PROCEDIMENTO ELABORAÇÃO, REVISÃO, EXECUÇÃO E MONITORIZAÇÃO DO PLANO DE PREVENÇÃO DE RISCOS DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS (PPRCIC)

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1 OBJETIVO Concretizar, regulamentar e dar a conhecer o estabelecido nas Recomendações do Conselho de Prevenção da Corrupção (CPC), designadamente as datadas de 1 de julho de 2009, de 7 de abril de 2010 e de 1 de julho de 2015, em matéria de elaboração, revisão, execução e monitorização do denominado Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas (PPRCIC) do Hospital de Magalhães Lemos, EPE (HML, EPE). RESPONSABILIDADE Compete ao Conselho de Administração a divulgação, aos Responsáveis infra referenciados e a todos os Profissionais do HML, EPE a observância do presente procedimento. DESCRIÇÃO 1. Caraterização da diretiva de que emana o PGRCIC A elaboração do PGRCIC do HML, EPE decorre da Recomendação do CPC de 01 de Julho de Divulgação do PPRCIC As versões atualizadas do PPRCIC são publicadas no sítio da internet e na intranet da do HML, EPE, deste modo assegurando a sua indispensável divulgação junto dos seus destinatários. 3. Requisitos de elaboração do PPRCIC Em conformidade dom a aludida Recomendação CPC de 1 de julho de 2015, o PPRCIC obedece aos requisitos seguintes: Assume-se como resultado de um processo de análise e reflexão interna das entidades/unidades orgânicas respetivas ou seja, a abordagem utilizada consiste em partir da base para o topo 2 ; Intenta identificar de modo exaustivo os riscos de gestão, incluindo os de corrupção, bem como as correspondentes medidas preventivas. 1 Cfr 2 E não top-down. Ou seja, os riscos são identificados relativamente às funções, ações e procedimentos realizados por todas as unidades da estrutura orgânica do HML, EPE (incluindo os gabinetes, as funções e os cargos de direção de topo, mesmo quando decorram de processos eletivos). Responsável Geral pela Elaboração, Revisão, Execução e Monitorização do PPRCIC 15/01/

2 4. Responsáveis pela execução e atualização do PPRCIC 4.1. O PPRCIC integra um responsável geral pela sua elaboração, revisão, execução e monitorização (RGEREM), bem como pela elaboração dos correspondentes relatórios anuais Para além do RGEREM, a execução, revisão e subsequente coordenação parcelar do PPRCIC é assegurada por vários responsáveis sectoriais A compilação/integração dos vários e periódicos contributos sectoriais é assegurada pelo RGEREM, a quem deverão ser remetidos os documentos e s pertinentes. 5. Áreas sectoriais de responsabilidade e lista nominativa dos responsáveis 5.1. De acordo com o acima estabelecido, infra se enuncia a lista nominativa dos responsáveis (por ordem alfabética das áreas de responsabilidade agora determinadas): Âmbito de Responsabilidade Alimentação Aprovisionamento Auditoria Interna Comissão de Ética Comissão de Farmácia e Terapêutica Conselho de Administração Farmácia Gabinete de Gestão da Qualidade Gestão Contratual Gestão da Informação Gestão de Doentes Gestão de Recursos Humanos Gestão Financeira, Estatística e Análise Instalações e Equipamentos RGEREM Serviços Hoteleiros Identificação dos Responsáveis Odete Sousa Amélia Ribeiro Ana Gomes João Barreto Joaquim S. Ramos Alberto Peixoto Isabel Grilo Sofia Girão Liliana Pereira Ricardo Cardoso Guida Martins Liliana Pereira Iris Leite Serafim Moura António Barata Manuel Branco 3 Os quais poderão constituir um capítulo próprio dos relatórios de atividade do HML, EPE. Responsável Geral pela Elaboração, Revisão, Execução e Monitorização do PPRCIC 15/01/

3 5.2. O elenco de áreas sectoriais de responsabilidade, bem como a designação dos respetivos responsáveis nominais poderá, sempre que pertinente, conhecer alterações/aditamentos. 6. Atribuições dos responsáveis O quadro seguinte identifica os intervenientes e as respetivas funções e responsabilidades: Responsáveis RGEREM Responsáveis Sectoriais do PPRCIC 4 Serviço de Auditoria Interna Gestão do PPRCIC Função e Responsabilidades É o gestor do PPRCIC; Coordena a arquitetura e os critérios da gestão de risco, cuidando da sua revisão; Acolhe os riscos detetados pelos responsáveis sectoriais, incorporando-os no PPRCIC. Acompanha a execução das medidas previstas no Plano e elabora o respetivo relatório anual e relatórios de acompanhamento; Desenvolve o acompanhamento através de inquéritos e ações específicas. Compete-lhes a identificação dos riscos, a graduação dos mesmos, o enunciado das medidas de prevenção e a responsabilidade pela implementação dessas medidas São os responsáveis pela organização, aplicação e acompanhamento do Plano na parte respetiva; Identificam, recolhem e comunicam ao RGEREM qualquer ocorrência de risco com provável gravidade; Responsabilizam-se pela eficácia das medidas de controlo do risco na sua esfera de atuação. Apoia o RGEREM na conceção e definição da arquitetura e estratégia da gestão de riscos e na implementação do respetivo processo de gestão; Promove a comunicação com as outras unidades orgânicas no âmbito da gestão de riscos. 4 Os riscos identificados e respetiva dimensão, são o resultado de avaliação conjunta efetuada pelos dirigentes e/ou responsáveis das unidades orgânicas. Responsável Geral pela Elaboração, Revisão, Execução e Monitorização do PPRCIC 15/01/

