Ie Serviços de Apoio

Transcrição

1 Ie Serviços de Apoio

2

3 Serviços Centrais Valores em euros Encargos com pessoal Despesas de funcionamento Investimento Total Proveitos Enquadramento da Actividade Os Serviços Centrais asseguram o suporte técnico e logístico de todas as actividades que se realizam anualmente na Fundação no âmbito dos fins estatutários assumidos nos domínios da arte, da beneficência, da ciência e da educação, e são também responsáveis pela gestão e manutenção do património imobiliário detido. Em 2004, este Serviço deu continuidade às prioridades identificadas no ano anterior, insistindo na consciencialização de toda a sua equipa da importância do desempenho das suas funções segundo padrões de qualidade cada vez mais exigentes, impostos por uma sociedade cada vez mais atenta a aspectos ambientais, sociais e de segurança. Assim, foi privilegiada a actuação nas mesmas quatro grandes áreas de intervenção identificadas no ano transacto, nomeadamente: melhoria da qualidade das condições de acolhimento ao público através da continuação de intervenções de renovação e de modernização das infra-estruturas técnicas, tendo em conta requisitos ambientais subjacentes ao conceito de healthy building, bem como através da dotação dos meios técnicos de apoio às actividades promovidas e da formação do pessoal afecto às áreas de relações públicas e do reforço da coordenação centralizada do

4 planeamento das necessidades para assegurar a gestão dos eventos; melhoria das condições de operacionalidade e segurança de toda a infra-estrutura; contribuição para uma maior divulgação das actividades promovidas pela Fundação através do apoio aos Serviços promotores da venda de serviços e de artigos utilizando os canais actualmente disponíveis (lojas, bilheteiras, cedência de espaços); racionalização dos recursos através da contínua renegociação e revisão de contratos de consumo, de fornecimentos de serviços de apoio geral. manutenção da leitura global do espaço, no respeito pela qualidade formal e funcional que o caracteriza. Esta intervenção profunda incluiu ainda a introdução de novas tecnologias e a renovação das infra-estruturas técnicas. Principais Actividades Realizadas em 2004 Melhoria da qualidade no acolhimento ao público Edifícios e Infra-estruturas técnicas a) Reorganização dos espaços da Sede i) Áreas administrativas Prosseguiu, em 2004, o programa de Reorganização e Requalificação dos Espaços Administrativos do edifício da Sede, iniciado em 2001, sob projecto do arquitecto Jorge Spencer, com o apoio do Professor Daciano da Costa. Ficaram concluídas as remodelações das instalações no piso 1 dos Serviços de Educação e Bolsas e de Música e terminou-se praticamente a intervenção na área do Serviço de Belas-Artes. Em todas estas áreas foram também renovados integralmente os periféricos de climatização, de electricidade e segurança, tendo sempre subjacente a transformação da Fundação num healthy building, respeitador das necessidades ambientais requeridas à funcionalidade dos Serviços e ao bem-estar dos seus colaboradores. ii) Camarins individuais Procedeu-se à remodelação integral dos nove camarins (toucadores e instalações sanitárias) e respectivos acessos, sob o projecto da arquitecta Teresa Nunes da Ponte, que se pautou pelo princípio geral da iii) Sala Multimédia da Biblioteca de Arte Foram concluídos os trabalhos de adaptação da área adjacente ao depósito de livros da Biblioteca de Arte, onde foi instalada a sua Sala Multimédia, que se encontra apetrechada com avançados meios tecnológicos, sobretudo audiovisuais e informáticos, permitindo a realização do trabalho de pesquisa e de consulta dentro dos parâmetros de qualidade e modernidade cada vez mais procurados pelos seus utilizadores. iv) Instituto Gulbenkian de Ciência Inseridas no Programa de Remodelação e Modernização do Instituto Gulbenkian de Ciência, foram concluídas, em 2004, as obras relativas à recuperação dos espaços do Departamento de Ensino e à regularização da adução de água ao Instituto. Ficou também resolvido o problema da impermeabilização do posto de transformação situado no edifício da Biblioteca.

