Plano de Gestão de Riscos e Infracções Conexas

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1 Plano de Gestão de Risos e Infrações Conexas (Fevereiro 2014) Página 1 de 26

2 NOTA INTRODUTÓRIA E APROVAÇÃO A TRATOLIXO, E.I.M. dispõe, nos termos da lei, de um Plano de Gestão de Prevenção de Risos de Corrupção e Infrações Conexas, elaborado no quadro da Reomendação n.º 1/2009 do Conselho de Prevenção da Corrupção (CPC) e apliável a todas as entidades públias do estado e do setor empresarial administrativo e empresarial e ainda para o setor empresarial loal. Na sequênia da aprovação em Conselho de Administração do referido doumento em Dezembro de 2009, o mesmo foi oportunamente enviado e analisado em sede de Conselho de Prevenção da Corrupção. Aliás, este Conselho apreiando o doumento entendeu promover uma reunião pedagógia na empresa em Junho de 2011, o que se veio a mostrar profundamente proveitoso, dado que a essa reunião assistiram todos os quadros da empresa e o próprio Conselho de Administração por parte da TRATOLIXO, tendo estado presente as mais elevadas individualidades do CPC, inluindo o Presidente e o seretário-geral do Conselho. Nessa reunião a empresa, na busa de soluções de optimização de gestão e de observânia da lei, na sua forma e no seu espírito, assumiu mais uma vez o ompromisso de melhorar os seus instrumentos internos de ontrolo, tendo em vista aompanhar os esforços de prosseguir o interesse públio. Estes esforços deram origem a uma nova revisão do doumento (Versão 2011) e que motivou um aompanhamento e monitorização permanente da exeução do plano tendo-se onluído em 2012 quanto à desneessidade de proeder a qualquer alteração do seu onteúdo. Atendendo às alterações organizaionais oorridas na TRATOLIXO, durante o ano de 2013, e à neessidade de introduzir, em permanênia, meanismos que permitam melhorar o seu desempenho, tornou-se impresindível adequar o Plano à nova realidade da empresa. Página 2 de 26

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4 I. APRESENTAÇÃO DA TRATOLIXO, E.I.M. A TRATOLIXO - Tratamento de Resíduos Sólidos, E.I.M. (adiante designada por TRATOLIXO) é uma empresa intermuniipal de apitais maioritariamente públios, detida em 100% pela AMTRES - Assoiação de Muniípios de Casais, Mafra, Oeiras e Sintra para o Tratamento de Resíduos Sólidos. À data da sua onstituição, em 1990, a TRATOLIXO tinha apenas a inumbênia de assegurar a gestão e exploração das unidades de tratamento de resíduos existentes em Trajoue, nomeadamente da unidade de ompostagem (Central Industrial de Tratamento de Resíduos Sólidos CITRS). Posteriormente foi-lhe onessionada, pela AMTRES, a gestão e exploração da Central de Triagem e do Aterro Sanitário. Atualmente a TRATOLIXO tem por objeto soial a gestão e exploração de serviços de transporte, tratamento, deposição final, reuperação e reilagem de resíduos sólidos, a omerialização dos materiais transformados, bem omo outras prestações de serviços no domínio dos resíduos sólidos. Em 2000, om a adesão do Muniípio de Mafra à AMTRES, alançou a sua onfiguração atual, abrangendo uma área geográfia de 753 km 2 e servindo uma população de habitantes (dados dos ensos 2011). Ao longo dos seus mais de 20 anos de existênia, a empresa desenvolveu esforços resentes no sentido de valorizar ada vez mais e melhor os resíduos reebidos, dispondo de várias infra-estruturas espeializadas e dediadas ao respetivo tratamento. Estas infra-estruturas distribuem-se pelo Eoparque de Trajoue (Casais), Eoparque da Abrunheira (Mafra) - ainda em fase de onstrução - e Eoentro da Erieira (Mafra). Página 4 de 26

5 Nesse âmbito reebe e gere dinheiros públios, quer por força da ontrapartida dos serviços prestados aos muniípios, quer pela garantia que estes promovem perante tereiros, nomeadamente pela gestão de ontrato programa elebrado om a aionista AMTRES atrás referida. Página 5 de 26

