Gestão associativa Sessão 2 - Gestão financeira

Transcrição

1 Isabel Beja e Álvaro Cidrais Gestão associativa Sessão 2 - Gestão financeira Financiamento: Entidade Coordenadora Local Entidade Promotora

2 Sociedade HIPERtexto (François Ascher) The devastating effects of the financial crisis undermining the European social model. This is leading to severe limitations in cities abilities to invest in new infrastructures, and in some areas even for the provision of basic city services such as transportation and social services. The increasing threat and disruption brought about by climate change to our territories. As major floods and droughts become ever more common, the environmental effects of urbanisation and the lack of adequate tools and behaviour patterns becomes increasingly evident. The demand for more effective representation set forth by our constituencies. The so-called democratic deficit is a cause for alarm for governance at any scale. Novas Relações Rápidas e efémeras Flexíveis Múltiplas Diversas

3 Entidades do sistema não lucrativo

4 RECURSOS INTERNOS Avaliação RECURSOS EXTERNOS RESULTADOS Comunidade CLIENTES PRODUTOS/SERVIÇOS ORGANIZAÇÃO E PROCESSOS PESSOAS E CONHECIMENTO CATALIZADORES Comunicação FILOSOFIA SENTIDO E MISSÃO Liderança

5 Elementos estruturantes Planeamento estratégico Marketing Comunicação Organização administrativa Gestão de projetos Gestão de parcerias Gestão das fontes e processos de financiamento

6 NEGÓCIO Sistema de PRODUÇÃO Sistema de relacionamento e criação de VALOR Sistema FINANCEIRO

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9 ESTRATÉGIA E PLANEAMENTO ESTRATÉGICO

10 Planeamento Estratégico Processo Dinâmico e Contínuo - Análise Estratégica INFLUÊNCIAS EXTERNAS (Oportunidades e Ameaças Reflexão Estratégica INFLUÊNCIAS INTERNAS (Pontos Fortes e Fracos) Formulação Estratégica Monitorização e Avaliação Implementação da Estratégia Representação Gráfica de um modelo de Planeamento Estratégico Típico Fonte: Santos, António J. Robalo ( 2007): Gestão Estratégica, conceitos, modelos e instrumentos 10

11 Análise estratégica ANÁLISE INTERNA (Pontos Fortes e Fracos) ANÁLISE EXTERNA (Ameaças e Oportunidades) ANÁLISE ESTRATÉGICA

12 Análise Estratégica níveis de análise Contexto Económico Clientes Contexto Tecnológico Concorrentes Organização/ Empresa/OSFL Meio Envolvente Organizacional Meio Envolvente Externo Contexto Sócio- Cultural Fornecedores Comunidade Contexto Político-Legal Análises internas e externas de modo a compreender a realidade e obter conhecimento de base que apoie a formulação estratégica.

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14 Objectivos Estratégicos Afirmações que descrevem a direcção que se pretende promover na organização. Definem o fim que se quer atingir para poder cumprir a missão e alcançar a visão de futuro da instituição. Ajudam os colaboradores a conhecer os caminhos que estão a percorrer e a saberem se o destino já foi alcançado

15 Esquema do Quadro de Comando Tableau de Bord Objectivos Estratégicos Objectivos Operacionais Acções Responsáveis Indicadores Metas Calendario Recursos Financiamento 15

16 Implementação da Estratégia Envolve, no essencial: 1. Definição da estrutura organizacional mais adequada à execução da estratégia. 2. Organização e afectação dos recursos. 3. Liderança e motivação das pessoas (alinhamento dos comportamentos com a estratégia). 4. Definição de políticas, regras, procedimentos e orçamentos destinados a orientar e coordenar o desempenho dos membros da organização e a assegurar a execução prática e quotidiana da estratégia. 16

17 Implementação da Estratégia 1. Definição da estrutura organizacional definição das relações entre recursos mais adequada à execução da estratégia, designadamente: Número de níveis hierárquicos, respectivas responsabilidades e níveis de autoridade Grau de descentralização ou centralização das decisões Grau de formalismo da comunicação e processos Forma como a organização estrutura a cadeia de valor 17

18 Implementação da Estratégia 2. Organização e afectação de recursos distribuição dos recursos necessários pelas várias actividades, processos e departamentos, em função da estratégia e dos objectivos definidos, o que implica Identificar as competências, actividades, processos e funções criticas para a conquista e manutenção das vantagens competitivas Aferir a extensão com que cada um contribui para a obtenção de vantagens competitivas, considerando a estratégia Atribuir a maior fatia do orçamento, tempo da gestão, e destaque no organograma, aos mais importantes para a execução da estratégia 18

