Sumário 1. Notas introdutórias 2. Dados da comarca e do arquivo central

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2 FICHA TÉCNICA Título: Arquivos centrais quatro anos depois: balanço e perspetivas Autores: Francisco Sampaio (coordenação e redação), Carla Freitas, Cláudia Ferreira, Cristina Cardoso, Margarida Costa, Maria Adriana Magalhães, Paula Mota Gráficos: Cristina Cardoso Direção-Geral da Administração da Justiça - Divisão de Apoio à Gestão Documental, novembro de

3 Sumário 1. Notas introdutórias Valores(es) e gestão da documentação judicial Nova organização judiciária e arquivo central da comarca Arquivos centrais: localização Instrumentos de apoio e de acompanhamento da atividade nos arquivos centrais Caminhos a percorrer (4 anos após): tratamento dos processos físicos e desmaterialização Dados da comarca e do arquivo central 15 Comarca dos Açores 17 Comarca de Aveiro 19 Comarca de Beja 23 Comarca de Braga 27 Comarca de Bragança 31 Comarca de Castelo Branco 35 Comarca de Coimbra 39 Comarca de Évora 43 Comarca de Faro 47 Comarca da Guarda 51 Comarca de Leiria 55 Comarca de Lisboa 57 Comarca de Lisboa Norte 61 Comarca de Lisboa Oeste 65 Comarca da Madeira 67 Comarca de Portalegre 69 Comarca do Porto 71 Comarca de Porto Este 77 Comarca de Santarém 81 Comarca de Setúbal 85 Comarca de Viana do Castelo 89 Comarca de Vila Real 93 Comarca de Viseu 97 3

4 3. Considerações conclusivas 100 Primeira: arquivos centrais das comarcas: crescimento absoluto e relativo e peso no contexto da comarca 100 Segunda: realidades diversas sob o mesmo nome 103 Terceira: trabalho a desenvolver, definição e contratualização de objetivos e recursos humanos (assistentes técnicos) 104 Quarta: instalações: projetos e situações a melhorar 106 Legenda Documentação instalada Assistentes técnicos Arquivo central Formação em arquivo Processos eliminados e por eliminar Processos remetidos e por remeter ao arquivo distrital Arquivo sem espaço Propostas/soluções 4

5 Cabe especialmente ao Estado: a) Garantir a qualidade das instalações destinadas aos arquivos; b) Garantir a conservação e a valorização da documentação; c) Programar e regulamentar a avaliação, a seleção e a eliminação da documentação. (Art.º 3.º da Lei de Bases dos Arquivos e do Património Arquivístico, aprovada pelo Decreto Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro) Compete aos serviços ( ) a implantação de sistemas de gestão de documentos, garantindo-lhes e provendo-os de instrumentos, recursos e infraestruturas de apoio aos referidos sistemas. (Idem art.º 14.º) 5

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7 1. Notas introdutórias 1.1. Valor(es) e gestão da documentação judicial O tríplice valor da documentação dos tribunais, para funções judiciais, para garantir direitos e deveres constituídos e para o conhecimento da realidade social 1, associado à sua extensão - mais de m - não podem deixar de motivar às entidades produtoras da documentação - os tribunais -, mas também a quem tem por missão apoiar o funcionamento dessas entidades - a DGAJ - e a quem atua na vertente da programação de empreitadas de construção, remodelação, ampliação, adaptação e conservação de instalações - o IGFEJ -, a concessão de atenção aos arquivos judiciais. O objetivo perseguido é criar nos arquivos judiciais uma dinâmica permanente que permita a conservação, o controlo do crescimento e a utilização da documentação na tripla perspetiva acima mencionada: recurso de informação para a atividade judicial, para a salvaguarda de direitos e obrigações consubstanciados nos documentos e para a investigação de natureza científica. Na consecução deste objetivo, a Cultura é, no atual quadro legal, um parceiro da Justiça, pois é para os Arquivos Distritais, em regra dependentes do Ministério da Cultura 2, que deverão, findos dados prazos, ser remetidos os processos judiciais considerados de conservação permanente Os processos judiciais não esgotam o seu valor na função judicial, são, também, importantes fontes para o conhecimento da realidade social na medida em que os litígios, os crimes, os códigos legais, as decisões judiciais, a sua fundamentação, as penas, evidenciam múltiplos aspetos (mentalidades, ideologias, valores e, naturalmente, relações de poder) do complexo histórico-social donde emanam. São manifestações visíveis desse complexo histórico-social e, nessa medida, podem ser usados como fontes para o seu conhecimento e, por essa razão, são elementos essenciais para a preservação da memória, não apenas da Justiça, mas do País. O acervo documental dos Tribunais Plenários de Lisboa e do Porto - tribunais criados pelo Estado Novo em 1945 no contexto da vitória dos Aliados e extintos logo após o 25 de abril, para julgar os alegados crimes conta a segurança do Estado que, até aí, eram julgados nos Tribunais Militares Especiais - constitui disto um bom exemplo, entre inúmeros que aqui poderiam ser enunciados. São os documentos a perdurarem no tempo, para lá da razão que motivou a sua produção, pelo valor informativo que encerram para o conhecimento do Passado. 2. Excetuam-se os casos de Coimbra e de Braga, integrados na Universidade de Coimbra e na Universidade do Minho. Os Arquivos Regionais dos Açores (Angra do Heroísmo, Horta e Ponta Delgada) e o Arquivo Regional da Madeira, dependem das respetivas Secretarias Regionais da Educação Ciência e Cultura. 3. A este propósito, no Guia dos Fundos dos Tribunais Incorporados nos Arquivos Distritais, elaborado pela DGAJ e publicado na sua página eletrónica, pode ler-se: A tradução legal da preocupação em garantir a conservação permanente da documentação judicial, remonta a 1887 quando, através do Decreto de 29 de Dezembro, se manda recolher na Torre do Tombo os documentos dos tribunaes, repartições e estabelecimentos do estado actualmente extinctos e dos que não forem necessários ao serviço e expediente d aquelles em cuja posse estejam (Art.º 5.º, do Decreto de 29 de dezembro de 1887). Em 1931, no Decreto n.º , de 30 de julho, ( ) definiu-se como uma das atribuições dos Arquivos Distritais a incorporação dos (...) processos cíveis, crimes e orfanológicos findos. (alínea d), do 1, do art.º 26.º). Por seu turno, o Decreto-Lei n.º , de 29 de junho, de 1933, que introduziu várias alterações no Estatuto Judiciário, fixou os prazos para a incorporação de processos judiciais nos Arquivos Distritais: Decorridos cinquenta anos depois do trânsito em julgado da sentença de partilhas, os inventários serão transferidos do arquivo da secretaria judicial para o arquivo distrital (...); o mesmo sucederá aos outros processos decorridos que sejam trinta anos, a contar do trânsito em julgado da respectiva sentença ( único da alínea p, do art.º 677.º). A alínea c), do n.º 1, do art.º 3.º, do Decreto-Lei n.º 149/83, de 5 de abril, consagrou como obrigatória a incorporação nos Arquivos Distritais da documentação dos tribunais e, de acordo com aquela disposição, as 7

8 Uma dinâmica traduzida em atividades, também elas necessariamente permanentes, mensurável através de indicadores quantitativos e periódicos, dinamizada por visitas aos arquivos por parte daqueles que devem criar as condições para o exercício continuado dessa atividade e suportada por uma estrutura de recursos. Recursos humanos, com capacitação para o exercício das atividades, o que pressupõe oferta formativa regular nas matérias de gestão documental, recursos tecnológicos, recursos financeiros e infraestruturas, onde sobressaem, pelo que representam no sistema arquivístico dos tribunais, os arquivos centrais da comarca, seja pela extensão de documentação que têm hoje à sua guarda, cerca de m, seja pelo seu papel - nalguns casos real, noutros ainda potencial - dinamizador do tratamento da documentação produzida pelos tribunais Nova organização judiciária e arquivo central da comarca O alargamento dos limites territoriais da comarca decorrente da nova organização judiciária, veio permitir, em 2014, a emergência de uma nova infraestrutura arquivística: o arquivo intermédio central da comarca ou, mais simplesmente, o Arquivo Central da Comarca, destinado a receber e a conservar os processos findos de diferentes proveniências (núcleos/juízos), cujos prazos de conservação administrativa não tenham ainda decorrido. Uma infraestrutura e um serviço de arquivo de retaguarda destinado a acomodar os processos findos mais antigos, com menor frequência de utilização, com capacidade para fazer face às tradicionais necessidades de espaço dos arquivos judiciais, permitindo compatibilizar crescimento documental e espaços disponíveis. Deste modo, sem prejuízo dos espaços de arquivo junto dos núcleos/juízos, tratase de um prolongamento das valências de arquivo já existentes em cada núcleo/juízo, devendo, também ele, estar naturalmente sujeito a uma atividade continuada, sob pena do seu esgotamento, competindo ao órgão de gestão da comarca, em estreita colaboração com os serviços competentes da DGAJ e demais serviços do Ministério da Justiça, providenciar pela sua gestão, utilização e manutenção. sucessivas portarias de gestão de documentos dos tribunais, estabeleceram que os tribunais devem proceder à remessa para os Arquivos Distritais dos seus processos e demais documentos, tendo em conta os prazos de conservação administrativa e os destinos finais ali previstos. O Decreto-Lei n.º 47/2004, de 3 março, ao definir o regime geral das incorporações da documentação de valor permanente em arquivos públicos, veio reafirmar a obrigatoriedade de incorporação da documentação judicial nos Arquivos Distritais (art.º 4.º) e estabelecer que as incorporações são precedidas de processos de avaliação, seleção e eliminação, definidos em portarias de gestão de documentos (art.º 8.º), de acordo com a legislação em vigor. As vicissitudes desta responsabilidade repartida entre os tribunais e as instituições arquivísticas nacionais na gestão da documentação judicial, com os suas realizações e insucessos, diplomas legislativos (muitas vezes mais programáticos do que com consequências efetivas), encontram-se sintetizadas em: Arquivos judiciais: elementos para a sua compreensão. // In: Informação e documentação jurídicas: II Encontro Nacional de Bibliotecas e Arquivos Jurídicos, 20 e 21 de nov. 2006/ Faculdade de Direito da Universidade de Lisboa. Coimbra Editora, p e, ainda, na comunicação apresentada pela DGAJ no Seminário Fontes Documentais para a História da Justiça no Portugal Contemporâneo, promovido pelo Instituto de História Contemporânea da Faculdade de Ciências Sociais e Humanas da Universidade Nova de Lisboa, 9 de dezembro,

9 1.3. Arquivos centrais: localização Ponderado o movimento processual das comarcas e os espaços de arquivo existentes em cada núcleo/juízo foram constituídos Arquivos Centrais nas seguintes comarcas: Aveiro, provisoriamente nos arredores da cidade Quinta do Griné - em instalações da PSP; Beja, provisoriamente em Ferreira do Alentejo no Palácio da Justiça; Braga, no Palácio da Justiça; Bragança, em Vinhais, no Palácio da Justiça; Castelo Branco, no Fundão, no Palácio da Justiça; Coimbra, provisoriamente em Soure em instalações graciosamente cedidas pela Câmara Municipal de Soure; Évora, no Palácio da Justiça e no edifício do TIC/DIAP; Faro, no edifício onde funciona o Tribunal de Família e Menores, Central Cível Local Cível Juízo do Trabalho (Edifício da Estamo) e no Palácio da Justiça; Guarda, no Palácio da Justiça do Sabugal; Lisboa, no denominado Arquivo de S. João da Talha; Lisboa Norte, no Cadaval, no Palácio da Justiça; Porto, no denominado Arquivo de Delfim Ferreira, no Edifício Camões, no Palácio da Justiça do Porto e em Valongo; Porto Este, em Paços de Ferreira, no Palácio da Justiça; Santarém, em Abrantes, no Palácio da Justiça e, em estudo, está a adaptação de instalações num dos edifícios do complexo da extinta Escola Prática de Cavalaria de Santarém; Setúbal, num espaço industrial na cidade adaptado para a função de arquivo; Viana do Castelo, em Ponte de Lima, no Palácio da Justiça; Vila Real, no edifício onde foram instaladas as Instâncias Central Cível e Local Cível; Viseu, num espaço provisório do Palácio da Justiça e a aguardar espaço definitivo naquele edifício. Como resulta da leitura, nem sempre foi possível colocar os arquivos centrais nas sedes das comarcas, os locais que naturalmente oferecem mais vantagens, seja pela proximidade do órgão de gestão, seja por deterem mais recursos e melhores acessos, seja ainda porque, na maioria dos casos, as sedes das comarcas são coincidentes com os arquivos de destino da documentação considerada de conservação permanente: os arquivos distritais. Espera-se que seja possível corrigir algumas destas situações - Cf.: Plano Estratégico Plurianual de Requalificação e Modernização da Rede dos Tribunais: / IGFEJ e DGAJ, Estão também previstas a construção de um espaço de arquivo central na Comarca de Leiria (idem, p. 171) e uma ampliação do espaço de arquivo em Lisboa Oeste, no núcleo de Sintra que, desse modo, poderá assegurar eventuais necessidades de espaço de outros núcleos da comarca (idem p. 203). 9