6 II. ORGANIZAÇÃO DA TRATOLIXO A estrutura funional da empresa é apresentada no seguinte organigrama, aprovado a 20 de Março de Conselho de Administração Diretor Geral Gabinete de Seretariado Geral Gabinete Ténio-Jurídio Direção Área Gabinete de Tenologias de Infor. e Comuniação Gabinete de Estudos, Projetos e Gestão de Obras Serviços Gabinete Direção de Planeamento, Coordenação e Reursos Humanos Direção Industrial Direção Administrativa e Finaneira Adjunto da Direção Industrial Segurança e Saúde no Trabalho Sistema Integrado de Gestão Inovação Comerial Apoio Administrativo Laboratório Eoparque Trajoue Eoparque Abrunheira Reursos Humanos e Áreas Soiais Ténia Eonómia Manutenção Operação Logístia Proesso Manutenção Operação Finaneira Aprovisionamento Serviço de Form. Rerutamento e Seleção Planeamento Estratégio Controlo de Gestão Man. Fabril CTVRSU Operação Controlo Preparação de Trabalhos CDA Contab. Geral, Analítia e Fisal Plataforma de Contratação Públia Serviço de Mediina no Trabalho Monitorização de Proesso e Produto Projet Finane Man. Infra-estruturas Eoentro Equipamentos Móveis Melhoria de operação Automação ETAR Tesouraria Compras Áreas Soiais Candidaturas Candidaturas ETAR, Aterro e Equipa Limpeza Man. Fabril CCT Faturação Armazéns Requisitos Legais Est. Viabilidade Eonómia e Finaneira (EVEF) Man. Equipamentos Moveis Eoentros Gestão de Clientes Gestão de Contratos e Seguros Lieniamentos Orçamento Página 6 de 26

7 III. MISSÃO, VISÃO E POLÍTICA Missão Assegurar o tratamento e a valorização dos Resíduos Sólidos Urbanos produzidos nos quatro Muniípios integrantes da AMTRES (Casais, Mafra, Oeiras e Sintra), tendo sempre em onsideração os prinípios da sustentabilidade. Visão Utilizar as ténias mais avançadas, seguras e ambientalmente adequadas, no tratamento de Resíduos Sólidos Urbanos, dando espeial ênfase à valorização e onsiderando-os omo fonte de potenial matéria-prima. Polítia De aordo om a Missão, Visão e as Razões Histórias que levaram à onstituição da TRATOLIXO, o Conselho de Administração aprovou a seguinte Polítia Integrada da Qualidade, Ambiente e Segurança: 1. Promover a utilização das Melhores Ténias Disponíveis e Boas Prátias na Gestão Integrada dos Resíduos Sólidos Urbanos, no que se refere ao transporte, armazenamento temporário, tratamento, valorização e destino final, em onsonânia om o Plano Estratégio de Resíduos para as Áreas dos Muniípios de Casais, Mafra, Oeiras e Sintra (PERECMOS), mantendo uma atitude visionária e de onstante inovação no que respeita ao estado de arte da Gestão dos Resíduos Sólidos Urbanos. 2. Dotar a empresa dos Reursos Humanos, dos Meios Ténios e dos Meios Finaneiros neessários para o umprimento dos objetivos definidos no PERECMOS. 3. Melhorar ontinuamente os seus proessos, produtos e a qualidade dos serviços prestados em todos os seus Eoparques e Eoentro de forma a ter O melhor serviço possível ao mais baixo usto, visando a exelênia. Página 7 de 26

8 4. Avaliar de forma sistemátia a efiáia do seu Sistema Integrado de Gestão, através da definição e revisão de objetivos e metas e do onheimento da satisfação dos requisitos dos seus lientes. 5. Proporionar aos olaboradores a formação adequada para melhorar o desempenho das suas funções, obrigações individuais e oletivas, om o objetivo de aumentar os seus onheimentos e desenvolver as suas ompetênias, garantindo o umprimento das atividades da TRATOLIXO em toda a sua área de atuação. 6. Tomar as medidas preventivas e orretivas para Eliminar ou Minimizar os Aspetos Ambientais e Risos Oupaionais assoiados à atividade da TRATOLIXO, que proporionem um Ambiente de Trabalho Seguro e Saudável para os olaboradores e pareiros externos, om enfoque na prevenção da poluição e das lesões e afeções da saúde. 7. Sensibilizar os olaboradores sobre a importânia das suas atividades para o umprimento dos requisitos dos lientes internos e externos, fae à qualidade dos produtos e do serviço prestado pela TRATOLIXO, inentivando o seu envolvimento e partiipação na melhoria ontinua do Sistema Integrado de Gestão. 8. Sensibilizar os olaboradores para os perigos e risos, os aspetos e impates ambientais assoiados às suas atividades e para as suas responsabilidades no umprimento das ações neessárias para prevenir, evitar e reduzir esses risos e impates. 9. Desenvolver a relação om os Forneedores e Subontratos para garantir que a sua atuação segue os prinípios desta Politia. 10. Cumprir a legislação, regulamentação naional e omunitária, os requisitos normativos e os requisitos do liente, assim omo outros requisitos subsritos pela TRATOLIXO. A Polítia Integrada da Qualidade, Ambiente e Segurança, estabeleida pelo Conselho da Administração da TRATOLIXO, foi omuniada a todos os Página 8 de 26

