PROGRAMA DE TRABALHO 2015

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1 PROGRAMA DE TRABALHO 2015 DO CENTRO DE TRADUÇÃO DOS ORGANISMOS DA UNIÃO EUROPEIA CT/CA-042/2014/01PT O presente programa de trabalho foi ajustado com base no orçamento definitivo do Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia para o exercício de 2015 APROVADO PELO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO DO CENTRO EM 29 DE OUTUBRO DE 2014

2 Índice Índice... 2 Introdução... 3 Riscos associados às prioridades do Centro para Atividades para Principais metas a atingir até ao final de Atividade principal: serviços linguísticos Atividades de apoio Atividades de promoção externa e comunicação Atividades de gestão e supervisão...7 Ações/Atividades específicas e recursos humanos e financeiros necessários em 2015 tendo em vista a realização dos objetivos do Centro Atividade principal: serviços linguísticos Atividades de apoio Atividades de promoção externa e comunicação Atividades de gestão e supervisão Síntese dos recursos humanos e financeiros necessários para o exercício de 2015 tendo em vista a realização dos objetivos...27 Anexo 1 Riscos associados às prioridades do Centro para Anexo 2 Plano de aquisições para Anexo 3 Glossário

3 Introdução De acordo com o seu regulamento de base, o Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia tem por missão prestar serviços de tradução a um vasto conjunto de agências e organismos da União Europeia, assim como contribuir para a racionalização de recursos e a harmonização de processos no domínio da tradução no âmbito da União Europeia, através da cooperação interinstitucional. O Centro trabalha para os seus clientes, que representam a sua razão de ser e cujas satisfação e fidelidade tem o dever de fomentar e promover. Para o efeito, o Centro apoia-se nas suas três «pedras angulares»: serviços de elevada qualidade, entrega nos prazos e preços justos. O Centro planifica as suas atividades a longo prazo em conformidade com a visão e as prioridades estratégicas definidas na «Estratégia : Enfrentar os desafios». As atividades têm por base programas de trabalho anuais que o Centro se compromete a executar durante um ano. Os programas de trabalho discriminam os objetivos estratégicos em atividades, ações e projetos concretos definidos detalhadamente nos programas de trabalho de cada departamento. O Programa de Trabalho para 2015 apresenta uma síntese das atividades planeadas pelo Centro e dá informações sobre a situação atual no que respeita à consecução dos objetivos anteriormente fixados e dos novos objetivos, medidos através de indicadores de desempenho. Enumera as principais metas a alcançar em 2015, e mostra como estas se articulam com as ações estratégicas expressas na «Estratégia : Enfrentar os desafios». Descreve igualmente os recursos financeiros e humanos necessários para a realização adequada de cada atividade. Riscos associados às prioridades do Centro para 2015 Os riscos associados às prioridades do Centro para 2015 constam do Anexo 1. 3

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28 Anexo 1 Riscos associados às prioridades do Centro para 2015 Em 25 de agosto de 2014, a direção do Centro analisou os riscos associados às prioridades do Centro para O resultado apresenta-se como se segue: # Data Área de atividad e Atividade principal: serviços linguístic os Descrição do risco Um número de pedidos de clientes inferior ao previsto no domínio da tradução de documentos pode conduzir a uma diminuição das receitas e despesas Tipo de risco Risco relacionado com o ambiente externo Controlos de minimização (em vigor) Comunicação regular com os clientes no tocante às previsões de volume, por forma a que o Centro disponha de previsões mais fiáveis e exatas em termos de lacunas entre as previsões iniciais e os volumes reais; previsão do trabalho de tradução melhorada e implementada Reuniões de coordenação proativas com os atuais e potenciais clientes Análise de custos efetuada em 2009 por um consultor externo. A estrutura sugerida pelo consultor é utilizada desde então e aperfeiçoada anualmente. Atualização anual da análise de custos Proba bilidad e Residuais Impact o Resposta da direção Justificação da aceitação 2 3 Aceite Medidas executadas consideradas suficientes Resumo do plano de ação Descrição sucinta Liderança Prazo Risco crítico? NÃO Relatório mensal de execução orçamental elaborado e fiscalização das receitas levada a cabo pelo Departamento de Administração Indicadores n.ºs 225, 235 e 329 para monitorizar as variações dos volumes em termos de número de páginas, páginas faturadas vs previsão e receitas vs previsão Procura de novos clientes com o objetivo de aumentar o volume de tradução de documentos Plano de contingência de «elevado 28

