) Servidor chamado à noite devido situação imprevista. Exemplo: Pessoal do DTI chamado devido problemas com rede de informática ocorrido durante a noite em dia de semana (dia útil). Nesse caso, imediata deverá, no dia útil seguinte ao ocorrido, formalizar a justificativa da convocação dos servidores mediante Formulário Solicitação de para Prestação de Extras mediante compensação, disponível no site do IBILCE página STDARH item Frequência/Ponto. Realizar a devida anotação na Planilha SE-CSE, bem como orientar e verificar anotação do servidor na Folha de Frequência e controlar o saldo e prazo de compensação dessas horas. Limite de horas: devido ocorrer em horário não contínuo ao expediente diário, bem como se tratar de situação imprevista, o servidor poderá realizar as horas que forem necessárias, até 8 (oito) horas extras. Modelo de Preenchimento da Folha Frequência: NOTA: considerando que a frequência do dia já estará preenchida devido o servidor ter trabalhado seu horário normal e o SE ocorreu no período da noite, não contínuo ao expediente, deve-se anotar a legenda com descrição do horário realizado no verso da Folha de Frequência. 07/06 08:00 12:00 13:00 17:00 SE 3h00* No verso da Folha anotar: (*) SE das 20:00 as 23:00 horas. Data Matricula Servidor 07/ Fulano 1 20:00 23:00 Trabalhada 3:00 -- Queda da rede Posterior 01/2017 3) Servidor que necessita ficar até mais tarde para realizar trabalho previsto. Exemplo: Pessoal da Finanças durante fechamento de contas.

10 Nesse caso, imediata deve formalizar previamente a convocação dos servidores mediante Formulário Solicitação de para Prestação de Extras mediante compensação, disponível no site do IBILCE página STDARH item Frequência/Ponto. Realizar a devida anotação na Planilha SE-CSE, bem como orientar e verificar anotação do servidor na Folha de Frequência e controlar o saldo e prazo de compensação dessas horas. Limite de horas: devido ser extensão de um dia de expediente, o servidor poderá realizar no máximo até 2 (duas) horas extras. Modelo de Preenchimento da Folha Frequência: 07/06 08:00 12:00 13:00 19:00 SE 2h00 Data Matricula Servidor 07/ Fulano 1 17:00 19:00 Trabalhada 2:00 -- Fechamento contas Anterior 01/2017 4) Servidor que necessitar continuar seu trabalho até mais tarde devido atendimento iniciado. Exemplo: Pessoal do Materiais que inicia elaboração de grande edital de licitação e não consegue terminá-lo até final do expediente do dia, sendo inviável interromper e retomar trabalho somente no dia seguinte. Podem ocorrer duas situações nesse caso: a já saber da necessidade e realizar previamente a convocação do servidor OU não haver tempo hábil para essa formalização, sendo necessário realizar a convocação posteriormente mediante justificativa. Em ambos os casos a imediata deve formalizar a convocação dos servidores mediante Formulário Solicitação de para Prestação de Extras mediante compensação, disponível no site do IBILCE página STDARH item Frequência/Ponto. Realizar a devida anotação na Planilha SE-CSE, bem como orientar e verificar anotação do servidor na Folha de Frequência e controlar o saldo e prazo de compensação dessas horas.

11 Limite de horas: devido ser extensão de um dia de expediente, o servidor poderá realizar no máximo até 2 (duas) horas extras. Modelo de Preenchimento da Folha Frequência: 07/06 08:00 12:00 13:00 19:00 SE 2h00 Data Matricula Servidor 07/ Fulano 1 17:00 19:00 Trabalhada 2:00 -- Elaborar Edital XX 07/ Fulano 2 17:00 19:00 Trabalhada 2:00 -- Elaborar Edital XX Anterior OU Posterior Anterior OU Posterior 01/ /2017 5) Servidor que necessita atender imprevisto ocorrido próximo de seu horário de saída do expediente diário. Exemplo: Pessoal da Manutenção que necessita substituir fusível do poste devido queda de energia ocorrida no final da tarde. Nesse caso, imediata deverá, no dia útil seguinte ao ocorrido, formalizar a justificativa da convocação dos servidores mediante Formulário Solicitação de para Prestação de Extras mediante compensação, disponível no site do IBILCE página STDARH item Frequência/Ponto. Realizar a devida anotação na Planilha SE-CSE, bem como orientar e verificar anotação do servidor na Folha de Frequência e controlar o saldo e prazo de compensação dessas horas. Limite de horas: devido ser extensão de um dia de expediente, o servidor poderá realizar no máximo até 2 (duas) horas extras. Modelo de Preenchimento da Folha Frequência: 07/06 08:00 12:00 13:00 19:00 SE 2h00