9 olaboradores e Partes Interessadas e enontra-se divulgada por toda a empresa sendo responsabilidade de ada olaborador onheê-la. Esta é revista periodiamente de modo a garantir a sua adequação e relevânia para o umprimento dos objetivos da TRATOLIXO. (Revisão 3, aprovada a 7 de Abril de 2011) IV. METODOLOGIA DO PLANO Na elaboração do presente Plano foram analisados todos os instrumentos de ontrolo interno e respetivos proedimentos. Na elaboração do presente doumento foi susitada a olaboração de todos os responsáveis da empresa, que são responsáveis pelas alterações a introduzir no funionamento das suas estruturas, de modo a optimizar os objetivos pretendidos. A metodologia de resposta dos vários departamentos observou o sistema SWOT, ou seja, promoveu-se aos vários níveis de intervenção da empresa, a análise das respetivas fragilidades e forças, para hegar às oportunidades e medidas de orreção. Em todos os momentos prourou prosseguir-se o guião sugerido pelo CPC para a elaboração de Planos de Prevenção de Risos, nomeadamente, a identifiação dos risos poteniais, as medidas preventivas existentes e a implementar e os meanismos de ontrolo existentes. Página 9 de 26

10 V. IDENTIFICAÇÃO DOS RISCOS DE CORRUPÇÃO E INFRACÇÕES CONEXAS Apresentam-se de seguida as unidades orgânias da empresa suseptíveis de risos de orrupção e infrações onexas, a frequênia do riso (a - muito frequente, b - frequente, - pouo frequente, d - inexistente), as medidas existentes ou a adoptar e os meanismos de ontrolo existentes. Página 10 de 26

11 RISCOS IDENTIFICADOS FREQUÊNCIA DO RISCO MEDIDAS PROPOSTAS/MEDIDAS JÁ ADOPTADAS MECANISMOS DE CONTROLO IDENTIFICAÇÃO DOS A onfiança e a integridade da informação eonómia e finaneira poder ser posta em ausa por não estar a ser preparada de aordo om a legislação apliável e as normas/diretrizes, internamente, emanadas da administração, e om as transações realizadas, nomeadamente, no que diz respeito às seguintes áreas do balanço e da demonstração dos resultados: Direção Administrativa e Finaneira Área Finaneira 1 - Preparar a informação eonómia/ finaneira da empresa 1.1- Área das disponibilidades O saldo da onta Caixa apresentado no balanço não representar apenas numerário ou meios líquidos de pagamento, de propriedade da Empresa Os saldos das ontas de depósitos apresentados no Balanço não representarem efetivamente meios de pagamento existentes nas instituições de rédito em nome da empresa e não estarem adequadamente lassifiados no Balanço Não estarem adequadamente divulgadas no Anexo às demonstrações finaneiras todas as informações pertinentes e relevantes que permitem ler Pagamentos em dinheiro: enontra-se implementado o fundo fixo de aixa que deve ser reposto semanalmente. Em Trajoue o fundo fixo é de e na Abrunheira de 250. Sempre que um aixa é fehado e é soliitada a sua reposição, a folha de aixa é revista e aprovada por um ténio da Direção Finaneira. Os pagamentos de aixa referem-se a pequenas despesas, e apenas são pagos quando autorizados pelo responsável da área. Os pagamentos normais a tereiros são realizados através dos banos. Pagamentos através dos Banos: nos pagamentos a forneedores, empregados, Administração Fisal, Segurança Soial, et, utiliza-se uma das seguintes formas: heques, transferênias banárias ou ordens permanentes de pagamento. Todos os heques são nominativos e assinados por dois Administradores, ou por um Administrador em onjunto om o Diretor 1- Auditorias Finaneiras: - Revisor Ofiial de Contas; - Auditor externo 2- Auditoria Interna: Gabinete de Controlo de Gestão Diretora Finaneira Página 11 de 26

12 RISCOS IDENTIFICADOS FREQUÊNCIA DO RISCO MEDIDAS PROPOSTAS/MEDIDAS JÁ ADOPTADAS MECANISMOS DE CONTROLO IDENTIFICAÇÃO DOS as demonstrações finaneiras de forma lara e transparente. Geral. As transferênias banárias são introduzidas no Net Bano por um ténio finaneiro, verifiadas pelo Diretor Finaneiro e, posteriormente, autorizadas pelo diretor Geral em onjunto om um Administrador, ou por dois Administradores. Nos pagamentos ao pessoal, o fiheiro dos salários, om os NIBS e montantes a transferir é integralmente proessado na área de reursos humanos. Nos pagamentos ao Estado e à Segurança Soial, as guias de pagamento são, igualmente, faultadas, à Direção Finaneira para pagamento, pela área dos reursos humanos. Apenas os doumentos aprovados, pelas respetivas áreas, para pagamento são introduzidos no Net Bano. Depósito integral de todos os reebimentos: omo prinípio básio de ontrolo tem-se que não se fazem pagamentos om as quantias reebidas provenientes, essenialmente, de vendas a dinheiro. Elaboração de reoniliações banárias: mensalmente são elaboradas as reoniliações de todas as ontas de depósitos à ordem em onformidade om os respetivos extratos banários. Os itens de reoniliação são sempre objeto de investigação. Página 12 de 26

