Contributos para a agilização do processo de atribuição de bolsas de estudo a estudantes do ensino superior

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1 Contributos para a agilização do processo de atribuição de bolsas de estudo a estudantes do ensino superior 1. Contexto A atribuição de bolsas de estudo a estudantes de ensino superior encontra-se actualmente prevista no Decreto-Lei n.º 129/93 de 22 de Abril, alterado pelo Decreto-Lei n.º 204/2009, de 31 de Agosto, sendo regulada pelo Despacho n.º B/2011 (2.ª série, n.º184, de 23.09), do Secretário de Estado do Ensino Superior. Apesar de o actual regulamento de atribuição de bolsas de estudo (doravante designado apenas regulamento) apenas ter entrado em vigor no presente ano lectivo, uma parte substancial dos seus princípios e disposições encontrava-se já plasmada no anterior regulamento. Devido a isso, a experiência de análise de processos de bolsas de estudo não se resume apenas à experiência adquirida nos últimos meses mas a um período mais alargado, onde foi já possível experimentar as potencialidades dos novos mecanismos electrónicos, para além de algumas das suas deficiências. Neste período foi também possível perceber as dificuldades que os estudantes sentem no acesso à atribuição de bolsas de estudo, nomeadamente ao nível da incerteza sobre os sentidos prováveis de decisão e do período de espera pelo desfecho do processo de análise. Importa, por isso, proceder à análise das circunstâncias que têm dificultado o cumprimento mais eficaz dos objectivos da acção social e contribuir para estas não voltem a repetir-se futuramente. Neste sentido, os contributos que agora se apresentam incidem essencialmente sobre aspectos de ordem técnica e procedimental (onde residem a maior parte das dificuldades verificadas), não pretendendo alterar-se a regulamentação actualmente em vigor já que consideramos que essa opção viria a destabilizar novamente o sistema de acção social. 2. Dificuldades actuais O Conselho de Reitores das Universidades Portuguesas tem acompanhado este processo em permanência, com discussões e monitorizações regulares, e detectou até ao momento os seguintes sinais de preocupação: a) os estudantes têm revelado algumas dificuldades em realizar a sua candidatura a bolsas de estudo quando esta ocorre em simultâneo com o seu período de avaliações. Com efeito, ainda que toda a candidatura seja desenvolvida informaticamente, existem várias diligências que os estudantes têm que realizar (recolha de documentos essenciais para a instrução do processo de candidatura, por exemplo) e que têm ficado prejudicadas por esse facto.

2 b) constata-se um elevado número de indeferimentos por instrução incompleta dos processos. Apesar de o regulamento ter vindo reduzir ao mínimo a exigência de documentos para instrução do processo, a plataforma de candidaturas a bolsa da Direcção Geral do Ensino Superior vem posteriormente exigir a entrega de todos os documentos comprovativos da situação económico-social do aluno. A situação revela-se paradoxal. Até ao momento, notamos que o sistema de acção social recusa mais bolsas de estudo por estes motivos burocráticos do que pela não elegibilidade fundada em condições sócio-económicas. c) constata-se uma indevida penalização dos estudantes por existência de dívidas de prestações à Segurança Social. O actual regulamento dispõe que é indeferido o requerimento do estudante cujos membros do agregado familiar não apresentem a situação tributária ou contributiva regularizada, exceptuando as situações em que a irregularidade não seja imputável ao agregado familiar. No entanto, tem-se verificado que um elevado número de processos que não correspondem a irregularidades contributivas têm sido indeferidos ou ameaçados de indeferimento, nomeadamente quando se verifica uma dívida de prestações à Segurança Social. Ora, estas relações são diferentes: - a relação contributiva assenta na obrigação de pagamento regular de contribuições e de quotizações por parte das pessoas singulares e colectivas que se relacionam com o sistema previdencial de Segurança Social 1. - a relação de prestações assenta na concretização dos objectivos de segurança social, através de atribuição de prestações pecuniárias e/ou em espécie aos agregados familiares com carências. Se a relação contributiva é construída no sentido contribuinte-estado, em que o primeiro deve cumprir a sua obrigação perante o segundo, já segunda relação é construída no sentido Estadobeneficiário, sendo o Estado o cumpridor da obrigação. Apesar de serem duas relações distintas, e apenas as dívidas contributivas constituírem motivo de indeferimento, os processos de candidatura têm sido bloqueados pela exigência da regularização de dívidas de prestações à Segurança Social. No entanto, estas são dívidas geradas apenas pelo pagamento indevido de prestações por parte do Estado e onde se constata que um número elevado de contribuintes não foi notificado da sua existência para que pudesse proceder ao seu pagamento. O Despacho n.º 4913/2012 (2.ª série, n.º71, de 10.04), do Secretário de Estado do Ensino Superior, veio ajudar a clarificar esta questão, ao definir as situações que correspondem a uma situação contributiva regularizada mas o tardio momento da sua publicação já não impediu que estudantes tenham sido prejudicados pelo erróneo entendimento até então em vigor. 1 Artigo 11.º, n.º 1 do Código dos Regimes Contributivos do Sistema Previdencial de Segurança Social

