Espaço de Exposição 3 módulos (3x2m) 2 módulos (3x2m) Inscrições no Congresso 4 3. Site do Congresso Logotipo e Link para site Logotipo no site

Transcrição

1 Patrocínios A Comissão Organizadora do 10º Congresso Nacional de Educação Física coloca à disposição da das empresas/organizações e outras instituições, diferentes formas de apoio à realização do Congresso. Os níveis de apoio são diversificados, alargando a possibilidade de participação os tipos de organizações. São ainda apresentados suportes que permitam enriquecer o congresso e dar maior visibilidade às marcas perante os participantes. Itens Incluídos Patrocinador Premium Patrocinador 1900 * 1350 * Espaço de Exposição 3 módulos (3x2m) 2 módulos (3x2m) Inscrições no Congresso 4 3 Site do Congresso Logotipo e Link para site Logotipo no site Newsletter 3 anúncios na newsletter do 10º CNEF 1 anúncio na newsletter do 10º CNEF Logótipo nos Materiais Cartaz, Programa e Comunicação digital Cartaz, Programa e Comunicação digital Material na Pasta do Congresso 1 Folheto 1 Folheto *Acresce Iva à taxa atual. 1

2 Exposição Técnica Local para Exposição de Stands e Roll Up. Faculdade de Desporto da Universidade do Porto, Piso 0. Espaço para Stand Valor: 750 (acresce Iva) Inclui os seguintes serviços: Aluguer de espaço: 6m 2 (3x2m) Pré-instalação elétrica Limpeza diária Inclusão no site, cartaz e programa do congresso na qualidade de Expositor 2 Inscrições na qualidade de Congressista Módulos adicionais (3 x 2m) Valor: 450 (acresce Iva). Com oferta de 1 uma inscrição na qualidade de Congressista. Espaço para colocação de Roll Up * Valor: 350 (acresce Iva) Aluguer de espaço: 2m 2 (2x1m) Pré-instalação elétrica Limpeza diária Inclusão no site, cartaz e programa do congresso na qualidade de Expositor *A produção dos Roll Ups é da responsabilidade do patrocinador. 2

3 Serviços incluídos no aluguer do espaço de um stand. Ao alugar o seu espaço na Exposição tem direito a: Fornecimento de pontos de ligação à corrente elétrica com a capacidade instalada. Quaisquer outras necessidades deverão ser solicitadas até dia 27 de junho e poderão incorrer em custos adicionais. Zona de armazenamento comum onde poderão ser depositados e levantados com assistência de staff do 10º CNEF, os materiais de cada empresa/organização. Os materiais devem ser acompanhados de uma Guia que os identifique corretamente. Limpeza das áreas comuns da Exposição. Se necessita de limpeza diária no seu stand deverá solicitá-lo à organização através de para expositor.10cnef@congressosef.pt Montagens e desmontagens. As empresas/organizações e outras instituições deverão enviar fotografias e maquetes do stand para expositor.10cnef@congressos-ef.pt até 23 de junho por forma a garantir que todos os requisitos técnicos. As montagens terão lugar no dia 6 de julho entre as 14:00 e as 20:00. As desmontagens deverão decorrer no sábado 9 de julho, entre as 14:00 e as 19:00. Nenhum stand poderá permanecer no espaço após esta data, dada a realização de outro evento imediatamente a seguir. Não é permitida a construção de stands no local, apenas a montagem. É obrigatória a utilização de alcatifa para assentar o stand. Os stands deverão ser colocados sobre alcatifa que deverá ser pousada e não colada. Não é permitido aos Expositores a aplicação de colas, e/ou outros materiais fixantes que danifiquem o revestimento do pavimento, paredes e tetos; Altura máxima dos stands na FADEUP: 3,90m (depende de área para área); O Expositor é responsável pela entrega na área da exposição, montagem e desmontagem do material e equipamento utilizado no evento, podendo solicitar a assistência dos serviços do staff do 10º CNEF, mediante pagamento do respetivo preço. Os Expositores deverão cumprir os horários de montagens previamente informados e informar os horários e condições a entidades terceiras responsáveis por montagens para o mesmo evento, com o prejuízo de ser cobrada uma taxa equivalente a 3

4 200,00 (duzentos euros) por cada hora adicional, diretamente à empresa/organização responsável pela respetiva montagem. O staff do 10º CNEF poderá receber, em nome dos responsáveis do evento, material diverso a ser utilizado. Todo o material a enviar deverá estar devidamente identificado com a referência do evento, o nome da pessoa e/ou empresa/organização a que se destina, bem como a data do evento. O staff do 10º CNEF responsabiliza-se pela receção e acondicionamento da mercadoria nas instalações desde que tenha conhecimento prévio; porém, não se responsabiliza pela conferência da mercadoria. Entregas à cobrança não serão recebidas. Circulação na área do congresso. A circulação em todas as áreas do congresso só é permitida a quem esteja identificado na qualidade de congressista e/ou expositor. Quem pode fornecer informação sobre produtos e serviços e onde. Só podem distribuir Informação sobre produtos e serviços as empresas/organizações e outras instituições e os seus representantes que estejam a participar no congresso na qualidade de Patrocinadores/Expositores. A distribuição de Informação ou qualquer outra publicidade não pode ser feita fora da área de Exposição, salvo se expressamente autorizado pela Organização. As empresas/organizações que participam na qualidade de Patrocinador, obrigam-se a aceitar as condições gerais de participação que constam neste documento. É ainda da sua exclusiva responsabilidade o cumprimento de todas as disposições legais em vigor no sector. Eletricidade A instalação elétrica está a cargo de cada expositor. Conforme indicado anteriormente, os Expositores deverão informar atempadamente as necessidades de potência elétrica e a utilização de equipamentos cujo consumo ou necessidade de potência sejam fora de normal. No local não será possível a cedência de extensões elétricas, etc.. Ruído e sonorização Qualquer atividade no espaço do stand não pode prejudicar o ambiente geral da área de Exposição. 4