13 RISCOS IDENTIFICADOS FREQUÊNCIA DO RISCO MEDIDAS PROPOSTAS/MEDIDAS JÁ ADOPTADAS MECANISMOS DE CONTROLO IDENTIFICAÇÃO DOS Direção Administrativa e Finaneira Área Finaneira 1 - Preparar a informação eonómia/ finaneira da empresa 1.2- Área de ompras de bens e serviços, pessoal e dívidas a pagar Não se poder garantir que os proedimentos ontabilístios existentes estão efetivamente a operar de modo a garantirem os saldos que as respetivas ontas apresentam Não se poder garantir que todas as responsabilidades existentes ou inorridas à, ou até à, data a que se referem as demonstrações finaneiras estão refletidas e expressas no Balanço pelos seus valores apropriados Não se poder garantir que tais responsabilidades estão apropriadamente evideniadas no balanço Não estarem adequadamente divulgadas no Anexo às demonstrações finaneiras todas as informações pertinentes e relevantes que permitem ler as demonstrações finaneiras de forma lara e transparente. Fatura do forneedor: após onferênia pelas respetivas áreas, ao original da fatura do forneedor, a qual hega à ontabilidade normalmente através de orreio e aí permanee, é anexado todo o proesso de ompra, nomeadamente a requisição interna e a nota de enomenda, doumentos que omprovam que o serviço foi soliitado e por quem foi soliitado, bem omo que foi autorizado. Após este proedimento a fatura é lassifiada ontabilistiamente por integração na ontabilidade do programa de gestão omerial. Controlo das dívidas a pagar aos forneedores: No final de ada mês, após onferênia om o programa de gestão omerial é emitida uma listagem denominada análise de idade de saldos. Com base nesta relação, verifiam-se, um a um, os forneedores que estão em ondições de poderem ser pagos. Mensalmente são elaboradas reoniliações entre o sistema de gestão omerial e o sistema de ontabilidade. Sempre que são detetadas diferenças as mesmas são investigadas e regularizadas. O fiheiro de pagamentos a forneedores resulta do sistema de sistema de gestão omerial, sendo que todos os dados relativos à fiha de ada forneedor são introduzidos na área de aprovisionamento. 1- Auditorias Finaneiras: - Revisor Ofiial de Contas; - Auditor externo 2- Auditoria Interna: Gabinete de Controlo de Gestão Diretora Finaneira No final de ada ano, ou sempre que neessário, para os forneedores que apresentam saldos mais signifiados, ou maior volume de operações, são enviados pedidos de onfirmação de saldos. Com base nas respostas obtidas, os movimentos são Página 13 de 26

14 RISCOS IDENTIFICADOS FREQUÊNCIA DO RISCO MEDIDAS PROPOSTAS/MEDIDAS JÁ ADOPTADAS MECANISMOS DE CONTROLO IDENTIFICAÇÃO DOS devidamente reoniliados. Se neessário, aso hajam divergênias apuradas as mesmas são justifiadas e regularizadas. Direção Administrativa e Finaneira Área Finaneira 1 - Preparar a informação eonómia/ finaneira da empresa Área de vendas, prestações de serviços e dívidas a reeber Não se poder garantir que os proedimentos ontabilístios nas áreas de Vendas e de Prestações de Serviços estão efetivamente a operar de modo a garantir os proveitos apresentados no período Não se poder garantir que o valor das vendas e das prestações de serviços está registado no próprio período e não sobrevalorizado através de réditos ilegítimos relativos a vendas não Custos om o pessoal: o proessamento de salários é integralmente proessado na área de reursos humanos, sendo que após proessamento o fiheiro é faultado à Direção Finaneira para integração no sistema de ontabilidade. Após integração na ontabilidade, são feitas onferênias om o fiheiro importado de modo a garantir que todos os movimentos proessados foram registados e que, por isso, os ustos om o pessoal enontram-se devidamente divulgados nas ontas. Faturação a lientes: Diariamente e após faturação no sistema de Gestão Comeria todos os doumentos de faturação são integrados no sistema de ontabilidade. Todas as faturas de lientes enontramse arquivadas por ordem de nº de fatura. Mensalmente, são reoniliadas as reeitas registadas em proveitos e ganhos na ontabilidade om todos os doumentos de faturação proessados em Gestão Comerial. Controlo das ontas a reeber: mensalmente, é feita a reoniliação das ontas a reeber em ontabilidade e em gestão omerial. Sempre que são apurados desvios os mesmos são devidamente apurados e justifiados, e regularizados. 1- Auditorias Finaneiras: - Revisor Ofiial de Contas; - Auditor externo 2- Auditoria Interna: Gabinete de Controlo de Gestão Diretora Finaneira Página 14 de 26

