José Carlos Abbud Grácio CSTI Promoção: Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso CADA

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1 José Carlos Abbud Grácio CSTI Promoção: Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso CADA Out-2013

2 Analista de Informática - fev/1995 Diretor de Informática Membro do CSTI Graduação em Ciência da Computação UNICAMP Mestrado em Ciência da Informação UNESP de Marília: Metadados Doutorado em Ciência da Informação UNESP de Marília: Preservação digital na gestão da informação: um modelo processual para as instituições de ensino superior

3 Emissão de certificados com assinatura digitalizada e trâmite de documentos digitalmente: informação digital Gestão da Informação e de Documentos Eletrônicos em Arquivos Universitários Preservação digital

4 A Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) na UNESP Gestão da Informação Contexto atual e a UNESP Características da informação digital Cultura organizacional e informacional Preservação Digital: definição, iniciativas, aspectos e estratégias Modelo de Gestão para Preservação Digital Considerações e Encaminhamentos

5 Resolução 39 de 11/10/2011

6 Histórico: 1ª reunião em 19/11/08; proposta à Reitoria; Comitê Provisório de TI Abril/2009: CSTI O CSTI é um órgão assessor do Vice-Reitor e tem como objetivo melhor ordenar os assuntos relativos à TI da UNESP.

7 Informação -> conhecimento e tomada de decisões Criação de Processos: conhecimento -> Informação registrada Necessário: políticas e estratégias [...] administração de uma rede de processos que adquirem, criam, organizam, distribuem e usam a informação (CHOO, 2003, p. 403) É estratégica, inclusive no contexto digital (TIC)

8 Informação: conjuntos significantes com a competência e a intenção de gerar conhecimento no indivíduo, em seu grupo e na sociedade (Barreto, 1999). Lei de acesso à informação - Art. 4o (BRASIL, 2011) I - informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato. Informação digital: um tipo de informação, com os mesmos objetivos, mas cuja especificidade se refere a suas formas de produção, organização, administração, distribuição e preservação, bem como quanto aos suportes de armazenamento.

9 Ferreira (2006) define objeto digital como todo e qualquer objeto de informação que possa ser representado através de uma sequencia de dígitos binários, como por exemplo textos científicos, bancos de dados, fotos digitais, vídeos, páginas Web, software, etc.

10 Os avanços nas Tecnologias de informação e comunicação (TIC) fez surgir um novo suporte, meio digital, e com ele a necessidade de preservar um novo patrimônio, a informação digital. Como preservar a informação digital diante das mudanças e dos avanços nas TIC? Nova área de pesquisa PRESERVAÇÃO DIGITAL A Preservação Digital está fortemente relacionada com a Gestão da Informação

11 É representada por meio de uma sequência de bits; É registrada em um ou mais objetos digitais e armazenada em um ou mais suportes digitais; Necessita de um hardware, de um software, de um suporte e de um formato de representação; Necessita de mecanismos de busca e recuperação; Conteúdo esta dissociado do suporte;

12 Permite mudanças no seu conteúdo (problema: garantir a autenticidade;) Permite o compartilhamento por meio de redes de computadores; Passa por processos constantes de readequação ao contexto digital, devido às mudanças e avanços constantes nas TIC; Insere-se em uma cultura em rápida expansão, mas que ainda não atingiu toda a sociedade, como o papel.

13 obsolescência do hardware e do software. Ex: micros SEM drive de disquete, editor de texto,... mudanças e avanços nas tecnologias de acesso à informação digital. Ex: troca de mensagem por Facebook, Whatsapp as mudanças no formato dos arquivos e das mídias de armazenamento. Ex: e-book; disquete -> DVD -> nuvem

14 explosão da quantidade de informação armazenada em meio digital. Os resultados da pesquisa mostram que 100% das empresas brasileiras com 50 funcionários ou mais utilizam computadores, e 97% delas possuem computador com acesso à Internet. (PESQUISA SOBRE O USO DAS TICs NO BRASIL São Paulo : Comitê Gestor da Internet no Brasil, 2009.)

