Relatório. Comissão Permanente de Avaliação de Desempenho do Servidor da UTFPR

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1 Relatório AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO 2009 Comissão Permanente de Avaliação de Desempenho do Servidor da UTFPR Portaria nº 0705, de 22 de junho de 2009, do Reitor Carlos Eduardo Cantarelli.

2 2 Sumário Apresentação... 3 Relatórios apresentados pelos campi... 4 Apucarana...5 Campo Mourão...6 Cornélio Procópio...7 Curitiba...9 Dois Vizinhos...11 Francisco Beltrão...13 Londrina...15 Medianeira...17 Pato Branco...19 Ponta Grossa...22 Toledo...24 Conclusão...26

3 3 Apresentação O presente documento tem por objetivo apresentar os relatórios elaborados pelas comissões de cada um dos 11 campi da UTFPR a respeito do processo de Avaliação de Desempenho ocorrido no ano de Os relatórios são apresentados de acordo com a seguinte estrutura: População Avaliada Atividades Desenvolvidas (opcional) Fortalezas Fragilidades Sugestões Em seguida, na conclusão, encontram-se descritas algumas possibilidades de atuação com relação aos dados apresentados.

4 4 Relatórios apresentados pelos campi

5 5 Apucarana População Avaliada Fortalezas Ausência de resistência ao processo de Avaliação por parte dos avaliados; Disponibilização de manuais de procedimentos; Receptividade dos servidores em relação ao resultado das avaliações. Fragilidades Dificuldade de definição de quem são os clientes externos na avaliação dos setores; Pouca participação de docentes, alunos e comunidade externa na avaliação dos setores; Dificuldade das chefias em seguir o cronograma proposto; Dificuldade em separar a avaliação pessoal da avaliação profissional na avaliação dos setores. Sugestões Sensibilizar clientes externos sobre a importância da avaliação dos setores; Sensibilizar chefias acerca da importância de seu papel no processo de avaliação.

6 6 Campo Mourão População Avaliada Docentes Técnicos-administrativos Quadro 97 Quadro 55 Avaliados 89 Avaliados 50 Fortalezas Incentivo e comprometimento da Direção do Campus; Experiência da Comissão; Padronização dos portfólios; Confiança na Comissão de Campus. Fragilidades Falta de incentivos ao crescimento e à participação nas atividades da Instituição, pois o mínimo já é suficiente; Ausência de negociação prévia dos itens abertos da avaliação; Ausência de negociação prévia dos pesos dos itens da avaliação; Comprometimento dos envolvidos (chefias e servidores); Acompanhamento dos trabalhos pela Comissão. Sugestões Implantação do SIAVI

7 7 Cornélio Procópio População Avaliada Avaliação de TAs - 48 Avaliação de Chefias - 29 Avaliação de Docentes - 75 Avaliação de Afastados para Pós-Graduação - 8 Avaliações que não foram realizadas por motivos justificados (servidores em licença saúde durante o ano e servidores nomeados a menos de 6 meses): 19 Atividades desenvolvidas Reuniões Planejamento do processo Elaboração do cronograma Distribuição dos documentos Sensibilização com os servidores Tabulação dos dados Elaboração do relatório final Fortalezas Redução do número de membros na Comissão (de 11 para 06) para agilizar o processo e facilitar a comunicação Substituição dos membros da comissão para agregar novas idéias (só dois membros não foram substituídos) Reunião com todos os servidores administrativos e chefias (Nas reuniões foram abordados o passo a passo do processo de avaliação e importância da negociação prévia e alimentação dos portfólios) Aumento no número de negociações Uso efetivo do portfólio Início do trabalho de padronização do processo avaliativo entre os docentes da mesma área

8 8 Fragilidades Falta de credibilidade no processo Descumprimento de prazo (coordenadores de curso) Nota do chefe do setor sem relação com o resultado da avaliação dos clientes Sugestões Considerar a nota do setor na avaliação do servidor em função de chefia Criar formas de fazer com que a avaliação do afastado funcione efetivamente para controle do que o servidor está realizando no período de afastamento Criar comissão responsável por estudar o resultado das avaliações de forma a destacar as competências de cada um

9 9 Curitiba População Avaliada Atividades Desenvolvidas Planejamento; Distribuição do formulário impresso em todos os departamentos, pelos membros da comissão, salientando a importância do preenchimento dos mesmos; Reunião com os membros da comissão para distribuição das tarefas e recepção das avaliações efetuadas; Participação no Fórum dos chefes relembrando os prazos de entregas das avaliações; Ao final do prazo de entrega, envolvimento das Diretorias e Diretor Geral do campus; Solicitação por escrito àqueles que não entregaram as avaliações salientando a importância da entrega para o sucesso do mesmo. Fortalezas Comunicado aos chefes informando a data da devolução das avaliações;

