TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DO SENADO FEDERAL E DO CONGRESSO NACIONAL

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1 Senado Federal Secretaria de Gestão de Informação e Documentação - SGIDOC Coordenação de - COARQ TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DO SENADO FEDERAL E DO CONGRESSO NACIONAL 2 ed. Revista e Atualizada Com atualizações até 29 de setembro de 2014 Brasília 2014

2 SENADO FEDERAL PRESIDENTE Senador Renan Calheiros 1º VICE-PRESIDENTE Senador Jorge Viana 2º VICE-PRESIDENTE Senador Romero Jucá 1º SECRETÁRIO Senador Flexa Ribeiro 2º SECRETÁRIO Senadora Ângela Portela 3º SECRETÁRIO Senador Ciro Nogueira 4º SECRETÁRIO Senador João Vicente Claudino SUPLENTES DE SECRETÁRIO Senador Magno Malta Senador Jayme Campos Senador João Durval Senador Casildo Maldaner DIRETOR-GERAL Luiz Fernando Bandeira de Mello Filho SECRETÁRIO-GERAL DA MESA Luiz Fernando Bandeira de Mello Filho

3 DIRETOR DA SECRETARIA DE GESTÃO DE INFORMAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO Márcio Sampaio Leão Marques COORDENADOR DA COORDENAÇÃO DE ARQUIVO Wênis de Almeida Batista EQUIPE TÉCNICA Adriana Cardoso da Silva Alex Fernandes de Oliveira Ana Cláudia Ferreira da Silva Betânia dos Santos Guedes Carla Mendes de Jesus Daliane Aparecida Silverio de Sousa Diogo Vieira Guerra Fernando Hübner Gabriela Machado de Souza Izabella Rezende Vieira Lorena de Oliveira Alves Maciel Rodrigues Pereira Márcia Rosa Teles Diniz Marcio Cesar Eichholz Maria de Fátima Teixeira Veras Marlucy Xavier Meireles Miriam Gomes dos Santos Natália de Lima Saraiva Renata D Arrochela Sattin Ribeiro Roberto Ricardo Carlos Grosse Júnior Rute Fernandes dos Santos Samanta Nascimento da Silva Santos Sebastiana Coelho Costa Wênis de Almeida Batista Capa: SEPRVI SEEP COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DO SENADO FEDERAL (Criada pela Resolução nº 56, de 2002) PRESIDENTE Wênis de Almeida Batista MEMBROS Antônio Marcos Mousinho Sousa Carla Mendes de Jesus José Ausnemburgo dos Santos Sobreira Machado Kalinka de Sá Holanda Márcio Sampaio Nicéa de Oliveira Pedro Felipe Soares Alcanfor Ximenes

4 Rodrigo Santos Ramos Samanta Nascimento da Silva Santos Shalom Einstoss Granado Tairone Messias Rosa Tomás Oliveira de Almeida Wênis de Almeida Batista Brasil. Congresso Nacional. Senado Federal. Secretaria de Gestão de Informação e Documentação. Coordenação de. Tabela de temporalidade de documentos de arquivo do Senado Federal e do Congresso Nacional / Senado Federal, Secretaria de Gestão de Informação e Documentação, Coordenação de. 2. ed. Revista e atualizada Brasília : Senado Federal, p. 1. Informação pública, classificação, Brasil. 2., administração, Brasil. 3., organização, Brasil. 4. Brasil. Congresso Nacional. Senado Federal, normas. I. Título. CDD

5 ATO DA COMISSÃO DIRETORA N O 21, de 2013 Aprova a reestruturação do Plano de e da Tabela de Temporalidade de Documentos de do Senado Federal e do Congresso Nacional. A COMISSÃO DIRETORA DO SENADO FEDERAL, no uso da competência que lhe foi conferida pelo inciso I do art. 98 do Regimento Interno do Senado Federal, combinado com o disposto no art. 233 do Regulamento Orgânico do Senado Federal, RESOLVE: Art. 1º Aprovar a reestruturação do Plano de e da Tabela de Temporalidade de Documentos de do Senado Federal e do Congresso Nacional, nos termos do anexo I e II Art. 2º Revoga-se o Ato da Comissão Diretora nº 17 de 14 de agosto de Art. 3º Este Ato entra em vigor na data de sua publicação. ANEXO I - Plano de ANEXO II - Tabela de Temporalidade Sala de Reuniões, em 2 de setembro de Senador Renan Calheiros, Presidente - Senador Jorge Viana, 1º Vice-Presidente - Senador Flexa Ribeiro, 1º Secretário - Senador João Durval, 3º Suplente de Secretário - Senador Casildo Maldaner, 4º Suplente de Secretário.

6 AGRADECIMENTOS À Dóris Marize Romariz Peixoto e Rosa Maria Gonçalves Vasconcelos Diretora-Geral e Diretora-Geral Adjunta, respectivamente em 2013 que apoiaram este trabalho e todas as iniciativas da Coordenação de no sentido de aprimorar a Gestão do Senado Federal e do Congresso Nacional, a fim de garantir: a racionalização administrativa, a economia de recursos públicos, a transparência, a rapidez no acesso à informação e a preservação da documentação de valor histórico. Agradecemos também a todas as unidades organizacionais do Senado Federal que contribuíram ativamente fornecendo subsídios para a elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos de do Senado Federal e do Congresso Nacional.