19 Implementação da Estratégia 3. Alinhamento dos comportamentos com a estratégia, nomeadamente com recurso: Comunicação da estratégia aos membros da organizção e clarificação do que se espera de cada um Liderança, motivação e coordenação de esforços e recursos, com base nas prioridades estratégicas Promoção de cultura que incentive a tomada de riscos, a aprendizagem organizacional, e a iniciativa e criatividade Motivação e envolvimento das pessoas através do alinhamento dos objectivos individuais com a estratégia 19

20 Implementação da Estratégia 4. Definição de políticas, regras, procedimentos e orçamentos destinados a orientar e coordenar o desempenho dos membros da organização e a assegurar a execução prática e quotidiana da estratégia. Nesta fase o sistema documental de suporte ao sistema de gestão deverá ser analisado e revisto no sentido de determinar se este orienta efectivamente a implementação da estratégia, ou se necessita de ajustes ou documentação complementar. 20

21 Avaliação e Monitorização Monitorização do meio envolvente (e aferição do nível de compatibilidade com a estratégia). Avaliação do alinhamento da organização com a estratégia formulada. Análise da coerência e consistência das políticas, regras e procedimentos com a estratégia definida e objectivos fixados. Análise do grau de adequação da afectação dos recursos às necessidades de implementação da estratégia. Avaliação do nível de coerência e consistência entre os vários objectivos organizacionais e destes com a estratégia formulada. 21

22 Princípios e ferramentas essenciais da gestão financeira das associações Princípios de planeamento e orçamentação Gestão de tesouraria Otimização de Custos CONTEÚDOS DA SESSÃO SOBRE GESTÃO FINANCEIRA

23 Passos e ferramentas da gestão financeira Estratégia Planeamento Plano de atividades Orçamento Execução Anual De tesouraria De Projeto ou atividade Registo, Controlo e Avaliação Prestação de contas Mapa de tesouraria Demonstração de resultados Balancete Balanço

24 Estrutura documental e conceitos básicos de contabilidade Receitas Balancete Proveitos e ganhos Ativo Mapa de Tesouraria Demonstração de resultados Balanço Patrimonial Despesas Operação Custos e perdas Passivo Capital Social Saldos de caixa e depósitos à ordem Resultados do exercício Reservas Resultados Liquidez Viabilidade Sustentabilidade

25 Conceitos principais Operação vs Investimento Despesas e receitas (fluxos de Tesouraria/Caixa refletidas no Mapa de Tesouraria) Custos e perdas vs Proveitos e ganhos (refletidos na Demonstração de Resultados) Ativo vs Passivo (Património refletido no Balanço) ORÇAMENTO e PLANEAMENTO CONTROLO e ANÁLISE PROPOSTA LFP OGMA. POWERUP II

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27 Demonstração de resultados

28 Demonstração de resultados

29 Balancete

30 Balanço

31 Gestão de tesouraria Baseia-se na previsão de entradas e saídas Está centrada no curto prazo Assenta na incorporação atempada de receitas Assenta no controlo das despesas (e dos custos que lhe dão origem) Define as disponibilidades para fazer face a compromissos financeiros assumidos no curto prazo Pode condicionar pequenos investimentos de curto prazo

32 Gestão do exercício Baseia-se na confrontação de custos ou perdas e de proveitos ou ganhos Está centrada no exercício de um ano Assenta na sustentabilidade económica e na liquidez de tesouraria Assenta no controlo das operações financeiras no exercício Define os resultados contabilísticos da operação Pode condicionar os investimentos

33 Gestão do património Baseia-se confrontação entre recursos (ativos e capital social) e compromissos assumidos Está centrada no médio prazo na sustentabilidade económica Assenta na gestão dos patrimónios e dos investimentos Define as disponibilidades para fazer face a compromissos financeiros assumidos no médio e longo prazo Pode condicionar investimentos robustos

34 Controlo de custos MAPA DE ANÁLISE DE CUSTOS INSERIR LOGO DA INSTITUIÇÃO Categoria de custo Descrição Custo em 2012 (em ) % do custo total Consultar mercado (s/n)? Mapa comparativo de orçamentos Entidade 1 Entidade 2 Entidade 3 Decisão Observações Electricidade Energético Consumiveis Seguros Comunicações Serviços externos Água Gás natural ou engarrafado Gasóleo Artigos de papelaria Alimentação Produtos de limpeza Produtos de higiene (ex: fraldas) Enfermagem Medicação Seguro Acidentes Trabalho Seguro viaturas Seguro contra incendios (edificio) Seguro responsabilidade civil Telefone Internet Tv cabo Segurança e Saúde no trabalho HACCP Análises microbiológicas Manutenção ao abrigo de contratos (ex: elevadores) Outros TOTAL DE CUSTOS PROPOSTA LFP OGMA. POWERUP II