15 Falta de uma cultura de preservação por parte dos criadores da informação digital e por parte das instituições responsáveis em preservar essa informação. Ex: disquetes de 3,5 Custo elevado para as ações de preservação digital e a necessidade de recursos financeiros permanentes no orçamento das instituições. Ex: servidores de dados com grande capacidade de armazenamento, estrutura de gestão

16 Como tratar esses problemas e desafios? Preservação Digital: são os processos de gestão envolvidos na administração das atividades necessárias para garantir que um objeto digital possa ser acessado e utilizado no futuro, a partir das TICs existentes na época, e com garantias de sua autenticidade (GRÁCIO, 2012, p. 61) Envolve questões administrativas, técnicas, legais, econômicas e culturais

17 Preservação digital implica na necessidade de mudança de elementos da cultura organizacional (valores, normas e comportamentos) Implica também na mudança na cultura informacional As pessoas devem entender a importância de preservar a informação digital para a UNESP Mudança na gestão da universidade e o envolvimento de toda comunidade. Cultura voltada para PD. Responsabilidades: produtor e da UNESP Lei de Acesso à Informação, Art. 3º - diretrizes: IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na administração pública;

18 Assim, a implementação de um modelo para preservação digital depende, além dos aspectos administrativos, legais e tecnológicos, de fatores relacionados à cultura organizacional e informacinal, como os valores, crenças, normas, processos de comunicação, comportamento organizacional e outros. Dessa forma, a preservação digital busca preservar informações importantes para o conhecimento e para a tomada de decisão, auxiliando no desenvolvimento e no crescimento da instituição.

19 UNESCO, por meio da Carta para a Preservação do Patrimônio Digital (15/10/03): define, em 12 artigos, os princípios que devem nortear o assunto Na Europa, o projeto Eletronic Resource Preservation and Access Network (ERPANET) CEDARS (Reino Unido e Irlanda), CAMILEON (Reino Unido e Estados Unidos) e NEDLIB (projeto colaborativo entre bibliotecas da Europa) Austrália: Biblioteca Nacional - Preserving Access to Digital Information (PADI) e PANDORA Online Computer Library Center (OCLC)

20 Projeto InterPARES do Canadá (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic System), início em 1999, coordenado pela University of British Columbia, com a participação de pesquisadores de diversas áreas (Arquivologia, Biblioteconomia, Tecnologia da Informação, Informática, Direito e outros) da Europa, Ásia, África e Américas. O Brasil participa no projeto com o Arquivo Nacional. Tem como objetivo fomentar estudos e desenvolver soluções para a preservação de documentos arquivísticos digitais autênticos.

21 No Brasil, as iniciativas e os projetos publicados ainda são incipientes quando comparados com o exterior, e não há participação efetiva das IES. Uma participação importante no Projeto Interpares é da Universidade Estadual de Campinas(UNICAMP). O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ): aprovou a Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital: preservar para garantir o acesso.

22 GRÁCIO, 2012, p. 75

23 Vários aspectos envolvem a preservação digital, e a definição de uma política de preservação digital para as IES e a forma de atuação dos profissionais envolvidos dependem do modo pelo qual esses aspectos são tratados. Política de Preservação Digital tem como objetivo garantir que as instituições tenham um planejamento e estratégias bem definidas para o armazenamento e uso de recursos de informação digital para longos períodos de tempo. Essa política deve garantir a continuidade do processo de preservação digital.

24 GRÁCIO, 2012, p. 75

25 Dizem respeito à gestão da instituição e têm o objetivo de dar continuidade às atividades de preservação digital, independente das mudanças que possam ocorrer na gestão das mesmas Objetivos da instituição Missão e Visão Institucional Visibilidade acadêmica, científica, tecnológica e cultural da instituição Definição de quais os tipos de informação institucional devem ser preservados.

26 Equipe multidisciplinar Política de preservação digital deve envolver vários aspectos (culturais, técnicos, legais e organizacionais) e várias áreas do conhecimento Qual profissional tem essa formação? Equipe Integrada <==> Objetivos Institucionais Capacitação continuada

27 Responsabilidades Definir as responsabilidades do criador e da instituição. Ex: R$: Administração; Descrição dos metadados: Biblioteca; Backup: STI; Aspectos legais: Assessoria Jurídica;... Deveres e responsabilidades para docentes, discentes e servidores técnico administrativos