10 10 Participação no fórum de Coordenadores e Chefes de Departamentos relembrando a importância da avaliação; Enfoque das avaliações dos docentes pelos discentes, destacando sua importância para melhoria das aulas ministradas; Melhoria na qualidade de serviços prestados e atendimento da clientela; Fragilidades Determinados departamentos com maior quantidade de professores demonstram possui dificuldades de contato com os mesmos. Avaliação do setor, não deve ser feita momentaneamente, mas sim gradualmente para evitar atropelos de final de ano. Dificuldade de acesso em determinados departamentos e consciência do chefe. Chefe de departamento com dificuldades de efetuar as avaliações, o sistema não disponibiliza relação dos professores por lotação. Sugestões Disponibilizar as avaliações por meio eletrônico. Manutenção dos portifólios atualizados. Fazer as avaliações setoriais desde o início do ano, e no final do ano somente fazer as tabulações necessárias. Treinamento de todas as chefias, para utilização da avaliação on-line.

11 11 Dois Vizinhos População Avaliada Atividades Desenvolvidas Análise dos procedimentos Planejamento do processo Elaboração de cronogramas Estudo quantitativo dos servidores Distribuição de manuais Ampliação das urnas de avaliação do setor Outros. Fortalezas Dedicação da comissão Mais experiência 2 ano Objetividade das reuniões no Campus Disponibilização de manuais de procedimentos aos servidores novos

12 12 Apoio e participação da direção do Campus Feedback aos servidores (avaliação do setor) Efetivação da Negociação Prévia. Fragilidades Pouco empenho de alguns setores na avaliação dos clientes A não criação da subcomissão do Campus Impossibilidade de divisão de tarefas Curto período na divulgação da avaliação dos setores Acompanhamento irregular do Calendário de Avaliações, por causa da grande demanda de serviço. Sugestões Divisão de trabalhos Revisão dos formulários de Avaliação do setor, com pontuação de 01 a 10. Maior sensibilização dos setores para avaliação do cliente lembretes.

13 13 Francisco Beltrão População Avaliada A) Total B) Porcentagem Atividades Desenvolvidas Análise dos procedimentos Planejamento do processo Confecção das caixas de Avaliação

14 14 Estudo quantitativo dos servidores Distribuição de manuais Disponibilização de formulários Controle das avaliações dos servidores Fortalezas Dedicação da comissão Experiência dos membros Objetividade das reuniões Definições claras de procedimentos Delegação e divisão das tarefas Fragilidades Pouco empenho dos setores Possibilidade de prejudicar o setor por questões pessoais A mesma pessoa pode avaliar várias vezes o mesmo setor Demora de algumas chefias em realizar as avaliações Sugestões Maior sensibilização dos setores para avaliação do cliente Sensibilização das chefias em realizar as avaliações dentro das datas previstas Informatização do formulário de avaliação dos setores Limitar a um formulário de avaliação por pessoa

15 15 Londrina População Avaliada Atividades Desenvolvidas Sensibilização de servidores em reunião geral. Distribuição de questionários aos setores. Fortalezas Estrutura básica garantida. Retorno das reclamações e críticas que foram feitas a cada setor. Fragilidades Poucas reuniões. Portaria de comissão do campus. Não utilização de sistema informatizado para avaliação. Sugestões

16 16 Maior conscientização dos setores, mostrando a importância da avaliação pelos clientes. Avisar a todos e relembrar os setores para se empenharem na avaliação. Prazo entre a entrega do formulário pelo RH e a devolução pelas chefias.

17 17 Medianeira População Avaliada Número Total de Docentes: 113 Número Total de Avaliações de Docentes entregues: 89 Número Total de Técnicos: 86 Número Total de Avaliações de Técnicos entregues: 82 Fortalezas Experiência dos membros da comissão; Objetividade das reuniões; Apoio e participação da Direção do Campus; Anseio por parte da comissão na melhoria do processo de avaliações em todos os sentidos para que os resultados sejam alcançados de forma satisfatória. Fragilidades As avaliações são realizadas apenas para cumprir exigências da Instituição; Não cumprimento dos prazos de devolução dos formulários de avaliação ao RH; Sobrecarga de trabalho dos coordenadores para maior empenho no processo de avaliação;

18 18 Grande parcela dos docentes não entrega certificados para compor o portfólio; Avaliação do cliente externo não condiz com a realidade (imparcialidade). Sugestões Revisão dos formulários; Revisão do sistema de avaliação do setor pelo cliente externo (extinguir a caixinha e informatizar o formulário); Rever o item 2.1 Fator de Formação, devido a maioria dos Técnico- Administrativos não ter oportunidade de atualização continuada, falta incentivo e disponibilidade de recursos; Aumentar o peso da avaliação dos discentes de 30% para 50%.

