Each year hundreds of Friendship Force. clubs travel on outbound exchanges, and host inbound exchanges

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1 Cada ano centenas de clubes da Friendship Force viajam em intercâmbios de saída, Each year hundreds of Friendship Force clubs travel on outbound exchanges, e recebem intercâmbios de chegada and host inbound exchanges envolvendo milhares de embaixadores e centenas de localidades em todo o mundo. involving thousands of ambassadors and hundreds of locations all over the world Combinando um clube com um intercâmbio de saída ou chegada Matching each club with an outbound or in-bound exchange é chamado de Processo de Combinação de Intercâmbio is called the Exchange Matching process. As atividades desses passos múltiplos durante vários meses são gerenciadas pela equipe de planejamento da FFI This multi-step, multi-month activity is managed by the FFI Planning Team contando com a participação e colaboração de todos os clubes da Friendship Force. but counts on the participation and cooperation of all FF Clubs.... a equipe de planejamento na FFI trabalha para rastrear cada solicitação de saída preferida de um clube ou de entrada... the planning team at FFI works to track each club s preferred outbound destination or in-bound hosting request criando um ano completo de viagens tranquilas na super estrada da amizade mundial. to create an efficient year of smooth traveling on the WOrld Friendship Superhighway

2 Muitos fatores são considerados antes da combinação ser criada. Many factors are considered before a match is made: destinos preferidos, números de embaixadores viajando, datas preferidas e capacidade de hospedagem preferred destinations, number of ambassadors traveling, and preferred dates, & hosting capacity Classificar as múltiplas preferências de centenas de clubes... Sorting through multiple preferences for hundreds of clubs... é uma tarefa complicada que cria milhares de combinações possíveis... is a complex task that creates thousands of possible combinations... então a equipe de planejamento usa so the FFI Planning Team uses tecnologia - com um mapa do mundo eletrônico que tem uma bolha para cada localização de clube- technology - with An electronic world map that has a pin for each club location- E uma planilha And a spreadsheet

3 Para armazenar as preferências To keep track of preferences A medida que as combinações são criadas, as entradas na planilha se tornam verdes... As clubs are paired for exchanges, the spreadsheet entries turn green... e as bolhas no mapa do mundo se tornam rosas.. and the world map dots turn pink... O que os clubes podem fazer para ajudar com um processo de planejamento tranquilo e aumentar suas chances de conseguir uma de suas solicitações? What can Clubs do to help the planning process go smoothly and increase your chances of getting ONE OF YOUR REQUESTS? Acompanhem os prazos! Keep track of the deadlines! O processo de combinação de intercâmbios segue o mesmo calendário anualmente... The Exchange Matching process follows the same calendar schedule each year... começando em.. Setembro a FFI envia o questionário de solicitação para todos os clubes. beginning in... September - FFI sends the Planning Request Form to all Clubs. Considere a história de intercâmbios do seu clube antes de FAZER SEU PEDIDO. Evite solicitar destinos para onde o seu clube visitou nos últimos 3-4 anos. Isto aumentará suas chances de obter um dos seus pedidos Consider your club s exchange history BEFORE YOU MAKE YOUR REQUEST. avoid requesting destinations WHERE your club has traveled within the past 3 to 4 years. This will increase your chances for getting ONE OF YOUR REQUESTS

4 Considere o número de clubes no país que você está solicitando:... é muito mais fácil responder as solicitações para países onde há muitos clubes. Consider the number of clubs in the country you are requesting:... its much easier to fulfill requests to countries with many clubs. Considere receber um intercâmbio de chegada como um intercâmbio Global ou Temático. Esta categoria especial de intercâmbio chama mais atenção e fará o seu clube como um destino mais atrativo. Consider making your in-bound exchange a Global or Themed exchange. This special category of exchange has high appeal as a destination for clubs and could make your club a stand-out as destination. Não se esqueça dos detalhes! Lembre-se de olhar antes para o questionário modelo para ter certeza que está preparado para responder a todas as perguntas. Assim que estiver pronto, preencha o questionário oficial online e o envie para FFI. Don t forget the details! Remember to look ahead of time at the Sample Planning Request Form TO MAKE SURE YOU ARE PREPARED TO ANSWER ALL OF THE QUESTIONS. ONCE YOU RE READY, FILL IN THE OFFICIAL ON-LINE PLANNING FORM AND SUBMIT IT TO FFI.

