Conhecendo a História da ETE Getúlio Vargas

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1 O ARQUIVO DA ESCOLA TÉCNICA ESTADUAL GETÚLIO VARGAS: A ARQUIVOLOGIA ENQUANTO INSTRUMENODE PRESERVAÇÃO DE FONTES DOCUMENTAIS PARA HISTÓRIA DA EDUCAÇÃO Maria Cristina Vendrameto IES: FE/USP Eixo Temático n 7: Arquivos, centros de documentação, museus e educação. Conhecendo a História da ETE Getúlio Vargas Fundada em 1911 é voltada unicamente à formação do ensino Técnico. Desde então, teve várias denominações: Escola Profissional Masculina, Escola Profissional e Indústria, Instituto Profissional Masculino, Colégio Industrial Estadual Getúlio Vargas, Centro Interescolar de ensino Técnico e Escola Técnica Estadual Getúlio Vargas. Em 1964, desmembrou-se em três partes: Escola Estadual de Segundo Grau Martin Luther King (Tatuapé), Escola Estadual de Segundo Grau José Rocha Mendes (Vila Prudente) e Colégio Técnico (Ipiranga). Este último, em 1972, passou a se chamar Escola Técnica Estadual Getúlio Vargas, funcionando em regime de Intercomplementaridade até A partir 1982, a ETE Getúlio Vargas passou a integrar o Centro Paula Souza e passou a oferecer cursos técnicos de nível médio em de três semestres. Atualmente são oferecidos os seguintes cursos: Ensino Médio; Mecânica; Automação Industrial; Mecatrônica; Design de Interiores; Meio Ambiente; Edificações; Nutrição e Dietética; Eletrônica; Química; Eletrotécnica; Telecomunicações, Meio Ambiente. Proposta de gestão de documentos para a Escola Técnica Estadual Getúlio Vargas A proposta de gestão documental para a ETE Getúlio Vargas, por meio do gerenciamento dos instrumentos de gestão elaborados pelo Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP) 1, e a elaboração dos mesmos instrumentos agora relativos às atividades-fim da escola, são os objetivos do trabalho, ora apresentado. 1 Instituição criada em 1721, o Arquivo do Estado de São Paulo, dirigido atualmente pelo Doutor Fausto Couto Sobrinho, é a mais antiga repartição pública do Estado. Além de Arquivo Histórico do Estado, é o órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, instituído pelo Decreto estadual n , de 19 de outubro de 1984, tem suas atribuições legais previstas pelos artigos 6.º e 13º do mesmo decreto e embasado nos artigos 9.º e 17º da Lei Federal nº , de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados é responsável pela coordenação geral da implantação de uma política arquivística na administração estadual, propondo normas e procedimentos de organização de arquivos, autorizando eliminações de documentos e prestando orientação técnica aos órgãos integrantes do Sistema. 1

2 Os presente plano de classificação e tabela de temporalidade relativos à atividadefim da escola tiveram suas elaborações acompanhadas pela Comissão de Avaliação de Documentos do Centro Estadual de Educação Tecnológica Paula Souza (CEETEPS). 2 A elaboração desses instrumentos ocorreu a partir do levantamento das atividades e dos documentos produzidos/acumulados em cada setor da instituição e segundo as recomendações dos responsáveis por cada área analisada, tendo por fundamento os dispositivos legais pertinentes e as regulamentações emanadas do SAESP e do CEETEPS. Trata-se de uma primeira versão que ainda não foi aplicada podendo no decorrer do processo sofrer alterações e correções. Entende-se que na escola, os arquivos correntes são os arquivos setoriais, ou seja, os arquivos dos setores produtores dos documentos que são: o Núcleo de Relações Institucionais e de Atualização Tecnológica, o Núcleo de Gestão Técnico Pedagógico de Atendimento ao Aluno, a Secretaria para Assuntos Acadêmicos, o Núcleo Executivo, o Conselho de Escola e o Núcleo de Apoio Administrativo. Os arquivos intermediários estão sediados, provisoriamente, em salas de aulas desativadas e no Centro de Memória da escola, esse último, armazena a documentação produzida até a década de 1950, a massa documental de maior volume é a produzida posteriormente à década de A gestão de documentos tem como principais tarefas a classificação e a avaliação dos documentos, de modo a identificá-los hierarquicamente e estabelecer-lhes prazos de guarda e destinações. E com o objetivo da guarda ordenada dos documentos, garantir a conservação e o acesso a eles, de modo a preservar as fontes documentais. A gestão de documentos permite ainda a racionalização do uso dos espaços físicos nos arquivos, reduzindo os custos de armazenamento. Considerando o trabalho já realizado pelo SAESP, no que diz respeito à elaboração de instrumentos de gestão (plano de classificação e tabela de temporalidade) da documentação produzida e acumulada pela administração pública no exercício de suas 2 O CEETEPS iniciou suas atividades em 6 de outubro de 1969, mas as primeiras reuniões do Conselho Estadual de Educação para a criação da instituição aconteceram em 1963, quando surgiu a necessidade de formação profissional para acompanhar a expansão industrial paulista. A idéia de criar um Centro Estadual voltado para a Educação Tecnológica ganhou consistência quando Roberto Costa de Abreu Sodré assumiu o governo do Estado de São Paulo, em Em outubro de 1969, o governador Abreu Sodré assinou o Decreto-Lei que criou a entidade autárquica destinada a articular, realizar e desenvolver a educação tecnológica nos graus de ensino médio e superior. O Centro Paula Souza administra, atualmente, 105 Escolas Técnicas Estaduais (ETE) e 17 Faculdades de Tecnologia (Fatec) no Estado de São Paulo. As ETE atendem a mais de 90 mil estudantes nos níveis de ensino médio e técnico, para os setores industrial, agropecuário e de serviços, em cerca de 50 habilitações. Nas Fatec mais de 14 mil alunos estão distribuídos em 19 cursos superiores de graduação. 2

