Programa de Prevenção a Fraudes Gestão de Bens Móveis

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1 Programa de Prevenção a Fraudes Gestão de Bens Móveis

2 Programa de Prevenção a Fraudes Gestão de Bens Móveis versão 2, mês junho, ano Paulo Bernardo Silva Presidente do Conselho de Administração Wagner Pinheiro de Oliveira Presidente dos Correios Juliano Armstrong Arnosti Chefe Interino da Auditoria dos Correios Milvon Lopes dos Santos Gerência Corporativa de Auditorias em Gestão do Patrimônio GPAT/AUDIT ELABORAÇÃO Paulo Roberto Jesus do Nascimento Gerência Corporativa de Auditorias em Gestão do Patrimônio GPAT/AUDIT Célia Regina Pereira Lima Negrão Gerência Corporativa de Execução GCEX/AUDIT Juliana de Fátima Pontelo Gerência Corporativa de Execução GCEX/AUDIT COLABORAÇÃO Thiago Meireles de Matos Gerência Corporativa de Patrimônio GPAT/DEGSS Renata Rodrigues Ferreira Gerência Corporativa de Patrimônio GPAT/CESER Luciana Helena Maia Moreira Gerência Corporativa de Patrimônio GPAT/CESER DIAGRAMAÇÃO E PROJETO GRÁFICO Hisla Sena Departamento de Relacionamento Institucional DERIN

3 SUMÁRIO APRESENTAÇÃO 4 1. INTRODUÇÃO 5 2. LEGISLAÇÃO E NORMA APLICÁVEL 7 3. SISTEMAS E FERRAMENTAS DE CONTROLE E GESTÃO 9 4. GLOSSÁRIO 9 5. PROCEDIMENTOS DE CONTROLE E PREVENÇÃO Procedimentos prévios para Incorporação/Inclusão de bens móveis Incorporação/Inclusão por compra de bens móveis Movimentação/Transferência de bens móveis Baixa/Exclusão de bens móveis Controle Físico (de localização, do estado de conservação e de utilização) de bens móveis CONCLUSÃO REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 25

4 APRESENTAÇÃO O combate à fraude e à corrupção por meio de boas práticas de governança corporativa alcança a noção de responsabilidade social e empresarial das organizações e responde ao princípio do Pacto Global das Nações Unidas que estabelece que as empresas devem combater a corrupção em todas as suas formas, incluindo extorsão e propina ( O valor que emerge do combate à fraude e à corrupção, necessidade que se justifica por si, acrescenta-se o impacto econômico da corrupção reconhecidamente relevante, além da prevenção aos danos na imagem da empresa. Fraude e corrupção provocam ineficiência e incentivos errados para investimentos, causando impactos financeiros expressivos, gerando altos custos sociais e políticos. Por esse prisma, o Programa de Prevenção a Fraudes (PPF) dos Correios foi desenvolvido de acordo com a legislação brasileira e com as principais regulamentações internacionais e visa desenvolver a implementação de ações de prevenção e monitoramento das áreas/processos que apresentem riscos a serem materializados pela ocorrência de fraudes na empresa. São ações voltadas à compreensão da natureza e dinâmica da fraude e da corrupção, com adoção de medidas práticas de sensibilização e mitigação das fraudes. Esta cartilha é um dos componentes desse Programa e visa propor aos empregados envolvidos nos processos internos o aperfeiçoamento da visão de pontos de controles internos necessários à gestão, visando à salvaguarda e correta utilização do patrimônio público. Não possui a intenção de esgotar todos os possíveis controles referentes aos temas, sendo atualizados periodicamente. Dessa forma, cabe aos gestores e agentes envolvidos com o processo um olhar atento com o objetivo de descobrir as lacunas que facilitam a ação dos fraudadores e reforçar o controle necessário, especificamente os controles primários de gestão. 4 Correios [Programa de Prevenção a Fraudes Gestão de Bens Móveis]

