UTILIZAÇÃO DE FOTOS DIGITAIS NAS ESCOLAS MUNICIPAIS. Relatório apresentado para concorrer ao 2º Prêmio Inovar BH conforme Edital SMARH nº 001/2014

Transcrição

1 UTILIZAÇÃO DE FOTOS DIGITAIS NAS ESCOLAS MUNICIPAIS Relatório apresentado para concorrer ao 2º Prêmio Inovar BH conforme Edital SMARH nº 001/2014 Belo Horizonte 2014

2 2 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS CIA Carteira de Identificação do Aluno SGE Sistema de Gestão Escolar PBH Prefeitura de Belo Horizonte GPLI Gerência de Planejamento e Informação PRODABEL Processamento de Dados da Prefeitura de Belo Horizonte SMED Secretaria Municipal de Educação

3 3 RESUMO A Secretaria escolar é o ambiente, dentro dos estabelecimentos de ensino, onde se guarda toda a documentação referente aos alunos matriculados ou arquivados no inativo das escolas. É um setor de vital importância para o bom funcionamento dessas instituições, sem o qual não seria possível se manter o controle da vida escolar de cada estudante. Porém, para que o trabalho desenvolvido neste local, possa transcorrer de maneira efetiva, é necessário que a documentação que compõe a pasta individual de cada aluno, esteja sempre atualizada e com todos os documentos necessários, tais como: histórico escolar, comprovante de endereço, certidão de nascimento, carteira de identidade, CPF, fotografia 3X4, entre outros. Dentre os documentos em questão, a fotografia 3X4 é uma das que mais transtornos ocasiona ao pessoal da secretaria, uma vez que nem sempre é possível sua apresentação no ato da matrícula. Diante do exposto, buscou-se uma solução que sanasse esse problema, beneficiando as famílias e ao mesmo tempo minimizando o esforço realizado pela secretaria, na medida em que também aperfeiçoasse seu trabalho. Para tanto, foi implementado o uso da fotografia digital adquirindo-se uma webcam de boa resolução. Com o emprego do sistema operacional Libertas (software livre baseado no sistema Linux, utilizado pela Rede Municipal de Ensino de Belo Horizonte), utilizou-se o recurso de multimídia Cheese, já previamente instalado no diretório e de fácil manuseio, para a retirada das fotos. Além de integrar um banco de imagens digitais para a identificação de cada aluno, o que é de grande utilidade principalmente durante a realização dos conselhos de classe pelo corpo docente, a fotografia digital aperfeiçoou um antigo procedimento da secretaria, referente à confecção das carteiras de identificação dos alunos (CIA). Juntamente com o emprego das fotos digitais, a confecção das cadernetas foi amplamente aprimorada, pois diminuiu de forma significativa o trabalho essencialmente manual que até então era realizado. Palavras-Chave: Secretaria Escolar. Webcam. Linux. Cheese. Fotografia Digital

4 4 SUMÁRIO 1. CARACTERIZAÇÃO DA SITUAÇÃO ANTERIOR DESCRIÇÃO DO TRABALHO OBJETIVOS PROPOSTOS E RESULTADOS VISADOS PÚBLICO-ALVO DO TRABALHO AÇÕES E ETAPAS DA IMPLEMENTAÇÃO RECURSOS UTILIZADOS Descrição dos Recursos Humanos, Financeiros, Materiais, Tecnológicos, etc CARACTERIZAÇÃO DA SITUAÇÃO ATUAL Mecanismos ou Métodos de Monitoramento e Avaliação de Resultados e Indicadores Utilizados Resultados Quantitativos e Qualitativos Concretamente mensurados LIÇÕES APRENDIDAS Soluções Adotadas para a Superação dos Principais Obstáculos encontrados REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS...13

