OS SETE REQUISITOS FUNDAMENTAIS DA ISO 14001:2015

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1 OS SETE REQUISITOS FUNDAMENTAIS DA ISO 14001:2015 Fonte: Time to transition - seven fundamental requirements of the new standard (Nigel Leehane - GHD UK Janeiro/2016). Tradução livre por Eymard Breda (Engenheiro Químico - CRQ 02300/276 / auditor, instrutor e consultor para Sistemas de Gestão). "A ISO 14001:2015, revisada e revigorada, incentiva as organizações a considerar o desempenho ambiental estratégico, oferecendo oportunidades para gerar valor real como resultado da gestão ambiental eficaz". (Nigel Leehane, GHD) 1- OS NOVOS REQUISITOS PARA O CONTEXTO DA ORGANIZAÇÃO Um elemento importante da revisão da ISO é a nova cláusula 4, relativa ao "contexto da organização". Trata-se da consideração estratégica das questões de alto nível, que contribuem para determinar o âmbito do SGA. Este é um passo lógico, que as organizações devem tomar a fim de desenvolver um SGA eficaz que se concentra em questões ambientais estrategicamente importantes de relevância para o negócio. O texto da norma estabelece uma distinção entre o contexto geral da organização e a necessidades e expectativas das partes interessadas, ou partes interessadas. O contexto geral refere-se a questões externas e internas, que podem ser classificadas como: As condições ambientais, incluindo ambientes sensíveis que a organização possa prejudicar, e fatores ambientais que podem ter impacto sobre a organização; contexto externo, incluindo as questões culturais, sociais, políticas, jurídicas, econômicas; e características internas, incluindo atividades, produtos e serviços, e também a cultura e capacidades organizacionais. As expectativas das partes interessadas podem incluir requisitos regulamentares que são obrigatórios, e também relações contratuais, expectativas de clientes ou investidores, normas de associações comerciais, acordos comunitários ou outras expectativas. Aquelas que as organizações decidem adotar tornam-se obrigações de conformidade, e o SGA deve ser desenvolvido e mantido para assegurar a conformidade com elas (ver Figura 1): Ter uma avaliação do contexto é importante para estabelecer um SGA eficaz, e muitas organizações já estão considerando seus requisitos de contexto e de partes interessadas externas. Talvez não seja dada a atenção suficiente a assuntos internos, incluindo a estratégia global de negócios e cultura e processos de negócios. Os primeiros podem ter implicações para o âmbito do SGA, enquanto os últimos devem determinar como o sistema é projetado e implementado. Página 1 de 7

2 Exemplo de Contexto - Escassez de Água Uma empresa de processamento de alimentos multinacional, com atuação em regiões com escassez de água, tem muitas questões contextuais a serem consideradas: A falta de água pode ser uma restrição operacional, reduzindo a produção (impacto sobre o negócio a partir de uma condição ambiental) Uso de água pode danificar um habitat sensível ou comunidades locais carentes de água (impacto negativo sobre o ambiente) ONGs estão fazendo campanha contra a empresa devido aos impactos de suas operações, e os investidores estão preocupados com isso e a receita reduzida resultante da perda de produção (necessidades e expectativas das partes interessadas) A empresa tem o conhecimento tecnológico para usar menos água na produção, mas não tem a cultura de negócios necessária para entender que esta é uma solução eficaz (contexto interno). As alterações climáticas vão resultar em maior escassez de água, com o aumento da pressão sobre a organização de ação (mudanças das condições ambientais externas). 2- FOCO NOS PRINCÍPIOS DA SUSTENTABILIDADE AMBIENTAL Um tema importante da revisão ISO é o foco na sustentabilidade ambiental. A edição de 2004 da norma está muito centrada na prevenção da poluição, com um requisito de que a política ambiental inclua um compromisso específico para isso. Embora o desenvolvimento sustentável e a proteção do ambiente sejam mencionados brevemente na introdução, esses termos não aparecem posteriormente na norma. A ISO 14001:2015 tem uma abordagem muito diferente. A introdução abre com uma explicação dos "três pilares" da sustentabilidade e do desenvolvimento sustentável, e declara explicitamente que a norma fornece uma estrutura para proteger o meio ambiente e responder à mudança das condições ambientais em equilíbrio com as necessidades socioeconômicas. Ela passa a explicar que esta abordagem sistemática, que assume uma perspectiva de ciclo de vida e reconhece a necessidade de desenvolvimento sustentável, fornece a base para "alcançar benefícios financeiros e operacionais que reforcem a posição de mercado da organização". A ISO 14001:2015 exige que a política ambiental da organização inclua um compromisso com "a proteção do meio ambiente, incluindo