PRODUÇÃO DE EVENTOS: GUIA PARA ESCOLHER O LOCAL PERFEITO

Transcrição

1 PRODUÇÃO DE EVENTOS: GUIA PARA ESCOLHER O LOCAL PERFEITO

2 Introdução 3 Como definir o tipo de local necessário para o evento 7 Como pesquisar e definir as melhores opções 11 O que avaliar ao visitar o espaço 14 Como negociar a melhor condição 19 Conclusão 22 Sobre a Nove Eventos 25

3 INTRODUÇÃO

4 INTRODUÇÃO O mercado brasileiro de eventos corporativos não para de crescer e os números estão aí para comprovar. Hoje, esse setor conta com mais de 60 mil empresas organizadoras e o aumento médio anual é de 14%. Segundo dados informados pela Abeoc - Associação Brasileira de Empresas e Eventos, são realizados aproximadamente 600 mil eventos empresariais por ano, sendo que eles movimentam mais de R$ 200 bilhões, se forem considerados os custos com locação, estrutura, gastos dos participantes, contratações e lucros das organizadoras. Grande parte (95%) dos eventos corporativos no país acontece na região sudeste. São Paulo, Minas Gerais, Rio de Janeiro e Espírito Santo estão no topo da lista quando se trata de eventos corporativos. 4

5 INTRODUÇÃO Como você pode notar, os eventos corporativos, sem dúvida nenhuma, já fazem parte da rotina empresarial. Se antes, as comemorações de fim de ano eram os únicos eventos realizados pelas empresas, atualmente, elas promovem eventos o ano inteiro, sejam as festas de lançamento, congressos, palestras, seminários, comemoração pelo alcance de meta ou mesmo, aniversário do empreendimento. Independente da motivação e finalidade do evento, eles se tornaram ocasiões necessárias no contexto corporativo, afinal, trazem a possibilidade de integração na equipe, viabilizam momentos de descontração e aprendizado, o que resulta em profissionais mais felizes, motivados e engajados. Em resumo, a realização de eventos corporativos acaba se consolidando como um diferencial das empresas. E olha que nem sempre é preciso fazer uma festa de arromba para dar uma injeção de ânimo nos funcionários e parceiros! Coffee Break, churrascos, workshops ou coquetéis já cumprem esse papel e beneficiam bastante o negócio. Existem estilos variados de eventos corporativos. Eles podem ser intimistas ou grandiosos, modernos ou tradicionais, temáticos ou clássicos. Nessa multiplicidade de eventos, há as festas exclusivas para 5

6 INTRODUÇÃO os funcionários e também as celebrações em que os familiares, parceiros comerciais e fornecedores são convidados. Em todos esses tipos de eventos, o lugar escolhido faz toda a diferença no sucesso do evento corporativo, uma vez que o ambiente interfere no conforto e bem-estar dos convidados, além de influenciar na estética e decoração da comemoração, palestra, seminário, workshop e afins. Se você quer saber como escolher o local ideal para realizar seus eventos corporativos, saiba que esse material exclusivo foi preparado para você. Aqui você vai encontrar dicas de como definir o ambiente adequado, como pesquisar e encontrar as melhores opções, o que avaliar ao visitar o espaço e como melhorar as condições de contratação. Boa leitura! 6

7 COMO DEFINIR O TIPO DE LOCAL NECESSÁRIO PARA O EVENTO

8 COMO DEFINIR O TIPO DE LOCAL NECESSÁRIO PARA O EVENTO Aqui vamos explicar como o leitor deve definir o melhor local para cada tipo de evento. Por exemplo, uma festa formal ou informal, um evento corporativo, uma conferência, etc. Escolher um lugar adequado para a realização do evento corporativo é fundamental para o sucesso do seu evento, seja ele um seminário, uma palestra ou uma festa. Necessária e desafiadora, essa decisão leva tempo e envolve vários aspectos, como a avaliação da estrutura, acessibilidade, conforto, etc. Para acertar na escolha do local, é importante, antes de qualquer outra coisa, identificar o estilo e a finalidade do evento, para optar assim pelo ambiente mais apropriado e coerente. Veja a seguir alguns passos para simplificar a definição do local. 8