28 Recursos financeiros Investimentos em tecnologia, infraestrutura e capacitação. Ex: registro de preços de computadores, rede de computadores com alta velocidade, treinamentos,... $ = investimento na preservação do capital intelectual da instituição e de sua história Valor dependo de quais objetos digitais a instituição deseja preservar Necessário prever no orçamento anual os recursos necessários

29 Atos administrativos Complementares às de leis (estatutos, regimentos, resoluções, portarias, ofícios...) Buscam adequar a instituição às suas finalidades, características e à sua cultura organizacional, buscando regulamentar e disseminar seus padrões de conduta relacionados à PD As instituições devem definir através dos atos administrativos a estrutura de gestão dos processos envolvidos na preservação digital

30 Buscam garantir a legalidade dos processos de preservação digital para as IES e para o criador do objeto digital Leis A política deve seguir a legislação vigente Não existe legislação específica os processos CONARQ Doc. Arq. Eletrônico Lei de Acesso à Informação: Lei nº , de 18/11/2011 Dispõe sobre os procedimentos previstos para assegurar o direito fundamental de acesso à informação, para orgãos públicos, autarquias e outras.

31 Art. 3o defines as diretrizes III - utilização de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da informação; Art. 5o É dever do Estado garantir o direito de acesso à informação, que será franqueada, mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão. Art. 6o Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a: II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade;

32 Art. 7o O acesso à informação de que trata esta Lei compreende, entre outros, os direitos de obter: II - informação contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades, recolhidos ou não a arquivos públicos; Art. 8o É dever dos órgãos e entidades públicas promover, independentemente de requerimentos, a divulgação em local de fácil acesso, no âmbito de suas competências, de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas. 2o Para cumprimento do disposto no caput, os órgãos e entidades públicas deverão utilizar todos os meios e instrumentos legítimos de que dispuserem, sendo obrigatória a divulgação em sítios oficiais da rede mundial de computadores (internet).

33 Direitos autorais Preservação digital => COPIAR A política de estar amparada em leis que respaldam a instituição e garantam ao autor a propriedade intelectual Brasil: Lei de Projeto de revisão da Lei de Direito Autoral. Lei de 14/08/2013. Formação em Direito Digital e Propriedade Intelectual realizada (06/03/ NEaD/Unesp). Manual de Propriedade Intelectual 02/05/2013

34 Dizem respeito às questões técnicas, buscando tratar da obsolescência do hardware, do software, do formato e do suporte, da autenticidade e das mudanças/avanços nas TIC Modelos, padrões e iniciativas Padronização de elementos que compõem a gestão de objetos digitais a serem preservados Participação em iniciativas e projetos corporativos possibilita a troca de experiências e informações entre instituições Open Archival Information Systems (OAIS); formatos abertos; padrões de metadados; ODF, PDF/A,...

35 Infraestrutura tecnológica Atender e garantir além da preservação do objeto digital, sua disponibilidade 1. Ambiente de Preservação: preservar os objetos digitais e os metadados 2. Ambiente de Acesso: proporcionar a busca, recuperação e acesso desses objetos digitais Demandas: equipamentos (hardware) e software adequados, formato dos arquivos acessíveis, suporte seguros, capacidade de armazenamento, diferentes necessidades de acesso ( off-line e/ou on-line ),...

36 Repositórios institucionais/digitais Tem o objetivo divulgar e disponibilizar o acesso à produção científica das instituições, através de um conjunto de serviços de acesso livre que a universidade oferece com o objetivo de gerenciar e disseminar o material digital criado por seus membros, como artigos, livros e outros Aumenta a visibilidade, a confiança e o valor da instituição Devem ser capazes de manter os objetos digitais disponíveis ao longo do tempo Software DSPACE, Fedora, Eprints; metadados DC

37 Seleção e descarte Descarte: legislação vigente; atos administrativos; Definir as informações digitais a serem preservadas - seleção A política de seleção deve se basear: Objetivos da instituição Necessidades da comunidade interna e externa Custos Definir prioridades estabelecer tabelas de temporalidade

38 Estratégias de preservação Objetivo: adequação dos objetos digitais às tecnologias atuais Dependem do objeto digital e das tecnologias existentes Equipe técnica: avaliar mudanças nas TICs