5 1. INTRODUÇÃO Todos os anos os Correios destinam significativa parcela de recursos à aquisição de bens móveis que deverão ser utilizados pelos empregados e gestores nas mais diversas atividades e unidades. Os Correios têm normas regulamentadas em relação ao controle e utilização dos bens móveis pelos empregados e gestores, como por exemplo: a) Todo empregado tem o dever de: restituir aos cofres da ECT importância recebida indevidamente quando decorrente de falhas técnicas e/ou operacionais dos sistemas de pagamento de numerário ou de qualquer outro motivo. b) Todo empregado é proibido de: apropriar-se de bens pertencentes à Empresa, aos seus empregados ou a terceiros ; utilizar os equipamentos, bens móveis e imóveis da Empresa, especialmente equipamentos e veículos, para fins de interesse particular ; todo empregado é responsável por quaisquer danos ou prejuízos de qualquer natureza que vier a causar à Empresa, por dolo ou culpa, cujo montante será definido através de devido procedimento de apuração, conforme as normas previstas pela Empresa. A legislação brasileira exige que as empresas e órgãos públicos façam o controle do patrimônio público. No controle patrimonial são realizadas várias atividades como: recepção, registro, controle, utilização, guarda, conservação e desfazimento. Nos Correios, este controle patrimonial é de responsabilidade dos gestores que exercem função de confiança e gratificadas, ou seja, qualquer que seja o desvio do patrimônio público haverá apuração administrativa, podendo o gestor ser responsabilizado. Correios [Programa de Prevenção a Fraudes Gestão de Bens Móveis] 5

6 Portanto, nos Correios os gestores são responsáveis pelas atividades de controle patrimonial e tem como obrigação: a) zelar pela boa e regular utilização do patrimônio público, garantindo a sua guarda, preservação e conservação; b) atualizar os registros após realização de inventários periódicos; c) manter atualizado a informação do detentor responsável pela guarda e conservação dos bens; d) evitar a prática de atos lesivos e a consequente nulidade, evitando o desvio de finalidade pública; e e) evitar a apropriação indevida do patrimônio público. 6 Correios [Programa de Prevenção a Fraudes Gestão de Bens Móveis]

7 2. LEGISLAÇÃO E NORMA APLICÁVEL 2.1 A Constituição Federal de 1988, em seu artigo 70, parágrafo único, estabelece que: prestará contas qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens, valores públicos ou pelos quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária Nos Correios, a responsabilidade da prestação de contas dos bens móveis colocados à disposição pela empresa está descrita nas Políticas e Diretrizes do controle de bens móveis no Manual de Patrimônio MANPAT. 2.2 A definição de Patrimônio Público está descrita no art. 1º, 1º, Lei 4.717/65, como sendo todo o conjunto de bens e direitos, mensurável em dinheiro, que pertence à União, a um Estado, a um Município, a uma autarquia ou empresa pública. 2.3 No que diz respeito ao registro dos bens móveis, a Lei 4.320/64 estatuiu normas gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal, prevê no Capítulo III que trata Da Contabilidade Patrimonial e Industrial o seguinte: Art. 94. Haverá registros analíticos de todos os bens de caráter permanente, com indicação dos elementos necessários para a perfeita caracterização de cada um deles e dos agentes responsáveis pela sua guarda e administração. Art. 95 A contabilidade manterá registros sintéticos dos bens móveis e imóveis. Art. 96. O levantamento geral dos bens móveis e imóveis terá por base o inventário analítico de cada unidade administrativa e os elementos da escrituração sintética na contabilidade. 2.4 As normas gerais para o processo de aquisição, distribuição, alienação e renúncia ao direito de propriedade de itens pertencentes ao Ativo Não Circulante Bens Móveis dos Correios estão contidos nos Manuais: Em relação ao registro de bens móveis e do imobilizado em andamento este é registrado nas contas contábeis conforme determina o Manual de Contabilidade MANCOT. Correios [Programa de Prevenção a Fraudes Gestão de Bens Móveis] 7