29 # Data Área de atividad e Descrição do risco Tipo de risco Controlos de minimização (em vigor) nível» elaborado Proba bilidad e Residuais Impact o Resposta da direção Justificação da aceitação Resumo do plano de ação Descrição sucinta Liderança Prazo Risco crítico? Triagem dos lugares do quadro de pessoal a intervalos regulares Recomendações da task force do Conselho de Administração sobre política de pessoal implementadas Plano de ação incluindo medidas e ações tendentes a contribuir para a redução dos custos (plano de redução de custos) elaborado Reserva para a estabilidade dos preços criada Atividade principal: serviços linguístic os Um número de pedidos de clientes superior ao previsto no domínio da tradução de documentos pode dificultar uma resposta rápida com uma gestão de capacidades adequada e, em última instância, afetar a qualidade Risco relacionado com o ambiente externo Comunicação regular com os clientes no tocante às previsões do volume de tradução, por forma a que o Centro disponha de previsões mais fiáveis e exatas em termos de lacunas entre as previsões iniciais e os volumes reais Revisão regular das necessidades em termos de recursos humanos e, quando necessário, tomada de medidas proativas Permanente atualização das listas de reserva de agentes temporários para permitir a disponibilização imediata de recursos As listas de contratantes são revistas regularmente e são lançados concursos para domínios específicos Relatório mensal de execução orçamental elaborado e fiscalização das receitas levada a cabo pelo 3 4 Reduzir N/A Utilização mais sistemática das memórias de tradução Avaliar uma eventual nova abordagem à avaliação da qualidade das traduções freelance Chefes dos Departament os de Tradução e de Apoio à Tradução Em curso 4.º trimestre de 2014 NÃO 29

30 # Data Área de atividad e Descrição do risco Tipo de risco Controlos de minimização (em vigor) Departamento de Administração Proba bilidad e Residuais Impact o Resposta da direção Justificação da aceitação Resumo do plano de ação Descrição sucinta Liderança Prazo Risco crítico? Indicadores n.ºs 225, 235 e 329 para monitorizar as variações dos volumes em termos de número de páginas, páginas faturadas vs previsão e receitas vs previsão Plano de ação incluindo medidas e ações tendentes a contribuir para a redução dos custos (plano de redução de custos) elaborado Atividade principal: serviços linguístic os Pedidos do cliente significativam ente abaixo das previsões no domínio da tradução de marcas comunitárias (MC) podem resultar na diminuição de receitas e despesas Risco relacionado com o ambiente externo Comunicação regular com o cliente no tocante às previsões de volume, por forma a que o Centro disponha de previsões mais fiáveis e exatas em termos de lacunas entre as previsões iniciais e os volumes reais; previsão do trabalho de tradução melhorada e implementada Relatório mensal de execução orçamental elaborado e fiscalização das receitas levada a cabo pelo Departamento de Administração Indicadores n.ºs 225, 235 e 329 para monitorizar as variações dos volumes em termos de número de páginas, páginas faturadas vs previsão e receitas vs previsão 3 4 Aceite Medidas executadas consideradas suficientes NÃO Análise de custos efetuada em 2009 por um consultor externo. A estrutura sugerida pelo consultor é utilizada desde então e aperfeiçoada anualmente. Atualização anual da análise de custos Reuniões de coordenação proativas 30

