O PAPEL ESTRATÉGICO DA CONTROLADORIA E DE RELAÇÕES COM INVESTIDORES (RI) 2ª. PARTE: FOCO NA CONTROLADORIA E NAS GESTÃO DAS INFORMAÇÕES

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1 O PAPEL ESTRATÉGICO DA CONTROLADORIA E DE RELAÇÕES COM INVESTIDORES (RI) 2ª. PARTE: FOCO NA CONTROLADORIA E NAS GESTÃO DAS INFORMAÇÕES Eraldo Soares Peçanha 51

2 Principais Papéis da Controladoria 1. DAR SUBSÍDIOS OPORTUNOS E DE QUALIDADE AO PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO DOS NEGÓCIOS; 2. ÁREAS PRIMÁRIAS DE ATUAÇÃO: CONTÁBIL, TRIBUTÁRIA (PLANEJAMENTO & OPERACIONAL), PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO; 3. TER DOMÍNIO SOBRE OS PRINCIPAIS PROCESSOS DE NEGÓCIOS; 4. ZELAR E APOIAR A GESTÃO DOS CONTROLES INTERNOS; 5. GARANTIR A CORRETA APLICAÇÃO DOS PRINCÍPIOS CONTÁBEIS; 6. GARANTIR O CUMPRIMENTO DA LEGISLAÇÃO E A MINIMIZAÇÃO DOS RISCOS TRIBUTÁRIOS; 7. CONSISTIR OS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO TORNANDO-OS MAIS INTEGRADOS, RÁPIDOS, CONSISTIDOS E SEGUROS, DESESTIMULANDO A VISÃO DEPARTAMENTALIZADA. 52

3 Principais Papéis da Controladoria (Continuação ) 8. GERIR A ADEQUAÇÃO DOS SISTEMAS OPERACIONAIS ALIMENTADORES DA CONTABILIDADE, DE REPORTE E DE MONITORAMENTO; 9. APOIAR A GOVERNANÇA CORPORATIVA - COM GERAÇÃO DE INFORMAÇÕES OPORTUNAS, DE QUALIDADE E TRANSPARENTES; 10. PROMOVER A INTEGRAÇÃO DAS ÁREAS DE NEGÓCIOS EM TORNO DOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS CONTIDOS NAS INFORMAÇÕES REPORTADAS; 11. GERIR O PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO DE CURTO PRAZO; 12. APOIAR O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE LONGO PRAZO, ALINHANDO-O COM O DE CURTO PRAZO. 53

4 Desafios da Controladoria na Atualidade 1. FORMAR E RETER UMA EQUIPE QUALIFICADA E ATUALIZADA; 2. ACOMPANHAR A DINÂMICA DAS ALTERAÇÕES DA LEGISLAÇÃO TRIBUTÁRIA E DO NORMATIVO CONTÁBIL; 3. ADAPTAR SISTEMAS PERMANENTEMENTE COM RAPIDEZ PARA ATENDER AS DEMANDAS TRIBUTÁRIAS, CONTÁBEIS E DO NEGÓCIO; 4. NEGOCIAR CRONOGRAMAS DE FECHAMENTOS MENSAIS E GERIR O DEVIDO CUMPRIMENTO; 5. REPORTAR COM SEGURANÇA DIANTE DE PRAZOS MAIS EXÍGUOS, COM CONTEÚDO SOB MEDIDA PARA OS DIVERSOS CLIENTES INTERNOS E EXTERNOS; 6. ATENDER AO VOLUME DE INFORMAÇÕES SOLICITADAS PELAS FISCALIZAÇÕES TRIBUTÁRIAS, AUDITORIAS EXTERNAS, INTERNAS, ORGÃOS REGULADORES, INSTITUIÇÕES FINANCEIRAS E MERCADO (CAPITAIS, CLIENTES E FORNECEDORES); 7. SER VISTA COMO CENTRO DE RESULTADOS E NÃO SOMENTE DE CUSTOS; 8. BUSCAR OPORTUNIDADES LÍCITAS DE REDUÇÃO DA CARGA TRIBUTÁRIA; 9. TER AS AUDITORIAS COMO ALIADAS PARA GARANTIR QUALIDADE E SEGURANÇA DO PROCESSO CONTÁBIL, FISCAL E CONTROLES INTERNOS; 10. NÃO TER A TIMIDEZ DE MOSTRAR O VALOR ESTRATÉGICO DA CONTROLADORIA. 54