8 2.4.2 A definição de órgão solicitante está disposta no Manual de Orçamento e Custo MANORC: Órgão Solicitante É definido como qualquer órgão da Empresa que necessite requisitar as demandas para fornecimento de bens ou prestação de serviços, objetivando viabilizar as ações baseadas nas políticas e diretrizes da ECT A regra de caracterização da necessidade para aquisição de bens móveis está disposta no Manual de Licitação e Contratação MANLIC, conforme: CARACTERIZACÃO DA NECESSIDADE A área requisitante ou centralizadora de demanda é o órgão que detém a competência funcional ou técnica para caracterização da necessidade da Administração por meio da identificação dos elementos essenciais para a contratação de obras, serviços e aquisições No âmbito dos Correios o assunto bens móveis está disposto no Manual de Patrimônio MANPAT, que tem por finalidade: Estabelecer normas e procedimentos para gestão de bens móveis e imóveis e de marcas, patentes e outros direitos que compõem o patrimônio da ECT As regras de procedimentos em relação à movimentação dos bens móveis no Manual de Patrimônio MANPAT, conforme: Os bens móveis não podem ser adquiridos para formação de estoque, devendo ser colocados à disposição dos órgãos a que se destinam dentro de, no máximo, trinta dias. 2.5 As regras sobre os aspectos de segurança do patrimônio, das instalações, do acesso aos Correios e às suas informações, englobando os bens permanentes, os de consumo, os valores dos Correios e os a ela confiados, estão normatizadas no Manual de Segurança e Administração de Edifícios MANSAE. 2.6 O Decreto /90 dispõe sobre a regulamentação do desfazimento, o reaproveitamento, a movimentação, a alienação e outras formas de desfazimento de material no âmbito da Administração Pública Federal 2.7 A Lei 8.429/92 dispõe sobre as sanções previstas para todo aquele que, por ação ou omissão, gera lesão ao patrimônio público, ou ainda, de forma ilícita, se apropria de bem móvel ou imóvel, ou qualquer outra vantagem econômica está sujeito a responder pelo crime de improbidade administrativa. 8 Correios [Programa de Prevenção a Fraudes Gestão de Bens Móveis]

9 3. SISTEMAS E FERRAMENTAS DE CONTROLE E GESTÃO O sistema utilizado pelos Correios para o controle Patrimonial é o Sistema Integrado de Gestão Empresarial ERP Enterprise Resource Planning Módulo Ativo Fixo. 4. GLOSSÁRIO Bem Extraviado - Bem móvel não encontrado, quando de conferência física, na unidade organizacional, onde, segundo o rol oficial de bens da unidade, o Termo de Responsabilidade Patrimonial - TRP, deveria estar. Bem Inservível - Bem móvel que não mais tem utilidade ou serventia para a unidade organizacional para a qual está disponível e, em última instância, para os Correios. Bem Móvel - Também chamado de bem durável, bem patrimonial móvel ou material permanente, suscetível de remoção por força alheia ou por movimento próprio, que não sofre, com seu uso, alteração de sua substância (natureza e características físicas originais) ou de sua destinação econômico-social. Bem Patrimonial ou Bem Permanente - Aquele que não sofre modificações em sua natureza e conserva a característica física original durante a utilização. São classificados genericamente como bens móveis, imóveis e intangíveis e, contabilmente, são registrados no Ativo Imobilizado da ECT". Bem similar - Para imposição de responsabilidade pecuniária ao empregado dos Correios ou a terceiros com o intuito de indenização aos Correios, considera-se bem similar àquele que tem utilidade/aplicação similar à do bem objeto da ocorrência lesiva aos interesses dos Correios, podendo ser de versão mais moderna, caso os Correios já esteja utilizando nova versão e/ou se a produção houver sofrido descontinuidade. Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) - DANFe - documento que tem como objetivo acobertar o transporte da mercadoria até o destinatário, possibilita a consulta da NF-e pelos postos fiscais e pelo comprador, para que possam ser constatada a veracidade da Nota Fiscal eletrônica. Detentor de Bens - Todo empregado indicado pelo titular do setor e designado por ato do dirigente máximo da unidade gestora como responsável pela utilização dos bens móveis que compõem a carga patrimonial do setor, mediante a assinatura de Termo de Responsabilidade Patrimonial. É o responsável pela guarda, conservação, uso adequado e controle físico dos bens móveis distribuídos a determinada unidade organizacional. Correios [Programa de Prevenção a Fraudes Gestão de Bens Móveis] 9

