XIV Congresso Paulista de Medicina do Sono. Manual do Expositor 13 e 14 de maio 2016

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1 XIV Congresso Paulista de Medicina do Sono Manual do Expositor 13 e 14 de maio 2016 Apoio: Realização:

2 MANUAL DO EXPOSITOR Prezado Expositor, É com grande satisfação que damos boas-vindas a sua empresa como expositora do XIV Congresso Paulista de Medicina do Sono. Para facilitar a participação da sua empresa no XIV Congresso Paulista de Medicina do Sono, você está recebendo o Manual do Expositor que é parte integrante do Contrato de Locação e contém informações importantes. O Manual do Expositor possui detalhes referentes à montagem e decoração dos estandes, normas de funcionamento, dados administrativos e formulários específicos para cálculos de todos os serviços essenciais que serão prestados. Esperando que sua empresa realize um excelente evento, solicitamos a sua atenção quanto ao cumprimento do cronograma de montagem. Os prazos e horários deverão ser obedecidos para o bom andamento das atividades comerciais e científicas. Até lá e bons negócios. Comissões Presidente do Congresso Dra. Rosana Cardoso Alves Presidente do Comitê Científico do Sono da APM Dr. Maurício Bagnato Comissão Organizadora Dra. Fernanda Haddad Dr. Luciano Ribeiro Pinto Jr. Dr. Maurício Bagnato Dra. Rosa Hasan Dra. Sonia Togeiro 2

3 MANUAL DO EXPOSITOR Apresentação... 2 Localização, promotores e fornecedores oficiais INFORMAÇÕES GERAIS 1.1 Cronograma Datas e Horários ANVISA Intransferibilidade Responsabilidade de vendas Brindes Montagem e Desmontagem Segurança Geral Expositores Termo de Responsabilidade Encargos do Expositor Acesso dos Expositores Uso do crachá Estandes Croqui do estande Montagem Básica Depósito Elevadores Área de Exposição da APM Remessa de Materiais e Procedimentos Fiscais Acesso de Veículos, Equipamentos e Produtos Formulários

4 LOCAL E REALIZAÇÃO: COMITÊ MULTIDISCIPLINAR DO SONO Associação Paulista de Medicina Av. Brig. Luis Antônio, 278 Bela Vista CEP São Paulo SP Tel.: (11) cientifico@apm.org.br ORGANIZAÇÃO: Associação Paulista de Medicina Av. Brigadeiro Luís Antônio, 278 Bela Vista. CEP: São Paulo SP Tel.: (11) Fax: (11) PROMOTORES E FORNECEDORES OFICIAIS Coordenadora de Eventos da Associação Paulista de Medicina: Andréa Z. Novo anovo@apm.org.br Tel.: (11) COMERCIAL - MARKETING Malu Ferreira malu.ferreira@apm.org.br Tel.: (11) João Vita joao.vita@apm.org.br Tel.: (11) COORDENAÇÃO TÉCNICA E MONTAGEM OFICIAL: LUPATELLI Rua Dr. Euclides da Cunha, 118/126 Socorro - São Paulo SP Contato: Paulo Cirilo Tel.: (11) paulo@lupatelli.com.br AGÊNCIA DE TURISMO OFICIAL Mello Faro Turismo Avenida São Luis, 165, 1ºandar Conj. 01A - Centro. CEP: São Paulo - SP Tel.: (11) Fax.: (11) eventos@mellofaro.com.br LOCAL DO EVENTO: APM Associação Paulista de Medicina Avenida Brigadeiro Luís Antônio, 278 CEP: São Paulo SP Tel.: (11)