5 Perfil da Estrutura da Controladoria ESTRUTURA INTEGRADA COMO UMA LINHA DE PRODUÇÃO, COM PAPÉIS BEM DEFINIDOS TER O SEU PAPEL BEM COMPREENDIDO NA COMPANHIA E REPUTAÇÃO RECONHECIDA PELA QUALIDADE DE SEUS POSICIONAMENTOS E PRODUTOS PRIVILEGIAR EQUIPE COM BOA CAPACIDADE ANALÍTICA, DE TRABALHAR SOB PRESSÃO, COM BOM RELACIONAMENTO INTERPESSOAL E CAPACIDADE DE PERSUASÃO 55 ATIVIDADES BEM IDENTIFICADAS COMO OPERACIONAIS E DE PROCESSAMENTO, DAQUELAS MAIS NOBRES - RESULTADOS FINAIS, PLANEJAMENTO TRIBUTÁRIO, GESTÃO ORÇAMENTÁRIA, GESTÃO NORMATIVA E DE PROCESSOS & SISTEMAS EQUIPE COM DOMÍNIO DE IDIOMAS E FERRAMENTAS DE INFORMÁTICA DISPOR DE INFRAESTRUTURA SISTEMA ADEQUADA E PRIORIDADE NA ÁREA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

6 Processamento da Controladoria DEFINIR E MANTER UM FLUXO ATUALIZADO DE ENTRADAS E DE SAÍDAS DE INFORMAÇÕES GERIR A QUALIDADE DE TODAS AS BASES DE DADOS CONTÁBEIS E MANTER OS ACESSOS SOB CONTROLE GERAÇÃO DE RELATÓRIOS COM CONTEÚDOS SOB MEDIDA E DIRECIONADOS PARA CADA PÚBLICO ESPECÍFICO - ESTRATÉGICO, TÁTICO E OPERACIONAL, COM PRAZOS ADEQUADOS DE DISPONIBILIZAÇÃO MANTER SINTONIA COM AS MANUTENÇÕES DOS SISTEMAS ALIMENTADORES OTIMIZAR O USO DOS SISTEMAS INTEGRADOS, USANDO MENOS CUSTOMIZAÇÕES E MAIS O STANDARD DO SOFTWARE RELACIONAMENTO ESTREITO COM SUPRIDORES DE INFORMAÇÕES E COM TI (GESTÃO DA CARTEIRA DE MANUTENÇÃO) GERIR OS ARQUIVOS FÍSICOS DA DOCUMENTAÇÃO CONTÁBIL/FISCAL, ATRAVÉS DE GEDs - GESTÃO ELETRONICA DE DOCUMENTOS 56 TORNAR A BASE DE DADOS CONTÁBIL ÚNICA PARA ALIMENTAR E CONSISTIR OS DIVERSOS B.I.s ATENDIMENTO ÀS FISCALIZAÇÕES DE TRIBUTOS, ÓRGÃOS REGULADORES E AUDITORIAS

7 Área de Resultados Finais CENTRALIZA AS DEMANDAS DE INFORMAÇÕES DA ÁREA DE RELAÇÃO COM INVESTIDORES DEFINE OS RELATÓRIOS QUE SERÃO ENTREGUES, SEUS CONTEÚDOS (SIMPLES E OBJETIVOS), PRAZOS E PÚBLICO ALVO PROCESSA A ANÁLISE DAS EXPLICAÇÕES DAS VARIAÇÕES DO REALIZADO COM PERÍODOS ANTERIORES E COM O ORÇAMENTO EXECUTA AS CONSISTÊNCIAS FINAIS DOS NÚMEROS E SUA FORMATAÇÃO ENVIA AS INFORMAÇÕES PERIÓDICAS PARA OS DIVERSOS PÚBLICOS: EXTERNOS - DEMONSTRAÇÕES 20-F (listados na NYSE), FATOS RELEVANTES (revisa), RELEASES (revisa) INTERNOS - RELATÓRIOS: CARTA DE CONTROLADORIA, RELATÓRIO DE TESOURARIA E ENDIVIDAMENTO, BALANÇO TRIBUTÁRIO, INVESTIMENTOS, VENDAS, PRODUÇÃO, EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA, INFORMAÇÕES ADICIONAIS PARA RIALÉM DAS LISTADAS ACIMA: FLUXO DE CAIXA, EBTIDA, DERIVATIVOS, CONTINGÊNCIAS, CRÉDITOS TRIBUTÁRIOS, PDD, PROVISÃO IR/CS, ABERTURA ADICIONAL DE INFORMAÇÕES PARA RI, NOTAS EXPLICATIVAS, ATIPICIDADES NO PERÍODO-EXCLUINDO NAS ANÁLISES HISTÓRICAS COMPARATIVAS, BALANÇO PATRIMONIAL E DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS, GRAU DE ENDIVIDAMENTO E RISCOS, COMPARAÇÕES COM O SEGMENTO DE NEGÓCIO 57