7 Sumário Apresentação Introdução Passo a passo para avaliar um documento Tabela de temporalidade de documento de arquivo do Senado Federal e do Congresso Nacional Função: Assessoramento Técnico Legislativo Subfunção: Assessoramento à Função Legislativa, Representativa e Fiscalizatória do Senado Federal e Congresso Nacional Atividade: Assessoria de Orçamento, Fiscalização e Controle Atividade: Assessoria Legislativa Função: Processo Legislativo Subfunção: Execução do Processo Legislativo Atividade: Elaboração de Proposição Atividade: Acompanhamento da Tramitação de Matérias Função: Atividade Legislativa e Fiscalizatória em Plenário Subfunção: Execução da Atividade Legislativa e Fiscalizatória em Plenário Atividade: Reuniões Preparatórias Atividade: Sessões Plenárias Função: Atividade Legislativa e Fiscalizatória das Comissões Subfunção: Planejamento, Composição e Funcionamento das Comissões Atividade: Composição das Comissões Atividade: Planejamento e Controle das Atividades das Comissões Subfunção: Execução da Atividade Legislativa e Fiscalizatória das Comissões Atividade: Apreciação de Matérias e Projetos Atividade: Realização de Audiências Públicas Atividade: Arguição de Autoridades e Convocação de Cidadãos Atividade: Recebimento de Manifestações referentes à Matéria da Comissão Atividade: Realização de Investigações e Diligências Atividade: Representação Externa do Senado Federal Função: Atividade Política dos Senadores Subfunção: Representação e Atuação Parlamentar Atividade: Afastamento de Senador Atividade: Substituição de Senador Atividade: Filiação Partidária de Senador Atividade: Atuação Parlamentar de Senador Atividade: Participação em Órgãos do Senado Federal Função: Ordem e Defesa do Senado Federal Subfunção: Atuação Correcional e Disciplinar do Senado Federal... 67

8 Atividade: Manutenção do Decoro, da Ordem e da Disciplina no Senado Federal Função: Atividade dos Conselhos Subfunção: Planejamento, Composição e Funcionamento dos Conselhos Atividade: Composição dos Conselhos Atividade: Planejamento, Execução e Controle das Atividades dos Conselhos Subfunção Execução das Atividades dos Conselhos Atividade: Apreciação de Matérias do Conselho Função: Gestão Estratégica da Atividade Administrativa Subfunção: Normatização da Gestão Estratégica da Atividade Administrativa Atividade: Elaboração de Normas e Diretrizes referentes à Gestão Estratégica da Atividade Administrativa Subfunção: Organização Política e Estratégica da Atividade Administrativa Atividade: Planejamento Organizacional Atividade: Organização Estrutural e Funcional Subfunção: Coordenação e Desenvolvimento da Atividade Administrativa Atividade: Criação e Funcionamento de Comissão, Conselho e Grupo de Trabalho da Atividade Administrativa Atividade: Execução, Acompanhamento e Avaliação de Atividades Administrativas Atividade: Habilitação Administrativa, Jurídica e Regularização Fiscal Atividade: Formalização de Acordos Função: Assessoria e Consultoria Jurídica Subfunção: Normatização de Assessoria e Consultoria Jurídica Atividade: Elaboração de Normas e Diretrizes referentes à Assessoria e Consultoria Jurídica Subfunção: Defesa das Prerrogativas do Senado Federal e do Congresso Nacional Atividade: Representação, Acompanhamento e Instrução de Ações Judiciais e Administrativas Função: Atendimento ao Público Subfunção: Normatização do Atendimento ao Público Atividade: Elaboração de Normas e Diretrizes referentes ao Atendimento ao Público Subfunção: Ouvidoria Atividade: Registro, Resposta e Controle de Ouvidoria Atividade: Requisição e Promoção de Diligências e Investigações pela Ouvidoria Subfunção: Acesso à Informação Atividade: Registro, Resposta e Controle dos Pedidos de Informação Função: Comunicação Institucional Subfunção: Normatização da Comunicação Institucional

9 Atividade: Elaboração de Normas e Diretrizes referentes à Comunicação Institucional Subfunção: Coordenação, Execução e Acompanhamento da Assessoria de Imprensa, do Cerimonial e das Relações Públicas Atividade: Assessoria de Imprensa Atividade: Cerimonial e Relações Públicas Subfunção: Divulgação Institucional Atividade: Promoção da Divulgação Institucional Atividade: Produção de Áudio, Imagem e Programa Atividade: Promoção de Cerimônias e Eventos Atividade: Controle de Visitação Atividade: Publicação Oficial Função: Gestão de Documentos e Informações Subfunção: Normatização da Gestão de Documentos e Informações Atividade:Elaboração de Normas e Diretrizes referentes à Gestão de Documentos e Informações Subfunção: Conservação, Reprodução e Restauração de Documentos e Informações Atividade: Promoção da Conservação e Restauração de Documentos e Informações Atividade: Reprodução e Mudança de Suporte de Documentos Subfunção: Difusão de Acervos Atividade: Promoção da Difusão de Acervos Subfunção: Registro e Controle de Documentos e Informações Arquivísticas Atividade: Levantamento, Movimentação e Controle da Produção de Documento Arquivístico _Toc Atividade:, Avaliação e Arquivamento de Documento Arquivístico Atividade: Controle de Acesso à Documentação Arquivística Atividade: Descrição Arquivística de Documentos Subfunção: Registro e Controle de Documentos e Informações Bibliográficas Atividade: Referência e Controle de Material Bibliográfico Subfunção: Registro e Controle de Documentos e Informações Museológicas Atividade: Controle, Empréstimo e Doação de Obras e Peças Subfunção: Tradução e Interpretação Atividade: Controle e Execução da Tradução e Interpretação Função: Gestão de Tecnologia da Informação Subfunção: Normatização da Gestão de Tecnologia da Informação Atividade: Elaboração de Normas e Diretrizes referentes à Gestão de Tecnologia da Informação Subfunção: Desenvolvimento e Produção de Soluções Tecnológicas Atividade: Aquisição, Desenvolvimento e Implementação de Sistemas e Redes. 153