3 d) desconhecimento sobre o sentido provável da decisão do processo de candidatura a bolsa. Apesar da fórmula de cálculo do valor da bolsa de estudo ser pública, constata-se que a generalidade dos candidatos continua a não ter noção sobre as possibilidades reais de lhe ser atribuída bolsa. e) imprevisibilidade sobre a data de pagamentos de bolsa de estudo. Verifica-se que as transferências das prestações mensais de bolsas não tem um carácter regular e ocorrem em momentos distintos ao longo dos meses. Naturalmente que a inexistência de uma data fixa mensal para o pagamento das bolsas de estudo torna mais complicado o planeamento e a salvaguarda dos estudantes, na medida que estes desconhecem o dia exacto em que recebem o referido pagamento. f) dificuldades no tratamento dos dados estatísticos por parte dos Serviços de Acção Social. Estas dificuldades devem-se ao facto de não existir uma coerência de termos e designações entre o regulamento e a plataforma electrónica de análise, o que torna complexa a interpretação dos dados existentes ao nível de número de candidaturas e número de processos analisados, por exemplo. Para além disso, não são conhecidos os critérios de agregação de dados que alimentam as estatísticas disponíveis no sistema nem o modo como são definidos os estados das candidaturas, o que impede a prestação de informação estatística segura e confiável. g) o processo de análise das candidaturas revela-se moroso em virtude de diversos aspectos técnicos e procedimentos relacionados com a plataforma de candidatura a bolsa de estudo, nomeadamente: i. os serviços de acção social são obrigados a fazer a análise completa de todos os processos, mesmo aqueles cujo indeferimento é inevitável desde o primeiro momento. Por exemplo: a informação sobre as capitações do agregado familiar é conhecida desde o início e é possível saber automaticamente se determinada candidatura se encontra (ou não) acima do limiar de elegibilidade. Desde o momento da submissão da candidatura, é possível saber quais as candidaturas que serão indeferidas por excesso de capitação. Apesar disso, os serviços estão vinculados a analisar todo o processo, o que provoca maior tempo de espera na análise dos demais processos. Em Março de 2012, os indeferimentos por excesso de capitação representavam 14% do total das candidaturas apresentadas e 32% do total de indeferimentos decididos (dados relativos às universidades membros do CRUP). ii. o sistema de carregamento de dados relativos ao aproveitamento escolar não está adequado para carregar eficazmente a informação de universidades cujos serviços académicos estejam descentralizados. Este é um problema específico das universidades com serviços académicos

4 distribuídos por diferentes faculdades, que obriga a um carregamento individualizado dos dados, e que conduz à demora no processo de carregamento destes dados. iii. existe pouca flexibilidade para que os serviços possam contactar os estudantes de forma expedita e rápida. Todos os contactos com os estudantes são necessariamente feitos por notificação para o respectivo, revelando-se a necessidade de existir outras formas de avisar os candidatos de falhas/faltas pontuais na sua candidatura. 3. Contributos Face às dificuldades verificadas, o Conselho de Reitores das Universidades Portuguesas propõe que sejam tidas em consideração as seguintes opções no processo de candidatura do ano lectivo 2012/2013. a) Definição de prazos de candidatura a bolsa de estudo não coincidentes com período de avaliação, retomando uma prática que era habitual nas universidades públicas e que definiam a data de 31 de Maio como fim do prazo de candidatura a bolsa dos estudantes já inscritos no ensino superior. No caso dos alunos que ingressam no ensino superior, não deve ser exclusiva a candidatura a bolsa de estudo em simultâneo à candidatura de acesso ao ensino superior, devendo existir um prazo suplementar de candidatura após o ingresso no ensino superior (30 dias após a matrícula). Em alternativa, sugere-se que o prazo de candidatura a bolsa de estudo esteja permanentemente aberto (como sucede com outras prestações sociais), especificando que todas as candidaturas submetidas a partir do mês de Novembro receberiam bolsa de estudo apenas a partir do mês de candidatura, exceptuando os casos legalmente enquadráveis. b) Produção de conteúdos claros e simples destinados a apoiar os estudantes a elaborar a sua candidatura a bolsa de estudo e que devem esclarecer a dúvida às questões mais frequentes, para além da explicação do próprio processo de candidatura. c) Disponibilização de um simulador de candidatura a bolsa de estudo para os estudantes candidatos ao ensino superior, a funcionar em moldes semelhantes ao simulador da plataforma do concurso nacional de acesso, com o objectivo de permitir que os estudantes testem as suas candidaturas antes da efectiva submissão. d) Disponibilização de um simulador de cálculos de bolsa de estudo, de carácter não vinculativo, que permita ao estudante prever a possibilidade de aceder a bolsa e o montante provável de bolsa base e bolsa com complementos. Os alunos devem ser informados do carácter meramente indicativo da simulação efectuada bem como da necessidade de preenchimento dos montantes reais de rendimento (especialmente aqueles que não são declarados em sede de IRS) e de outras circunstâncias que possam determinar a não atribuição de bolsa.