5 b) Reabilitação do sistema de climatização na Sede Procedeu-se ao aumento da fiabilidade do sistema de controlo pneumático, à optimização do sistema de vasos de expansão da instalação de ar condicionado, à optimização do processo de distribuição de água quente sanitária e ainda ao reforço do isolamento térmico da central de aquecimento. Espera-se, deste modo, a obtenção de um maior controlo dos consumos que permitirá consequentemente uma gestão de custos mais apurada. c) Projecto paisagístico de renovação dos jardins No quadro do Projecto Paisagístico de Renovação dos Jardins, da autoria do Arquitecto Professor Gonçalo Ribeiro Telles, iniciado em 2002, prosseguiu-se com os trabalhos na zona adjacente ao Museu, tal como consta da fase 2 do projecto. d) Qualidade do ambiente As intervenções a nível de construção civil e a nível logístico desenvolvidas na Fundação têm vindo a integrar progressivamente processos que promovem a qualidade do ambiente de trabalho e de visita do público que habitualmente frequenta as suas instalações. Assim, foi estabelecido em 2004 um acordo com a Universidade do Porto que visa o estudo das necessidades de melhoramentos ao nível das estruturas e infra-estruturas técnicas da Fundação que coloquem as suas instalações na categoria de healthy building. Na sequência deste objectivo, as intervenções que têm vindo a ser realizadas consideraram sempre a utilização de materiais favoráveis ao ambiente, e tiveram em linha de conta a promoção da qualidade do ar desses espaços. Por outro lado, e inserido no Programa de Promoção de Qualidade do Funcionamento Geral da Fundação, que tem como principal objectivo criar condições favoráveis à melhoria do ambiente proporcionado aos seus colaboradores e ao público em geral, foi desencadeada uma campanha de sensibilização de todos os intervenientes na actividade da Fundação com o objectivo de promover a qualidade em todo o ambiente envolvente que passa pela adopção de medidas de reciclagem dos resíduos produzidos nos seus espaços. Assim, foram seleccionados e implementados dois tipos de recolha selectiva nos espaços da Sede e do Museu Calouste Gulbenkian papel e pilhas. Estes processos, implementados no início de Outubro de 2004, tiveram uma adesão interna significativa e ficaram assegurados externamente por uma cadeia de recolha e transporte dos resíduos que é necessária para levar a cabo a sua correcta e definitiva reciclagem. Finalmente, no que se refere ao controlo ambiental, uma preocupação que tem assumido um peso crescente na gestão dos edifícios, verificou-se, à semelhança dos anos anteriores, que os resultados, oficialmente certificados, das análises efectuadas aos edifícios, revelam que a qualidade do ar obedece às regras e aos indicadores internacionais. Apoio a espectáculos e outras actividades Dentro dos Serviços Centrais a equipa de Direcção de Cena e de Audiovisuais é responsável pela articulação e concretização das actividades quer na área de congressos, quer na área de espectáculos realizadas nos seus espaços ou em digressão em Portugal e no estrangeiro. As actividades promovidas e/ou apoiadas pelos diferentes Serviços que constituem a programação anual da Fundação, são criteriosamente analisadas pelos responsáveis dos diferentes sectores de forma a viabilizar os eventos que constituem a temporada de cada ano, passando pela gestão dos recursos humanos e dos meios técnicos, mas salvaguardando sempre a qualidade e imagem pública das acções programadas