39 Estratégias de preservação Dois tipos: 1. Conservar o objeto digital no seu formato original: Refrescamento: transferir a informação de um objeto físico de armazenamento (suporte) para outro mais atual, antes que o primeiro deteriore. Exemplo: cd-rom para cd-rom; Disquete para CD Emulação: técnica de criar um ambiente tecnológico que emule o ambiente original do objeto digital. Exemplo: software e jogos de computador

40 Estratégias de preservação: 2. Conservar o conteúdo intelectual do objeto digital: Migração: técnica que consiste em transferir periodicamente um objeto digital de uma tecnologia de hardware e/ou software para outra mais atual. Exemplo: MySQL para Postgree; PHP para JAVA; Redator para Word; Word para Libre;... Descrever o histórico das estratégias de preservação aplicadas aos objetos digitais => Metadados

41 Metadados [...] conjunto de elementos que descrevem as informações contidas em um recurso, com o objetivo de possibilitar sua busca e recuperação (GRÁCIO, 2002, p. 23). Chave para as estratégias de preservação digital e essenciais para a descrição do conteúdo de um objeto digital e para preservação do mesmo. Autenticidade Exemplos: MARC, Dublin Core (DC) e Metadata Encoding and Transmission Standards (METS).

42 Metadados Devem acompanhar todo o ciclo de vida do recurso e apoiar todo o processo de preservação digital ao longo do tempo, registrando todas as estratégias aplicadas e as mudanças ocorridas. Exemplo: fotos, artigo digital, banco de dados,...

43 Autenticidade refere-se à capacidade de garantir que o objeto digital seja autêntico, ou seja, que reflita o conteúdo original de sua criação (GRÁCIO, 2012, p. 62). as IES devem garantir a autenticidade dos documentos digitais, ou seja, garantir que os mesmos estejam protegidos contra acréscimos, supressão, alteração, uso e ocultação indevidos. Aplicar métodos, técnicas e rotinas adequados que garantam a autenticidade do objeto digital, e registrar todos os procedimentos executados (metadados). A instituição deve definir através de sua política o que é e como deve ser tratada a autenticidade

44 Suporte Digital meio físico para preservação, busca e recuperação Deterioração e obsolescência (disquete -> CD-ROM - > DVD -> nuvem ->...) Vida útil do suporte varia de acordo com o tipo Confiabilidade: temperatura; umidade relativa do ar; tempo de uso; qualidade da mídia; campos magnéticos; manipulação; poluição e as pessoas

45 GRÁCIO, 2012, p. 151

46 A partir dos aspectos, dos modelos de gestão da informação e da carência de estudos relacionados à gestão da preservação digital nas IES Modelo processual de preservação digital para gestão da informação Proposta: gestão com um conjunto de processos Processos: cíclicos, correlatos e dinâmicos Inserido na cultura organizacional (pessoas, grupos e comportamento) Envolvidos pelas TIC existentes e disponíveis

47 Interação com os usuários (produtores e consumidores) Adequar-se ao tipo de informação e de objeto digital, com a adoção de critérios, requisitos e um organograma GRÁCIO, 2012, p. 166

48 Cultura Organizacional/TIC Processos (7) Entidades: Usuários IES TIC Ambiente externo Aspectos Resultados esperados Fluxos

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50 Identificação das necessidades Definir políticas, normas e tipos de informações e os objetos digitais, de responsabilidade da IES, que devem ser preservados

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52 Seleção Definir o que deve ser preservado, baseado nas políticas, normas, critérios e prioridades

53 Descarte e manutenção Definir o que deve ser descartado e como fazê-los Definitivo ou Arquivo digital permanente

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55 Organização Montar infraestrutura técnica e de pessoal Tratamento e armazenamento Objetos digitais novos Metadados

56 Tratamento e armazenamento Objetos digitais sob custódia da IES Aplicação das estratégias de preservação digital

57 Tratamento e armazenamento Objetos digitais descartados

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59 Desenvolvimento de produtos e serviços Criar e disponibilizar ferramentas para busca e recuperação da informação digital preservada Premissas: facilidade, eficiência, adaptabilidade e acessibilidade

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61 Distribuição e acesso Verificar privilégios de acessos dos usuários, definir os formatos e gerar o pacote de informação para encaminhar aos usuários

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63 Uso Avaliação Se os objetos digitais e os produtos e serviços relacionados a eles estão atendendo à IES e aos usuários Levantar dados

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65 Monitoramento informacional Atividade de acompanhamento e adequação constante dos processos que abrangem o modelo às necessidades da IES e dos usuários Observação, análise e avaliação dos dados

66 O modelo busca subsidiar as IES nas atividades envolvidas na preservação digital (15 aspectos, TIC, cultura e usuários internos e externos) Pode ser aplicado e adaptado a vários tipos de informação e objetos digitais relacionados às atividade de ensino, pesquisa, extensão e gestão.