a prevenção da poluição e outros [1]... compromissos relevantes para o contexto da organização". Isto amplia dramaticamente a ênfase da prevenção da poluição, que pode ser interpretada restritivamente como gerenciamento de substâncias perigosas, para uma consideração fundamentalmente mais ampla de sustentabilidade ambiental. A referência deliberada ao contexto organizacional implica que a política deve focalizar o SGA não apenas com base nos principais riscos ambientais, mas considerando também os riscos e oportunidades para a organização; estes podem incluir as consequências da má gestão ambiental, que pode resultar em maiores custos operacionais, interrupção das operações e danos à imagem, e também os impactos sobre a organização de mudanças das condições ambientais externas, incluindo as alterações climáticas. A ISO 14001:2015 também enfatiza os benefícios de determinar onde é possível controlar ou influenciar o desempenho na cadeia de valor da organização, de modo que as consequências de aspectos ambientais possam ser reduzidas ou mitigadas. Novamente, isto não tem a pretensão de ser uma imposição onerosa para as organizações, e sim o objetivo de incentivar a consideração de oportunidades externas de melhoria, o que pode resultar em custos mais baixos da cadeia de abastecimento ou maiores oportunidades de marketing, como consequência do tratamento das questões ambientais. A intenção da norma revisada é encorajar uma abordagem holística para a gestão dos aspectos ambientais, com a integração nos processos estratégicos e de negócio da organização. O resultado deve ser tal que incentive a adoção de práticas ambientalmente sustentáveis para assegurar a sustentabilidade dos negócios. [1] Estes podem incluir "o uso de recursos sustentáveis, a mitigação das alterações climáticas e adaptação e protecção da biodiversidade e dos ecossistemas, ou outras questões ambientais relevantes". Página 2 de 7

3 1- INTEGRAR A GESTÃO AMBIENTAL AOS PROCESSOS DO NEGÓCIO O estudo "Desafios Futuros da ISO" fez uma série de recomendações para a integração da gestão ambiental com os principais processos estratégicos e operacionais. Uma destas foi que, atualmente, a ISO é focada na gestão operacional, e não incentiva a consideração estratégica das questões ambientais (que poderiam ser ameaças ou oportunidades). A ISO 14001:2015 aborda esta questão em uma série de áreas, incluindo os novos requisitos para considerar o contexto organizacional e as necessidades e expectativas das partes de interessadas. As responsabilidades mais explícitas para a alta administração, e o requisito para que a análise crítica forneça subsídios para a estratégia de negócios, também ajudam a elevar a sustentabilidade ambiental a um nível estratégico. O estudo "Desafios Futuros da ISO" também defende "integração horizontal" com outras funções, como projetos, compras e engenharia, cujas decisões podem ter consequências ambientais significativas. Isto está incorporado no Anexo da nova versão da norma, com uma explicação da importância da integração envolvendo os passos mostrados na Figura 2, abaixo. Agora, é esperado que a análise crítica faça recomendações para a integração, se necessário, com outros processos de negócios. O contexto da organização tem que ser considerado ao se estabelecer o escopo do SGA e planejar o seu desenvolvimento, com as questões ambientais sendo geridas como necessário por outros processos de negócios. Um exemplo simples disso pode ser: Contexto - a organização está sob pressão dos clientes para reduzir custos. SGA - aspectos ambientais, envolvendo a utilização de recursos e resíduos, são identificados como tendo implicações de custo Processos de Negócios - funções de projeto, compras e engenharia trabalham em conjunto para estudar a forma de modificar os processos, considerando o ciclo de vida para reduzir o consumo de recursos, resíduos e custos (sem comprometer quaisquer outros imperativos, tais como a produção de produtos de alta qualidade e desejáveis). Ao estabelecer o seu contexto, a organização não deve se concentrar apenas em fatores externos, mas deve considerar também os fatores internos, como sua própria cultura, recursos e orientação estratégica. A nova versão da norma foi desenvolvida para incentivar as organizações a reconhecer que as questões ambientais devem ser administradas de forma holística com todos os outros riscos de negócios, internos e externos, para se obter o resultado ideal. Também não se pode esquecer que a ISO está modificando todas as suas normas de sistemas de gestão para seguir uma nova estrutura padrão e para incluir um texto principal comum. Isso deve facilitar ainda mais a gestão de mais de uma disciplina (ambiente, saúde e segurança, qualidade, segurança da informação etc.) por um sistema de gestão integrada, para assegurar a eficiência e melhorar a eficácia. 4- ABORDAGEM DE RISCO A estrutura e o texto básico comuns da ISO para as normas de sistemas de gestão introduziram uma definição de risco e uma cláusula sobre "riscos e oportunidades". Também foi introduzido um requisito para Página 3 de 7