5 5 1. CARACTERIZAÇÃO DA SITUAÇÃO ANTERIOR Se analisarmos as instituições públicas como um todo, vamos nos deparar com muitas situações que nos levam a concluir que o serviço público ainda necessita ser bastante aprimorado, principalmente no que se refere à utilização das tecnologias disponíveis, as quais podem contribuir muito para o desenvolvimento de todo o trabalho, seja no campo administrativo ou em qualquer outra área. Significa dizer que, ainda hoje, no serviço público, ocupa-se de significativa quantidade de mão de obra em trabalhos manuais de certa forma ultrapassados. Tais trabalhos poderiam ser facilmente substituídos por procedimentos mais modernos, que acarretariam em grande avanço no tocante à qualidade e eficiência dos serviços prestados, bem como grande economia de capital. Não se trata aqui de substituir a mão de obra existente por computadores e máquinas, mas sim aproveitar melhor o material humano, qualificando-o. Desta forma pode-se fazer cumprir até mesmo um requisito constitucional, que no artigo 37 aponta para a necessidade do aperfeiçoamento da administração pública, ou seja, a instituição do preceito da eficiência administrativa. Esta reflexão é de vital importância, pois traduz a necessidade premente da sociedade pela qualidade dos serviços prestados, qualidade essa que é premissa para toda real demanda social, desde saúde, justiça, segurança, educação etc. Atualmente, o poder público, através das secretarias municipais, já oferecem aos estudantes todo um kit que proporciona aos alunos ingressarem na escola sem ter que se preocupar com a obtenção de uniforme (calça, tênis e agasalho), bem como material didático e literário. Também as instituições de ensino, através da caixa escolar, oferecem ainda todo o suporte para a manutenção do aluno no dia a dia da escola, ou seja, merenda, material de apoio através de apostilas, etc. Porém ainda não se percebe a preocupação do poder público em oferecer o necessário para o ingresso na escola, em termos de documentação, como por exemplo, a obtenção da foto 3X4, no ato da matrícula, a qual fica por conta exclusivamente da família do aluno. No sentido de disponibilizar este documento aos estudantes, o presente trabalho habilita-se a ser um exemplo prático, de como uma idéia bastante simples, aliada a um pouco de conhecimento técnico e o aproveitamento de um recurso já há tempos introduzido no cotidiano da sociedade, pode resultar na solução de um antigo problema dentro das instituições de ensino de Belo Horizonte. A Secretaria Municipal de Educação (SMED) desenvolveu, através da Prodabel (Gerência de Processamento de Dados da Prefeitura), um sistema denominado SGE (Sistema de Gestão Escolar), o qual trabalha com os dados dos alunos coletados pelas escolas, processando-os de forma a integrá-los em toda a Rede Municipal de Educação. Os dados em questão são alimentados pelas secretarias escolares, as quais também processam, no sistema, a

6 frequência dos alunos, dentre outros procedimentos. A secretaria escolar representa ainda, o local em que toda a documentação dos alunos é armazenada. Tais documentos dizem respeito tanto à sua vida escolar (histórico, fichas, boletins), bem como a documentos pessoais: identidade, certidão de nascimento, CPF, entre outros. Porém, dentre esses documentos, há um que muitas vezes representa um verdadeiro transtorno para o trabalho que se realiza na secretaria. Refere-se à foto 3X4, a qual apesar de revelar-se um instrumento indispensável do aluno, nem sempre é possível a sua apresentação no ato de cada matrícula, devido a problemas até mesmo de ordem socioeconômica da família. Ocorre que a não apresentação deste documento, implica na impossibilidade de confecção da carteira de identificação do aluno, bem como na dificuldade de identificá-lo posteriormente para qualquer fim, inclusive pelo corpo de professores durante a realização dos conselhos de classe dentre outras avaliações. No processo referente à produção das carteiras de identificação, fica-se patente boa parte da rudimentaridade dos trabalhos realizados nas secretarias escolares. Apesar de toda a dificuldade na obtenção das fotos, a confecção a cada ano, de uma nova carteira, resulta na necessidade de obtenção de uma nova foto ou o aproveitamento da CIA do ano anterior, o que revela também uma ineficiência na maneira de se produzir esse documento. Além disso, o trabalho de colagem das fotos requer a disponibilidade de um razoável espaço para trabalho e um funcionário especificamente destinado para essa tarefa, além de se revelar um procedimento bastante ultrapassado. Concomitante a isso, em muitas escolas, principalmente as que trabalham com a modalidade EJA (Educação de Jovens e Adultos), a rotatividade de alunos, bem como a flutuação dentro das turmas é muito alta. Esse fato muitas vezes dificulta a identificação dos alunos no momento de realização dos conselhos de classe, o que por vezes obriga os profissionais da secretaria a improvisarem um carômetro confeccionado a partir de cópias das fotos 3X4, as quais, muitas vezes desatualizadas. 6