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11 1.4. Instrumentos de apoio e de acompanhamento da atividade nos arquivos centrais Com o objetivo de dinamizar a atividade no seio desta infraestrutura foi, em agosto de 2015, elaborado pela Divisão de Apoio à Gestão Documental um Manual de Procedimentos para os Arquivos Centrais das Comarcas. Ao longo dos anos de 2015, 2016 e de 2017, foi dada formação às comarcas na área da gestão documental, contemplando diversos aspetos dos arquivos centrais. Após um recenseamento efetuado em 2015 aos arquivos centrais que na altura se encontravam em funcionamento e após uma primeira avaliação desta nova infraestrutura arquivística em 2016, foram realizadas, ao longo de 2018, visitas a todos os arquivos centrais com a produção dos consequentes relatórios 4, com atualização do recenseamento anteriormente efetuado e uma análise crítica do observado. Desses relatórios, a expressão documental da monitorização efetuada, foi dado conhecimento aos Senhores Administradores Judiciários e às Senhoras Administradoras Judiciárias, no sentido de assim deterem informação que contribua para melhorar os serviços e, nos casos em que tal pareceu justificarse, aos serviços da DGAJ, em particular à Divisão de Infraestruturas (DIE). Concluído esse trabalho, elaborou-se o presente documento síntese onde, a par da situação dos arquivos de todas as comarcas, se fornecem os dados relativos aos Arquivos Centrais, evidenciando o seu peso relativo no contexto da comarca, as atividades que ali decorreram e decorrem e os recursos com que contam, procurando efetuar um balanço e perspetivar a atividade desta infraestrutura e serviço Caminhos a percorrer (4 anos após): tratamento dos processos físicos e desmaterialização Procura-se assim, com o presente documento, 4 anos após a criação dos arquivos centrais, apreciar o impacto destas infraestruturas arquivísticas no contexto de cada comarca, indicar (nuns casos será recapitular) as medidas a adotar no sentido de estes espaços serem sobretudo serviços e assumirem plenamente o complexo de funções para que foram pensados e constituídos, reconhecendo assim, o que em anterior ocasião, sobre esta mesma realidade se referiu: se há já algum caminho percorrido, visível desde logo na melhor instalação da documentação dos tribunais e na execução das operações que se prendem com o controle do seu crescimento e com a sua conservação, há ainda caminho(s) a percorrer. Caminho a percorrer no domínio do tratamento a conferir aos conjuntos documentais depositados nos arquivos centrais (e nos demais arquivos), com destaque para a sua organização e, em particular, para as operações de conservação seletiva da informação - traduzidas na eliminação regular de processos sem valor probatório ou informativo que justifique a sua conservação para lá de um dado período e na reposição do fluxo documental entre os tribunais e as instituições arquivísticas nacionais - e no domínio da constituição da correlata estrutura de recursos de suporte para o exercício continuado destas operações. Caminho a percorrer também - sem prejuízo do anterior - no domínio da efetiva desmaterialização processual, de forma a pôr fim à manutenção em paralelo, do processo físico com o processo em suporte digital, com todo o cortejo de disfunções e consequentes ineficiências e custos que lhe estão associados. Com efeito, numa altura em que se afirma o primado da desmaterialização processual em todas as jurisdições, constata-se, da observação da realidade, que persistem nas unidades de processos e, 4. Os relatórios das visitas efetuadas aos arquivos centrais das comarcas e demais documentos então produzidos (despachos superiores e informações), constam no sistema de gestão documental da DGAJ (EDOC), apresentando-se nas fichas descritivas relativas a cada comarca as respetivas referências. 11

12 depois, nos arquivos dos tribunais, apreciáveis quantidades de processos físicos: não obstante a crescente tramitação eletrónica e, noutro plano, a generalização das operações de seleção documental 5, nos termos da Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro e da sua predecessora, a Portaria n.º 1003/99, de 10 de novembro, os arquivos não têm parado de crescer e a sua extensão cifra-se, hoje, como referido, em mais de 335 km. Procurando identificar alvos de intervenção para corrigir a situação e as virtualidades da desmaterialização se manifestem em toda a sua plenitude - na fase ativa dos processos, nas unidades de processos, ou, uma vez aqueles concluídos, nos arquivos - parece ser necessário: Reduzir a impressão dos documentos nado-digitais, indo ao encontro das Resoluções do Conselho de Ministros n.º 51/2017, de 19 de abril e, da recentíssima, n.º 141/2018, de 26 de outubro e que tal seja mero expediente de trabalho, sem dignidade de processo e, assim, sem necessidade de arquivo. Definir um conjunto de procedimentos tendentes a conferir valor probatório à cópia em digital de uma peça apresentada em papel. Procedimentos que, se observados, poderão garantir a legibilidade, a integridade, a autenticidade e a fidedignidade dos documentos digitais para, desse modo, assegurar o seu valor probatório e consagrar, independentemente do modo como nasce, o digital. Estes procedimentos permitiriam a eliminação do original, uma vez que a cópia digital, assim obtida, seria um documento com idêntico valor daquele; seria uma cópia certificada pelo 5. Desde 2002, seja pela via da eliminação, seja pela via da remessa para os arquivos distritais, ao abrigo da Portaria n.º 1003/99, de 10 de novembro e da Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro, saíram dos arquivos dos tribunais processos, com uma extensão de cerca de 116 km. Não obstante o caminho percorrido, subsiste em posição de ser eliminada ou remetida para os arquivos distritais, uma quantidade de processos que, de acordo com os indicadores de atividade nos arquivos referentes a 2017, era de processos (cerca de 22 km), valor que peca por defeito, uma vez que nem todos os núcleos/juízos forneceram dados quantitativos para estes indicadores (número de processos a remeter para o arquivo distrital/número de processos a eliminar). 12

13 contexto em que foi produzida e pelos procedimentos observados na sua produção. Importa, pois, produzir legislação que consagre esses procedimentos. Elaborar planos de preservação digital tantas vezes falados (e outras tantas adiados) - que assegurem a conservação da informação de forma legível e acessível, mantendo simultaneamente as suas propriedades de autenticidade e integridade pelo período necessário, seja nas instituições produtoras da informação, seja nas instituições arquivísticas, tendo em vista a salvaguarda de direitos e obrigações consignados nos processos/documentos e sua utilização como recurso para a investigação científica e a preservação da memória. Em síntese, recapitulando, será na confluência de dois caminhos, que será feita a gestão da documentação produzida pelos tribunais, a saber: 1. Tratar o que existe em suporte físico, que é imenso e iniludível mais de 335 km -, constituindo os arquivos centrais e a estrutura de recursos que lhe está associada importantes polos desse tratamento; 2. Desmaterializar efetivamente, disciplinando a impressão, definindo procedimentos que acautelem o valor probatório da cópia digital, e assegurando, mediante a constituição de uma estrutura de recursos dedicada a esse fim, a conservação da informação digital por longo período, com os atributos que necessariamente estão associados aos documentos de arquivo, criando assim as condições para romper com métodos passados de trabalho, que persistem com uma dimensão que a desmaterialização processual não deixaria supor, e que se expressam nas familiares imagens das unidades de processos e nos arquivos cheios de papel. Elidir este percurso na realidade dois que deverão confluir num - é, reiterando aquilo que noutra ocasião afirmámos, prosseguir políticas inadequadas, seja do ponto de vista do património arquivístico, seja do ponto de vista da salvaguarda dos direitos do cidadão, seja do ponto de vista do funcionamento dos próprios tribunais e da Justiça, seja, enfim, do ponto de vista da gestão da coisa pública é, ficar a ver a documentação judicial a crescer e a transformar-se numa massa informe, seja em suporte papel ou digital, meramente consumidora de recursos, com crescentes dificuldades de acesso e, assim sendo, sem qualquer préstimo 6. Elidir este percurso é tecer durante o dia e desfazer à noite, mas aqui sem o bom motivo de Penélope. DAGD, 20/11/2018, Francisco Sampaio - Chefe de divisão 6. Cf.: Arquivos judiciais: elementos para a sua compreensão. // In: Informação e documentação jurídicas: II Encontro Nacional de Bibliotecas e Arquivos Jurídicos, 20 e 21 de nov. 2006/ Faculdade de Direito da Universidade de Lisboa. Coimbra Editora, p

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15 2 Dados da comarca e do arquivo central 15

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17 Arquivos da Comarca dos Açores m de documentação na comarca. 4 lugares de assistente técnico previstos na Portaria n.º 93/2017, de 6 de março. 1 lugar de assistente técnico preenchido no núcleo de Angra do Heroísmo. 3 lugares por preencher nos núcleos de Ponta Delgada (2) e Praia da Vitória (1). 7 PREVPAP: Angra do Heroísmo (2), Ponta Delgada (2), Horta (2) e Praia da Vitória (1). Sem arquivo central. 27 funcionários receberam formação em Arquivo entre 2014 e processos eliminados ou remetidos para os Arquivos Regionais processos (95 m) para eliminar ou remeter para os Arquivos Regionais. Palácio da Justiça de Ponta Delgada, Praia da Vitória e S. Roque do Pico. Prosseguir as operações de eliminação e de remessa de documentação para os Arquivos Regionais, previstas na Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro. O fornecimento de 299 m de prateleira para Ponta Delgada, recentemente ocorrido, permite mitigar a situção de falta de espaço assinalada. Prevista igualmente a ampliação do espaço de arquivo mediante a construção de um novo edifício para instalar diferentes serviços Cf.: Plano Estratégico Plurianual de Requalificação e Modernização da Rede dos Tribunais: / IGFEJ e DGAJ, 2018, p

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19 Arquivos da Comarca de Aveiro m de documentação na comarca. Arquivo Central em Aveiro (arredores: Quinta do Griné), em instalações provisórias da PSP, com m de prateleira, de documentação, 867 m de prateleiras livres e capacidade para instalar mais 500 m de prateleira. Visitado em 09/04/2018. Relatório em EDOC DGAJ 2018/ lugares de assistente técnico previstos na Portaria n.º 93/2017, de 6 de março. 4 lugares de assistentes técnicos preenchidos nos núcleos de Anadia (1, supranumerária), Aveiro (2) e Santa Maria da Feira (1). 5 lugares por preencher nos núcleos de Águeda (1), Aveiro (2), Oliveira de Azeméis (1) e Santa Maria da Feira (1). 58 funcionários receberam formação em arquivo entre 2014 e processos eliminados ou remetidos para o Arquivo Distrital processos (1.290 m) para eliminar ou remeter para o Arquivo Distrital. 19

20 DIAP/JIC e FM de Aveiro, Águeda, Oliveira de Azeméis e Ovar. Incrementar a utilização do arquivo central, transferindo para ali os processos dos juízos/ núcleos sem espaço: existem 867 m de prateleira livres e podem ser instalados mais 500 m. Prosseguir as operações de eliminação e de remessa de documentos para o Arquivo Distrital de Aveiro previstas na Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro. Preencher os lugares de assistente técnico, designadamente, 1 no núcleo de Aveiro, 1 em Oliveira de Azeméis e 1 Águeda. Ponderar ajustes nos quadros de pessoal das secretarias, em particular no núcleo de Ovar. O arquivo central no contexto da comarca Instalado em espaço provisório, nos arredores de Aveiro (Quinta do Griné), esta localização contribuiu para alguma subutilização deste arquivo, não obstante a existência de núcleos que se debatem com falta de espaço (Oliveira de Azeméis, Águeda, Ovar e Aveiro) e poderá, também, ter concorrido para alguma dificuldade na realização das operações que se prendem com a organização e a conservação seletiva do conjunto documental à sua guarda. Na realidade estamos perante um espaço que acomoda processos apenas do núcleo de Aveiro, não havendo expressão de processos de outras proveniências. Mais do que um polo dinamizador da atividade nos arquivos da Comarca, estamos perante um depósito de documentos, com deficiente higiene, com alguns vestígios de humidade, a carecer de intervenção. Sem prejuízo de uma solução definitiva, que passará pela construção de um novo edifício na cidade de Aveiro, no terreno existente do Ministério da Justiça 7, há que, ali nas provisórias instalações do edifício da Quinta do Griné empreender, desde já, as alterações que favoreçam a plena utilização deste espaço e o desenvolvimento de uma atividade continuada no seu seio, dando particular relevo aos aspetos da limpeza regular do espaço, para além dos demais aspetos assinalados em relatório efetuado aquando da visita em abril de De referir que o núcleo de Aveiro dispõe de duas assistentes técnicas, num dos casos com experiência e formação na área do tratamento técnico-documental, e duas assistentes operacionais, havendo ainda dois lugares por preencher, detendo assim, do ponto de vista dos recursos humanos, capacidade para empreender uma atividade continuada nesta infraestrutura/serviço. Atividade que é tão mais necessária quanto existem, como referido, arquivos na comarca que se encontram sobrelotados. 7 V.: Plano Estratégico Plurianual de Requalificação e Modernização da Rede dos Tribunais: / IGFEJ e DGAJ, 2018, p