4 a consideração estratégica de "contexto" e as necessidades e expectativas das partes interessadas. Juntos, esses novos requisitos concentram a atenção em ambos - riscos estratégicos e operacionais. O nível contextual se concentra na identificação das principais questões relacionadas com o que a organização faz, sua cultura e capacidade interna e com os fatores sociais, ambientais e econômicos externas. As necessidades e expectativas das partes interessadas podem ser adotadas pela organização para se tornar "obrigações de conformidade", as quais ela tem que cumprir. A cláusula sobre risco inclui: Identificar aspectos ambientais e determinar se eles são significativos, considerando se eles causam ou não impactos ambientais significativos; Determinar obrigações de conformidade, em detalhe. Isso inclui a conformidade legal; Estabelecer um processo para determinar os riscos e oportunidades; e Planejamento para executar ações. Os riscos, neste caso, estão relacionados com a organização, em vez de apenas com o meio ambiente (direcionamento à consideração dos aspectos). Aqui, o foco está em: Risco para a organização resultante de impactos ambientais gerados; O risco de que o SGA possa não ser eficaz; e Risco para a organização resultante de condições ambientais externas. Ao abordar o risco organizacional, a ISO 14001:2015 incentiva as organizações a adotar uma abordagem muito mais pragmática para a sua interação com o meio ambiente. A adoção de medidas para minimizar os impactos pode ser justificada com base nos riscos do negócio associados, em vez de apenas nos potenciais, e muitas vezes indiretos, resultados, ambientais. Isto é muito mais provável para incentivar as organizações a tomar medidas, melhorando assim o desempenho empresarial e reduzindo o impacto ambiental. A ISO 14001:2015 não estabelece que a determinação dos aspectos ambientais e a determinação dos outros riscos sejam dois processos independentes e, por isso, as organizações devem decidir se tratarão essas questões como um único processo ou em processos separados. 5- FOCO NA CADEIA DE VALOR Sempre houve dificuldade em explicar satisfatoriamente a abordagem ao controle e influência de aspectos fora do limite organizacional (isto é, em outro lugar na cadeia de valor), ao contrário daqueles dentro dele. Por exemplo, a aplicação de uma perspectiva de ciclo de vida para projetos (onde a própria função de projeto poderia ser terceirizada), pode minimizar os impactos de aspectos ambientais dentro do limite organizacional e em outros lugares na cadeia de valor. O conceito importante é que se dê atenção aos aspectos da cadeia de valor, para identificar oportunidades genuínas onde a organização pode exercer algum tipo de controle ou influência. A fim de garantir o apoio a novas iniciativas ou ações de melhoria, é importante que um caso de negócio robusto possa demonstrar os benefícios resultantes para a organização, por exemplo, redução de custos, melhoria da qualidade ou na confiabilidade do produto, a eficiência do processo, os benefícios para a imagem ou maior conformidade legal, ou outros resultados positivos tangíveis. O grau de confiança na escala de benefícios pode depender da capacidade e aptidão da própria organização, ou onde e como os aspectos se manifestam na cadeia de valor. O potencial para exercer controle ou influência vai depender muito das circunstâncias. Por exemplo, é inteiramente possível utilizar a base de um contrato para controlar o desempenho de um terceirizado responsável pela gestão de uma estação de tratamento de efluentes no site da organização. Pode haver muito menos potencial para controlar ou influenciar os aspectos resultantes da terceirização de produção para uma empresa em outro país. Em alguns casos, o foco deve estar no controle das características dos materiais ou processos envolvidos, enquanto que em outros, o objetivo deve ser o de influenciar as Página 4 de 7