7 7 2. DESCRIÇÃO DO TRABALHO Com a implementação do SGE (Sistema de Gestão Escolar) pela Secretaria Municipal de Educação de Belo Horizonte, houve um significativo progresso na organização de toda a vida escolar dos estudantes. Muitos procedimentos foram facilitados e o controle de uma forma geral foi bastante aperfeiçoado, reduzindo consideravelmente a maioria das inconsistências que antes existiam. É claro que, desde a implementação deste sistema (2005), até os dias atuais, percorreu-se um vasto caminho, que naturalmente veio aperfeiçoando todos os processos através do tempo. Ocorre que, ao se implementar este sistema, a demanda de trabalho das secretarias escolares aumentou exponencialmente, uma vez que, para a efetivação desse controle, alguns procedimentos que antes não eram realizados, passarem a fazer parte da rotina de trabalho das secretarias, como por exemplo, o lançamento da frequência diária dos alunos, o lançamento das avaliações dos mesmos através dos boletins, entre outros. Tal aumento na demanda, acarretou na necessidade da contratação de mais força de trabalho. Porém, o ingresso de novos servidores não se traduziu, necessariamente, a solução para esse problema, uma vez que constatou-se que os funcionários concursados para a função de Auxiliar de Secretaria, permaneciam por pouco tempo no cargo, devido aos poucos atrativos financeiros, bem como a ausência de um plano de carreira atraente. Baseado em tudo isso, o trabalho dos secretários escolares (gestores da secretaria) acabou sendo dificultado pela necessidade cada vez maior de reposição desses funcionários e treinamentos que resultariam ineficazes, face a tamanha rotatividade. Para tanto, muitos procedimentos dentro desse setor, precisariam ser reavaliados, buscando-se um aprimoramento que resultasse numa menor dependência de tanta mão de obra, em função de uma sistematização maior do trabalho. Neste contexto, é necessário que os setores que trabalham diretamente com a vida escolar dos alunos, contribuam com sua experiência compartilhando as iniciativas de sucesso para que ocorra uma melhoria cada vez maior deste sistema. O presente trabalho busca adentrar nesta perspectiva, procurando contribuir para que outros setores afins possam desfrutar do benefício desta experiência. Apesar de o sistema implementado pela SMED (Secretaria Municipal de Educação) atender bem as demandas geradas pelas escolas, ainda não foi pensado em uma forma para solucionar um problema histórico dentro destas instituições, que é o das fotos a serem apresentadas pelo estudante no ato da matrícula. Desta forma, apesar de todos os recursos tecnológicos disponíveis na atualidade, ainda se cobra dos alunos a apresentação das fotos 3X4 convencionais. O que aqui se propõe é a utilização do recurso digital para sanar esse problema, implementando o uso da webcam junto aos computadores. Com isso, a imagem digital capturada irá permitir que se utilize de uma diversidade de recursos como a macro (pequeno programa disponível como recurso nas planilhas eletrônicas que, neste caso, a sua elaboração permitiu a busca da

8 imagem no computador redimensionando-a) e o hiperlink, o qual também processa a visualização da foto com um simples clique do mouse. Acrescentese a tudo isso o fato de que, essa iniciativa cumpre também com uma função social, à medida em que isenta do aluno, bem como a família, do ônus para a obtenção das fotos OBJETIVOS PROPOSTOS E RESULTADOS VISADOS O objetivo inicial deste projeto foi o de solucionar o problema referente à obtenção das fotografias 3X4, no ato da matrícula dos alunos, além de aperfeiçoar o trabalho de confecção das cadernetas escolares. Porém, o que se notou a partir dessa iniciativa, foi que esse trabalho acabou solucionando outras demandas históricas dentro do ambiente escolar. Quando se optou pela iniciativa da realização desse projeto, sabia-se que o simples fato da substituição da foto impressa pela digital, seria um ganho significativo, já que se aumentaria o controle sobre a obtenção desse documento, além de se modernizar a forma de como se confeccionavam as cadernetas estudantis. Também já se esperava que essa iniciativa viesse a representar um benefício do ponto de vista social, uma vez que, muitas vezes ocorria de as famílias não possuírem recursos financeiros para a aquisição das fotos. Porém, o que se percebeu após a implementação desse trabalho, foi que a inserção da imagem dos alunos de maneira digital, ampliou as possibilidades também no que se refere ao trabalho do corpo docente, já que nas ocasiões em que o coletivo escolar se reunia para realização do conselho de classe, ou outras atividades afins, revelou-se como de grande utilidade o uso das fotos digitais. Sendo assim, o que inicialmente foi pensado como solução para um determinado problema, acabou por aperfeiçoar outras tarefas, o que a princípio não havia sido vislumbrado anteriormente. Pode se dizer que, o indicativo mais claro da eficiência de um processo é a sua simplicidade, tanto do ponto de vista da sua assimilação como da execução em si. Sobre esta solução, pode se dizer que a mesma alcançou com louvor o seu objetivo PÚBLICO-ALVO DO TRABALHO Este trabalho foi desenvolvido no sentido de se beneficiar, a princípio, os estudantes que buscam se matricular na Rede Municipal de Ensino de Belo Horizonte. Porém, quando se pensa na educação como responsabilidade de todos, no sentido de se envolver toda a comunidade escolar, sejam professores, funcionários e a população em geral, conclui-se que toda ação que tende a aperfeiçoar algum procedimento, não pode ser apontada como um benefício isolado. A introdução de uma tecnologia nova em qualquer ambiente, só é efetiva se atender bem a todos os seguimentos, e no caso da experiência em questão, além dos estudantes matriculados na escola, os próprios funcionários 8