15 RISCOS IDENTIFICADOS FREQUÊNCIA DO RISCO MEDIDAS PROPOSTAS/MEDIDAS JÁ ADOPTADAS MECANISMOS DE CONTROLO IDENTIFICAÇÃO DOS Direção Administrativa e Finaneira Área Finaneira 1 - Preparar a informação eonómia/ finaneira da empresa efetuadas, serviços não prestados ou falsa faturação, e se o mesmo valor não está subvalorizado através do seu diferimento para períodos subsequentes Não se poder garantir que os restantes proveitos e ganhos deverão estar relaionados om a atividade da Empresa, devendo dizer respeito ao período em ausa e estar adequadamente apresentados na demonstração dos resultados Não se poder garantir que os saldos das diversas ontas representativas de réditos sobre tereiros apresentados no balanço, deverão representar efetivamente réditos legítimos da Empresa sobre tereiros, e estar apropriadamente registados no balanço. No final de ada ano, aos lientes que apresentam saldos mais signifiativos, ou sempre que se justifique, são enviados pedidos de onfirmação de saldos. Com base nas respostas dos lientes, os mesmos são devidamente reoniliados. Sempre que se apuram divergênias, as mesmas são identifiadas e, se neessário, regularizadas. Com base nas deomposições dos saldos das ontas orrentes, mensalmente, emite-se um balanete de lientes por antiguidade de saldos, o qual é um importante instrumento de trabalho para as seções de tesouraria e de ontabilidade. Para a primeira, porque lhe possibilita detetar os lientes que se vão atrasando dando-lhe a possibilidade de poder planear o fluxo de reebimentos a urto prazo; para a segunda, porque lhe dá informação importante (embora não exlusiva) para o álulo da provisão para obranças duvidosas Não se poder garantir que os saldos das ontas de Ajustamentos para obranças duvidosas deverão ser os adequados para obrir possíveis prejuízos resultantes de ontas inobráveis Não estarem adequadamente divulgadas no Anexo às demonstrações finaneiras todas as informações Página 15 de 26

16 RISCOS IDENTIFICADOS FREQUÊNCIA DO RISCO MEDIDAS PROPOSTAS/MEDIDAS JÁ ADOPTADAS MECANISMOS DE CONTROLO IDENTIFICAÇÃO DOS pertinentes e relevantes que permitem ler as demonstrações finaneiras de forma lara e transparente. 2 - Assegurar o planeamento e a gestão da tesouraria da empresa Não onseguir garantir que a utilização eonómia e efiiente dos reursos finaneiros é assegurada. Orçamento de tesouraria: resultante do orçamento global da Empresa, anualmente, é elaborado o orçamento de tesouraria. Mensalmente, om base na tesouraria real, são apurados e expliados os desvios relativamente aos montantes orçamentados. Por se entender que o orçamento anual, devidos aos vários onstrangimentos porque a empresa atravessa, não onsegue ser um instrumento previsional de apoio à tesouraria satisfatório, pontualmente e, sempre que se onsidere importante, são elaborados orçamentos de tesouraria para períodos inferiores. 1- Auditorias Finaneiras: - Revisor Ofiial de Contas - Auditor externo Ténio Ofiial de Contas Direção Administrativa e Finaneira Área Finaneira Tendo por apoio estes novos instrumentos de tesouraria previsionais, são identifiadas e reportadas à administração as insufiiênias de liquidez, para que esta possa atuar, nomeadamente, ao nível da dívida venida dos muniípios. 2- Auditoria Interna: Gabinete de Controlo de Gestão 3 - Garantir o umprimento das obrigações fisais da empresa 3.1 Não se onseguir assegurar que todas as obrigações de índole fisal são adequadamente delaradas e pagas. Tem-se omo regra, que todas as delarações fisais são elaboradas por um ténio finaneiro e, antes de serem delaradas, são revistas pelo Ténio Ofiial de Contas da Empresa. A empresa tem um ontrato de assessoria fisal om uma empresa de reonheido mérito que se enontra disponível para apoiar a empresa em todas as Diretora Finaneira Página 16 de 26