8 Bases para um Bom Relacionamento entre as Áreas de Controladoria e Relação Com Investidores 1. TER ESPECIFICAÇÕES CLARAS DO QUE SE PRECISA - SE POSSÍVEL COM TEMPLATES + NEGOCIAR E DEFINIR CLARAMENTE OS PRAZOS OPERADOS POR RI 2. ENTENDER A ESTRUTURA DO PLANO DE CONTAS, DE CUSTOS E ALOCAÇÕES 3. ANALISAR ATIPICIDADES E, SE POSSÍVEL, ENVOLVER RI PREVIAMENTE AOS LANÇAMENTOS CONTÁBEIS NÃO ROTINEIROS 4. ORIENTAR SOBRE A NECESSIDADE DE ABERTURA DE QUALQUER LINHA DO BALANÇO OU RESULTADOS - P.EX. OUTROS 5. TER CLAREZA SOBRE AS LIMITAÇÕES FÍSICAS E SISTÊMICAS DA CONTROLADORIA DE ATENDIMENTO 6. PARTILHAR COM A CONTROLADORIA EXPERIÊNCIAS POSITIVAS E NEGATIVAS - ESTIMULANDO A MELHORIA CONTÍNUA E COMPROMETIMENTO COM O RESULTADO FINAL 7. CRIAR O HÁBITO DE VALIDAR COM A CONTROLADORIA OS TEXTOS COM INFORMAÇÕES CONTÁBEIS QUE IRÃO AO MERCADO 58

9 Bases para um Bom Relacionamento entre as Áreas de Controladoria e Relação Com Investidores (Continuação...) 8. CRIAR PROCESSO DE CONSISTÊNCIA DE INFORMAÇÕES FÍSICAS E CONTÁBEIS COM AS ÁREAS DE ORIGEM 9. CONTROLADORIA E RI TEREM UM RELACIONAMENTO INTEGRADO E CONVERGENTE COM AS ÁREAS ALIMENTADORAS DOS SISTEMAS CONTÁBEIS E DE INFORMAÇÕES - FINANCEIRO, JURÍDICO, COMERCIAL, PRODUÇÃO, PLANEJAMENTO, RH, ETC 10. PRIVILEGIAR A QUALIDADE DAS INFORMAÇÕES, ASSUMINDO QUE OS INTERESSES DA CIA JUNTO AO MERCADO SÃO MAIORES QUE AS VISÕES INDIVIDUAIS DAS ÁREAS 59

10 Perfil Atual do Controller VISÃO ESTRATÉGICA E DE PROCESSOS INTEGRADOS DE NEGÓCIOS CONHECIMENTO E RIGOR NA APLICAÇÃO DA LEGISLAÇÃO TRIBUTÁRIA E PRINCÍPIOS CONTÁBEIS POSICIONAR-SE COM FIRMEZA E OPORTUNAMENTE SOBRE QUESTÕES DE CONTROLES INTERNOS RIGOR NA MENSURAÇÃO DO DESEMPENHO DO NEGÓCIO NÃO CEDER AO SISTEMA NÃO VENDER FACILIDADES SER REALISTA, MAS NÃO NEGATIVISTA... PROMOVER A IMPORTÃNCIA DA CONTROLADORIA EM TODOS OS FORUNS 60 FACILITADOR NO RELACIONAMENTO INTERPESSOAL E NO PROCESSO DE COMUNICAÇÃO HÁBITO DE CIRCULAR PELAS DIVERSAS ÁREAS DA EMPRESA SER BOM GESTOR DE RECURSOS HUMANOS, INTEGRADOR E MOTIVADOR DE EMPREENDEDORISMO DA EQUIPE ALTA EMPREGABILIDADE

11 O PAPEL ESTRATÉGICO DA CONTROLADORIA E DE RELAÇÕES COM INVESTIDORES (RI) Rio, 03 de Abril de 2014 Eraldo Soares Peçanha 61

12 MERCADO DE CAPITAIS & RELAÇÕES COM INVESTIDORES CONTATE-NOS SÃO PAULO Helmut Bossert RIO DE JANEIRO (11) José Marcos Treiger Valter Faria Ricardo Weiss (11) (21) (21)