6 Esta equipa, consciente da importância que assume uma boa articulação com os Serviços da Fundação responsáveis pela promoção dos espectáculos, congressos e exposições, assegurou, com sucesso, o apoio técnico e de audiovisuais dos 243 espectáculos promovidos pelo Serviço de Música Orquestra, Coro, Ballet, Ciclo das Grandes Orquestras Mundiais e digressões dos agrupamentos artísticos no âmbito da Temporada de Música e Dança. Foram também objecto de acompanhamento técnico por parte desta equipa os 12 espectáculos promovidos no âmbito do programa Criatividade, os 11 concertos promovidos no âmbito do programa Jazz em Agosto e ainda o apoio aos 11 concertos realizados pelo Mosteiro dos Jerónimos no âmbito do programa Música no Manuelino de Belém. Há ainda a acrescentar a contribuição da equipa de audiovisuais e carpintaria na preparação, montagem e manutenção dos equipamentos utilizados nas cinco exposições que necessitaram de apoio deste sector. Relações públicas e apoio a eventos Nesta área pretende-se dar um apoio constante e qualificado aos Serviços da Fundação promotores de eventos, às entidades que realizam qualquer tipo de eventos em espaços da Fundação, aos públicos e visitantes, e ainda aos concessionários de espaços e aos próprios funcionários e colaboradores desta instituição, identificando para esse efeito as diferentes necessidades que requerem distintos níveis de actuação assegurando sempre a transmissão da imagem de marca de qualidade que caracteriza a Fundação. Esta área assumiu este ano nos Serviços Centrais um papel preponderante na dinamização e sensibilização da melhoria de qualidade ambiental, despoletando a campanha de reciclagem de resíduos já referida e assegurando o controlo de qualidade dos alimentos disponibilizados nas cafetarias, bares, restaurante e cantina através da contratação de uma empresa prestadora de consultoria nessa área. Assim, ao longo do ano foi garantido o apoio e assistência, em termos logísticos, aos 305 eventos realizados congressos, seminários, reuniões alargadas, inauguração de exposições ou lançamentos de livros e aos espectáculos promovidos pelos Serviços de Música e pelo CAMJAP, bem como a organização e coordenação dos serviços especiais de catering. Há ainda a assinalar o conjunto de actividades associadas à gestão do contrato e fiscalização dos serviços de limpeza das instalações, à gestão dos contratos de concessão e exploração das cafetarias e dos restaurantes e à gestão e manutenção dos materiais e equipamentos de apoio às salas de jantar da Administração. Melhoria das Condições de Operacionalidade e Segurança Segurança A equipa de Segurança, para além do desenvolvimento da sua actividade normal de apoio a espectáculos, eventos e exposições, privilegiou em 2004 o investimento em equipamentos que visou a modernização e alargamento da rede de comunicações, a ampliação da capacidade de detecção de intrusão, a melhoria do sistema de videovigilância, e o aumento da capacidade e precisão na detecção e combate a incêndios. Em simultâneo, e de modo a assegurar uma rápida resposta em situações de emergência, foram realizados seis exercícios no Grande Auditório e oito exercícios de prontidão das Equipas de Intervenção e Central de Segurança do Edifício Sede. Contribuição para Uma Maior Divulgação Cultural e Científica Vendas No quadro da venda directa bilheteiras, lojas e venda à distância destacam-se as seguintes actividades e iniciativas:

7 implementação da bilheteira on-line para permitir a compra de bilhetes para espectáculos no âmbito da Temporada de Música e Dança através da Internet (este canal de venda teve grande aceitação junto do público que já vem adquirindo bilhetes avulso de forma crescente); renegociação da distribuição das publicações editadas pelo Museu Calouste Gulbenkian, tendo-se procedido à contratação de uma distribuidora vocacionada para publicações de arte. A equipa de Vendas acompanhou ainda a execução de três grandes ofertas de publicações editadas pelos Serviços da Fundação, destinadas essencialmente a bibliotecas nacionais, a entidades da área das artes e ainda a bibliotecas brasileiras. O projecto subjacente a estas ofertas visou transferir para locais de leitura apropriados, as publicações excedentárias ainda existentes em armazém. Racionalização da Gestão A racionalização de custos é uma das prioridades na gestão logística da Fundação, tendo-se prosseguido em 2004 com a revisão de grandes contratos de consumo e de apoio geral, entre os quais se destacam os contratos de manutenção de electricidade e de infra-estruturas técnicas. Central de Compras A Central de Compras, pela natureza da actividade que desenvolve, tem assumido um papel preponderante na sensibilização dos seus clientes internos para a necessidade de assegurar uma uniformização do processo de compras em toda a Fundação que promova maior poder negocial, decorrente, simultaneamente, da concentração e da antecipação dos pedidos e do planeamento das necessidades. Para esse efeito, desenvolveu em 2004 um plano de formação a todos os requisitantes da Fundação que visou actualizar e uniformizar conhecimentos e procedimentos relativos ao processo de compras. A Central de Compras prosseguiu também com a sua política de concentração de fornecedores e de contratualização de compras frequentes, tendo obtido, em 2004, poupanças que ascenderam a 20 por cento na negociação com tipografias, a 24 por cento na negociação em materiais de economato, a 20 por cento em hotéis e a três por cento em viagens. As negociações levadas a cabo em 2004 permitiram ainda a redução de fornecedores no abastecimento de material eléctrico, de cinco para dois, e na compra de material de manutenção mecânica, de dois para um

8 Serviço de Orçamento, Planeamento e Controlo Valores em euros Despesas com pessoal Outras despesas de estrutura Investimentos Total Proveitos O Serviço de Orçamento, Planeamento e Controlo tem por missão assegurar a preparação técnica do Orçamento e Plano de Actividades da Fundação e efectuar o respectivo acompanhamento físico e financeiro das acções aprovadas, através da realização de relatórios periódicos. Assegura, também, a gestão dos sistemas de informação e a realização de projectos de reorganização dos processos de trabalho, quer do ponto de vista dos procedimentos, quer informático. As funções de auditoria interna da Fundação inserem-se, igualmente, na esfera de actuação deste Serviço. Sistemas de Informação Foram executados alguns novos projectos de desenvolvimento, dos quais destacamos: implementação de uma nova solução informática para as vendas a retalho, que veio substituir a antiga aplicação de POS, a qual já não correspondia às necessidades da Fundação; conversão dos dados históricos dos arquivos fotográficos do Museu Calouste Gulbenkian e do Centro de Arte Moderna, para formato digital, no seguimento do módulo para a gestão do arquivo fotográfico, implementado em 2003; adição de novas funcionalidades ao módulo da Intranet em três dos seus canais, designadamente Agenda Comunicação, Catálogo e Lista Telefónica ; registo on-line, que consistiu no desenvolvimento de um módulo Web que permite o registo de participantes em mailing lists de divulgação de eventos, designadamente para as conferências organizadas pela Fundação; foi implementado, também, um interface com a aplicação de contactos MS Outlook, desenvolvida no ano transacto. O desenvolvimento de novas funcionalidades para as aplicações já instaladas, com vista a aumentar a sua utilidade e a satisfazer as necessidades sempre crescentes dos utilizadores, continua a ser uma actividade relevante. Em relação à aplicação SAP (gestão financeira, logística e de recursos humanos) efectuou-se (i) o diagnóstico da situação de liquidação de facturas, nas vendas à consignação e (ii) a implementação da conferência intermédia de requisições de compras, pela alteração do processo de compras, por forma a introduzir uma entidade que efectue a classificação de uma requisição (códigos de artigos), antes de a mesma passar à aprovação. Em relação à aplicação de subsídios e bolsas, realizaram-se os seguintes trabalhos: (i) criação de uma componente de gestão da informação, que permite aos gestores de processo extrair diversos tipos de informação; (ii) melhoria da gestão dos processos plurianuais, com o desenvolvimento de novas funcionalidades e relatórios em formato MS Excel; (iii) criação das candidaturas electrónicas, ferramenta que permite a apresentação de candidatura a subsídios e bolsas através de formulários Web. Foi ainda adjudicada a uma firma externa a concretização do projecto Gestão de Eventos, na sequência da elaboração de um caderno de encargos e da realização de concurso. Este projecto, a iniciar em 2005, permitirá, designadamente, melhorar as condições de organização de concertos e espectáculos, assim como de conferências e seminários.