21 O Arquivo Central de Aveiro em 2015 e em 2018 Peso do Arquivo Central no contexto da comarca 21

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23 Arquivos da Comarca de Beja m de documentação na comarca. Arquivo Central em Ferreira do Alentejo, com 658 m de prateleira, 244 m de documentação, 414 m de prateleira livres e com capacidade para instalar mais 234 m de prateleira. Visitado em 27/03/2018. Relatório em EDOC DGAJ 2018/ lugares de assistente técnico previstos na Portaria n.º 93/2017, de 6 de março. 2 lugares preenchidos no núcleo de Beja. 21 funcionários receberam formação em Arquivo entre 2014 e processos eliminados ou remetidos para o Arquivo Distrital processos (160 m) para eliminar ou remeter para o Arquivo Distrital. Almodôvar, Beja e Cuba. Incrementar a utilização do arquivo central, transferindo os processos dos núcleos sem espaço para ali: existem 414 m de prateleira livres e podem ser instalados mais 234 m, sem prejuízo da realização das eliminações/incorporações previstas na Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro, que, no caso de Cuba, como referido em relatório 23

24 efetuado em abril de 2018, aquando de visita a este arquivo, deverá constituir a primeira prioridade. O arquivo central no contexto da comarca Prevista a sua instalação no Palácio da Justiça de Ferreira do Alentejo no contexto da reorganização judiciária, este arquivo só teve existência real em março de Não obstante tratar-se de um espaço provisório, do ponto de vista das instalações e dos equipamentos este arquivo dispõe de excelentes condições para acomodar documentação, merecendo igualmente referência, pela positiva, o seu estado higieno-sanitário e a sua organização. De assinalar, também, a existência no núcleo de Beja de duas assistentes técnicas, uma das quais com experiência e formação na área do tratamento técnico-documental, o que, atento o trabalho que têm desenvolvido nos arquivos da comarca, permite antever a existência de condições para uma efetiva gestão deste arquivo e para que o mesmo venha a deter um papel importante no contexto da comarca. Está prevista a construção, em Beja, de um espaço de arquivo central para a comarca nos terrenos cedidos pela Câmara para instalar outras valências judiciárias, fazendo assim aproximar esta valência da sede da comarca, com as vantagens decorrentes desta centralidade. 24

25 O Arquivo Central de Beja em 2018 Peso do Arquivo Central no contexto da comarca 25

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27 Arquivos da Comarca de Braga m de documentação na comarca. Arquivo Central no Palácio da Justiça de Braga, com m de prateleira (estantes compactas), 989 m de documentação e 809 m de prateleira livres. Visitado em 09/04/2018. Relatório em EDOC DGAJ 2018/ lugares de assistente técnico previstos na Portaria n.º 93/2017, de 6 de março. 8 lugares preenchidos nos núcleos de Barcelos (1), Braga (3 sendo, que 1 está, de facto, em V. N. Famalicão), Guimarães (3, sendo que 1 está em mobilidade nas Finanças) e Vila Nova de Famalicão (1). 2 lugares por preencher nos núcleos de Guimarães (1) e Barcelos (1). 5 PREVPAP: Braga (2), Guimarães (2) e Vila Verde (1). 111 funcionários receberam formação em arquivo entre 2014 e processos eliminados ou remetidos para o Arquivo Distrital processos (ca m) para eliminar ou remeter para o Arquivo Distrital. Tb e FM de Braga, Celorico de Basto e Esposende. 27

28 Incrementar a utilização do arquivo central para a FM de Braga e ponderar a sua utilização para o Tb de Braga. No caso de Celorico Basto está projetada a remessa de processos para o Arquivo Distrital de Braga e uma eliminação. A situação de Celorico de Basto, poderá conhecer melhoria mediante a adaptação do espaço do oficial porteiro para arquivo. De referir que permanece ainda em Celorico de Basto um extenso conjunto documental de Amarante, a que deverá ser dado destino, naturalmente no âmbito da jurisdição da Comarca do Porto Este. No caso de Esposende, a afetação de uma sala para arquivo (atualmente a ser usada pelos serviços do IRN) e o seu equipamento com estantes resolverá o problema da sobrelotação do arquivo, sendo que, também aqui, está em curso uma ação de eliminação de processos. O arquivo central no contexto da comarca O Arquivo Central da Comarca surgiu no contexto da nova organização judiciária em 2014 e possui, genericamente, boas condições. Constituindo uma importante reserva de espaço para o crescimento natural da documentação da comarca, em particular do núcleo de Braga, este arquivo permitiu acomodar, já em 2015, uma situação que se verificava em Fafe. Referimo-nos à devolução de um depósito provisório de 170 metros de processos do extinto Tribunal de Comarca de Fafe que se encontravam no Arquivo Municipal de Fafe. Permitiu igualmente fazer face à crónica falta de espaço para arquivo do Juízo de Família e Menores de Braga, instalado na Praça do Conde de Agrolongo e pode, eventualmente, servir de retaguarda ao Juízo do Trabalho daquela cidade. Foi também neste arquivo que se procedeu ao tratamento dos conjuntos documentais de Vila Verde e de Amares que culminaram com a recente incorporação no Arquivo Distrital de Braga de e processos, respetivamente. Isto para além de terem sido tratados e igualmente remetidos para o Arquivo Distrital de Braga processos do núcleo de Braga. Não obstante o trabalho desenvolvido, existe neste arquivo, conforme assinalado no relatório efetuado em 16/04/2018, algum trabalho a realizar, seja no domínio da sua organização, seja no domínio do tratamento dos diferentes conjuntos documentais que tem à sua guarda tendo em vista a incorporação no Arquivo Distrital de Braga. A comarca dispõe de um conjunto de assistentes técnicos (7 hoje, e mais 5 em processo de regularização dos vínculos à AP) que deixam antever boas perspetivas para o exercício de uma atividade continuada neste arquivo e na comarca em geral, tanto mais que o Arquivo Distrital de Braga, dependente da Universidade do Minho, é justo realçar, tem nos últimos anos, depois de um longo interregno, vindo a realizar incorporações documentais. 28

29 O Arquivo Central de Braga em 2015 e em 2018 Peso do Arquivo Central no contexto da comarca 29

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31 Arquivos da Comarca de Bragança m de documentação na comarca. Arquivo Central no Palácio da Justiça de Vinhais, com m de prateleira, 412 m de documentação e 736 m de prateleira livres. Visitado em 27/06/2018. Relatório em EDOC DGAJ 2018/ lugares de assistente técnico previstos na Portaria n.º 93/2017, de 6 de março. 2 lugares preenchidos no núcleo de Bragança. 85 funcionários receberam formação em arquivo entre 2014 e processos eliminados ou remetidos para o Arquivo Distrital processos (93 m) para eliminar ou remeter para o Arquivo Distrital. Bragança, Macedo de Cavaleiros e Mirandela. Ponderar a transferência de processos dos núcleos sem espaço para o arquivo central, sem prejuízo de se realizarem as eliminações e as remessas para o Arquivo Distrital de Bragança, previstas na Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro. Está já em fase de conclusão uma eliminação de processos no núcleo de Macedo de Cavaleiros, ali decorrendo também a preparação de uma remessa para o Arquivo Distrital de Bragança. 31

32 O arquivo central no contexto da comarca O Arquivo Central da Comarca surgiu no contexto da nova organização judiciária em 2014 e possui, genericamente, boas condições. Constituindo uma importante reserva de espaço para acomodar o crescimento documental da comarca, este arquivo, para além de naturalmente deter o fundo documental do extinto Tribunal de Comarca de Vinhais (203 m), acolheu já parte do conjunto documental de Bragança (209 m). Desde 2015 foram eliminados processos e preparados para incorporação no Arquivo Distrital de Bragança processos. Face aos recursos em Vinhais, duas oficiais de justiça, e tendo ainda em conta a existência de dois assistentes técnicos, ambos com formação na gestão de arquivos em Bragança, parece haver, do ponto de vista dos recursos humanos, alguma capacidade de intervenção no arquivo central da comarca, pese embora a sua distância da sede. Deverá ser considerada a efetiva utilização deste arquivo como retaguarda dos núcleos sem espaço nos seus arquivos. 32

33 O Arquivo Central de Bragança em 2015 e em 2018 Peso do Arquivo Central no contexto da comarca 33

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35 Arquivos da Comarca de Castelo Branco m de documentação na comarca. Arquivo central no Palácio do Fundão, com 826 m de prateleira, 526 m de documentação e 300 m de prateleira livres. Visitado em 18/06/2018. Relatório em EDOC DGAJ 2018/ lugares de assistente técnico previstos na Portaria n.º 93/2017, de 6 de março. 1 lugar preenchido no núcleo de Castelo Branco. 1 lugar por preencher no núcleo da Covilhã. 45 funcionários receberam formação em arquivo entre 2014 e processos eliminados ou remetidos para o Arquivo Distrital processos (421 m) para eliminar ou remeter para o Arquivo Distrital. Castelo Branco (TAF). Deverá ser levada à prática a deliberação do CSTAF, de 19/4/2016, no sentido de fazer face às dificuldades de espaço no arquivo do TAF. 35

36 O arquivo central no contexto da comarca Criado no contexto da reorganização judiciária, este arquivo, hoje com 526 m de documentação, revelou-se fundamental para instalar processos de Castelo Branco (extintos tribunais de comarca e do trabalho), da Covilhã (extintos tribunais de comarca e do trabalho e atual juízo do trabalho da Covilhã). Serviu ainda para instalar o arquivo da extinto Tribunal de Comarca de Penamacor. O arquivo tem genericamente boas condições, encontra-se limpo e organizado ( existem registos muito completos e atualizados sobre a documentação arquivada, refere-se no relatório de 2018). Não existe no quadro de pessoal do núcleo do Fundão lugar de assistente técnico, estando o arquivo central a cargo de um oficial de justiça, devendo esta situação de ausência de um assistente técnico ser ponderada em sede de revisão dos quadros de pessoal das secretarias judiciais. A participação de vários funcionários do núcleo do Fundão em ações de formação e, bem assim, a colocação em abril de 2016 de uma assistente técnica na Comarca (núcleo de Castelo Branco), particularmente direcionada para os arquivos, permitiram criar uma certa dinâmica no tratamento dos fundos documentais da Comarca, constituindo o arquivo central um elemento importante dessa atividade. 36

37 O Arquivo Central de Castelo Branco em 2015 e em 2018 Peso do Arquivo Central no contexto da comarca 37

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39 Arquivos da Comarca de Coimbra m de documentação na comarca. Arquivo central em Soure, em instalações provisórias cedidas pela Câmara Municipal, com m de prateleira, 504 m de documentação, 672 m de prateleira livres e espaço para instalar mais 336 m de prateleira. Visitado em 01/03/2018. Relatório em EDOC DGAJ 2018/ lugares de assistente técnico previstos na Portaria n.º 93/2017, de 6 de março. 3 lugares preenchidos nos núcleos de Coimbra (2) e Figueira da Foz (1). 2 lugares por preencher no núcleo de Coimbra. 76 funcionários receberam formação em arquivo entre 2014 e processos eliminados ou remetidos para o Arquivo Distrital processos (ca m) para eliminar ou remeter para o Arquivo Distrital. Coimbra, Arganil. O fornecimento em 2018 de 49 m prateleira para o DIAP, 336 m de prateleira para FM e de 40 m para o Tb de Coimbra, tendo melhorado a situação dos arquivos deste núcleo, deverá ser complementado com a prossecução da execução de operações de eliminação nos termos da Portaria n.º 368/2013, de 24/12 (está em curso uma eliminação em Arganil com a colaboração de um CEI) e, ainda, com a transferência de processos dos núcleos sem espaço para o Arquivo Central da Comarca de Coimbra. O 39

40 prenchimento das vagas de assistente técnico no núcleo de Coimbra poderia, ainda, permitir incrementar o tratamento destes arquivos. O Arquivo da Universidade de Coimbra, com funções de Arquivo Distrital de Coimbra, permanece sem capacidade para realizar incorporações documentais. O arquivo central no contexto da comarca O Arquivo Central da Comarca de Coimbra foi, em agosto de 2015, instalado em Soure, a título provisório, num espaço cedido pela Câmara Municipal de Soure (CMS). Com vista à sua adaptação à função de arquivo, o espaço foi objeto de uma intervenção, por parte da CMS, tendo sido colocadas janelas novas, o chão revestido a cimento tratado e as paredes pintadas e detém hoje, genericamente, boas condições. Está prevista uma ampliação do arquivo no Palácio da Justiça de Soure por forma a poder acomodar este arquivo que, no futuro, deverá, no entanto, poder contar com um espaço na sede da Comarca, conforme previsto no Plano Estratégico Plurianual de Requalificação e Modernização dos Tribunais: / IGFEJ e DGAJ, p Num distrito em que o arquivo de destino da documentação dos tribunais o Arquivo da Universidade de Coimbra tem, de modo persistente, sido incapaz de proceder às incorporações a que está obrigado, nos termos das disposições conjugadas do Decreto-Lei n.º 149/84, de 5 de abril, do Decreto-Lei n.º 47/2004, de 3 de março e da Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro, vários eram os tribunais que se debatiam com dificuldades de espaço, em particular no núcleo de Coimbra. A opção da administração da comarca foi utilizar este arquivo [o arquivo central] para acomodar os processos de conservação permanente cujos prazos de conservação administrativa já decorreram, mas que o Arquivo Distrital de Coimbra/Arquivo da Universidade de Coimbra não tem disponibilidade para incorporar nem se prevê que, a curto prazo, venha a ter. Até ao momento os processos transferidos, 504 m são dos tribunais da cidade de Coimbra [da extinta Vara Mista, Juízos Criminais e TIC de Coimbra e das Execuções, atualmente deslocadas em Soure] mas no futuro, caso se mantenha a indisponibilidade por parte do Arquivo Distrital, este arquivo central poderá desempenhar idêntico papel relativamente a outros núcleos da comarca (V. Relatório de visita efetuada em 2018). A preparação da documentação a transferir para o arquivo central e o seu tratamento tem estado a cargo de duas assistentes técnicas (uma delas com particular experiência neste domínio) e de duas assistentes operacionais de Coimbra e a comunicação de processos a cargo de um oficial de justiça do núcleo de Soure. O dinamismo existente na comarca na área dos arquivos, apesar do constrangimento decorrente da supramencionada incapacidade do Arquivo da Universidade de Coimbra em receber documentação, deixa antever boas perspetivas no domínio do tratamento dos arquivos. Dinâmica que poderá sair reforçada mediante o preenchimento de 2 lugares de assistente técnico, no núcleo de Coimbra. 40

