3 ASSUNTOS CONTÁBEIS, DE CONTROLE INTERNO E DE GESTÃO

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1 Vitória/ES, 12 de maio de Ofício do CRP16/ES Nº205/2016 A AUDILINK & CIA. AUDITORES Sra. Maria Elizabete Morais Assunto: Manifestação do CRP16/ES, referente ao Relatório de Auditoria do exercício do ano de Prezada Gerente, 3 ASSUNTOS CONTÁBEIS, DE CONTROLE INTERNO E DE GESTÃO (3.1) PROCESSOS DE CONTRATAÇÕES E AQUISIÇÕES Com base nos processos de contratações e aquisições vigentes e constituídos no período de janeiro a dezembro de 2015 e indicados na relação disponibilizada à auditoria, selecionamos processos pelo sistema de amostragem, para análise nos termos da Lei nº 8.666/93 e da Lei nº /02. Os parâmetros para análise dos processos foram estabelecidos com base nas determinações constantes na legislação em vigor, principalmente quanto ao enquadramento adequado na modalidade de licitação, dispensa ou inexigibilidade, obediência aos prazos para publicações, adequação do edital e dos contratos às exigências da legislação, observância das exigências quanto à fase de habilitação e apresentação de propostas, observância quanto à dotação orçamentária e efetivos pagamentos e prazos, conforme estabelecido em edital. (3.2) PROCESSO DE INEXIBILIDADE Nº 001 O processo de inexigibilidade número 001, firmado em 24/nov./15, com a empresa David & Athayde Advogados, para contratação de serviços jurídicos, no valor mensal de R$ 3.900,00, foi indevidamente conduzido como inexigibilidade de licitação, conforme justificativa para a contratação que consta na página 12 do processo, pois pela natureza da contratação esta foi através de dispensa de licitação consubstanciado no inciso IV do art. 24 da Lei 8666/93, que caracteriza a dispensa nos casos emergenciais, que está explícito na página 19 do processo no texto do contrato firmado. Recomendamos observar as determinações constantes na Lei 8666/93, que estabelece normas gerais sobre licitações e contratos administrativos pertinentes a obras, serviços, inclusive de publicidade, compras, alienações e

2 locações no âmbito dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, para a correta instrução dos processos. Manifestação do CRP16/ES: A fundamentação do referido processo foi baseado em decisões de Tribunais Superiores, os quais, atualmente, autorizam a contratação de assessoria jurídica pelo Poder Público com base no Art. 25, II c/c Art. 13, da Lei Dessa forma, o referido processo de contratação, foi realizado com justificativa no art. 25, II da Lei Para fundamentar a justificativa constante nos autos, segue abaixo trechos de decisões referente ao mesmo tema: RECURSO ESPECIAL Nº RS (2010/ ) STJ Depreende-se, da leitura dos arts. 13 e 25 da Lei 8.666/93 que, para a contratação dos serviços técnicos enumerados no art. 13, com inexigibilidade de licitação, imprescindível a presença dos requisitos de natureza singular do serviço prestado, inviabilidade de competição e notória especialização. Diante da natureza intelectual e singular dos serviços de assessoria jurídica, fincados, principalmente, na relação de confiança, é lícito ao administrador, desde que movido pelo interesse público, utilizar da discricionariedade, que lhe foi conferida pela lei, para a escolha do melhor profissional. Segue parecer do Conselho Federal da Ordem dos Advogados do Brasil aprovodo e publicado no DOU n. 205, de 23/10/2012, às fls. 119, a Súmula 4/2012/COP, que delimitou o seguinte: ADVOGADO. CONTRATAÇÃO. ADMINIS-TRAÇÃO PÚBLICA. INEXI- GIBILIDADE DE LICITAÇÃO. Atendidos os requisitos do inciso II do art. 25 da Lei nº 8.666/93, é inexigível procedimento licitatório para contratação de serviços advocatícios pela Administração Pública, dada a singu-laridade da atividade, a notória especialização e a inviabilização objetiva de competição, sendo inaplicável à espécie o disposto no art. 89 (in totum) do re-ferido diploma legal. Brasília, 17 de setembro de OPHIR CAVALCANTE JUNIOR Presidente. JARDSON SA-RAIVA CRUZ Relator. Dessa forma, o setor de compras optou pelo procedimento de inexigibilidade de licitação para a contratação da assessoria jurídica. (3.3) TERMO ADITIVO FIRMADO COM SERVINORTE SERVIÇOS LTDA EPP - PUBLICAÇÃO INTEMPESTIVA DE TERMO ADITIVO O primeiro termo aditivo ao contrato firmado entre o CRP-ES e a empresa Servinorte Serviços Ltda EPP, foi assinado em 26/maio/15, e a publicação resumida do aditivo ocorreu intempestivamente em 21/set./15. Salientamos que o parágrafo único do art. 61 da Lei nº 8.666/93, determina o que segue: Parágrafo único. A publicação resumida do instrumento de contrato ou de seus aditamentos na imprensa oficial, que é condição indispensável para sua eficácia, será providenciada pela Administração até o quinto dia útil do mês seguinte ao de