5 XIV CONGRESSO PAULISTA DE MEDICINA DO SONO 1. INFORMAÇÕES GERAIS 1.1 CRONOGRAMA Cronograma - XIV Congresso Paulista de Medicina do Sono Atividades Data Horário Entrega do Formulário de Opção de Montagem Entrega do Formulário de Consumo de Energia 13/04/ /04/ Entrega do Formulário de Autorização para Outras Montadoras 13/04/ Entrega do Formulário do Termo de Responsabilidade Entrega da Relação de Pessoal para Montagem e Desmontagem 13/04/ /05/ Formulário Crachá de Expositor 02/05/ Montagem dos estandes 12/05/ h00-22h00 Decoração 13/05/ h00-08h00 Realização do Evento 13 e 14/05/16 13/05: 08h15 18h10 14/04: 08h15 13h30 Retirada de material dos estandes 14/05/ h15-19h15 Desmontagem 16/05/2016 9h00 22h00 *ATENÇÃO: ATRASO NA DESMONTAGEM IMPLICARA EM MULTA VIDE ITEM DATAS E HORÁRIOS Dias 13 e 14 de maio de 2016 Inicio do Congresso: 08h15 Termino do Congresso: 18h10 O horário de chegada do pessoal do estande deverá anteceder 30 minutos à abertura do evento, todos os dias. O estande deve estar aberto e pronto para receber os visitantes desde o primeiro momento de funcionamento da Feira até o final do evento ANVISA AGÊNCIA NACIONAL DE VIGILÂNCIA SANITÁRIA Nos termos da Lei Federal no 6.360/76, do Decreto Federal nº /77, da Lei Estadual nº /98, da Lei Municipal nº /04 e da Portaria Municipal nº 1.293/07, a empresa é obrigada a providenciar registro dos produtos nacionais e importados que pretenda expor ou comercializar junto à Anvisa - Agência Nacional de Vigilância Sanitária, órgão vinculado ao Ministério da Saúde. 5

6 É de exclusiva e única responsabilidade da empresa o cumprimento de todas as normas estabelecidas pelas legislações supracitadas, bem como pela obrigatoriedade de apresentação da documentação relativa à autorização de funcionamento, licença de funcionamento e ou cadastro municipal de vigilância sanitária junto à Covisa - Coordenação de Vigilância Sanitária, órgão da Secretaria de Saúde do Município de São Paulo. A empresa deverá obrigatoriamente manter em seu poder, no estande, durante o período da exposição, toda a documentação que comprove sua situação regular perante os órgãos competentes da Vigilância Sanitária. A organização do evento, a qualquer momento, poderá solicitar a apresentação dos respectivos comprovantes mencionados nesta cláusula. 1.4 INTRANSFERIBILIDADE O Expositor não poderá transferir total ou parcialmente qualquer direito ou responsabilidade com relação à Promotora, nem sublocar total ou parcialmente a área que lhe foi alocada ou cedida como item de patrocínio. 1.5 RESPONSABILIDADES SOBRE VENDAS A Promotora não se responsabiliza pela realização de negócios entre expositores e congressistas/compradores. A responsabilidade da Promotora atém-se à organização, promoção e divulgação do evento junto a profissionais de categoria nacional e internacional. 1.6 BRINDES O Expositor poderá, exclusivamente, dentro dos limites da área alocada, distribuir brindes ou lembranças aos congressistas, desde que expressamente vinculados ao seu nome e/ ou respectivos produtos, desde que estes produtos não sejam medicamentos. Esta promoção deverá ser em escala compatível com as dimensões do estande, de forma a evitar formação de filas ou aglomerações. Não serão permitidas ações promocionais nos corredores e áreas comuns (corredores, entrada e saída, hall dos elevadores). 1.7 MONTAGEM E DESMONTAGEM A montagem e desmontagem dos estandes por montadoras que não seja a montadora oficial deve seguir o cronograma inserido neste manual. Atrasos ou descumprimento deste cronograma implicará na cobrança de multa no valor de R$ 5.220,00 referente à diária do espaço de exposição. 1.8 SEGURANÇA GERAL A organização do evento não se responsabilizará por nenhum material/equipamento tais como, celulares, notebooks, IPads, malas, carteiras e bolsas que estiverem na área de Exposição. O espaço de exposição é trancado às 18h30 e aberto as 7h00. 6