10 55.03 Subfunção: Desenvolvimento de Infraestrutura e Segurança Atividade: Suporte Técnico de Sistemas e Redes Atividade: Controle de Acesso e Segurança da Informação Função: Gestão de Recursos Humanos Subfunção: Normatização da Gestão de Recursos Humanos Atividade: Elaboração de Normas e Diretrizes referentes à Gestão de Recursos Humanos Subfunção: Organização Política e Estratégica de Recursos Humanos Atividade: Planejamento e Formulação de Políticas de Pessoal Atividade: Criação e Reestruturação de Cargos e Funções Subfunção: Seleção de Recursos Humanos Atividade: Planejamento e Elaboração de Seleção Pública Atividade: Processo Seletivo de Servidores Subfunção: Registros Funcionais Atividade: Controle dos Registros Funcionais de Servidor Atividade: Contagem e Averbação de Tempo de Serviço Atividade: Controle de Horário de Expediente e Frequência Atividade: Movimentação de Recursos Humanos Subfunção: Concessão de Direitos e Deveres Atividade: Avaliação de Desempenho e Incentivo Funcional Atividade: Apuração de Responsabilidade e Ação Disciplinar Atividade: Controle de Obrigações Trabalhistas ou Estatutárias Atividade: Pagamento de Recursos Humanos Atividade: Realização de Descontos Atividade: Encargos Sociais e Recolhimentos Atividade: Reembolso de Despesas Atividade: Pagamento de Diárias e de Ajuda de Custo e Emissão de Passagem e de Passaporte Atividade: Concessão de Vantagens, Licenças, Afastamentos e Auxílios Atividade: Concessão de Transporte para Servidores Atividade: Concessão de Salário-Família Atividade: Concessão de Abono ou Provento Provisório Atividade: Concessão de Abono de Permanência em Serviço Atividade: Concessão de Gratificações Atividade: Concessão de Adicionais Atividade: Concessão de Férias Atividade: Concessão de Ajuda de Custo para Mudança de Domicilio Subfunção: Capacitação e Aperfeiçoamento Atividade: Levantamento de Necessidade de Capacitação e Aperfeiçoamento

11 Atividade: Promoção de Capacitação e Aperfeiçoamento pelo Senado Federal Atividade: Promoção de Capacitação e Aperfeiçoamento por outras Instituições Atividade: Promoção de Estágios Subfunção: Assistência Social e à Saúde Atividade: Concessão de Benefícios para Assistência, Seguridade Social e Previdência Pública e Privada Atividade: Atendimento a Beneficiários do Sistema de Saúde do Senado Federal Atividade: Assistência à Saúde Prestada por Instituições Conveniadas Atividade: Assistência Médica e Social no Senado Federal Atividade: Manutenção da Saúde e Reabilitação Funcional : Atividade: Segurança e Medicina do Trabalho Função: Gestão Orçamentária e Financeira Subfunção: Normatização da Gestão Orçamentária e Financeira Atividade: Elaboração de Normas e Diretrizes referentes à Gestão Orçamentária e Financeira Subfunção: Planejamento e Previsão Orçamentária e Financeira Atividade: Planejamento e Elaboração Orçamentária e Financeira Subfunção: Execução e Controle Orçamentário e Financeiro Atividade: Execução Orçamentária e Financeira Atividade: Controle e Avaliação Orçamentária e Financeira Atividade: Controle Contábil e Bancário Atividade: Demonstração de Receitas Atividade: Demonstração de Despesas Função: Gestão de Materiais e Bens Subfunção: Normatização da Gestão de Materiais e Bens Atividade: Elaboração de Normas e Diretrizes referentes à Gestão de Materiais e Bens Subfunção: Administração e Controle de Materiais e Bens Móveis Atividade: Controle de Materiais e Bens Móveis Atividade: Locação de Materiais e Bens Móveis Atividade: Alienação de Bens Móveis Atividade: Empréstimo de Bens Móveis Subfunção: Fornecimento e Manutenção de Materiais e Bens Móveis Atividade: Aquisição e Manutenção de Materiais e Bens Móveis Subfunção: Administração e Manutenção de Bens Imóveis Atividade: Aquisição de Bens Imóveis Atividade: Locação de Bens Imóveis Atividade: Alienação de Bens Imóveis Atividade: Controle de Bens Imóveis