10 Guia de Movimentação de Bens Móveis (GMBM) - Documento gerado no sistema informatizado de gestão, ERP, para fins de formalizar a movimentação de bens entre as unidades organizacionais dos Correios. Inventário - conferência física dos bens móveis para confirmar e/ou atualizar os registros existentes no ERP e os valores contabilizados no Ativo Imobilizado dos Correios e para providências, se necessárias, com vistas à recuperação de eventuais prejuízos. Patrimônio - complexo de bens, materiais ou não, direitos, ações, posse e tudo o mais que pertencer à Correios e suscetível de avaliação econômica. Registro Nacional de Veículos Automotores - RENAVAN - documento que tem a finalidade de identificar o registro de qualquer veículo do País, por meio do código impresso no Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo, emitido pelo DETRAN. Termo de Responsabilidade Patrimonial - TRP - documento gerado no sistema informatizado de gestão, ERP, contendo o rol de bens móveis disponibilizados pelos Correios e para fins de formalização do responsável pela guarda, conservação, uso adequado e controle físico dos bens moveis distribuídos a determinada unidade organizacional. Valor de incorporação do bem - É o custo de aquisição de um bem. Corresponde normalmente ao valor constante no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica - DANFe (mais o diferencial de ICMS, calculado automaticamente pelo ERP), no caso de bens móveis, na escritura de compra e venda, no caso de um imóvel, ou ao valor da nota fiscal, no caso de benfeitoria em imóveis. Valor residual do bem - Valor que se espera obter com a alienação do bem depois de decorrido o tempo estimado para sua vida útil, isto é, tempo ao longo do qual se contabiliza a depreciação periodicamente. 10 Correios [Programa de Prevenção a Fraudes Gestão de Bens Móveis]

11 5. PROCEDIMENTOS DE CONTROLE E PREVENÇÃO Esta cartilha abordará o processo relativo à gestão patrimonial de bens móveis abordando as seguintes etapas: 1. Incorporação/Inclusão é o registro de entrada de um bem permanente no sistema de controle patrimonial dos Correios. Isso significa dizer que o registro de um bem permanente no patrimônio da empresa, representará um registro de igual valor no seu balanço contábil. A compra sempre ocorrerá em face da necessidade/modernização de móveis e equipamentos dos diversos órgãos dos Correios. As formas de inclusão de Bens Móveis no Ativo Não Circulante dos Correios se darão por meio de: Bens de terceiros postos à disposição da Correios; Bens adquiridos por meio de contrato de arrendamento mercantil (leasing); Bem abandonado nas dependências da Correios; Bem já excluído do ativo, mas localizado em uso (reincorporação); Aquisição por compra, permuta ou doação; Dação em pagamento. 2. Remanejamento/Transferência alteração da localização de bens na empresa. Denomina-se Remanejamento de um bem quando sua movimentação ocorre dentro da mesma Diretoria Regional ou AC, enquanto Transferência ocorre quando há movimentação entre a Diretoria Regional e AC. 3. Baixa/Exclusão é o registro de saída do bem permanente do acervo patrimonial dos Correios. A Baixa é sempre o resultado de processo apropriado que a justifique e deve ser sempre autorizada. A alienação e renúncia ao direito de propriedade de bens móveis são formas de exclusão de bens móveis e objetivará o seguinte: recuperar (desde que economicamente viável), no todo ou em parte, os recursos empregados em bens que não atendam mais ao fim a que se destinam. reconquistar áreas ocupadas desnecessariamente. reduzir custos de controle de bens móveis. Correios [Programa de Prevenção a Fraudes Gestão de Bens Móveis] 11