3 atividades-meio 3, a pesquisa aqui apresentada desenvolveu-se com o objetivo de gerenciar internamente esses instrumentos e de propor a elaboração dos mesmos para as atividadesfim 4 da escola, assim, o sistema de gestão de documentos estará completo. A classificação de documentos O termo classificação é definido pela Lógica como a distribuição de indivíduos em grupos distintos, de acordo com caracteres comuns e caracteres diferenciadores 5 e aparece na literatura arquivística cindida em dois outros conceitos: classificação e arranjo. Sobre classificação e arranjo T. R. Schellenberg informa que:... enquanto aplicada aos documentos correntes, a criação de um sistema de classes dispostas em determinada ordem, segundo a qual se possam agrupar os documentos e a localização dos documentos nos respectivos lugares em tal sistema. A classificação também pode incluir a invenção de notações, isto é, de símbolos estenográficos para designar as classes. [...] o arranjo é, assim, o processo de agrupamentos dos documentos singulares em unidades significativas, de tais unidades entre si. Cabe ao arquivista, contínua e instintivamente, impor ordem e relação a coisas não-relacionadas - classificando, dividindo em categorias - a fim de que se revelem o sentido e o conteúdo dos documentos com os quais opera. É mister encontrar neles uma significação que possa comunicar a outros. O êxito que alcance como arquivista é determinado pela ordem que consegue estabelecer e pelos meios de busca que lhe é dado produzir. 6 Essa distinção ocorreu, em meados do século XX, no bojo do aparecimento dos records e dos archives. Gerou-se, portanto, uma terminologia que identifica o conceito de classificação como próprio dos arquivos correntes e intermediários e de arranjo para os arquivos permanentes. O uso de dois conceitos aparentemente distintos para definir a mesma operação se deu por conta da fratura (com repercussões teóricas e profissionais) existente entre os arquivos correntes (aqueles mantidos nos setores de trabalho da organização) e os arquivos permanentes (mantidos indefinidamente pelo conteúdo acerca da trajetória do sujeito 3 Atividade-meio: conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório CAMARGO, Ana Maria de Almeida.; BELLOTTO, Heloísa Liberalli (coord.). Dicionário de terminologia arquivística. São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros Núcleo Regional de São Paulo: Secretaria de Estado da Cultura, 1996, p Atividade-fim: Conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu funcionamento. CAMARGO, Ana Maria de Almeida.; BELLOTTO, Heloísa Liberalli (coord.). Dicionário de terminologia arquivística. São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros Núcleo Regional de São Paulo: Secretaria de Estado da Cultura, 1996, p LIARD, L. Lógica. São Paulo : Editora Nacional, 1979, p SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. Trad. Nilza Teixeira Soares. 2ª ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2002, p. 26, 27 e 89. 3