41 O Arquivo Central de Coimbra em 2015 e em 2018 Peso do Arquivo Central no contexto da comarca 41

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43 Arquivos da Comarca de Évora m de documentação na comarca. Arquivo Central no Palácio da Justiça de Évora e nas instalações do DIAP/JIC, com m de prateleira, m de documentação, 956 m de prateleira livres e espaço para instalar mais 120 m de prateleira. Visitado em 17/07/2018. Relatório em EDOC DGAJ 2018/ lugares de assistente técnico previstos na Portaria n.º 93/2017, de 6 de março. 1 lugar preenchido no núcleo de Évora. 1 lugar por preencher no núcleo de Évora. 1 PREVPAP: em Estremoz. 42 funcionários receberam formação em arquivo entre 2014 e processos eliminados ou remetidos para o Arquivo Distrital processos (20 m) para eliminar ou remeter para o Arquivo Distrital. Nada a registar. Embora não se assinalem hoje na comarca situações de arquivos sem espaço, deverão prosseguir as operações de eliminação e de remessa de processos para o Arquivo Distrital de Évora, previstas na Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro. 43

44 O arquivo central no contexto da comarca A empreitada de remodelação do Palácio da Justiça em 2014/15, veio permitir a ampliação do arquivo, tendo o mesmo sido equipada com estantes compactas (2.220 metros de prateleira). Em conjunção com o espaço de arquivo do edifício onde está instalado o DIAP/JIC, com capacidade para metros de prateleira, se integralmente equipado, ficou a sede da comarca com capacidade para acomodar os seus arquivos como, igualmente, outras necessidades de outros núcleos da mesma. O arquivo central, distribuído pelos edifícios acima mencionados, apresenta genericamente boas condições e encontra-se organizado e limpo. Para além de documentação de Évora (2.289 m), o arquivo recebeu o fundo do extinto Tribunal de Comarca de Portel (103 m) e tem processos para eliminar e para remeter para o Arquivo Distrital de Évora as últimas operações de eliminação e de remessa em Évora datam de 2013, respetivamente e processos. O tratamento da documentação é assegurado apenas por uma assistente técnica, embora o quadro preveja dois lugares no núcleo de Évora. Sem deter formação específica na área de arquivo, a sua atividade é orientada por dois escrivães, ambos com formação naquela área, ministrada pela DGAJ no contexto da formação para preparação para a prova de acesso à categoria de Secretários. Face à extensão do conjunto documental, parece dever ser o quadro preenchido. O arquivo central tem contado igualmente com a colaboração de pessoas ao abrigo da medida contrato emprego-inserção. 44

45 O Arquivo Central de Évora em 2015 e em 2018 Peso do Arquivo Central no contexto da comarca 45

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47 Arquivos da Comarca de Faro m de documentação na comarca. Arquivo Central em Faro, no edifício Estamo e no Palácio da Justiça, com m de prateleira, m de documentação, 982 m de prateleira livres e espaço para instalar mais cerca de 100 m de prateleira. Visitado em 09/08/2018. Relatório em EDOC DGAJ 2018/ lugares de assistente técnico previstos na Portaria n.º 93/2017, de 6 de março. 4 lugares preenchidos nos núcleos de Faro (3) e Loulé (1). 1 lugar por preencher no núcleo de Portimão. 8 PREVPAP: Albufeira (1), Loulé (1), Olhão (2) e Tavira (4). 79 funcionários receberam formação em arquivo entre 2014 e processos eliminados ou remetidos para o Arquivo Distrital processos (1.905 m) para eliminar ou remeter para o Arquivo Distrital. Albufeira, Loulé, Portimão. O fornecimento, em 2018, de 744 m prateleira à comarca (Albufeira 192 m, Loulé 132 m e Portimão 420 m), contribuindo para melhorar a situação assinalada de falta de espaço em alguns núcleos, deverá ser complementado com a continuação das operações de eliminação e a remessa de processos para o Arquivo Distrital de Faro. Com o objetivo de incrementar as operações de eliminação e de remessa para o Arquivo Distrital de Faro, os núcleos de Loulé, Albufeira e Portimão, contam com a colaboração de pessoas contratadas ao abrigo da Medida Emprego-Inserção. 47

48 O arquivo central no contexto da comarca O arquivo central, equipado com m de prateleira em estantes compactas (edifício da Estamo) e com m de estantes convencionais (edifício da Estamo e Palácio da Justiça), conta, genericamente, com boas condições e apresenta-se ordenado e limpo. Sendo uma infraestrutura essencial na gestão da documentação do núcleo de Faro, este arquivo detém m de processos deste núcleo e, ainda, 108 m de processos do extinto Tribunal de Comarca de Monchique. O núcleo de Faro dispõe de 3 assistentes técnicos, mas apenas 1 exerce funções a tempo inteiro no arquivo, o que, não obstante a sua experiência, competência e dedicação, é francamente insuficiente para assegurar as frentes de trabalho típicas deste serviço: receção organizada, tratamento, comunicação, seleção, eliminação e remessa de processos para o Arquivo Distrital de Faro. Colabora também no arquivo uma assistente operacional. Como referido no relatório efetuado na visita realizada este ano, decorrente do PREVPAP, a comarca verá, em princípio, substancialmente alargado o número de assistentes técnicos, uma vez que 10 contratados obtiveram despacho favorável nos seus processos de regularização. Caso tal se verifique, poderão estar criadas, do ponto de vista dos recursos humanos, condições para generalizar a toda a comarca o tratamento dos seus arquivos [e incrementar igualmente o tratamento no Arquivo Central da Comarca], contanto que seja efetuada a devida programação das ações a desenvolver. O arquivo tem um elevado número de processos para eliminar e para remeter para o Arquivo Distrital, havendo a referir um conjunto de processos, cujas datas de produção remontam ao século XVIII, e que se encontram na arrecadação anexa à sala 1 do edifício da Estamo. Foi precisamente neste conjunto que, recentemente, foi encontrado o processo do último condenado à morte em Portugal - José Joaquim, com a alcunha de José Grande - o qual foi objeto de incorporação no Arquivo Distrital de Faro, no passado dia 9 de outubro de Por forma a fazer corresponder o local de arquivo com o local de produção da documentação, será de equacionar a transferência do conjunto documental (processos crime) depositado na sala 3 do Edifício da Estamo para o Palácio da Justiça. Reduzir-se-iam assim as deslocações entre os edifícios e as inerentes perdas de tempo e de produtividade. 48

49 O Arquivo Central de Faro em 2015 e em 2018 Peso do Arquivo Central no contexto da comarca 49

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51 Arquivos da Comarca da Guarda m de documentação na comarca. Arquivo Central no Palácio da Justiça do Sabugal, com m de prateleira, 926 m de documentação, 182 m de prateleira livres. Visitado em 19/07/2018. Relatório em EDOC DGAJ 2018/ lugar de assistente técnico previsto na Portaria n.º 93/2017, de 6 de março. 1 lugar preenchido no núcleo da Guarda. 22 funcionários receberam formação em arquivo entre 2014 e processos eliminados ou remetidos para o Arquivo Distrital processos (1.799 m) para eliminar ou remeter para o Arquivo Distrital. Gouveia. Deverão ser levadas a cabo as eliminações documentais previstas na Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro, como forma de controlar o crescimento documental, em particular no núcleo de Gouveia. Pondera-se a possibilidade de afetar um espaço do PJ de Fornos de Algodres à valência de arquivo central, ampliando assim substancialmente a sua capacidade. 51

52 O arquivo central no contexto da comarca Criado no contexto da reorganização judiciária, tem documentação proveniente dos extintos Tribunais de Comarca de Fornos de Algodres e Meda e apresenta genericamente boas condições. Este arquivo permitiu, igualmente, fazer face à situação de sobrelotação que se vivia no arquivo do Palácio da Justiça da Guarda, tendo assim, neste caso, cumprido uma das suas funções: funcionar como uma extensão dos espaços de arquivo existentes nos núcleos. Mas não apenas como depósito de documentação funcionou este arquivo, já que tem sido possível ali desenvolver alguma atividade, designadamente no domínio das eliminações: entre 2015 e 2016 foram eliminados processos de Meda e de Fornos e, também, do Sabugal, igualmente ali instalado noutras salas. Não existe no quadro de pessoal do Sabugal nenhum lugar de assistente técnico. De referir, também, que a comarca dispõe apenas de um lugar de assistente técnico, no núcleo da Guarda, preenchido recentemente por mobilidade. Deverá ser ponderada, em sede de revisão dos quadros de pessoal dos tribunais, a criação de mais um lugar no núcleo da Guarda. O tratamento do arquivo está hoje a cargo de um técnico de justiça afeto ao juízo de proximidade do Sabugal. As salas de arquivo, relativas ao extinto Tribunal de Comarca do Sabugal, estão equipadas com 564 metros de prateleiras e têm 448 metros de processos. Na sua quase totalidade esta documentação está em condições de ser remetida para o Arquivo Distrital [da Guarda] ou de ser eliminada Cf.: Relatório da visita efetuada em A persistente incapacidade do Arquivo Distrital da Guarda para efetuar incorporações, concorre para que o arquivo central se encontre hoje praticamente esgotado (restam apenas 182 m de prateleira livres); gorada a possibilidade de Meda, pondera-se a possibilidade de afetar um espaço do Palácio da Justiça de Fornos de Algodres para esta valência de arquivo central da comarca. O Plano Estratégico Plurianual de Requalificação e Modernização da Rede de Tribunais: / IGFEJ e DGAJ, 2018, refere que deverá ser considerada a ampliação do Palácio da Justiça da Guarda para instalar o arquivo central da comarca (Cf.: p. 156), fazendo assim, também aqui, aproximar esta valência da sede da comarca, com as vantagens decorrentes desta centralidade. 52

53 O Arquivo Central da Guarda em 2015 e em 2018 Peso do Arquivo Central no contexto da comarca 53

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55 Arquivos da Comarca de Leiria m de documentação na comarca. Arquivo Central projetado. No Plano Estratégico Plurianual de Requalificação e Modernização da Rede dos Tribunais: / IGFEJ e DGAJ, 2018, p. 171, pode lerse: Torna-se necessário garantir uma solução no âmbito da construção de um novo edifício em local adequado para o efeito. 4 lugares de assistente técnico previstos na Portaria n.º 93/2017, de 6 de março. 3 lugares preenchidos nos núcleos de Caldas da Rainha (1) e de Leiria (2). 1 lugar por preencher no núcleo de Pombal. 76 funcionários receberam formação em Arquivo entre 2014 e processos eliminados ou remetidos para o Arquivo Distrital processos (700 m) para eliminar ou remeter para Arquivo Distrital. Figueiró dos Vinhos, Leiria, Peniche e Caldas da Rainha. O fornecimento de 474 m prateleira para o depósito da Quinta S. Bartolomeu (Leiria), Figueiró dos Vinhos e Caldas da Rainha, contribuindo para melhorar a situação assinalada de falta de espaço, deverá ser complementado com o prosseguimento das ações de eliminação e de remessa de processos para o Arquivo Distrital de Leiria, nos termos previstos na Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro. 55

56 De referir a este propósito que em 2017, o núcleo de Leiria, onde se encontram dois assistentes técnicos, remeteu para o Arquivo Distrital de Leiria, processos e eliminou processos. Também em Peniche, na sequência de colaboração ali prestada pela assistente técnica do núcleo das Caldas da Rainha, detentora de elevada experiência no tratamento de arquivos judiciais, foi, no ano em curso, constituída uma relação de eliminação com cerca de processos, aguardando-se apenas a elaboração do respetivo auto, para retirar a documentação. A concretização da construção do arquivo central - prevista no Plano Estratégico Plurianual de Requalificação e Modernização da Rede dos Tribunais: / IGFEJ e DGAJ, 2018, p e da correlata estrutura de recursos, à semelhança do que ocorre noutras comarcas, contribuirá também para a melhoria da sitação dos arquivos da comarca. Em sede de revisão dos quadros de pessoal deverá ser ponderado o reforço do número de assistentes técnicos em diferentes núcleos, designadamente em Leiria, Caldas da Rainha e, também, em Alcobaça e Marinha Grande, sem prejuízo do preenchimento do lugar atualmente vago em Pombal. 56