4 7. Metodologia de Análise do Risco 5 Itinerário de Análise Critérios de Análise Questões a Responder Definição do contexto Identificação do Risco Análise do Risco Avaliação do Risco Desenvolvimento, Tratamento e Controlo do Risco Estratégico Operacional Data Área Descrição Probabilidade Gravidade da consequência Elevado Moderado Fraco Evitar Prevenir Transferir Aceitar Quais as áreas de atividade e as características da organização? Quais são as suas missões e objetivos? O que pode acontecer? Como pode acontecer? Quando pode acontecer? Há oportunidade para aperfeiçoamento? Quais as causas da ocorrência do risco? Quais os efeitos caso o risco ocorra? O risco é estratégico ou operacional? Como podem estes efeitos ser reduzidos? Quais as medidas de prevenção do risco? Qual a eficiência operacional? O que resulta da comparação dos custos e dos benefícios do risco? A atividade geradora do risco deve ou não prosseguir? Como reduzir/controlar as probabilidades e consequências da ocorrência? Pode delegar-se num terceiro total ou parcialmente a atividade ou o efeito do risco, através de contratos, parcerias, seguros, etc. O risco é aceitável face ao custo/benefício a que está associado? Houve aperfeiçoamentos organizacionais? Acompanhamento, Revisão e Anual Qual a periodicidade do Acompanhamento 5 In Plano de Prevenção de Riscos de Gestão Tribunal de Contas. Responsável Geral pela Elaboração, Revisão, Execução e Monitorização do PPRCIC 15/01/

5 Atualização do Plano Semestral do Impacto do Risco? Qual a efetividade da Revisão do Risco? Houve mudança no grau de prioridade do risco? Comunicação e consulta Informação Divulgação Quem é afetado? Quem necessita saber? Quem deve ser responsável? 8. Relatório Anual de Execução do PPRCIC 8.1. O acompanhamento da aplicação das medidas enunciadas é da responsabilidade do RGEREM, que, até 15 de março de cada ano, deverá apresentará anualmente um relatório de execução, que contemple, nomeadamente: A identificação das medidas adotadas e das medidas por adotar; A descrição dos riscos eliminados ou cujo impacto foi reduzido e daqueles que se mantêm; Os riscos identificados ao longo do ano que não foram considerados no plano inicial O relatório geral elaborado pelo RGEREM será a compilação dos vários relatórios parcelares elaborados, até 15 de fevereiro de cada ano, pelos responsáveis sectoriais Como elementos de suporte ao relatório geral de execução e, a montante, aos relatórios parcelares elaborados pelos responsáveis sectoriais, deverão, para além da componente descritiva, ser preenchidos os mapas constantes do Anexo I. 9. Divulgação do PPRCIC junto dos trabalhadores 9.1. Ações de formação e de informação sobre a temática da corrupção 7 O Centro de Formação Contínua deverá integrar no seu Plano Anual de Formação ações regulares de formação, divulgação, reflexão e esclarecimento do PPRCIC junto dos trabalhadores, em particular havendo como destinatários os elementos adstritos às áreas funcionais identificadas como áreas de risco. 6 Estes riscos deverão ser incorporados no PPRCIC, aquando da sua revisão periódica. 7 Prevê-se a formulação de convites a auditores de instâncias externas, designadamente de tutela. Responsável Geral pela Elaboração, Revisão, Execução e Monitorização do PPRCIC 15/01/

6 9.2. Divulgação junto dos Colaboradores das áreas funcionais identificadas como áreas de risco Complementarmente, os vários responsáveis sectoriais deverão garantir a afixação e conhecimento, por parte dos seus colaboradores, dos quadros consignando as áreas de risco e as possíveis infrações diretamente delas emergentes ou conexas Destinatários e conteúdos Destinatários: Responsáveis de Departamento e Serviços; alguns elementos chave (SA, SIE, Serviços Farmacêuticos, Alimentação, Gestão Financeira, Gestão de Recursos Humanos, Gestão da Informação); Conteúdos a abordar: simulação de observância das atribuições impendendo sobre os Responsáveis Sectoriais; ética e valores do hospital, seu impacto na avaliação no reconhecimento e na promoção de pessoas; corrupção e seus efeitos: económicos, na sociedade; no HML, EPE, no SNS e Estado; exemplos tipo de corrupção e de uso indevido de recursos. Como prevenir e colaborar nesta área (organização, responsabilização e prestação de contas; auditorias e inspeção); luta contra corrupção vista como integrando a gestão de risco não clinico como elemento essencial à boa gestão e à melhoria de resultados; Divulgação de informação diversa junto dos responsáveis (legislação, documentos de auditorias, conclusões e recomendações) para complemento de formação e desenvolvimento. 10. Quadro-matriz de identificação de áreas de risco de corrupção e infrações conexas No Anexo II, representa-se o quadro-matriz de identificação de áreas de risco de corrupção e infrações conexas 8. Os responsáveis sectoriais deverão assegurar o seu integral preenchimento, aditando riscos e comportamentos funcionais aos que se encontram já tipificados no Anexo IV do PPRCIC 9. A atualização dos quadros-matriz de cada área funcional deverá ser periodicamente atualizada, designadamente observando o calendário fixado no item 8.2. supra. 8 No endereço incluem-se vários quadros referentes a áreas funcionais identificadas como áreas de risco (cfr. Anexo IV do documento inserido neste site, bem como na intranet do HML, EPE). 9 Cfr. endereço acima identificado: e intranet do HML, EPE. Responsável Geral pela Elaboração, Revisão, Execução e Monitorização do PPRCIC 15/01/