5 e) Definição de datas fixas para o pagamento das prestações mensais de bolsas de estudo, permitindo aos estudantes uma maior segurança na gestão dos seus recursos financeiros. f) Não consideração das notas de reposição de verbas (dívidas de prestações indevidamente pagas pela Segurança Social) no âmbito das irregularidades contributivas. g) Correcção da operação de cálculo efetuada para determinar o valor dos rendimentos empresariais e profissionais do agregado familiar. A plataforma SICABE não está a determinar este tipo de rendimentos de acordo com o disposto no artigo 22º do regulamento já que, quando existem rendimentos deste tipo que se enquadrem na contabilidade organizada (Anexo C), em sede de IRS, a plataforma considera o lucro apurado como sendo o valor dos rendimentos empresariais e profissionais do agregado familiar (e não os coeficientes previstos no regulamento). h) Disponibilização pública de dados estatísticos pela DGES. A plataforma deverá disponibilizar os dados estatísticos respeitantes a todo o processo de atribuição de bolsas de estudo, discriminados por instituição (n.º de candidatos, n.º de deferimentos, n.º de indeferimentos, bolsa média, entre outros). i) Adequação da plataforma de candidaturas a bolsa de estudo no sentido de: i. uniformizar os seus termos à terminologia existente no regulamento, permitindo o adequado tratamento de dados estatísticos; ii. permitir a exportação de todos os dados respeitantes aos processos e candidaturas de cada instituição, possibilitando aos serviços a realização de estudos e avaliação/simulação dos próprios processos; iii. possibilitar a identificação automática das candidaturas que não cumpram os critérios de elegibilidade (e que correspondem a futuros indeferimentos, na esmagadora maioria dos casos), de modo a que possa ser imediatamente emitido um despacho sobre as mesmas e se evite a análise desnecessária de cerca de 14% das candidaturas submetidas; iv. alterar o procedimento de entrega de documentos, tornando-o mais claro e intuitivo, quer alertando para a sequência de operações no Guia de Candidatura BeOn, quer através de introdução de mensagem de alerta na confirmação da opção de Submeter Documentos, na conclusão da entrega de documentos, ou permitir sempre a entrega enquanto o prazo esteja a decorrer; v. agilizar o processo de recandidatura, tornando-o um processo automatizado onde os dados são actualizados de forma sistemática e previamente preenchidos, devendo o aluno apenas validar os dados e efectuar alterações, se necessário; vi. melhorar o sistema de importação dos dados académicos, requerendo uma automatização do processo através de web services;

6 vii. garantir a possibilidade de efetuar pesquisas nas candidaturas que já possuam informação académica; viii. disponibilizar uma opção de simulação de bolsa (acessível apenas aos técnicos dos SAS), mesmo quando não exista informação académica; ix. garantir a notificação imediata dos candidatos quando seja necessário proceder à entrega das autorizações para tratamento de dados relativos à situação tributária e de Segurança Social; x. garantir a impossibilidade de substituição e eliminação dos documentos entregues, conferindo as SAS o poder de decisão sobre a necessidade de substituição; xi. criar uma interface (web services), entre a plataforma SICABE e as plataformas ou soluções informáticas em uso pelos serviços de acção social, para efeitos de gestão da rede de alojamento; xii. garantir a possibilidade de atribuir auxílios de emergência previstos no artigo 12.º do regulamento; xiii. rever a forma de classificação do estado dos processos Em análise. A candidatura não deverá assumir o estado Em análise antes que estejam submetidas as autorizações para tratamento de dados relativos à situação tributária (obrigatória para todos) e à Segurança Social (obrigatória apenas para beneficiários). Os candidatos que não possuam NISS deverão também indicar no formulário qual o subsistema a que pertencem; xiv. alterar a forma de inserção de dados referentes ao agregado familiar, nomeadamente: separar os diferentes graus de parentesco no separador referente a dados do agregado, introduzir o grau de parentesco dn lista adicionar documentos em falta (o candidato, agregado familiar e a opção separada de pai, mãe, madrasta e padrasto), disponibilizar nos separadores dados do agregado e dados financeiros a opção separada de pai, mãe, madrasta e padrasto, solicitar informação referente à profissão dos elementos do agregado familiar, solicitar informação do concelho de residência do agregado. CRUP, 8 de Maio de 2012