12 Atividade: Construção e Reforma de Bens Imóveis Atividade: Prevenção de Incêndio Atividade: Fornecimento e Manutenção de Serviços Básicos Função: Gestão de Serviços Gráficos e Editoriais Subfunção: Normatização da Gestão de Serviços Gráficos e Editoriais Atividade: Elaboração de Normas e Diretrizes referentes a Gestão de Serviços Gráficos e Editoriais Subfunção: Editoração e Serviços Gráficos Atividade: Produção e Publicação de Serviços Gráficos Atividade: Controle e Comercialização de Edições Técnicas Função: Segurança, Proteção e Policiamento Subfunção: Normatização da Segurança, Proteção e Policiamento Atividade: Elaboração de Normas e Diretrizes referentes a Segurança, Proteção e Policiamento Subfunção: Controle de Acesso Atividade: Credenciamento de Pessoas, Veículos e Órgãos, e Confecção de Identidade Funcional Subfunção: Proteção e Segurança do Senado Federal Atividade: Proteção e Segurança de Pessoas - Autoridades, Dignitários, Depoentes e Testemunhas Atividade: Proteção e Segurança de Plenários e Dependências do Senado Federal Subfunção: Policiamento Atividade: Controle Operacional e Logístico Atividade: Policiamento Ostensivo Atividade: Policiamento Repressivo Função: Gestão de Prestação de Serviços Complementares Subfunção: Normatização da Gestão de Prestação de Serviços Complementares Atividade: Elaboração de Normas e Diretrizes referentes a Gestão de Prestação de Serviços Complementares Subfunção: Prestação de Serviços Complementares Atividade: Seleção e Contratação de Serviços Complementares Atividade: Controle e Fiscalização de Serviços Complementares Atividade: Controle de Prestadores de Serviços Complementares Atividade: Controle de Refeitórios, Cantinas e Copas Subfunção: Execução de Serviços de Comunicação Atividade: Execução de Serviços Postais Atividade: Execução de Serviços de Rádio e Telecomunicação REFERÊNCIAS GLOSSÁRIO

13 APRESENTAÇÃO Antes mesmo da instalação do Legislativo brasileiro, em 1826, o do Senado Federal já estava previsto. O projeto de Constituição de 1823 o mencionava como uma das estruturas funcionais da Casa. O primeiro regulamento administrativo do Senado, de 1861, definiu atribuições administrativas e de pessoal para o. O do Senado foi criado logo na primeira sessão ordinária do Senado do Império. A partir de então, toda a documentação relativa à Casa foi mantida. Em 1961, com a transferência do Congresso Nacional para a nova capital, o acervo documental também foi transferido para fazer parte da nova estrutura do Senado Federal. Desde 1997, o trabalho arquivístico do Senado Federal vem se intensificando em consonância com a evolução administrativa da Casa. A Coordenação de do Senado Federal, integrante do Sistema de e Controle de Documentos do Senado Federal e do Congresso Nacional (SIARQ- SF), no uso de suas atribuições - conforme Ato da Comissão Diretora n 05 de vem implantando um programa de gestão documental na Casa com o propósito de: Art. 4º I. Orientar, coordenar e supervisionar a execução das tarefas de controle de documentos e de arquivos correntes administrativos e legislativos nos órgãos setoriais, estabelecendo normas gerais de trabalho, de forma a manter a uniformização de procedimentos, atendendo às peculiaridades de cada um. (Ato da Comissão Diretora n 05 de 2000). O programa pretende padronizar os procedimentos arquivísticos para auxiliar na racionalização administrativa; apoiar o processo decisório; aumentar qualidade e produtividade ao serviço público; preservar os documentos de valor cultural, científico e histórico; garantir a transparência; e assegurar o rápido acesso à informação, em conformidade o Ato da Comissão Diretora n 9 de 2012 que dispõe sobre o acesso aos dados, informações e documentos de interesse da sociedade e do Estado. Nesse contexto, o Plano de e a Tabela de Temporalidade de Documentos de são ferramentas fundamentais na implantação de uma 13

14 gestão arquivística. Enquanto o Plano de de Documentos de é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão, no exercício de suas funções e atividades, a Tabela de Temporalidade de Documentos de é um instrumento arquivístico resultante do processo de avaliação documental, que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vistas a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. A primeira edição da Tabela de Temporalidade de Documentos de do Senado Federal teve como referência o Plano e a Tabela de Temporalidade de Documentos de da área meio, elaborados pelo Conselho Nacional de s (CONARQ), adaptando-os à realidade da Casa, criando classes e definindo a temporalidade para os documentos da área fim. Esta segunda edição da Tabela de Temporalidade de Documentos de é resultado de uma reestruturação do Plano de de Documentos de do Senado Federal, em que se optou pelo uso da classificação funcional com o intuito de facilitar a atividade de classificação pelo usuário final diante da implantação do Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) no Senado Federal. Com o levantamento da situação arquivística do Senado, foi possível vivenciar rotinas e procedimentos, conhecer os documentos produzidos e recebidos, sua tramitação, métodos de arquivamento e sistemas informatizados utilizados. As atividades foram realizadas por uma equipe de profissionais multidisciplinar composta por servidores da Casa e colaboradores contratados. Ao mesmo tempo, procedeu-se o estudo da estrutura e funcionamento do Senado Federal por intermédio de reuniões com dirigentes e técnicos do corpo administrativo, bem como o exame do Regulamento Administrativo e do Regimento Interno. Após a análise e algumas alterações, a Tabela de Temporalidade de Documentos de do Senado Federal e do Congresso Nacional foi aprovada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Senado Federal, em reunião realizada em 14 de agosto de EDILENICE PASSOS Diretor da Secretaria de Gestão de Informação e Documentação 14