9 COMO DEFINIR O TIPO DE LOCAL NECESSÁRIO PARA O EVENTO IDENTIFIQUE O PÚBLICO-ALVO E A LISTA DE CONVIDADOS Defina o local do evento com base na quantidade de convidados e perfil dos participantes do evento. Se a lista tem 300 pessoas, não adianta escolher um lugar lindo, que comporte apenas 150 convidados. Ainda que haja quebras, se o ambiente não comportar o número de convidados, o evento será desconfortável e a segurança será impactada negativamente. Em relação ao perfil, considere o estilo dos convidados. Se, de modo geral, as pessoas forem mais informais, o ambiente deve ter um tom informal. Caso os convidados sejam mais formais, o local deve acompanhar esse estilo. Isso aumenta as chances das pessoas ficarem à vontade no espaço. ALINHE O LOCAL COM A DATA DO EVENTO O mais indicado é que os eventos corporativos sejam planejados e agendados com antecedência. Verifique o calendário, pois o tempo influencia muitas decisões, inclusive, o local do evento. A depender do tipo de evento que você deseja realizar, talvez você tenha que ser mais flexível com a data para conseguir o local que quer ou mais flexível com o local, para organizar o evento na data desejada. 9

10 COMO DEFINIR O TIPO DE LOCAL NECESSÁRIO PARA O EVENTO CONSIDERE SEU ORÇAMENTO Outro ponto que influencia a escolha do local do evento é o orçamento que foi definido, afinal, a verba deve cobrir não apenas a locação do espaço, mas a produção de materiais impressos, o som, a iluminação, o Buffet, etc. Existem várias opções de lugar, com diferentes valores de aluguel. A melhor escolha será aquela que couber no orçamento e oferecer um bom custo-benefício. 10

11 COMO PESQUISAR E DEFINIR AS MELHORES OPÇÕES

12 COMO PESQUISAR E DEFINIR AS MELHORES OPÇÕES Diante das muitas opções de locais de eventos, é comum que o promotor fique indeciso, pois ora um lugar é mais bonito, o outro é mais espaçoso, o outro é mais acessível e por aí vai. O ideal é que o ambiente escolhido reúna o máximo de qualidades possíveis. Justamente por isso, é fundamental pesquisar várias opções, para só depois tomar a sua decisão. Depois de definir a sua lista de convidados e as possíveis datas de realização do evento, você deve partir para a pesquisa de locais. Inicie listando as características desejadas para o espaço. Esse é um bom ponto de partida! Feito isso, anote as localizações preferenciais. Com base nessas informações, converse com amigos, familiares, colegas e profissionais da área de eventos para pedir indicações. 12

13 COMO PESQUISAR E DEFINIR AS MELHORES OPÇÕES Com alguns nomes de espaços, entre na internet, veja fotos, faça um tour virtual nos sites dos locais e tente projetar em sua mente, o seu evento sendo realizado naquele ambiente. Quando você realmente gostar do local, solicite o orçamento. A gentileza e agilidade no atendimento já devem ser considerados nesse momento, pois se a empresa é solícita desde as etapas iniciais, seu relacionamento com ela ao longo da negociação tende a ser melhor. Analise se o local tem toda a estrutura necessária, se permite a montagem de palanque, palco, pista de dança, aparelhos de projeção, som, iluminação, dentre outras necessidades técnicas. De modo geral, o espaço deve comportar a produção e programação do seu evento e as instalações precisam refletir os elevados padrões da sua organização empresarial. A essa altura, sua decisão já está encaminhada e você, possivelmente, já tem seus espaços preferidos. É chegada a hora de pesquisar a reputação dos salões e centros de convenção favoritos. Pesquise na internet a opinião de outros clientes, procure saber se há processos e reclamações sobre a empresa, avalie o tempo de atuação do local e o know how da equipe, verifique se o espaço costuma atender eventos com o mesmo perfil do seu, converse com pessoas conhecidas sobre o local e compartilhe as informações com a diretoria da organização. Essas estratégias te ajudarão a fazer uma escolha consciente e certeira. 13

14 O QUE AVALIAR AO VISITAR O ESPAÇO

15 O QUE AVALIAR AO VISITAR O ESPAÇO Com os potenciais locais do evento escolhidos, agende as visitas. Conhecer pessoalmente o espaço é crucial para avaliar a infraestrutura, acústica, acessibilidade, localização e outras questões determinantes para o sucesso do evento. Veja a seguir quais são os aspectos a serem avaliados ao visitar o espaço: ACESSIBILIDADE O endereço do espaço é um aspecto importante na definição do local do evento corporativo. Para que os convidados não tenham dificuldade de encontrar e chegar, priorize a acessibilidade. 15

16 O QUE AVALIAR AO VISITAR O ESPAÇO ACOMODAÇÕES E ALOJAMENTOS O espaço deve ser agradável e confortável. Se durante a programação do evento os participantes forem passar a maior parte do tempo sentados, as cadeiras devem ser macias e ergonomicamente corretas. Em convenções longas e eventos fora da cidade, devem haver bons quartos e áreas destinadas ao descanso. ÁREAS ANEXAS Confira se o local oferece ambientes adicionais como lounges, varandas, restaurantes, salas de reunião, espaço vip, etc. ADEQUAÇÃO AO PERFIL DO EVENTO Observe se o local dialoga com a proposta do evento e se é adequado aos objetivos da empresa. Se o espaço, de alguma forma, prejudicar a imagem do evento ou da organização, é melhor procurar outro. 16