12 Os itens de bens móveis poderão ser considerados excluídos dos registros do ativo não circulante dos Correios, por alienação ou renúncia ao direito de propriedade, quando apresentarem as seguintes condições: a) danificados pela ação ou omissão de empregados ou de terceirizados; b) retirados, em função de obsolescência, de inviabilidade econômica de conservação, de outros fatores técnicos ou operacionais, após avaliação conforme a natureza e a finalidade do item, pela área competente. c) sujeito à inutilização, em função de obsolescência ou de inviabilidade de destinação a terceiros por razões de segurança ou do interesse público, após avaliação pela área competente 4. Controle Físico (de Localização, do Estado de Conservação, de Utilização) é o conjunto de procedimentos voltados à verificação da localização e do estado de conservação dos bens patrimoniais. O controle físico tem caráter permanente, em decorrência da própria necessidade de acompanhamento da posição físico-financeira do ativo imobilizado. a) Controle de Localização: consiste na verificação do local onde está situado o bem, com vista à determinação fidedigna das informações existentes no cadastro sobre essa localização. b) Controle do Estado de Conservação: consiste no acompanhamento do estado de conservação dos bens patrimoniais, objetivando manter sua integridade física, observando-se a proteção do bem contra agentes da natureza, mediante a tomada de medidas para evitar a corrosão, oxidação, deterioração e outros agentes que possam reduzir a sua vida útil. c) O Controle de Utilização: consiste na identificação e análise das condições de utilização dos bens patrimoniais, observando o seguinte: 1 Conhecimento das condições de utilização do bem, em função das atividades desenvolvidas pela Unidade Administrativa; 2 Cumprimento das normas técnicas do fabricante, no que se refere à capacidade operacional e manuseio; 3 Compatibilidade entre a finalidade e características do bem, com a natureza dos serviços a ele atribuídos.

13 5.1 Procedimentos prévios para Incorporação/Inclusão de bens móveis Procedimentos prévios para Incorporação/Inclusão de bens Agentes envolvidos: Órgão de compras/contratação/fiscal de contrato/órgão solicitante. Antes de solicitar a compra do bem móvel, realizar um planejamento das aquisições. Avaliar seus processos de aquisição de bens, com interação entre as áreas gestoras com vistas a certificar a eficácia e efetividade do aproveitamento dos itens comprados, no que diz respeito ao seu tempo de utilização, confrontando com a vida útil do produto adquirido. Importante ainda definir a logística de distribuição no órgão solicitante, além de especificar se a entrega vai ser direta ou para outro órgão que executará a entrega. Evitar a falha no planejamento de aquisições, como por exemplo: solicitar materiais que o órgão não necessite, adquirir produtos que podem ficar obsoletos em um curto período de tempo. Essas definições podem evitar qualquer tipo de avaria ou desvio, como por exemplo: troca do produto no transporte, roubo, furto e extravio. Qualquer bem móvel que requeira certificação deve ter procedimento de inspeção pré-definido. O procedimento de inspeção deve ser realizado de forma criteriosa a fim de evitar a falta de certificação do bem móvel e consequentemente a perda de validade.! É importante que o órgão de gestão de bens receba os planos de compra em execução durante o ano em curso a fim de facilitar as demais fases para inclusão/incorporação dos bens. É de grande relevância para a organização o correto controle patrimonial dos seus bens. Este controle sendo tanto de aspecto físico quanto contábil evita empecilhos de extravios de ativos imobilizados e problemas com balanço patrimonial. Correios [Programa de Prevenção a Fraudes Gestão de Bens Móveis] 13