67 Na UNESP, reconhecida como uma organização de produção de conhecimento científico, a gestão da informação é estratégica, também no contexto digital, e o conhecimento produzido e socializado, quando registrado, permite conhecer sua história, sua trajetória e sua contribuição para o desenvolvimento científico, político, social e tecnológico. Implantação de uma política de preservação digital Objetivo principal: garantir a autenticidade dos objetos digitais sob custódia da UNESP Consolidar a Preservação Digital como valor da cultura organizacional

68 Necessidade de um Modelo processual de gestão para preservação da informação digital na UNESP, que trate dos aspectos culturais, organizacionais, legais e técnicos. Primeiro passo: inserção da preservação digital nos objetivos da UNESP e nos projetos de TIC. Criação de uma Comissão Permanente de Preservação Digital (multidisciplinar). Entender os aspectos que envolvem a PD e seus desafios

69 Estabelecer parcerias com outros instituições e projetos Garantir a autenticidade de seus objetos digitais Necessidade do envolvimento, comprometimento e capacitação de profissionais de várias áreas da UNESP nos processos de preservação digital Participação dos usuários é fundamental (internos e externos) Temos muito mais a discutir sobre documento digital antes de chegarmos a qualquer fórmula ou resultado, porém, é assustador imaginar que enquanto discutimos, muitos documentos foram e estão sendo perdidos - Humberto Innarelli (UNICAMP)

70 Aprofundar as discussões sobre a Gestão da Informação na UNESP Definir uma Política de Preservação Digital para a UNESP Estabelecer um Modelo Processual de Preservação Digital para Gestão da Informação Debater o uso da Assinatura/Certificado Digital. Onde e como usar? Entender o que a Lei de Acesso à Informação afeta a gestão da informação na UNESP

71 Barreto, Aldo Albuquerque (1999). A oferta e a de-manda da informação: condições técnicas, econômicas e políticas. // Ciência da Informação. 28:2 (1999) BRASIL. Lei nº , de 18 de novembro de Dispõe sobre os procedimentos previstos para assegurar o direito fundamental de acesso à informação, para orgãos públicos, autarquias e outras. Brasília, DF, Disponível em: CHOO, C. W. A organização do conhecimento: como as organizações usam a informação para criar significado, construir conhecimento e tomar decisões. Tradução Eliana Rocha. São Paulo: Senac, p. Ferreira, Miguel (2006). Introdução à preservação digital Conceitos, estratégias e atuais consensos. Guimarães, Portugal: Escola de Engenharia da Universidade do Minho, /livro.pdf ( ). Grácio, José Carlos Abbud. Metadados para a descrição de recursos da Internet: o padrão Dublin Core, aplicações e a questão da interoperabilidade. Marília: Unesp, f. Dissertação (Mestrado) Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação, Faculdade de Filosofia e Ciências, Universidade Estadual Paulista, Marília, Preservação digital na gestão da informação: um modelo processual para as instituições de ensino superior. 1 ed. Cultura Acadêmica. São Paulo p. Innarelli, Humberto Celeste, Santos, B. V. e Sousa, R. T.. Arquivística: temas contemporâneos. 1 ed. Editora Senac São Paulo p. Pesquisa sobre o Uso das Tecnologias da Informação e da Comunicação no Brasil : TIC Domicílios e TIC Empresas 2008 / [coordenação executiva e editorial, Alexandre F. Barbosa]. São Paulo : Comitê Gestor da Internet no Brasil, 2009.

72 Programa de Publicações Digitais da Pró-Reitoria de Pósgraduação da UNESP Coleção PROPG Digital Selo Cultura Acadêmica Pesquisa por autor: Grácio Revista Perspectivas em ciência da informação dex.php/pci/article/view/1612

73 Perguntas, dúvidas, sugestões,... José Carlos Abbud Grácio