19 19 Pato Branco População Avaliada A) Docentes TOTAL DE DOCENTES 198 AVALIADOS PELAS ATIVIDADES REALIZADASNA PÓS-GRADUAÇÃO 29 NÃO ATINGIU A CONDIÇÃO ESSENCIAL FATOR DE ASSIDUIDADE E PONTUALIDADE 01 NÃO AVALIADOS EM RAZÃO DE LOTAÇÃO PROVISÓRIA P/ACOMPANHAMENTO DE 03 CÔNJUGE NÃO AVALIADOS POR MOTIVO DE LICENÇA SEM VENCIMENTOS PARA 01 ACOMPANHAMENTO DE CÔNJUGE DOCENTES INGRESSANTES APÓS JULHO DE DOCENTES NÃO AVALIADOS 07 B) Técnicos-administrativos TOTAL DE ADMINISTRATIVOS 67 AVALIADOS PELAS ATIVIDADES REALIZADAS NA PÓS-GRADUAÇÃO 01 LICENÇA PARA TRATAMENTO DE SAÚDE 01 ADMINISTRATIVOS INGRESSANTES APÓS JULHO DE EXONERADOS EM JANEIRO DE NÃO AVALIADO 01

20 20 Atividades Desenvolvidas Capacitação dos novos membros da comissão; Planejamento do processo; Distribuição de manuais aos novos servidores; Verificação das caixinhas de satisfação do clientes; Aplicação dos formulários de avaliação das chefias; Participação em reuniões dos setores; Tabulação dos dados; Elaboração do relatório final. Fortalezas Dedicação da comissão; Apoio e participação da direção do Campus; Aceitação do programa por parte dos coordenadores; Delegação e divisão das tarefas; Os resultados levantados estão sendo utilizados para subsidiar o programa de capacitação anual do campus; Aferir mérito para a progressão. Fragilidades Pouco empenho dos setores na avaliação dos clientes; Curto período de disponibilização da avaliação dos setores; Inexistência ou falha na composição dos portfólios nos setores; Algumas chefias ainda não se conscientizaram que através da avaliação é possível propor providências para melhorar o padrão de desempenho dos seus coordenados, assim como fazer com que os mesmos tenham conhecimento de seu desempenho; Inexistência de uma cultura de avaliação;

21 21 O programa de avaliação não é valorizado ao ponto de fornecer indicadores para o Planejamento Estratégico da Instituição; Falha na negociação: real desempenho X desempenho acordado. Sugestões Definição de um número mínimo de avaliação dos setores Maior sensibilização dos setores para avaliação do cliente Aprimorar a forma de utilização dos resultados oriundos do programa de avaliação, de maneira tal, que os envolvidos percebam que existe valor agregado na sistemática de mensuração, dando maior credibilidade ao processo. Registrar as ações de desenvolvimento que foram realizadas, de maneira que permita analisar o grau de evolução alcançado pelo servidor.

22 22 Ponta Grossa População Avaliada *População não avaliada: Docentes: 02 afastados para Pós-graduação; Técnicos administrativos: 02 em Licença para Tratamento de Saúde. Fortalezas Dedicação e experiência dos membros. Reestruturação da Comissão com maior representação dos setores. Objetividade das reuniões. Apoio e participação da Direção do Campus. Definição de procedimentos e parâmetros. Delegação e divisão das tarefas. Orientação do processo junto aos setores. Cumprimento dos prazos estabelecidos no cronograma proposto. Alteração no cronograma: finalização do processo em 2010.