17 O QUE AVALIAR AO VISITAR O ESPAÇO STAFFING Confirme se o espaço oferece uma equipe completa para o suporte ao evento, incluindo coordenadores, portaria, seguranças, manobristas, etc. Não é um fator determinante, mas esse suporte conta ponto a favor do local. ESTRUTURA TÉCNICA Cheque se o local tem tomadas suficientes, wi-fi, boa iluminação, gerador de energia, som e acústica favorável. CONFORTO TÉRMICO Nada pior do que um evento abafado. As pessoas não conseguem nem prestar a devida atenção quando estão com calor. Para evitar esse problema, visite o local no horário previsto para o evento e analise a climatização. Conforto térmico é fundamental! 17

18 O QUE AVALIAR AO VISITAR O ESPAÇO DIFERENCIAIS Veja se o local tem opções como valet ou estacionamento, avalie a segurança da região e do estabelecimento, considere diferenciais como decoração, arranjos florais, mobiliário, toalhas de mesa, dentre outros detalhes capazes de tornar o evento ainda mais especial. No mais, esclareça suas dúvidas, pergunte o que está incluído no pacote, veja o que pode e o que não pode ser feito e certifique-se de que o local atende às expectativas dos organizadores do evento. 18

19 COMO NEGOCIAR A MELHOR CONDIÇÃO

20 COMO NEGOCIAR A MELHOR CONDIÇÃO Escolhido o local, parta para a negociação propriamente dita. Antes do fechamento do contrato, negocie as melhores condições de pagamento (descontos, prazos, boleto, cartão, etc). Tente também obter mais benefícios em termos de serviços e cortesias. Ao negociar, apresente as propostas de concorrentes, veja a possibilidade de estender a duração do evento ou agilizar a montagem, conseguir equipamentos extras e por aí vai. 20

21 COMO NEGOCIAR A MELHOR CONDIÇÃO Para ter bons resultados, sua postura na negociação deve ser simpática, aberta e flexível. Veja a seguir algumas atitudes fundamentais enquanto negocia: Deixe claras as suas expectativas desde o início. Exponha o que espera do espaço! Seja realista sobre seu orçamento e veja como o que de melhor o fornecedor pode fazer. Trate o fornecedor como um parceiro e não como adversário. Negociação bem-sucedida é quando o resultado é bom para ambas as partes. Peça bônus, brindes e descontos. Isso faz uma diferença enorme! Tome sua decisão depois de avaliar os prós e contras do local. 21

22 CONCLUSÃO

23 CONCLUSÃO Todo e qualquer evento corporativo requer um planejamento detalhado e sério. Mais do que escolher a data, montar a lista de convidados, elaborar a programação e organizar as questões logísticas, é fundamental se atentar também à escolha do local. O lugar é um fator determinantes para o sucesso ou fracasso do evento. Quando bem escolhido, o espaço acomoda as pessoas, as encanta, as surpreende e as deixa confortáveis. Se mal escolhido, o local gera desconfortos, transformando um momento que deveria ser agradável e inesquecível, em uma ocasião que não deixa boas recordações na memória de seus participantes. 23

24 CONCLUSÃO Ao escolher o local, os organizadores jamais o devem fazer de modo aleatório. É preciso tomar tal decisão baseando-se em vários aspectos, como estrutura, localização, tecnologia, acessibilidade, preço, etc. A adequação também é fundamental, pois não basta optar por um ambiente bonito e bem estruturado, se ele não combina com a filosofia da empresa, estilo e objetivo do evento. Esperamos que no nosso guia você tenha encontrado informações preciosas para facilitar a organização dos seus próximos eventos e escolher os lugares ideais para as festas, palestras, seminários, conferências e outros eventos corporativos da sua empresa. Até a próxima e conte conosco. 24

25 A Nove Eventos é a empresa responsável pela gestão de espaços para eventos em São Paulo, Alphaville e Rio de Janeiro. As salas estão disponíveis para locação para diversas finalidades, incluindo casamentos, festas e lançamento de produtos, convenções, seminários, coletivas de imprensa, dentre outros. Ao todo, a Nove Eventos gerencia três grandes espaços, sendo eles o Centro de Convenções Bolsa do Rio, o Centro de Eventos Rio Negro e o Rooftop 5 & Centro de Convenções. Por falar no Rooftop 5 & Centro de Convenções, esse espaço está sediado no icônico prédio do Instituto Tomie Ohtake, em Pinheiros, na Zona Oeste de São Paulo. Perfeito para eventos exclusivos, ele está distribuído em 5 andares de pura beleza, modernidade e funcionalidade. Para saber mais sobre a Nove Eventos, acesse: 25