15 INTRODUÇÃO A Tabela de Temporalidade de Documentos de estabelece os prazos de guarda e a destinação final dos documentos produzidos e recebidos pelo Senado Federal e pelo Congresso Nacional no âmbito de suas funções e atividades. É o instrumento utilizado para avaliar todo e qualquer documento de arquivo já classificado. Entende-se por documento classificado o documento que passou por uma sequência de operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação. Por meio da Tabela de Temporalidade de Documentos de é possível, entre outras análises, saber quanto tempo o documento deve permanecer em sua unidade administrativa ou legislativa ao cessar seu trâmite, quanto tempo este ficará no arquivo intermediário aguardando prazo precaucional e/ou prescricional, e se ele será eliminado ou guardado permanentemente. A partir da primeira versão da Tabela de Temporalidade de Documentos de, foi possível estabelecer a temporalidade para as novas séries documentais, pois estas retratavam a mesma documentação apenas com uma hierarquização e organização diferenciada. As novas tipologias documentais que não estavam contempladas na primeira versão, ou seja, não permitiram a analogia relacional, estão com sua temporalidade em estudo pela Comissão Permanente de Avaliação (CPAD). A Tabela de Temporalidade de Documentos de do Senado Federal e do Congresso Nacional, em sua nova versão, foi estruturada com base na segunda versão do Plano de de Documentos de do Senado Federal e do Congresso Nacional, esse elaborado com o método de classificação funcional, em que os tipos e séries documentais ficam relacionados à área, função, subfunção e atividade que originaram sua produção ou acumulação. O primeiro critério para atribuição de temporalidade aos documentos é realizar o passo a passo da classificação dos documentos, ou seja, a identificação 15

16 de cada documento dentro da estrutura organizacional, área fim ou área meio, sua função, subfunção, atividade e tipo documental. Assim, a primeira parte da Tabela de Temporalidade está organizada de acordo com a classificação, ou seja, o primeiro campo da primeira parte refere-se às funções; o segundo, ainda da primeira parte, às subfunções; o terceiro às atividades; e o quarto aos s Documentais (ou séries documentais), como se segue: Código de 54 Função Gestão de Documentos e Informações Subfunção Normatização da Gestão de Documentos e Informações Atividade Elaboração de Normas e Diretrizes referentes à Gestão de Documentos e Informações Manual de Gestão de Documentos e Informações Os códigos iniciais de 01 a 49 foram reservados para Funções da Área Fim e os códigos de 50 a 99 serão utilizados para Funções relacionadas à Área Meio. Como a classificação dos documentos não poderá ocorrer nas Funções, Subfunções e Atividades, parte intelectual/teórica do plano, a atribuição da temporalidade também estará restrita aos tipos documentais. Ou seja, os documentos serão avaliados apenas na parte dos tipos documentais, os níveis superiores são apenas para organizar o agrupamento de documentos. Os documentos que não estiverem contemplados nos s Documentais do Plano de e que tiverem a classificação Outros s Documentais Especificar, classificação que está presente em todas as atividades, possuirão um prazo fixo no e em seguida serão transferidos à Coordenação de, conforme Manual de Consultoria Arquivística. Esses documentos serão analisados pela equipe de arquivistas da Coordenação de, com vistas à atualização do Plano de e da Tabela de Temporalidade de Documentos de. A segunda parte da Tabela de Temporalidade de Documentos de do Senado Federal e do Congresso Nacional é a atribuição de prazos de guarda e 16

17 da destinação final dos documentos de acordo com o código e hierarquia da classificação. Apresentando-se com as seguintes divisões: - : indica o tempo que o documento deve permanecer junto à unidade administrativa ou legislativa de origem após cessar seu trâmite, ou seja, após a conclusão do objetivo para o qual o documento foi produzido ou recebido. - : indica o tempo que o documento deve permanecer no arquivo intermediário, na Coordenação de, para cumprir o prazo precaucional ou prescricional. Indica a destinação final do documento, se este será eliminado, respeitando todos os trâmites administrativos e a legislação vigente, ou será preservado permanentemente. Destina-se ao registro de informações relevantes que complementem e facilitem a avaliação da documentação, bem como de critérios de organização da documentação e de mudança de suporte. 17

18 PASSO A PASSO PARA AVALIAR UM DOCUMENTO 1. Realize o passo-a-passo para classificar um documento de acordo com o Plano de de Documentos de do Senado Federal e do Congresso Nacional; 2. Verifique na Tabela de Temporalidade, após classificar o documento, o prazo de guarda e a destinação final.; 3. Confira se o documento encerrou seu trâmite, ou seja, se já atingiu o objetivo para o qual foi produzido ou recebido; 4. Organize a documentação por código de classificação e cronologicamente, armazenando-a pelo tempo definido no prazo de guarda do ; 5. Proceda, após o encerramento do prazo de guarda no, com a transferência da documentação para a Coordenação de, conforme Manual de Consultoria Arquivística. 18

19 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DO SENADO FEDERAL E DO CONGRESSO NACIONAL Código de 01 Função Assessoramento Legislativo Técnico nível Função Subfunção Atividade Assessoramento à Função Legislativa, Representativa e Fiscalizatória do Senado Federal e Congresso Nacional. Assessoria de Orçamento, Fiscalização e Controle nível Subfunção. nível Atividade Documentos classificados no Plano de anterior referentes à Assessoria de Orçamento, Fiscalização e Controle Esse código não vai aparecer para classificação, somente para pesquisa Carta referente à Assessoria de Orçamento, Fiscalização e Controle Despacho referente à Assessoria de Orçamento, Fiscalização e Controle 19

20 Estudo referente à Orçamento, Fiscalização e Controle 2 anos 8 anos Permanente Memorando referente à Assessoria de Orçamento, Fiscalização e Controle Mensagem Eletrônica referente à Assessoria de Orçamento, Fiscalização e Controle Nota Informativa referente à Orçamento, Fiscalização e Controle 2 anos 8 anos Permanente Nota Técnica referente à Orçamento, Fiscalização e Controle 2 anos 8 anos Permanente Ofício referente à Assessoria de Orçamento, Fiscalização e Controle Parecer Técnico referente à Assessoria de Orçamento, Fiscalização e Controle 2 anos 8 anos Permanente Processo referente à Assessoria de Orçamento, Fiscalização e Controle 2 anos 8 anos Permanente 20