9 da secretaria se beneficiaram com a implementação das fotografias digitais, na medida em que o trabalho dos mesmos teve um significativo ganho no sentido da organização e controle, bem como na eficiência durante a realização desta tarefa, além da satisfação própria por oferecer à comunidade um benefício permanente. Também o corpo docente ganhou muito com a introdução desse modelo, pois passou a ter acesso, na tela dos computadores, às imagens dos alunos de maneira atualizada, no momento da realização dos conselhos de classe AÇÕES E ETAPAS DA IMPLEMENTAÇÃO O primeiro passo para iniciar o trabalho com as fotos digitais foi, é claro, adquirir a webcam para instalação em um dos computadores. Neste sentido, pode-se afirmar que essa foi a tarefa mais fácil, primeiramente porque o investimento financeiro é de baixo custo, principalmente em se tratando dos benefícios proporcionados. Em segundo lugar, sua instalação é de uma facilidade extrema, bastando conectá-la via cabo USB, sendo que a mesma é configurada automaticamente pelo computador. Outro fator relevante a ser evidenciado é a utilização do Sistema Operacional Linux (Libertas), que para muitos que não estão habituados à sua utilização, é de uma qualidade surpreendente. Neste sistema operacional, utilizado pela PBH em todas as escolas municipais de Belo Horizonte, já se encontra instalado, em seu ambiente de trabalho, um programa denominado Cheese, o qual é utilizado para a retirada das fotos. Vale ressaltar que a sua utilização é também de extrema facilidade, estando disponível para uso assim que se introduz a webcam no computador. O processo de converter um procedimento arcaico em uma nova tecnologia traz consigo sempre um desafio. Num primeiro momento, a maior dificuldade foi levar todos os alunos para serem fotografados na secretaria. Considerando que muitos renovariam sua matrícula para o próximo ano, foi necessário ter cada foto já armazenada no computador. A partir daí, toda nova matrícula era efetuada juntamente com a retirada da foto. O próximo passo foi desenvolver em uma planilha o modelo da caderneta que seria então adotada pela escola (imagem em anexo). Na elaboração desta planilha, foi necessária a utilização de algumas fórmulas, para que os dados digitados, a serem impressos na caderneta, pudessem ser vinculados com facilidade. Outro programa foi desenvolvido também para que a imagem pudesse ocupar o lugar desejado na caderneta de cada aluno, na dimensão equivalente. Posteriormente ao desenvolvimento deste programa, denominado macro, foi inserido na barra de menus da planilha um ícone, mediante o qual bastasse clicar na célula a ser inserida a foto, e posteriormente neste ícone, para que a imagem viesse a ocupar o referido espaço. A inserção desta macro substituiu a necessidade de se colar a foto na caderneta, representando um ganho de tempo e um salto em termos de profissionalismo, na execução desta tarefa. 9

10 10 3. RECURSOS UTILIZADOS 3.1. Descrição dos Recursos Humanos, Financeiros, Materiais, Tecnológicos, etc. O único investimento financeiro realizado, foi a obtenção da Webcam, marca Microsoft, modelo VX 2000 adquirida na ocasião, pelo valor de R$106,00 (cópia da nota em anexo). A referida marca foi sugerida pela GPLI (Gerência de Planejamento e Informação) e mostrou ser de qualidade realmente satisfatória. Os recursos para a sua aquisição foram provenientes da Caixa Escolar. As planilhas, bem como a macro, foram desenvolvidas no próprio ambiente de trabalho da secretaria, sem a necessidade de se buscar recursos e conhecimento técnico fora da escola. No que se refere aos demais equipamentos utilizados no trabalho (computador e impressora) os mesmos são os de próprio uso diário nas diversas tarefas do setor, sendo, portanto, fornecidos pela PBH. Vale a pena ressaltar também que o sistema operacional utilizado em todo o trabalho refere-se ao Libertas (Linux), um software livre disponibilizado pela própria PBH, o qual atende perfeitamente a todas as expectativas em torno do trabalho.