4 acumulador e de suas relações sociais), que gerou, inclusive, em alguns países duas profissões distintas: gestores de documentos (arquivos correntes) e arquivistas (arquivos permanentes). 7 Atividade reconhecida, pela maior parte dos autores da área que a tratam como questão matricial, a Classificação precede todas as outras atividades (avaliação, descrição, dentre outras) e se materializa no plano de classificação documental. O plano de classificação de documentos é o resultado do esforço de classificação dos documentos de um fundo, portanto, é um instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. Sua utilização pauta-se pelo objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de tornar ágil sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, a seleção, a eliminação, a transferência, o recolhimento e o acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. A classificação também define, portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação. No plano de classificação, as funções, as subfunções, as atividades e as séries documentais são hierarquicamente distribuídas de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os documentos recebem códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de função, subfunção, atividades e série, partindo-se sempre do geral para o especifico. No âmbito estadual, o Decreto , de 28 de agosto de 2004 aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio e dá providências correlatas. Apoiado nas recomendações estabelecidas pelo decreto acima citado e com o uso da mesma metodologia do SAESP (levantamento dos tipos documentais por meio da aplicação de formulário de levantamento, estudos dos documentos e das suas relações com as atividades e entrevista com os responsáveis de cada setor produtor de documentos 7 Vale ressaltar que no Brasil graças a tradição francesa e espanhola que herdamos se pensa os arquivos na sua totalidade embora projetos de porte que tratem da gestão de grandes acervos sejam escassos quando ocorrem o tratamento é único, bem como as tarefas são realizadas por um mesmo profissional. Esta distinção tem sido discutida por estudiosos canadenses e americanos, que pela natureza de suas práticas, propuseram recentemente o conceito de Arquivística Integrada. 4

5 através da aplicação de formulário de diagnóstico setorial) foi elaborado o plano de classificação dos documentos oriundos da função finalistica da ETE Getúlio Vargas. O modelo e o tipo de classificação adotada Nesse trabalho o termo classificação é entendido como o conjunto de operações intelectuais e físicas que permite o acesso aos documentos que compõem os acervos existentes nos arquivos correntes, intermediário e permanente. Dessa forma, a classificação, aqui proposta, contempla todo o ciclo vital dos documentos. Sendo assim, é aplicável às três idades e às amostragens de documentos que no futuro serão descartados por meio de metodologia que será ainda desenvolvida. O tipo de classificação adotado é o funcional, isto é, partiu-se do exame das especificidades das funções e atividades da ETE Getúlio Vargas. As atividades e os seus resultados informacionais foram usados como principais elementos definidores da função final, das subfunções, das atividades e das séries documentais. Um dos objetivos alvejados, por meio do modelo adotado, é espelhar a rotina administrativa e técnica da unidade escolar. A classificação dos documentos na ETE Getúlio Vargas Após atentar para todas as observações levantadas, chegou-se a uma proposta de classificação para os documentos da ETE Getúlio Vargas, considerando que as diferenças entre o procedimento de classificação para a massa documental acumulada e para os arquivos setoriais são de natureza prática e administrativa. Na massa acumulada, os documentos textuais que compõe a grande maioria do acervo da escola serão examinados, classificados, colocados em caixas-arquivo e organizados nas estantes. Trata-se de uma responsabilidade da coordenação do Centro de Memória da escola. Nos arquivos setoriais, a meta é transformá-los em verdadeiros arquivos correntes. E isto será impossível sem que a aplicação do quadro seja compulsória à criação e ao recebimento dos documentos e sem que os responsáveis pelo recebimento e pela produção também não se encarreguem de classificá-los, uma vez que, estão sendo capacitados para essa tarefa. Conclui-se, portanto, que a Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo é a responsável pela formulação e socialização, por meio de manuais de procedimentos, das técnicas arquivísticas, pela implantação dos instrumentos de gestão, pelo acompanhamento e avaliação das atividades, pelo treinamento dos funcionários e pelo suporte na aplicação 5