21 Relatório referente à Assessoria de Orçamento, Fiscalização e Controle 2 anos 8 anos Permanente Solicitação de Trabalho Orçamentário 2 anos 8 anos Permanente Outros Documentos Especificar: 2 anos Atividade Assessoria Legislativa nível Atividade Documentos classificados no Plano de anterior referentes à Assessoria Legislativa Esse código não vai aparecer para classificação, somente para pesquisa Carta referente à Assessoria Legislativa Despacho referente à Assessoria Legislativa Estudo referente ao Assessoramento Legislativo 2 anos 8 anos Permanente 21

22 Memorando referente à Assessoria Legislativa Mensagem Eletrônica referente à Assessoria Legislativa Nota Informativa referente ao Assessoramento Legislativo 2 anos 8 anos Permanente Nota Técnica referente ao Assessoramento Legislativo 2 anos 8 anos Permanente Ofício referente à Assessoria Legislativa Parecer Técnico referente à Assessoria Legislativa 2 anos 8 anos Permanente Processo referente à Assessoria Legislativa 2 anos 8 anos Permanente Relatório referente à Assessoria Legislativa 2 anos 8 anos Permanente 22

23 Solicitação de Trabalho à Consultoria Legislativa 2 anos 8 anos Permanente Outros Documentos Especificar: 2 anos 02 Função Processo Legislativo nível Função Subfunção Execução do Processo Legislativo nível Subfunção Atividade Elaboração de Proposição nível Atividade Documentos classificados no Plano de anterior referentes à Elaboração de Proposição Esse código não vai aparecer para classificação, somente para pesquisa Carta referente à Elaboração de Proposição Despacho referente à Elaboração de Proposição 23

24 Emenda à Proposição Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente Incluem-se documentos referentes às subemendas Indicação Legislativa Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente Medida Provisória Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente Memorando referente à Elaboração de Proposição Mensagem Eletrônica referente à Elaboração de Proposição Ofício referente à Elaboração de Proposição Ofício referente à Matéria de Competência do Congresso Nacional Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente Ofício referente à Matéria de Competência do Senado Federal Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente 24

25 Parecer referente à Proposição Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente Processo referente à Elaboração de Proposição Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente Programa referente à Elaboração de Proposição Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente Projeto de Decreto Legislativo da Câmara dos Deputados (PDC) Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente Projeto de Decreto Legislativo da Comissão Representativa do Congresso Nacional (PDR) Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente Projeto de Decreto Legislativo do Congresso Nacional (PDN) Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente Projeto de Decreto Legislativo do Senado Federal (PDS) Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente Projeto de Lei Complementar (PLP) Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente 25

26 Projeto de Lei da Câmara (PLC) Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente Projeto de Lei de Consolidação Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente Projeto de Lei de Conversão (PLV) Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente Projeto de Lei do Congresso Nacional (PLN) Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente Projeto de Lei do Senado Federal (PLS) Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente Projeto de Resolução do Congresso Nacional (PRN) Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente Projeto de Resolução do Senado Federal (PRS) Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente Proposta de Emenda à Constituição Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente 26

27 Recibo de Encaminhamento de Emenda 2 anos 20 anos Eliminação Relatório referente à Elaboração de Proposição Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente Requerimento para Constituição de Comissão Temporária Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente Aviso referente à Matéria de Competência do Senado Federal Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente Aviso referente à Matéria de Competência do Congresso Nacional Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente Mensagem referente à Matéria de Competência do Senado Federal Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente Mensagem referente à Matéria de Competência do Congresso Nacional Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente Sugestão sobre Projetos Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente 27

28 Veto referente a Projeto de Lei Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente Emenda Constitucional Até sua publicação Permanente Proposição referente à Revisão constitucional Permanente Outros Documentos Especificar: 2 anos Atividade Acompanhamento da Tramitação de Matérias nível Atividade. Quando se tratar de documentos referentes às comissões especiais ou parlamentares de inquéritos, formar dossiê específico para cada comissão Documentos classificados no Plano de anterior referentes ao Acompanhamento da Tramitação de Matérias Esse código não vai aparecer para classificação, somente para pesquisa Carta referente ao Acompanhamento da Tramitação de Matérias 28

29 Comunicado de Aprovação da Proposição 2 anos 50 anos Eliminação Comunicado de Rejeição da Proposição 2 anos 50 anos Eliminação Despacho referente ao Acompanhamento da Tramitação de Matérias Memorando referente ao Acompanhamento da Tramitação de Matérias Mensagem Eletrônica referente ao Acompanhamento da Tramitação de Matérias Ofício referente ao Acompanhamento da Tramitação de Matérias Processo referente ao Acompanhamento da Tramitação de Matérias Até o final da tramitação 20 anos Permanente Relatório referente ao Acompanhamento da Tramitação de Matérias Até o final da tramitação 20 anos Permanente 29

30 Solicitação de Apoio à Matéria 2 anos 50 anos Eliminação Solicitação de Exclusão de Matéria na Pauta 2 anos 50 anos Eliminação Solicitação de Inclusão de Matéria na Pauta 2 anos 50 anos Eliminação Solicitação de Sobrestamento de Proposição 2 anos 50 anos Eliminação Outros Documentos Especificar: 2 anos 30