31 # Data Área de atividad e Descrição do risco Tipo de risco Controlos de minimização (em vigor) com os atuais e potenciais clientes Proba bilidad e Residuais Impact o Resposta da direção Justificação da aceitação Resumo do plano de ação Descrição sucinta Liderança Prazo Risco crítico? Mecanismo implementado para ajustamento dos preços consoante o volume de MC Conceito dos preços variáveis em função do número de páginas faturadas incluído na estrutura tarifária para MC Plano de contingência de «elevado nível» elaborado Triagem dos lugares a intervalos regulares. Revisão da política de contratação no respeitante a agentes contratuais em emprego de longa duração Plano de ação incluindo medidas e ações tendentes a contribuir para a redução dos custos (plano de redução de custos) elaborado Recomendações da task force do Conselho de Administração sobre política de pessoal implementadas Reserva para a estabilidade dos preços criada 31

32 # Data Área de atividad e Atividade s de apoio Atividade principal: serviços linguístic os Descrição do risco A não adequação ao objetivo ou o atraso do programa e-cdt pode prejudicar a imagem do Centro ou a motivação do seu pessoal, bem como aumentar o custo de manutenção da plataforma anterior e bloquear a modificação dos atuais sistemas de TI Uma redução considerável das receitas pode colocar em risco as atividades do Centro Tipo de risco Risco relacionado com planeamento, processos e sistemas Risco relacionado com o ambiente externo Controlos de minimização (em vigor) Realização da avaliação comparativa dos produtos disponíveis no mercado Gestor de projeto afetado ao projeto Acompanhamento regular do projeto pelo Comité Diretor e-cdt (quadros superiores e PMO); estado de adiantamento dos trabalhos apresentado regularmente ao patrocinador e aos utilizadores Utilização da metodologia «Agile» Efetuadas visitas entre pares a organizações que utilizam os produtos do mercado Plano do projeto adaptado a fim de minimizar o impacto a nível operacional Recomendações da task force do Conselho de Administração sobre política de pessoal implementadas Revisão regular das necessidades em termos de recursos humanos e, quando necessário, tomada de medidas proativas Proba bilidad e Residuais Impact o Resposta da direção Justificação da aceitação 2 2 Reduzir N/A Auditoria externa independente do processo do projeto prevista para Aceite Medidas executadas consideradas suficientes Resumo do plano de ação Descrição sucinta Liderança Prazo Risco crítico? Chefe do Departament o de TI 4.º trimestre de 2014 NÃO NÃO Procura de novos clientes com o objetivo de aumentar o volume de tradução de documentos Desenvolver um trabalho orientado para o estabelecimento do Centro como parceiro/prestador de serviços da Comissão Europeia e, eventualmente, de outras instituições europeias 32

33 # Data Área de atividad e Descrição do risco Tipo de risco Controlos de minimização (em vigor) O Centro assinou um acordo com o Parlamento Europeu, o que significa que estão em vigor acordos com todas as instituições Proba bilidad e Residuais Impact o Resposta da direção Justificação da aceitação Resumo do plano de ação Descrição sucinta Liderança Prazo Risco crítico? Negociações com a DG SANCO em curso Relatório mensal de execução orçamental elaborado e fiscalização das receitas levada a cabo pelo Departamento de Administração Plano de contingência de «elevado nível» elaborado Plano de ação incluindo medidas e ações tendentes a contribuir para a redução dos custos (plano de redução de custos) elaborado. Plano de redução de custos implementado Reserva para a estabilidade dos preços criada. Inquérito realizado sobre o interesse demonstrado por potenciais clientes não UE Atividade principal: serviços linguístic os Poderão perder-se oportunidade s por a oferta de serviços e as oportunidade s comerciais do Centro já não corresponder Risco relacionado com planeamento, processos e sistemas Realizado estudo de mercado relacionado com o mercado de oferta de serviços de tradução Inquérito geral de satisfação dos clientes (incluindo as suas necessidades em termos de eventuais novos serviços) realizado regularmente São mantidos contactos regulares com clientes a fim de detetar eventuais 2 2 Aceite Medidas executadas consideradas suficientes NÃO 33