57 Arquivos da Comarca de Lisboa m de documentação na comarca. Arquivo central em S. João da Talha, com m de prateleira, m de documentação, 768 m de prateleira livres. Visitado em 26/10/2018. Relatório em EDOC DGAJ 2018/ lugares de assistente técnico previstos na Portaria n.º 93/2017, de 6 de março. 12 lugares preenchidos nos núcleos de Almada (3), Barreiro (2), Lisboa (5) e Seixal (2). 7 lugares por preencher no núcleo de Lisboa. 336 funcionários receberam formação em arquivo entre 2014 e processos eliminados ou remetidos para o Arquivo Distrital processos (3.773 m) para eliminar ou remeter para o Arquivo Distrital de Lisboa identificados nos indicadores de atividade de 2017, número que peca por defeito já que alguns juizos não fornecem informação quantitativa para este indicador. Almada, Lisboa, Moita e Barreiro. 57

58 Incrementar as operações de eliminação de processos nos termos previstos na Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro, atento o vasto número de processos que se estima que existam nessas circunstâncias. O arquivo central no contexto da comarca Constituído em 1999 numa antiga instalação industrial, o Arquivo de S. João da Talha (ASJT) foi responsável pelo tratamento e consequente remessa para o Arquivo Distrital de Lisboa/Torre do Tombo do denominado Fundo Cível Antigo de Lisboa (III.º Quartel do Século XVIII a 1960), composto por processos e livros. De referir, ilustrando o valor informativo do Fundo Cível Antigo de Lisboa e, ao mesmo tempo, o impacto que a ação da estrutura de recursos do ASJT teve na preservação da mémoria coletiva, extravazando assim o habitual domínio do funcionamento dos tribunais, que aquele fundo integra um vasto conjunto de processos de inventário que, ao natural valor probatório juntam elevado valor informativo, nele sendo possível encontrar os inventários de inúmeros titulares de cargos nobliárquicos e dos reis D. Pedro IV e D. Fernando II. Foi também a estrutura de recursos de S. João da Talha responsável pelo tratamento e pela remessa para o Arquivo Distrital de Lisboa/Torre do Tombo do Fundo Crime Antigo de Lisboa, cerca de processos crime com datas compreendidas entre 1843 e 1953 e do fundo documental do extinto Tribunal Plenário de Lisboa por onde passaram muitos dos opositores ao Estado Novo. A importância deste último fundo para escrever a história recente do País é patente na obra Tribunais políticos: tribunais militares especiais e tribunais plenários durante a ditadura e o Estado Novo, produzida a solicitação do Ministério da Justiça por uma equipa de investigadores do Instituto de História Contemporânea da Faculdade de Ciências Sociais e Humanas da Universidade Nova de Lisboa, sob a coordenação do Professor Fernando Rosas. Assim, para além de receber os processos judiciais findos e, de entre estes, tendencialmente os mais antigos e com menor frequência de utilização e de os comunicar sempre que requerido aos tribunais produtores, funcionando como um prolongamento dos serviços de arquivo existentes em cada tribunal, a estrutura de recursos do ASJT procurou, também, dinamizar a articulação entre os Tribunais e a Torre do Tombo/Arquivo Distrital de Lisboa TT/ADL, tendo-se revelado um poderoso instrumento na reposição do fluxo documental dos tribunais de Lisboa para aquela entidade e, desse modo, contribuido decisivamente para a conservação de um património com reconhecido valor para salvaguarda dos direitos e deveres constituídos e para a investigação cientifíca e, em particular, para a investigação histórica. Pela via da eliminação saíram deste arquivo processos e, no que se refere à comunicação de processos, são movimentados, entre requisições e devoluções, processos por ano (valor médio dos úlimos 10 anos). O arquivo enconta-se organizado e limpo e, genericamente, tem boas condições. A eliminação de processos, nos termos previstos da Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro, é hoje uma das prioridades deste arquivo. Os recursos humanos afetos a esta infraestrutura têm variado em número ao longo dos seus quase 20 anos de funcionamento: de pouco mais de uma dezena de técnicos de arquivo (alguns dos quais formados pela DGAJ) nos primeiros anos, até aos atuais 9 (2 técnicos superiores com pós-graduação em Ciências Documentais da DGAJ + 3 assistentes técnicos da DGAJ + 1 assistente operacional da 58

59 DGAJ + 2 assistentes técnicos e 1 assistente operacional da comarca de Lisboa) que, em colaboração, com os serviços que ali têm depositada documentação, asseguram a gestão do arquivo. Em paralelo o ASJT contou com a colaboração de reclusos em regime aberto virado ao exterior, mediante protocolo firmado com a então Direção-Geral dos Serviços Prisionais. Contou ainda com contratados ao abrigo da Medida Emprego-Inserção. Ao longo deste período, a grande extensão documental, a diversidade da sua proveniência e a necessidade de, uma vez por todas, liquidar situações como as referenciadas, designadamente o Fundo Cível Antigo de Lisboa, requereram - e requerem - a existência de uma estrutura especializada em Ciências Documentais, capaz de definir e assegurar, de modo permanente e distanciado de urgências imediatistas, um programa de tratamento técnico-documental que integre as diferentes necessidades em presença e, bem assim, as diferentes infraestruturas arquivísticas da comarca e demais recursos, razão pela qual tem sido a DGAJ, através da DAGD, a assumir a coordenação deste arquivo. Foi a partir da experiência constituída com o ASJT que foi ensaiada idêntica solução para os Tribunais da cidade do Porto, materializada na constituição em 2000 do denominado Arquivo de Delfim Ferreira e, mais recentemente, avançada a proposta e a consequente constituição de arquivos centrais nas comarcas. O preenchimento de pelo menos 3 lugares de assistente técnico na Comarca de Lisboa, poderia contribuir para incrementar o tratamento dos arquivos da comarca e, bem assim, do seu arquivo central. 59

60 O Arquivo Central de Lisboa S. João da Talha - em 2015 e em 2018 Peso do Arquivo Central no contexto da comarca 60

61 Arquivos da Comarca de Lisboa Norte m de documentação. Arquivo Central no Palácio da Justiça do Cadaval, com m de prateleira, m de documentação, 967 m de prateleira livres, tem espaço para montar 231 m de prateleira. Visitado em 02/02/2018. Atualização em outubro de Relatório em EDOC DGAJ 2018/ lugares de assistente técnico previstos na Portaria n.º 93/2017, de 6 de março. 3 lugares preenchidos nos núcleos de Torres Vedras (1) e Loures (2). 4 lugares por preencher nos núcleos de Loures (2) e de Vila Franca de Xira (2). 81 funcionários receberam formação em arquivo entre 2014 e processos eliminados ou remetidos para o Arquivo Distrital processos (1.210 m) para eliminar ou remeter para o Arquivo Distrital. Alenquer, Lourinhã, Vila Franca de Xira. Incrementar as operações de eliminação de processos nos termos previstos na Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro e ponderar a remessa de mais alguma documentação para o arquivo central. 61

62 No caso do núcleo da Lourinhã, para além das vias acima referidas, assinala-se que, em 2018, foram fornecidos 35 m de prateleira, havendo ainda a possibilidade de utilizar como arquivo uma sala no piso 0 no edifício do tribunal, com capacidade de ali instalar cerca de 140 m de prateleira. No núcleo de Vila Franca de Xira, o preenchimento dos lugares de assistente técnico (2), permitiria incrementar o tratamento daquele arquivo. O arquivo central no contexto da Comarca A constituição deste arquivo permitiu, desde logo, acomodar a parte do arquivo do extinto Tribunal de Comarca de Torres Vedras que se encontava num espaço (uma antiga adega) nos arredores de Torres Vedras (cerca de m de processos), pondo assim termo a um arrendamento e melhorando substancialmente as condições de instalação da documentação. Para além da documentação acima referida e da documentação do extinto Tribunal de Comarca do Cadaval (290 m), este arquivo recebeu mais documentação do extinto Tribunal de Comarca de Torres Vedras (510 m) e do extinto Tribunal do Trabalho de Torres Vedras (240 m), de Vila Franca de Xira (312 m) e do extinto Tribunal da Comarca de Alenquer (100 m) e, ainda, cerca de 342 m de processos do Tribunal de Comarca de Loures. O arquivo tem dimensão e, genericamente, boas condições ambientais para assegurar a sua função. Como referido na conclusão do relatório efetuado aquando da visita em 2018, urge, do ponto de vista dos recursos humanos, assegurar as condições para manter, de modo continuado, o tratamento dos conjuntos documentais ali depositados. Esta insuficiência de recursos ( ) não logrou até ao momento ser realmente alterada. A manter-se a atual prática de ali apenas se irem depositar processos dos diferentes núcleos da comarca, decorrente da ausência continuada de pessoas para cuidar deste espaço e dos conjuntos documentais nele depositados, em particular, para proceder de modo regular às eliminações e remessas de processos para o Arquivo Nacional, fará com que a prazo a capacidade do mesmo se esgote. Deveria, [sem prejuízo de ser ponderada a criação de um lugar de assistente técnico no Cadaval], com base nos recursos atualmente existentes na comarca, ser constituída uma equipa de trabalho que, com regularidade, se deslocasse ao arquivo por forma a permitir assegurar na íntegra as funções que se esperam de uma infraestrutura/serviço desta natureza: receber de modo ordenado a documentação dos diferentes núcleos, instalá-la nas estantes, identificar as estantes, elaborar e manter atualizados os instrumentos de descrição do arquivo já referidos, comunicar os processos, assegurar a sua arrumação uma vez estes devolvidos e efetuar as operações que se prendem com o controle do crescimento documental estabelecidas na Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro. De referir, a este propósito, que a comarca conta hoje com duas assistentes técnicas em Loures e com uma assistente técnica em Torres Vedras, esta já com longa experiência no tratamento arquivístico. Há, ainda, duas assistentes operacionais, uma em Torres Vedras e outra em Loures, ambas também com experiência no tratamento de arquivos. Está projetada a construção de um novo edifício para albergar o arquivo central da comarca em Vila Franca de Xira, em terreno a ceder pela Câmara Municipal V.: Plano Estratégico Plurianual de Requalificação e Modernização da Rede dos Tribunais: / IGFEJ e DGAJ, 2018, p

63 O Arquivo Central de Lisboa Norte Cadaval - em 2015 e em 2018 Peso do Arquivo Central no contexto da comarca 63

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65 Arquivos da Comarca de Lisboa Oeste m de documentação na comarca. Sem arquivo central. Projetada a ampliação da área do arquivo no PJ de Sintra. 10 lugares de assistente técnico previstos na Portaria n.º 93/2017, de 6 de março. 3 lugares de assistente técnico preenchidos nos núcleos da Amadora, Cascais e Sintra. 7 lugares por preencher nos núcleos de Cascais (2), Oeiras (2) e Sintra (3). 11 PREVPAP: Cascais (4), Oeiras (1) e Sintra (6). 73 funcionários receberam formação em arquivo entre 2014 e processos eliminados ou remetidos para o Arquivo Distrital processos ( m) para eliminar ou remeter para o Arquivo Distrital. Mafra e Cascais. A comarca tem procedido à eliminação regular de documentação, com destaque para o ano de 2017, em que foram eliminados processos. Deverá esta ação ser continuada, contando, para o efeito, a comarca com contratos emprego-inserção. 65

66 Decorrem negociações com o Arquivo Nacional, para que este receba processos provenientes de Mafra, Cascais, Oeiras e Sintra ( processos com cerca de 342 m de extensão). A comarca tem boas perspetivas no que se refere aos recursos humanos afetos ao arquivo em virtude de ter 11 pessoas em processo de regularização de vinculos à Administração Pública. Está previsto ampliar a área de arquivo no Palácio da Justiça de Sintra, que assim poderá também funcionar como retaguarda dos espaços de arquivo dos diferentes núcleos da comarca - V.: Plano Estratégico Plurianual de Requalificação e Modernização da Rede dos Tribunais: / IGFEJ e DGAJ, 2018, p

67 Arquivos da Comarca da Madeira m de documentação na comarca. Sem arquivo central. 2 lugares de assistente técnico previstos na Portaria n.º 93/2017, de 6 de março. 1 lugar de assistente técnico preenchido no núcleo do Funchal. 1 lugar por preencher no núcleo do Funchal. 5 PREVPAP: Funchal (3), Ponta do Sol (1) e Santa Cruz (1). 16 funcionários receberam formação em arquivo entre 2014 e processos eliminados ou remetidos para o Arquivo Regional processos (653 m) para eliminar ou remeter para Arquivo Regional. Funchal, Porto Santo e Santa Cruz. Funchal, Porto Santo e Santa Cruz: prosseguir as eliminações e as remessas de processos para o Arquivo Regional da Madeira (ARM). A regularização dos vínculos precários à AP, abre boas perspetivas para o exercício de uma atividade continuada nos arquivos da comarca. O núcleo do Funchal conta com uma assistente técnica, com elevada experiência, que, regularmente, tem efetuado, operações de eliminação e remessa para o ARM, estendendo a sua atividade a outros núcleos. 67

68 Santa Cruz: depois de ter aguardado mais de dois anos, parece, finalmente, haver a possibilidade de ocupar parte do R/C do edifício onde está instalado o tribunal para ali constituir um depósito de arquivo com cerca de m de prateleira. 68