14 Procedimentos prévios para Incorporação/Inclusão de bens Agentes envolvidos: Órgão de compras/ contratação/fiscal de contrato. Elaboração dos contratos: prever os procedimentos a serem adotados pelos destinatários para conferência dos bens, quando do recebimento, bem como as medidas a serem adotadas em caso de não conformidades. As informações referentes ao(s) bem(s) a ser adquirido devem estar dispostas nos contratos de forma detalhada: marca, modelo, cor e etc., integridade física do bem (arranhões, quebras, amassados e etc.) e seu perfeito funcionamento, no caso de equipamento, a fim de evitar irregularidades ou fraudes nas demais fases do processo e facilitar a conferência pelos destinatários. Enviar tempestivamente a cópia do contrato e do DANFe ao órgão de gestão de bens móveis possibilita a identificação, em tempo hábil, de possíveis irregularidades que podem afetar o patrimônio de bens móveis da Correios. Quando do recebimento de contratos de compra de bens móveis, deve-se verificar os locais de entrega, destinatários dos bens, procedimentos de inspeção para aceitação e a logística prevista para armazenagem temporária e de distribuição. Elaborar as instruções e os procedimentos a serem adotados pelos destinatários quando do recebimento dos bens. Instruções quanto a conferência do DANFe a luz do pedido emitido pelo fornecedor, os procedimentos a adotar no caso de encontrar inconformidades entre o bem e o pedido realizado, são procedimentos de controle que podem mitigar o risco de incorporação de bem diverso, ou com problemas, ao de fato adquirido e ainda desvio de finalidade do uso do bem.! No caso de veículo, informar ao órgão de gestão de bens móveis a relação de placas para fins de atualização das fichas cadastrais dos bens. As placas deverão ser informadas à medida que os veículos forem emplacados, não devendo ocorrer retenções de cópia de DANFes enquanto se aguarda por essa providência. A classificação do bem, para efeito de sua inclusão no sistema de controle patrimonial, deve ser coerente com a adotada no respectivo processo de aquisição. 14 Correios [Programa de Prevenção a Fraudes Gestão de Bens Móveis]

15 Procedimentos prévios para Incorporação/Inclusão de bens Agentes envolvidos: Órgão de compras/ contratação/fiscal de contrato. Receber o bem móvel com, no mínimo, dois empregados dos Correios e um ou dois dos fornecedores. Realizar a verificação na presença do fornecedor e se o DANFe apresenta conformidade com as instruções do fiscal do contrato. Mesmo não sendo percebido qualquer problema no bem, deve-se apor a anotação Sujeito a inspeção para aceitação. A fim de evitar irregularidades, deve ser atestado o bem e encaminhada a DANFe para o fiscal de contrato. Verificar a não conformidade do bem com a descrição da compra. a) caso seja identificada qualquer não conformidade comunicar ao fiscal de contrato; b) caso seja problema com os dados da DANFe comunicar ao órgão de contrato e aguardar as orientações deste órgão. As não conformidades devem ser anotadas no verso de todas as vias do documento de transporte e do DANFe e solicitar assinatura do responsável pela entrega (informar a identidade do entregador e a placa do veículo de entrega). Em relação a não conformidade de qualquer bem, o fiscal de contrato deve atuar para regularizar o problema antes de enviar para a incorporação do bem. Ao atestar a conformidade, o fiscal de contrato pode evitar irregularidade na incorporação de bem inservível e ainda a sua utilização inadequada. É uma forma de certificar que o bem foi inspecionado e não apresenta inconformidade. Para transferência de bens móveis, verificar o cadastramento do CNPJ das Unidades do Estado, no ERP, pela Central de Operações Financeiras (CEOFI), para emissão da DNFe. Este cadastramento tem como finalidade o cumprimento da legislação Estadual, com a transferência de bens móveis, que deverá ser acobertado de NF para ser possível a liberação pela SEFAZ da Autorização de Livre Transito ALT.! Caso o bem, após montado e instalado pelo fornecedor, apresente avarias ou não funcione adequadamente deve ser registrada a ocorrência em todas as vias da ordem de serviço e os dados do signatário. O fiscal do contrato deve ser informado. Fique atento a uma prática de cartel onde as empresas oferecem propostas com preços abaixo do valor de mercado, demonstrando ser a mais vantajosa para a Administração, sendo que na entrega do produto/serviço o faz com qualidade inferior, como forma de aumentar o seu lucro. Correios [Programa de Prevenção a Fraudes Gestão de Bens Móveis] 15