35 MAPA DE MONITORIZAÇÃO DE CUSTOS INSERIR LOGO DA INSTITUIÇÃO Categoria de custo Descrição Custo no ano anterior MONITORIZAÇÃO DE CUSTOS-ANO XXX JAN FEV MAR ABR JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ ANUAL Electricidade Energético Consumiveis Seguros Comunicações Água Gás natural ou engarrafado Gasóleo Artigos de papelaria Alimentação Produtos de limpeza Produtos de higiene (ex: fraldas) Enfermagem Medicação Seguro Acidentes Trabalho Seguro viaturas Seguro contra incendios (edificio) Seguro responsabilidade civil Telefone Internet Tv cabo Segurança e Saúde no trabalho Serviços externos HACCP Análises microbiológicas Manutenção ao abrigo de contratos (ex: elevadores) Outros

36 Dicas legais 1 (IRC) As associações são sujeitos passivos de IRC (Artigo 02º, nº01 CIRC); É obrigatório a inscrição de início de actividade, no âmbito do Artigo 117º e 118º do CIRC; São obrigados a entregar a Declaração Periódica de Rendimentos, no âmbito do Artigo 117º e 120º do CIRC; Se as associações não exercerem a título principal actividade de natureza comercial, industrial ou agrícola, o IRC incide sobre o rendimento global, correspondendo à soma algébrica dos rendimentos das diversas categorias consideradas em IRS (Artigo 03º, nº01, alínea b) CIRC); A Taxa de IRC a aplicar é de 21,50% (Artigo 87º, nº05 CIRC);

37 Dicas legais 2 (IRC) As quotas pagas pelos associados (em conformidade com os estatutos) e os subsídios recebidos destinados a financiar a realização dos fins estatutários, não são sujeitos a IRC (Artigo 54º, nº03 CIRC); Os incrementos patrimoniais obtidos a título gratuito (donativos), podem beneficiar de isenção de IRC, nos termos do Artigo 54º, nº04 do CIRC, apenas se se destinarem À directa e imediata realização dos fins estatutários; As associações podem ser enquadradas na isenção, de IRC, previstas no Artigo 10º do CIRC (IPSS e entidades equiparadas; pessoas colectivas de mera utilidade pública que prossigam, exclusiva ou predominantemente, fins científicos ou culturais, de caridade, de assistência, beneficência, solidariedade social). Mas carece de reconhecimento pelo Ministro das Finanças, a requerimento dos interessados;

38 Dicas legais 3 (IRC) As associações culturais, recreativas e desportivas poderão ser enquadradas na isenção, de IRC, previstas no Artigo 11º do CIRC (têm de ter Contabilidade Organizada e que não distribuam resultados). Apenas abrange os rendimentos directamente derivados do exercício de actividades culturais, recreativas e desportivas. Os outros rendimentos são tributados. Estes rendimentos tributados, segundo o Artigo 54º do EBF, poderão ser isentos, desde que a sua totalidade não exceda o montante de Euros;

39 Dicas legais 1 (IVA) Segundo o Artigo 09º do CIVA, as isenções consagradas são: As prestações de serviços e as transmissões de bens com elas conexas efectuadas no interesse colectivo dos seus associados por organismos sem finalidade lucrativa, desde que esses organismos prossigam objectivos de natureza política, sindical, religiosa, humanitária, filantrópica, recreativa, desportiva, cultural, cívica ou de representação de interesses económicos e a única contraprestação seja uma quota fixada nos termos dos estatutos (nº19); As prestações de serviços efectuadas por organismos sem finalidade lucrativa que explorem estabelecimentos ou instalações destinados à prática de actividades artísticas, desportivas, recreativas e de educação física a pessoas que pratiquem essas actividades (nº08);

40 Dicas legais 2 (IVA) Segundo o Artigo 10º CIVA, são consideradas organismos sem finalidade lucrativa, e para efeitos de isenção, as entidades que simultaneamente: Não distribuam lucros e os seus corpos gerentes não tenham interesses directos ou indirectos nos resultados de exploração; Disponham de escrituração que abranja todas as suas actividades; Pratiquem preços homologados pelas autoridades públicas, ou caso não existam, preços inferiores aos exigidos para operações análogas pelas empresas comerciais; Não entrem em concorrência directa com sujeitos passivos de imposto. Podem enquadrar-se no Regime Especial de Isenção (Artigo 53º do CIVA), se não tiverem nem forem obrigados a possuir contabilidade organizada, não tenham atingido, no ano civil anterior, um volume de negócios superior a Euros (somente para as actividades acessórias);

41 Deixamos aqui um agradecimento especial pelo apoio na preparação desta apresentação a Ricardo Silva, amigo e sócio gerente da RTGeste Serviços de Gestão, Lda.