7 1.9 Expositores Termo de Responsabilidade É imprescindível o preenchimento do termo de responsabilidade. Prazo para o envio 13/04/2016. (Formulário 4) Encargos do Expositor Contratar Montadora para montagem especial de seu estande, se assim optar, dentro dos prazos e disposições estabelecidas pela Promotora, até 30 dias antes da data do evento; Enviar projeto de montagem para aprovação da Montadora Oficial com ART /RRT do responsável pelo projeto até o dia 13/04/2016 impreterivelmente, através do paulo@lupatelli.com.br Nome: Paulo Cirilo - Tel.: (11) Participar do XIV Congresso Paulista de Medicina do Sono durante o período de funcionamento, mantendo o seu estande em perfeitas condições, desde a abertura até o encerramento do evento. Fica, portanto, entendido que é absolutamente vetada a retirada de material de exposição, bem como de objetos de decoração do estande antes do encerramento do XIV Congresso Paulista de Medicina do Sono; Divulgar, sempre que possível, sua participação no evento, em material promocional, em especial no período que antecede o XIV Congresso Paulista de Medicina do Sono; Deverá ser mantido, em cada estande, um recipiente para o acúmulo de materiais usados, sendo expressamente proibido colocar lixo nos corredores e/ou áreas comuns; Desmontar e retirar material do seu estande após o encerramento do XIV Congresso Paulista de Medicina do Sono, de acordo com as normas já estabelecidas e mencionadas no presente Manual/Regulamento; Responsabilizar-se operacional e financeiramente pela desmontagem e remoção de produtos, material e estande, bem como do lixo disto resultante; Respeitar e fazer respeitar, em sua íntegra, todas as cláusulas e dispositivos do presente Regulamento, bem como outros que sejam estabelecidos pela Promotora; Providenciar devolução do contrato de participação assinado até 15 dias antecedentes ao evento; Manter informada a Promotora sobre eventuais alterações sofridas pela empresa, tais como: razão social, endereço, telefone, diretoria, linhas de produto, CNPJ/MF, inscrição estadual; Estar em dia com toda parte fiscal, fazendária, alfandegária, tributos federais, estaduais e municipais; Acesso dos expositores A entrada de expositores para montagem final e decoração dos estandes será no dia 13/05/16 das 07h00 às 08h00, e a retirada dos materiais no dia 14/05/16, das 18h15h às 19h15. Favor seguir rigorosamente o cronograma de desmontagem do XIV Congresso Paulista de Medicina do Sono, não deixando nenhum objeto e não permanecendo no local após o horário determinado. 7

8 1.9.4 Uso do crachá Será obrigatório o uso do crachá durante todo o período de montagem e realização do evento. A solicitação dos crachás das pessoas que trabalharão no estande deverá ser feita para o Departamento de Eventos no psilva@apm.org.br com quinze dias de antecedência do início do evento. Prazo para o envio do formulário 06/05/2016. (Formulário 3) Estandes Todos os estandes terão montagem básica composta por: Piso O piso dos estandes será revestido com carpete tipo forração cinza aplicado com fitas duplaface diretamente sobre o piso existente no local. Paredes Divisórias As paredes divisórias serão montadas com painéis TS brancos, formicalizados, instalados em colunas e travessas de alumínio natural anodizado elevadas a 2,20m de altura. Testeira A testeira será curva, com 1,07m de largura X 0,45m de altura, em painel TS branco estruturado em perfis de alumínio, para aplicação da identificação padrão do expositor em letras pretas, uma por módulo de estande. As identificações dos estandes serão impressas e aplicadas pela Lupatelli. Teto O teto será pergolado com travessas Z-500 de alumínio natural anodizado, sem forro. Mobiliário Incluído por módulo de estande básico: 1 mesa retangular preta (1,10 x 0,60) sem gavetas; 3 cadeiras fixas estofadas grafite ou pretas; 1 balcão vitrine padrão com porta de correr; 1 porta folders; 1 lixeira baixa preta. Observações: Itens adicionais tais como, inserção de logomarca na testeira/balcão, aquisição de outros mobiliários devem ser tratados com a Organização Lupatelli através do paulo@lupatelli.com.br - Contato: Paulo Telefone:

9 1.9.6 Croqui do Estande Montagem Básica Importante: Os complementos (adesivação, aplicação de logomarcas, etc) dos estandes estão a cargo exclusivamente da Montadora Oficial. Qualquer alteração no estande deverá ter a aprovação da mesma por escrito com antecedência mínima de 15 dias da data do evento. Não será permitida a construção no local do evento Depósito A Associação Paulista de Medicina não dispõe de local para armazenamento de materiais e brindes. Os mesmos deverão ser enviados diretamente para o estande para ser recebido por responsável da própria empresa. A APM não se responsabiliza pelo recebimento ou guarda do material Elevadores A Associação Paulista de Medicina dispõe de um elevador de serviços com as seguintes dimensões: Altura 2,10m - largura 1,50m - comprimento 1,10m Importante: Todos os equipamentos e materiais deverão ser transportados única e exclusivamente pelo elevador de serviços 9