12 Data Matricula Servidor 07/ Fulano 1 17:00 19:00 Trabalhada 2:00 -- Troca fusível 07/ Fulano 2 17:00 19:00 Trabalhada 2:00 -- Troca fusível Posterior 01/2017 Posterior 01/2017 6) Servidor de Laboratório de Ensino que necessita auxiliar em aula no período noturno em determinado dia da semana durante um semestre letivo. Nesse caso, deve-se procurar adequar o horário do servidor de forma a atender a necessidade didática sem extrapolar seu limite de trabalho de 8 (oito) horas diárias e 40 (quarenta) horas semanais. A imediata deve providenciar Ofício de alteração do horário do servidor e protocolar, para que STDARH tome demais providências cabíveis vide tópico de Trabalho Ofício no item Requerimentos do site STARH. 7) Servidor deseja compensar horas extras CSE O servidor deve combinar previamente com sua quais dias e horários poderá se ausentar do serviço para realizar tais compensações. Não poderá haver Compensação (CSE) em dias que o servidor for convocado para Serviço Extraordinário (SE) exceto nas situações imprevistas. A deverá anotar a Compensação realizada na Planilha SE-CSE, bem como orientar e verificar anotação do servidor na Folha de Frequência e controlar o eventual saldo e prazo de compensação. Limite de horas: conforme combinado com chefia, até o limite de horas diário da jornada de trabalho do servidor (8 ou 6 horas diárias). Situação de compensação de 2 (duas) horas: Modelo de Preenchimento da Folha Frequência: 07/06 10:00 12:00 13:00 17:00 CSE 2h00

13 Data Matricula Servidor 07/ Fulano 1 08:00 10:00 Compensada -- 2:00 CSE Anterior 01/2017 Situação de compensação de 4 (quatro) horas: Modelo de Preenchimento da Folha Frequência: 07/06 08:00 12: CSE 4h00 Data Matricula Servidor 07/ Fulano 1 13:00 17:00 Compensada -- 4:00 CSE Anterior 01/2017 Situação de compensação de 8 (oito) horas: Modelo de Preenchimento da Folha Frequência: 07/ CSE 8h00 Data Matricula Servidor 07/ Fulano 1 08:00 12:00 Compensada -- 4:00 CSE Anterior 01/ / Fulano 1 13:00 17:00 Compensada -- 4:00 CSE Anterior 01/2017 NOTA: observar que o lançamento deve ser realizado em duas linhas para cada servidor devido o intervalo para refeição NÃO ser computado como Hora Extra.

14 8) estabelece dia/horário para o Servidor compensar horas extras CSE A deve comunicar previamente ao Servidor quais dias e horários deverá se ausentar do serviço para realizar tais compensações. Não poderá haver Compensação (CSE) em dias que o servidor for convocado para Serviço Extraordinário (SE) exceto nas situações imprevistas. A deverá anotar a Compensação realizada na Planilha SE-CSE, bem como orientar e verificar anotação do servidor na Folha de Frequência e controlar o eventual saldo e prazo de compensação. Limite de horas: conforme determinado pela chefia, até o limite de horas diário da jornada de trabalho do servidor (8 ou 6 horas diárias). extras CSE. Modelo de Preenchimento da Folha Frequência e, vide exemplo do item 7 - Servidor deseja compensar horas São José do Rio Preto, 09 de junho de Seção Técnica de Desenvolvimento e Administração de Recursos Humanos Dagoberto Prescinato Supervisor Técnico de Seção Divisão Técnica Administrativa Márcia Zamariolli Liebana Diretor Técnico Administrativo