6 dos instrumentos. Todavia, a manutenção da rotina de classificação deverá ser de responsabilidade de cada setor. O método utilizado para a construção do quadro foi, quanto à codificação, o mesmo adotado pelo SAESP na construção do quadro de classificação das atividades-meio. Caso seja necessária a inclusão de novas funções, atividades ou séries documentais deve-se, primeiramente, procurar saber se o documento é referente às atividades-meio gerenciais e administrativas ou às atividades-fim ensino e aprendizagem para que depois sejam propostas as mudanças. Pensa-se que a criação de novas séries deverá ser bem justificada, para se evitar a repetição de esforços já realizados. O Plano de classificação dos documentos do Fundo Arquivístico ETE Getúlio Vargas No Plano de Classificação de Documentos das Atividades-meio da Administração Pública do Estado de São Paulo foram identificadas 7 funções, correspondentes às grandes áreas de atuação, a saber: 01 - Organização Administrativa; 02 - Comunicação Institucional; 03 - Gestão de Recursos Humanos; 04 - Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais; 05 - Gestão Orçamentária e Financeira; 06 - Gestão de Documentos e Informações; e 07 - Gestão de Atividades Complementares. O Plano de Classificação de documentos das atividades-fim da ETE Getúlio Vargas pretende complementar o plano do SAESP, seguindo os atributos de sua estrutura de composição e as suas respectivas definições para os níveis de classificação. De acordo com o Programa de Gestão de Documentos do SAESP a FUNÇÃO corresponde ao conjunto de atividades que o Estado exerce para a consecução de seus objetivos. Nesse sentido, a SUBFUNÇÃO refere-se a um agrupamento de atividades afins, correspondendo cada subfunção a uma vertente da respectiva função. E as ATIVIDADES são as ações, encargos ou serviços decorrentes do exercício de uma função. Assim, a codificação para a função final identificada na ETE Getúlio Vargas segue a seqüência iniciada pelo SAESP e considera as definições acima como parâmetros para o estabelecimento de suas unidades de classificação. 08. Gestão Escolar (Função) Está função corresponde ao conjunto de atividades desenvolvidas pela Unidade Escolar com o objetivo de capacitar o educando para o exercício da cidadania, fornecer-lhe meios de inserção no mercado de trabalho e progresso nos estudos posteriores, promovendo condições para que desenvolva aptidões para uma vida produtiva, bem como 6

7 é finalidade da Unidade Escolar constituir-se em agente de produção, difusão e transmissão cultural, científica, tecnológica e desportiva para a comunidade local e regional Ingresso de aluno na UE (subfunção) Refere-se ao conjunto de procedimentos relativos à divulgação de vagas oferecidas nos cursos da Unidade, das normas referentes à inscrição para o processo seletivo, dos resultados do exame, dos procedimentos de formalização de matrícula e de execução da mesma Política de Gestão Escolar ou Expediente da vida escolar (subfunção) Está subfunção refere-se à elaboração de atos administrativos relativos à legalização da vida escolar, à elaboração de expedientes para concessão de direitos e benefícios e aos procedimentos para acompanhamento do cumprimento dos deveres, do respeito às normas de convivência e ao Regime Disciplinar do corpo discente Controle dos registros escolares (subfunção) Está subfunção refere-se ao controle da freqüência, à expedição de certidões, ao acompanhamento, avaliação e comunicação ao aluno ou responsável sobre rendimento escolar Planejamento e execução de atividades didático-pedagógicas (subfunções) Está subfunção refere-se à realização de pesquisas das necessidades, dos recursos e ao planejamento de diretrizes para o satisfatório desenvolvimento das atividades didáticopedagógicas Produção docente e discente (subfunção) Está subfunção refere-se aos registros inscritos em diversos suportes das produções docentes e discentes resultado do desenvolvimento das atividades didático-pedagógicas Recursos auxiliares de ensino (subfunção) Está subfunção refere-se às atividades desenvolvidas na gestão de recursos disponíveis de apoio ao trabalho docente. Posteriormente será produzido como complemento deste plano de classificação um índice remissivo, instrumento auxiliar à classificação, no qual os tipos documentais são ordenados alfabeticamente e remetidos ao código numérico correspondente. Avaliação de Documentos Atividade fundamental da gestão documental, a avaliação consiste no processo de análise da documentação de arquivos visando à atribuição de valores e o estabelecimento 7