10 1.9.9 Área de Exposição da APM Os hidrantes e extintores deverão ser totalmente livres de qualquer montagem ou similares; É proibido amarrar ou pendurar qualquer material ou produto nas estruturas dos estandes e de outras áreas da Área de Exposição. A limpeza interna dos estandes durante a montagem, desmontagem e período de realização do evento é de responsabilidade da APM. É proibido colocar o lixo para fora do estande, o mesmo deverá ser recolhido pelo expositor e descartado em local próprio disponível na área da exposição. É proibido o uso de máquinas elétricas, que produzam faíscas, ruídos ou vibrações (serras, furadeiras, etc.). É vedado o trabalho com solda elétrica ou mesmo o uso de extensões onde estiverem sendo utilizadas colas ou resinas inflamáveis para fixação de carpetes ou revestimento de qualquer tipo. Traga seu cenário, display, estande, etc., já pré-acabados (pintado, furado, etc.). Para o transporte de materiais e produtos, será permitida a utilização de carrinhos com rodas de borracha, que não comprometam ou danifiquem o piso e dependências da APM. Todas as operações com eventos devem se restringir ao horário e à área locada. Os toaletes da área de eventos estão à disposição dos participantes dos eventos. Importante: É expressamente proibido o uso destes toaletes para a limpeza de panos de chão, pincéis, ferramentas, etc., não podendo ser usado pelos prestadores de serviços Remessa de Materiais e Procedimentos Fiscais. A nota fiscal deverá ser emitida em nome da empresa participante do evento. No corpo da nota fiscal deverá constar a observação de que são mercadorias para demonstração, citando também a data de realização, o nome e a localização do evento, no caso, Associação Paulista de Medicina. Devem ser discriminadas, nos espaços próprios, a quantidade das mercadorias e os respectivos valores unitários e totais. Importante: APM não emitirá notas de devolução nem conferência de materiais enviados e não é permitida a entrada de equipamentos e/ou produtos sem notas fiscais Acesso de Veículos, Equipamentos e Produtos: A APM dispõe de estacionamento apenas para carga e descarga de mercadorias com entrada pela Rua Francisca Miquelina nº 67. O estacionamento é de uso exclusivo para os associados da APM. Importante: Fornecedores, montadores e outros que necessitem utilizar o estacionamento poderão permanecer no local somente pelo tempo necessário para a descarga de mercadorias, para isso devem enviar para psilva@apm.org.br a relação com nomes, RG, 10

11 veículos e placa para acesso ao estacionamento com antecedência de 24 horas. Para estacionamento dos veículos poderão ser utilizados estacionamentos próximos a APM. Indicações de estacionamentos próximos: - Paulipark: Rua Francisca Miquelina, 103/111 11

12 2. Formulários FORMULÁRIO 1: OPÇÃO DE MONTAGEM DATA LIMITE 13/04/2016 A Organização Lupatelli Ref.: XIV Congresso Paulista de Medicina do Sono Rua Euclides da Cunha, CEP: São Paulo SP Fone/Fax: (11) paulo@lupatelli.com.br Contato: Paulo Site: Expositor: Estande nº: Todos os expositores deverão assinalar abaixo, o tipo de montagem que utilizarão: ( ) Utilizaremos a montagem básica completa. IDENTIFICAÇÃO PADRÃO PARA A TESTEIRA: ( ) Gostaria de incluir logotipo no estande num custo adicional de R$120,00 ( ) Gostaria de solicitar à Organização Lupatelli, projeto de decoração. ( ) Gostaria de locar móveis da Organização Lupatelli. ( ) Não utilizaremos a montagem básica fornecida pelo promotor. (não propicia descontos no pacote do Expositor) / / Data Nome legível do Responsável Telefone Enviar este formulário para o paulo@lupatelli.com.br até dia 13/04/16 para Organização Lupatelli 12

13 FORMULÁRIO 2: CONSUMO DE ENERGIA DATA LIMITE 13/04/2016 A Organização Lupatelli Ref.: XIV Congresso Paulista de Medicina do Sono Rua Euclides da Cunha, CEP: Socorro - São Paulo SP Fone/Fax: (11) paulo@lupatelli.com.br Contato: Paulo Site: RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA: Estande nº: A Energia Elétrica será fornecida em 220V trifásico e 127V monofásico, 60 HZ. Este formulário deverá ser preenchido por todos os expositores, informando os equipamentos elétricos e descrevendo a voltagem de cada um deles, para que a MONTADORA OFICIAL possa realizar o trabalho de rede elétrica no evento. EQUIPAMENTO KVAs / / Data Nome legível do Responsável Telefone Enviar este formulário para o paulo@lupatelli.com.br até dia 13/04/16 para Organização Lupatelli 13