5 organizações parceiras para mudar e melhorar o seu próprio desempenho e, finalmente, a sua cultura para gerir as questões ambientais. A ISO 14001:2015 requer a aplicação de uma perspectiva de ciclo de vida, não uma análise detalhada do ciclo de vida (apesar de que esta não deve ser descartada). Muito pode ser feito simplesmente para: Identificar os aspectos ambientais significativos ao longo da cadeia de valor; Determinar aqueles que podem ser controlados ou influenciados; Desenvolver casos de negócios para explicar os benefícios da ação. 6- PREPARAR A ALTA ADMINISTRAÇÃO E OUTROS PARA A TRANSIÇÃO A norma ISO 14001:2015 incorpora o novo texto comum da ISO que será aplicado a todas as normas de sistemas de gestão, incluindo os requisitos em uma nova cláusula de "Liderança". Isso se aplica a "alta administração", definida como aqueles que dirigem e controlam uma organização no mais alto nível [2]. Há inúmeras novas exigências que impõem a responsabilidade pelo desempenho do SGA, e estas irão exigir da alta administração maiores consciência holística e compreensão das questões de sustentabilidade ambiental e do papel do SGA para atendê-las, tanto operacionalmente quanto estrategicamente. A alta administração precisa: ter conhecimentos suficientes para comunicar eficazmente a importância do desempenho ambiental e melhoria contínua; ser capaz de apoiar os gestores e funcionários para abordar as suas responsabilidades ambientais; assegurar que os recursos sejam disponibilizados e que o SGA atinja os seus resultados pretendidos; garantir que a política e os objetivos ambientais sejam compatíveis com a mais ampla estratégia organizacional; e garantir a integração dos requisitos do SGA nos processos do negócio da organização. Parte dessa responsabilidade pode ser delegada, mas os integrantes da alta administração terão que demonstrar uma compreensão das questões ambientais estrategicamente importantes e as implicações para o negócio. Eles também terão que avaliar as implicações para os gerentes de nível médio, e o apoio e incentivo que eles precisarão para lidar eficazmente com as questões ambientais. Eles terão que disponibilizar recursos, e isso implica que eles estarão suficientemente conscientes das questões ambientais e de sustentabilidade para priorizar a alocação de recursos conforme as necessidades do negócio. Em suma, os novos requisitos devem levar a alta administração a uma posição de maior envolvimento no desenvolvimento da estratégia ambiental e tomada de decisões, que por sua vez devem garantir que o staff avalie a importância de executar ações. Essa maior ênfase na responsabilidade por toda a organização também significa que uma gama muito mais ampla de gerentes e funcionários será chamada a considerar seriamente o desempenho ambiental em relação às suas funções, partes do negócio ou papéis. Embora a norma revisada não afirme explicitamente que não haverá a necessidade de uma nova abordagem para o desenvolvimento de competências, é inevitável que as organizações terão de melhorar as qualificações para que possam obter os potenciais benefícios ao negócio que a ISO 14001:2015 incentiva. Não há nada de novo na ecoeficiência, adaptação à mudança climática, correntes de concepção ecológica ou de abastecimento sustentável, mas muitas organizações não conseguem reconhecer as oportunidades que estes elementos de gestão ambiental têm para oferecer. A ISO 14001:2015 deve mudar isso, se devidamente adotada e aplicada. [2] A norma explica que, se um SGA aplica-se a apenas uma parte de uma organização, um site ou uma divisão de negócios, por exemplo, então a cláusula se aplica àqueles que dirigem e controlam aquela parte do negócio. Isso poderia envolver pessoas de fora, por exemplo, onde os dirigentes da empresa tomam decisões financeiras ou outras diretamente relacionadas com a parte do negócio que tem o SGA, ou onde ele faz parte do portfólio de um gerente ou diretor em um nível organizacional mais elevado. Página 5 de 7

6 7- OBRIGAÇÕES DE CONFORMIDADE E STATUS DE CONFORMIDADE A ISO 14001: 2004 aparentemente oferecia um conjunto robusto de requisitos para assegurar que as organizações avaliassem seus "Requisitos legais e outros", e que tivessem processos para manter a conformidade legal. No entanto, havia a preocupação de que as organizações com SGA certificado falham regularmente em manter a conformidade com os requisitos legais, e que muitas davam pouca atenção à necessidade de focalizar "outros requisitos". O anexo do guia de implantação da ISO 14001:2004 apenas informa que as organizações devem ser capazes de demonstrar que avaliaram a conformidade legal. Isto resultou, em muitos casos, em organizações que realizam uma avaliação periódica - e talvez apenas anual - do cumprimento dos requisitos legais e outros aplicáveis. Este instantâneo não fornece qualquer garantia de cumprimento nesse intervalo, resultando em que as organizações podem deixar de reconhecer riscos iminentes de não conformidade e de potencial indiciamento legal. A falta de ênfase em abordar "outros requisitos" significa também que as expectativas das partes interessadas podem não ser adequadamente identificadas e tratadas. Esta norma tem uma abordagem fundamentalmente diferente e em um número de maneiras. Ela exige que as organizações: avaliem em alto nível suas "obrigações de conformidade", que incluem ambos os requisitos regulamentares e compromissos voluntários (por exemplo, para os padrões da indústria, exigências de contratos