17 RISCOS IDENTIFICADOS FREQUÊNCIA DO RISCO MEDIDAS PROPOSTAS/MEDIDAS JÁ ADOPTADAS MECANISMOS DE CONTROLO IDENTIFICAÇÃO DOS questões desta natureza. Direção Administrativa e Finaneira Área Finaneira 4 - Coordenar a gestão do património da empresa 4.1 Não se onseguir garantir a salvaguarda dos ativos fixos Não se onseguir assegurar que as transações são registadas de modo a que se mantenha um ontrolo sobre os ativos. Fatura do forneedor de investimento: o proedimento é idêntio ao referido na área das ompras de bens e serviços: após onferênia pelas respetivas áreas, ao original da fatura do forneedor, a qual hega à ontabilidade normalmente através de orreio e aí permanee, é anexado todo o proesso de ompra, nomeadamente a requisição interna e a nota de enomenda, doumentos que omprovam que o serviço foi soliitado e por quem foi soliitado, bem omo que foi autorizado. Após este proedimento a fatura é lassifiada ontabilistiamente por integração na ontabilidade do programa de gestão omerial. De aordo om o manual interno de ativos fixos, a fatura é identifiada omo um item a apitalizar. Existênia de uma base de dados de imobilizado: sempre que um determinado bem é apitalizado, está instituído omo proedimento interno que o mesmo deve ser etiquetado e introduzido na base de dados (adastro) dos ativos fixos da empresa. Na base dados todos os bens estão identifiados, entre outros, om os seguintes elementos: loalização, tipologia do bem (nº de série, mara, modelo, et.), valor de aquisição, loalização físia e analítia (entros de ustos). 1- Auditorias Finaneiras: - Revisor Ofiial de Contas; - Auditor externo 2- Auditoria Interna: Gabinete de Controlo de Gestão Diretora Finaneira Sempre que há um abate de um bem, o mesmo é Página 17 de 26

18 RISCOS IDENTIFICADOS FREQUÊNCIA DO RISCO MEDIDAS PROPOSTAS/MEDIDAS JÁ ADOPTADAS MECANISMOS DE CONTROLO IDENTIFICAÇÃO DOS devidamente justifiado e dado baixa na base de dados que identifia o histório desse bem, evideniando, nomeadamente se o abate é devido a venda ou outro motivo. Página 18 de 26

19 RISCOS IDENTIFICADOS FREQUÊNCIA DO RISCO MEDIDAS PROPOSTAS/ MEDIDAS JÁ ADOPTADAS MECANISMOS DE CONTROLO IDENTIFICAÇÃO DOS - A empresa segue integralmente as disposições do Código de Contratação Públia (CCP). - A empresa tem omo regra a utilização de onurso públio ou ajuste direto aso se enquadre nas previsões da lei. - A empresa observa os limiares previstos no CCP. - Responsável da Área de Aprovisionamento, pelo umprimento dos requisitos formais de ontratação. Direção Administrativa e Finaneira Área de Aprovisionamento 1 - Aquisição de bens e serviços 1.1 Favoreimento de forneedores. - Todos os proedimentos são propostos pelos serviços e aprovados pelo Conselho de Administração, após validação pelo Gabinete Ténio-Jurídio. - Existem proedimentos internos que exigem a onsulta a vários forneedores, de aordo om o montante envolvido. - Todos os proedimentos de aquisição de bens e serviços superiores a são efetuados através da plataforma eletrónia, mesmo em regime simplifiado ou de ajuste direto. 1 - Segregação de funções 2 Realização de auditorias internas e externas - Responsável pela área espeífia (área requisitante) pela elaboração e validação dos doumentos ténios. - Conselho de Administração, pela aprovação de todas as deisões assoiadas à aquisição de bens e - As notas de enomenda são emitidas após autorização dos responsáveis. - As notas de enomenda são assinadas pelo Responsável da Área de Aprovisionamento e pela Diretora Geral e pelo Conselho de Administração, de aordo om o montante envolvido. - Todos os ontratos aima de estão sujeitos a ontrato esrito. serviços. - Responsável do Gabinete Ténio- Jurídio, pela validação dos doumentos e pelo umprimento das disposições do CCP. - As minutas de ontrato são aprovadas pelo Página 19 de 26