16 5.2 Incorporação/Inclusão por compra de bens móveis Incorporação/Inclusão de bens móveis Agentes envolvidos: Órgão de gestão de bens móveis/fiscal de contrato. No momento da incorporação do bem ao patrimônio da empresa, adotar os procedimentos de conferência da documentação, conforme os atestos emitidos pelas áreas de contratação, de forma a garantir a correta incorporação do bem ao patrimônio dos Correios. A ausência dos procedimentos de conferência ocasiona a incorporação de bem ao patrimônio da empresa em desacordo com as respectivas especificações técnicas do edital, de forma fictícia e até mesmo por valor simbólico, divergente do contrato de compra do bem. A incorporação do bem ao patrimônio dos Correios deve ser realizada após o recebimento do documento fiscal (DANFe), com os devidos atestos. Recomenda-se o menor prazo para a incorporação a fim de evitar o risco de distribuição do bem sem incorporação ao patrimônio dos Correios, bem como o seu extravio, furto entre outras irregularidades ou fraudes em relação ao seu recebimento. Certificar que o bem móvel objeto da nota fiscal (DANFe) foi entregue ao órgão de destino que irá utilizá-lo, e de acordo com as especificações técnicas previstas no edital e no contrato, e ainda, se está em perfeito funcionamento. Caso haja inconformidade, solicitar as providências cabíveis evitando que o bem fique parado gerando, por exemplo, a perda da garantia contratual ou com problemas de inspeção de qualidade que inviabilizará sua utilização pelo órgão destinatário.! O bem incorporado ao patrimônio dos Correios deve conter, minimamente, os seguintes dados: PIB, descrição do bem, marca, modelo, fabricante, conforme contrato, número e ano do contrato, número da nota fiscal (DANFe) do fornecedor, valor do bem, número de série do bem (quando tiver), número do chassi (veículo). É importante que o plano de compras de bens móveis, bem como o acompanhamento de sua execução por meio das licitações autorizadas e homologadas seja encaminhado ao órgão de gestão de bens móveis. 16 Correios [Programa de Prevenção a Fraudes Gestão de Bens Móveis]

17 Incorporação/Inclusão de bens móveis Agentes envolvidos: Órgão de gestão de bens móveis, detentor de bem. A incorporação ou a inclusão de bens móveis tem as seguintes características: possuir vida útil superior a 1 ano, ou valor superior a R$ 326,61 (valor fixado pela legislação do Imposto de Renda). A falta de registro ou erro na inclusão ou incorporação de bens pode acarretar em infringir a lei específica do Imposto de Renda, podendo a empresa ou responsável público ser responsabilizada por fraude. Identificação do bem pela área de patrimônio com uma plaqueta metálica que é afixada ao bem, denominada de PIB Placa de Identificação do Bem. O bem identificado com a PIB pode evitar o extravio e facilitar o seu controle. Os bens devem estar com as respectivas Guias de Movimentação (GM) e serem distribuídos em até 30 dias após sua incorporação. O detentor do bem deve concluir a GM evitando pendências de recebimento, o desuso e o extravio. Ao concluir a GM o detentor do bem móvel ficará responsável pelo bem. Deve-se evitar que o bem esteja sem o seu respectivo detentor, que precisará manter um controle sistemático dos bens sob sua responsabilidade, sob pena de reparação em caso de extravio. A responsabilidade pelo uso, guarda, conservação e controle físico dos bens patrimoniais, formalizada pela assinatura do TRP (Termo de Responsabilidade Patrimonial), será atribuída aos ocupantes de função de confiança, denominados detentores, em todos os órgãos que compõem a estrutura organizacional dos Correios. O Diretor Regional poderá nomear ocupantes de função gratificada como detentores.! O registro do valor dos bens móveis e equipamentos da empresa devem respeitar a legislação do Imposto de Renda, com as seguintes restrições: a pessoa jurídica não poderá deduzir, como despesa, o custo de aquisição de bens do ativo permanente de valor unitário não superior a R$ 326,61, quando as atividades do seu objeto exijam o emprego de uma certa quantidade de bens que, embora individualmente, cumpram a utilidade funcional, somente atingem o objetivo da atividade explorada em razão da pluralidade (conjunto) de seu uso. (Lei nº 9.249/95, art. 30; RIR/99, art. 301; Pareceres Normativos (PN) CST nºs 100/78 e 20/80). Correios [Programa de Prevenção a Fraudes Gestão de Bens Móveis] 17