11 11 4. CARACTERIZAÇÃO DA SITUAÇÃO ATUAL 4.1. Mecanismos ou Métodos de Monitoramento e Avaliação de Resultados e Indicadores Utilizados. Tão logo foi desenvolvido este método de trabalho, o mesmo foi distribuído entre os diversos funcionários do setor, os quais passaram a desenvolvê-lo rapidamente com relativa autonomia, sem necessidade de maiores intervenções ou monitoramentos, haja vista a simplicidade e segurança que o mecanismo oferece. Entretanto, notou-se, ao longo do processo a necessidade de se aperfeiçoar a técnica de retirada das fotos (enquadramento, proximidade etc), haja vista o fato de os funcionários da secretaria não serem profissionais da área de fotografia. Também se percebeu que a acumulação de fotos no diretório, com o passar do tempo, gerou naturalmente uma sobrecarga, dificultando o funcionamento do programa Cheese Resultados Quantitativos e Qualitativos Concretamente Mensurados. A solução para os problemas anteriormente mencionados foram as seguintes: no tocante ao aperfeiçoamento das fotos, em termos de enquadramento, instalou-se junto à webcam um suporte móvel, o qual deu à câmera a possibilidade de adequar-se à altura de cada aluno, permitindo um resultado final mais qualificado. Quanto ao problema do acúmulo das fotos, o qual gerou a referida sobrecarga no diretório, a solução encontrada foi criar uma nova conta de usuário no sistema, exclusivamente para o armazenamento das fotos. Desta forma bastou a migração das fotos para a conta original, para que então a macro realizasse a busca das imagens. Com a implementação deste sistema de trabalho, o qual já é aplicado na escola desde 2012, ficou patente a facilidade na confecção das CIAS, que puderam ser efetuadas com uma agilidade muita superior se comparado com o sistema anterior. Também não se repetiu mais a recusa de nenhuma matrícula pela falta da apresentação das fotos no ato de cada matrícula, eliminando assim os transtornos que eram ocasionados para o pessoal da secretaria. É bom salientar também a função social desta iniciativa, pois isenta da família do aluno o ônus para a obtenção das fotos.

12 12 5. LIÇÕES APRENDIDAS 5.1. Soluções Adotadas para a Superação dos Principais Obstáculos Encontrados Na elaboração e implementação do presente trabalho, a primeira dificuldade encontrada foi a reunião de todos os alunos que já se encontravam matriculados na escola sob o modelo anterior, o que foi solucionado retirando as fotos no momento da renovação de matrícula dos mesmos para o ano seguinte. Outro ponto a ser ressaltado, foi a elaboração da macro, a qual teve de ser adaptada algumas vezes para o formato da planilha até que, após alguns testes, foi obtido o posicionamento ideal. Ainda nesse aspecto, a falta de material disponível para pesquisa, referente à elaboração deste recurso, dificultou um pouco até que se chegasse à solução encontrada, haja vista a pouca publicação disponível quando se refere ao ambiente do software livre. Já no ato da retirada das fotos, pelos funcionários da secretaria, foram necessários alguns testes visando o aperfeiçoamento da técnica, o que com o passar do tempo e a instalação de um suporte para dar mobilidade à webcam, foi facilmente superado. Cabe aqui ressaltar que a presente solução para a problemática das fotos, foi de absoluta simplicidade, pois apenas buscou integrar-se uma tecnologia que já se encontra inserida no meio social como um todo, que é a tecnologia digital, aliando-a à utilização nos processos administrativos dentro do serviço público. Porém os benefícios para os diverso setores, representaram muito, pois a sistematização dentro de ambientes de trabalho como o das secretarias escolares é algo de uma importância imensurável se considerarmos a necessidade de um eficiente controle. Neste contexto, vale lembrar que, qualquer ato realizado nesse ambiente de trabalho, em que não se processe a análise apropriada, pode interferir em muito na vida escolar de um aluno vindo a prejudicá-lo. Também é necessário se pensar sempre em soluções que busquem beneficiar a população, tornando o mais fácil possível, o acesso aos serviços básicos, como é o caso da educação. Sendo assim, no caso em questão, não justificaria o fato de que a ausência de um simples documento, como uma fotografia, viesse a se converter em um empecilho para a matrícula de um aluno na rede pública.

13 13 6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CONSTITUIÇÃO FEDERAL. Disponível em: LINUX- Curso completo Lidel/Zamboni Criando Macros no BrOffice Calc Cleuton Sampaio Linux- Conhecendo a Planilha do OpenOffice. Disponível em: Artigos Linux OpenOffice

14 14