20 RISCOS IDENTIFICADOS FREQUÊNCIA DO RISCO MEDIDAS PROPOSTAS/ MEDIDAS JÁ ADOPTADAS MECANISMOS DE CONTROLO IDENTIFICAÇÃO DOS Conselho de Administração após adjudiação e validação pelo Gabinete Ténio-Jurídio. - Responsável da Área Direção Administrativa e Finaneira Área de Aprovisionamento 2 Gestão de ontratos 1.2 Considerar omo urgênia situações suseptíveis de serem planeadas Inexistênia de ontrolo dos prazos de resisão/ renovação dos ontratos. - Enontram-se definidas, no proedimento interno de identifiação da neessidade de ompra, as situações onsideradas omo urgentes, om validação pelo Gabinete Ténio-Jurídio. - Os ontratos são revistos de aordo om os termos dos mesmos em matéria de renovação e/ou resisão, nos termos dispostos no CCP, om validação pelo Gabinete Ténio-Jurídio. 1 - Segregação de funções de Aprovisionamento, pelo umprimento dos requisitos formais de ontratação. - Responsável pela área espeífia (área requisitante) pela elaboração e validação dos doumentos ténios. - Conselho de Administração, pela aprovação de todas as deisões assoiadas à 3 Gestão dos armazéns Levantamento de materiais sem registo dos mesmos. d - Diariamente é efetuado um inventário do armazém para verifiação dos movimentos de stok do dia anterior. 2 Realização de auditorias internas e externas aquisição de bens e serviços. - Responsável do Gabinete Ténio- Jurídio, pela validação dos doumentos e pelo umprimento das disposições do CCP. Página 20 de 26

21 1 - Elaborar o Plano de Atividades e o Orçamento Anual RISCOS IDENTIFICADOS Inorreta Orçamentação FREQUÊNCIA DO RISCO MEDIDAS PROPOSTAS/MEDIDAS JÁ ADOPTADAS - Existe um proedimento interno - "Elaboração do Orçamento". - Deverá ser alargado o âmbito das auditorias, nomeadamente fomentando a regularidade da realização de auditorias internas. MECANISMOS DE CONTROLO 1 - Validação do orçamento pelas áreas. 2 - Disponibilização do Plano de Atividades e Orçamento no site da empresa. 3 - Envio do doumento a diversas entidades, entre as quais a entidade reguladora (ERSAR). IDENTIFICAÇÃO DOS Direção de Planeamento, Coordenação e Reursos Humanos - Área Eonómia 2 - Colaborar om a Administração na negoiação do Projet Finane 3 - Analisar desvios e elaborar Relatórios mensais de exeução orçamental Não defender os interesses da empresa Informação inorreta b b - Existem Contratos Finaneiro. - Deverá ser alargado o âmbito das auditorias, nomeadamente fomentando a regularidade da realização de auditorias internas. - Existe um proedimento interno - "Análise de Desvios". - Existênia de Fihas de Controlo Orçamental. - Disponibilização do Relatório de Controlo de Gestão mensal às áreas. - Deverá ser alargado o âmbito das auditorias, nomeadamente fomentando a regularidade da realização de auditorias internas. A partir de Janeiro de 2014, de forma a dar umprimento ao DL 133/2013, os relatórios trimestrais de exeução orçamental são publiados no site da internet da TRATOLIXO e no site da Unidade Ténia, aompanhados dos relatórios do órgão de fisalização. Diretora da DPCRH Página 21 de 26

22 RISCOS IDENTIFICADOS FREQUÊNCIA DO RISCO MEDIDAS PROPOSTAS/MEDIDAS JÁ ADOPTADAS MECANISMOS DE CONTROLO IDENTIFICAÇÃO DOS Direção de Planeamento, Coordenação e Reursos Humanos - Área Eonómia 4 - Elaborar Estudos de Viabilidade Eonómio- Finaneira 5 - Resposta a inquéritos de organismos ofiiais omo o INE e o Bano de Portugal Informação inorreta Informação inorreta - Estudos Ténios auditados por Entidades Externas. - Deverá ser alargado o âmbito das auditorias, nomeadamente fomentando a regularidade da realização de auditorias internas. - Publiação no site da TRATOLIXO dos Relatório de Contas Anuais e Relatório de Sustentabilidade. - Deverá ser alargado o âmbito das auditorias, nomeadamente fomentando a regularidade da realização de auditorias internas. A partir de Janeiro de 2014, de forma a dar umprimento ao DL 133/2013, os relatórios trimestrais de exeução orçamental são publiados no site da internet da TRATOLIXO e no site da Unidade Ténia, aompanhados dos relatórios do órgão de fisalização. A partir de Janeiro de 2014, de forma a dar umprimento ao DL 133/2013, os relatórios trimestrais de exeução orçamental são publiados no site da internet da TRATOLIXO e no site da Unidade Ténia, aompanhados dos relatórios do órgão de fisalização. Diretora da DPCRH Direção de Planeamento, Coordenação e Reursos Humanos - Área Ténia 1 - Enviar periodiamente os Relatórios de Monitorização às Entidades Competentes Omissão ou deturpação de dados - Os Boletins Analítios, emitidos por laboratórios externos areditados, fazem parte integrante dos doumentos de reporte (Anexos). Realização de auditorias internas e externas. Página 22 de 26

