Microsoft Excel 2003

Transcrição

1 Associação Educacional Dom Bosco Faculdades de Engenharia de Resende Microsoft Excel 2003 Módulo II Macros e Tabelas Dinâmicas Professores: Eduardo Arbex Mônica Mara Tathiana da Silva Resende 2010

2 Macro no Excel Uma macro é um pequeno programa que contém uma lista de instruções que serão realizadas dentro de uma planilha no Excel. Sendo um repositório de operações, uma macro, pode executar um conjunto de tarefas através de um único procedimento. As instruções que formam o corpo da macro são escritas num código próprio para que o computador as possa entender, essa linguagem é designada por VBA Visual Basic for Applications. Existem duas possibilidades de criação de macros: 1) Através do Gravador de Macros 2) Utilizando o editor e programando em Visual Basic for Applications Gravar uma Macro Menu Ferramentas > Macro -> Gravar nova Macro Ou (para o Excel em inglês) Tools / Macro / Record New Macro. O nome (Macro name ou Nome da Macro) será constituído por um conjunto de caracteres que identificarão a Macro e a sua funcionalidade.

3 Shortcut Key ou tecla de atalho é composto por uma combinação de teclas que poderão ser utilizadas para executar uma macro As macros podem ser armazenadas nas seguintes opções: This Workbook (nessa pasta de trabalho), New Workbook (nova pasta de trabalho) ou Personal Workbook (pasta de trabalho pessoal), sendo que cada uma corresponde a macros de âmbito diferente. Assim deverão armazenar a macro na opção ThisWorkBook (Nessa) para que ela esteja ativada sempre que o documento estiver aberto, e para que ela esteja armazenada no próprio arquivo não correndo o risco de ficar armazenada nas Macros do Excel. No campo Description (Descrição), introduza um comentário à função que poderá ser importante para que não seja esquecido o respectivo objetivo e funcionalidade da macro criada. Clique em OK para iniciar a gravação da macro neste momento será exibida uma toolbar indicando o estado de gravação. Na toolbar Stop Record (Parar Gravação), existem dois botões: Stop Recording e Relative Reference O botão de Stop Recording termina a gravação da macro, o botão de Relative Reference seleciona o modo de gravação da macro se é feito com base em referências relativas (botão selecionado) ou referências absolutas. No caso da toolbar Stop Record desaparecer, poderá voltar a exibi-la fazendo no menu a sequência: View / Toolbars / Stop Record ou Visualizar / Barra de Ferramentas / Parar Gravação (selecione a toolbar). Caso a toolbar não apareça listada a gravação de macros não está ativada.

4 Nota: Tome atenção aos passos que dá quando está gravando pois tudo será registrado, o que significa que quando for executar a macro, esses procedimentos serão efetuados. Exercício Objetivo: Gravar uma macro testando a diferença entre a execução de macros com referências absolutas e relativas. Macro com referências Absolutas 1. Acione a gravação da macro. Atribua-lhe o Short Key (tecla de atalho) Ctrl+P 2. Certifique-se que o botão Relative Reference (referência relativa) está desativado. 3. Clique na célula B3. 4. Escreva AEDB 5. Formate a célula para Bold (Negrito), Itálico, tamanho 18, Small Caps, (utilize o Format / Font ou Formatar / Fonte) 6. Na célula B4 escreva: Faculdades de Engenharia de Resende 7. Na célula B5 escreva: Cursos de Engenharia Elétrica com Ênfase em Eletrônica e Produção Automotiva 8. Pare a gravação da macro. A macro está criada. 9. Apague tudo o que escreveu nas células da coluna B. 10. Clique na célula L Carregue simultaneamente nas teclas Ctrl e P 12. O que aconteceu?