5 Segurança, responsabilidade e seguros A Organização recomenda aos Expositores que providenciem seus próprios seguros específicos de Responsabilidade Civil que ofereçam cobertura suficiente aos riscos envolvidos durante a montagem, realização e desmontagem do evento. A ausência de apólices ou a ineficácia destas na cobertura dos riscos acima implicará a responsabilidade total da empresa/organização expositora perante a Organização do 10º CNEF e FADEUP, de ressarcir, ou indemnizar e recompor todos os danos causados, independentemente de tais serem permanentes ou temporários. Não poderão ser obstruídos quaisquer percursos de evacuação ou saídas de emergência, nem a sinalização de segurança e meios de intervenção, tais como extintores e bocas-deincêndio. Nenhuma sinalética ou decoração pode ser colocada em frente a extintores, saídas de emergência ou próxima de fontes que gerem energia. A sinalética deve restringir-se às áreas contratadas. O staff do 10º CNEF reserva-se o direito de retirar qualquer sinalética que, pelo seu tamanho, aspeto ou localização, não seja adequada à área onde está colocada. Os Expositores são responsáveis pela entrega das áreas ocupadas no seu estado original de conservação. A Organização do Congresso não assume qualquer responsabilidade pela perda ou deterioração de bens e objetos de terceiros nas suas instalações. Limpeza A limpeza da área da exposição é da responsabilidade da organização do 10º CNEF. A limpeza dos stands incluindo recolha do lixo é da responsabilidade dos expositores. Se necessita de limpeza diária no seu stand deverá solicitá-lo à organização através de um para expositor.10cnef@congressos-ef.pt Catering Os expositores terão direito ao almoço e coffee breaks de dia 7, 8 e 9 de julho (até 3 almoços por expositor). Caso haja alguma necessidade específica de alimentação para algum expositor, a mesma deverá ser informada por escrito até dia 23 de junho de Condições de patrocínio e participação na exposição a) Todos os valores referentes a Patrocínios são faturados pela Sociedade Portuguesa de Educação Física (SPEF). b) O espaço de exposição e os itens de patrocínio serão alocados por ordem de chegada. c) A alocação do espaço de exposição depende também dos requisitos do stand e do espaço disponível 5

6 d) Só são alocados itens de patrocínio e espaços à área de exposição, depois de recebido o boletim de inscrição e o respetivo pagamento. e) É da responsabilidade do expositor o cumprimento das regras e regulamentos do Centro de Congressos. f) É da responsabilidade do expositor o cumprimento da legislação nacional no que respeita a Exposição, publicidade, e distribuição de folhetos, bem como da venda ou promoção de quaisquer produtos ou material de marketing. g) Serão dadas condições de apoio e suporte no local à instalação da Exposição técnica. A organização do 10º CNEF não se responsabiliza, no entanto, por nenhum dos materiais colocados cuja responsabilidade de preservação é única e exclusivamente dos responsáveis pelos expositores e outro material. Condições de pagamento a) Após a receção do boletim de inscrição, a SPEF emitirá a respetiva fatura. b) Os pagamentos deverão ser efetuados por transferência bancária à ordem da SPEF e o comprovativo de pagamento enviado para expositor.10cnef@congressos-ef.pt, conta da SPEF da CGD de Telheiras - Lisboa: Conta: NIB: IBAN: PT CGDIPTPL Descritivo: 10.º Congresso Nacional de Educação Física. c) O pagamento do aluguer de espaço, serviços, alojamento e/ou quaisquer outras rubricas constantes no Manual de Patrocínio deve ser feito obrigatoriamente antes do congresso salvo se expressamente autorizado pela Organização. Condições de cancelamento a) Caso a empresa/organização pretenda cancelar o patrocínio ou presença na Exposição deverá informar por escrito à organização do 10º CNEF através do expositor.10cnef@congressos-ef.pt. b) O reembolso do espaço de Exposição ou dos itens de patrocínio serão assegurados pela organização, mediante a receção de um pedido por escrito e nas seguintes condições: Até ao dia 28 de junho de 2016 será reembolsada a totalidade da importância paga. A partir de 29 de junho de 2016 não serão efetuados quaisquer reembolsos. 6

7 Datas Importantes para Patrocinadores e Expositores Exposição Técnica Montagem Dias de Exposição Desmontagem 6 de julho de Entre as 14:30 e as 20:00 7, 8 e 9 de julho de de julho de Entre as 14:30 e as 20:20 Datas para envio de informações e materiais de divulgação Inscrição no 10º CNEF como Patrocinador ou Expositor. Envio de logótipo para site, cartaz, programa e newsletter. Envio de informação relativa aos congressistas para o 10º CNEF Até 23 de junho de 2016 Até 27 de junho de 2016 Até 27 de junho de 2016 Envio de informação relativa aos stands. Até 27 de junho de 2016 Entrega de Folhetos para pasta do congresso Até 30 de Junho de