3 sua assinatura, para ocorrer no prazo de vinte dias daquela data, qualquer que seja o seu valor, ainda que sem ônus, ressalvado o disposto no art. 26 desta Lei. Recomendamos observar as determinações da legislação em vigor para eficácia dos atos administrativos. Manifestação do CRP16/ES: O CRP16/ES, publica os seus extratos de contratos, aditivos dentro do prazo determinado, este caso em especifico, foi uma eventualidade. A Gerência Administrativa Financeira juntamente com o setor responsável ficará atentos ao prazo de publicação. AUSÊNCIA DA PESQUISA DE MERCADO O primeiro termo aditivo ao contrato firmado entre o CRP-ES e a empresa Servinorte Serviços Ltda EPP, foi assinado em 26/maio/15, e ajustou os valores anteriormente contratados para R$ 2.354,80 mensais, e mais o valor de R$ 1.114,10 em parcela única referente a diferenças salariais retroativas. Para firmar o aditivo contratual, o CRP/ES não apresentou as justificativas para o respectivo aditamento, através de cotações de preços no mercado Recomendamos que, para a renovação dos contratos existentes através de aditivos contratuais, sejam efetuadas cotações de preços no mercado, para possibilitar a análise da renovação ou nova contratação através de certame licitatório, dessa forma assegurando condições mais vantajosas para o Regional. Manifestação do CRP16/ES: Apesar da recomendação de se realizar cotações de preços no mercado a fim de subsidiar a contratação ou renovação de um contrato, ressalto que o TCU não pactua do mesmo entendimento, isto é, o TCU entende que outras justificativas para a renovação do contrato também são válidas, desde que os preços praticados estejam em conformidade. Para corroborar este entendimento, segue o referido julgado do TCU: as cotações junto ao mercado sejam uma forma direta e objetiva de justificar os preços nas contratações sem licitação, poderá haver casos em que a adoção desse procedimento não seja possível ou não seja a mais adequada. (Acórdão 522/2014- Plenário, TC /2004-6, relator Ministro Benjamin Zymler, ). Além disso, há que se ressaltar que os valores praticados nas renovações, seguem índices públicos e sofrem reajustes determinados em contrato, razão pela qual, os preços se enquadram nos preços praticados no mercado. 4 EXECUÇÃO DA DESPESA E PAGAMENTOS (4.1) CERTIDÕES DE REGULARIDADE PERANTE A SEGURIDADE SOCIAL Nos pagamentos efetuados relativos às obrigações assumidas com terceiros, não constam as certidões de regularidade perante a Seguridade Social, para o