5 Macro com referências Relativas 1. Selecione a célula D5. 2. Acione a gravação da macro. Atribua-lhe o Short Key (tecla de atalho) Ctrl+R 3. Selecione o botão Relative Reference (Referência Relativa). 4. Escreva AEDB na célula que havia sido selecionada. 5. Formate a célula para Bold, Itálico, tamanho 18, Small Caps, (utilize o Format / Font) 6. Na célula D6 escreva: Faculdades de Engenharia de Resende 7. Na célula D7 escreva: Cursos de Engenharia Elétrica com Ênfase em Eletrônica e Produção Automotiva 8. Pare a gravação da macro. A macro está criada. 9. Apague tudo o que escreveu nas células da coluna D. 10. Clique na célula L Carregue simultaneamente nas teclas Ctrl e R 12. O que aconteceu? Porquê? Como funciona a gravação das macros O Excel quando se grava uma macro cria um objeto designado por module no workbook onde registra todas as operações gravadas em linguagem Visual Basic for Applications - VBA. Este módulo não aparece no Excel com as planilhas. Para ser visualizado é necessário abrir o Editor de Visual Basic for Applications: 1. Tools / Macro / Macros ou Ferramentas / Macro / Macros 2. Seleciona-se a Macro e clica-se no botão Edit 3. Poderá visualizar na área do lado direito o código VBA que está associado às macros que gravou. Aí poderá executar as mesmas tarefas que num editor de texto normal: escrever, apagar, copiar, mover, mas instruções de VBA. 4. Tente fazer a leitura do que está escrito e compreenda o procedimento da macro.

6 Criando macros Quando você iniciar o gravador de macro você pode escolher para anexar a macro a uma tecla do teclado. Quando ela foi gravada você apenas clicou na tecla que você escolheu e a macro por outro lado fez isto novamente. Desenvolva a macro Excel com esta lição passo a passo sobre como usar o Gravador de Macros do Excel. 1. Clique em Ferramentas /Macro /Gravar Macro 2. Dê um nome para a macro 3. Crie uma formatação qualquer em uma célula (alinhamento, centralizado,...) 4. Parar Macro 5. Salve o arquivo 6. Teste o arquivo em Ferramentas / Macro / Macro / Executar Macro 7. Não esqueça de mudar o nível de segurança para Baixo em: Ferramentas / Macro / Segurança / Baixo Teste a macro e verifique se está funcionando. Agora vamos criar um botão para executar esta macro. Clique em: 1. Exibir / Barra de Ferramentas / Personalizar / Comandos / Macro 2. Clique no botão que tem o desenho de um smile e arraste até a barra de ferramentas Formatação 3. Clique em modificar seleção 4. Mude o nome do botão; 5. Altere a imagem; 6. Edite a imagem do botão; 7. Atribua a macro a este botão O botão da macro está criado. Agora vamos testar. Note que quando abrimos uma nova pasta e executamos a macro o arquivo que foi criado a macro é aberta também.

7 Para corrigir isso pressione Alt + F11. Abrirá o modulo em VBA. Clique em Modulo e lá terá a macro. Digite antes do End Sub: Workbooks( ALINHAMENTO.XLS ).CLOSE Vamos fazer outro exercício sobre macro criando um botão que irá gerar um relatório: 1. Abra a planilha PlanilhaAluno.xls 2. Nomeie os intervalos (vendedores, produtos e preço) 3. Crie uma lista de validação para Vendedor e produto (dados / validação / lista / Origem (=vendedores); 4. Crie uma barra de rolagem para a Quantidade; 5. Use =PROCV(B2;Preco;2) para buscar o preço; 6. Calcule o preço total =D2*C2 Até aqui criamos a estrutura da planilha. Criaremos uma macro que gere um relatório sobre as vendas efetuadas, para isso: 1. Clique em Ferramentas / Macro / Gravar Nova Macro ; 2. Dê um nome para a macro; 3. Selecione os dados para constar no relatório (Vendedor, Produto, Quantidade, Preço. Unit e preço total) 4. Copie os dados (Crtl + C); 5. Vá para a planilha Relatório de Vendas; 6. Pressione Crtl + para ir a última coluna da planilha; 7. Pressione Crt + para ir a primeira coluna da planilha; 8. Clique em Referência relativa e pressione a setinha para ir uma linha para baixo;

8 9. Clique novamente em Referência relativa ; 10. Clique em colar / Colar Especial / Valores; 11. Volte para a planilha Controle de Vendas e para a macro 12. Pressione Esc para tirar a seleção do copiar; 13. Clique na barra de ferramentas formulário em Botão; 14. Associe a macro criada e este botão; 15. Teste a macro. Executar uma Macro A execução de uma macro pode ser concretizada de diversas formas: Tecla de Atalho Shortcut Key Botão na Barra de Ferramentas (Toolbar) Run / Executar Comando no Menu Editor de Visual Basic for Applications Tecla de Atalho Shortcut Key A associação a teclas de atalho é realizada quando a macro é criada. Botão na Barra de Ferramentas (Toolbar) Para associar uma Macro a um Botão: 1. View / Toolbars / Customize Visualizar / Barra de Ferramentas /Customizar 2. Na janela do Customize selecione a guia Commands (Comandos) 3. Selecione a categoria Macro