23 23 Fragilidades Pouco comprometimento dos servidores com o processo de avaliação. Dificuldade na cobrança e fiscalização da auto-avaliação do setor. Pouco empenho de alguns setores na avaliação do cliente externo. Dificuldade das chefias em definir os pontos de negociação. Impossibilidade da implantação do Siavi em Atraso no início do processo de avaliação. Sugestões Definir um número mínimo de formulários de avaliação dos setores. Continuar com a participação da Direção e Diretorias na correta aplicação do Programa da Avaliação de Desempenho. Divulgar os dados coletados visando a transparência do processo. Padronizar a forma de divulgação dos dados e de auto-avaliação dos setores. Definir as atribuições da Comissão Permanente do Processo de Avaliação de Desempenho do Servidor do Campus. Inserir no calendário acadêmico - Atividades e Eventos as datas relevantes da avaliação do servidor. Colocar um banner na página da UTFPR, para divulgar a avaliação do servidor. Designar a Chefia Imediata a avaliação do servidor afastado para pósgraduação. Alterar a realização do processo de avaliação e da auto-avaliação do setor para o início do ano, a fim de que os dados do ano anterior sejam usados na definição de um plano de ação.

24 24 Toledo População Avaliada A) Quadro de Servidores Total de Servidores: 75 Servidores Efetivos: 71 Servidores CDT: 04 B) Técnicos-administrativos Número total de Técnico-Administrativos 33 Número total de Avaliações Aplicadas 30 Número total de Avaliações Devolvidas 30 Técnico-Administrativos não avaliados 03 C) Docentes Número total de Docentes 38 Número total de Avaliações Aplicadas 27 Número total de Avaliações Devolvidas 27

25 25 Docentes não avaliados 11 Fortalezas Dedicação da comissão Objetividade das reuniões Disponibilização de manuais de procedimentos Definições claras de procedimentos e parâmetros Delegação e divisão das tarefas Feedback aos alunos e servidores Fragilidades Pouco empenho dos setores na avaliação dos clientes Prazo curto para operacionalizar as avaliações Falta de comprometimento na realização das negociações Sugestões Realizado contínuo trabalho de conscientização com as chefias Maior sensibilização dos setores para avaliação do cliente Implantação do sistema informatizado

26 26 Conclusão Com base nos aspectos apresentados acima pelos representantes das comissões dos campi, chegou-se a algumas propostas de atuação, sendo que algumas delas seriam de responsabilidade da própria Comissão e outras precisariam contar com a aprovação do COUNI, pois envolvem modificações no regulamento da Avaliação de Desempenho da UTFPR. Propostas de atuação a cargo da Comissão Continuar com a participação da Direção e Diretorias na correta aplicação do Programa da Avaliação de Desempenho; Divulgar os dados coletados visando à transparência do processo; Padronizar a forma de divulgação dos dados e de auto-avaliação dos setores; Definir as atribuições da Comissão Permanente do Processo de Avaliação de Desempenho do Servidor do Campus; Inserir no calendário acadêmico - Atividades e Eventos as datas relevantes da avaliação do servidor; Colocar um banner na página da UTFPR, para divulgar a avaliação do servidor; Alterar a realização do processo de avaliação e da auto-avaliação do setor para o início do ano, a fim de que os dados do ano anterior sejam usados na definição de um plano de ação; Realização de contínuo trabalho de conscientização com as chefias; Maior sensibilização dos setores para avaliação do cliente; Manutenção dos portifólios atualizados; Fazer as avaliações setoriais desde o início do ano, e no final do ano somente fazer as tabulações necessárias; Treinamento de todas as chefias, para utilização da avaliação on-line; Maior sensibilização dos setores para avaliação do usuário; Sensibilização das chefias para que realizem as avaliações dentro das datas previstas;

27 27 Maior conscientização dos setores, mostrando a importância da avaliação pelos usuários; Informar a todos e relembrar os setores para se empenharem na avaliação; Aprimorar a forma de utilização dos resultados oriundos do programa de avaliação, de maneira tal, que os envolvidos percebam que existe valor agregado na sistemática de mensuração, dando maior credibilidade ao processo; Registrar as ações de desenvolvimento que foram realizadas, de maneira que permita analisar o grau de evolução alcançado pelo servidor; Estabelecer prazo entre a entrega do formulário pelo RH e a devolução pelas chefias; Criar comissão responsável por estudar o resultado das avaliações de forma a destacar as competências de cada um; Criar formas de fazer com que a avaliação do afastado funcione efetivamente para controle do que o servidor está realizando no período de afastamento. Propostas de atuação que envolvem mudança do regulamento - COUNI Considerar a nota do setor na avaliação do servidor em função de chefia; Rever o item 2.1 Fator de Formação, já que a maioria dos Técnicosadministrativos não tem oportunidade de atualização continuada, devido à falta incentivo e disponibilidade de recursos; Aumentar o peso da avaliação dos discentes de 30% para 50%; Revisão dos formulários; Designar à Chefia Imediata a avaliação do servidor afastado para pósgraduação ao invés da DIRPPG.