8 de prazos de guarda e destinação, de acordo com suas características probatórias e informativas. Os prazos de guarda, bem como a destinação final dos documentos, são estabelecidos de acordo com os valores intrínsecos e extrínsecos do documento. Dois conceitos norteiam o processo de avaliação: valor primário e secundário dos documentos. Para José Maria Jardim, o valor primário refere-se aos aspectos gerenciais do documento e à demanda de uso que este recebe por conta da administração que o produziu. Detectar o valor primário dos documentos é, como tal, identificar seu potencial de uso no âmbito do processo decisório, considerando suas dimensões administrativas, legais e financeiras. Ainda, segundo o mesmo autor, o valor secundário diz respeito às possibilidades de utilização do documento por usuários que o procuram por razões distintas e posteriores àquelas do seu produtor 8 e refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins outros que não aqueles para os quais foram originalmente criados. O documento passa a ser fonte de pesquisa e informação sobre a instituição e sobre pessoas, fatos ou fenômenos, cuja memória, em termos históricos, considera-se relevante tanto para a instituição produtora quanto para a sociedade em geral. 9 A avaliação dos documentos do arquivo da escola, da forma como esta proposta aqui, baseou-se em um tratamento unificado para as três idades corrente, intermediária e permanente conforme recomendação expressa no Decreto Estadual , de 28 de agosto de 2004, que aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo. A avaliação está integrada à classificação, isto é, o esforço de classificar antecedeu o de avaliar. As idéias que serviram de suporte para as soluções de avaliação aqui presentes consideraram a tendência das pesquisas na área de história da educação realizadas nos últimos anos, assim, o valor social e histórico foi respeitado, estabelecendo-se a necessidade de guarda permanente das parcelas do acervo a serem definidas posteriormente e que contenham informações fundamentais para a construção da memória, da história institucional, da história da educação, da pedagogia e de outras tantas disciplinas que podem servir-se das fontes ali acumuladas. No que tange ao valor administrativo, procurou-se perceber a potencialidade de uso dos documentos produzidos e recebidos, estabelecendo-se prazos que dessem conta deste 8 JARDIM, José Maria. A invenção da memória nos arquivos públicos. Ciência da Informação vol. 25, nº 2, 1995, p PAES, Marilena L. Arquivo teoria & prática. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1986, p

9 problema, tanto nos arquivos correntes, como no intermediário levando em conta sempre as necessidades explicitadas pelos responsáveis pelos setores em questão. No que se refere ao valor legal (jurídico), a legislação brasileira foi examinada, objetivando-se o estabelecimento de prazos que resguardem os direitos, deveres e obrigações da escola, de seus funcionários, alunos e dos organismos públicos e privados vinculados a ele de modo permanente ou eventual. Os prazos de guarda foram definidos, considerando-se os problemas acima levantados e, também, os argumentos dos funcionários da escola responsáveis pela produção, recebimento e uso dos documentos. Essas informações foram fundamentais para o estabelecimento dos prazos de guarda adotados nos arquivos correntes e intermediários. Acredita-se que a tabela de temporalidade das atividades-meio elaborada pelo SAESP associada à tabela que será apresentada a seguir contemplam as questões acima enunciadas. Entretanto, este documento é ainda uma primeira versão que deverá ser examinado detidamente pela Comissão de Avaliação de Documentos, feitas as modificações necessárias, será encaminhado ao Arquivo do Estado de São Paulo, órgão competente para validar o instrumento proposto e, se aprovado, colocado em prática imediatamente após sua oficialização. A tabela de temporalidade é um instrumento dinâmico e como tal esta sujeita às alterações que possam acometer a instituição. Esta tabela foi pensada como um espelho da ETE Getúlio Vargas, assim, havendo alterações nas estruturas, funções e atividades da instituição, ela deverá ser modificada. Sugere-se que a mesma seja reavaliada anualmente. Ao longo deste período, as sugestões de mudanças devem ser registradas pelos setores interessados indicando o dispositivo legal ou a justificativa pertinente e encaminhadas à comissão de avaliação. A experiência indica que as revisões anuais das tabelas não só são possíveis como, quase sempre, representam pequenas alterações que as aprimoram. A avaliação é certamente a mais custosa intervenção arquivística, primeiro porque para tornar-se efetiva a avaliação necessita de uma prévia classificação e segundo porque qualquer julgamento de valor é per si bastante subjetivo e no caso arquivístico implica, na maioria das vezes, em uma ação multidisciplinar, o que o torna complicado por demais, tendo em vista que exige um acordo mútuo entre profissionais de áreas distintas frente às análises legal, administrativa e histórica. Sem dúvida, as conseqüências da avaliação documental são determinantes para o planejamento administrativo de um organismo (decisões relativas ao valor primário) e para 9

10 o planejamento da constituição e da gestão, por conseguinte, do patrimônio pessoal, institucional ou social (decisões relativas ao valor secundário). 10