34 # Data Área de atividad e Descrição do risco em inteiramente às necessidades dos clientes Tipo de risco Controlos de minimização (em vigor) novas necessidades Comité Diretor de TI operacional (estrutura e processo de decisão implementadas) Proba bilidad e Residuais Impact o Resposta da direção Justificação da aceitação Resumo do plano de ação Descrição sucinta Liderança Prazo Risco crítico? Todas as áreas de atividade do Centro A obrigação de implementar as exigências da autoridade orçamental pode afetar a capacidade do Centro para prestar os serviços solicitados Pessoal e organização As novas implementações de ferramentas de software ou as adaptações técnicas dos sistemas TI existentes visam introduzir uma planificação interna melhorada, reduzir o risco financeiro ou de continuidade da atividade e liberar recursos internos para tarefas mais operacionais (ex.: nova ferramenta de orçamentação) A utilização acrescida de memórias de tradução visa aumentar a eficiência do processo de tradução 4 4 Reduzir N/A Sensibilizar a autoridade orçamental para a situação específica do Centro Diretor Em curso SIM Inventário de funções e aptidões elegíveis para adaptabilidade (facilitar a mobilidade, assegurar a retenção de conhecimentos e a continuidade do serviço) elaborado Um grupo de trabalho interagências foi criado pelos chefes das agências, em 6 de junho de 2014, com o objetivo de apurar o método ou processo a implementar para garantir que as decisões da autoridade orçamental são tomadas mediante uma abordagem caso a caso 34

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36 Anexo 3 Glossário AD AST PTA AC CdT CSF MC DG SANCO e-cdt ECSEL EN EPQC UE EUR RFQ ETI GA RH IAMLADP IATE NCI TIC CITI IMG OIB OIL IS TI JIAMCATT JTV CA MT N/A NO ODR IHMI DIP p.m. PMO POC AT TQM TR Administradores Assistentes Programa de trabalho anual Agentes contratuais Centro de Tradução (Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia) Formulário de Satisfação do Cliente Marca comunitária Direção-Geral da Saúde e dos Consumidores Programa do Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia que inclui vários projetos de desenvolvimento de uma nova plataforma para o fluxo de trabalho de documentos, o intercâmbio de documentos e de informação com os tradutores freelance, o arquivo e o tratamento de aspetos administrativos da atividade principal, nomeadamente a gestão de faturas e dos pagamentos efetuados aos prestadores de serviços externos Empresa Comum para a execução da iniciativa tecnológica conjunta sobre «Componentes e Sistemas Eletrónicos para uma Liderança Europeia» Inglês Controlo ex post da qualidade União Europeia Euro Regulamento Financeiro-Quadro Equivalente a tempo inteiro Irlandês Recursos humanos Conferência internacional anual sobre dispositivos, documentação e publicações relacionados com as línguas IATE (Terminologia Interativa para a Europa) é a base de dados interinstitucional da UE Norma de Controlo Interno Tecnologias da Informação e Comunicação Comité Interinstitucional da Tradução e da Interpretação Grupo interinstitucional de gestão do IATE Serviço de Infraestruturas e Logística em Bruxelas Serviço de Infraestruturas e Logística no Luxemburgo Islandês Tecnologias da informação Conferência internacional anual sobre terminologia e tradução assistida por computador Iniciativa Comum de Formação Conselho de Administração Maltês «Não aplicável» ou «não disponível» (em função do contexto) Norueguês Resolução de litígios de consumo em linha Instituto de Harmonização no Mercado Interno (IHMI) Documento de Iniciação do Projeto (menção) pro memoria Gabinete de Gestão de Projetos Prova de conceito Agentes temporários Gestão Total da Qualidade Turco 36