4 cumprimento da exigência do 3º do art. 195 da Constituição Federal, como segue: 3º A pessoa jurídica em débito com o sistema da seguridade social, como estabelecido em lei, não poderá contratar com o Poder Público nem dele receber benefícios ou incentivos fiscais ou creditícios. Deveriam ter sido exigidas das empresas contratadas as Certidões Negativas de Débitos Relativos às Contribuições Previdenciárias e às de Terceiros e o Certificado de Regularidade do FGTS CRF, no momento dos pagamentos, sendo dispensada esta exigência apenas se, nos processos de contratação, estas certidões foram exigidas na fase de habilitação e nas datas dos pagamentos ainda estivessem vigentes. Recomendamos observar as determinações constantes na legislação supracitada para a validade dos atos administrativos. Manifestação do CRP16/ES: O setor responsável do CRP16/ES, mediante a orientação desta auditoria, irá providenciar uma planilha de acompanhamento com todas as certidões dos fornecedores, sendo realizado o controle pelo setor financeiro no momento do pagamento. 5 ASSUNTOS CONTÁBEIS BALANÇO PATRIMONIAL (5.1) ESTOQUES A entidade não possui a rubrica contábil da conta de estoques, bem como os seus controles internos, pois as aquisições são registradas contabilmente na conta de despesa de material de consumo (conta 3311), cuja movimentação no exercício de 2015 foi no montante de R$ 5.203,37. Em face do exposto, recomendamos à entidade efetuar os registros dos materiais de consumo no ativo circulante na conta denominada de estoque, bem como o seu controle físico pelo método de custo médio, com a realização de inventários periódicos, conforme determina o item do Manual de Procedimentos Administrativos, Financeiros e Contábeis, aprovado pela Resolução CFP nº 10/07. Manifestação do CRP16/ES: O CRP16/ES, está em processo de aquisição do sistema especifico para controle do estoque, essa implementação se dará em (5.2) CRÉDITOS E PERMANENTE Não foi possível validarmos os valores registrados e demonstradas nos registros contábeis do período de janeiro a dezembro de 2015, das contas e saldos, em 31/dez./15, que informamos a seguir: - R$ ,80 (conta 112-Créditos a curto prazo);

5 - R$ ,07 (conta Entidades públicas devedoras); - R$ ,11 (conta 1211 Créditos a longo prazo); - R$ ,10 (grupo 123 Imobilizado); - R$ ,99 (grupo Intangível). O somatório dos valores informados perfaziam o total de R$ ,07, que representava em 31/dez./15, o percentual de 92,27% do total do ativo. O motivo da falta da validação deve-se ao fato de não existir nas dependências do Regional na data da presença da auditoria, que foi de 05 a 08/abr./16, colaboradores com conhecimento das rotinas e sistema, para apresentar os documentos subsidiários e informações pertinentes necessários para ratificação dos valores registrados contabilmente das contas indicadas acima. Em face da situação apresentada não foi possível opinarmos sobre os saldos das respectivas rubricas informadas, no montante de R$ ,07. Recomendamos que o Regional informe os motivos de não dispor de pessoa habilitada para prestar as informações e disponibilizar os documentos, uma vez que, o Regional foi comunicado previamente da visita da auditoria. Manifestação do CRP16/ES: O Relatório contendo os valores de R$ ,07 (conta Entidades públicas devedoras) foi devidamente entregue ao Auditor Claudio Queiros, através do do referido Auditor. Quanto aos relatórios do imobilizado e intangível não foram entregues, pois estamos na fase final da emissão do Relatório do inventário, conforme exposto no item 5.3. Cumpre informar que os relatórios de Créditos a curto prazo e Créditos a longo prazo, não foi solicitado na primeira relação que a empresa Audilink enviou, entretanto no período da Auditória no CRP16/ES, nos dias 05 a 08 de abril de 2016, a funcionária Responsável pelo setores financeiro e de cobrança, Sra. Mayara Rúbia de Oliveira, estava de atestado médico por cinco dias, sendo assim, a Gerência Administrativa conduziu todo o trabalho do Auditor em paralelo com as demais demandas do Conselho, sendo solicitado a empresa implanta informática os relatórios ora solicitado pelo Auditor, mas no dia 07 de abril de 2016 pela manhã o Auditor Claudio Queiroz recebeu uma ligação referente a uma convocação do concurso público de Furnas do Rio de Janeiro, logo após a notícia o referido Auditor não conseguir finalizar os trabalhos, sendo que no dia 08 de abril de 2016 o último dia da Auditoria, o Auditor foi embora logo pela manhã e o Relatório da Implanta Informática ficou pronto no dia 08/04/2016. Pelo fato do Auditor ter ido embora logo cedo, não deu tempo para o mesmo fazer as devidas verificações. (5.3) IMOBILIZADO