69 Arquivos da Comarca de Portalegre m de documentação na comarca. Sem arquivo central. 1 lugar de assistente técnico previsto na Portaria n.º 93/2017, de 6 de março. 1 lugar preenchido no núcleo de Portalegre. 26 funcionários receberam formação em arquivo entre 2014 e processos eliminados ou remetidos para Arquivo o Distrital processos (98 m) para eliminar ou remeter para Arquivo o Distrital. Nisa e Elvas. Prosseguir as eliminações e as remessas de processos para o Arquivo Distrital nos termos da Portaria n.º 368/2013, de 24 de abril. Deverá em sede de revisão dos quadros de pessoal das secretarias ser ponderada a criação de 1 lugar de assistente técnico no núcleo de Elvas. 69

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71 Arquivos da Comarca do Porto m de documentação na comarca. Arquivo central distribuido por 4 depósitos com m de prateleira, m de documentação (inclui as m de execuções pendentes no Palácio da Justiça) e m de prateleira livres. Depósito de Delfim Ferreira: m de prateleira, de documentação e m livres. Visitado em 11/07/2018. Relatório em EDOC DGAJ 2018/6856. Depósito do Palácio da Justiça: m de prateleira, m (inclui as m de execuções pendentes no Palácio da Justiça) e m de prateleira livres. Visitado em 03/08/2018. Relatório em EDOC DGAJ 2018/8390. Depósito do Edifício Camões: m de prateleira, m de documentação e m de prateleira livres. Visitado em 03/04/2018. Relatório em EDOC DGAJ 2018/3413. Depósito de Valongo: m de prateleira, m de documentação e 351 m de prateleira livres. Visitado em 13/09/2018. Relatório em EDOC DGAJ 2018/ lugares de assistente técnico previstos na Portaria n.º 93/2017, de 6 de março. 9 lugares preenchidos nos núcleos de Gondomar(1), Maia (1), Matosinhos (1), Porto (4), Santo Tirso (1) e Vila Nova de Gaia (1). 7 lugares por preencher nos núcleos de Matosinhos (1), Porto (4) Vila Nova de Gaia (2). 71

72 4 PREVPAP: Porto (2), Matosinhos (1), Póvoa do Varzim/Vila do Conde (1). 292 funcionários receberam formação em arquivo entre 2014 e processos eliminados ou remetidos para Arquivo Distrital processos (2.192 m) para eliminar ou remeter para Arquivo Distrital. CCr (Rua de S. João Novo), Vila do Conde, Gondomar, Póvoa do Varzim, Matosinhos e Vila Nova de Gaia. Incrementar a eliminação de processos, seja nos tribunais com falta de espaço, seja nos depósitos que constituem o Arquivo Central da Comarca por forma a fazer face à sobrelotação dos espaços. De referir que Vila do Conde eliminou, em 2018, processos e Gondomar 5.000, tendo a Póvoa do Varzim recebido 150 m de prateleira. Considerar a utilização do arquivo central para fazer face a situações de falta de espaço, havendo ainda a referir que a DGAJ elaborou e remeteu para o IGFEJ estudos de ampliação dos espaços de arquivo em Matosinhos e em Vila Nova de Gaia. O arquivo central no contexto da comarca O denominado Arquivo de Delfim Ferreira, criado em 2000, numa zona industrial do Porto (Rua de Delfim Ferreira), constituiu, desde a sua criação, o polo essencial dos arquivos dos tribunais do Porto, para ali tendo confluido, ao longo destes anos, documentação de diferentes proveniências - extintas Varas e Juízos Cíveis do Porto, extintas Varas e Juizos criminais do Porto, extinto Tribunal do Trabalho do Porto, Juízo do Trabalho do Porto, extinto Tribunal de Família e Menores do Porto, Juízo de Família e Menores do Porto, extinto Tribunal de Comarca de Matosinhos, Balcão Nacional de Injunções, Balcão Nacional de Arrendamento, TAF do Porto e extinta Delegação da DGAJ no Porto. A importância deste arquivo sai reforçada se tivermos presente que persiste no Arquivo Distrital do Porto a impossibilidade de ali efetuar as incorporações dos documentos judiciais previstas na lei, facto que contribuiu poderosamente para o esgotamento dos arquivos dos tribunais da cidade (e de todo o distrito do Porto). Ilustrando a situação existem hoje no arquivo de Delfim Ferreira processos que remontam ao 3.º quartel do século XVIII e que, na realidade e nos termos da lei, há muito deveriam estar no Arquivo Distrital do Porto. Trata-se de um arquivo que tem contado com a colaboração de uma técnica superior da DGAJ, que ali define e coordena a sua atividade, ponderando as necessidades dos diferentes juízos da comarca e procura afetar aos projetos os recursos para a sua execução. Participam no tratamento dos conjuntos documentais depositados neste espaço, assistentes técnicos da comarca que asseguram, em articulação com os tribunais, a receção de processos e a sua requisição e, para além disso, realizam as operações que se prendem com a organização do arquivo e com a conservação seletiva da documentação, havendo neste capítulo a assinalar as operações que se prendem com a eliminação. Os restantes depósitos Palácio da Justiça, Edifício Camões e Valongo - constituem prolongamentos, réplicas, do arquivo de Delfim Ferreira. Assim, em 2011 surgiu o depósito em Valongo, hoje com processos das extintas comarcas de Vila Nova de Gaia (Comércio e Trabalho incluídos), de Gondomar e de Vila do Conde, Maia e Póvoa do Varzim, 72

73 com processos que remontam ao 1.º quartel do século XIX, evidenciando, uma vez mais, o que se disse sobre o Arquivo Distrital do Porto e a impossibilidde de ali realizar incorporações documentais. No contexto da reorganização judiciária foram criados dois espaços de arquivo com alguma dimensão: um no Palácio da Justiça do Porto, com processos de diferentes proveniências (extintos Juízos de Execução do Porto e atuais Juizos de Execução do Porto, extinto Tribunal de Pequena Instância Cível do Porto, Juízos Central e Local Cíveis, Balcão Nacional de Injunções e Ministério Público) e, outro, no Edifício Camões, com processos do DIAP, do extinto TIC, do atual Juízo de Instrução Criminal do Porto, do Balcão Nacional de Injunções, do Balcão Nacional de Arrendamento, do extinto Tribunal Judicial de V. N. de Gaia, do Juízo de Comércio de V. N. de Gaia, estando prevista a transferência de mais 330 m de processos desta proveniência. Os depósitos referidos, sendo absolutamente essenciais para acomodar a documentação dos diferentes núcleos e valências da comarca, apresentam algumas insuficiências. O depósito de Valongo, uma garagem fora das instalações do tribunal, não tendo, naturalmente, vocação para funcionar como depósito de arquivo, tem-se limitado a receber processos de diferentes proveniências, evidenciando algum trabalho por realizar no domínio da sua organização. Se é certo que as deficiências mais estruturais deste espaço só poderão ser resolvidas com novas instalações, como recentemente se propôs (novo espaço de arquivo em Matosinhos), não é menos certo que, desde já, deverão ser melhoradas as condições de higiene do espaço e as condições de segurança do mesmo. Deverá, ainda, definir-se uma estrutura de recursos (equipamentos e meios humanos) de suporte ao tratamento de que este arquivo carece. Também o arquivo do Palácio da Justiça, em particular a zona que foi adaptada na garagem, apresenta algumas deficiências no que se refere às instalações (infiltrações) e à limpeza que deverão ser corrigidas e, também aqui, há trabalho a realizar, seja no domínio da organização do mesmo, seja no domínio da eliminação de processos. No arquivo de Delfim Ferreira são igualmente patentes algumas deficiências (designadamente, existência de infiltrações, insuficiente iluminação no depósito, portões danificados, insuficiente limpeza do arquivo e dos espaços adjacentes, localização dos sensores de intrusão, sinalética) e que carecendo de correção, se encontram assinaladas no relatório de 3 de agosto de Já no depósito do edifício Camões, se do ponto de vista das infraestruturas e dos equipamentos não haverá muito a assinalar, uma vez que as deficiências referidas em 2015 temperatura elevada e insuficiente iluminação - foram corrigidas, é de assinalar a existência de trabalho por realizar no domínio da eliminação de processos, não obstante o trabalho que tem vindo a ser realizado. A concretização das correções de que os diferentes espaços carecem, em particular ao nível das infraestruturas e dos equipamentos e o incremento do tratamento dos conjuntos documentais ali depositados, exigem uma intensa colaboração entre a Comarca e a DGAJ na gestão desta valência sem prejuízo das naturais responsabilidades da primeira. De referir que a comarca detém hoje 9 assistentes técnicos, 4 dos quais no Porto e ainda a perspetiva de, a curto prazo, poder contar com a colaboração de mais 4, atualmente em processo de regularização de vínculos à AP, 2 dos quais no Porto. Tal, deixa antever, do ponto vista dos recursos humanos, boas perspetivas para o desenvolvimento da atividade de que o complexo de depósitos que integra o Arquivo Central da Comarca do Porto carece. Deverá, no entanto, não se perder de vista a necessidade de preencher, pela via tradicional do recrutamento, os demais lugares vagos no núcleo (2). Em sede de revisão do mapa de pessoal das secretarias e por se repercutir no complexo de depósitos do arquivo central da comarca, deveria ainda ser ponderada, a criação de 1 lugar de assistente técnico em Valongo, Póvoa do Varzim/Vila do Conde (para além do PREVPAP) e Santo Tirso. Deverá, 73

74 igualmente, ser dada atenção à necessidade de preenchimento dos 2 lugares atualmente vagos em Vila Nova de Gaia, atenta a dimensão deste arquivo. 74

75 O Arquivo Central do Porto em 2015 e em 2018 Peso do Arquivo Central no contexto da comarca 75

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77 Arquivos da Comarca de Porto Este m de documentação na comarca. Arquivo Central no Palácio da Justiça de Paços de Ferreira com m de prateleira, m de documentação e 809 m de prateleira livres. Visitado em 13/07/2017. Atualização em 17/10/2018. Relatório em EDOC DGAJ 2017/ lugares de assistente técnico previstos na Portaria n.º 93/2017, de 6 de março. 2 lugares preenchidos no núcleo de Penafiel. 1 lugar por preencher no núcleo de Paredes. 4 PREVPAP: Baião (1), Lousada (1), Paços de Ferreira (2). 45 funcionários receberam formação em arquivo entre 2014 e processos eliminados ou remetidos para o Arquivo Distrital processos (339 m) para eliminar ou remeter para o Arquivo Distrital. Felgueiras, Marco de Canaveses e Amarante. Incrementar as operações de eliminação de documentos, nos núcleos e no arquivo central, para manter sob controle o crescimento documental. 77

78 Em Felgueiras, não obstante ali decorram operações de eliminação documental, já com mais de processos eliminados, a resolução do problema da falta de espaço passará pela construção de um edifício novo, atentas as carências funcionais e espaciais do atual, conforme se reconhece no Plano Estratégico Plurianual de Requalificação e Modernização da Rede dos Tribunais: / IGFEJ e DGAJ, 2018, p Utilizar o arquivo central para atenuar as dificuldades que se fazem sentir em Amarante já que este núcleo tem, desde 2010, documentação em Celorico de Basto, na Comarca de Braga. Deverá ainda, em sede de revisão dos quadros de pessoal das secretarias, ser ponderada a criação de um lugar de assistente técnico em Amarante. Pelo impacto positivo que terá na gestão da documentação da comarca merece aqui ser assinalada a construção de um espaço de arquivo com cerca de m de prateleira no contexto da projetada remodelação do Palácio da Justiça de Penafiel. O arquivo central no contexto da comarca Constituído no contexto da reforma da organização judiciária, este arquivo, detém documentação proveniente de Felgueiras, de Paços de Ferreira e de Penafiel que remonta, no caso de Penafiel, ao Século XIX, evidenciando assim, uma vez mais, as dificuldades que existem por parte do Arquivo Distrital do Porto em proceder às incorporações a que legalmente está obrigado. O arquivo central tem algum trabalho por realizar no domínio da sua organização (insuficiência de registos, seja das remessas para o arquivo central, seja das existências documentais), no domínio da instalação da documentação e no domínio das operações de conservação seletiva da documentação, com destaque para a eliminação de documentos, atentas as mencionadas dificuldades do Arquivo Distrital do Porto. A inexistência de assistentes técnicos no núcleo de Paços de Ferreira, não sendo alheia a esta situação de trabalho acumulado por realizar, poderá estar em vias de conhecer alguma alteração pois, como referido, estarão duas pessoas, que ali exerceram atividade ao abrigo da medida emprego-inserção, indicadas para o processo de regularização dos vínculos para a AP. O arquivo apresenta excesso de humidade, tendo tal facto sido comunicado ao IGFEJ, seja por parte da DGAJ seja por parte do Tribunal; a manutenção desta situação no tempo constitui um fator adverso à conservação dos documentos e à manutenção das necessárias condições higieno-sanitárias do espaço. A ampliação da capacidade de instalação nos arquivos da comarca, designadamente mediante a construção de um novo Palácio da Justiça em Felgueiras e de um novo espaço de arquivo em Penafiel refletir-se-á positivamente nos arquivos da comarca e assim, necessariamente, no arquivo central. 78