7 ANEXOS Anexo I Mapas integrantes dos relatórios parcelares elaborados pelos responsáveis sectoriais (matrizes) Anexo II - Quadro de identificação de áreas de risco de corrupção e infrações conexas (matriz) PRINCIPAIS DOCUMENTOS RELACIONADOS Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas (PPRCIC) do Hospital de Magalhães Lemos, EPE POL.001.GGR Notificação de Acontecimentos Adversos POL.001.RNC - Sistema de reporte de acontecimentos adversos PRO.002.GGR Metodologia de Avaliação do Risco PRO.087.HML Gestão de Contratações PRO.105.HML - Procedimento de Notificação e Gestão de Incidentes Sentinela PRO.106.HML Exposições, Reclamações, Sugestões e Consultas de Funcionários REG.002.HML Auditoria Interna REG.008.HML - Regulamento da Gestão do Risco REG.021.HML Regulamento do Serviço de Auditoria Interna REG.022.HML Comunicação de Irregularidades na Organização e Funcionamento do HML, EPE Regulamento Interno do Hospital de Magalhães Lemos, EPE 10 PRINCIPAL BIBLIOGRAFIA Plano de Prevenção de Riscos de Gestão da Direção Geral do Tribunal de Contas Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas do IGFSE 10 Cfr. Anexo II Regulamento Interno HML Responsável Geral pela Elaboração, Revisão, Execução e Monitorização do PPRCIC 15/01/

8 ANEXO I Mapas integrantes dos relatórios parcelares elaborados pelos responsáveis sectoriais Responsável Geral pela Elaboração, Revisão, Execução e Monitorização do PPRCIC 15/01/

9 A.- Medidas adotadas 11 Mapas integrantes dos relatórios parcelares elaborados pelos responsáveis sectoriais MAPA 1 ÁREA FUNCIONAL: RESPONSÁVEL SECTORIAL: Riscos Identificados Medidas adotadas Resultados Obtidos Evidência 11 As medidas adotadas serão inventariadas e caracterizadas pelos denominados responsáveis sectoriais, assim se constituindo, deste modo, como uma das suas atribuições. Responsável Geral pela Elaboração, Revisão, Execução e Monitorização do PPRCIC 15/01/

10 B.- Medidas por adotar Mapas integrantes dos relatórios parcelares elaborados pelos responsáveis sectoriais MAPA 2 ÁREA FUNCIONAL: RESPONSÁVEL SECTORIAL: Riscos Identificados Medidas por adotar Nova calendarização Responsável Geral pela Elaboração, Revisão, Execução e Monitorização do PPRCIC 15/01/

11 C.- Novos riscos identificados Mapas integrantes dos relatórios parcelares elaborados pelos responsáveis sectoriais MAPA 3 ÁREA FUNCIONAL: RESPONSÁVEL SECTORIAL: Novos riscos identificados Função/Processo/Circuito Unidade Orgânica Risco/Situação Responsável Geral pela Elaboração, Revisão, Execução e Monitorização do PPRCIC 15/01/

12 ANEXO II Quadro-matriz de identificação de áreas de risco de gestão/corrupção e infrações conexas Cfr. Anexo IV. Cfr. também estes quadros na intranet do HML, EPE. Responsável Geral pela Elaboração, Revisão, Execução e Monitorização do PPRCIC 15/01/

13 Quadro-matriz de identificação de áreas de risco de gestão/corrupção e infrações conexas ÁREA FUNCIONAL: RESPONSÁVEL SECTORIAL: Riscos Identificados Gravidade das Consequências (C) Probabilidade de Ocorrência (P) Quantificação do Risco (CxP) Prioridade de Intervenção 15 Metodologia de Controlo 13 Grau de probabilidade deverá ser aferido a partir da própria caracterização de cada uma das funções. 14 In Parte IV (Modelo de Gestão do Risco), pág. 56, do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas - Cfr. Cfr. também este documento na intranet do HML, EPE. 15 Idem nota supra. Responsável Geral pela Elaboração, Revisão, Execução e Monitorização do PPRCIC 15/01/