5 1º de novembro é um grande dia nesse processo de combinação de intercâmbios! Este é o prazo para enviar a sua solicitação. Nov. 1st is a big day in the exchange matching process! This is the deadline to submit the PLANNING REQUEST FORM. Por favor lembre-se que as solicitações recebidas no prazo de 1º de novembro serão consideradas primeiro. Please note requests received by the Nov. 1st deadline will be consider first. O próximo passo na agenda desse processo: Next on the Exchange Matching Process calendar: Entre novembro e janeiro o departamento de planejameto da FFI trabalha duro para fazer as Combinações entre clubes e destinos. Between November and January the FFI Planning Dept. works hard to make the matches between clubs and destinations. Há quatro componentes importantes nesse processo: There are four important components in the process: 1) Primeiro a FFI faz a combinação das solicitações mútuas e recíprocas 1) First FFI works to match mutual and reciprocal requests 2) Em seguida, as combinações são feitas com base na disponibilidade do país solicitado... o que significa que é mais fácil para cumprir as solicitações para países que têm muitos clubes. 2) Next, exchanges matches are made based on availability of the requested country... meaning it is easier to fulfill requests to countries that have many clubs. 3) Os melhores meses para as viagens e a capacidade de hospedagem afetam o processo de combinação 4) O número de embaixadores e anfitriões dos clubes também afetam na decisão da combinação 3) THE BEST months for travel and hosting affect the matching process 4) A n d t he number of a club s ambassadors and hosts also affects the matching decision

6 Finalmente, a história recente de intercâmbios do seu clube também é considerada no processo de combinação de intercâmbio. Finally, Your club s recent exchange history is also considered in the exchange matching process Em seguida na agenda do processo de combinação de intercâmbio Next on the Exchange Matching process calendar -- PROPOSTAS PROPOSALS Nessa fase os intercâmbios criados são chamados de "propostas". At this stage the exchanges made by the FFI Planning Dept. are called Proposals. Ao terminar esse processo, as propostas são enviadas para os representantes de área para aprovação. Once the planning team has finished the matching process these proposals are sent to the Field Representatives for approval. Em seguida, as propostas são enviadas para os presidentes dos clubes no prazo máximo de 31 de janeiro. Next, the Proposals are sent on to the Club presidents no later than January 31st. Os clubes têm cerca de 2 meses para analisar e responder a proposta. Clubs have about 2 months to review and consider the proposal. 31 de março é o prazo final para os clubes informarem a FFI sobre sua aceitação à proposta. March 31 is the deadline for clubs to inform FFI about whether they WILL or WILL NOT accept the FFI Exchange Proposal.

7 Quando os dois clubes, de saída e de chegada notificam a FFI que aceitam a proposta, então, bingo! É o que chamamos It s a Match! When both the outbound club and the host club have notified FFI that they accept the proposal then IT S A MATCH! Nesse ponto, os líderes de clube receberão um com todos os contatos necessários para iniciar a comunicação direta entre o clube anfitrião e o clube que viaja. EM RESUMO: O processo de Matching inclui vários passos com atividades em vários meses e é gerenciado pela equipe de planejamento da FFI. At that point club leaders will receive an with all the necessary contact information to begin direct communication between the host and traveling clubs. SUMMARY: The Exchange Matching process is a multi-step, multi-month activity, managed by the FFI Planning Team Uma combinação ( match ) bem feita conta com a participação e cooperação de todos os clubes da FF. SUccessful matching counts on the participation and cooperation of all FF Clubs. Lembre-se destas datas importantes: 1º de novembro: Envie seu questionário para FFI 31 de janeiro: Clubes recebem propostas da FFI 31 de março = prazo para o clube aceitar ou recusar a proposta enviada. Remember these important dates: NOV 1st: Submit your Planning request form to FFI Jan 31st: Clubs receive proposals from FFI March 31st= Club deadline to accept or decline proposal É este esforço em equipe que mantém a superestrada de intercâmbios de clubes circulando tranquilamente. It is this team effort that keeps the Club Exchange Superhighway Running smoothly. Este vídeo é parte do kit de ferramentas de liderança da Friendship Force. Para mais detalhes sobre este tema e muitos outros, visite: thefriendshipforce.org / toolkit This video is a part of the FFI Leadership Resources Tool Kit. For details on this topic and others, visit: thefriendshipforce.org/toolkit

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