9 Organização É de realçar o trabalho desenvolvido em cinco Serviços da Fundação responsáveis pela gestão de processos de subsídios e bolsas de estudo. Foi feita a reorganização dos regulamentos e dos formulários dos vários programas de apoio, na perspectiva de optimizar a integração do sistema de informação. Com base nesta reorganização, foram posteriormente informatizados os formulários e desenvolvido o módulo de candidaturas Web na aplicação de subsídios e bolsas. Como resultado desta iniciativa, o novo sistema permite a recolha automática dos dados dos candidatos. Ainda neste âmbito, deu-se início ao projecto de digitalização do expediente de subsídios e bolsas. Foram organizadas bases de dados para a gestão da frota, inventário do Ballet Gulbenkian e gestão da formação. Para a gestão dos contactos (mailings), foram reorganizados aproximadamente 30 mil contactos, para que se pudesse fazer a integração das bases de dados em formato Office com a nova aplicação. A definição de novos procedimentos para a manutenção do Catálogo de Edições foi outra das tarefas desenvolvidas, importante não só para a elaboração do catálogo em papel, mas também para permitir sustentar a Montra Virtual, projecto a lançar em Foi também dado apoio à Comissão de Acompanhamento do Plano de Redução das Existências de Publicações, criada pelo Conselho de Administração em Maio de 2004, através da parametrização e elaboração de listagens, adopção de critérios uniformes de classificação dos materiais e seu ordenamento em grupos de mercadorias. Estudos e Consultoria Na área dos estudos e consultoria, como tem sido habitual e na sequência de encomendas externas às firmas da especialidade, foram realizados os trabalhos relativos à Auditoria Externa ao exercício de 2003, bem como o Estudo Actuarial para cálculo das responsabilidades com as pensões de reforma e sobrevivência e prestações de pré-reforma. No campo da gestão interna da Fundação, foi realizado um estudo Disaster Recovery Plan tendo por base uma recomendação dos auditores externos. Assim, procedeu-se à elaboração de um Plano de Continuidade, que visa minimizar os riscos decorrentes da dependência de algumas actividades dos sistemas informáticos e permitir à Fundação obviar, com rapidez, a eventuais acidentes em áreas prioritárias ou de maior visibilidade externa. Auditoria Interna No âmbito da Auditoria Interna cuja missão é verificar o cumprimento das normas e procedimentos instituídos na Fundação e propor as correcções ou melhorias consideradas adequadas realizaram-se as seguintes acções: acompanhamento dos principais investimentos em obras e equipamentos; verificação trimestral das contas de subsídios e bolsas de estudo; verificação do cumprimento de todas as decisões do Conselho de Administração de natureza financeira e seu registo informático; verificação da autorização de concessões de subsídios e bolsas a todos os Serviços de actividades distributivas, e do cumprimento das normas e utilização da respectiva aplicação informática; análise aos projectos plurianuais do Serviço de Saúde e Desenvolvimento Humano; análise às contas de devedores e credores; análise às contas correntes de fornecedores, de empregados e pensionistas; análise às reconciliações bancárias, para verificação dos casos referidos na carta de recomendações dos auditores externos, referente ao exercício de 2003 e, ainda, abrangendo a totalidade das situações até Agosto de 2004; análise aos recebimentos nas lojas (POS) e respectiva contabilização; verificação do cumprimento das normas de execução orçamental respeitantes às aprovações de despesa no Centro de Arte Moderna; visita ao Centro Cultural Calouste Gulbenkian, em Paris, e elaboração do respectivo relatório

10