31 03 Função Subfunção Atividade Legislativa e Fiscalizatória em Plenário Execução da Atividade Legislativa e Fiscalizatória em Plenário nível Função. nível Subfunção Atividade Reuniões Preparatórias nível Atividade Documentos Classificados no Plano de Anterior referentes às Reuniões Preparatórias Esse código não vai aparecer para classificação, somente para pesquisa Ata de Reunião Preparatória Até a publicação no Diário Permanente Carta referente à Reunião Preparatória Cédula de Eleição de Membros da Mesa 4 anos 4 anos Permanente Despacho referente à Reunião Preparatória 31

32 Diploma de Eleição de Senador Até o término da legislatura 10 anos Permanente Memorando referente à Reunião Preparatória Mensagem Eletrônica referente à Reunião Preparatória Ofício referente à Reunião Preparatória Processo referente à Reunião Preparatória 2 anos 8 anos Permanente Relatório referente à Reunião Preparatória 2 anos 8 anos Permanente Termo de Compromisso de Senador Até o término da legislatura 10 anos Permanente Termo de Posse de Senador Até o término da legislatura 10 anos Permanente 32

33 Outros Documentos Especificar: 2 anos Atividade Sessões Plenárias nível Atividade Documentos Classificados no Plano de Anterior referentes às Sessões Plenárias Anais do Congresso Nacional Até sua publicação 20 anos Permanente Esse código não vai aparecer para classificação, somente para pesquisa Anais do Senado Federal Até sua publicação 20 anos Permanente Ata de Sessão Plenária 2 anos 10 anos Permanente Calendário de Sessões Plenárias Carta referente à Sessão Plenária 33

34 Cédula de Eleição de Presidente da República Até o término do processo 10 anos Permanente Comunicado de Ausência do País do Presidente e Vice- Presidente da República Até a publicação no Diário Oficial da União 10 anos Permanente Comunicado de Renúncia de Presidente da República Até a publicação no Diário Oficial da União 10 anos Permanente Comunicado de Renúncia de Senador Até a publicação no Diário Oficial da União 10 anos Permanente Denúncia referente a Senador e Outras Autoridades 2 anos 6 anos Eliminação Diploma de Eleição de Presidente e Vice-Presidente da República Até o término da legislatura 10 anos Permanente Discurso em Sessão Plenária 2 anos 6 anos Eliminação Livro de Oradores Inscritos na Sessão 2 anos Permanente 34

35 Livro de Presença em Sessão Plenária 2 anos Permanente Memorando referente à Sessão Plenária Mensagem Eletrônica referente à Sessão Plenária Moção de Apoio à Matéria do Plenário 2 anos 50 anos Eliminação Moção de Rejeição à Matéria do Plenário 2 anos 50 anos Eliminação Nota Taquigráfica de Sessão Plenária Até a publicação nos Diários Eliminação Ofício referente à Sessão Plenária Pauta da Ordem do Dia Até a publicação no Diário Permanente 35

36 Processo referente à Sessão Plenária 2 anos 8 anos Permanente Processo de Julgamento de Autoridades Até a publicação no Diário do Senado Federal 10 anos Permanente Realizar a mudança de suporte e preservar o suporte original permanentemente Proposta de Representação do Senado Federal por Senador Até o encerramento da Comissão 10 anos Permanente Registro Audiovisual de Sessão Plenária 2 anos 20 anos Permanente Relatório da Presidência 2 anos 10 anos Permanente Relatório referente à Sessão Plenária 2 anos 8 anos Permanente Requerimento para Votação em Sessão Plenária Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente Resenha de Matérias 2 anos 50 anos Eliminação 36

37 Resultado da Ordem do Dia Temporalidade em estudo pela CPAD Temporalidade em estudo pela CPAD Temporalidade em estudo pela CPAD Resumo da Ata (Atinha) 15 anos Eliminação Solicitação de Senador para Representação do Senado Federal 2 anos 10 anos Permanente Termo de Compromisso de Presidente e Vice-Presidente da República Até o término da legislatura 10 anos Permanente Termo de Posse de Presidente e Vice-Presidente da República Até o término da legislatura 10 anos Permanente Questão de Ordem Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente Outros Documentos Especificar: 2 anos 37

38 04 Função Subfunção Atividade Legislativa e Fiscalizatória das Comissões Planejamento, Composição e Funcionamento das Comissões. nível Função. nível Subfunção Atividade Composição das Comissões Documentos classificados no Plano de anterior referentes à Composição das Comissões Carta referente à Composição das Comissões nível Atividade. Esse código não vai aparecer para classificação, somente para pesquisa Convocação de Suplente para Comissão Designação de Membro para Comissão Designação de Relator para Comissão 38

39 Despacho referente à Composição das Comissões Memorando referente à Composição das Comissões Mensagem Eletrônica referente à Composição das Comissões Ofício referente à Composição das Comissões Parecer Técnico referente à Composição das Comissões Até o término da legislatura 10 anos Permanente Processo referente à Composição das Comissões 2 anos 10 anos Permanente Relatório referente à Composição das Comissões 2 anos 10 anos Permanente Solicitação de Desligamento de Membro de Comissão 2 anos 10 anos Permanente 39

40 Solicitação de Substituição de Membro de Comissão 2 anos 10 anos Permanente Solicitação de Substituição de Relator de Comissão 2 anos 10 anos Permanente Outros Documentos Especificar: 2 anos Atividade Planejamento e Controle das Atividades das Comissões Documentos classificados no Plano de anterior referentes ao Planejamento e Controle das Atividades das Comissões Ata de Reunião de Comissão 2 anos 10 anos Permanente nível Atividade. Esse código não vai aparecer para classificação, somente para pesquisa Carta referente ao Planejamento e Controle das Atividades das Comissões Comunicado de Ausência de Reunião de Comissão 2 anos 50 anos Eliminação 40