comerciais e acordos com comunidades ou ONGs); determinem os riscos e oportunidades associados aos requisitos legais e outros requisitos; tais riscos e oportunidades poderiam ser, por exemplo, os riscos do SGA falhar em manter a conformidade legal, a escala das sanções resultantes da não conformidade ou os benefícios provenientes do cumprimento dos compromissos; planejem ações para atender os requisitos legais e outros requisitos aplicáveis, e para integrar essas ações ao SGA ou a outros processos de negócio; determinar os requisitos de competência necessários para cumprir os requisitos aplicáveis e garantir que estes sejam satisfeitos; assegurar que os programas de conscientização e de comunicações levem em conta as obrigações de conformidade; manter os processos de avaliação de cumprimento dos requisitos legais e outros requisitos aplicáveis, realizar a avaliação e tomar medidas após avaliação, e manter o conhecimento e compreensão da situação de conformidade; considerar as tendências no cumprimento dos requisitos legais e outros requisitos aplicáveis (na análise crítica pela direção); sutilmente diferente da versão Estes requisitos são de longo alcance. Eles exigem que as organizações desenvolvam e compreendam suas obrigações de conformidade, tanto regulamentares como voluntárias. Há mais ênfase na compreensão das expectativas das partes interessadas e na determinação daquelas que devem ser abordadas. Estas podem variar de compromissos com os investidores ou clientes sobre as emissões de carbono, as normas aplicáveis de desempenho da indústria, acordos com a comunidade local, e quaisquer outros compromissos assumidos pela organização. A ISO 14001: 2015 exige mais rigor na identificação dos riscos associados à não conformidade legal, aos níveis estratégico e operacional, e no estabelecimento de meios de controle. A mudança fundamental é ser capaz de demonstrar o status de conformidade legal. Este não é um exercício "sim-não", mas um processo que fornece, quase em tempo real, o conhecimento e a compreensão de como a organização está se saindo em relação ao cumprimento dos requisitos aplicáveis, incluindo os compromissos voluntários. Página 6 de 7

7 Muitas organizações, especialmente aquelas sujeitas a um controle regulamentar intensivo, podem já ter mecanismos confiáveis e sistemáticos para verificar a conformidade legal. Tais mecanismos podem variar de monitorização contínua das emissões ao controle diário de conservação e limpeza e revisões semanais ou mensais de desempenho em relação a metas de melhoria objetivando a conformidade com os requisitos legais e outros requisitos aplicáveis. Essas organizações têm tipicamente uma compreensão mais completa do seu atual desempenho quanto à conformidade legal e são capazes de identificar quaisquer riscos à manutenção dessa conformidade; no entanto, elas podem negligenciar os compromissos voluntários. As organizações que satisfaçam os novos requisitos de conformidade da norma ISO 14001:2015 são consideradas como estando em posição muito melhor para compreender os seus riscos de conformidade legal, e para colher os benefícios de serem capazes de demonstrar às partes interessadas que estão cumprindo seus compromissos com a sustentabilidade ambiental. CONCLUSÕES A norma ISO foi revisada completamente, e os requisitos da ISO 14001: 2015 devem incentivar as organizações a adotarem uma abordagem mais holística para tratar a sustentabilidade ambiental. Felizmente, as explicações que foram dadas neste artigo demonstram que essas novas exigências não devem ser consideradas isoladamente. Elas se interrelacionam para fornecer a base para o desenvolvimento de um SGA muito mais eficaz, que em si é integrado com processos estratégicos e de gestão de negócios (o IEMA se refere aos requisitos como uma "teia de aranha"). As organizações que incorporarem o espírito da ISO14001: 2015 serão capazes de melhorar os seus SGA e processos de negócio relacionados para aproveitar as oportunidades oferecidas pela evolução dos controles ambientais e obter benefícios reais para o negócio, incluindo: maior foco no SGA para melhorar a gestão dos aspectos significativos e outros riscos e tirar vantagem das oportunidades (maior conformidade legal, emissões reduzidas, maior eficiência dos recursos, menores custos de energia etc); maior flexibilidade para lidar com condições ambientais variáveis (custo e disponibilidade de recursos, a segurança energética, impactos das mudanças climáticas, de falha da cadeia de fornecimento, etc); Reputação e marca reforçadas, como resultado de objetivos de melhoria mais pertinentes e melhor comunicação de resultados, refletindo as expectativas das partes interessadas; e reforço no desempenho organizacional geral, agregando valor e contribuindo para a sustentabilidade ambiental e um negócio sustentável. Página 7 de 7