6 O Regional não efetuou o registro da depreciação dos bens móveis e imóveis no ano de 2015, procedimento que está em desacordo com a Resolução CFC nº 1.136/08, que aprovou a NBC T Recomendamos realizar a depreciação dos bens com taxas fixadas de acordo com o prazo da vida útil, para atendimento da legislação citada, e sugerimos considerar os seguintes fatores ao estimar a vida útil econômica de um ativo: (a) a capacidade de geração de benefícios futuros; (b) o desgaste físico decorrente de fatores operacionais ou não; (c) a obsolescência tecnológica; (d) os limites legais ou contratuais sobre o uso ou a exploração do ativo. A vida útil econômica deve ser definida com base em parâmetros e índices admitidos em norma ou laudo técnico específico, e salientamos que a falta do registro da depreciação está afetando o resultado patrimonial do Regional, pois o mesmo está sendo apresentado em valor maior que o real. Manifestação do CRP16/ES: No segundo semestre de 2015, o CRP16/ES fez o processo licitatório para contratação de empresa especializada em elaboração de inventário. Em dezembro de 2015 a empresa emitiu o Relatório de inventario, mas ficou faltando emitir o laudo de avaliação das salas do CRP16/ES. Após a analise da gerencia Administrativa/ Financeira e do Contador do CRP16/ES, foi verificado algumas inconsistência nos relatórios de inventario, foi solicitado à empresa os devidos acertos e estamos aguardando o relatório e laudo final para aprovação e implementação. (5.4) CONFIRMAÇÕES EXTERNAS DE SALDOS Foram enviadas solicitações de confirmações externas ao Regional para que estas fossem enviadas ao Banco do Brasil, para validação dos valores registrados nas contas bancárias e demais registros vinculados às informações disponibilizadas pelo banco. Até a data da conclusão dos trabalhos da auditoria, em 08/abr./16, não recebemos resposta do Banco. Assim, pela ausência destas informações, não foi possível afirmarmos sobre a existência de passivos, garantias, avais ou operações materiais que eventualmente não tenham sido registrados pela Entidade. Manifestação do CRP16/ES: Informamos que protocolamos no Banco Brasil a circularização, conforme solicitação da empresa Audilink. No dia 11 de abril de 2016, a Sra. Adriana Almeida funcionária do Banco do Brasil enviou para o brasilia@audilink.com.br os saldos em conta corrente e conta poupança em nome do Conselho. (5.5) DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS OBRIGATÓRIAS Não recebemos até a data da conclusão dos trabalhos da auditoria as Demonstrações Contábeis obrigatórias do exercício social de 2015, que são: Balanço Patrimonial, Balanço Orçamentário, Balanço Financeiro, Demonstração das

7 Variações Patrimoniais, Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido, Demonstrações dos Fluxos de Caixa e Notas Explicativas. Sugerimos que o Regional encaminhe por escaneados os documentos originais solicitados devidamente assinados pelo contador e representante legal. Manifestação do CRP16/ES: Informamos que todos os relatórios solicitados, a saber: Balanço Patrimonial, Balanço Orçamentário, Balanço Financeiro, Demonstração das Variações Patrimoniais, Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido, Demonstrações dos Fluxos de Caixa, Notas Explicativas e Carta da Administração foram entregues devidamente assinadas pelo Contador, Presidente e Tesoureiro do CRP16/ES, no dia 07/04/2016. Atenciosamente, Cleidiane Tereza de Oliveira Gerente Administrativa Financeira do CRP16/ES.