41 Convite para Participação em Reunião de Comissão Convocação para Reunião de Comissão Cronograma de Reunião de Comissão Despacho referente ao Planejamento e Controle das Atividades das Comissões Livro de Presença de Reunião de Comissão 2 anos 50 anos Eliminação Memorando referente ao Planejamento e Controle das Atividades das Comissões Mensagem Eletrônica referente ao Planejamento e Controle das Atividades das Comissões Nota de Reunião de Comissão 41

42 Nota Taquigráfica de Reunião de Comissão 2 anos 10 anos Permanente Ofício referente ao Planejamento e Controle das Atividades das Comissões Parecer Técnico referente ao Planejamento e Controle das Atividades das Comissões 2 anos 10 anos Permanente Pauta de Reunião de Comissão Plano de Trabalho de Comissão 2 anos 10 anos Permanente Processo referente ao Planejamento e Controle das Atividades das Comissões 2 anos 10 anos Permanente Registro Audiovisual de Reunião de Comissão 2 anos 10 anos Permanente Relatório Anual de Atividades da Comissão 2 anos 10 anos Permanente 42

43 Relatório de Frequência de Reunião de Comissão 2 anos 50 anos Eliminação Relatório de Resultado de Reunião de Comissão Relatório Mensal de Atividades da Comissão Relatório referente ao Planejamento e Controle das Atividades das Comissões 2 anos 10 anos Permanente Os Relatórios Mensais só poderão ser eliminados se suas informações forem consolidadas no Relatório Anual Relatório Sintético de Participação dos Senadores em Reunião de Comissão 2 anos 50 anos Eliminação Resumo (Síntese) de Reunião de Comissão Ato referente ao planejamento e Controle das Atividades das Comissões Outros Documentos Especificar: 2 anos 5 anos Permanente 2 anos 43

44 04.02 Subfunção Execução da Atividade Legislativa e Fiscalizatória das Comissões nível Subfunção Atividade Apreciação de Matérias e Projetos Documentos classificados no Plano de anterior referentes à Apreciação de Matérias e Projetos nível Atividade. Quando se tratar de documentos referentes à comissões especiais ou parlamentares de inquérito, formar dossiê específico para cada comissão. Esse código não vai aparecer para classificação, somente para pesquisa Carta referente à Apreciação de Matérias e Projetos Despacho referente à Apreciação de Matérias e Projetos Memorando referente à Apreciação de Matérias e Projetos Mensagem Eletrônica referente à Apreciação de Matérias e Projetos 44

45 Ofício referente à Apreciação de Matérias e Projetos Parecer referente à Apreciação de Matérias e Projetos Até o final da tramitação 20 anos Permanente Processo referente à Apreciação de Matérias e Projetos Até o final da tramitação 20 anos Permanente Recurso referente a Parecer da Comissão Até o final da tramitação 20 anos Permanente Relatório referente à Apreciação de Matérias e Projetos Até o final da tramitação 20 anos Permanente Voto em Separado Documentos referentes à Comissão do Distrito Federal Outros Documentos Especificar: Até o final da tramitação da matéria a que se refere 2 anos 20 anos Permanente Permanente Este código não vai aparecer para classificação. Constará no sistema somente para integração do MATE. 45

46 Atividade Realização de Audiências Públicas Documentos classificados no Plano de anterior referentes à Realização de Audiências Públicas Ata de Audiência Pública 2 anos 10 anos Permanente nível Atividade. Quando se tratar de documentos referentes à comissões especiais ou parlamentares de inquérito, formar dossiê específico para cada audiência. Esse código não vai aparecer para classificação, somente para pesquisa Carta referente à Realização de Audiências Públicas Convocação para Audiência Pública Despacho referente à Realização de Audiências Públicas Lista de Comparecimento em Audiência Pública 2 anos 10 anos Permanente 46

47 Lista de Inscrição para Uso da Palavra em Audiência Pública Memorando referente à Realização de Audiências Públicas Mensagem Eletrônica referente à Realização de Audiências Públicas Nota Taquigráfica de Audiência Pública 2 anos 10 anos Permanente Ofício referente à Realização de Audiências Públicas Pauta de Audiência Pública Processo referente à Realização de Audiências Públicas 2 anos 10 anos Permanente Registro Audiovisual de Audiência Pública 2 anos 10 anos Permanente 1 Temporalidade alterada pela CPAD em 31/03/

48 Relatório de Audiência Pública 2 anos 10 anos Permanente Requerimento de Audiência Pública Até o final da tramitação 20 anos a contar da data de produção Permanente Outros Documentos Especificar: 2 anos Atividade Arguição de Autoridades e Convocação de Cidadãos Documentos classificados no Plano de anterior referentes à Arguição de Autoridades e Convocação de Cidadãos nível Atividade. Esse código não vai aparecer para classificação, somente para pesquisa Carta referente à Arguição de Autoridades e Convocação de Cidadãos Convocação de Autoridade para Prestar Esclarecimentos Temporalidade em estudo pela CPAD Temporalidade em estudo pela CPAD Temporalidade em estudo pela CPAD Convocação de Cidadão para Prestar Depoimentos Temporalidade em estudo pela CPAD Temporalidade em estudo pela CPAD Temporalidade em estudo pela CPAD 48