18 5.3 Movimentação/Transferência de bens móveis Movimentação/Transferência Agentes envolvidos: : Órgão de gestão de bens móveis e detentor do bem. A movimentação de bens móveis realiza-se necessariamente para atender as seguintes finalidades: distribuição; recolhimento; remanejamento; remanejamento para manutenção; remanejamento virtual de bens extraviados e transferência. A movimentação dos bens moveis dos Correios necessita ser formalizada por meio de Guia de Movimentação - GM, emitida pelo ERP e pelo próprio detentor de bens. A movimentação de bens móveis deve obedecer a norma interna. As movimentações devem ocorrer dentro do estrito interesse da administração pública, sendo convenientes e oportunas.! Nenhum bem móvel será movimentado sem autorização do órgão de gestão de bens, exceto nos casos de: a) movimentação que não dependa de obtenção de recursos de transporte; b) remanejamento para o órgão (ou firma) responsável por sua manutenção; c) remanejamento para o órgão virtual do ERP específico para controle dos bens extraviados; d) regularização da situação de bem que porventura seja encontrado em unidade organizacional diferente daquela que consta no ERP, caso em que o próprio detentor formal poderá efetuar o remanejamento para o detentor real. 18 Correios [Programa de Prevenção a Fraudes Gestão de Bens Móveis]

19 5.4 Baixa/Exclusão de bens móveis Baixa/Exclusão de bens móveis Agentes envolvidos: Órgão de gestão de bens móveis e detentor do bem. A exclusão de bens móveis objetiva: a) recuperar no todo ou em parte, os recursos empregados em bens que não atendam mais ao fim a que se destinam; b) recuperar áreas ocupadas sem necessidade; c) reduzir custos de controle de bens móveis. Antes da baixa e exclusão de bens móveis e devido registro do TRP, o gestor deve analisar o real motivo da baixa de forma fidedigna, a fim de evitar irregularidades nesse processo. Os bens furtados, roubados, extraviados ou destruídos serão baixados do Ativo Imobilizado da empresa sem prejuízo da apuração de responsabilidade. A responsabilidade do detentor do bem, não se exclui com a baixa ou exclusão deste mesmo bem, poderá ser reavaliado o motivo da baixa ou exclusão dos bens móveis. Qualquer solicitação de baixa de débitos originários da perda de bens móveis será analisada pela Central de Serviços Gerais CESER, após autorização da autoridade competente. A responsabilidade das informações prestadas em relação à solicitação de baixa de débitos originários da perda de bens móveis é de quem solicitou.! Antes de encaminhar o processo de solicitação de baixa ou exclusão do bem, este deve ser bem fundamentado pelo gestor responsável a fim de evitar qualquer tipo de irregularidade e/ou dúvidas que possam gerar futuros processos de apuração. Correios [Programa de Prevenção a Fraudes Gestão de Bens Móveis] 19

20 Baixa/Exclusão de bens móveis Agentes envolvidos: Órgão de gestão de bens móveis e detentor do bem. Modalidade venda (concorrência, leilão, convite e dispensa de licitação) este tipo de modalidade deve haver interesse em desmobilização do bem pertencente aos Correios e autorização prévia com justificativas para a venda do bem, além de uma avaliação prévia. Modalidade Permuta este tipo de modalidade deve haver a constatação da viabilidade de desmobilização de um bem pertencente aos Correios pela Unidade Administrativa interessada na desmobilização do referido bem, lembrando que este tipo de modalidade é permitida somente entre órgãos da Administração Pública. Modalidade doação A doação, presentes razões de interesse social, poderá ser efetuada pelos órgãos integrantes da Administração Pública Federal direta, pelas autarquias e fundações, após a avaliação de sua oportunidade e conveniência, relativamente à escolha de outra forma de alienação, podendo ocorrer, em favor dos órgãos e entidades e disposições previstas no decreto /90. A exclusão do bem por venda, permuta ou doação possui comprovação de conveniência e interesse da operação, prévia avaliação e observação da regulamentação interna específica, a fim de evitar extravio, interesse próprio e furto de qualquer bem móvel público. Os bens alienados deverão ser retirados das dependências dos Correios pela própria instituição beneficiária ou pelo arrematante, sem quaisquer despesas aos Correios, evitando o extravio, furto, roubo, sinistro e avaria. 20 Correios [Programa de Prevenção a Fraudes Gestão de Bens Móveis]