23 RISCOS IDENTIFICADOS FREQUÊNCIA DO RISCO MEDIDAS PROPOSTAS/MEDIDAS JÁ ADOPTADAS MECANISMOS DE CONTROLO IDENTIFICAÇÃO DOS Gabinete de Estudos, Projetos e Gestão de Obras (GEPGO) 1 - Proeder à elaboração dos projetos ténios de exeução de empreitada 2 - Promover o lançamento de onursos e/ou proedimentos de empreitada 3 - Proeder a onsignação das obras e fisalizar o umprimento pelos adjudiatários dos orrespondentes projetos 4 - Exeutar os proedimentos e atos administrativos que orrespondem à fisalização e reepção provisória e definitiva das empreitadas - Favoreimento a forneedores - Defiiente fisalização de obras - Adulteração dos pedidos de pagamentos - Existênia de um proedimento interno de validação e aprovação dos proedimentos onursais, pelo Gabinete Ténio-Jurídio e pelo CA. - O Conselho de Administração aprova adjudiações e minutas de ontrato, após validação pelo Gabinete Ténio-Jurídio. - É o responsável do GEPGO que reebe e valida os Autos de Medição e os Certifiados de Pagamento. 1 - Para empreitadas ou prestações de serviços de valor superior a 5000 utilização da plataforma eletrónia segundo o CCP. 2 - Segregação de funções 1 - Auditorias internas e externas 2 - Segregação de funções Responsável do GEPGO Página 23 de 26

24 RISCOS IDENTIFICADOS FREQUÊNCIA DO RISCO MEDIDAS PROPOSTAS/MEDIDAS JÁ ADOPTADAS MECANISMOS DE CONTROLO IDENTIFICAÇÃO DOS 1 - Registo de orrespondênia reebida Eventual falha de registos na entrada da orrespondênia d - Existênia de um software de registo de toda a orrespondênia. Segregação funções Gabinete de Seretariado Geral (GSG) 2 - Preparação da doumentação para Conselho de Administração Sonegar informação Não disponibilização dos doumentos para as reuniões do Conselho de Administração d Digitalização de toda a doumentação em pasta informátia (formato digital) para o Conselho de Administração, à qual só aedem os membros do Conselho de Administração, a Coordenadora do GSG e a Diretora Geral. 1 - Segregação funções 2 - Elaboração das atas e extratos das atas das reuniões do Conselho de Administração. Os extratos das atas são enviados para as respetivas áreas. Diretora Geral e Coordenadora do GSG 3 - Serviço externo Extravio de doumentos Não depósito de todos os reebimentos - Livro de Protoolo para a entrega de doumentação. - Existênia de folha de aixa. 1 - Segregação funções 2 - Comprovativos de depósitos banários Coordenadora do GSG Página 24 de 26

25 RISCOS IDENTIFICADOS FREQUÊNCIA DO RISCO MEDIDAS PROPOSTAS/ MEDIDAS JÁ ADOPTADAS MECANISMOS DE CONTROLO IDENTIFICAÇÃO DOS 1 - Existênia de uma Polítia de Gabinete de 1 - Gestão e o ontrolo da infraestrutura tenológia e Sistemas de Informação Aesso indevido a Dados e Informação Indisponibilidade da Informação Passwords e Monitorização de Aessos. 2 - Existênia de meanismos de redundânia entre Loalizações e/ou no Exterior. 1 - Monitorização anual 2 - Monitorização diária Tenologias de Informação e Comuniação (GTIC) Aessos Indevidos a partir do exterior 3 - Desenvolver um meanismo de monitorização e testes dos aessos a partir do exterior. Responsável do GTIC 2 - Segurança da Informação Não reuperação da informação em Caso de Desastre (inexistênia de um DRP) Desenvolver um Plano de Reuperação em Caso de Desastre (DRP). Bakups pontuais 3 - Compliane Não ontrolo dos lieniamentos de Software Existênia de uma monitorização de ompliane. Software que monitoriza on-line a ompliane Página 25 de 26

26 VI. CONTROLO E MONITORIZAÇÃO DO PLANO. A responsabilidade pela implementação das medidas a adoptar deverá ser assegurada pelos responsáveis nas áreas, assim omo o umprimento dos proedimentos internos estabeleidos, que visão a prevenção de situações de ilegalidade, fraude e erro. Sendo o presente Plano um instrumento de gestão dinâmio, será elaborado anualmente um relatório de exeução do Plano, deorrente de uma auditoria/ avaliação interna do mesmo, no qual deverá onstar: O balanço das medidas propostas e das medidas implementadas; Alterações nos risos identifiados, quer por eliminação de risos ou por identifiação de novos risos; Alteração na frequênia dos risos; Outras alterações da organização. A elaboração deste relatório anual deverá onduzir, se neessário, à revisão do Plano. Página 26 de 26