79 O Arquivo Central do Porto Este em 2015 e em 2018 Peso do Arquivo Central no contexto da comarca 79

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81 Arquivos da Comarca de Santarém m de documentação na comarca. Arquivo Central no Palácio da Justiça de Abrantes com m de prateleira, m de documentação e 120 m de prateleira livres. Visitado em 18/06/2018. Relatório em EDOC DGAJ 2018/ lugares de assistente técnico previstos na Portaria n.º 93/2017, de 6 de março. 2 lugares preenchidos nos núcleos de Santarém e Tomar. 3 lugares por preencher nos núcleos do Entroncamento (1) e Santarém (2). 2 PREVPAP: Santarém(1) e Abrantes (1). 42 funcionários receberam formação em arquivo entre 2014 e processos eliminados ou remetidos para o Arquivo Distrital processos (592 m) para eliminar ou remeter para o Arquivo Distrital. Almeirim, Rio Maior, Torres Novas e Santarém. A exiguidade das instalações de Abrantes (hoje apenas com 120 m de prateleira livre) e a consequente necessidade de constituição de um arquivo central na Escola Prática 81

82 de Cavalaria de Santarém (EPCS), está reconhecida no Plano Estratégico Plurianual de Requalificação e Modernização da Rede dos Tribunais: / IGFEJ e DGAJ, 2018, p Na impossibilidade de ser concretizada de imediato esta solução da EPCS, o Palácio da Justiça do Cartaxo foi recentemente equipado com m de prateleira, para desse modo, fazer face a diferentes necessidades em presença, designadamente no núcleo de Santarém. Deverão prosseguir as operações de eliminação de documentos, em particular nos núcleos com falta de espaço no arquivo: em Torres Novas que, desde 2005, não realiza qualquer operação de conservação seletiva da sua documentação, em Rio Maior, onde decorre atualmente uma eliminação, apesar de recentemente terem sido eliminados e remetidos processos para o Arquivo Distrital de Santarém, e em Santarém, onde em maio foi encetada idêntica ação. O preenchimento dos 2 lugares de assistente técnico em Santarém (um dos quais através do PREVPAP) poderá concorrer para melhorar a situação dos arquivos deste núcleo. Aguarda-se a conclusão da obra no espaço destinado a arquivo do Juizo de Almeirim, tendo já sido adquiridas estantes para o mesmo (392 m). O arquivo central no contexto da comarca Constituido no contexto da reforma de organização judiciária, o arquivo central detém documentação proveniente de Abrantes, que se encontrava num armazém arrendado e sem quaisquer condições, de Ferreira do Zêzere, e Mação (estes então encerrados) e, mais recentemente, de Torres Novas. A documentação mais antiga remonta a 1923 e é de Ferreira do Zêzere. O Arquivo Distrital de Santarém, depois de um período ( ) em que realizou múltiplas incorporações documentais, debate-se atualmente com falta de espaço. O arquivo central tem boas condições ambientais e encontra-se organizado; apresenta, no entanto, algum trabalho por realizar no domínio das eliminação de documentos, conforme se evidencia no relatório elaborado em 18 de junho. A realização desta operação, num contexto marcado pelo quase esgotamento do espaço, seja no arquivo central, seja no arquivo distrital, adquire particular importância. A inexistência de assistentes técnicos no núcleo de Abrantes, não sendo alheia a esta situação de trabalho acumulado por realizar, poderá estar em vias de conhecer alguma alteração pois, como referido, estará uma pessoa que ali exerceu atividade ao abrigo da medida emprego-inserção indicada para o processo de regularização dos vínculos para a AP. Atualmente o arquivo conta com a colaboração de um oficial de justiça e de uma assistente operacional. A exiguidade do seu espaço, tendo já motivado a constituição de um novo espaço de arquivo no Cartaxo, reforça a necessidade de concretização do arquivo central num dos edifícios da EPCS, como referido. 82

83 O Arquivo Central de Santarém em 2015 e em 2018 Peso do Arquivo Central no contexto da comarca 83

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85 Arquivos da Comarca de Setúbal m de documentação na comarca. Arquivo Central em Setúbal, em edifício industrial arrendado, com m de prateleira, m de documentação, m de prateleira livres e a possibilidade de instalar mais 920 m de prateleira. Visitado em 19/03/2018. Relatório em EDOC DGAJ 2018/ lugares de assistente técnico previstos na Portaria n.º 93/2017, de 6 de março. 4 lugares preenchidos nos núcleos de Setúbal (3) e Grândola (1). 37 funcionários receberam formação em arquivo entre 2014 e processos eliminados ou remetidos para o Arquivo Distrital processos (669 m) para eliminar ou remeter para o Arquivo Distrital. Não se assinalam situações de falta de espaço nos arquivos da comarca. Não obstante não se verificarem situações de falta de espaço nos arquivos da comarca, deverá dar-se particular atenção às operações de eliminação e de remessa de 85

86 documentos para o Arquivo Distrital de Setúbal, nos termos previstos na Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro. De referir que, em Santiago do Cacém não se efetua nenhuma das operações acima referidas pelo menos desde 2003, em Grândola a última remessa para o Arquivo Distrital data de 2008 e a eliminação data de 2003; em Alcácer do Sal, a última remessa para o Arquivo Distrital data de 2005, tal como a última eliminação. O arquivo central no contexto da comarca O Arquivo Central da Comarca de Setúbal surgiu no contexto da nova organização judiciária e foi instalado em junho de 2015 numa instalação industrial adaptada para depósito de arquivo. Tem genericamente boas condições para funcionar como depósito de arquivo, havendo, no entanto, necessidade de melhorar a higiene do mesmo, mediante o incremento da frequência da sua limpeza. A constituição do Arquivo Central da Comarca permitiu instalar com condições adequadas o conjunto documental do Tribunal de Setúbal (cerca de metros de processos) que se encontrava numa garagem arrendada em Setúbal, sem condições do ponto de vista da conservação e segurança dos documentos e com a sua capacidade esgotada. Para além disso o arquivo central tem vindo a receber regularmente os processos findos do núcleo de Setúbal (Judicial e MP), constituindo este fluxo documental um elemento essencial na gestão da documentação do núcleo. A gestão deste espaço teve particular atenção por parte da comarca e em particular da senhora secretária de justiça do núcleo de Setúbal, que coordenou o trabalho ali desenvolvido por dois oficiais de justiça, dois assistentes técnicos e um assistente operacional. Trabalho que se materializou na eliminação pelo arquivo central de processos, para além do trabalho efetuado diretamente nos arquivos do Palácio da Justiça de Setúbal: processos remetidos para o Arquivo Distrital de Setúbal em 2017 e a eliminação de Não obstante todo o trabalho realizado persiste, neste arquivo, um vasto número de processos para eliminar e para remeter para o Arquivo Distrital. A saída dos Juízos de Execução e do Comércio do Edifício Esplanada, poderá propiciar a instalação do arquivo central neste edifício, conforme se refere no Plano Estratégico Plurianual de Requalificação e Modernização da Rede dos Tribunais: / IGFEJ e DGAJ, 2018, p

87 O Arquivo Central de Setúbal em 2015 e em 2018 Peso do Arquivo Central no contexto da comarca 87

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89 Arquivos da Comarca de Viana do Castelo m de documentação na comarca. Arquivo Central no Palácio da Justiça de Ponte de Lima, com m de prateleira, 220 m de documentação, 830 m de prateleira livres e a possibilidade de instalar mais m de prateleira. Visitado em 05/07/2018. Atualização em outubro de Relatório em EDOC DGAJ 2018/ lugares de assistente técnico previstos na Portaria n.º 93/2017, de 6 de março. 3 lugares preenchidos nos núcleos de Viana do Castelo (1), Valença (1) e Ponte de Lima (1). 51 funcionários receberam formação em arquivo entre 2014 e processos eliminados ou remetidos para o Arquivo Distrital processos (534 m) para eliminar ou remeter para o Arquivo Distrital. Viana do Castelo. Prosseguir as operações de eliminação, cabendo referir que no núcleo de Viana do Castelo está em curso uma operação de eliminação, à semelhança do que tem ocorrido anualmente desde 2003 ( processos eliminados, dos quais já este ano). 89

90 Também, no ano em curso, Melgaço e Monção realizaram operações de eliminação, respetivamente e processos. Em complemento daquelas operações, em particular no caso de Viana do Castelo, que se debate com falta de espaço no arquivo, deveria proceder-se à remessa de processos para o arquivo central. O arquivo central no contexto da comarca Criado no contexto da reorganização judiciária, este arquivo detém documentação de Ponte de Lima e de Arcos de Valdevez, remontando, respetivamente, a 1849 e a 1807, sendo grande parte de conservação permanente, nos termos da Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro. O Arquivo Distrital de Viana do Castelo, depois de ter efetuado múltiplas incorporações documentais dos tribunais Arcos de Valdevez, Caminha, Monção, Ponte da Barca, Ponte de Lima e Viana do Castelo, debate-se hoje com falta de espaço e não tem realizado qualquer receção documental da comarca. Parte da área do arquivo central encontra-se indevidamente ocupada com objetos, como indicado já em relatório efetuado em 2015 (pneus, bicicletas, 1 moto quatro, etc.). Provavelmente decorrente desta situação, assinala-se a existência de uma mancha de óleo no chão. O aspeto geral do arquivo é marcado negativamente seja do ponto de vista visual, seja do ponto de vista da higiene do espaço, seja do ponto de vista da conservação da documentação - por esta coexistência no mesmo espaço de processos e de objetos, havendo ainda outros aspetos a corrigir, a saber: reforçar o sistema de iluminação, incrementar a limpeza, efetuar pintura das paredes, rever sistema de deteção de incêndios, colocar uma rede fina nos postigos por forma a permitir a abertura dos mesmos e assim melhorar a ventilação do depósito. Se corrigidas as situações mencionadas, o arquivo terá todas as condições para assegurar a sua função. Do ponto de vista do tratamento técnico-documental regista-se a necessidade de melhorar a identificação das estantes e dos maços. O arquivo central dispõe de uma assistente técnica, colocada no núcleo de Ponte de Lima, e seria também benéfico, para a gestão deste espaço, fomentar a interação desta com a assistente técnica do núcleo de Viana do Castelo, que detém elevada experiência no tratamento técnico da documentação judicial. As dificuldades de espaço do arquivo do núcleo de Viana do Castelo poderiam, como referido, ser claramente mitigadas mediante a remessa de processos para o arquivo central, tanto mais que este conta com abundante espaço. 90

91 O Arquivo Central de Viana do Castelo em 2015 e em 2018 Peso do Arquivo Central no contexto da comarca 91

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93 Arquivos da Comarca de Vila Real m de documentação na comarca. Arquivo Central no edifício dos juízos central e local cível e do trabalho de Vila Real, com m de prateleira, 885 m de documentação, 641 m de prateleira livres e a possibilidade de instalar mais 249 m, se for corrigida a situação de excesso de humidade numa área do piso -1. Visitado em 15/05/2018. Relatório em EDOC DGAJ 2018/ lugares de assistente técnico previstos na Portaria n.º 93/2017, de 6 de março. 3 lugares preenchidos nos núcleos de Chaves (1) e Vila Real (2). Em Vila Real um assistente técnico, passou a técnico superior em mobilidade intercarreiras, desde maio lugar por preencher no núcleo de Vila Real. 3 PREVPAP: Alijó (1), Chaves (1) e Peso da Régua (1). 39 funcionários receberam formação em arquivo entre 2014 e processos eliminados ou remetidos para o Arquivo Distrital; Número indeterminado de processos para eliminar e para remeter para o Arquivo Distrital. 93

94 Peso da Régua e Vila Real (PJ). Transferir processos dos núcleos sem espaço para o arquivo central. Prosseguir as operaçoes de eliminação e de remessa de processos para o Arquivo Distrital de Vila Real. O arquivo central no contexto da comarca O extinto arquivo da Rua Alves Torgo n.º 7, um armazém arrendado com metros de prateleira e com metros de documentação, foi o predecessor do atual Arquivo Central da Comarca, que se encontra instalado desde 2017 no edifício onde funcionam os juízos cíveis (central e local) e do trabalho. Este arquivo central, para além de deter documentação de Vila Real, recebeu ainda, enquanto estava nas antigas instalações, a documentação de Boticas, de Mesão Frio e Sabrosa, aquando do encerramento destes tribunais em Sendo uma infraestrutura arquivística que apresenta genericamente boas condições e que é essencial para acomodar a documentação da comarca, o arquivo central tem ainda desempenhado um papel dinamizador no domínio da conservação seletiva dos processos judiciais e da consequente reposição do fluxo documental entre a comarca e o Arquivo Distrital de Vila Real. Foi no seu seio que desde 2014 se desenvolveu intensa atividade que culminou: - No fundo documental proveniente de Boticas, com a eliminação de processos e com remessa para o Arquivo Distrital de Vila Real de processos; - No fundo documental proveniente de Mesão Frio, com a eliminação de processos e com a remessa para o Arquivo Distrital de Vila Real de processo; - No fundo documental de Sabrosa, com a eliminação de 613 processos e com remessa para o Arquivo Distrital de Vila Real de processos; - Nos fundos documentais de Vila Real com a eliminação de processos e com a remessa para o Arquivo Distrital de Vila Real de processos. O arquivo conta com um técnico superior (em regime de mobilidade intercarreiras), que tem sido o grande impulsionador da atividade nele registada e na comarca, e com uma assistente técnica que trata essencialmente da documentação do núcleo de Vila Real no arquivo central. 94