14 FORMULÁRIO 3: AUTORIZAÇÃO PARA OUTRAS MONTADORAS A Organização Lupatelli Ref.: XIV Congresso Paulista de Medicina do Sono Rua Euclides da Cunha, CEP: Socorro - São Paulo SP Fone/Fax: (11) / (11) paulo@lupatelli.com.br Contato: Paulo Site: DATA LIMITE 13/04/2016 Expositor: Estande: Para fins de cumprimento das normas técnicas estabelecidas para a montagem dos estandes especiais para o Medicina do Sono 2016, informamos que a montagem/decoração especial de nosso estande será feita pela empresa: Montadora: Pessoa para contato: Endereço: CEP.: Cidade: UF: Telefone: CNPJ: Insc. Estadual: Assumimos, CIVIL E CRIMINALMENTE, junto com a montadora autorizada a responsabilidade solidária perante a Promotora pelo cumprimento dos prazos deste manual e por todos os danos eventualmente ocasionados pela montadora, visto termos lido, compreendido e aceito todas as instruções e regras contidas neste manual. IMPORTANTE: ANEXAR O PROJETO COM COTAS PARA APROVAÇÃO / / Data Nome legível do Responsável Telefone Enviar este formulário para o paulo@lupatelli.com.br até dia 13/04/16 para Organização Lupatelli 14

15 FORMULÁRIO 4: TERMO DE RESPONSABILIDADE (A ser preenchido pela Montadora Contratada) DATA LIMITE 13/04/2016 A Organização Lupatelli Ref.: XIV Congresso Paulista de Medicina do Sono Rua Dr. Euclides da Cunha, CEP: São Paulo SP Fone/Fax: (11) paulo@lupatelli.com.br Contato: Paulo Site: Montadora Contratada Nossa empresa, assume todas as responsabilidades de montagem do estande abaixo listado, no Medicina do Sono 2016 a ser realizado nos dias 13 e 14 de Maio de 2016 na APM, em São Paulo. Somos responsáveis pela montagem e desmontagem do seguinte estande: Expositor: Estande: Responsável pelo estande no local: Telefone de contato: Celular: Responsabilizamo-nos, CIVIL E CRIMINALMENTE, por qualquer dano que venha a ser causado por nosso material, pessoas ou veículos, às instalações da APM, assim como ao material da montadora oficial e ao material dos demais expositores, do início da montagem até o final da desmontagem. Comprometemo-nos a cumprir os prazos de montagem e desmontagem estabelecidos neste manual, o qual foi lido e compreendido e obedecido todas as instruções. Concordamos que em caso de danos ou atraso na liberação do Pavilhão pela não desmontagem do estande acima, nossa empresa sujeita-se às multas aplicadas pela direção do Medicina do Sono 2016 e pelos promotores do evento pelo atraso na entrega ou retirada. Local Data / / Enviar este formulário para o paulo@lupatelli.com.br até dia 13/04/15 para Organização Lupatelli 15

16 FORMULÁRIO 5: RELAÇÃO DE PESSOAL PARA MONTAGEM/DESMONTAGEM (A ser preenchido pela Montadora Contratada) DATA LIMITE 06/05/2016 A APM Associação Paulista de Medicina Ref.: XIV Congresso Paulista de Medicina do Sono Avenida Brigadeiro Luís Antônio, 278 CEP: São Paulo SP Tel.: (11) psilva@apm.org.br Contato: Paloma Site: RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA: Estande nº: Este formulário deverá ser preenchido por todos os expositores, informando os NOMES E NÚMERO DOS RGs da equipe de trabalho (montadores, segurança, limpeza, manutenção, etc) para que a MONTADORA OFICIAL possa encaminhar à APM NOME COMPLETO RG ORGÃO EXPEDITOR / / Data Nome legível do Responsável Telefone Enviar este formulário para o psilva@apm.org.br até dia 06/05/16 para Organização Lupatelli 16

17 FORMULÁRIO 6: CRACHÁ EXPOSITOR DATA LIMITE 02/05/2016 A APM Associação Paulista de Medicina Ref.: XIV Congresso Paulista de Medicina do Sono Avenida Brigadeiro Luís Antônio, 278 CEP: São Paulo SP Tel.: (11) psilva@apm.org.br Contato: Paloma Site: RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA: Estande nº: Este formulário deverá ser preenchido por todos os expositores, informando os NOMES E NÚMERO DOS RGs da equipe que fará atendimento nos estandes, para confecção dos crachás de expositor. NOME COMPLETO RG ORGÃO EXPEDITOR / / Data Nome legível do Responsável Telefone Enviar este formulário para o psilva@apm.org.br até dia 02/05/16. 17