9 4. Na área dos Commands serão exibidos dois itens: Custom Menu Item e Custom Button. Selecione este segundo e arraste-o com o mouse até à Toolbar onde o pretende inserir. Atenção só poderá inserir o botão quando o ponteiro do mouse ficar com a forma I. Nesse momento libertará o botão do mouse utilizado para arrastar e verificará que será criado um novo botão. 5. Na janela de Customize poderá ainda utilizar dois botões que se encontram na área do Selected Command: a) Description que exibe um texto explicando o que o comando selecionado faz. b) Modify Selection semelhante ao clique sobre o botão criado, exibe uma série de tarefas possíveis para configuração do botão (ver operações seguintes).

10 6. Clique sobre o botão Modify Selection- abrindo um menu de tarefas possíveis para a configuração do botão a) No último grupo de configurações existe uma opção designada por Assign Macro. Esta opção permite indicar qual a macro que deverá ser executada sempre que se clica no botão; b) No terceiro grupo existem 4 estilos diferentes de exibir o botão: só com texto, com texto e imagem ou somente com imagem. Se selecionar o estilo Texto e Imagem, será exibido no botão além da imagem o nome associado; c) Na opção Name indique o nome que pretende ver associado ao botão; d) Para alterar a imagem associada ao botão poderá: optar por uma imagem diferente, alterar a que está a visualizar ou a construir a sua. Para isso clique sobre a tarefa de Change Button Image.

11 Modificar uma Macro de um Botão 1. Tools / Customize 2. Arraste o botão da toolbar até ao documento 3. Solte-o Comando Run/Executar 1. Tools / Macro / Macros 2. Na caixa de diálogo Macros seleciona-se a macro pretendida na lista da Macro Name Clique sobre o botão Run Associação de uma Macro a um Comando do Menu 1. View / Toolbars / Customize (Visualizar / Barras de Ferramentas / Customizar) 2. Na janela do Customize encontra-se na Guia Commands (Comandos) 3. Selecione a categoria Macro 4. Na aérea dos Commands será exibido um item de Custom Menu Item, selecione-o e arraste-o com o mouse até a uma posição do menu que lhe interesse por exemplo pode introduzir numa das listas de opções do menu (Arquivo, Visualizar, ) ou então criar como uma nova opção do Menu..

12 5. Para criar uma nova lista no menu deverá : a) Selecionar a categoria New Menu b) Na área dos Commands será exibida a opção New Menu (Novo Menu), que deverá arrastar até à barra dos menus c) Poderá alterar o seu nome clicando no botão de Modify Selection (Modificar Seleção) d) Esta nova lista terá o mesmo comportamento que a outras

13 6. Na janela de Customize poderá ainda utilizar dois botões que se encontram na área do Selected Command: a) Description que exibe um texto explicando o que o comando selecionado faz. b) Modify Selection semelhante ao clique sobre o menu ou comando de menu criado, exibe uma série de tarefas possíveis para configuração Colocando no Excel o Menu Criado 1. Tools / Customize 2. Arraste o Menu ou Comando do Menu até ao documento e solte-o.

14 Tabelas Dinâmicas no Excel Como introdução criaremos um primeiro Relatório de Tabela Dinâmica. Vamos utilizar, como fonte de dados, uma lista de informações sobre vendas, de uma planilha do Excel. A lista é composta dos seguintes campos: Número do Pedido Nome da Empresa Data do Pedido Cidade de Destino País de Destino Ano Trimestre Vendas A planilha é composta de 830 registros. Parte dos dados é exibida na Figura a seguir:

15 Na Lista da Figura anterior temos o que chamamos de uma listagem "bruta", ou seja, sem nenhuma forma de totalização, cruzamento ou agrupamento. Com base na listagem "bruta", podemos fazer algumas análises e perguntas, tais como: Qual o total de vendas por trimestre para o ano de 1997? Qual o total de Vendas para cada empresa, no segundo trimestre de 1996? Além de responder a essas perguntas (e outras tantas), seria importante ter uma ferramenta que nos permitisse, rapidamente alterar um ou mais critérios. Por exemplo, com um simples clique de mouse eu poderia passar a exibir o total de vendas trimestrais para o ano de 1997, ao invés de para o ano de Tudo isso é possível com o uso de Tabelas Dinâmicas??? Então vamos à pratica, criando o nosso primeiro Relatório de Tabela Dinâmica. Exemplo 1: Usar os dados da planilha, para criar um relatório dinâmico, onde possamos analisar, facilmente, o total de vendas por Cliente, por trimestre. Usar o campo Ano como Campo de página, para que possa ser feita a Filtragem das vendas por ano. 1. Abra o Microsoft Excel. 2. Abra a planilha. 3. Selecione o comando Dados -> Relatório de tabela e gráfico dinâmicos... Será aberto o Assistente de tabela dinâmica e gráfico dinâmico. Na primeira etapa do assistente devemos informar qual a fonte de dados que será utilizada como base para a tabela dinâmica. No nosso exemplo usaremos os dados da lista na própria planilha do Excel. Certifique-se de que a opção Banco de dados ou lista do Microsoft Excel esteja selecionada, conforme indicado na Figura a seguir:

16 4. Clique no botão Avançar para seguir para a próxima etapa do assistente. 5. Nessa etapa o Excel pergunta onde estão os dados que farão parte do relatório de tabela dinâmica. Observe que, por padrão, ele já sugere toda a faixa onde está a lista de dados, conforme indicado na Figura a seguir. Caso seja necessário você pode alterar a faixa de dados. 6. Clique no botão Avançar para seguir para a etapa final do assistente. 7. Nessa etapa você define se o relatório de tabela dinâmica será construído na própria planilha onde estão os dados, ou em uma nova planilha. Selecione a opção Nova planilha, conforme indicado na Figura a seguir e clique em OK.

17 8. Você estará de volta ao Excel. Nesse momento o Excel exibe uma planilha com as áreas bem definidas da tabela dinâmica (posteriormente existe a descrição dos elementos que compõem uma Tabela Dinâmica) e também exibe a barra de ferramentas Tabela dinâmica. Nessa barra estão os campos da fonte de dados. Para construir a tabela dinâmica, basta arrastar cada campo para a respectiva posição. 9. Na Figura a seguir temos a tela inicial, onde os campos ainda não foram arrastados para as respectivas posições no relatório de tabela dinâmica.

18 10. No nosso exemplo vamos começar pelo campo Ano. Esse campo será um item de página, ou seja, ao selecionarmos um valor para o ano, o relatório será filtrado para exibir o total de vendas apenas para o ano selecionado. 11. Arraste o campo Ano para a área onde está escrito: Solte campos de página aqui. 12. O campo Nome da Empresa irá formar as linhas do nosso relatório, ou seja, para cada cliente diferente, teremos uma linha diferente no relatório. 13. Arraste o campo Nome da Empresa para a área onde está escrito: Solte campos de linha aqui. 14. O campo Trimestre irá formar as colunas do nosso relatório, ou seja, para cada trimestre diferente, teremos uma coluna diferente no relatório. 15. Arraste o campo Trimestre para a área onde está escrito: Solte campos de coluna aqui. 16. Os itens do nosso relatório serão formados pelas vendas. 17. Arraste o campo Vendas para a área onde está escrito: Solte itens de dados aqui. 18. Observe que, rapidamente, o Excel calcula, automaticamente o total de vendas por Empresa e por trimestre, conforme indicado na Figura a seguir: 19. Observe que também é calculado o Total Global, com a soma dos quatro trimestres - coluna F, bem como o Total Global por cliente - linha 94.

19 Agora vamos aprender a utilizar os comandos que mostram a facilidade para obter diferentes visualizações dos dados de uma tabela dinâmica no Excel. Exemplo: Usar o campo de página - Ano, e o campo de linha - Nome da empresa e o campo de coluna - Trimestre, para aplicar filtros à Consulta Dinâmica criada. 1. Abra a lista Ano, na parte de cima da tabela. Observe que são exibidos os valores para os anos em que existem pedidos, conforme indicado na Figura a seguir:

20 2. Clique no valor 1997 e depois clique em OK. Observe que os valores da tabela dinâmica são filtrados para exibir apenas os totais correspondentes aos pedidos de Compare os valores desta Figura (somente pedidos para 1997) com os valores da figura com todos os pedidos. 3. Agora já tivemos, digamos assim, uma pequena idéia do que é possível de ser feito com tabelas dinâmicas. Com um simples clicar de mouse, aplicamos um filtro para o ano de Vamos continuar testando as capacidades de filtragem da tabela dinâmica. 5. Abra a lista Trimestre. Observe que são exibidos os valores para os trimestres do ano de 1997, nos quais existem vendas. Cabe lembrar que estamos com o filtro para o ano de 1997 ainda ativo. Caso não fossem exibidos os quatro trimestres na lista, isso significaria que não houve vendas para os trimestres

21 que não estivessem sendo exibidos. Para o ano de 1997 existem vendas para todos os trimestres, conforme indicado na Figura a seguir: 6. Vamos supor que você queira exibir apenas as vendas para o segundo semestre de 1997 (Trim3 e Trim4). Desmarque o Trimestre 1 e o Trimestre 2. Clique em OK. Observe que os valores da tabela dinâmica são filtrados para exibir apenas os totais correspondentes aos pedidos do segundo semestre de 1997 (Trimestres 3 e 4). Compare os valores da primeira figura (somente pedidos para 1997) com os valores da Figura a seguir (somente os pedidos para o segundo semestre de 1997). Vamos aprender a filtrar os dados usando o campo de página e também os campos de coluna e de linha. Exemplo: Voltar a exibir o total de vendas para todos os pedidos, ou seja, retirar

22 os filtros aplicados e aplicar novos filtros, por cliente. Adicionar os campos País de Destino e Cidade de Destino como campos de página. Utilizaremos esses campos para aplicar dois ou mais critérios de filtragem, como por exemplo: Pedidos para o Brasil, cidade de São Paulo no ano de Abra a lista Ano, clique na opção Tudo e depois clique em OK. Com isso estamos removendo o filtro para o ano de Abra a lista Trimestre e marque os quatro trimestres, conforme indicado na Figura a seguir e clique em OK: 3. Agora estamos sem nenhum filtro aplicado à Tabela Dinâmica. O próximo passo será adicionar os campos País de Destino e Cidade de Destino, como campos de página. 4. Parra arrastar os campos é preciso que a barra de ferramentas Tabela Dinâmica, indicada na Figura a seguir, esteja sendo exibida: Nota: Se a barra de ferramentas Tabela Dinâmica não estiver sendo exibida, selecione o comando: Exibir -> Barra de ferramentas -> Tabela dinâmica.

23 5. Clique no campo País de Destino e arraste-o para a área de campos de página, ao lado do campo Ano. 6. Clique no campo Cidade de Destino e arraste-o para a área de campos de página, ao lado do campo País de Destino. 7. A sua planilha deve estar conforme indicado na Figura a seguir: 8. Agora podemos aplicar filtros por Ano, por País de Destino e por Cidade de Destino. Vamos iniciar filtrando apenas o total de vendas para os pedidos do Brasil. 9. Abra a lista País de Destino. Observe que são exibidos os valores para todos os países para os quais existem pedidos, conforme indicado na Figura a seguir:

24 10. Clique em Brasil e depois clique em OK. Observe que os valores da tabela dinâmica são filtrados para exibir apenas os totais correspondentes aos pedidos do Brasil. 11. Agora, dentro do Brasil, vamos filtrar apenas o total de vendas para o ano de 1997, ou seja, será calculado o total de vendas, por trimestre, para o ano de Abra a lista Ano. Observe que são exibidos os valores para os anos em que existem pedidos. 13. Clique no valor 1997 e depois clique em OK. Observe que os valores da tabela dinâmica são filtrados para exibir apenas os totais correspondentes aos pedidos de 1997 para o Brasil, conforme indicado na Figura a seguir: 14. Observe que no início da planilha são exibidos os filtros que estão sendo aplicados. País de destino Brasil e Ano = Vamos filtrar um pouco mais. Vamos definir que seja exibido o total de vendas, por trimestre, apenas para a Cidade de São Paulo, mantendo os critérios anteriores, ou seja, ficaremos com Brasil São Paulo Abra a lista Cidade de Destino. Observe que são exibidos os valores para todos as cidades para as quais existem pedidos. Clique em São Paulo e depois

25 em OK. Pronto, será exibido o total de vendas apenas para os pedidos que atendem aos três critérios: Brasil São Paulo Observe que com o uso e tabelas dinâmicas é extremamente simples definir e alterar critérios de filtragem. De uma maneira rápida e fácil, podemos obter diferentes visões do mesmo conjunto de dados.