95 O Arquivo Central de Vila Real em 2015 e em 2018 Peso do Arquivo Central no contexto da comarca 95

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97 Arquivos da Comarca de Viseu m de documentação da comarca. Arquivo Central no Palácio da Justiça de Viseu, com m de prateleira, m de documentação, 651 m de prateleira livres e a possibilidade de instalar mais 980 m de prateleira. Instalado provisoriamente no 3.º piso do Tribunal desde 2014, aguarda instalações definitivas no piso 1 (Cf.: Plano Estratégico Plurianual de Requalificação e Modernização da Rede dos Tribunais: / IGFEJ e DGAJ, 2018, p. 302). Visitado em 01/03/2018. Relatório em EDOC DGAJ 2018/ lugares de assistente técnico previstos na Portaria n.º 93/2017, de 6 de março. 2 lugares preenchidos no núcleo de Viseu. 1 lugar por preencher no núcleo de Viseu. 55 funcionários receberam formação em Arquivo entre 2014 e processos eliminados ou remetidos para o Arquivo Distrital processos (518 m) para eliminar ou remeter para o Arquivo Distrital. 97

98 Lamego, Tondela e Viseu Tb. O fornecimento, em agosto de 2018, de estantes a Tondela (210 m) e Lamego (264 m), permitiu melhorar consideravelmente a situação destes arquivos que até aí se debatiam com falta de espaço. Deverão ser prossseguidas as operações de eliminação de processos nos termos da Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro, havendo a assinalar a eliminação de processos em 2018 no núcleo de Lamego. Parece ser importante a criação de um lugar de assistente técnico neste núcleo, atenta a dimensão deste arquivo. Deverá ser ponderada a utilização do arquivo central para fazer face a situações de falta de espaço na comarca, em particular no que se refere à situação assinalada do Juízo de Trabalho de Viseu. O arquivo central no contexto da comarca Este Arquivo, criado no contexto da reorganização judiciária, detém hoje apenas documentação do núcleo de Viseu, tendo a documentação proveniente do extinto tribunal de comarca de Armamar e do extinto tribunal de comarca de Resende, ali depositada em 2014, regressado, após tratamento e seleção, em 2017, para os respetivos juízos de proximidade entretanto criados. Neste arquivo foram efetuadas diversas eliminações de processos dos tribunais encerrados em 2014 (7.077 de Armamar e de Resende). Foram igualmente eliminados processos do núcleo de Viseu. De referir que as incorporações no Arquivo Distrital de Viseu permanecem vedadas já que aquela instituição alega insuficiência de espaço para o efeito. Desde pelo menos 2000 que ali não se verifica qualquer incorporação documental dos tribunais com todas as consequências negativas que deste facto advêm. O arquivo central, entre 2014 e 2018, contou, apenas, com uma assistente técnica (com grande experiência e conhecimentos profissionais), coadjuvada pontualmente por uma assistente operacional. Desde 1 de julho de 2018 foi possível ali colocar, em regime de mobilidade, outra assistente técnica que evidencia também grande aptidão para o tratamento técnico da documentação. O volume de trabalho no arquivo parece aconselhar o preenchimento de mais um lugar de assistente técnico no núcleo de Viseu. Parece assim, do ponto de vista dos recursos humanos, haver condições para o desenvolvimento de atividade continuada no seio do arquivo central, para que o mesmo possa constituir um polo dinamizador do tratamento dos arquivos da comarca. Também do ponto de vista das instalações, embora tratando-se de um espaço provisório, existem boas condições. 98

99 O Arquivo Central em 2015 e em 2018 Peso do Arquivo Central no contexto da comarca 99

100 3 - Considerações conclusivas Primeira: arquivos centrais das comarcas: crescimento absoluto e relativo e peso no contexto da comarca Os conjuntos documentais custodiados pelos arquivos centrais entre 2015 (data do primeiro recenseamento) e 2018 cresceram perto de m, sendo hoje estas infraestruturas uma realidade que acomoda mais de m de documentação, ou seja, cerca de 26% da documentação produzida pelos tribunais: Descendo ao nível da comarca, valerá ainda a pena ter em conta o modo como hoje cada comarca concorre, em termos de extensão documental, para o todo nacional e, a seguir ver o peso que o arquivo central tem em cada uma. Os quadros que nas páginas seguintes se apresentam ilustram as duas situações. 100

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103 Segunda: realidades diversas sob o mesmo nome - Do ponto de vista do tratamento e das operações de gestão documental dos tribunais e do papel nessas operações dos Arquivos Centrais, parece poder concluirse: 1 O papel nuclear no domínio da gestão da documentação judicial assumido pelo Arquivo Central da Comarca de Lisboa (Arquivo de S. João da Talha) e pelo complexo de depósitos de arquivo integrado no Arquivo Central da Comarca do Porto. Papel nuclear decorrente, desde logo, da extensão documental que acomodam respetivamente 26,2 e 35,7 km de processos, mas, também, por assegurarem de modo continuado a execução de operações que se prendem com a receção, a organização, a comunicação e a conservação seletiva dos conjuntos documentais à sua guarda, estando este último aspeto da conservação seletiva traduzido na saída destes dois arquivos de centenas de milhares de processos. 2 - O papel relevante dos demais arquivos centrais que se situam nas sedes das comarcas, seja porque asseguram diretamente a função de arquivo das respetivas sedes casos de Évora, Faro e Setúbal -, seja porque funcionam como prolongamentos de peso dos depósitos de arquivo das sedes das comarcas caso de Aveiro, cujas instalações provisórias se situam já nos arredores da cidade (Quinta do Griné), seja porque ali se realizam, para além das inevitáveis receção e comunicação de processos, operações que se prendem com a conservação seletiva de processos casos de Braga, Faro, Setúbal, Vila Real e Viseu ainda que com diferente grau de intensidade. 3 O papel igualmente relevante de depósitos de arquivo que, situando-se fora das sedes da comarca, têm permitido responder a algumas necessidades de espaço, e onde em regra deverão ser incrementadas as atividades no domínio das operações de conservação seletiva de documentos, estando neste grupo (i) o Arquivo Central da Comarca de Lisboa Norte, no Palácio da Justiça do Cadaval, que começou por funcionar como um prolongamento dos núcleos de Torres Vedras e, depois, de Vila Franca de Xira e, mais recentemente, de Alenquer e Loures; (ii) o Arquivo Central da Comarca de Castelo Branco, no Palácio da Justiça do Fundão, que funciona como um prolongamento dos espaços de arquivo dos núcleos de Castelo Branco e da Covilhã; (iii) o Arquivo Central da Comarca de Porto Este, no Palácio da Justiça de Paços de Ferreira, que funciona como um prolongamento dos espaços de arquivo de Penafiel, Paços de Ferreira e de Felgueiras; (iv) o Arquivo Central de Santarém, no Palácio da Justiça de Abrantes, que funciona como um prolongamento dos espaços de arquivo de Abrantes, depois de ter recebido documentação de Ferreira do Zêzere, de Mação e do TT de Abrantes; (v) o Arquivo Central de Coimbra provisoriamente em Soure, em instalações cedidas pela Câmara Municipal, que funciona como um prolongamento dos espaços de arquivo de Soure e de Coimbra; (vi) o Arquivo Central de Bragança, no Palácio da Justiça de Vinhais, que acomoda documentação de Bragança e, naturalmente, de Vinhais e (vii) o Arquivo Central de Beja, atualmente no Palácio da Justiça de Ferreira do Alentejo, que acomoda documentação de Beja. 4 - O papel, porventura a necessitar de incremento, do Arquivo Central de Viana do Castelo, em Ponte Lima, com 220 metros de processos ali depositados, provenientes de Arcos de Valdevez e de próprio núcleo de Ponte de Lima, situação que contrasta com a capacidade deste arquivo (2.243 m se plenamente equipado com estantes) e com a necessidade de espaço para acomodar documentação no núcleo de Viana do Castelo. 5 Parece, enfim, poder concluir-se que, quando falamos de arquivos centrais das comarcas estamos perante uma realidade diversa, que, nuns casos, se situa na sede da comarca - o local desejável uma vez que a sede da comarca, tendo, em regra mais recursos, permite ao órgão de gestão um efetivo e próximo acompanhamento desta valência -, noutros, fora da sede da comarca, nos núcleos em que os Palácios da Justiça ou outros edifícios (caso de Soure) reuniam algumas condições para constituir arquivos. 103

104 7 Parece, para além disso, que sob o nome arquivo central da comarca, do ponto de vista do seu papel na gestão documental, estão, de modo esquemático é certo, duas realidades. Uma, que se limita, de modo passivo, a receber processos e a comunicá-los, por vezes sem ter uma estrutura propriamente dita que lhe permita efetuar um efetivo planeamento e controlo das suas operações, e que a prazo, se não mudar, se debaterá com falta de espaço. Outra que, para além de assegurar a receção de documentos, empreende, ou procura empreender, o seu tratamento continuado, seja no que se refere à comunicação documental, seja no que se refere à organização dos conjuntos documentais, seja no que se refere à execução das operações de conservação seletiva dos documentos que constam do programa de gestão documental consagrado na Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro. Terceira: trabalho a desenvolver, definição e contratualização de objetivos e recursos humanos (assistentes técnicos) - Do ponto de vista da programação das atividades e dos recursos de suporte a essa atividade, parece ser também de concluir: 1 Que os arquivos centrais das comarcas, necessitam, para além dos habituais recursos de suporte à sua atividade - em particular de recursos humanos -, sobretudo, de uma programação da sua atividade com a clara definição de objetivos, atentas as necessidades em presença em cada núcleo/juízo da comarca. Foi com esse objetivo que ao longo de 2018 de realizaram visitas a todos os arquivos centrais, que estiveram na origem de relatórios onde, para cada caso, a par da descrição da situação, se evidenciava o trabalho a desenvolver: receber com critério, instalar com racionalidade, organizar, comunicar eliminar e remeter documentos para os arquivos distritais. 2 Que sem a realização desse trabalho e sem a aplicação de recursos e das necessárias metodologias de tratamento técnico-documental - em larga medida sintetizadas em documentos produzidos pela DGAJ e nas ações de formação sobre a matéria por esta asseguradas -, Arquivos Centrais há que, rapidamente, verão a sua capacidade esgotada, transformando-se assim, não numa solução, mas num problema. Ou seja, dito de outro modo, devendo pugnar-se pelo efetivo preenchimento dos quadros de pessoal dos tribunais, em particular dos lugares de assistentes técnicos e reiterando-se aqui a necessidade desse preenchimento, tal de pouco servirá se os mesmos não forem efetivamente alocados aos arquivos, se não lhes for ministrada formação e se, em cada comarca, não forem definidos e claramente assumidos e valorizados objetivos que cubram o espetro de funções do arquivo central, ponderadas que sejam, como referimos, as necessidades de cada núcleo/juízo da comarca. 3 Que, na linha do que fica dito e a par da colocação de assistentes técnicos, parece importante, sem prejuízo das competências próprias das comarcas e dos seus órgãos de gestão e em articulação com estes, a DGAJ colaborar, em sede de SIADAP, na definição de objetivos a contratualizar no seio dos arquivos centrais e, bem assim, serem mantidas, porventura melhoradas, rotinas de escrutínio desta valência e dos arquivos em geral, salientando-se aqui o papel que também ao COJ competirá, no âmbito da avaliação que faz do funcionamento dos serviços. 4 Que os tribunais contam hoje com 73 assistentes técnicos em exercício de funções, havendo, face aos quadros previstos na Portaria n.º 93/2017, de 6 de março, 49 lugares por preencher: 104

105 Concluído que esteja o PREVPAP, que abrangerá 50 pessoas, será possível alterar substancialmente o número de assistentes técnicos em exercício de funções nos tribunais: dos atuais 73 para 123: Mas, não obstante este notável aumento, subsistirão alguns lugares de Assistente Técnico cujo preenchimento só poderá ser acautelado pelas tradicionais vias de recrutamento, devendo dar-se prioridade aos seguintes casos: Comarca de Aveiro: 1 em Águeda, 1 em Aveiro, 1 em Oliveira de Azeméis e 1 em Santa Maria da Feira; Comarca de Braga: 1 em Barcelos; Castelo Branco: 1 na Covilhã; Coimbra: 2 em Coimbra; Évora: 1 em Évora; Leiria: 1 em Pombal; Lisboa: preencher 3 dos 7 lugares vagos em Lisboa; Lisboa Norte: 2 em Vila Franca de Xira; Porto: 2 no Porto (para além dos PREVPAP), 2 em Vila Nova de Gaia; Porto Este: 1 em Paredes; Santarém: 1 no Entroncamento e 1 em Santarém (para além dos PREVPAP); Viseu: 1 em Viseu. Outros casos há que, não caindo numa situação nem noutra, deverão ficar refletidos nos ajustes a fazer aos quadros de pessoal das secretarias, devendo, em concreto, ponderar-se a criação dos seguintes lugares: Comarca de Aveiro: 1 em Espinho, 1 em Ovar; Comarca de Castelo Branco: 1 no Fundão (Arquivo Central); Comarca da Guarda: 1 na Guarda; 105